GFI-Produkthandbuch. GFI MailArchiver Outlook Addon

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1 GFI-Produkthandbuch GFI MailArchiver Outlook Addon

2 Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Haftung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software haftet nicht für etwaige Schäden, einschließlich Folgeschäden, die sich aus der Nutzung dieses Dokuments ergeben. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Prüfung der Inhalte übernimmt GFI keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten. Des Weiteren ist GFI nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI übernimmt keine Haftung (ausdrücklich oder stillschweigend) für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. Alle hier aufgeführten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer. Microsoft und Windows sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. GFI MailArchiver unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 12/3/2012

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Informationen zu GFI MailArchiver Informationen zu GFI MailArchiver Outlook Addon 4 2 Verwenden von GFI MailArchiver Outlook Addon GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook 2010/ Dateiarchivierung Archivieren einer Datei mit GFI MailArchiver Outlook Addon 8 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver Outlook Addon 11 4 Fehlerbehebung GFI SkyNet Webforum Technischen Support anfragen Dokumentation GFI MailArchiver Outlook Addon Probleme 15 5 Glossar 16 6 Index 20

4 1 Einführung 1.1 Informationen zu GFI MailArchiver GFI MailArchiver ist eine leistungsstarke, benutzerfreundliche -Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen s in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Über die webbasierten Oberfläche von GFI MailArchiver können Sie die -Archivspeicher komfortabel verwalten und als autorisierter Benutzer nach archivierten s suchen. 1.2 Informationen zu GFI MailArchiver Outlook Addon GFI MailArchiver Outlook Addon ist ein Plug-In, das in Microsoft Outlook installiert wird, um Benutzern die manuelle Archivierung von s aus Microsoft Outlook in GFI MailArchiver zu ermöglichen. Die in GFI MailArchiver gespeicherten s werden standardmäßig in derselben Ordnerstruktur wie im Microsoft Outlook-Postfach des Benutzers angeordnet. Die Option Manuelle Archivierung muss in GFI MailArchiver aktiviert sein, damit GFI MailArchiver Outlook Addon funktioniert. Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an den Systemadministrator. GFI MailArchiver Outlook Addon kann in Microsoft Outlook 2003, 2007, Bit und 2010/ Bit installiert werden.

5 2 Verwenden von GFI MailArchiver Outlook Addon GFI MailArchiver Outlook Addon wird bei der Installation automatisch mit Microsoft Outlook registriert. Microsoft Outlook versucht, über die bei der Installation angegebene URL eine Verbindung mit GFI MailArchiver aufzubauen. GFI MailArchiver Outlook Addon fügt in den Symbolleisten, Menübändern und/oder Menüs in Microsoft Outlook Schaltflächen für die manuelle Archivierung hinzu. Standardmäßig ist GFI MailArchiver Outlook Addon so eingestellt, dass alle manuell archivierten s aufbewahrt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von GFI MailArchiver Outlook Addon (Seite 11). In diesem Kapitel: 2.1 GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook 2010/ Dateiarchivierung Archivieren einer Datei mit GFI MailArchiver Outlook Addon GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook 2003 GFI MailArchiver Outlook Addon installiert in Microsoft Outlook 2003 eine zusätzliche Symbolleiste. Die Funktionen von GFI MailArchiver Outlook Addon stehen erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie eine manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine oder Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 1: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten s unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8).

6 OPTION Archivieren in Archiviert die ausgewählten s in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 2.2 GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook 2007 GFI MailArchiver Outlook Addon installiert in Microsoft Outlook 2003 und 2007 eine zusätzliche Symbolleiste. Die Symbolleiste steht erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie eine manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine oder Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 2: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten s unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8).

7 OPTION Archivieren in Archiviert die ausgewählten s in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 3. (Optional) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die , und wählen Sie die Archivierungsbefehle im Kontextmenü aus. 2.3 GFI MailArchiver Outlook Addon für Outlook 2010/2013 In Microsoft Outlook 2010/2013 erstellt GFI MailArchiver Outlook Addon im Microsoft Outlook- Menüband auf der Registerkarte Start eine Registerkarte. Die Optionen von GFI MailArchiver stehen erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie eine manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine oder Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 3: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten s unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8).

8 OPTION Archivieren in Archiviert die ausgewählten s in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 3. (Optional) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die , und wählen Sie die Archivierungsbefehle im Kontextmenü aus. 2.4 Dateiarchivierung Mithilfe der Dateiarchivierungsfunktion können Sie Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich Microsoft Office-Dokumente) in GFI MailArchiver archivieren. Diese Funktion dient der Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten. Mithilfe der Dateiarchivierung können Benutzer: Wichtige Dateien einfach verfügbar machen Ein IMAP-Konto verwenden, um von verschiedenen Orten auf Dateien zugreifen. Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Dateien in der gewünschten Ordnerstruktur in GFI MailArchiver organisieren Archivieren einer Datei mit GFI MailArchiver Outlook Addon Der Dateiarchivierungsprozess umfasst folgende Aktionen: Bei der Archivierung mit GFI MailArchiver Outlook Addon wird die betreffende Datei in einer E- Mail verpackt und archiviert. Die archivierte Datei wird unter dem gleichen Dateinamen in GFI MailArchiver gespeichert. Das Archivierungsdatum stimmt mit dem Datum überein, an dem die Datei letztmalig geändert wurde.

9 GFI MailArchiver Outlook Addon kann auch in Microsoft Outlook gespeicherte Dateien archivieren. In diesem Szenario stimmt das Archivierungsdatum mit dem Datum überein, am dem die Datei in Outlook gespeichert wurde. Bei der Archivierung von Dokumenten aus Microsoft Outlook übernimmt GFI MailArchiver standardmäßig die Ordnerstruktur von Microsoft Outlook. Die Benutzer können jedoch optional mit der Funktion Archivieren in... oder Outlook-Ordner archivieren in... eine andere Ordnerstruktur erstellen. So archivieren Sie eine Datei: 1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Dateien archivieren in. 2. Wählen Sie im Windows Explorer eine zu archivierende Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. Screenshot 1: Dialogfeld Dateiarchivierung 3. Wählen Sie im Fenster Dateien archivieren in einen vorhandenen Zielort aus und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

10 Tabelle 4: Optionen für Dateien archivieren in OPTION Postfach hinzufügen Neuer Ordner Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie anschließend auf Postfach hinzufügen. Durch die Verwendung dieser Option können Sie Dateien im Postfach eines anderen Benutzers archivieren. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Ordners in die vorhandene Ordnerstruktur auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. 4. Prüfen Sie, ob der Zielordnerpfad korrekt ist, und klicken Sie auf OK. Die maximal zulässige Größe für zu archivierende Nachrichten und Dateien beträgt 100 MB. Dateien, welche diese Größe überschreiten, werden nicht hochgeladen und verursachen Sende- und Empfangsfehler. WICHTIG Dateitypen, die als Anhang unzulässig sind, werden auch beim Archivieren in GFI MailArchiver blockiert.

11 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver Outlook Addon Nachdem GFI MailArchiver Outlook Addon installiert wurde, kann das Add-In bereits mit den Standardeinstellungen ausgeführt werden. Sie können jedoch verschiedene Einstellungen an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen. So ändern Sie die Standardeinstellungen: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie im Menüband von Microsoft Outlook auf Addon. 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen. Screenshot 2: GFI MailArchiver Outlook AddonKonfigurationseinstellungen für. 4. Wählen Sie im Bereich Dienstadresse für GFI MailArchiver aus den folgenden Optionen aus:

12 Tabelle 5: Outlook Addon-Serveradresse OPTION Standard Benutzerdefiniert SSL- Richtlinienfehler ignorieren Dieses Feld enthält die Serveradresse, wenn GFI MailArchiver Outlook Addon über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert wird und Ihr Systemadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat. Ist das Feld leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, eine zu archivieren. Geben Sie manuell die Adresse an, unter der GFI MailArchiver installiert ist. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die Verbindungsherstellung zwischen GFI MailArchiver Outlook Addon und GFI MailArchiver, wobei SSL-Richtlinienfehler bei der Überprüfung des Remote-Zertifikats von GFI MailArchiver zur Authentifizierung ignoriert werden. Auf diese Weise können Benutzer eine SSL-Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen, auch wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes, kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet. WICHTIG Die Option Dienstadresse für GFI MailArchiver ist immer auf Standard eingestellt, auch wenn GFI MailArchiver Outlook Addon manuell installiert wird. Falls das Feld leer ist, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, und geben Sie die erhaltene Adresse im Adressfeld ein. 5. Wählen Sie unter Löschrichtlinie für manuell archivierte Nachrichten in MS Outlook eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 6: Aktionen für lokale s OPTION Archivierte Nachrichten nicht löschen Archivierte Nachrichten sofort dauerhaft löschen Archivierte Nachrichten dauerhaft löschen nach XX Tagen Löschrichtlinie rückwirkend übernehmen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von s nach deren Archivierung zu verhindern. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die s gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). Ist diese Option aktiviert, wird die ausgewählte Aufbewahrungsmethode auf alle alten s angewandt, die archiviert, aber noch nicht gelöscht wurden. Ist diese Option nicht aktiviert, gilt das Löschen nur für s, die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden. Diese Einstellungen gelten nicht für s im Archivspeicher von GFI MailArchiver und sind nicht von den in GFI MailArchiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien betroffen. 6. Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest:

13 Tabelle 7: Authentifizierungsmethode mit Outlook Addon OPTION Windows-Authentifizierung Benutzerdefinierte Authentifizierung GFI MailArchiver Outlook Addon verwendet Ihre Windows -Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI MailArchiver-Server. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory -Domäne verbunden sind wie der GFI MailArchiver-Server. Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem Remote- Standort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI MailArchiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, die Sie hier angeben, werden auf dem GFI MailArchiver-Server authentifiziert. WICHTIG Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist, erfordert GFI MailArchiver Outlook Addoneine benutzerdefinierte Authentifizierung. 7. Wählen Sie im Bereich Archivierungsvorgänge aus den folgenden Optionen aus: Tabelle 8: Archivierungsoptionen für Outlook Addon OPTION Vorgang bei behebbarem Fehler wiederholen Dialog nach Fertigstellung schließen Bei Auswahl versucht GFI MailArchiver Outlook Addon automatisch, die ausgewählte zu archivieren, wenn ein Problem erkannt und behoben wurde. Wählen Sie diese Option, um das Dialogfeld Archivierungsfortschritt automatisch nach der Archivierung der ausgewählten zu schließen. 8. Klicken Sie auf OK.

14 4 Fehlerbehebung Fehlerbehebung und SupportEinführungIn diesem Kapitel wird erklärt, wie bei der Installation von GFI MailArchiver auftretende Probleme behoben werden können. Die wichtigsten verfügbaren Informationsquellen zum Beheben dieser Probleme lauten wie folgt:dieses Handbuch die meisten Probleme können Sie mithilfe der Informationen in diesem Abschnitt lösen.artikel aus der GFI Knowledge BaseWebforumTechnischer Support von GFI 4.1 GFI SkyNet GFI pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten Probleme beschrieben sind. GFI SkyNet enthält immer die aktuelle Liste der Fragen, die an den technischen Support gerichtet wurden, sowie die neuesten Patches. Wenn die Informationen in dieser Anleitung nicht ausreichen, um Ihre Probleme zu lösen, schlagen Sie bitte unter GFI SkyNet nach: 4.2 Webforum Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. Zum Webforum gelangen Sie über folgende URL-Adresse: 4.3 Technischen Support anfragen Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online-Support-Formular aus, oder rufen Sie an. Online: Füllen Sie das Anfrageformular für den Support aus, und befolgen Sie genau die Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Support-Anfrage unter folgendem Link zu übermitteln: Telefon: Die korrekte Telefonnummer für den technischen Support Ihrer Region finden Sie unter: Halten Sie bitte Ihre Kundennummer bereit, wenn Sie sich an den technischen Support wenden. Ihre Kundennummer entspricht der Online-Kontonummer, die Sie bei der ersten Registrierung Ihrer Lizenzschlüssel im GFI-Kundenbereich unter folgendem Link erhalten haben: Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal 24 Stunden. 4.4 Dokumentation Wenn dieses Handbuch Ihren Erwartungen nicht entspricht oder Sie der Meinung sind, dass die Dokumentation verbessert werden kann, senden Sie uns bitte eine an:

15 4.5 GFI MailArchiver Outlook Addon Probleme Tabelle 9: Häufige Probleme AUFGETRETENES PROBLEM Archivierungsschaltfläche wird nicht angezeigt GFI MailArchiver Outlook Addon Error_ ManualArchivingDisabledException Error_ ServerCertificateValidationException Error_UpgradeRequiredException Die Adresse des GFI MailArchiver- Servers wurde nicht korrekt konfiguriert. LÖSUNG Ursache: Dieses Problem kann auftreten, wenn GFI MailArchiver Outlook Addon (oder dessen Startprogramm) einen unbehandelten Fehler verursacht, der an Microsoft Outlook weitergegeben wird. Lösung: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook zu Datei > Optionen > Add-Ins. 2. Wählen Sie Verwalten > Deaktivierte Elemente aus, und klicken Sie auf [OK...]. 3. Aktivieren Sie GFI MailArchiver Outlook Addon. 4. Starten Sie Outlook neu. Ursache: Die manuelle Archivierung ist auf dem GFI MailArchiver-Server nicht aktiviert. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator, um die manuelle Archivierung zu aktivieren. Ursache: Das vom GFI MailArchiver-Server bereitgestellte SSL-Zertifikat konnte nicht überprüft werden. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Ursache: GFI MailArchiver Outlook Addon muss aktualisiert werden, um Kompatibilität mit der aktuellen Version des GFI MailArchiver-Servers zu gewährleisten. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Ursache: Die auf der Seite Einstellungen angegebene Serveradresse ist nicht korrekt. Lösung 1: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Lösung 2: Wenn Sie die Adresse kennen, unter der GFI MailArchiver installiert ist, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook zur GFI MailArchiver Outlook Addon- Symbolleiste, und klicken Sie auf Einstellungen. 2. Wählen Sie Benutzerdefiniert aus, und geben Sie die Serveradresse im vorgesehenen Feld ein. 3. Klicken Sie auf OK.

16 5 Glossar A Active Directory AD Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Verzeichnisdienste). Siehe Active Directory Archivspeicher Eine Sammlung von -Quellen, -Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver. Archivspeicher-Verwaltung Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unterschiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden können. Aufbewahrungsrichtlinien Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte s in Ihren Archivspeichern aufbewahrt werden. D Datenbankschema Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt. Diskussions-Thread Eine Liste mit s, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt. E Exchange OLE DB-Provider Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE DB und Microsoft ADO. Exchange System-Manager Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können. ExOLEDB Siehe Exchange OLE DB-Provider F Firebird-Datenbank Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem.

17 G Gemischter Authentifizierungsmodus Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL Server-Authentifizierung ermöglicht. GFI MailArchiver Import Service Ein Tool von GFI MailArchiver, das -Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert. GFI MailArchiver Outlook Connector Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten -Daten synchronisiert werden können. GFI MailInsights Eine in GFI MailArchiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von s und Tendenzen anhand archivierter s gesammelt werden können. GPO Siehe Gruppenrichtlinienobjekte Gruppenmanager Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer Active Directory-Gruppe suchen können. Gruppenrichtlinienobjekte Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist. H Header Informationen, die dem -Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger, Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw. I IMAP Siehe Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von s. Das andere ist POP3. J Journalfunktion Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von s in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. -Archivierung) gespeichert werden können.

18 K Kategorisierungsrichtlinien Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, s aufgrund ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren. M MAIS Siehe GFI MailArchiver Import Service MAPI Siehe Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Eine Messaging-Architektur und eine auf einem Komponentenobjektmodell basierte Schnittstelle für die Programmierung von Anwendungen (API) für Microsoft Windows. Metadaten Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten s. Microsoft SQL Server Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft. MIME Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Ein Standard, der das -Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und Kopfzeilen, Nicht-Text-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen. Ö Öffentliche Ordner Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame Nutzen von Informationen ermöglicht. O OneClick Restore Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte s im Posteingang des Benutzers wiederhergestellt werden können. Die s können entweder wieder in den Zustand zum Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als -Anhang zugesendet werden. Outlook Web Access Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf s, Kontakte, Aufgaben usw. mittels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht verfügbar ist.

19 OWA Siehe Outlook Web Access P POP3 Siehe Post Office Protocol 3 Post Office Protocol 3 Ein Protokoll, das von lokalen -Clients verwendet wird, um s über eine TCP/IP- Verbindung von Postfächern abzurufen. Postfach Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von -Nachrichten. Postfachordnerstruktur-Abfrage Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann. PST Exporter Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern s aus PST- Dateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert. PST-Datei Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von s, Kalendern, Ereignissen, Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook. S Suchindex Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte Abfrage von Informationen. Ü Überwachung der Benutzerinteraktion Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese die Weboberfläche von GFI MailArchiver verwenden. Überwachung der Datenbankaktivität Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen. Z Zugriffsberechtigungen Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen s unterschiedliche Aktivitäten durchführen zu können.

20 6 Index A Active Directory 13 Aufbewahrungsrichtlinien 12 D Dokumentation 14 G Glossar 16 I IMAP 8 L Lizenzschlüssel 14 Z Zeitzone 14 GFI MailArchiver Index 20

21 USA, KANADA UND ZENTRAL- SOWIE SÜDAMERIKA Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefon: +1 (888) Fax: +1 (919) GROSSBRITANNIEN UND IRLAND Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefon: +44 (0) Fax: +44 (0) EUROPA, MITTLERER OSTEN UND AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefon: Fax: AUSTRALIEN UND NEUSEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: Fax:

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