Verpassen Sie Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung einen neuen Anstrich durch Prozesstransparenz & Auskunftsfähigkeit mit dem pscinvoice-template

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1 Verpassen Sie Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung einen neuen Anstrich durch Prozesstransparenz & Auskunftsfähigkeit mit dem pscinvoice-template Das auf dem Produkt d.3 basierende pscinvoice Template digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung. Dies führt zu absoluter Transparenz in den Rechnungs-prozessen und zu einer schnelleren Abwicklung von Routineaufgaben. So lassen sich Prozesskosten senken, die Auskunftsfähigkeit erhöht sich und Jahresabschlüsse lassen sich zeitnäher durchführen. Die Lösung pscinvoice/d.3 der Portal Systems für die Eingangsrechnungsverarbeitung basiert auf der ECM Suite d.3 der d.velop AG und ermöglicht die automatische Verbuchung, Prüfung, Freizeichnung und revisionssichere Archivierung von Rechnungen mit nahtloser Integration in Ihr Finanzbuchhaltungssystem. Der Einsatz der digitalen Rechnungsbearbeitung erhöht die Übersicht über die Rechnungs-prozesse, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten und sichert wertvolle Skontoerträge. Tiefe Integrationen zu Systemen wie Dynamics NAV/AX, Diamant IQ/3, Sage und SAP R/3 stehen zur Verfügung. Universelle FiBu & ERP Anbindung Ein wesentliches Potenzial der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt in der ganzheitlichen Einbindung in die Abläufe Ihres Unternehmens (Posteingang, Wareneingang, Buchhaltung, Einkauf, Prüfer, Genehmiger, Freigeber). Angefangen beim Einscannen der Rechnung über das automatische Auslesen der relevanten Informationen wie z. B. Kreditor-, Kopf-, Fuß-, Bestell- und Positionsdaten und die direkte Vorerfassung im Rechnungsmonitor bis hin zur Freigabe und letztendlichen Verbuchung in ERP-System. Der gesamte Erfassungs- und Bearbeitungsprozess wird dabei automatisch über das Workflowsystem dokumentiert. Somit lassen sich alle Arbeits- und Entscheidungsschritte jederzeit leicht nachvollziehen. Eine revisionssichere und rechtskonforme Ablage der gescannten Eingangsrechnungen ist schon bei Übergabe an den Rechnungsmonitor durch die Ablage in d.3 gewährleistet. Eine lückenlose Dokumentation des Rechnungseingangs ist somit sichergestellt.

2 Eingangsrechnungsverarbeitung mit dem pscinvoice Template Schritt 1: Scannen und Erfassen Eingehende Rechnungen werden stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen wie Rechnungs- und Kundennummer, Datum, Bestellnummer, Kreditoren- und Positionsdaten automatisch ausgelesen und an Rechnungsmonitor übergeben. Individuelle Ergänzungen durch den jeweiligen Sachbearbeiter sind ebenfalls möglich. Die ein-gehenden Belege stehen als elektronisches Dokument sofort allen berechtigten Benutzern zur Bearbeitung/Prüfung im d.3-rechnungsfreigabeworkflow bzw. zur Recherche in d.3 zur Verfügung. Validierungsarbeitsplatz: Darstellung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug Einfach in der Anwendung Effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichtlicher Darstellung Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe Unterstützung automatisierter Buchungen Hohe Prozessautomatisierung durch direkte Vorerfassung im Rechnungsmonitor Verarbeitung begleitender Dokumente (Anhänge, Dokumentationen, Nachweise, Lieferscheine...) Direkte Verbuchung in der FiBu Zugriff auch auf Rechnungen außerhalb der FiBu Umfassendes Reporting Standortübergreifendes Arbeiten Einbindung der Prozessverantwortlichen auch ohne ERP -Zugang Schritt 2: Volle Prozesstransparenz durch Übergabe an den Rechnungsmonitor Über ein von der PSC speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an den Rechnungsmonitor übergeben, vorerfasst und anschließend per d.3-workflow geprüft. Die kaufmännische Leitung eines Unternehmens hat nun jederzeit die Möglichkeit, einen kompletten Überblick über den Status aller Kreditorenrechnungen im Unternehmen zu erhalten. Umfassende Analysereports helfen dabei, eventuelle Schwachstellen der Rechnungsverarbeitung aufzudecken und das System zu optimieren.

3 PSC Rechnungsmonitor Übersicht über alle Rechnungen im Workflow Primäre Nutzung durch Buchhaltung / Einkauf Permanenter Abgleich mit Workflow über Webservice Übergabe Buchungsdaten an Buchung Rechnungsanzeige Rechnungsanzeige Schritt 3: Verteilung, Prüfung-, Genehmigung und Freigabe der Rechnungen Arbeiten wie auf Papier Prüfen, freigeben, kontieren: Die Arbeit mit der Lösung funktioniert ganz genauso wie mit dem Buchungsstempel auf Ihren Papierdokumenten nur viel intuitiver, mit weniger Fehlerquellen und wesentlich schneller und bequemer. Sämtliche Belege werden rechtskonform elektronisch im digitalen Archiv abgelegt. Alle Rechnungen stehen direkt standort- und buchungskreisübergreifend im zentralen Rechnungsmonitor zur Verfügung und können hier ausgewertet werden. Da jeder einzelne Bearbeitungsschritt protokolliert wird, sind alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert. Das führt zu schnellerer Auskunftsfähigkeit, Einhaltung aller Verfahrensfristen und zu perfekter Übersicht über den gesamten Prozess. Die Verteilung der Rechnungen nach dem Eingang (Scannen, ) erfolgt entweder manuell (typisch bei Kostenrechnungen) oder automatisch (typisch bei Warenrechnungen) auf Basis der auf der Rechnung stehenden Bestellnummer oder auf Basis von Lieferantenregeln. Die Verteilung erfolgt zumeist an den sachlichen Prüfer, welcher die Rechnung prüft und ggfls. auch bereits die Kontierung der Rechnung vornimmt. Bei positionsbezogener Prüfung kann die Rechnung zur weiteren Prüfung an weitere Prüfer weitergeleitet werden. Anschließend geht die Rechnung an den Genehmiger und ggfls. an einen Freigeber. Dort ist ebenfalls eine positionsbezogene Bearbeitung möglich.

4 Dem Benutzer stehen alle entscheidungsrelevanten Informationen und Dokumente zur Verfügung. Bei Einsatz des d.3 Systems für die Archivierung der Dokumente kann bei der Rechnungsprüfung direkt auch die Bestellung oder der eingehende Lieferschein des Wareneingangs angezeigt werden. Die Workflow Teilnehmer können sich über das System automatisch über einen neue Eingangsrechnung in Ihrem Postkorb benachrichtigen lassen. Aus der erfolgt der direkte Absprung in die Bearbeitungsmaske. Mobiler Zugriff Selbstverständlich steht dem Benutzer auch die mobile Bearbeitung seiner Workflowaufgaben zur Verfügung. Dabei werden die Systemen ios und Android unterstützt. Über das mobile Device kann der Benutzer über die gewohnte Workflowmaske seine Aufgaben bearbeiten. Zusätzlich stehen Suchfunktionen für das Archiv zur Verfügung, so dass auch ein Zugriff auf die gesamte Akte (Lieferanten-, Auftrags- und Bestellakte) besteht

5 Verteilung Manuelle Verteilung durch die Buchhaltung oder Sekretariate Verteilung auf Basis von Regeln wie z.b. Bestelldaten Sachliche Prüfung Rechnung sachlich und rechnerisch korrekt? Kontierung z.b. auf Kostenstellen Anderen Prüfer involvieren Weiterleiten zum Clearing Alles korrekt? Weiterleiten an Genehmigung / Freigabe Genehmigung / Freigabe Vieraugenprinzip Freigabeprüfung Weiterleitung zum Clearing Alles korrekt? Weiterleiten zur Buchung Schritt 4: Rechnung buchen / Übergabe in die Finanzbuchhaltung Rechnungen, die den Status Buchung durchführen erreicht haben, können automatisch in das ERP- System übernommen werden. Vor der endgültigen Verbuchung hat der zuständige Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung noch die Möglichkeit, Korrekturen z.b. an der Zuordnung des Sachkontos vorzunehmen. Dazu kann aus dem ERP-System direkt auf den gescannten Beleg in d.3 zugegriffen werden. Anschließend kann die Verbuchung in das ERP-System aus dem Rechnungsmonitor heraus durchgeführt werden. Über eine Rückmeldung wird dann der Buchungsstatus und falls gewünscht der Zahlstatus an das Rechnungsdokument in d.3 zurückgemeldet. Somit ist in d.3 auch die ordnungsgemäße Verarbeitung der Rechnung lückenlos dokumentiert. Rechnung buchen Endkontrolle Buchhaltung Probleme: zurück zum Einkauf / Prüfer / Freigeber Weiterleiten zum Clearing Alles korrekt? Workflow beenden und Wechsel in Rechnungsmonitor zur Buchung des Belegs

6 Fazit / Zusammenfassung pscinvoice/d.3 deckt den gesamten Prozess vom Scannen bis zu Buchung in dem ERPP-System ab Der gesamte Prozess ist lückenlos dokumentiert und die Dokumente samt Prozessdaten sind im Archivsystem d.3 gesetzkonform archiviert Die Sicht auf alle offenen und abgeschlossenen Vorgänge erfolgt aus dem PSC- Rechnungsmonitor heraus, welcher zu jeden Zeitpunkt die aktuellen und gültigen Workflowinformationen enthält. Alle Prozessbeteiligte (Prüfer, Genehmiger, Freigeber), die keinen Zugang zu ERP-System haben, erhalten über das d.3 System (inkl. Benachrichtigung) Zugang zur Eingangsrechnungsbearbeitung. Für mobile Benutzer steht ein komfortabler Zugriff über ios und Android zur Verfügung. Unser Versprechen: Unser d.3 Template pscinvoice/d.3 liefert bereits 70% - 80% der finalen Lösung out-of-the-box. In einem Kick-Off-Workshop gemeinsam mit Ihren Prozessverantwortlichen ermitteln wir lediglich die Differenzen sowie Ihre spezifischen fachlichen Anforderungen und erstellen ein belastbares Pflichtenheft. Anschließend kann der Eingangsrechnungsworkflow mit einem überschaubaren Aufwand (nach Pflichtenhefterstellung auch gerne als Festpreis) in Ihrem Look & Feel umgesetzt werden