Vom Auftragnehmer durchzuführende Leistungen

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1 Doppelte Buchhaltung: Vom Auftragnehmer durchzuführende Leistungen Debitorenbuchhaltung: Buchen der Ausgangsrechnungen Buchen der Eingangszahlungen (lt. Kontoauszug) Das Buchen der Ausgangsrechnungen und der Eingangszahlungen auf den Bankkonten wird von der internen Buchhaltung des Auftraggebers durchgeführt der Auftragnehmer übernimmt diese Buchungen mittels der monatlich übermittelten Saldenliste in die laufende Buchhaltung. Mahnwesen, bezüglich der offenen, bereits fälligen, Kundenrechnungen. monatlich nach Verbuchen der Zahlungseingänge 14tägig (Voraussetzung ist, der Auftraggeber übermittelt wöchentlich per Mail, oder Fax seine Kontoauszüge) Übermitteln der monatlichen Kunden-OP-Liste Einholen von Bonitätsauskünften nach Anweisung von folgenden betriebsangehörigen Personen: Meldung der monatlichen OP-Beträge an die Kreditversicherung Kreditorenbuchhaltung: Buchen der Eingangsrechnungen, mit formeller Kontrolle gemäß UStG Buchen der Ausgangszahlungen (lt. Kontoauszug) Übermitteln der monatlichen Lieferanten-OP-Liste Zeitgerechtes Begleichen der Eingangsrechnungen nach Skontofälligkeit ohne Berücksichtigung von Skontoabzugsmöglichkeiten über Online-Zugriff auf das Bankkonto des Auftraggebers (Voraussetzung hierzu ist das tägliche oder wöchentliche mailen/faxen der beim Auftraggeber eingelangten Eingangsrechnungen) Wöchentliches Erinnerungsmail vom Auftragnehmer für den Auftraggeber, bezüglich zu zahlender Verbindlichkeiten (einschließlich Abgaben) (Voraussetzung hierzu ist das tägliche oder wöchentliche mailen/faxen der beim Auftraggeber eingelangten Eingangsrechnungen)

2 Hauptbuch: Buchen des vom Auftraggeber geführten Kassabuches. Bitte kontrollieren Sie vor Übergabe des Kassabuches an den Auftragnehmer, dass der tatsächliche Kassastand mit dem aufgezeigten Saldo im Kassabuch ident ist, um Fehler bei der Eintragung zeitnah zu erkennen. Buchen und Führen des Kassabuches, gemäß zumindest wöchentlich übermittelter Kassabelege bitte zählen Sie mindestens einmal wöchentlich Ihren aktuellen Barbestand in der Kassa, zu Abstimmungszwecken mit dem Kassabuch, um Fehler bei der Belegübermittlung sofort erkennbar zu machen. regelmäßiges Abstimmen der Hauptbuchkonten Erstellen einer monatlichen Saldenliste Internes Berichtswesen: Monatliches Erstellen der Bilanz/GuV mit Stand von 1.Monat bis zum aktuellem Monat des lfd. Geschäftsjahres inkl. Vergleich zu Vorjahr Abweichung von bestimmten Aufwänden des aktuellen Monats im Vergleich zum durchschnittlichen Monatsaufwand. Bei ausreichender Informationspolitik seitens des Auftraggebers ist es hier auch möglich statistische Buchungen hier zu berücksichtigen. Sollte eine Planrechnung vorhanden sein, wird im Zuge des monatlichen Berichtswesen auch der Soll/Ist-Vergleich dargestellt. Meldewesen: Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung per Finanzonline Quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung per Finanzonline Monatliche Zusammenfassende Meldung per Finanzonline Quartalsmäßige Zusammenfassende Meldung per Finanzonline Monatliche Intrastatmeldung/Extrastatmeldung per Onlinezugang zur Statistik Austria (gemäß Angaben auf den Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen) (verpflichtend bei innergemeinschaftlichen Warenflüssen von insgesamt ab ,- EUR pro Jahr ) Die Umsatzsteuerjahreserklärung wird, mittels der vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Zahlen vom Auftraggeber selber erstellt Zwecks Erstellung der Umsatzsteuerjahreserklärung sind die erforderlichen Daten einem Steuerberater, gemäß Wunsch des Auftraggebers, zu überreichen

3 Bilanzierung: Führen des Anlagespiegels Bilanzierung, gemäß der vom Auftraggeber gewünschten Bilanzpolitik inkl. aller erforderlichen Um- und Nachbuchungen (wie Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Übertragung stiller Reserven bzw. Bilden einer Übertragungsrücklage ) Der Jahresumsatz des Auftraggebers übersteigt die derzeit geltende Bilanzierungsgrenze gemäß Berufsrecht ( Bilanzierung bis zu den für kleine Kapitalgesellschaften festgesetzten Merkmale ( 221 UGB, EUR 4,84 Mio. Bilanzsumme, EUR 9,68 Mio. Umsatzerlöse, durchschnittlich maximal 50 Arbeitnehmer), deshalb wird die fertig vorbereite Bilanz inkl. aller zur Kontrolle erforderlichen Unterlagen einem Steuerberater des Vertrauens des Auftragnehmers gemäß Wunsch des Auftraggebers übergeben. Die gesamte Bilanzierung erfolgt durch einen, vom Auftraggeber ausgewählten, Steuerberater. Die Einkommenssteuer- bzw. KÖST-Erklärung wird vom Auftraggeber selbst erstellt Die Einkommenssteuer- bzw. KÖST-Erklärung wird von einem Steuerberater erstellt Bilanzanalyse, inkl. diverser Kennzahlenanalysen (wie z.b. Cash Flow im Verhältnis zum Umsatz, Eigenkapitalrentabilität, Liquiditätsgrad, Debitorendauer, Kreditorendauer, Schuldentilgungskraft, Anlagendeckung, Eigenkapitalquote,..) abgestimmt nach den Bedürfnissen des Auftraggebers - diese Bilanzanalyse wird in Form eines gebundenen Jahresabschlussberichtes, in mehrfacher Ausführung, übergeben.

4 Einnahmen/Ausgabenrechnung ( 4/3 Ermittlung): Bearbeiten der Belege monatlich Bearbeiten der Belege quartalsmäßig Richtiges Zuordnen bzw. Ablage der Belege Formeller Kontrolle der Eingangsrechnungen gemäß UStG Erfassen der, zu den Betriebsausgaben bzw. Betriebseinnahmen zuordbaren Zahlungsflüsse mittels Spesenteiler (kombinierte Aufzeichnung von Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen, bzw. kombiniertes Bank/Kassabuch die Aufwände werden mittels einem Spesenteiler gemäß der jährlich auszufüllenden Einkommenssteuererklärung gegliedert. Da die Zahlungsflüsse des Auftraggebers einen gewissen Umfang überschreiten, werden diese mittels EDV-Programm, ähnlich der doppelten Buchhaltung, erfasst. Führen des Wareneingangsbuches Das Wareneingangsbuch wird vom Auftraggeber geführt Der Auftraggeber kauft niemals Waren zwecks Weiterverrechnung an den Kunden ein, deshalb wird kein Wareneingangsbuch geführt Übermitteln einer Aufstellung bezüglich noch offener Lieferanten- bzw. Kundenrechnungen (OP-Liste bei EDV-Verarbeitung) Mahnwesen, bezüglich der offenen, bereits fälligen, Kundenrechnungen monatlich nach Verbuchen der Zahlungseingänge 14tägig (Voraussetzung ist, der Auftraggeber übermittelt wöchentlich per Mail, oder Fax seine Kontoauszüge) Zeitgerechtes Begleichen der Eingangsrechnungen durch den Auftragnehmer nach Skontofälligkeit ohne Berücksichtigung von Skontoabzugmöglichkeiten über Online-Zugriff auf das Bankkonto des Auftraggebers (Voraussetzung hierzu ist das tägliche oder wöchentliche mailen/faxen der beim Auftraggeber eingelangten Eingangsrechnungen) Wöchentliches Erinnerungsmail vom Auftragnehmer für den Auftraggeber, bezüglich zu zahlender Verbindlichkeiten (einschließlich Abgaben), (Voraussetzung hierzu ist das tägliche oder wöchentliche mailen/faxen der beim Auftraggeber eingelangten Eingangsrechnungen) Erstellen einer monatlichen Saldenliste (bei EDV-Verarbeitung)

5 Internes Berichtswesen: Regelmäßiges Übermitteln des aktuellen Spesenteilers (aus dem der Auftraggeber den derzeitigen Einnahmen- bzw. Ausgabenstand des aktuellen Geschäftsjahres ersieht. Erweitertes Berichtswesen, inkl. Gegenüberstellung des aktuellen Spesenteilers im Vergleich zum Vorjahr des bestimmten Monats. Berichtswesen, ähnlich dem Berichtswesen der doppelten Buchhaltung, bei edv-mäßiger Erfassung Meldewesen: Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung per Finanzonline Quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung per Finanzonline Monatliche Zusammenfassende Meldung per Finanzonline Quartalsmäßige Zusammenfassende Meldung per Finanzonline Monatliche Intrastatmeldung/Extrastatmeldung per Onlinezugang zur Statistik Austria (gemäß Angaben auf den Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen) (verpflichtend bei innergemeinschaftlichen Warenflüssen von insgesamt ab ,- EUR pro Jahr ) Die Umsatzsteuerjahreserklärung wird, mittels der vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Zahlen vom Auftraggeber selber erstellt Zwecks Erstellung der Umsatzsteuerjahreserklärung sind die erforderlichen Daten einem Steuerberater, gemäß Wunsch des Auftraggebers, zu überreichen Jahresabschluss: Führen des Anlagespiegels Jahresabschluss mit den erforderlichen Afa-Kürzungen, Aufzeigen von möglichen Übertragungen stiller Reserven bzw. Übertragungsrücklagen, von eventuell möglichen Freibeträgen/Prämien bzw. einer Abfertigungsrückstellung (steuerfreier Betrag). Der Auftraggeber erstellt seine Einkommenssteuererklärung, anhand der vom Auftraggeber erstellten Daten selbst. Die vom Auftraggeber erstellte E/A-Rechnung wird am Jahresende einem Steuerberater, gemäß Wunsch des Auftraggebers, zwecks Erstellen der Einkommenssteuererklärung überreicht. Erstellen eines vereinfachten Jahresabschlussberichtes inkl. Vergleich zu Vorjahr. Besonderheiten: Der Auftraggeber unterliegt der Gewinnpauschalierung gemäß Der Auftraggeber unterliegt der Vorsteuerpauschalierung gemäß Der Auftraggeber unterliegt der Umsatzsteuerpauschalierung gemäß

6 Personalverrechnung: Durchführen der monatlichen internen und externen Lohn/Gehaltsabrechnung gemäß Bestimmungen des EStG bzw. des Kollektivvertrages, inkl. Abrechnung der übermittelten Mehr- und Überstunden (genaue Arbeitszeitaufzeichnung), der Reisespesen gemäß KV, gemäß EStG und etwaiger Zulagen gemäß KV, gemäß EStG. Der Auftraggeber informiert die Auftragnehmerin über obige Entgeltbestandteile und bezogene Sachbezüge rechtzeitig bis spätestens 20. des Kalendermonats (bzw. des Folgemonats). Gehaltsabrechnungen des einzelnen AN, die Auszahlungsliste, die Gesamtabrechnung für die Buchhaltung sowie eine Aufstellung der zu zahlenden Abgaben werden dem Auftraggeber per Post in einem Sammelkuvert übermittelt per mit Passwortabfrage übermittelt. Die Auszahlungsliste der Nettobeträge wird direkt an die Hausbank des Auftraggebers, zwecks Weiterleitung der einzelnen Beträge an die AN, übermittelt. Rechtzeitiges Weiterleiten der gesetzlichen Meldungen gegenüber der Gebietskrankenkasse (Beitragsnachweisungen, Änderungsmeldungen, An- und Abmeldungen zur gesetzlichen Sozialversicherungspflicht (der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer rechtzeitig über den Eintritt eines AN (vor Antritt des Dienstes) und den Austritt eines AN (Meldefrist beträgt 7 Tage nach Austritt), bzw. bei Wochengeldbezug oder Eintritt in den Wehr- oder Zivildienst. Der Auftraggeber unterliegt derzeit dem Selbstabrechnungssystem gemäß SV Der Auftraggeber unterliegt derzeit dem Vorschreibeverfahren gemäß SV Erstellen einer jährlichen Aufstellung, nach KV-Abschluss, bezüglich der aktuellen Einstufung der AN in Berufsjahr und Beschäftigungsgruppe, Gegenüberstellung des Mindestgehalts lt. KV mit Ist-Gehalt. Verwaltung von Krankenstandstagen (Sollte die Verwaltung der Krankenstandsaufzeichnungen im Betrieb des Auftraggebers Erfolgen, muss dieser darauf achten, den Auftragnehmer vom Eintritt des halben Entgeltbezuges bzw. gänzlichen Verlust des Entgeltanspruches und bei einem Arbeitsunfall zu informieren) Verwaltung der Urlaubskartei Verwaltung von Gleitzeitguthaben Abwicklungen von Exekutionen (Bearbeiten der Drittschuldnererklärung. Errechnen des Existenzminimums, Einbehalten und Weiterleiten der exekutierbaren Beträge). Eingehende Drittschuldnererklärungen sind ohne Verzug an den Auftragnehmer weiterzuleiten! Beratung in arbeits- und sozialrechtlichen Fragen. Der Auftraggeber darf folgenden betriebsangehörigen Personen, telefonisch, per oder persönlich Auskunft geben:

7 Arbeitnehmerveranlagung: Der Auftragnehmer wird vom Auftraggeber angewiesen, gemäß den vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen, den Lohnsteuerausgleich für die Jahre,,,, einzureichen. Kostenrechnung: Das Erfassen der Aufwände unterteilt in konkret definierten Kostenstellen Das monatliche Berichtswesen umfasst ebenfalls eine Unterteilung der Aufwände in Kostenstellen Erstellen von monatlichen Abgrenzungen für nicht regelmäßig anfallende Aufwände Kostenstellenrechnung / Kostenträgerrechnung Erstellen der kurzfristigen Erfolgsrechnung Erstellen einer jährlichen Planbilanz, Plan G+V, Finanzplan

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