Schluss mit den Papierbergen! Informationsbroschüre zur erfolgreichen Umsetzung von e-invoicing

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1 Schluss mit den Papierbergen! Informationsbroschüre zur erfolgreichen Umsetzung von e-invoicing Gültig ab

2 1. e-invoicing Was ist das? Als e-invoicing oder auch ebilling wird der automatisierte Prozess der Erstellung, des Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege bezeichnet. Wichtig bei der elektronischen Rechnungsstellung ist es, die rechtlichen Aspekte zu beachten und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Verfahren sicherzustellen. Diese Informationsbroschüre bezieht sich ausschließlich auf den Austausch von elektronischen Rechnungsdaten (Handelsrechnungen/Gutschriften) mit dem strukturierten ECR (Efficient Consumer Response)-EANCOM-Datenformat in Österreich. Als Grundlage für die Umsetzung dient der Rechnungsstandard von GS1 Austria/ECR Austria. Neue e-invoicing-richtlinie seit 1. Jänner 2013 Bereits im Juli 2010 hat die Europäische Union mit der Annahme der Richtlinie 2010/45/EU einen wichtigen Schritt gemacht, um rechtliche Hürden für die elektronische Rechnung zu überwinden und die Umsatzsteuer-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen. Seit 1. Jänner 2013 ist durch das Abgabenänderungsgesetz 2012 die elektronische Rechnung und die Papierrechnung nun vollständig gleichgestellt. Bis zu 8 Mrd. Euro Einsparungspotenzial Allein in Österreich liegt der volkswirtschaftliche Nutzen bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen mit der Möglichkeit der automatisierten Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger bei etwa acht Milliarden Euro. Werden automatisierte e-invoicing-prozesse eingesetzt, können Unternehmen ihre Kosten im Rahmen von ein bis zwei Prozent ihres Umsatzes senken. Investitionen in e-invoicing-projekte werden normalerweise nach 0,5 bis 1,5 Jahren durch die erzielten Kostensenkungen amortisiert (siehe WKÖ-Studie 2011 Nutzenpotenziale der E-Rechnung ). 2. Vorteile für... den Rechnungsersteller Bis zu 80 Prozent Kostenersparnis bei Rechnungsdruck Verpackung Postversand Schnellere und effizientere Abwicklung des Rechnungsprozesses e-invoicing-standard verfügbar Archivierung der Rechnungsdaten Mehr Transparenz Weniger Papierablage durch elektronische Archivierung Umweltschonend... den Rechnungsempfänger Weniger Papierablage durch elektronische Archivierung Manuelle Dateneingabe entfällt e-invoicing-standard verfügbar Archivierung der Rechnungsdaten Verbesserte Effizienz und Prozesskontrolle Vollständige Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses möglich Mehr Transparenz Laut internationaler Studien spart e-invoicing rund 51 Euro pro Order-to-Invoice-Prozess!

3 3. Rechtliche Anforderungen Voraussetzung für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende elektronische Rechnung: Die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung (Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers) Die Unversehrtheit ihres Inhalts (erforderliche Inhalte wurden nicht verändert) Ihre Lesbarkeit (für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich) ( vgl. 11 Abs. 1 und Abs. 1a UStG 1994 idf AbgÄG 2012, BGBl. I Nr. 112/2012) Zustimmung des Leistungsempfängers der elektronischen Rechnung Dies haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen. Inhaltliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind im 11 USTG 1994 geregelt. Eine Rechnung muss um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen folgende Merkmale aufweisen: 1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers 2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers 3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen 4. Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung 5. Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese 6. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag 7. Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistungen, genügt der Vermerk Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum ) 8. Fortlaufende Nummer 9. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsausstellers 10. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über , inkl. USt, weiters wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht: Reverse Charge). Achtung! Eine Rechnungsnummer, eine fortlaufende Nummer oder Zahlenreihe darf nur einmal zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung vergeben werden.

4 4. Geltende e-invoicing-verfahren Dies sind Verfahren bzw. Technologien, bei denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts vollständig gewährleistet sind (siehe 1 der E-Rechnung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012): I. INVOIC mit digitaler Signatur Die Rechnung ist von der Finanz anzuerkennen, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Fortgeschrittene Signaturen sind ebenfalls weiterhin gültig, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR (Rundfunk- und Telekom Regulierungs-GmbH) oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruhen, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt. Interessant bleibt die Signaturrechnung vor allem hinsichtlich der Archivierung, weil damit automatisch die Unversehrtheit und Integrität der Rechnung über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet bleibt. Zertifizierungsstellen für die fortgeschrittene Signatur Arge Daten Österreichische Gesellschaft für Datenschutz (Verein) A-Trust Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr GmbH xyzmo Software GmbH II. EDI-Verfahren ohne Papiersammelrechnung Zukünftig kann eine elektronische Rechnung auch uneingeschränkt durch elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) übertragen werden. GS1 Austria empfiehlt, dazu eine schriftliche Vereinbarung (laut Mustervertrag auf über das EDI-Verfahren zwischen den Geschäftspartnern abzuschließen. Wenn alle Rechnungsmerkmale in der EDI-Datei enthalten sind, kann somit die bisherige Papiersammelrechnung entfallen! III. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Dieses Verfahren ist vollkommen neu und verlangt nur die Sicherstellung eines verlässlichen Prüfpfads zwischen der Rechnung und der Leistung. Es ist ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch oder der Leistungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es muss also geprüft werden, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist, also ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Qualität und Quantität erbracht wurde. IV. Finanz online Dabei geht es um Rechnungen, die über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt werden. Derzeit sind nur Rechnungen an den Bund als Leistungsempfänger über dieses Verfahren möglich. Achtung an alle Rechnungssteller an den Bund: Ab müssen alle Rechnungen an den Bund elektronisch gestellt werden. Regelkonforme Archivierung der Rechnungsdaten muss gewährleistet sein! Unabhängig vom eingesetzten Verfahren muss die Archivierung der Rechnungsdaten sowie die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung über die gesamte Aufbewahrungszeit sichergestellt werden! Sollten Sie Bedarf an einer Archivierungslösung speziell für EDI-Rechnungen haben, kontaktieren Sie bitte EDITEL Austria.

5 5. Leitfaden zur Umsetzung von e-invoicing mit dem Rechnungsformat INVOIC Schritt 1: Einigung mit dem Geschäftspartner und Festlegung des Umfangs Ihr Geschäftspartner muss dem Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen. Schritt 2: Verwendung des korrekten elektronischen Rechnungsstandards Für den österreichischen Konsumgüterhandel und Industrie wurde ein Rechnungsstandard von GS1 Austria /ECR Austria für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente (EDI) definiert. Stellen Sie (ggf. bei Ihrem Softwarepartner) sicher, dass beim Rechnungsaustausch dieses Standardformat angewendet wird. Schritt 3: Analyse der eigenen Infrastruktur Sie nutzen bereits ein EDI-Konvertersystem? Kontaktieren Sie bitte Ihren EDI-Softwarepartner bezüglich eines Angebots für e-invoicing mit oder ohne digitale Signatur. Stellen Sie dabei die Archivierung der elektronischen Daten über sieben Jahre sicher. Sie nutzen den webit client oder tradeit? In diesem Fall benötigen Sie, außer dem Einspielen des Zertifikates bei Signaturverfahren, KEINE zusätzlichen technischen Anpassungen. Die digitale Signatur der Rechnungsdaten kann durch die Software, die entsprechende Archivierung bei Bedarf durch EDITEL erfolgen. Sie nutzen bisher kein EDI? Kontaktieren Sie bitte EDITEL Austria. Schritt 4: Anforderungen für EDI-Verfahren sicherstellen 4a.: Nur für Signaturverfahren: Das fortgeschrittene Zertifikat ist in Österreich eine Grundvoraussetzung für e-invoicing mit digitaler Signatur. Es muss von einem autorisierten österreichischen Zertifikatsanbieter ausgestellt werden und kostet je nach Anbieter zwischen 40 EUR und 240 EUR pro Jahr. Das Zertifikat kann bei den meisten Anbietern ONLINE bestellt werden. Sollten Sie Unterstützung beim Bestellprozess benötigen, stehen Ihnen die Mitarbeiter von EDITEL Austria und GS1 Austria gern zur Verfügung! 4b: Nur für EDI-Verfahren: Schließen Sie mit Ihrem Geschäftspartner einen schriftlichen EDI-Rahmenvertrag ab (siehe ECR-Mustervertrag auf ). 4c: Nur für Signaturverfahren: Spielen Sie das fortgeschrittene Zertifikat in Ihre Softwareumgebung (Konverter, tradeit oder webit client) ein und übermitteln Sie es per an Ihren Partner.* Schritt 5: Erstellen einer Verfahrensdokumentation Rechnungssteller und Rechnungsempfänger benötigen eine Verfahrensdokumentation. Diese Dokumentation ist bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung auf Verlangen vorzulegen. Ihr Softwarepartner oder EDITEL Austria unterstützen Sie gern bei der Dokumentation. Ein entsprechendes Muster liegt hierzu ebenfalls auf. Schritt 6: Test und Start Testen der Schnittstellen und starten mit dem Echtbetrieb von e-invoicing! *Achtung! Die Zertifikate haben nur eine begrenzte Gültigkeitsdauer. EDITEL Austria informiert rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeitsdauer, damit das bestehende Zertifikat verlängert bzw. ein neues Zertifikat beantragt wird. Außerdem muss dem Rechnungsempfänger das neue Zertifikat auch zeitgerecht, vor der erstmaligen Verwendung der Signatur, übermittelt werden. Rechnungen mit abgelaufenen oder ungültigen Zertifikaten dürfen vom Rechnungsempfänger nicht verarbeitet werden!

6 6. Die passende EDI-Lösung für erfolgreiches e-invoicing Je nach Größe Ihres Unternehmens, technischen Voraussetzungen, Anforderungen und Datenvolumen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, EDI und elektronische Rechnungslegung zu nutzen: Web-EDI für KMU Für kleine und mittelständische Unternehmen, die schnell, sicher und effizient elektronische Geschäftsdokumente mit ihren Partnern austauschen möchten, bietet EDITEL mit tradeit und dem webit client gleich zwei kostengünstige EDI-Lösungen an. Die Anwendungen unterstützen folgende elektronischen Geschäftsprozesse: Verarbeitung von Bestellungen (ORDERS) Versand von Lieferscheinen (DESADV) Verarbeitung von Wareneingangsmeldungen (RECADV) Versand von Rechnungen mit/ohne digitaler Signatur (INVOIC) Verarbeiten von Artikelstammdaten (PRICAT) Die Lösungen unterstützen das standardisierte Verfahren zur elektronischen Rechnungslegung mit oder auch ohne digitale Signatur und ermöglichen dadurch eine wesentlich höhere Automatisierung und eine vollständig papierlose Verarbeitung des gesamten Rechnungsprozesses. Die entsprechende Archivierung der Rechnung kann dabei ebenso durch EDITEL erfolgen. Ihre Vorteile Keine Investition notwendig Kostengünstig Schnellere Reaktion auf Kundenanforderungen Elektronische Abwicklung von Bestellungen, Lieferscheinen, Wareneingangsmeldungen, Rechnungen Integrierte Stammdatenverwaltung für Kunden, Produkte, Preise Sehr benutzerfreundlich Archivierung von Fakturen mit/ohne digitaler Signatur Export, Druck und Download im PDF-Format Optional: digitales Signieren von Fakturen Kontakte Ihre Ansprechpartner EDITEL Austria Herr Björn Neumann T +43 / 1 / E W Weitere EDI- Softwarepartner TWZ Herr Christian Winkler T +43 / 6212 / E W Avenum Herr Erich Krejcirik T +43 /1/ E W

7 Die richtige Archivierungslösung für sicheres e-invoicing Die regelkonforme Archivierung der Rechnungsdokumente ist für Unternehmen auch mit der e-invoicing-neuregelung vom weiterhin verpflichtend. Über die gesamte Aufbewahrungszeit von sieben Jahren muss die Integrität und Authentizität des Rechnungsdokuments sichergestellt werden! Das elektronische Archiv von EDITEL bietet Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, elektronische Rechnungen sicher und entsprechend den Anforderungen des Gesetzgebers zu verwahren. Unterstützt werden insbesondere strukturierte (im Speziellen EDI), aber auch alle weiteren Datenformate. Über ein benutzerfreundliches User-Interface können Originaldokumente jederzeit angezeigt werden. Im Falle einer Steuerprüfung besteht die Möglichkeit zum Dokumentendownload. Verfügbar ist das Archiv je nach IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens als Inhouse oder Servicevariante. Ist eine vollständige Automatisierung Ihres Rechnungsprozesses gewünscht, kann das Archiv auch problemlos in andere Business-Applikationen integriert werden und damit die Effizienz und Nachhaltigkeit ihrer Geschäftsprozesse noch zusätzlich unterstützen. Dokumenteneingang Physische Archivierungsplattform Dokumentenausgang Ihre Vorteile Verfügbar als Service (aas) Inhouse Lösung Höchste Sicherheitsstandards Archivierung aller Datenformate (speziell EDI-Formate) EU-regelkonform Webbasierte Userschnittstelle Anzeige von Originaldokumenten Vorschau + Download von Dokumenten zur Steuerprüfung Druck von Dokumentenkopien Automatisierte Archivierung von EDI-Nachrichten Einfache Integration in andere Business-Applikationen Schnittstelle zur EDITEL EDI Plattform exite e-invoicing-lösungen für internationale Lieferanten Für internationale Unternehmen mit zentralisierter IT-Infrastruktur bietet EDITEL im Rahmen des International e-invoicing-centers individuelle Dienstleistungen, die regional implementiert und gesteuert werden können. Ohne die eigene Infrastruktur verändern zu müssen, werden regionale und auch gesetzliche Anforderungen abgedeckt und elektronische Rechnungen an Handelspartner übermittelt. EDITEL Austria übernimmt dabei, sofern erforderlich, sowohl das elektronische Signieren der Rechnung als auch die Archivierung der elektronischen Dokumente. Der gesamte EDI-Rechnungsprozess kann dadurch landesspezifisch und vollautomatisch abgewickelt werden und gewährleistet so den reibungslosen Datenaustausch mit regionalen Kunden. Diese internationale Lösung bedient nicht nur den österreichischen Markt, sondern alle Länder in Mittel- und Osteuropa. Gern steht Ihnen EDITEL für jedes Land als professioneller Partner zur Verfügung!

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