3. Grundlagen der elektronischen Rechnungsbearbeitung. 3.1 Definition und Begriff

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1 3. Grundlagen der elektronischen Rechnungsbearbeitung 3.1 Definition und Begriff Mit der Ergänzung des 14 Abs. 4 UStG im Rahmen des Steuersenkungsgesetz, welches am in Kraft trat, ist die elektronische Rechnung erstmals in Deutschland als Abrechnung zugelassen worden. 19 Im Sinn des Umsatzsteuergesetzes ( 14 ff. UStG) ist eine elektronische Rechnung,,eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. 20 Der Begriff elektronische Rechnung wird in der Literatur durch ein breites Spektrum an Begrifflichkeiten definiert. Am meisten verbreitet sind die Begriffe des Electronic Billing (E-Billing), Electronic Invoicing, Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP), sowie Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP). Die beiden letztgenannten Begriffe beziehen im Gegensatz zu den erst genannten Begriffen, den elektronischen Austausch der relevanten Zahlungsdaten und der Bezahlung mit ein. 21 Im B2C- Bereich ( Business to Consumer ) wird vorzugsweise der Begriff,,Bill verwendet, wohingegen im B2B- Bereich ( Business to Business ) der Begriff,,Invoice verwendet wird. 22 Diese Arbeit setzt sich vordergründig mit dem B2B-Bereich auseinander. Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen widmen sich der hochaktuellen Aufgabenstellung, die kaufmännischen Prozesse in ihren Unternehmen effizienter und somit wettbewerbsfähiger zu gestalten. Die Analyse und Optimierung der Financial Supply Chain (FSC) ist zu einem wertorientierten Faktor der Unternehmensführung geworden. 23 Die FSC beschreibt dabei ganzheitlich die Finanzprozesse in und zwischen Unternehmen. Sie beinhaltet den Gesamtprozess von der Geschäftsanbahnung bis zur Geschäftsabwicklung und kann als monetärer Gegenstrom zu warenorientierten Wertschöpfungskette verstanden werden Vgl. (Camphausen), S Siehe 14 Abs. 1 (UStG) 21 Vgl. (Spann & Pfaff) 22 Vgl. (Heinzel, Wittenbeck, & Autzen), S.2 23 Vgl. (EPBB, 2011) 24 Vgl. (Skiera & Pfaff, 2003), S

2 3.1 Rechtliche und technische Anforderungen & Herausforderungen in mittelständischen Unternehmen Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsabwicklung kann eine große Erleichterung mit sich bringen, stellt aber gerade kleine und mittlere Unternehmen zum Teil vor große Herausforderungen. Ein allgemeingültiges Vorgehen ist nicht einheitlich definierbar und die Umstellung muss von Fall zu Fall individuell erfolgen. 25 Der Informationsbedarf ist hoch. Es fehlt an qualitativer Unterstützung beziehungsweise an Informationsmaterialien. Im Fokus stehen die mittelständischen Unternehmen, welche häufig nicht die erforderlichen Ressourcen besitzen, um sich notwendigen Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen zusammenzusuchen. Gerade die rechtlichen Fragen stellen zumeist eine große Hürde bei der Einführung dar. 26 Bei einer aktuellen Befragung von über 550 Unternehmen durch die Universität Regensburg, sind zwei Drittel der Unternehmen bei der Einführung eines elektronischen Rechnungsversandes mit rechtlichen Unsicherheiten konfrontiert. Außerdem befürchten etwa zwei Drittel Akzeptanzprobleme bei den Geschäftspartnern. 27 Viele Kunden sind aufgrund psychologischer Barrieren nicht dazu bereit, diese Systeme zu benutzen. Analog dazu zögern Rechnungssteller den Einsatz dieser Systeme hinaus. 28 Für Zulieferbetriebe stellt sich die Situation etwas anders da. Viele große Unternehmen, wie zum Beispiel Daimler, haben bereits das enorme Potential, gerade beim Rechnungsempfang erkannt bearbeitet neben dem papierbasierten Rechnungsempfang nun auch elektronische Rechnungen verbunden mit weitreichenden Einsparungen. 29 Jedoch entfaltet sich dieser Kostenvorteil in erster Linie nur, wenn möglichst viele Lieferanten des Unternehmens in das e-invoicing mit eingebunden werden. Darum spielt die Akzeptanz elektronischer Rechnungen bei der Auswahl der Lieferanten eine immer größere Rolle. Viele kleine und mittlere Unternehmen sind daher gefordert, auf elektronische Rechnungsabwicklung umzustellen, da sie sonst möglicherweise nicht mehr als Lieferanten von großen Abnehmern gelistet werden. 30 Die Rechnung als solches, spielt eine ganz wesentliche Rolle im Umsatzsteuerrecht. Nach dem Grundsatz der Belastungsneutralität der Umsatzsteuer für Unternehmer, tragen nur die 25 Vgl. (Peter tom, 2010), S Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann, 2011), S Vgl. (Heinzel, Wittenbeck, & Autzen), S Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S. 7 9

3 Endverbraucher die daraus resultierende Steuerschuld. Umgesetzt wird dies in Deutschland mit der Möglichkeit des Vorsteuerabzugs, bei dem die entfallene Umsatzsteuer aus Lieferung und Leistung eines Unternehmens vom Finanzamt erstattet wird oder auf seine Steuerschuld angerechnet wird 31. Dabei gilt es einige steuerrechtliche Anforderungen und Auflagen zur Garantie der Revisionssicherheit zu erfüllen. Dies ist der Fall, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung ( Authentizität ), die Unversehrtheit ihres Inhalts ( Integrität ), die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle weiteren gesetzlich erforderlichen Angaben enthält. 32 Bis zum 1. Juli galt in Deutschland eine durchaus strenge steuerrechtliche Regelung zum Nachweis dieser drei Merkmale. 33 So war es bisher nur möglich über eine qualifizierte elektronische Signatur, eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder per,,elektronischem Datenaustausch (EDI) Rechnungen zu signieren bzw. zu versenden 34. Eine qualifizierte elektronische Signatur beruht auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat. Sie wird ausschließlich mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt und ist mit den signierten Daten derart verlinkt, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann 35. Diese Gewährleistungsform der Rechnungsübermittlung beeinflusst maßgeblich den Geschäftsprozessablauf in einem Unternehmen. Umgesetzt wird dies in der Regel mit einem zertifiziertem Kartenlesegerät, einer personenbezogenen Chipkarte und einem elektronischen Zertifikat eines Trustcenters. Trustcenter gewährleisten die allgemeine Sicherheit einer Public-Key Infrastruktur (PKI) und stellen die zentralen Institutionen des Vertrauens dar, indem sie eine verbindliche dedizierte Zuordnung von Schlüsselpaaren zu Personen vornehmen (Zertifizierung). 36 Mit dem Kartenlesegerät wird nach Freigabe durch einen 8- stelligen Code ein Schlüssel erzeugt, mit dem die digitale Rechnung unterschrieben wird. Dieser Schlüssel ist dann im Zertifikat enthalten, mit dem der Rechnungsempfänger wiederum über das Trustcenter die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung bestätigt bekommt Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S Siehe 14 Abs. 4, 14a (UStG) 33 Vgl. (Rückwardt, 2011) 34 Siehe 12 (3) Abs. 1 und 2 (UStG) 35 Vgl. (Peter tom, 2010), S.9 36 Siehe (Post) 37 (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S

4 EDI ( Electronic data interchange ) ist ein nicht standardisiertes Format zum Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten. Dieser Austausch, mit dem Ziel Informationen direkt in EDV- Systeme einlesen zu können, muss schriftlich abgesprochen und dokumentiert sein. 38 In der Regel kann eine vollständige Auftragsabwicklung von der Angebotsanfrage bis hin zur Rechnung per EDI erfolgen. 39 Der Unternehmer legt selbst fest, mit welchen innerbetrieblichen Kontrollverfahren er die Rechnung überprüft, um zu gewährleisten, dass keine Änderungen vorgenommen wurden und die Rechnung vom zutreffenden Rechnungsaussteller versendet wurde. 40 Rückwirkend zum 1. Juli trat im September das Steuervereinfachungsgesetz in Kraft, welches Technologie neutral ausgestaltet ist und Unternehmen selbst entscheiden lässt, nach welchem Innerbetrieblichen Kontrollverfahren es die Gewährleistung der drei Anforderungsbestände ( Authentizität, Integrität, Lesbarkeit ) umsetzt. 41 Zum aktuellen Zeitpunkt ist noch nicht ersichtlich, welche alternativen innerbetrieblichen Kontrollverfahren zugelassen werden könnten, die die vorausgesetzte Rechtssicherheit gewährleisten würden. Eine detailliertere Betrachtung von entsprechenden Geschäftsprozessen ist daher an dieser Stelle nicht möglich. Weiterhin ist der Unternehmer, als auch der Leistungsempfänger, bei der Archivierung dazu verpflichtet, Rechnungen über 10 Jahre aufzubewahren. Aufgrund der signatorischen Anforderungen an eine elektronische Rechnung, ist es hinsichtlich der Archivierung nicht mehr möglich, die elektronischen Rechnungen in Papierform aufzubewahren 42. Grundsätzlich hat die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das IT-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind. 43 Dies beinhaltet demnach auch ein, für Unbefugte nicht zugänglichen Aufbewahrungsort. Abschließend bleibt festzuhalten, dass mit der elektronischen Rechnungsumstellung auf rechtlicher und technischer Seite, einige Neuheiten und damit verbundene Anforderungen auf das Unternehmen zukommen, die es sorgsam zu planen und vorzubereiten gilt. Zur besseren Veranschaulichung, wird der Prozess der PKI abschließend grafisch dargestellt. 38 Vgl. 14 Abs. 3 Nr. 2 (UStG) 39 Siehe (Erkel, 2003), S Vgl. (Kalsruhe, 2011), S Vgl. (Kalsruhe, 2011)S Vgl. 14b. 1 (UStG) 43 Siehe (Brand, Geis, Groß, Lindgens, & Zöller), S

5 Abbildung 3: Prozessablauf einer Public-Key-Infrastructure, ( Quelle: (Sakurai Laboratory, 2011), eigene Anpassung ) 3.3 Problematik des e-invoicing in klein- und mittelständischen Unternehmen Bei Kleinunternehmen ist die Ausgangssituation regelmäßig die, dass aus einem überschaubaren Kreis von Lieferanten Rechnungen gestellt werden, heutzutage zu knapp über 78 Prozent in Papierform. 44 Ab einem monatlichen Rechnungsaufkommen von 1000 Eingangsrechnungen bzw Ausgangsrechnungen, kommt ein Umstieg potentiell in Betracht. 45 Ausgehend von der papierbasierten Rechnungsverarbeitung, die sich in den grundlegenden Zügen nicht mehr stark automatisieren oder individualisieren lässt, ergeben sich beim e- Invoicing umfassende Möglichkeiten von dem Standpunkt der Technik und Prozessaufteilung bzw. -abläufen. Nicht jede elektronische Rechnung führt automatisch zu einem Optimum der gesamten Prozesskette. Eine individuelle Analyse der Ausgangssituation der Prozesse, Strukturen und vorhandenen Technologien, hinsichtlich der Rechnungsverarbeitung, markieren den Beginn der Umstellung auf die elektronische Bearbeitung. Daraus abgeleitet, erschließen sich die möglichen Einsparpotentiale eines Betriebes. Des Weiteren hängt ein Umstieg unumgänglich mit der Investitionsfähigkeit und Willigkeit eines Unternehmens zusammen. Aber nicht zuletzt auch mit dem nötigen Knowhow zur technischen und vor allem rechtssicheren Umsetzung und möglichen Akzeptanzprobleme im eigenen Unternehmen, wie auch bei Kunden. 46 Diese sollten nicht unterschätzt werden. Zum einen werden die Mitarbeiter mit völlig neuen Prozessstrukturen konfrontiert, verbunden mit anderen zukünftigen Tätigkeiten und dementsprechenden 44 Vgl. (Schömburg, Hoppen, & Breitner, 2008), S Vgl. (Breitner & Schömburg, 2011), S Vgl. (Weisheit, Stahl, Pur, & Wittmann), S

6 Schulungen. Die Ausgestaltungsformen der Rechnungsverarbeitung lassen sich erstens dahingehend unterscheiden,,,ob der Rechnungsempfänger seine Rechnungen direkt vom Rechnungssteller erhält oder ob eine Bündelung bzw. Aggregation der Rechnungen durch einen Consolidator stattfindet Siehe (Spann & Pfaff), S. 4 13