Produktinformation. CS-Anforderung. Stationsanforderung

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1 Produktinformation CS-Anforderung sanforderung

2 ÜBER UNS Die Con-Sense GmbH steht für die Beratung und Entwicklung von SAP-Anwendungen und branchenspezifischen Lösungen. Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns einen gemeinsamen Konsens finden! Kontakt: Con-Sense GmbH Mecklenburger Str Söhlde Fon: Fax: Produkte: Informieren Sie sich über weitere Produkte des Stammdatenmanagements. Themen wie zum Beispiel: Stammdatenpflege Kataloganbindung Ihr Ansprechpartner: Karl-Georg Nolte Fon: Mail: Anlage aus externen Dateien und / oder Katalogen Scannerlösung INHALTSVERZEICHNIS 1. Zielsetzung Funktionen Kataloge Handling Handling/Fazit Fazit 11 2

3 1. ZIELSETZUNG CS-Anforderung wurde zur Bedarfserfassung für en und Kostenstellen entwickelt. Notwendige Transaktionen zwischen der Materialwirtschaft und en werden in einer Anwendung gebündelt. Die Anbindung erfolgt über einen WEB-Server. Jeder Windows-PC kann auf die bereitgestellten Katalogdaten zugreifen und Anforderungen können erzeugt werden. Berechtigungen für Anforderungen werden im Terminal bearbeitet und im SAP verwaltet. Interne Kunden oder externe Einrichtungen können Anforderungen an das SAP -System stellen. Antworten und Nachrichten über den Status der Prozesse werden angezeigt. Materialdaten werden zentral gepflegt und in sachbezogenen Katalogen (z. B. MEDICAL, PHARMA usw.) geordnet. Diese Kataloge können auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Anforderungsstellen (HAUS + STATIONSLISTEN) angepasst werden. Einzigartige Suchfunktionen und Erfassungshilfen (Favoriten, HIT-Listen) vereinfachen die tägliche Arbeit drastisch. Scanner (optional) vereinfachen das Erfassen von Anforderungen deutlich. Versorgungsassistenten haben die Möglichkeit, mit eigener Verwaltung und Sichten, über Scanner Anforderungen zu erstellen. Haus 1 Versorger SAP - System Webserver Haus 2 extern 3

4 2. FUNKTIONEN CS-ANFORDERUNG deckt folgende Funktionen ab: Warenkorb erfassen Artikel selektieren, Menge angeben, in den Warenkorb legen, gesammelte Übergabe an das SAP -System Plausibilitätsprüfungen (Mengen, Artikel) Sortierfelder Kataloginhalte nach stationseigenen Merkmalen sortieren Suchfunktionen nach verschiedenen Kriterien in allen Katalogen Globale Suche über alle Felder und Kataloge Globaler Warenkorb alle Warenpositionen eines Berechtigten, Katalog und stationsübergreifend, in einer Sicht zusammengefasst Sperren von Artikeln Kennzeichnung von Auslaufartikeln Eilaufträge dringende Bestellung, priorisierte Bearbeitung Ampelfunktionen Anzeige zur Bestellung vorgemerkter Artikel Bereits bestellte Artikel Nachlieferungen bestellter Artikel Vorprüfung Prüfung freizugebener Artikel auf Plausibilität durch autorisiertes Personal Statusanzeige Bestellstatusverfolgung Absagegründe Beleggenerierung PSP Bezug der Anforderung zur Budgetverfolgung Kostenstellenbezug Fallnummernbezug Wareneingangskontrolle Wirkstoffsuche alternative Suche nach verschiedenen Kriterien BtM-Anforderung BtM und TFG- (Transfusionsgesetz) Dokumentation (optional) Freigaben Arzt- bzw. Oberarztfreigaben Workflow Integration Lieferantenwebshop-Anbindung (OCI-Shop) Mail-Anbindung Benachrichtigungen per aus dem SAP Schrankverwaltung optional Bedarfserfassung via Scanner (Versorgungsassistent) Konsignationsabwicklung über Scanner Artikel über Barcode von Lieferantenpackung erkennen Freigabe des globalen Warenkorbes durch den Berechtigten Verbrauchsliste (HITLISTE) durchschnittlicher Verbrauch (Artikel, Menge) der jeweiligen Freitextbestellungen Bestellbegründung 4

5 3. KATALOGE Kataloge Als Kataloge werden die nach einem bestimmten System geordneten Verzeichnisse von Artikeln und Materialien bezeichnet, aus denen ein Anforderungsprozess der zu versorgenden erfolgen kann. Artikel suchen Umfassende Suchfunktionen stehen zur Verfügung (PZN, Materialnummer, Name, etc.) Die Suche nach Artikeln ist in allen Katalogen über jede Spalte übergreifend möglich, sodass der Anwender die Suche mit Begriffen in den Spalten kombinieren kann. So ist beispielsweise die Wirkstoffsuche, in Verbindung mit einem bestimmten Lieferanten, durchführbar. Die globale Suche über alle Felder und Kataloge der Datenbank rundet die Suche ab. Das Erfassen von Anforderungen ist daher denkbar einfach. Menge eingeben und in den Warenkorb legen. Kataloginhalte werden aus den im SAP hinterlegten Materialstammdaten aufgebaut. Zugriff haben sowohl User oder Mitarbeiter aus dem eigenen Haus, als auch Mitarbeiter externer Häuser (soweit dieses erwünscht ist). Voraussetzung ist ein Internet- oder Intranetzugang. Die Darstellung der Stammdaten ist innerhalb des Anforderungssystems individuell. Standardmäßig sind folgende Kataloge in CS- Anforderung enthalten: Gesamtkatalog (Liste aller verfügbaren Artikel) Favoriten (Userbezogene Artikellisten) sliste (Extrakt aus Gesamtkatalog) Hitliste Hauskatalog (für das Haus verfügbare Artikel) Schrankverwaltung (optional) Liste aller im Schrank vorhandenen Artikel Freie Kataloge (optional) Kataloge, die von Dritten gepflegt werden, z.b. ABDATA 5

6 4. HANDLING Ampelfunktionen Ampelfunktionen geben zu jeder Zeit Auskunft über den jeweiligen Status, zum Beispiel: Artikel befindet sich im Warenkorb (A) Artikeln wurde bestellt Artikel wird nachliefert (auch Teillieferungen) Warenkorb Globaler Warenkorb Der Unterschied zum normalen Warenkorb ist, dass der G-Warenkorb die Warenkorbinhalte der einzelnen Kataloge zusammenfasst, vorausgesetzt man hat die entsprechenden Berechtigungen für die Kataloge. Freitext- Dienstleistungs- Reparaturanforderung Freitextanforderungen dienen der Beschaffung von Artikeln, die in keiner Liste (Katalog) aufzufinden sind oder Artikel, deren genaue Bezeichnung nicht bekannt ist. Dienstleistungen anfordern Reparaturanforderungen Individuelle Gestaltung dieser Formulare ist möglich Dazu wird das entsprechende Formular (Beispiel Freitext) mit den Inhalten ausgefüllt und mit dem entsprechenden Workflow im SAP - System an die zuständige Abteilung geleitet. Zur Auswahl des Artikels ist die Menge einzutragen und die Aktion in den Warenkorb auszuwählen. Der Inhalt des Warenkorbes bleibt solange bestehen, bis die Bestellung angefordert wurde. Selbstverständlich können in Anhängen, mit verschiedenen Dateiformaten (PDF, JPG, DOCX), die Artikel oder Leistungen genauer beschrieben werden. Anforderung einer ist für einen längeren Zeitraum sichtbar. Befindet sich eine Position im Warenkorb, kann diese weiterbearbeitet werden. So sind Mengenänderungen oder das Löschen von Positionen möglich. Mit Anfordern werden die gewählten Positionen aus dem Warenkorb entfernt, an die Materialwirtschaft übertragen und dort der Beleg erstellt. Eilanforderung Dringend benötigte Artikel können als eilige Auftragsposition markiert werden. Das EILIG-KZ wird an das SAP- System übertragen und kann dort vom Bearbeiter gesondert abgefragt werden. 6

7 4. HANDLING Freigabe Artikel, die durch eine rote Ampel (F=Freigabe) markiert sind, können durch den angemeldeten Benutzer nicht beschafft werden, d.h. diese Anforderung wird noch nicht zum SAP-System übermittelt. Um eine Anforderung abzuschicken, muss die Freigabe durch eine dafür berechtigte Person erfolgen. Diese kann sich direkt über den Button Freigabe und durch Angabe des Benutzernamens und Passwortes anmelden. Ebenso wurde eine Vorprüfung der Freigabe für autorisierte Personen zur Arbeitserleichterung für Arzt/ Oberarzt realisiert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Mengenänderungen vor der Freigabe vorzunehmen oder Positionen komplett zu löschen. Nach der Freigabe erfolgt der Rücksprung in den Warenkorb und die Ampel im Warenkorb wechselt auf grün (freigegeben). Status Zum Beispiel AT-BELEG Eingangs-Nr. im SAP (BANF Nr.) DATUM Bestellungs-, Anforderungs-, Bearbeitungs-, Lieferungs-, letztes Änderungsdatum, usw. ANFORDERER, Anforderungsbelegart (BANF, Reservierung,..), Lieferung, Anzahl der Positionen. Darüber hinaus können noch diverse weitere Datenbankfelder angezeigt werden, Auftragsdetails, POS-, SAP -Katalog, Artikel- Bezeichnung, Menge, Materialnummer Status In dieser Übersicht kann nach bestehenden Anforderungen gesucht (Datum, Materialnummer, Bearbeiter, Anforderungsbeleg) und die einzelnen Positionen einer Anforderung aufgelistet werden. Hier werden die an SAP übergebenen Informationen und die Antwort auf diese Anforderung angezeigt. Durch Anhaken des Feldes in der Spalte Erledigt kann hier der Wareneingang vermerkt und so der Prozess bis zur Anlieferung auf der abgebildet werden. Mail Anbindung zusätzlich können noch s über den Status der Anforderung auf das Mail- Konto gesendet werden. 7

8 4. HANDLING Status / Belege Erfolgreich übermittelte Anforderungen werden aus dem System bestätigt, einer Anforderungsnummer zugeordnet, als Beleg vorhanden gekennzeichnet und zum Ausdruck bereitgestellt. Btm-Anforderung Beim Anfordern eines als BtM gekennzeichneten Artikels, wird der Erfasser über ein Popup auf die Notwendigkeit der Mitgabe von Anforderungspapieren hingewiesen und zur Eingabe der BtM-Blocknummer aufgefordert. Diese BtM-Blocknummer wird von CS- Anforderung an das SAP -System übergeben. Zusätzlich wird ein Formular eingeblendet, indem die notwendigen Daten eingetragen werden müssen. Auch dieses Formular wird an SAP übertragen und durch Workflow an die richtige Stelle geleitet. OCI-Technik Eilanforderung Artikel, die dringend benötigt werden, können als eilige Auftragsposition innerhalb des Warenkorbs markiert werden. Bei der Anforderung im Warenkorb erhält der Anforderer die Nachricht, bezüglich der Eilanforderung, die jeweilige Fachabteilung anzurufen. Das EI- LIG-KZ wird an das SAP-System übertragen und kann dort vom Bearbeiter gesondert abgefragt werden. Open Catalog Interface (OCI) ist eine offene und standardisierte Schnittstelle. Diese ermöglicht den Zugriff auf die Webshops Ihrer Lieferanten. Somit wird die C-Teil-Anforderung nicht katalogisierter Artikel möglich. Optional ist die unkomplizierte und zeitsparende Stammdatenanlage durch automatisierte Übernahme der Artikeldaten aus dem Lieferantenwebshop möglich. 8

9 4. HANDLING Anforderung aus dem OCI-Shop Artikel, die nicht in den Katalogen (Gesamtkatalog, Scannerintegration sliste) enthalten sind, aber über einen integrierten Lieferantenwebshop bestellt werden sollen, können direkt aus CS-Anforderung beschafft werden. CS-Anforderung ruft den Webshop des Herstellers auf. Der Anwender selektiert innerhalb des Lieferantenwebshops, füllt dort den Warenkorb und übernimmt dessen Inhalt in das CS-Anforderungssystem, ohne eine direkte Bestellung beim Lieferanten auszulösen. Die übernommenen Artikel werden als OCI Artikel gekennzeichnet und eine Bestellung wird aus dem SAP erzeugt. Optional ist die Integration eines Scanner-Systems. Die Bedarfserfassung wird hierdurch beschleunigt. Erstellen von Etiketten und Schranklisten ermöglichen einen raschen Arbeitsablauf (Workflow). Die direkte Anbindung an die Materialwirtschaft sorgt für einen transparenten und optimierten Workflow auf den en. Schrankverwaltung / Versorgungsassistent Arbeitet die mit Versorgungs-Assistenten, wird die komplette Schrankverwaltung bis hin zum Teilfach in einem eigenen Bereich des Anforderungsterminals angezeigt. Die Datenpflege erfolgt dabei zentral im System, aus dem Etiketten und Schranklisten erstellt und ausgedruckt werden können. Die hinterlegten Daten sind in Barcodes verschlüsselt. Die Bedarfserfassung ist über eine Scanneranbindung schnell und effizient möglich. 9

10 5. HANDLING Konsignations-Artikel Werden auf den en Artikel gelagert und verbraucht, die Eigentum der Lieferanten sind und erst bei dem Verbrauch in den eigenen Warenbestand gebucht und belastet werden - sogenannte Konsignationsartikel -, erhält der jeweilige Artikel einen gesonderten Status. Die Scannerintegration ermöglicht Konsignationslager einfach zu verwalten. Die von den Lieferanten auf Waren und Verpackungen geduckten Barcodes dienen zur Identifikation der hauseigenen Materialnummer. Verbräuche können somit auch direkt einem Fall oder Patienten zugeordnet werden. Diese Fälle werden ebenfalls durch CS-Anforderung an das SAP -System übermittelt. Wichtige Leistungsmerkmale Frei definierbare Kataloge Umfassende und einfache Suchfunktionen Warenkorbfunktion Auftragserzeugung im SAP Informationen zu jeder Zeit über Lieferstatus und Nachlieferungen Patientenbezogene Abbildung DRG Schnittstelle Kostenträgerrechnung Patientenverwaltung Chargenverwaltung Chargendokumentation Scanneranbindung Verwalten von Konsignationslagern Verbrauchsstatistiken Schrankverwaltung Arzt- und Oberarztfreigabe Kostenstellenverantwortlicher Anbindung ABDATA (optional) Anbindung OCI-Technik Workflow Integration Freitextbestellungen Gewohnte Freigabekonzepte 10

11 6. FAZIT Betriebswirtschaftliche Vorteile User - Vorteile auf einen Blick Geringe Lizenzkosten durch webbasierte An- Einfache Bedienung wendung und Anbindung geringe Schulung Begrenzter Schulungsaufwand Einfache, effiziente und schnelle Suchtechniken Schnelle Amortisation Schneller Statusüberblick Unkomplizierte Integration von externen Einrichtungen Transparente Preisgestaltung Kostenersparnis durch Workflowoptimierung Integration in SAP über die gesamte Prozesskette IT - Vorteile auf einen Blick Prozesssicherheit und Entlastung der Mitarbeiter Immer aktuelle Daten im System und nicht erst am Tagesende Keine Datenredundanz durch zentrale Datenhaltung im SAP SAP -unabhängige Userverwaltung Kommunikation über Web Services Steigerung der Transparenz durch Nachrichtenanbindung und Statusmonitore und Entfallen von mehrfachem Nachsehen in Papieren Sie wünschen weitere Informationen zu einzelnen Produkten und Leistungen? Sprechen Sie uns an wir informieren Sie gerne! 11