Informationstechnische Grundlagen: PowerPoint

Transkript

1 Informationstechnische Grundlagen: PowerPoint In dieser Einheit könnt ihr lernen, wie ihr eine computergestützte Präsentation mit dem Programmassistenten erstellt wie ihr eine computergestützte Präsentation selbst gestaltet wie ihr Foliendesign und Folienlayout erarbeitet wie ihr Texte und Bilder positioniert wie ihr mit dem Folienmaster arbeitet wie ihr Animationen einsetzt 253 DO _253_258.indd :26:00

2 Informationstechnische Grundlagen: PowerPoint Präsentationen mit dem Computer erstellen Es gibt viele Möglichkeiten, einen Vortrag durch Medieneinsatz wirkungsvoll zu unterstützen, z. B. mit Hilfe des Computers und so genannter Präsentationsprogramme. Das bekannteste Präsentationsprogramm ist PowerPoint. Daneben gibt es aber auch andere Software mit ähnlichem Funktionsumfang (z. B. Impress von der Office Suite Open Office, Mediator von Matchware, ). Mit Präsentationsprogrammen lassen sich einfach wirkungsvolle Präsentationsfolien erstellen und mit dynamischen Effekten bereichern. In diesem Kapitel findet ihr Anregungen, wie ihr mit solchen Computerprogrammen arbeiten könnt. Als Beispiel dient das Programm Microsoft PowerPoint Analoge Funktionen lassen sich aber auch bei anderen Versionen dieses Programms bzw. bei anderen Präsentationsprogrammen finden. 1. Eine Präsentation mit dem Assistenten erstellen Wenn ihr zum ersten Mal mit einem Präsentationsprogramm arbeitet, erzielt ihr am schnellsten einen Erfolg, wenn ihr den Assistenten des Programms nutzt. Die Assistenten-Funktion leitet das Erstellen einer Präsentation Schritt für Schritt an. Bei PowerPoint könnt ihr diesen Assistenten aufrufen, indem ihr auf der Menüleiste Datei Neu und dann die Option AutoInhalt-Assistent wählt. Ruft den AutoInhalt-Assistenten auf, folgt ihm schrittweise und probiert dabei die unterschiedlichen Möglichkeiten aus, die angeboten werden. Erstellt verschiedene Präsentationsvorlagen. Wählt die aus, welche euren Zwecken und Vorstellungen entspricht. Erarbeitet eine vollständige Präsentation, indem ihr den Text, der als Platzhalter angeboten wird, durch euren eigenen Text ersetzt. Klickt dazu auf den betreffenden Bereich der Folie und schreibt hinein. 254 DO _253_258.indd :26:01

3 1. Eine Präsentation mit dem Assistenten erstellen Fügt Grafiken ein. Wählt diese aus den Vorgaben, die der Computer anbietet oder verwendet eigene, die euch in digitaler Form zur Verfügung stehen. Klickt dazu in der Menüleiste auf Einfügen Grafik oder fügt das Bild mit Bearbeiten Kopieren Klick in das Folienfeld Bearbeiten Einfügen ein. Verändern der Reihenfolge Mit Hilfe der Registerkarte Folien in der Spalte links könnt ihr durch die Präsentation navigieren und die Folienreihenfolge bearbeiten. Ihr könnt Folien löschen (z. B. Folie anklicken, Menüleiste Bearbeiten Löschen), neue Folien hinzufügen (z. B. Cursor an gewünschte Stelle, Menüleiste Bearbeiten Neue Folie), Folien vertauschen (z. B. Folie anklicken und mit gedrückter Maustaste an die richtige Stelle ziehen). Im Bereich Gliederung arbeiten Wenn ihr viel Text einzugeben habt, so verwendet die Registerkarte Gliederung in der Spalte links. Wählt dazu die Menüleiste Ansicht Normal. Arbeitet ihr im Bereich Gliederung, so könnt ihr die Textanordnung gestalten, z. B. Zeilenumbruch durch Entertaste, Tabulatortaste bedienen: die Zeile rückt als Unterpunkt unter die gerade geschriebene. mit Shift + Tabulatortaste gelangt ihr zur übergeordneten Gliederungsebene. 2. Eine Präsentation selbst gestalten Wenn ihr eure Folien individuell gestalten wollt, müsst ihr die Präsentation selbst zusammenstellen. Einige dafür wichtige Elemente sind hier aufgeführt. Leere Folien aufrufen Um eine Präsentation ohne den Assistenten auf der Basis einer leeren Folie zu erstellen, klickt ihr auf das Symbol Neues leeres Dokument in der Standard-Symbolleiste. Tragt euren Text auf der Folie oder im Gliederungsbereich ein. Fügt dann weitere Folien hinzu, indem ihr in der Symbolleiste auf Neue Folie klickt. Auf diese Weise könnt ihr beliebig viele Folien erstellen. 255 DO _253_258.indd :26:02

4 Informationstechnische Grundlagen: PowerPoint Foliendesign und Folienlayout Um den Hintergrund einer Präsentation zu gestalten, könnt ihr entweder auf vorgegebene Foliendesigns zurückgreifen und diese anpassen, oder aber selbst einen Hintergrund erstellen. Blendet die Vorschau der Foliendesigns ein (Menüleiste Format Foliendesign). Durch einen Klick auf die abgebildeten Entwurfsvorlagen werden diese in die Präsentation übernommen. Um das Design farblich zu verändern, benutzt ihr die Funktion Farbschemas. Tipp: Ihr könnt die Entwurfsvorlagen auch nur für einzelne Folien anwenden. Benutzt dazu die entsprechende Option. Sinnvoll ist es jedoch, nicht zu viele verschiedene Elemente zu kombinieren, sondern ein klares und funktionales Design zu wählen. Das Folienlayout (Menüleiste Format Folienlayout) bestimmt die Anordnung des Textes oder anderer Inhaltselemente (z. B. Grafiken, Cliparts, Tabellen, ) für eine oder mehrere Folien. Sie bestehen aus Platzhaltern, die auf der Folie verteilt sind und in die ihr eure eigenen Inhalte einfügen könnt (z. B. Text, Bilder, Grafiken, ). Tipp: Wählt ein Folienlayout, das zum Design passt sowie Text und andere Elemente entsprechend eurer Zwecke auf der Seite positioniert. Texte und Bilder frei positionieren Unabhängig von den vorgegebenen Platzhaltern könnt ihr Text und andere Elemente (z. B. Grafiken, Tabellen, ) frei auf den Folien positionieren. Das ist z. B. notwendig, wenn ihr eine Grafik beschriften, eine Strukturskizze auf der Folie erstellen oder verschiedene Elemente übereinanderlegen wollt. Wählt den Menübefehl Einfügen Textfeld oder Einfügen Grafik um ein frei positionierbares Textfeld bzw. ein grafisches Element in die Folie einzufügen. Wenn ihr diese Textfelder und Elemente mit dem Cursor anfasst (d. h. anklickt und die Maustaste gedrückt haltet), könnt ihr sie beliebig auf der Folie verschieben. Wenn ihr die Elemente anklickt und den Cursor genau auf den Mittelpunkten der Grund- und Seitenbegrenzung oder einem der Eckpunkte gedrückt haltet, könnt ihr die Elemente in der Größe verändern und der Folie anpassen (aufziehen oder zusammenschieben). 256 DO _253_258.indd :26:03

5 2. Eine Präsentation selbst gestalten Grundeinstellungen für die Folien: der Folienmaster Um für alle Folien die gleichen Grundeinstellungen festzulegen, könnt ihr den Folienmaster benutzen. Der Folienmaster liegt jeder Folie zugrunde, d. h. ihr könnt hier Änderungen vornehmen, die sich auf jede Folie auswirken, z. B. die allgemeine Schriftart für jede Folie einstellen, die Platzhalter für alle Folien festlegen oder für jede Folie in der Größe und Position verändern, an einer bestimmten Stelle auf allen Folien ein Logo einfügen, Ruft den Folienmaster auf, indem ihr in der Menüleiste Ansicht Master Folienmaster wählt. Tipp: Professionelle Präsentationen beinhalten häufig Elemente, die auf jeder Folie erscheinen, z. B. Name und -Adresse des Referenten, das aktuelle Datum oder ein Firmenlogo, Erstellt selbst ein Logo (z. B. mit einem Grafik-Programm oder indem ihr es zeichnet, eine Collage erstellt, einscannt und an einem euch bekannten Ort speichert). Um an einer bestimmten Stelle jeder Folie euer persönliches Logo einzufügen, geht ihr so vor: Wählt den Menübefehl Einfügen Grafik Aus Datei (Dateiname angeben), navigiert dann in das Verzeichnis, in dem euer Logo gespeichert ist und fügt dieses in den Folienmaster ein. Verändert die Platzhalter im Folienmaster so, dass die Schrift auf den Folien nicht über das Logo laufen kann. Wenn eure Entwurfsvorlage auch einen eigenen Titelmaster enthält, könnt ihr diesen mit Hilfe eures Logos gestalten. Kopf- und Fußzeilen Um eine Kopf- oder Fußzeile einzufügen, wählt ihr aus der Menüleiste Ansicht Kopf- und Fußzeile und gebt dann die Daten ein, die in den betreffenden Bereichen auf jeder Folie erscheinen sollen. Die Präsentation animieren Der Vorteil computergestützter Präsentationen besteht darin, dass ihr die einzelnen Informationen oder Grafiken, Tabellen, auf einer Folie zeitlich passend zu einem Vortrag einblenden könnt. Um solche Animationen vorzunehmen, könnt ihr entweder Voreinstellungen übernehmen oder aber selbst Art und Reihenfolge der Animationen steuern. 257 DO _253_258.indd :26:04

6 Informationstechnische Grundlagen: PowerPoint Ein vorgegebenes Animationsschema benutzen Ruft den Befehl Bildschirmpräsentation Animationsschema auf. Aktiviert eine Folie durch Klicken und wählt ein Animationsschema aus. Wenn ihr ein passendes gefunden habt, könnt ihr dieses auch mit dem entsprechenden Befehl für alle Folien übernehmen. Animationen selbst vornehmen Falls ihr komplexere Folien entworfen habt, z. B. mit Grafiken und freiem Text, müsst ihr die Animationen selbst einstellen. Geht dabei so vor: Ruft den Menüpunkt Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation auf. Aktiviert das Element der Folie, das ihr animieren wollt und wählt eine passende Animation aus. Experimentiert mit unterschiedlichen Effekten und entscheidet euch dann für die, welche euch sinnvoll erscheinen. Wenn ihr alle Elemente der Folie mit einer Animation versehen habt, müsst ihr sie noch in die richtige Reihenfolge bringen. Verschiebt dazu die Animationen so, dass sie in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind oder arbeitet mit Reihenfolge ändern. Überprüft das Ergebnis eurer benutzerdefinierten Animation, indem ihr auf Wiedergabe klickt. Den Übergang zwischen den Folien animieren Auch der Übergang zwischen den Folien kann mit einer Animation versehen werden. Sucht dazu den Menüpunkt Bildschirmpräsentation Folienübergang. Wählt einen passenden Folienübergang aus und übernehmt diesen für bestimmte oder für alle Folien. Die Präsentation überprüfen Am Ende könnt ihr euch eure Präsentation ansehen, indem ihr z. B. den Menübefehl Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation vorführen wählt. Klickt euch durch die Präsentation, indem ihr auf die Leertaste drückt. Wenn euch die Präsentation gefällt, könnt ihr sie jetzt speichern. Präsentieren Seite 27 ff. Tipp: Achtet darauf, dass die formalen und inhaltlichen Dinge, die ihr im Kapitel Präsentieren gelernt habt, berücksichtigt sind. Überprüft eure Präsentation kritisch und passt sie entsprechend an. Die Präsentation während des Vortrags steuern Wählt den Menüpunkt Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation vorführen, um eure Präsentation zu starten. Zum Einblenden der animierten Elemente oder zum Wechsel der Folien könnt ihr folgende Befehle benutzen: Einblenden des nächsten Elements/Wechsel zur nächsten Folie: Mausklick oder Drücken der Leertaste oder der Entertaste Ein Schritt zurück: Drücken der Rücktaste (über der Entertaste) 258 DO _253_258.indd :26:04