Prüfung und Berichtigung von Rechnungen

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1 Marion Trieß, Jerina Kelava Prüfung und Berichtigung von Rechnungen Folgen von fehlerhaften Rechnungen und Möglichkeiten der Berichtigung Kompaktwissen für Berater

2 DATEV eg, Nürnberg (Verlag) 2016 Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Die Inhalte wurden mit größter Sorgfalt erstellt, erheben keinen Anspruch auf eine vollständige Darstellung und ersetzen nicht die Prüfung und Beratung im Einzelfall. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Im Übrigen gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV. Printed in Czech Republic TYPOS, s.r.o. (Druck) Angaben ohne Gewähr Stand: September 2016 DATEV-Artikelnummer: / literatur@service.datev.de

3 Editorial Eine korrekte Rechnung ist die Eintrittskarte zum Vorsteuerabzug. Daher sollten alle Eingangsrechnungen daraufhin geprüft werden, ob sie die gesetzlich vorgeschriebenen Merkmale enthalten. Und um seinen Kunden nicht mit unnötigem Verwaltungsaufwand für anzufordernde Rechnungsberichtigungen zu belasten, sollten auch die Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß sein. Die Darstellung aller Pflichtangaben und ihrer Besonderheiten bilden den Schwerpunkt der Ausführungen, wobei besonders auf die Risiken bei nicht ausreichender Ausprägung diverser Merkmale eingegangen wird. Die Unterschiede zwischen den beiden Abrechnungsformen Rechnung und Gutschrift, die Fristen zur Rechnungsstellung sowie die verschiedenen Dokumente, die als Rechnung anzuerkennen sind, ergänzen die Darstellung. Die Abläufe bei Rechnungsprüfungen sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen werden ebenso dargestellt wie die unterschiedlichen Arten von fehlerhaften Rechnungen und deren Berichtigungsmöglichkeiten. Eine wichtige Aussage für die Organisation der Rechnungsprüfung ist die Tatsache, dass die Vollständigkeit aller gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale nur bei denjenigen Eingangsrechnungen vorliegen muss, die deutsche Umsatzsteuer ausweisen, für die ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden soll. Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb oder bei Leistungen, die mit Reverse-Charge abgerechnet werden, entsteht der Vorsteuerabzug automatisch auch ohne Vorliegen einer Rechnung. In solchen Fällen bedarf es gar keiner Rechnungskorrektur. Nürnberg, im September 2016 Ihre Redaktion 1

4 Der Inhalt im Überblick 1 Allgemeines Grundvoraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG Entstehung der Umsatzsteuerschuld Rechnung im Sinne von 14, 14a UStG Rechnungsbegriff Abrechnungsformen Leistungsgeber als Rechnungssteller Leistungsempfänger als Rechnungssteller (Gutschrift) Pflicht zur Rechnungsstellung Inlandsumsätze Verkürzte Fristen bei EU-Sachverhalten Maßgebliches Recht für die Rechnungsstellung Rechnungsanforderungen Überblick: Mindestanforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung Die Pflichtangaben im Detail Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers Steuernummer oder USt-ID-Nr. des leistenden Unternehmers Fortlaufende Rechnungsnummer Leistungsbeschreibung Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung Zeitpunkt einer noch nicht ausgeführten Lieferung oder Leistung

5 3.2.7 Entgelt und Entgeltminderungen Steuersatz, Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Nichtunternehmern Spezialfälle: Anerkennung bestimmter Dokumente als Rechnung Zusätzliche Pflichtangaben in besonderen Fällen Rechnungsprüfung Elektronische Rechnungen bzw. Gutschriften Rechnungsverlust: Eine Gefahr für den Vorsteuerabzug? Aufbewahrungspflicht von Rechnungen Pflicht zur Rechnungsprüfung durch den Leistungsempfänger Sind alle Rechnungen auf vollständige Pflichtangaben zu prüfen? Mögliche Mängel und Risiken falscher Rechnungen Rechnungsberichtigung Berichtigung von fehlenden oder unzutreffenden Pflichtangaben Änderung der Bemessungsgrundlage Berichtigung ohne Belegaustausch Berichtigung mit Belegaustausch Vorgehensweise bei unrichtigem Steuerausweis nach 14c Abs. 1 UStG Vorgehensweise bei einem unberechtigtem Steuerausweis nach 14c Abs. 2 UStG Rückwirkung von Berichtigungen Fazit

6 1 Allgemeines 1.1 Grundvoraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG Ein Unternehmer kann nach 15 Abs. 1 UStG die Steuer für Inlandsumsätze (Nr. 1), die Einfuhrumsatzsteuer (Nr. 2), die Erwerbssteuer (Nr. 3) und die Reverse-Charge-Steuer (Nr. 4) als Vorsteuer geltend machen. Das Recht auf Ausübung des Vorsteuerabzugs ist dabei an unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft. Grundsätzlich ist nur ein Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, der steuerpflichtige Eingangsleistungen bezieht, die für sein Unternehmen erbracht und dort für steuerpflichtige Ausgangsleistungen verwendet werden. Nach 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG setzt die Ausübung des Vorsteuerabzugs bei inländischen Lieferungen und sonstigen Leistungen zusätzlich voraus, dass der leistungsempfangende Unternehmer im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung (d. h. einer nach den 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung) ist. Dabei darf nur die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden sind, als Vorsteuer abgezogen werden. Was unter einer ordnungsgemäßen Rechnung verstanden wird, ist Gegenstand des nächsten Kapitels. 5

7 1 Allgemeines Hinweis Für die Vornahme eines Vorsteuerabzugs nach 15 Abs. 1 Nr. 2 4 UStG ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht erforderlich. Da sich dieses Kompaktwissen mit der Prüfung und Berichtigung von Rechnungen auseinandersetzt, also primär leistungsempfängerorientiert ist, beschränkt sich die Betrachtung der Tatbestandsvoraussetzungen für einen Vorsteuerabzug daher ausschließlich auf den Bezug von inländischen Lieferungen und sonstigen Leistungen (Inlandsumsätze nach 15 Abs. 1. Nr. 1 UStG). Gleichwohl werden auf Seite des leistenden Unternehmers die wesentlichen Angabepflichten in der Ausgangsrechnung sowohl für Inlands- als auch für Auslandsumsätze dargestellt. Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger bestimmen sich aus dem schuldrechtlichen Vertragsverhältnis, das dem Leistungsaustausch zugrunde liegt. Leistungsempfänger ist somit regelmäßig der Auftraggeber oder Besteller einer Leistung. Sofern der Besteller der Leistung nicht im eigenen Namen, sondern im Namen eines Dritten eine Bestellung aufgegeben hat, gilt der Dritte als eigentlicher Leistungsempfänger, wobei in diesem Zusammenhang darauf zu achten ist, dass der Besteller vertretungsberechtigt ist. Leistender ist hingegen derjenige, der zivilrechtlich zur Leistungserbringung verpflichtet ist. Sowohl der Leistungsempfänger als auch der Leistungsgeber müssen Unternehmer i. S. d. 2 UStG sein. Auch Unternehmer, die ihren Sitz im Ausland haben, können zum Vorsteuerabzug berechtigt sein. Der Leistungsempfänger ist nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, soweit er Leistungen für sein Unternehmen und damit für seine unternehmerische Tätigkeit zur Erbringung entgeltlicher Leistungen zu verwenden beabsichtigt, wobei die Ausschlusstatbestände nach 15 Abs. 1a, 1b und 2 UStG zu berücksichtigen sind. Um einen Vorsteuerabzug zu 100 % geltend machen zu dürfen, müssen die bezogenen Eingangsleistungen für steuerpflichtige Ausgangsumsätze verwendet werden. Stehen die Eingangsleistungen nicht in einem unmittelbaren Zusammenhang mit steuerpflichtigen Ausgangsleistungen, so kann ein Vorsteuerabzug lediglich quotal für die mit steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen im 6

8 1 Allgemeines Zusammenhang stehenden Eingangsleistungen oder gar nicht beansprucht werden. Beabsichtigt der Unternehmer bereits bei Leistungsbezug die bezogene Leistung nicht für seine unternehmerische Tätigkeit, sondern ausschließlich und unmittelbar für die Erbringung unentgeltlicher Wertabgaben zu verwenden, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Der Vorsteuerabzug ist für den Besteuerungszeitraum geltend zu machen, in dem die Voraussetzungen des 15 Abs.1 Nr. 1 UStG kumulativ erfüllt werden: Fallen Empfang der Leistung und Empfang der Rechnung zeitlich auseinander, so ist der Vorsteuerabzug für den Besteuerungszeitraum zulässig, in dem erstmals beide Voraussetzungen erfüllt sind. Lediglich bei Zahlungen vor Empfang der Leistung ist ein zeitlich vorgezogener Vorsteuerabzug möglich und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Die Feststellungslast für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen trägt der den Vorsteuerabzug begehrende Unternehmer. 7

9 1 Allgemeines 1.2 Entstehung der Umsatzsteuerschuld Während das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung für die Vornahme eines Vorsteuerabzugs eine zwingende Voraussetzung ist, kommt der Rechnungserteilung bei der Entstehung der Umsatzsteuerschuld keinerlei Bedeutung zu. Erfolgt die Besteuerung des leistenden Unternehmers nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung), entsteht die Steuer nach 13 Abs. 1 Buchstabe a UStG grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt worden ist. Es kommt einzig und allein auf den Leistungszeitpunkt an, der darüber entscheidet, für welchen Voranmeldungszeitraum ein Umsatz zu berücksichtigen ist. Lediglich in Anzahlungsfällen wird auf den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts abgestellt. Unterliegt der leistende Unternehmer der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung), entsteht die Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen nach 13 Abs. 1 Buchstabe b UStG regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind. Weist der Leistungsgeber in seiner Ausgangsrechnung einen höheren Steuerbetrag aus als gesetzlich geschuldet oder weist er unberechtigter Weise Steuern für einen nicht steuerbaren oder steuerfreien Umsatz aus, so schuldet er diesen (Mehr-)Betrag im Zeitpunkt der Ausgabe der Rechnung. Aus Vereinfachungsgründen wird es in Fällen eines überhöhten Steuerbetrags nicht beanstandet, wenn der Unternehmer den Mehrbetrag bereits in dem Besteuerungszeitraum anmeldet, in dem er die Leistung erbracht (Sollversteuerung) oder in dem er das Entgelt vereinnahmt hat (Istversteuerung). 8

10 2 Rechnung im Sinne von 14, 14a UStG Eine ordnungsgemäße Rechnung ist die Eintrittskarte zum Vorsteuerabzug: Nur wenn alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale in der Rechnung aufgeführt sind, ist ein Vorsteuerabzug zulässig. 2.1 Rechnungsbegriff Nach 14 Abs. 1 Satz 1 UStG in Verbindung mit 31 Abs. 1 UStDV ist eine Rechnung jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dabei soll es gleichgültig sein, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Die ausdrückliche Bezeichnung als Rechnung ist somit nicht erforderlich. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass der Unternehmer über eine Leistung abrechnet. Sofern in einer Rechnung nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) enthalten sind, können diese Rechnungsvoraussetzungen durch andere Dokumente ergänzt werden. Dabei ist zu beachten, dass in einem dieser Dokumente mindestens das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen sind, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben ( 31 Abs. 1 UStDV). Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Als ergänzender Beleg kann z. B. ein Frachtbrief gelten, sofern in dem Abrechnungsdokument auf diesen hingewiesen wird. Verträge können somit auch als Rechnung gelten, soweit sich alle notwendigen Pflichtangaben durch den Vertrag selbst oder aus den Vertrag ergänzenden Dokumenten ergeben. Näheres zur Anerkennung von Verträgen über Dauerleistungen wie Miet- oder Pachtverträge, Wartungs- oder Beratungsverträge als Rechnung im Abschnitt Spezialfälle: Anerkennung von bestimmten Dokumenten als Rechnung. Schriftstücke, die sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z. B. Mahnungen) sind keine Rechnungen, auch wenn sie alle gesetzlich erforderlichen Rechnungsmerkmale enthalten. 9

11 2 Rechnung im Sinne von 14, 14a UStG Stellen sich Betriebsabteilungen desselben Unternehmens Belege mit gesondertem Steuerausweis über innerbetriebliche Vorgänge aus, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich nicht um eine Rechnung, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege (Abschnitt Abs. 4 UStAE). Das Gleiche gilt bei innerbetrieblichen Vorgängen innerhalb eines Organkreises. Die in den internen Buchungsbelegen ausgewiesene Umsatzsteuer löst keine Steuerschuld nach 14c UStG aus. 2.2 Abrechnungsformen Die Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung ist auf verschiedene Arten möglich: Leistungsgeber als Rechnungssteller Der leistende Unternehmer ist nach 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Für welche Umsätze eine Pflicht oder lediglich eine Berechtigung zur Rechnungserteilung besteht, ist dem Abschnitt 2.3 zu entnehmen. Dabei kann die Rechnungsausstellung durch den Leistungsgeber selbst oder durch einen von ihm beauftragten Dritten erfolgen, der im Namen und für Rechnung des leistenden Unternehmers abrechnet. Dies ist häufig bei der Abrechnung von ärztlichen Leistungen durch privatärztliche Abrechnungsstellen der Fall. Der Leistungsempfänger kann dabei nicht als Dritter gelten. Beauftragt der leistende Unternehmer mit der Rechnungsstellung ein Abrechnungsunternehmen, so muss der Leistungsgeber sicherstellen, dass der Dritte die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsvoraussetzungen einhält. Weist der beauftragte Dritte in der Abrechnung beispielsweise ungerechtfertigter Weise Umsatzsteuer aus, schuldet der leistende Unternehmer diese Steuer nach 14c UStG. 10