FESS & PORN Wirtschaftsprüfer Steuerberater

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1 FESS & PORN Wirtschaftsprüfer Steuerberater Bericht über die Softwareprüfung der Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE) Version/Release 2.60 Stand Januar 2005 der Varial Software AG, Siegen

2 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt I INHALTSVERZEICHNIS Seite: I. Auftrag...1 II. Verwendungsbeschränkung...2 III. Auftragsdurchführung Zeitpunkt und Ort Eingesetzte Systemumgebung Grundlagen für die Beurteilung Umfang der Prüfung...3 IV. Durchgeführte Prüfungshandlungen und Darstellung der Prüfungsergebnisse Notwendige Verarbeitungsfunktionen und Verarbeitungsregeln Softwaresicherheit Dokumentation...6 V. Vollständigkeitserklärung...7 VI. Prüfungsergebnis und Prüfungsbescheinigung...8 A N L A G E N Allgemeine Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Fassung vom 01. Januar 2002 Anlage

3 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 1 I. Auftrag Die Varial Software AG, Siegen (im folgenden auch Varial genannt), vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden Herrn Hermann Stehlik hat uns gemäß Schreiben vom 15. Februar 2005 beauftragt, die Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE) (Release 2.60 Stand Januar 2005) daraufhin zu prüfen, ob das Programm bei sachgerechter Anwendung und unter Beachtung der übrigen Ordnungsmäßigkeitskriterien (insbesondere zeitgerechte Erfassung, geordnetes Belegwesen, regelmäßige Datensicherung, Schutz vor Daten- und Programmmanipulation) zu einer den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) entsprechenden Buchführung einschließlich Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach den deutschen handelsrechtlichen Vorschriften führt. Der vorliegende Prüfungsbericht wurde von uns in Anlehnung an den vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. IDW verabschiedeten Prüfungsstandard Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (IDW PS 880) erstellt. Für die Durchführung unseres Auftrags und unserer Verantwortlichkeit sind, auch im Verhältnis zu Dritten, die in der Anlage beigefügten Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften nach dem Stand vom 01. Januar 2002 maßgebend.

4 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 2 II. Verwendungsbeschränkung In Broschüren oder sonstigen Veröffentlichungen über das Gesamtsystem Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE) Version 2.60 Stand Januar 2005 sowie dessen Einzelkomponenten darf auf die Sozietät Feß & Porn, Saarbrücken, nicht namentlich hingewiesen werden. III. Auftragsdurchführung 1. Zeitpunkt und Ort Die Prüfung wurde im Monat März 2005 in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Siegen und in unseren Geschäftsräumen durchgeführt. Die Berichterstellung erfolgte im Anschluss in unseren Büroräumen. 2. Eingesetzte Systemumgebung Bei unseren Prüfungshandlungen arbeiteten wir mit folgender Testumgebung: - Server-Client Installation - Betriebssystem: Windows XP pro SP 2 - Eingesetzte Datenbank: Isam - Datenhaltung

5 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 3 3. Grundlagen für die Beurteilung Für die Beurteilung der zu prüfenden Software wurden herangezogen: Die handelsrechtlichen Vorschriften, insbesondere 238 ff und 257 ff HGB Die steuerrechtlichen Vorschriften, insbesondere 140 ff und 145 ff AO Die Stellungnahmen und Verlautbarungen des Fachausschusses für Informationstechnologie; insbesondere IDW FAIT 1 vom des Instituts der Wirtschaftsprüfer e.v.; HFA PS 880 vom 25. Juni 1999 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) Grundsätze für ordnungsmäßige Datenverarbeitung (GODV) Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme (GOBS) 4. Umfang der Prüfung Die Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE) wurde nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme und den steuerlichen Vorschriften entsprechend geprüft. Die Prüfung umfasste den Standard, der für den Einsatz der Software geplant ist, außerdem die Funktionsfähigkeit, sachliche und rechnerische Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Hauptfunktionen des Releasestandes 2.60 Version Januar 2005.

6 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 4 IV. Durchgeführte Prüfungshandlungen und Darstellung der Prüfungsergebnisse 1. Notwendige Verarbeitungsfunktionen und Verarbeitungsregeln Im Rahmen der Prüfung der praktischen Anwendung konnte von uns festgestellt werden, dass die Software die Erstellung einer Finanzbuchhaltung mit Journal, Summen- und Saldenlisten, umsatzsteuerlichen Auswertungen, Sachund Personenkonten sowie hierauf aufbauend die Entwicklung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung ermöglicht. Kontenrahmen sind im Programm hinterlegt. Ergänzungen und individuelle Schlüsselungen des Kontenrahmens sind möglich. Die umsatzsteuerliche Dokumentation der Buchungen ist übersichtlich und prüfungsgerecht. Vorsteuerbeträge werden bei Aufwandskonten durch entsprechende Schlüsselung vorgeschlagen. Der Vorsteuersatz wird im Aufwandskonto angezeigt. Im Standard ist keine Steuerautomatik bei den Konten vorgegeben. Die an das Programm zu stellenden Anforderungen im Sinne einer formellen Ordnungsmäßigkeit wie Beleg-, Journal- und Kontenfunktion werden erfüllt. Zum Nachweis einer lückenlosen Verbuchung vergibt das Programm automatisch eine fortlaufende Nummer. Insbesondere bei zeitgleichem Zugriff mehrerer Anwender kann so die vollständige Erfassung gewährleistet werden. Solange eine Buchung noch nicht auf ein Journal oder ein Konto übernommen wurde (Absummierung) besteht die Möglichkeit, eine Buchung mit allen Gegenbuchungen und OP-Verrechnungen komplett zu löschen.

7 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 5 Innerhalb eines Buchungssatzes können mehrere Konten angesprochen werden (Splitbuchung). Die Soll / Haben-Identität bleibt gewährleistet. Die Aufzeichnung des Buchungsstoffes erfolgt in geordneter Form durch vorhandene Programmfunktionen (Rechnungsausgang, Zahlungseingang, Kassenbuch, Sachkontenbuchungen etc.) und lässt sich unter Berücksichtigung von verschiedenen Sortiermaßnahmen auf verschiedene Ausgabemedien darstellen. Für die Beweisfunktion der Buchführung ist es notwendig, bei dem Ausdruck von Journalen und dem Ausdruck einzelner Konten die zeitliche Reihenfolge der Eingabe anhand des Buchungsdatums vorzunehmen sowie das Belegdatum für den Geschäftsvorfall der Buchung mit anzugeben. Sofern das Journal und die einzelnen Konten entsprechend diesem Kriterium ausgedruckt werden, sind diese notwendigen Angaben auf den entsprechenden Ausdrucken der Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE), Release 2.60 enthalten. Dies entspricht den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Die Systemausgaben (z.b. Bildschirm- und Listenausgaben, Datenaufbereitung für Berichte oder Übertragungen) sind vollständig und richtig. Der Ausdruck von Steuerformularen, die den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen, ist möglich. Das Programm erstellt neben den gängigen Auswertungen (BWA, Summenund Saldenliste, Journal, OPOS-Liste) auch Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Es genügt so den Anforderungen eines handelsrechtlichen Abschlusses.

8 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 6 Die Prüfung der programmierten Verarbeitungsregeln wurde anhand einer stichprobenartigen Testfallmethode vorgenommen. 2. Softwaresicherheit Entsprechend dem zugrunde gelegten Prüfungsstandard IDW 880 vom wurde auf die Prüfung anwendungsabhängiger Kontrollmaßnahmen, wie Zweckmäßigkeit und Wirksamkeit der vorgesehenen Sicherungsmaßnahmen, eingegangen. Hierbei wurden keine materiellen Mängel festgestellt. Sowohl Eingabe- als auch Freigabekontrollen des Programms im Bereich der Datenerfassung und -verarbeitung entsprachen den Anforderungen an ein computergestütztes Buchführungssystem gemäß dem oben genannten Prüfungsstandard. Integrierte Verfahren einer differenzierten Zugriffsverarbeitung gewährleisten bzw. unterstützen eine, auch im Sinne eines fremden Dritten, nachprüfbare Datenerfassung, -verarbeitung und -sicherung gemäß 238, 239 HGB. Die Programmfunktionen können selbstverständlich manuelle Eingriffe auf Systemebene nicht schützen. 3. Dokumentation Die Anwenderdokumentation des von uns geprüften Programms Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE), Release 2.60 Stand Januar 2005 ist als Online-Hilfe hinterlegt sowie als Benutzerhandbuch in gedruckter Form vorhanden. Die Dokumentation enthält alle für die Anwendung der Software notwendigen Informationen, ist in sich widerspruchsfrei und vollständig.

9 Dipl.-Kfm. Ottmar Feß. Dipl.-Kfm. Helmut P. Porn. WIRTSCHAFTSPRÜFER Blatt 7 Des Weiteren ist die Dokumentation übersichtlich, so dass die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen erkennbar sind. Die Verfahrensdokumentation des von uns geprüften Programms Varial Guide Finanzbuchführungssoftware (DE), Release 2.60 Stand Januar 2005 ist bei der Gesellschaft als Quelltextprogramm hinterlegt. V. Vollständigkeitserklärung Die uns von dem Vorstandsvorsitzenden benannten Auskunftspersonen haben uns die notwendigen Auskünfte bereitwillig erteilt. Darüber hinaus haben wir von der Varial Software AG eine Vollständigkeitserklärung des Auftraggebers zur Erteilung von Softwarebescheinigungen erhalten.

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