Xinnovations 2008 E-Collaboration-Forum Maya Biersack, 22.September Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories

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1 Xinnovations 2008 E-Collaboration-Forum Maya Biersack, 22.September 2008 Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories

2 Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories Agenda Über EsPresto Was ist ein Wiki Vorbehalte Vorteile Erfolgsstories Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 2

3 Über uns EsPresto Fakten 2000 gegründet von Maya, Alexander und Peter Biersack Sitz in Berlin, 20 Mitarbeiter Entwicklung und Umsetzung kundenspezifischer, web-basierter Lösungen Eine Auswahl aktueller Kunden: Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 3

4 EsPresto Wikis im Unternehmenseinsatz Individuelle Wiki-Lösung Beratung Individuelle Anpassung Funktionalität Design Integration bestehender Systeme Begleitung der Einführung Wartung und Betrieb Wiki On demand Vorkonfektioniertes Wiki buchen und gleich loslegen: wiki.espresto.de Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 4

5 Quelle: de.wikipedia.org/wiki Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 5

6 Quelle: de.wikipedia.org/wiki Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 6

7 Quelle: de.wikipedia.org/wiki Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 7

8 Quelle: Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 8

9 Statistik Wikipedia Deutschland Stand 12. September 2008 Artikel Seiten insgesamt Seitenbearbeitungen (seit Juli 2001) Durchschnittliche Bearbeitung pro Seite 23,05 Registrierte Benutzer Aktive Benutzer (Beiträge in den letzten 30 Tagen) Administratoren 301 Seitenabrufe am Tag Quelle: de.wikipedia.org/wiki/spezial:statistik wikistics.falsikon.de/latest/ Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 9

10 Wikipedia und andere Communities Nielsen-Regel 90% tragen nie bei 9% tragen ab und zu bei 1% leisten regelmäßig und viele Beiträge Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 10

11 Corporate Wiki Anforderungen Zugangskontrolle Rechte-System Erweiterungen wie PDF-Export Besondere Benutzerfreundlichkeit Ausgereifte Suchfunktion Integration in vorhandene Infrastruktur (z.b LDAP, SingleSignOn) Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 11

12 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren mangels Teilnehmer-Masse mangels Beteiligung Chaos, Vandalismus Sicherheitsbedenken Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 12

13 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Kann nicht funktionieren mangels Teilnehmer-Masse mangels Beteiligung Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 13

14 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Unternehmenswiki Nielsen-Regel? Nein: 30% tragen niemals bei (Trittbrettfahrer) 50% tragen ab und zu bei 20% beteiligen sich aktiv Quelle: Ulrike Cress, Effektiver Einsatz von Datenbanken im betrieblichen Wissensmanagement Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 14

15 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Chaos Regelmäßige Strukturierung Möglicherweise einen Kümmerer engagieren Vandalismus Unwahrscheinlich, da keine Anonymität Ungefährlich, wegen Versionierung Erfahrung: Es passiert nicht Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 15

16 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Sicherheitsbedenken Zugangskontrolle Justierbare Rechtevergabe Verschlüsselte Verbindung Eingeschränken des IP-Nummern-Kreises Innerhalb eines VPN betreiben Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 16

17 Unternehmenswiki geläufigsten Vorbehalte Fragliche Informationsgüte Gefährlich, wenn auf der Grundlage von Wiki-Inhalten Entscheidungen getroffen werden Verantwortlichkeit unklar Transparenz ist gegeben: Historie des Inhalts Diskussion des Inhalts Autor/en sind bekannt Nachfragen sind möglich Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 17

18 Unternehmenswiki Vorbehalte Gibt es weitere? Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 18

19 Unternehmenswiki Vorteile Sehr einfaches Tool Einfach erlernbar und bedienbar Schnell etwas beitragen Der Anwender benötigt außer einem Browser keinen Client Gute open source Produkte Kostengünstig in Anschaffung und Wartung Für die Zusammenarbeit vielfältig und flexibel einsetzbar Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 19

20 Unternehmenswiki Anwendungsszenarien Lexikon FAQ Glossar Intranet Projektwiki Dokumentation/Spezifikationen Austauschplattform für Abteilungen, Projektgruppen Vorbereitung von Sitzungen Protokollierung von Besprechungen Globaler Wissensspeicher Support-Plattform für Kunden Konzept-, Angebot- und Antragserstellung Vertragsverhandlung Und noch vieles mehr Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 20

21 Unternehmenswiki Vorteile Beiträge können schnell und einfach gestaltet werden Es können mehrere "Ansichten" auf Dokumente gebaut werden. (z.b. Übersicht nach Kunden und historische Übersicht) Verwaltung des Wiki-Inhalts wird direkt von den Benutzern übernommen Wiki wächst organisch mit den Bedürfnissen Als frei verfügbares "Pull-Medium" kann ein Wiki die Nutzung E- Mail teilweise ersetzen. Quelle:Auszug aus kubitz.net Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 21

22 Unternehmenswiki Vorteile Der größte Nachteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur Der größte Vorteil eines Wikis ist der Mangel an Struktur Quelle: Detlef Hüttemann, Auszug aus Checkliste: Wiki im Unternehmen, Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 22

23 Unternehmenswiki Gründe gegen ein Wiki Informationen sollen stark strukturiert erfasst werden Etablierte und akzeptierte Softwarelösung ist vorhanden Unternehmenskultur passt nicht und soll auch nicht verändert werden Medienaffinität und kompetenz ist sehr gering Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 23

24 Unternehmenswiki Einführungsprozess Technik Mensch Organisation Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 24

25 Dresdner Kleinwort Wasserstein Investmentbank Zentralen in London und Frankfurt; Büros in New York, Paris, Luxemburg, Tokio, Singapur, Hongkong Mitarbeiter Wiki als Intranet Eingeführt im 3. Quartal 2004, für eine kleine Nutzergruppe Unternehmensweit eingeführt im September 2005 Dez. 2005: Nutzer Februar Nutzer Heute: ca Nutzer 75 % weniger -Verkehr Alex Thill, Leiter E-Commerce: Statt mir 80 Quellen anzusehen, was Wochen dauern würde, muss ich mir nur noch eine einzelne Wiki-Seite anschauen um die Zahlen von 80 Webseiten zu überwachen. Wobei jeder Nutzer des Wiki nur 30 Sekunden benötigt um seine Veränderungen dort einzugeben. Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 25

26 IBM IT-Anbieter (Hardware, Software, Services) Standorte in 170 Ländern Mitarbeiter weltweit, in Deutschland Wiki als interne Wissensdatenbank: Mitarbeiter, Kundenhistorien, Abkürzungen, wichtige IBM-Prozesse, etc. Eingeführt zunächst nur in Deutschland, bislang über 1000 Autoren IBM Professor Gunter Dueck: Die meiste Zeit wird in einem so genannten effizienten Unternehmen dadurch verschwendet, dass man irgendeinen Fitzel von etwas Wichtigem nicht weiß. Dann ruft man Leute an. Die sind aber in einem effizienten Unternehmen nicht am Handy, weil sie arbeiten. Und wenn sie dran sind, haben sie keine Zeit, weil sie effizient eingesetzt sind. Was ich sehe, liebe Leute, ist, dass sich Leute in effizienten Unternehmen ihr Wissen heute allein suchen müssen. Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 26

27 BBC Weltweit größter Nachrichtensender Mitarbeiter 6 Monate nach Einführung eines unternehmensintern Wikis: Das wächst unglaublich schnell, berichtet Euan Semple von der britischen BBC, man findet dort inzwischen enorm viele Projektunterlagen, Einsatzpläne oder Brainstorming-Notizen. Vorher hatte der Sender eine komplizierte interne Webstruktur im Einsatz, die nach Aussage von Semple fast niemand genutzt hat. Die Wikis seien hingegen schon nach zwei Tagen äußerst beliebt gewesen: Die Leute fühlen sich wohl mit diesen kleinen Programmen. Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 27

28 CIA US-Geheimdienst 16 US-Geheimdienste und angrenzende Behörden Nutzer internes Wiki namems Intellipedia täglich mindestens 1000 Änderungen oder neue Einträge Dieses Werkzeug macht es uns möglich, verschiedene Sichtweisen zu bekommen, ohne alles auf eineinhalb Seiten zusammenzurühren und einen übereinstimmenden Blick zu haben, der nicht die Ansichten aller Organisationen wiedergibt (Don Burke vom US-Geheimdienst CIA) Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 28

29 Fraport Betreiber des Frankfurter Flughafens Mitarbeiter Wiki als Wissensmanagement-System Erst kleines Team zum Aufbau der ersten 500 Seiten Offizielle Einführung im Juli 2007 mit 500 Artikeln Juli 2008: ca. 100 Autoren, Artikel, Zugriffe Das Wiki-Prinzip hilft insbesondere, die Unternehmenskultur zu fördern. Querulanten und Besserwisser, die sich gerne an Fehlern anderer laben, haben hier keine Chance: Denn sie können stattdessen jederzeit einen Artikel ändern oder gar die Löschung beantragen - oder aber schweigen. (Wieland Stützel, Fraport-Wissens-Manager ) Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 29

30 Synaxon IT-Verbundgruppe: Franchise-Systeme für Computerhändler 140 Mitarbeiter Wiki enthält Infos über Vertragspartner, Verträge, freie Stellen oder Best- Practice-Beispiele, teilweise sogar Kommunikation mit Kunden über das Wiki Alle Mitarbeiter sollen alle Arbeiten im Wiki dokumentieren Wiki eingeführt im Oktober 2006 im März 2007 schon über Seiten In seinen 16 Jahren, die Medienforum-Referent Frank Roebers bei Synaxon arbeitet, hat der Vorstandschef keine solche Veränderung und Kulturrevolution wie durch Wikis erlebt. Wikis machen Organisationen flacher und anarchischer, auch weil es hier keinerlei exklusive Informationen gibt. Alles wird geteilt. Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 30

31 Nokia Kommunikationselektronik Ende 2004 erste zwei Wikis in Schweden: eines um Produktdesign-Probleme zu lösen und eines als Alternative zu und Groupware Heute nutzen 20% der Mitarbeiter Unternehmenswikis Es ist eine Revolution zu der Art, wie Dinge normalerweise getan werden. Während Nokia früher Software gekauft hat um die Zusammenarbeit zu fördern entstehen ein Teil der interessantesten Dinge jetzt innerhalb des Unternehmens. Stephen Johnston, Senior Manager Unternehmensstrategie Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 31

32 DHL Transportunternehmen Niederlassungen Mitarbeiter Das Verteilen von Informationen geht viel schneller und einfacher mit diesem System. Neue Mitarbeiter können jetzt auf sehr einfache Art ältere Informationen oder Vorgaben finden. Die Zeit, die mit Suchen von Informationen verbracht wird, wird auf ein Minimum reduziert. Oliver Biegel, Senior Manager Expansion Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 32

33 Weitere Unternehmen, die ein Wiki aufgesetzt haben Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 33

34 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! EsPresto AG Breite Straße Berlin Internet: Tel Wiki On Demand: wiki.espresto.de Corporate Wikis Vorbehalte, Vorteile, Erfolgsstories EsPresto AG, 22..September 2008 Seite 34