Initiative Messeerfolg

Transkript

1 Online-Training Messevorbereitung Modul 5 Messenachbereitung Nach der Messe ist Erntezeit 02. Dezember 2014 Ein Service der Spielwarenmesse eg für Aussteller der Spielwarenmesse 2015 Initiative Messeerfolg 1

2 Agenda Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting Meplan GmbH (Partnerunternehmen der Spielwarenmesse eg) Kernkompetenzen Meplan GmbH Messestände - Konventionelle Bauweise - Mischbauweise - Systemstände Beratung zu Messeauftritten und Projektunterstützung - Messekonzeption - Besuchermarketing - Messetraining - Leadmanagement - Evaluation des Messeerfolgs 2

3 Agenda Inhalt Messenachbereitung Erfolgskontrolle Fragen können jederzeit über das Control-Panel gestellt werden. 3

4 Messenachbereitung Messenachbereitung 4

5 Messenachbereitung Welche Vorteile bietet eine zeitnahe Reaktion auf den Standbesuch? Erfüllung der Besuchererwartung: - 50% der Besucher erwarten eine Rückmeldung des Ausstellers innerhalb von 2 Wochen* Sicherung von Wettbewerbsvorteilen Nur knapp die Hälfte aller Messebesucher (48%) ist mit der Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller zufrieden* Erhöht die Nachhaltigkeit der positiven Standeindrücke Voraussetzung: lückenlos erfasste und aufbereitete Daten *Quelle: 5

6 Messenachbereitung Der Exhibitor Activity Index - Ergebnisse 77% 23% 1. Reaktion 2. Keine Reaktion 6

7 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Dankesschreiben Optimal: Versand am Tag des Messebesuchs Bereits vor der Messe vorbereiten Ausschließlich personalisierte Schreiben Nutzung von Outlook-Alternativen z.b. Jamail ( supermailer ( Abgestimmt auf Besuchertyp (Kunde, Interessent, Pressevertreter etc.) Abgestimmt auf vereinbartes Vorgehen Verweis auf Folgeaktion Evtl. Kombination mit kurzer Onlinebefragung 7

8 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Vereinbarte Folgeaktionen Wichtig: Einhaltung des vereinbarten Zeitpunktes Vertriebsmitarbeiter müssen die Messenacharbeit fest eingeplant haben Konkrete Bezugnahme auf die Inhalte des Messegesprächs Formen der Folgeaktionen: - Versand von Prospektmaterial - Versand des Messeabschlussberichtes (an Pressevertreter) - Vereinbarung eines Folgetermins - Vermittlung von Kontakten an zuständigen Mitarbeiter 8

9 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Follow-up nicht erschienener Kontakte Beweggründe erfragen Interessenten Informationen zu Neuigkeiten auf der Messe/Messebericht zukommen lassen Versand der vollständigen Pressemappe sowie des Messeabschlussberichts an Journalisten 9

10 Messenachbereitung Wieso ist es wichtig Mitarbeiter des Unternehmens einzubeziehen? Beteiligte Mitarbeiter kennen mehrere Sichtweisen des Messeauftritts: Beurteilung als Mitarbeiter des Unternehmens Hat der Stand die Erwartungen erfüllt? Wie hat der Stand das Image des Unternehmens widergespiegelt? Beurteilung als Standpersonal des Unternehmens Wie ist der Stand hinsichtlich seiner Funktionalität zu beurteilen? Wie gut waren die Prozesse untereinander abgestimmt? Beurteilung aus Kundensicht Der direkte Kontakt zum Besucher gibt dem Mitarbeiter Einblick in die Meinungen/Bewertungen der Besucher 10

11 Messenachbereitung Wie führe ich ein Feedbackmeeting durch? Zeitpunkt: Kurz nach Messeende frische Eindrücke Teilnehmer: alle an Messeauftritt beteiligte Abteilungen (Messeplanungsteam, Vertrieb, Pressebeauftragte/Unternehmenskommunikation, Marketingabteilung, Geschäftsführung etc.) und externe Dienstleister (Messebauer, Agenturen etc.) Methode: Gestaltung des Meetings als Workshop bzw. Webmeeting zur Erarbeitung konkreter Lösungsvorschläge als Basis für den nächsten Messeauftritt Erfassen besonders positiver und negativer Aspekte Methode der kritischen Ereignisse Themen: Standwirkung, Funktionalität des Standes, Organisation / Abläufe im Vorfeld und während der Messe, Kommunikationsmaßnahmen etc. Nachbereitung im Planungsteam 11

12 Erfolgskontrolle 12

13 Woran orientiere ich mich bei der Erfolgskontrolle? Eigene, vor der Messe definierte Messeziele Konkretisierung mit Hilfe des MesseNutzenChecks (AUMA) Ergebnisse der Vorjahre oder anderer Messen Kontinuierliche Erhebung und Dokumentation wichtig Erhobene Zahlen des Messeveranstalters 13

14 An welchen Kennzahlen orientiere ich mich bei der Erfolgskontrolle? Messekontakte Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Kosten Generierte Aufmerksamkeit Mitarbeiter 14

15 Messekontakte Anzahl aktive Kontakte: Besucher nehmen Kontakt mit dem Unternehmen auf Über Gesprächsdokumentation zu ermitteln Anzahl passive Kontakte: Besucher nehmen die Unternehmenskommunikation wahr, nehmen aber keinen Kontakt auf Über Besucherzählungen zu ermitteln Anzahl Besucher/Kontakte vs. Gesamtbesucherzahl der Messe (vom Veranstalter erhoben und zur Verfügung gestellt) Anzahl der ernsthaften Kontakte vs. Anzahl der Standmitarbeiter branchenübergreifende Größenordnung: 1-2 Kontakte pro Stunde Funktion des Besuchers im Unternehmen Entscheidungskompetenz Phase des Entscheidungsprozesses (Orientierungs- vs. Entscheidungsphase) Reaktionsgeschwindigkeit auf Besucheranfrage Besucherbefragung (Zufriedenheit, Erwartungen, Optimierungspotenzial, ) 15

16 Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Wirkung des Besuchermarketings Antwortquote (Responseelement wichtig!) Anzahl Terminvereinbarungen Konvergenzrate (wie viel Prozent der versendeten Einladungen führen zu Standbesuch) Anzahl der Besucher nach Zielgruppen (zielgruppenspezifisches Besuchermarketing erfolgreich?) 16

17 Kosten Budgettreue Kosten pro Gespräch/pro Gesprächsgruppe (Interessent, Kunde, Reseller, Presse etc.) Kosten der Kommunikationszeit auf der Messe Aufteilung des Messebudgets Gesamtkosten der Messe vs. auf der Messe generierter Umsatz??? 17

18 Generierte Aufmerksamkeit Auf der Messe: Quantitativ ( Flyer-Index ) Besucherzufriedenheit Imagewahrnehmung Nach der Messe: Presseresonanz (Clippings/Reputationsanalyse) Klickraten auf Unternehmenshomepage (vor und nach der Messe) 18

19 Mitarbeiter Mitarbeiter-Feedback Disziplin/Einhaltung von Verhaltensvorgaben (corporate behaviour) Motivation Servicequalität auf dem Messestand Mystery visits 19

20 Welche Instrumente der Messemarktforschung gibt es? Befragung Instrumente der Messe- Marktforschung Mystery Visits Besucherzählung & Wegeverlaufsanalyse Stand- / Benchmarkanalyse 20

21 Wie führe ich Onlinebefragungen kostengünstig durch? Kostengünstige/kostenfreie Onlinebefragungssoftware 2ask ( Askallo ( onlineumfragen.com ( Surveymonkey ( 21

22 Was sollte methodisch bei einer Befragung bedacht werden? Kurze Befragungsdauer max. 3-4 Minuten / kurze, präzise Fragestellungen Überwiegend geschlossene Fragen sonst Risiko einer hohen Abbrecherquote und erhöhter Auswertungsaufwand Begrenzung der Antwortmöglichkeiten bei Mehrfachantworten konkreten Auseinandersetzung mit Fragestellung erreichen Anreize für die Teilnahme setzen Integration in Dankesschreiben Nutzen der Teilnahme für den Befragten im Anschreiben klar herausstellen Hinweis auf anonyme Auswertung und vertrauliche Behandlung der Daten 22

23 Welche Instrumente der Messemarktforschung gibt es? Instrumente der Messe- Marktforschung Mystery Visits Besucherzählung & Wegeverlaufsanalyse Stand- / Benchmarkanalysen Besucherbefragung 23

24 Wie führe ich eine Stand- / Benchmarkanalyse durch? Untersuchungsgegenstände: Funktionalität & Gestaltung des Messestandes Kommunikationsaspekte Methodik: objektive Betrachtung und Bewertung des eigenen Standes sowie der Stände von ausgewählten Mitbewerber durch externe Person Nutzen: Einblick in die Messeauftritte der Wettbewerber Benchmarking mit dem eigenen Messeauftritt 24

25 Nach welchen Kriterien bewerte ich bei Stand- / Benchmarkanalysen? Bewertungskriterien Standgestaltung: Konzept (Messebotschaft, Motto, Ziele etc.), Stimmigkeit (Unternehmens- /Produktimage, Zielgruppe etc.), Abstimmung auf Corporate Design, Einsatz von Gestaltungselementen (Licht, Material, Farbe) etc. Standgröße: Verhältnis zu Wettbewerberständen sowie zum eigenen Unternehmensimage, Nutzung der Standfläche etc. Positionierung: Standort in Messehalle, Fernwirkung, Verhältnis zu angrenzenden Ständen, Standzutrittsmöglichkeiten etc. Besucherführung auf dem Stand: Standaufteilung, Übersichtshilfen, Platzierung/Gestaltung der Informationstheke etc. Einsatz von Medien: Art, Inhalte, Inszenierung, Qualität, Positionierung etc. 25

26 Nach welchen Kriterien bewerte ich bei Stand- / Benchmarkanalysen? Bewertungskriterien Produktpräsentation: Strukturierung der Präsentation, Kennzeichnung, Inszenierung / Wirkung der Produkte, Art der Präsentation etc. Gestaltung Kommunikationsbereich: Aufteilung, Abgrenzung, Atmosphäre, Lärmpegel, Temperatur, Catering, Service etc. Aktionen: Standort, Abgrenzung zu anderen Ständen / Kommunikationsbereich, Stimmigkeit zu Standkonzept, Verhältnis Information / Unterhaltung Kommunikation des Messeauftritts: Hinweise auf dem Messegelände, Unterlagen im Pressezentrum, Promotion etc. 26

27 Welche Instrumente der Messemarktforschung gibt es? Instrumente der Messe- Marktforschung Mystery Visits Besucherzählung & Wegeverlaufsanalyse Stand- / Benchmarkanalysen Besucherbefragung 27

28 Wie führe ich Mystery Visits durch? Untersuchungsgegenstände: Servicequalität auf dem Messestand Kommunikationsaspekte (Vermittlung von Botschaften, corporate wording etc.) Überprüfung von Verhaltensvorgaben (corporate behaviour) Methodik: Beobachtung und objektive Beurteilung des Verhaltens durch externe Person Testgespräche mit Standmitarbeitern Nutzen: Ansätze zur Verbesserung der Gesprächsführung Aufdeckung von Schwächen bei Soft Skills und fachliche Schwächen 28

29 Nach welchen Kriterien bewerte ich bei Mystery Visits? Bewertungskriterien: Verhalten der Standmitarbeiter ohne Besucherkontakt Besucheransprache Servicequalität Gesprächsverlauf (Dialog vs. Monolog) Kenntnisse der Mitarbeiter über Unternehmen, Produkte und Messebotschaft Umgang mit Einwänden und Beschwerden Organisation der Abläufe am Stand (Übergabe von Besucher an Kollegen, Überbrückung von Wartezeiten, Dokumentation der Gesprächsinhalte) Reaktion auf Standbesuch 29

30 Kontaktwertberechnung (Variante 1) Kontakte Umsatzpotenzial x Umsatzwahrscheinlichkeit = Kategorisierung 1. Kalter Kontakt 2. Warmer Kontakt 3. Angebot Umsatzwahrscheinlichkeit* 10% 20% 40% * Zahlen aus dem Vertriebscontrolling 30

31 Kontaktwertberechnung (Variante 2) A B C Kontakte Kategorie Anzahl Kontaktpunkte (Wertigkeit) Kontaktwert A ~ //~4.800 je A-Kontakt B ~ / /1.400 je B-Kontakt C ~ // 700 je C-Kontakt Kosten/Kontaktpunkt: /290= ~ Gesamtkosten

32 Messe-Scorecard Quelle: FairControl 32

33 Informationsquellen Informationsquellen 33

34 Informationsquellen Wo finde ich Orientierungshilfen? Checklisten für Ihre Messebeteiligung Messe Guide 2014/2015 RedPaper: Erfolgreich ausstellen Organisatorisches: 34

35 Informationsquellen Informationsquellen AUMA Der AUMA vertritt als Verband der deutschen Messewirtschaft die Interessen der Aussteller, Veranstalter und Besucher von Messen. Hier erhalten Sie Informationen zum Messeangebot in Deutschland und im Ausland, Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Branche ( FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Der 1963 gegründete Verband ist heute ein gefragter Ansprechpartner in allen Belangen der Live- Kommunikation: Er engagiert sich stark in der Lobbyarbeit und der Schaffung branchenspezifischer Berufsbilder und Fortbildungsmöglichkeiten. Er unterstützt Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung genauso wie für die emotionale Markenführung ( change.project Es gibt Fragen, die bei internationalen Messebeteiligungen schnell zu Stolperfallen werden - change.project ist auf die Lösung solcher interkultureller Fragestellungen spezialisiert ( Xing Gruppe Messen Publikationen: M&A Report Der m+a report, das zweisprachige (Deutsch/Englisch) Fachmagazin für die Messewirtschaft, bringt, was die Praxis fordert - Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Markt, bei Messebau und Technik ( Trade Fairs International (TFI) TFI informiert die ausstellende und besuchende Wirtschaft sowie Messebauer und Branchenzulieferer über die dynamische Entwicklung im Messewesen ( 35

36 Onlinetraining Webinare für Ihren Messeerfolg Für Ihre optimale Vorbereitung wartet eine kostenfreie Webinar-Reihe mit allen relevanten Inhalten rund um Messevorbereitung, -durchführung und -nachbereitung auf Sie. Sie können sich die Aufzeichnung der Webinare online ansehen! Modul 1: Strategische Messeplanung Gut geplant ist halb gewonnen Modul 2: Messestandgestaltung Mit der richtigen Idee überzeugen Modul 3: Besuchermarketing Mehr qualifizierte Gesprächskontakte generieren Modul 4: Verhalten & Kommunikation auf dem Messestand Das Messegespräch als Erfolgsfaktor Modul 5: Messenachbereitung Nach der Messe ist "Erntezeit" 36

37 Kontakt Meplan GmbH Daniel Gundelach Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Copyright: Any draft documents, plans, drawings, production and assembly documents as well as the design and concept description all remain our intellectual property. The customer is not entitled without our consent to copy the documents generated as a result, use them for his or her own purposes or pass them on to third parties. Nor is he or she entitled to build structures subsequently on the basis of them in the absence of any agreement to the contrary. 37