P r o j e k t l i s t e B e a t B u c h e r ( A u s z u g )

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1 P r o j e k t l i s t e B e a t B u c h e r ( A u s z u g ) Senior Project Manager Mitglied der Geschäftsleitung Telefon beat.bucher@xwr.ch P r o j e k t ü b e r s i c h t Pflichtenheft Managed Print Services... 2 Leitung Konzeption ERP Projekt für Handel Brenn- und Treibstoff, Betrieb Tankstellen und Produktion Öle/Fette... 3 Performance-Tuning ERP-Applikation und Oracle Datenbank... 4 Anforderungsaufnahme und Konzeption ERP für Handel Getreide, Ölsaaten und Futtermittel... 5 Anforderungs-Definition und Lösungskonzeption Brenn- und Treibstoffhandel... 6 Projekt-Coaching von ERP-Projektleitern in Projektmanagement und Konzeption... 7 Multiprojekt Einführung ERP in Agrarkonzern... 8 Pflichtenheft ERP-Lösung für Handelsfirma... 9 Definition & Transition Agreement IT Service Desk Definition & Implementation Agreement IT Network Rollout IT-Infrastruktur Pflichtenheft & Evaluation IT-Infrastruktur SAP - Organisatorische Umsetzung Projektliste Beat Bucher Seite: 1 von 14

2 Pflichtenheft Managed Print Services Spital Gesundheitswesen Jahr Monate Intensität 30 % User Projektteam 2 Erstellung einer Strategie und Pflichtenheft für Managed Print Services. Definition der Anforderungen für die Evaluation eins Anbieters, welcher alle Leistungen rund um Managed Print Services bieten kann (Geräte, Support, verursachergerechte Leistungsverrechnung) -- Die bestehende Druckerlandschaft musste ersetzt werden. Bis anhin wurden Geräte beschafft oder gemietet. Zukünftig müssen die Vergütung des Lieferanten und die verursachergerechte Verrechnung an den Leistungsbezüger (Abteilung etc.) auf Basis von Click-Kosten erfolgen. Entsprechend wurde das Pflichtenheft aufgebaut. Die Click-Kosten beinhalten alle relevanten Aspekte wie Gerät, Verbrauchsmaterial, Support-Leistungen etc.! Besonders Wert wurde auf eine genaue Definition der Service-Leistungen gelegt, so dass zukünftig die Abgrenzung der Leistungserbringer klar geregelt ist. - Zukunftsorientiertes Modell für den Bereich Print Management anstelle des bisherigen Kaufs von Geräten. - Verursachergerechte Vergütung des Lieferanten auf Basis von Click-Kosten, so dass Preise am Markt verglichen werden können. - Verursachergerechte Verrechnung an den Leistungsbezüger. Durch die direkte Belastung der Leistung werden die Geräte bewusster (weniger) genutzt. - Erstellung eines Pflichtenheftes - Erhebung der Anforderungen beim Leistungserbringer. - Erarbeitung einer zukunftsorientierten Lösung. Projektliste Beat Bucher Seite: 2 von 14

3 Leitung Konzeption ERP Projekt für Handel Brenn- und Treibstoff, Betrieb Tankstellen und Produktion Öle/Fette Jahr Grosshändler für Brenn- und Treibstoff, Öle und Fette Brenn- und Treibstoffhandel 18 Monate Intensität 100 % User 300 Projektteam 20 Gesamtprojektleitung und Leitung Konzeption Lösungsarchitektur. Leitung ERP Projekt mit Schwerpunkt Handel, Produktion, Lager- und Transportlogistik, Abnahme- und Zahlungsverträge sowie Retail. in Norddeutschland mit Mitarbeitern, 300 Benutzern und 3.5 Milliarden Umsatz. -- Die bestehende Softwarelösung erfüllte die technologischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des stark expandierenden Händlers für Brenn- und Treibstoff nicht mehr. Es musste eine Gesamtlösung basierend auf einem Pflichtenheft konzipiert werden. Die Gesamtlösung beinhaltete die Anbindung externer Partner wie Tanklager, ein Tankstellennetz mit eigenen Tankstellen und Franchisenehmer, eigene Produktion für Öle und Schmiermittel, Abnahmevertrag mit Lieferanten und mit n, Zahlungsvereinbarungen mit n sowie Finanz und Controlling. Die einzelnen Teilprojekte erstellten ein Lösungskonzept. Übergeordnet wurde ein ganzheitliches Konzept unter Berücksichtigung der definierten Ziele erstellt. Die Realisierung und Einführung wurde von einem Nachfolgeteam erledigt. - Anforderungen an Sollprozesse und alität so definieren, dass diese möglichst flexibel für zukünftige Änderungen anpassbar sind. - Speziell Fokus auf die branchenspezifischen Anforderungen legen. - Möglichst hohe Automatisierung des Informationsaustausches mit den Geschäftspartnern (z.b. Grosstanklager, Grosskunden, Behörden) - Basierend auf vorliegendem Lastenheft ein auf die neue ERP-Lösung abgestimmtes Lösungskonzept erstellen. - Gesamtprojektleitung mit ca. 20 Teilprojektund Projektmitarbeitern im Auftrag eines ERP-Lieferanten. - Konzeption Gesamtlösung aufgrund von Lastenheft und nworkshop mit den Fachbereichen - Gesamtplanung Folgephase mit Kosten, Terminen und Ressourcen. - Abnahme der Konzeptionsphase Projektliste Beat Bucher Seite: 3 von 14

4 Performance-Tuning ERP-Applikation und Oracle Datenbank Software-Hersteller ERP Software-Hersteller Jahr Monate Intensität 60 % User -- Projektteam 4 Organisatorische Leitung Performance Task Force. Fachliche Analyse von Ursachen und Lösungen. Strukturierte Aufnahme von Performance- Anforderungen bei verschiedenen nprojekten. Organisation einer Task Force seitens Software-Lieferant und Betreiber der ERP- Lösung zur Lösung der Performance-Probleme. Bison ERP-Software mit Windows OS-Server, Oracle Datenbank mit Unix OS Die vom ERP-Anbieter selber realisierte Software wurde bei verschiedenen n eingesetzt. Mit dem Datenwachstum bei den einzelnen n wurden vermehrt Performance-Probleme gemeldet. Mit einer Task-Force wurde eine Organisation geschaffen, die die Probleme strukturiert und konzentriert analysiert und gelöst haben. Die Performance-Ursachen wurden ganzheitlich in der Software, in der Datenbank, beim Betreiber und dem Benutzer analysiert und gelöst. - Strukturierte Erstaufnahme bei allen n - Aufbau einer Task-Force für die gemeinsame Analyse und Lösung der Probleme - Nachhaltige Lösung der Probleme auf allen Ebenen (Software, Datenbank, Betrieb und Benutzer) - Definition der Anforderungen an ein Monitoring für nachhaltige Überprüfung des Monitoring-Verhaltens. - Performance relevante Problem-Aufnahme - Task Force mit, Softwarelieferant und Betreiber aufbauen - Gemeinsame Definition des Soll-Zustandes als Basis für laufende Vergleichsmessungen - Analyse der Ursachen auf allen Ebenen - Nachhaltige Lösung der Probleme - Definieren der Anforderungen an ein Monitoring für die laufende Überprüfung der Einhaltung des Sollzustandes als Basis für die Evaluation eines Monitoring-Tools. Projektliste Beat Bucher Seite: 4 von 14

5 Anforderungsaufnahme und Konzeption ERP für Handel Getreide, Ölsaaten und Futtermittel Futter- Händler für Getreide, Ölsaaten und Futtermittel Handel Getreide- und mittel Jahr Monate Anforderungsaufnahme und Lösungskonzeption Lösungsneutrale Anforderungsdefinition mit nachfolgender Evaluation ERP-Lösung. Lösungsnahe Konzeption basierend auf der definierten ERP-Lösung Intensität 80 % User 60 Projektteam 4 -- Die bestehende Softwarelösung erfüllte die technologischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Händlers für Getreide, Öl und Futtermittel nicht mehr. Es mussten die Anforderungen an eine neue Lösung definiert werden. Nach Bestimmung der einzusetzenden ERP- Lösung wurde ein auf die ERP-Lösung abgestimmtes Lösungskonzept erstellt. Die Realisierung und Einführung wurde von einem Nachfolgeteam erledigt. - Stärken der Ist-Lösung beibehalten und Schwächen bestmöglich eliminieren. - Anforderungen an Sollprozesse und alität so definieren, dass diese möglichst flexibel für zukünftige Änderungen anpassbar sind - Speziell Fokus auf die branchenspezifischen Anforderungen legen. Insbesondere die Trading Anforderungen für den Import aus Übersee sowie den steuerlichen Aspekten für Verzollung. - Möglichst hohe Automatisierung des Informationsaustausches mit den Lieferanten für Getreideanlieferung und mehrstufiger Abrechnung mit Qualitätsmerkmalen. - Basierend auf den Sollprozessen und abgestimmt auf die neue ERP-Lösung ein Lösungskonzept erstellen - Stärken- und Schwächenanalyse IST-Lösung aufnehmen - Definieren der Soll-Anforderungen für Prozesse und en als Basis für eine Evaluation - Konkrete Lösungskonzeption basierend auf konkret definierter ERP-Lösung Projektliste Beat Bucher Seite: 5 von 14

6 Anforderungs-Definition und Lösungskonzeption Brenn- und Treibstoffhandel Jahr Grosshändler für Brenn- und Treibstoff Brenn- und Treibstoffhandel 12 Monate Intensität 80 % User 50 Projektteam 5 Anforderungsaufnahme und Lösungskonzeption Lösungsneutrale Anforderungsdefinition mit nachfolgender Evaluation ERP-Lösung. Lösungsnahe Konzeption basierend auf der definierten ERP-Lösung -- Die bestehende Softwarelösung erfüllte die technologischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen des stark expandierenden Händlers für Brenn- und Treibstoff nicht mehr. Es mussten die Anforderungen an eine neue Lösung definiert werden. Nach Bestimmung der einzusetzenden ERP- Lösung wurde ein auf die ERP-Lösung abgestimmtes Lösungskonzept erstellt. Die Realisierung und Einführung wurde von einem Nachfolgeteam erledigt. - Stärken der Ist-Lösung beibehalten und Schwächen bestmöglich eliminieren. - Anforderungen an Sollprozesse und alität so definieren, dass diese möglichst flexibel für zukünftige Änderungen anpassbar sind - Speziell Fokus auf die branchenspezifischen Anforderungen legen. - Möglichst hohe Automatisierung des Informationsaustausches mit den Geschäftspartnern (z.b. Grosstanklager, Grosskunden, Behörden) - Basierend auf den Sollprozessen und abgestimmt auf die neue ERP-Lösung ein Lösungskonzept erstellen - Stärken- und Schwächenanalyse IST-Lösung aufnehmen - Definieren der Soll-Anforderungen für Prozesse und en als Basis für eine Evaluation - Konkrete Lösungskonzeption basierend auf konkret definierter ERP-Lösung Projektliste Beat Bucher Seite: 6 von 14

7 Projekt-Coaching von ERP-Projektleitern in Projektmanagement und Konzeption Software-Hersteller und Implementierer für ERP Agrar Jahr Jahre Intensität 80 % User -- Projektteam 50 Coaching Projektleiter methodisch und fachlich Coaching von mehreren Projektleitern bezüglich Methodik und fachlichen Belangen. xxx Der Software-Hersteller setzte aufgrund der Auftragslage einige Projektleiter und Mitarbeiter in Projekten ein, die in der Aufgabe der Projektleitung und den fachlichen Themen Unterstützung benötigten. Das Coaching bewirkte, dass Projektaufgaben einheitlich mit entsprechenden Synergien ausgeführt wurden. - Projektleiter methodisch führen bezüglich einheitlichem Vorgehen - Basis für ein übergeordnetes Projekt- Controlling schaffen. - Fachliche Unterstützung der Projektleiter und Mitarbeiter um projektübergreifende Synergien zu ermöglichen - Einheitliche Methoden definieren - Aktive Unterstützung / Abstimmung mit Projektleitern und Mitarbeitern - Synergien-Potential ermitteln und durch gemeinsame Lösungen nutzen Projektliste Beat Bucher Seite: 7 von 14

8 Multiprojekt Einführung ERP in Agrarkonzern Software-Hersteller ERP Agrar Jahr Monate Volumen (CHF) 20 Mio. Intensität 100 % User >1 000 Projektteam Projektmanagement & Consulting ERP Ablösung bestehender heterogener Applikationen in Agrarkonzern und Einführung einer einheitlichen ERP-Lösung zur Nutzung grösstmöglicher Synergien innerhalb des Konzerns. Windows-Server, Oracle Datenbank Zur Nutzung bestmöglicher Synergien innerhalb der Tochtergesellschaften des Agrarkonzerns sollte eine einheitliche ERP-Lösung implementiert werden. Der beauftragte Software-Hersteller musste gemäss definierter Roadmap eine entsprechende Lösung für die Tochtergesellschaften definieren, realisieren und einführen. Der Agrarkonzern beinhaltet Firmen unterschiedlicher n (Handel, Agrar, Brenn- und Treibstoff etc.). - Übergeordnetes optimales Projektmanagement der einzelnen Projekte mittels Multi-Projekt Management - Nutzung bestmöglicher Synergien in der Anwendung, Betrieb und Support durch den Einsatz einer einheitlichen ERP-Lösung - Einheitliche Integration von Umsystemen (Archiv, Datawarehouse etc.) - Reduzierung von manuellen Tätigkeiten durch die Unterstützung einer elektronischen Kommunikation mit Geschäftspartnern mittels standardisierter Schnittstellen (EDI etc.) - Leitung Multiprojekt als Projektleiter - Fach Know-How in ERP Lösung einbringen - Einzelprojekte innerhalb Multiprojekt unterstützen Projektliste Beat Bucher Seite: 8 von 14

9 Pflichtenheft ERP-Lösung für Handelsfirma Handelsfirma Grosshandel Jahr Monate. Intensität 50 % User 150 Projektteam 2 ERP-Consultant, Projektmanagement Soll-Prozesse in Handelsbetrieb definieren und daraus ein Pflichtenheft erarbeiten. -- Die bestehende ERP-Lösung konnte aufgrund des starken Wachstums der Handelsfirma die aktuellen Anforderungen nicht mehr abdecken. Prozesse für Logistik, Beschaffung & Vertrieb sollten nach neusten Erkenntnissen den Betrieb optimal unterstützen. Das Pflichtenheft musste die Anforderung möglichst detailliert widergeben um eine entsprechende Evaluation und nachfolgende Vertragsverhandlung zu ermöglichen. - Soll-Prozesse definieren um bestmögliche ERP- Unterstützung für weiteres Wachstum zu schaffen. - Pflichtenheft definieren als Basis für Evaluation. - Evaluation und Vertragsverhandlung durchführen. - Sollprozesse zusammen mit erstellen - Anforderungen alität aufgrund Sollprozesse ableiten - Pflichtenheft erstellen - Evaluation Anbieter durchführen - Vertragsverhandlung durchführen Projektliste Beat Bucher Seite: 9 von 14

10 Definition & Transition Agreement IT Service Desk Pharma-Multi Pharma Jahr Monate Intensität 50 % User > Projektteam 4 Xxxx Definition von Service Desk Dienstleistungen mit nachfolgender Verhandlung mit verschiedenen Anbietern. Die Service Desk Dienstleistungen wurden neu outsourced. Nach dem Abschluss der Vereinbarung erfolgte eine Transitionphase mit der Überführung des lokalen Service Desk zum Outsourcing Partner. Betriebssysteme Windows, Unix Viele Office- und betriebsrelevante Applikationen Vertrag für Service Desk Dienstleistungen musste neu definiert und verhandelt werden. Die Dienstleistungen des Service Desk wurden outsourced. Entsprechende Services, Service Levels, Change-Prozesse etc. wurden basierend auf ITIL vereinbart. Nach Definition & Verhandlung des Agreements wurde die bestehende Service Desk Organisation im Rahmen eines Transition Projektes in die neue Betriebs-Organisation (Ost-Deutschland) überführt - Definition und Verhandlung Vertrag zur Ablösung bestehender Vereinbarungen - Definition von lückenlosen Services & Service Levels - Verhandlung bestmöglicher Preise - Implementation der Verträge in neue Betriebsorganisation Definition Agreement & Verhandlung IT Service Desk - Leitung von Vertragsverhandlungen und internen Meetings - Unterstützung des n bei der Auswahl des Outsourcing Partners - Definition & Review von Vertrags- Dokumenten als Basis für Vertragsverhandlungen Implementation IT Service Desk - Unterstützung Project Setup (Projekt Organisation, Master Plan, Reporting etc.) - Unterstützung Erarbeitung Dokumente, Checklisten, Prozessdefinitionen etc. für operative Umsetzung des Agreements - Überwachung der Transitionsphase von der internen Organisation zum Outsourcing- Partner Projektliste Beat Bucher Seite: 10 von 14

11 Definition & Implementation Agreement IT Network Pharma-Multi Pharma Jahr Monate Intensität 50 % User > Projektteam 8 Vertretung gegenüber Outsourcing Partner Definition neues Agreement für die Beschaffung und Betrieb der Infrastruktur mit entsprechender Verhandlung mit internationalen Anbietern. Leistungen wurden neu outsourced. Nach dem Abschluss der Vereinbarung erfolgte eine Transitionsphase mit der Überführung der bestehenden Organisation zum Outsourcing Partner. Server, Netzwerk, Betriebssoftware Der Vertrag für den Betrieb der IT Infrastruktur musste neu verhandelt werden. Inhalt des Vertrages war die Beschaffung und Betrieb von Infrastruktur (Server, Netzwerk, Betriebssoftware). Der Betrieb der Infrastruktur wurde outsourced. Entsprechende Services, Service Levels, Change-Prozesse etc. mussten gemäss ITIL vereinbart werden. Nach der Definition und der Verhandlung des Outsourcing-Partners wurde in einem Transition Projekt die bestehende Betriebs-Organisation in die Organisation gemäss Service-Vereinbarung überführt. - Definition Vertrag zur Ablösung bestehender Vereinbarungen - Definition von lückenlosen Services & Service Levels - Verhandlung bestmöglicher Preise - Implementation der Verträge in neue Betriebsorganisation Definition Agreement & Verhandlung IT Network - Leitung von Vertragsverhandlungen und internen Meetings - Definition & Review von Vertrags- Dokumenten als Basis für Vertragsverhandlungen Implementation IT Network Agreement - Erarbeitung Dokumente, Checklisten, Prozessdefinitionen etc. für operative Umsetzung des Agreements Projektliste Beat Bucher Seite: 11 von 14

12 Rollout IT-Infrastruktur National führender Getränke-Konzern Getränke Jahr Monate. Intensität 80 % User Projektteam 3 ohne Lieferanten Koordination des Rollout seitens. Vertretung gegenüber externem Lieferanten. Vertreten der Interessen des Konzerns gegenüber dem Outsourcing-Partner beim Austausch der bestehenden IT-Infrastruktur (Server und Client). Server & Client, Office-Umgebung, viele Spezialapplikationen Im Konzern bestanden nur wenige Standards und Richtlinien für die Installation und den Unterhalt von Servern und Clients. Die definierten Standards wurden z.t. nicht konsequent umgesetzt. Durch die Definition von einheitlichen Richtlinien und dem anschliessenden Rollout aller Server und Clients wurde eine einheitliche IT-Infrastruktur im gesamten Konzern erreicht. - Definition von Standards und Richtlinien - Definition von unterstützten Geräten - Definition von Standard- und Non-Standard- Software - Rollout aller Clients und Server - Koordination zwischen und Outsourcing-Partner - Durchsetzung von Standards und Richtlinien bei den Benutzern - Vertretung der Interessen des Getränke- Konzerns gegenüber dem Outsourcing- Partner - Projekt-Information und Kommunikation Projektliste Beat Bucher Seite: 12 von 14

13 Pflichtenheft & Evaluation IT-Infrastruktur Jahr 2000 General-Unternehmung für Vertrieb, Recycling & Support von Auto-Ersatzteilen & chemischen Produkten Automotive 3 Monate Intensität 100 % User 750 Projektteam 2 Leitung des Teilprojektes IT-Infrastruktur Im Zusammenhang mit dem Ersatz der ERP- Software sollte auch die Infrastruktur (Server & Client) ersetzt werden. Anstelle eines punktuellen Ersatzes wurden die Anforderungen an die zukünftige Infrastruktur grundsätzlich neu definiert. Auch mit Hinblick auf einen effizienten Betrieb. Server & Client an verschiedenen Niederlassungen in der ganzen Schweiz Die eingesetzte Hard- und Software entsprach nicht mehr den gestellten Anforderungen. Es wurde ein Projekt für die Ablösung der gesamten Hard- und ERP Software definiert. Das Teilprojekt IT-Infrastruktur hatte in einer ersten Phase die Aufgabe, ein Pflichtenheft für zukünftige IT-Infrastruktur zu definieren sowie die Evaluation mit den verschiedenen potenziellen Lieferanten durchzuführen. - Pflichtenheft für die IT-Infrastruktur erstellen, welches die Anforderungen der Benutzer deckt - Berücksichtigung einer möglichst wartungsfreundlichen Infrastruktur insbesondere der 750 Clients - Anforderungen der zukünftigen ERP-Software im Pflichtenheft berücksichtigen - Aushandlung bestmögliches Preis- /Leistungsverhältnis Durchführung der Phase "Pflichtenheft & Evaluation" beinhaltend: - Projektmanagement innerhalb Teilprojekt - Definition IT-Infrastruktur aufgrund der Anforderungen der verschiedenen Teilprojekte - Abstimmung mit weiteren Teilprojekten - Definition Pflichtenheft IT-Infrastruktur - Evaluation Anbieter Projektliste Beat Bucher Seite: 13 von 14

14 SAP - Organisatorische Umsetzung National führender Getränke-Konzern Getränke Jahr Monate Intensität 100 % User 800 Projektteam 3 Leitung des Teilprojektes IT-Infrastruktur Die SAP Einführung bewirkte viele Änderungen in der Organisation. Die neuen Prozesse mussten erkannt, dokumentiert und an allen Standorten geschult werden. SAP Beim grössten Getränkeproduzenten der Schweiz wurde für alle Organisations-Einheiten (Produktion, Einkauf, Vertrieb, Finanz etc.) SAP eingeführt. Im SAP Projektteam waren zeitweise bis 100 interne und externe Mitarbeiter beschäftigt. Neben dem SAP-Projektteam wurde ein separates Projektteam für die organisatorische Umsetzung der Einführung definiert. Das Projektteam Organisatorische Umsetzung SAP hatte die Aufgabe, die Änderungen der Einführung zu erkennen, zu dokumentieren und den Mitarbeitern zu kommunizieren. - Vollständiges Dokumentieren der neuen Prozesse in Abstimmung mit dem SAP- Projektteam und der Linienorganisation. - Kommunizieren der neuen Prozesse an betroffene MitarbeiterInnen - Neue Prozesse definieren und mit SAP Projektteam sowie Geschäftsleitung abstimmen - Kommunikation der Prozesse an allen Standorten in der Schweiz Projektliste Beat Bucher Seite: 14 von 14