it-novum Referenzbericht Dokumentenmanagement

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1 it-novum Referenzbericht Dokumentenmanagement baut auf das Know-how von

2 Success Story Einführung einer Dokumentenmanagementlösung Manchmal ergeben sich Analogien zwischen IT-basierten Lösungen und industriellen Unternehmensphilosophien quasi von alleine. Im Falle der FRANZ CARL NÜD- LING Basaltwerke GmbH & Co. KG kurz FCN ist das so. Der Hersteller von Baustoffen aus Naturstein und Beton setzt beim Dokumentenmanagement auf die gleichen Parameter, die auch im Straßen-, Haus oder Landschaftsbau gelten: Belastbarkeit, Ausbaufähigkeit und Anwendernutzen. Ein guter Plan so viel Analogie muss noch sein ist für die FCN-Kunden die Grundlage für die Bauvorhaben und bei FCN die Grundlage für die Entwicklung des Sortiments. Einen guten Plan gab es daher auch für das gesamte DMS-Vorhaben: welche Anwender, welche Funktionen, welche Mehrwerte und welcher Nutzen. Der Mehrwert einer Dokumentenmanagementlösung für FCN besteht unter dem Strich im Zusammenbringen dezentraler, produzierender Einheiten und zentraler Verwaltung in betriebswirtschaftlich relevanten Vorgängen. Für die 12 Produktionsstandorte und die Zentrale mit insgesamt rund 400 Mitarbeitern bedeutet betriebswirtschaftliche Relevanz nicht nur die Freigabe von Rechnungen, sondern zum Beispiel auch eine schnelle und nachhaltige Bearbeitung von Reklamationen oder die transparente und termingerechte Abwicklung von Bestellungen. Auswahlprozess Im ersten Schritt sollte der dezentrale Rechnungseingangsprozess abgebildet und zentral automatisiert werden, nachgelagert die Dokumentation und Abwicklung von Reklamationen. So begann das Projekt mit einer intensiven Evaluierung der DMS-Landschaft. Als technische Voraussetzung galt es, die im Haus eingesetzte ERP- Lösung von Brain auf der IBM iseries zu unterstützen. Zudem sollte die Unternehmens-IT, die sowohl auf der Windows- als auch auf der IBM-Welt eigenständig gewachsen war, durch anwendungsübergreifende ECM-Software wieder zusammengeführt werden. Da vor allem die Geschäftsprozesse von FCN auf den Prüfstand gestellt werden sollten, galt es, einen Implementierungspartner zu finden, der nicht nur auf der Technikseite versiert war, sondern auch das nötige Prozesswissen mitbrachte. FCN entschied sich für it-novum, weil sich bei dem Fuldaer Beratungshaus die Ausrichtung als Systemintegrator mit dem Prozess-Knowhow verband, das it-novum in verschiedenen Projekten bei mittelständischen Unternehmen und dem aus verschiedenen Gesellschaften bestehenden Mutterkonzern gewinnen konnte. Die Produktwahl fiel nach einer mehrwöchigen Auswahlphase mit technischer und fachlicher Prüfung auf ELO. Ausschlaggebend waren die Aspekte Workflow-Verwaltung, Aktenstrukturen, Scannen in den Werken, Zugriffszeit auf Archiv und Darstellung zweier Dokumente nebeneinander. Da auch PC-Daten archiviert werden sollten und eine Windows-Umgebung neben der iseries vorhanden ist, war eine native iseries-lösung nicht zwingend, sondern ließ sich bei ELO über eine Schnittstelle realisieren. Bei der Auswahl des Dienstleisters spielten daher sowohl die Erfahrung von it-novum bei der Entwicklung von Schnittstellen als auch die Prozesskompetenz bei der Umsetzung der geforderten Geschäftsabläufe mit ELO eine wichtige Rolle. Denn es war klar, dass am Ende des Tages die Details der Umsetzung ein entscheidender Faktor bei der Akzeptanz und damit Erfolgsbetrachtung sein würden. 2

3 Success Story Anforderungen Wenn man einen bestehenden papierbasierten Prozess ablöst, sind die Einfachheit für den Anwender und die augenscheinliche Beibehaltung von gewohnten Dingen für die Beteiligten ein wichtiger Faktor, den Schritt zur Automatisierung mitzugehen, so Herr Winfried Brehl, IT-Leiter bei FCN, Initiator und Antreiber im Change- Prozess Dokumentenmanagement. Es gab immer eine Kopie der Rechnungen in den Werken - die ist auch heute noch dort, aber eben elektronisch. Die Herausforderung, diese Gewohnheit von Papier auf elektronische Dokumente umzustellen, gelang uns, indem wir die Suche nach Dokumenten so einfach wie möglich gestaltet und durch die zusätzlichen Informationen zum Dokument Mehrwerte gestiftet haben. Aber nicht nur für die Freigeber der Rechnungen in den Werken musste dieser Nutzen entstehen. Schon bei der Erfassung und Verschlagwortung der Rechnungen stehen den Bearbeitern alle bereits im System verfügbaren Informationen zur Verfügung, z.b. zum Lieferant. So reduziert sich die manuelle Zusatzleistung und der Fokus der Mitarbeiter richtet sich auf die Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Rechnungen. Weil die Lieferscheine ebenfalls in den Werken sofort bei Erhalt gescannt und ins System übertragen werden, können nun sogar Skonti in Anspruch genommen werden, die vorher bedingt durch den herkömmlichen Postweg verfielen. Die Mitarbeiter erfassen heute die Belege an ihren Arbeitsplätzen, die mit zwei Bildschirmen ausgestattet wurden: Auf dem einen ist die gescannte Rechnung als Bild dargestellt, auf dem anderen das ERP-System, aus dem die zugehörigen Informationen gezogen und dann barcodelos verknüpft werden. Besonderer Clou in diesem Vorgang ist die automatische Ablage der bearbeiteten Dokumente. Aus den angereicherten Informationen der Schlagworte und ERP-Informationen erzeugen sich innerhalb des DMS automatisch Ordnerstrukturen, in die das Dokument fällt. Damit haben wir einen Bedienungskomfort geschaffen, der dem der herkömmlichen Ablage um Längen voraus ist, sagt Herr Brehl. Da vorher z. B. Eingangsrechnungen nach fortlaufender Nummer (Paginierstempel) abgelegt wurden, war es zeitaufwändig, erneut auf die Dokumente zuzugreifen. Die Folge: Häufig wurden Kopien erstellt und in zusätzlichen Ordnern abgelegt. Das ist nun überflüssig, wir können heute jeden Vorgang sehr einfach im System auf Basis der Information finden, mit der Kunde oder Lieferant nachfragen fährt Herr Brehl fort. Das spart vor allem Nerven, aber auch Zeit. 3

4 Success Story Zusätzlich zur Verschlagwortung hat FCN mit it-novum die sogenannte Notizfunktion aus ELO erweitert. So ist man in der Lage, Zusatztexte, die vorher auf dem Dokumentenstempel in handschriftlicher Form ergänzt wurden, auch im System abzubilden. Vor der Einführung von ELO waren zwei Auszubildende damit beschäftigt, die notwendigen Fragen zu Prüfung und Abwicklung der Rechnungen hier in der Zentrale auf dem Fußweg zu erledigen. erklärt Herr Brehl. Heute ist dieser,rechnungstourismus entfallen oder besser gesagt, er findet elektronisch statt und wir können sogar die Mitarbeiter der Werke in die Beschaffung der Informationen mit einbeziehen. Diese Kollaboration findet heute nicht nur im Kontext der Rechnungen statt. Mittlerweile werden alle Reklamationen erfasst und z.b. mit Bildern durch den Außendienst im System ganzheitlich dokumentiert. Die Bearbeitung z.b. durch Stellungnahme der Produktionsverantwortlichen wird dadurch nachweislich verbessert. Jetzt liegen allen am Prozess Beteiligten alle Informationen zu einem Reklamationsfall vor, die daraus resultierenden Beurteilungen und Stellungnahmen werden hiermit besser und schneller erledigt. meint Herr Brehl dazu. Fazit und Ausblick Man muss einen langen Atem haben und hartnäckig die Ziele verfolgen resümiert Herr Brehl die aus der Sicht des gesamten Unternehmens heute als Erfolg gewertete Einführung. Manche Einsichten reifen erst nach einer gewissen Zeit der Inbetriebnahme der Anwendung. Holpersteine muss man mit Kreativität und unter Einbeziehung der Betroffenen lösen. Man kann nie alles exakt vorplanen oder einschätzen. Technische Fragestellungen, wie die Anbindung von Werken mit geringer Bandbreite (ISDN) konnten durch lokales Scannen und windows-orientierten Batch Upload gelöst werden. Ebenso die Reduzierung der durch die automatische Ordneranlage entstandenen Speicherzeit, die über eine Zwischenspeicherung der Dokumente von über 30 auf 5 7 Sekunden verringert werden konnte. Neben den rein technischen Fragen, für die it-novum immer eine nachhaltige Lösung geliefert hat, konnten wir dank der Flexibilität unseres Partners auch konkreten Bedarf in der Funktionalität wie die,stempelfunktion noch während der Einführung mit umsetzen. blickt Herr Brehl auf die Zusammenarbeit mit it-novum zurück. Die Bereitschaft von it-novum, von Themen wie dem mobilen Client auch Nein zu sagen, sieht Herr Brehl dabei ebenfalls als wichtigen Teil der Zusammenarbeit. Auf dieser Basis plant man bei FCN bereits den nächsten Schritt: Per Fax eingehende Bestellungen sollen ebenso wie die Rechnungen erfasst, verschlagwortet und Kundenvorgängen im ERP zugeordnet werden. Hier haben wir durch die gute Erfahrung in der Zusammenarbeit ERP und DMS die Chance, für uns intern wie auch für den Kunden einen Mehrwert in der Bearbeitung und Abwicklung der Bestellungen zu schaffen. Das wollen wir nun natürlich umsetzen. blickt Herr Brehl in die nahe Zukunft. Und dann fallen uns garantiert noch mehr Themen ein, die wir mit DMS umsetzen können. 4 Mehr zu FCN auf der nächsten Seite >>

5 Infos zum Unternehmen Das Unternehmen Die Firma Franz Carl Nüdling Basaltwerke GmbH + Co. KG ist ein mittelständisches Familienunternehmen. Stolz ist man auf die Geschichte, die bis ins Jahr 1893 zurückreicht. Auf diese Tradition baut sich auch die Zukunft des Unternehmens auf, welches sich im Laufe der Zeit immer rechtzeitig den Veränderungen und dem Wandel der Zeit angepasst hat. Seine Produkte Das Unternehmen stellt in drei Untergesellschaften Baustoffe aus Natursteinen und Beton für den Wohnungs-, Industrie-, Straßen-, Wege- und Betonbau, für das Fernmeldewesen und die Garten- und Landschaftsgestaltung her. Die Produkte bilden die Grundlage für gesundes Leben und Wohnen, kreative bautechnische Gestaltung und aktiven Umweltschutz. Seine Mitarbeiter Vergangenheit und Zukunft des Unternehmens wurden und werden entscheidend von den Menschen geprägt, die in der Firma Franz Carl Nüdling tätig sind. Ein gutes Betriebsklima, Fachkenntnisse, Einsatzbereitschaft und Freude an der Arbeit sind Voraussetzungen für den angestrebten Erfolg. FCN Qualität und Ideen für zufriedene Kunden, an diesem Leitsatz richten die Mitarbeiter ihre Tätigkeit aus. So soll es auch in Zukunft gehalten werden. Um erfolgreich zu sein, ist es erforderlich, sich auf die Wünsche des Marktes und der Kunden zu konzentrieren und sich hierauf entsprechend mit Entwicklungen, Produkten und Dienstleistungen einzustellen. FRANZ CARL NÜDLING Basaltwerke GmbH + Co. KG Ruprechtstraße Fulda Tel. (0661) Fax (0661) fcn.holding@nuedling.de Die Kunden das sind in erster Linie der Partner Baustoffhandel, Bauunternehmer, Industriebetriebe und öffentliche Auftraggeber. Das Absatzgebiet umfasst Hessen, Niedersachsen, Unterfranken, Sachsen und Thüringen. Mit einigen Produkten ist die Firma Franz Carl Nüdling bundesweit tätig. Dazu gehören Typengebäude für das Fernmelde-wesen, die FCN Klimawand, die Liapor-Massivwand, Lärmschutzwände, Gartenplatten und Palisaden für den Garten- und Landschaftsbau. Im Computer-Zeitalter ist die Welt nicht nur kleiner geworden, sondern auch in vieler Hinsicht uniformer. Das Berufsleben und häufig auch der Alltag sind durchrationalisiert. Büros, Geschäfte und Hotels sehen sich oftmals sehr ähnlich. Wer heute baut, kann diesem Trend entgegenwirken und eigene Akzente setzen. Nicht allein im Hochbau. Denn nicht nur Architektur und Innengestaltung sagen viel über den Bauherrn aus, sondern auch die Umgebung. Der Eingangsbereich, die Zufahrt, die Terrasse und natürlich die Grünanlage und der Garten. Wenn dies alles stimmt, kommt das Objekt erst so richtig zur Geltung. Wie ein Gemälde, das auch nur im richtigen Rahmen seinen vollen Glanz entfaltet. Bei FCN finden Sie eine optimale Auswahl an Produkten für jeden Bedarf und Geschmack. Ästhetisch, langlebig und hochwertig in der Ausführung. Eine Investition auf Dauer. 5

6 Profil it-novum GmbH it-novum ist ein IT-Berater mit langjähriger Erfahrung mit SAP, Open Source und IT-Servicemanagement in den Bereichen Applikationen und Infrastruktur. Ziel von it-novum ist die Integration von Open Source und Closed Source zu tragfähigen Business-Lösungen, die dem Kunden Mehrwert bringen. Als ehemalige IT-Abteilung des Mehler Konzerns verfügt it-novum über langjährige Erfahrung mit der Einführung und dem Betrieb von SAP, Dokumentenmanagement, Business Intelligence und Infrastruktur-/ Servicemanagement. it-novum arbeitet nach dem Best Source -Prinzip: Je nach Bedarf und Anforderung werden Open Source- Produkte oder proprietäre Lösungen eingesetzt - oder eine Integration von beiden. Durch die langjährige SAP-Kompetenz aus Projekten im Mutterkonzern und selbst entwickelte Schnittstellen verbindet it-novum ERP-Systeme mit Anwendungen wie Alfresco, ELO, Palo, Pentaho oder SugarCRM. Mit der Systemmanagementlösung ITCOCKPIT, die auf dem Open Source- Projekt Nagios basiert, ist it-novum Vorreiter im Bereich IT-Servicemanagement und Monitoring. ITCOCKPIT gehört mittlerweile zum Standard in vielen großen wie mittleren Unternehmen, wo es für ein ausfallsicheres Monitoring der IT-Landschaften sorgt. Open Source-Lösungen führt it-novum daneben auch im Themengebiet Servicemanagement (Helpdesk- und Ticketsysteme auf Basis von OTRS). it-novum ist eine Konzerntochter der KAP-AG (Umsatz 2007: 638,4 Mio. ). Gegründet 2000 aus dem Fachbereich IT der Mehler Engineering & Service GmbH heraus, beschäftigt it-novum heute 65 Mitarbeiter an den Standorten Fulda und Wien; ein weiterer Standort in Zürich ist in Planung. 6