Das DP4lib Kostenmodell

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1 Das DP4lib Kostenmodell & Ein mögliches Vorgehensmodell Karlheinz Schmitt, Deutsche Nationalbibliothek 1 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

2 Organisatorische und technische Weiterentwicklung der kopal-lösung zu einem integrierten Dienst mit dem Ziel der kommissarischen Langzeitarchivierung digitaler Objekte 2 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

3 Wie erstellt man ein Kostenmodell? orüber soll das Kostenmodell erstellt werden? elches Ziel soll mit dem Kostenmodell verfolgt werden? ie kann das Ziel erreicht werden? eshalb sollte man hiernach nicht aufhören? 3 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

4 Servicemodell D i e n s t n e h m e r SLA SLA SLA SLA SLA SLA Service Katalog Dienstleister Service Katalog / Underpinning Contract Externer Provider 4 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

5 Das gemeinsame Bitstream Preservation Muss über alle Stationen erfolgen:.?. Digitales Objekt Checksumme Reports/Tests Digitales Objekt Checksumme Reports/Tests Digitales Objekt Checksumme AutorIn Aggregator/ Dienstnehmer LZA-Dienstleister Provider/ Rechenzentrum Underpinning Contracts 5 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

6 orüber Ingest Dienstleister / Service-Katalog Curation Access Übernahme von Transferpaketen Dateiintegritätprüfung Technische Metadaten Deskriptive Metadaten Qualitätsprüfung Berichstwesen Fehlerprotokoll Incident-Management Erhaltungsmaßnahmen Integritätsprüfung & Erhaltung Retrieval Authentifizierung Suche Bereitstellung 6 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

7 7 orüber

8 Warum verschwenden wir so viele Ressourcen auf eine Tätigkeit, die nur ein einziger braucht? Wir tun unser bestes mit dem Geld, dass uns zur Verfügung steht! aber, ist dies wahr?! 8 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

9 elches Ziel Financial Management Solide Haushalten mit finanziellen Ressourcen Budgetierung: Ist der Prozess des Vorhersagens und Kontrollierens der Geldausgaben Rechnungswesen: Gesamtheit aller Prozesse, welche eine Organisation in die Lage versetzt, vollständige Rechenschaft über die Mittelverwendung abzulegen. (Aufschlüsseln nach Kunde, Service, Aktivität) Leistungsverrechnung: Ist die Gesamtheit der Prozesse, um den Kunden, die für ihn erbrachten Service in Rechnung zu stellen. Je größer der Anspruch, desto detaillierter muss das Kostenmodell aufgebaut werden nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

10 elches Ziel Ziel: Kostenmodel um Kosten für die spezifizierten LZA-Services zu ermitteln Stufe 2 (Rechnungswesen), mit Ambitionen zu Stufe nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

11 elche Aufschlüsselung? Mögliche Schlüssel: Cost-By-Customer Cost-By-Location Cost-By-Service Cost-By-Service nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

12 ie? Schritt 1: Ermittlung der Kostenelemente z.b.: Server, Lizenzen, Speicher, Entwickler, LAN, usw. Schritt 2: Zuordnung der Kostenelemente zu Kostenarten (Kategoriebildung) Optional, aber empfehlenswert Vorteile: Konsistenzprüfung wird unterstützt Vergleichbarkeit mit anderen Organisationen wird erhöht Vollständigkeit nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

13 ie? Übliche Kostenarten Hardware Software Personal Räumlichkeiten Externe Services Transfer nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

14 ie? Welches Ziel soll durch die Erstellung eines Kostenmodells erreicht werden? Ziel: Unterstützung der jährl. Budgetplanung?! Hierfür ist der bisher verwendete Detailgrad vollkommen ausreichend Ziel: Kosten für einzelne Service/Aktivitäten bestimmen und steuern (Rechnungswesen & evtl. Leistungsverrechnung) Hierfür ist der bisher verwendete Detailgrad nicht ausreichend nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

15 ie? Schritt 3: Ermittlung der Kosten für die einzelnen Kostenelemente Kostenarten Kostenelemente Jahres-kosten Hardware Server (Ingest/Retrieval/ Preservation/Datenbank) 1,00 Festplatten-Cache (2 TB) (Dienstleister DNB) 1,00 1,00 DIAS-NeuKonfiguration 1, LTO5 Bänder je 1TB (100TB mit 2fach Backup) 1, Stellplätze (gemietet) 1,00 2 Bandlaufwerke 1,00 WAN-Verbindung 1,00 Software Datenbank-Lizenzen (Open Source) 1,00 OLAP-System (Audit-Trail) 1,00 IBM-Lizenzen (1 Mandant) 1,00 IBM-Lizenzen (Dias-System) 1,00 -Ticket-System (JIRA) 1,00 Monitoring (Nagios,Logging...) (Open Source) 1,00 Personal Techn. Support (E9 bis E12) 1,00 Manager (E13 bis E14) 1,00 Assistent (E2 bis E9) 1,00 Entwickler (E9 bis E12) 1,00 Sachbearbeiter (E9 bis E12) 1,00 Räumlichkeiten Büros 1,00 Externe Services IBM-Support (Third-Level) 1,00 Provider-Vertrag (GWDG) 1, nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

16 ie? Abschreibung: Abschreibung ist das Maß für die Abnutzung, den Verbrauch, eines Assets über den Verlauf der ökonomischen Nutzungsdauer. Beispiel: A: Server: 6000,00 - Anschaffungskosten n: Nutzungsdauer: 5 Jahre : Restwert am Ende der Nutzungsdauer: 0 R n a t = A R n n Kostenarten Kostenelemente nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012 Jahreskosten Hardware Server (Ingest/Retrieval/ Preservation/Datenbank) 1200,00

17 ie? Wie groß muss/darf der Detaillierungsgrad des Kostenmodells sein? Grundregel: Je detaillierter das Kostenmodell, desto aufwändiger ist der Aufbau und der Betrieb des Kostenmodells! Ab einem gewissen Grad besteht die Gefahr, dass die Kosten für den Aufbau und den Betrieb des Kostenmodells, den Nutzen übersteigt Kosten-Nutzen-Analyse muss immer durchgeführt werden nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

18 ie? Schritt 4: Einteilung in Prozesse nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

19 ie? 3 Cost-By-Service Kostenmodelle Kostenmodell zur Berechnung jährlicher Kosten des LZA-Services Kosten -arten Kostenelemente Jahres-kosten Verteilung Ingest Curation Access Nutzung Kosten pro durch Kostenelement Ingest Ingest- Kosten Verteil ung Kosten pro Kosten elemen t Nutzu ng durch Curati Curationon Kosten Verte ilung Nutz ung Kosten durc pro h Kostenel Acce ement ss Acces s- Koste n Hardware 1200,00 1,00 Server 33,33%0,33 1,00 1,00 Festplatten-Cache 1,00 33,33%0,33 1,00 DIAS- 1,00 NeuKonfiguration 1, ,33%0,33 11, LTO5 Bänder 1,00 je 1TB 1,00 33,33%0,33 1,00 1, Stellplätze 1,00 33,33%0,33 1,00 1,00 2 Bandlaufwerke 1,00 33,33%0,33 1,00 1,00 WAN-Verbindung 1, ,33%0,33 11,00 33,33 %0,33 1,00 33,33 %0,33 1,00 33,33 %0,33 11,00 33,33 %0,33 1,00 33,33 %0,33 1,00 33,33 %0,33 1,00 33,33 %0,33 11,00 33,33 %0,33 33,33 %0,33 33,33 %0,33 33,33 %0,33 33,33 %0,33 33,33 %0,33 33,33 %0,33 Software nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

20 ie? Schritt 5: Ermittlung von Schlüsseln für die Kostenverteilung auf die Prozesse Kostenart Hardware Software Personal Räumlichkeiten Externe Service Verteilungsschlüssel Genutzte CPU-Zeit Genutzter Speicher Verwendung in Prozessen Verwendung in Prozessen Aufgewendete Arbeitszeit Belegte Bodenfläche Aufgewendete Arbeitszeit Genutzte Service-Stunden Verwendung in Prozessen nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

21 ie? Wie misst man diese Verteilungsschlüsseln? Monitoren vs. Schätzen Kosten Monitoring-Tools Personal Lizenz Wartung Verwaltung Keine zusätzlichen Kosten genau & steuerbar ungenau & nicht steuerbar nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

22 ie? Antwort: Vorerst nicht messen sondern schätzen Prozess Ingest Teilprozess genutzte CPU-Zeit Hardware genutzt er Cache Speicherbelegung Anteil Arbeitszeit (Technisc her Support) Anteil Arbeits zeit (Manag er) Personal Anteil Arbeits zeit (Assist ent) Anteil Arbeitszei t (Entwickl r) e Anteil Arbeitszeit (Sachbearb eiter) Externe Services genutzte Servicestunden Rollenprüfung (Teilprozess der Pflichtabgabe); Integritätscheck; Entpacken - Empfang der Objekte 5,00% 20,00% 0,00% 25,00% 0,00% 0,00% 5,00% 20,00% 0,00% Techn. Metadaten; Desk. Metadaten; Klassifizierung - Metadatenhandling 15,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 35,00% 10,00% 0,00% Verarbeite SIP; SIP-Packet - SIP Handling 10,00% 20,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 2,00% 0,00% Rückmeldung; Fehlerprotokoll; Ingestprotokoll; Ingestbericht - Berichts und Protokollwesen 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 5,00% 0,00% Verfahren im Storage System; Abnahme - Speicherung der Objekte 5,00% 20,00% 0,00% 10,00% 0,00% 0,00% 5,00% 3,00% 33,00% Gesamt lmi 40,00% 60,00% 0,00% 50,00% 0,00% 0,00% 55,00% 40,00% 33,00% Gesamt lmn 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 33,33% 33,33% 0,00% 7,06% 0,33% Summe Ingest 40,00% 60,00% 0,00% 50,00% 33,33% 33,33% 55,00% 47,06% 33,33% nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

23 ie? Kostenmodell zur Berechnung jährlicher Kosten des LZA-Services Kostenelemente Kostenarten Hardware Jahreskosten Server 1.200,00 Festplatten-Cache 1.600,00 Verteilungs schlüssel Kosten pro Kostenelement Ingest Nutzung durch Ingest Ingest-Kosten genutzte CPU-Zeit 1.200,00 40,00% 480,00 genutzter Cache 1.600,00 60,00% 960, nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

24 ie? Kostenmodell für nach Services aufgeschlüsselte Kosten Kostenarten: Hardware (H) Software (S) Personal (P) Räumlichkeiten (R) Externe Services (E) Transfer (T) Kostenelemente Service-Kosten Direkte verechnete, indirekte H S R Nicht verrechnete H SP H SP Σ E Σ T R E < 100 % Σ Gesamtkosten des Ingest Service nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

25 ie? nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

26 26 28 nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

27 eshalb sollte man hiernach nicht aufhören? Es ist ein erster Schritt, sehr viel beruht auf begründeten Schätzungen. Für eine faire Leistungsverrechnung ist der Grad der Detaillierung zu überprüfen. Business Anforderungen Operativer -Plan Kostenrechnung Entgelte Finanzziele Kostenmodelle Leistungsverrechnung nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

28 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! nestor-praktikertag, Kunstgewerbemuseum im Kulturforum: 19.Juni 2012

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