Administrationshandbuch Securepoint Unified Mail Archive UMA

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1 Administrationshandbuch Securepoint Unified Mail Archive UMA Securepoint Unified Mail Archive, Release Securepoint GmbH, Lüneburg Security Solutions

2 Änderungsnachweise Version Freigabedatum Kapitel Änderungen alle Erstellung Securepoint UMA 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Positionierung des UMA im internen Netzwerk Szenario HUB Modus Szenario Transparenter Modus Szenario Forward Modus Inbetriebnahme Anpassen der IP-Adresse Verbindung mit der Appliance Direkte Verbindung Verbindung über das Netzwerk Registerkarte Status Oberregister Setup Registerkarte Netzwerk Netzwerkeinstellungen Lokale Einstellungen Nameserver Windows Domäne Proxy Einstellungen Registerkarte Lizenz Registerkarte -Server Remote -Server Einstellungen Remote Smarthost Einstellungen Remote -Konten Registerkarte Archiv Speicher Lokale Speicher Integration Sicherungskopien auf Netzwerkspeicher Externer USB Backup-Speicher Oberregister Administration...27 Securepoint UMA 3

4 7.1 Registerkarte Benutzer Registerkarte Zeit Registerkarte Webmailer / IMAP / SMTP Webmail Zugang IMAP Server Einstellungen Webserver Zertifikat / IMAP Zertifikat / SMTP Zertifikat Registerkarte Indexer Registerkarte Archiv-Regelwerk Registerkarte Backup Registerkarte Restore Registerkarte Wartung Registerkarte Werkzeuge Registerkarte Logs UMA -Client Login Übersicht Ordnerliste Filter Suche Schnellsuche Erweiterte Suche s kopieren Einsicht einer Navigation in der Ansicht Prüfbericht Auditor Zugang Anmelden als Auditor Elektronische Archivierung versus elektronische Langzeitspeicherung Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten und deren rechtlichen Grundlagen...54 Securepoint UMA 4

5 12 Checkliste zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente Ändern der IP-Adresse unter Windows Anlegen eines HUB Kontos auf einem MS Exchange Server Exchange Verwaltungskonsole Netzwerkmaske - Bitcount Abbildungsverzeichnis...65 Securepoint UMA 5

6 1 Einleitung Dieses Handbuch richtet sich an Administratoren, die die Standardsoftware / Appliance Securepoint Unified Mail Archive (UMA) für die Benutzer installieren und konfigurieren. Dieses Handbuch besteht aus vier Teilen. Der Prolog widmet sich der Inbetriebnahme, Teil 1 beschreibt das Administration-Center, Teil 2 den -Client und in Teil 3 befindet sich der Anhang. In dem Anhang finden Sie Hinweise zu rechtlichen Aspekten der Archivierung. Hinweis: In diesem Dokument werden die Begriffe Archiv und Archivierung bewusst verwendet. Auf eine trennscharfe Unterscheidung von Aufbewahrung und Archivierung wird bewusst verzichtet. Nach Meinung der Autoren wird die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrung von Dateien von den EDV-Nutzern gemeinhin als Archivierung bezeichnet. Eine kurze Erläuterung des Unterschiedes von Aufbewahrung und Archivierung findet sich im Anhang. Die Standardsoftware Securepoint Unified Mail Archive (UMA) wird in der Regel mit einer Hardware Appliance angeboten. Dieses Dokument spricht daher häufig von der Appliance Lösung und meint damit auch die reine Standardsoftware. Die Hardware Appliance kann mit mehreren Festplatten ausgerüstet werden und bietet so in Verbindung mit einem Software RAID Controller bzw. einem integrierten Hardware RAID Controller Datensicherheit. In Abhängigkeit der Anzahl der verfügbaren Festplatten wird bei Verwendung eines Software RAID automatisch das höchstmögliche RAID Level gewählt. Das UMA archiviert automatisch den gesamten Verkehr in einem zentralen System und arbeitet dabei völlig transparent. Dabei werden die s rechtskonform und änderungssicher gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt im System abgelegt und zusätzlich wird durch täglich qualifizierte Zeitstempel der Nachweis geführt, dass über den Aufbewahrungszeitraum keine Veränderung an den Dokumenten vorgenommen worden sind. Alle Nachrichten, die das UMA passieren, werden als Kopie gespeichert. So können auf dem server oder auf dem -Client gelöschte s jederzeit wieder aus dem Archiv hergestellt werden. Securepoint UMA 6

7 Für die Verbindung zu dem UMA stehen zwei Webinterfaces zur Verfügung. - UMA-Administration-Center: Zugang für Administratoren zur Konfiguration und Verwaltung des UMA. - UMA- -Client: Zugang für Nutzer und -Administratoren. Hinweis: Die Webinterfaces sind fehlerfrei ausführbar in den Browsern Microsoft Internet Explorer ab Version 7, Mozilla Firefox ab Version 3.6 und Google Chrome ab Version 11. Die Einbindung der Administrationsoberfläche in das Security Operation Center (SOC) ist nicht Gegenstand dieses Handbuchs. Bitte lesen Sie dazu das SOC Handbuch oder die FAQ (Frequently Asked Questions) Seiten auf der Securepoint Website. Securepoint UMA 7

8 2 Positionierung des UMA im internen Netzwerk Für die Einbindung der UMA Appliance in das bestehende Netzwerk gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der Einsatz ist abhängig von der eingesetzten Empfangs- und Versandtechnik. Im Folgenden werden drei Szenarien vorgestellt. Alle Szenarien setzen voraus, dass ein E- Mailserver betrieben wird, der für das Senden und Empfangen externer s, das Versenden interner s und das Verteilen der s im internen Netz zuständig ist. 2.1 Szenario HUB Modus Das UMA steht nicht wie in den folgenden Szenarien physikalisch vor dem server. Die Appliance ist als Server im internen Netzwerk angeschlossen. Da s die Appliance nicht passieren, ruft das UMA die s vom server ab. Dazu muss auf dem Exchange Server ein Hub Konto eingerichtet sein, in dem von jeder eingegangenen und versendeten eine Kopie hinterlegt wird. Auch E- Mails, die über die MAPI Schnittstelle versendet werden, werden in dieses Konto kopiert. Auf diese Weise werden alle s von dem UMA archiviert. Sie können auch alle schon bestehenden s in das Hub Konto kopieren. Wenn sich das UMA dann mit dem Exchange Server verbindet, werden diese Bestands- s archiviert. Abb. 1 HUB Modus Hinweis: Die Beweiswerterhaltung für nachträglich dem UMA zugeführte s beginnt mit dem Zeitpunkt des Imports. Mögliche Beweiswertverluste, die vor der Überführung in das UMA eingetreten sind, bleiben bestehen. Securepoint UMA 8

9 2.2 Szenario Transparenter Modus s kommen per SMTP am Router an und werden an den internen server geleitet. Dabei passieren die s das UMA. s, die aus dem internen Netzwerk ins Internet verschickt werden, passieren nach dem server das UMA. Das Gleiche gilt für Nachrichten innerhalb des internen Netzes. Dabei werden alle s in dem UMA gespeichert. Abb. 2 Transparenter Modus Hinweis: Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft client Outlook und wird als server der Microsoft Exchange Server verwendet, werden diese E- Mails in der Regel nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation server und clients oft die Microsoft eigene Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. Um interne s archivieren zu können, nutzen Sie den Hub Modus (siehe Kap. 2.1). Securepoint UMA 9

10 2.3 Szenario Forward Modus Auch in diesem Szenario ist die Appliance zwischen Router und internem server positioniert. Das UMA holt s von einem externen Provider ab. Dazu können die Protokolle IMAP, POP3 und weitere 1 genutzt werden. Die abgeholten s werden archiviert und an den internen server weitergeleitet. Der Versand der s funktioniert identisch. Die s erreichen den internen server und dieser überträgt sie an das UMA. Das UMA sendet die s per SMTP an den externen Provider Server. Abb. 3 Forward Modus Hinweis: Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft client Outlook und wird als server der Microsoft Exchange Server verwendet, werden diese E- Mails in der Regel nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation server und clients oft die Microsoft eigene Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. Um interne s archivieren zu können, nutzen Sie den Hub Modus (siehe Kap. 2.1). 1 Weitere angebotene Protokolle sind: POP2, APOP, RPOP, KPOP, SDPS, ETRN, ODMR Securepoint UMA 10

11 3 Inbetriebnahme Im Auslieferungszustand sind einige Einstellungen vorkonfiguriert. Dazu gehören z. B. die IP- Adresse und der Administrator Zugang. Voreinstellungen: IP-Adresse: Subnetzmaske: Benutzername: admin Passwort: insecure 3.1 Anpassen der IP-Adresse Um die Appliance in Ihrem bestehenden Netzwerk einzubinden, müssen Sie die IP-Adresse anpassen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: die direkte Verbindung und die Netzwerkverbindung über das Web-Interface. Sie schließen einen Monitor und eine Tastatur direkt an die Appliance an und konfigurieren diese, bevor sie in das bestehende Netzwerk eingebunden ist. Sie können die Konfiguration auch im Netzwerk vornehmen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn die IP-Adresse nur einmal und zwar von der UMA im Netzwerk benutzt wird. Im zweiten Fall muss Ihr Rechner eine IP-Adresse aus dem gleichen Subnetz wie die Appliance besitzen ( ), um die Verbindung aufzubauen. Benötigen Sie Hilfe beim Ändern der IP-Adresse Ihres PCs unter MS Windows 7 lesen Sie bitte den entsprechenden Hinweis im Anhang (siehe Kap.13). Abb. 4 Verbindung mit der UMA zur Einstellung der IP-Adresse Securepoint UMA 11

12 4 Verbindung mit der Appliance 4.1 Direkte Verbindung Die direkte Verbindung mit Tastatur und Monitor dient nur dazu, die IP-Adresse temporär anzupassen und für den Netzwerk Einsatz vorzubereiten, ohne die IP-Adresse des Arbeitsplatz PCs zu wechseln. Melden Sie sich mit dem vorkonfigurierten Administrator Account an. login: admin password: insecure Sie sind jetzt als Benutzer mit eingeschränkten Superuser Rechten am System angemeldet. Die Appliance richtet im Auslieferungszustand eine Verbindung im Modus Transparent ein. So kann der gesamte Netzwerkverkehr über die Maschine geleitet werden. Das UMA befasst sich nur mit dem Verkehr, alle anderen Datenpakete werden weitergereicht. Ändern Sie die IP-Adresse der UMA Appliance mit folgendem Befehl. ip addr replace /24 dev bridge0 Befehl neue IP-Adresse Interface mit Bitcount In diesem Beispiel benutzt das Netzwerk das Subnetz /24. Hinweis: Der Befehl ändert die IP-Adresse nur temporär. Die Adresse wird also nicht gespeichert und nach einem Neustart wird die Adresse wieder auf den Auslieferungszustand zurückgesetzt. Zur permanenten Speicherung müssen Sie die IP-Adresse im Web-Interface ändern. Nachdem Sie die IP-Adresse Ihres Computers an das Subnetz der Appliance angepasst haben, können Sie im Web Browser das UMA-Administrations-Center aufrufen. Securepoint UMA 12

13 4.2 Verbindung über das Netzwerk - Öffnen Sie jetzt Ihren Browser und geben Sie die neue UMA IP-Adresse ein: - Es öffnet sich eine Informationsseite mit einer Sicherheitswarnung, da das Webinterface ein selbstsigniertes Zertifikat benutzt und somit als nicht vertrauenswürdige Webseite eingestuft wird. Bestätigen Sie, dass Sie dem Austeller des Zertifikats vertrauen. Das Zertifikat kann später durch ein eigenes getauscht werden, welches im Netzwerk als vertrauenswürdig eingestuft wird (siehe Kap.7.3.3). - Nun öffnet sich die Login-Maske des UMA-Administration-Center. - Geben Sie hier die Anmeldedaten des Standardadministrators ein. Benutzername: admin Passwort: insecure Abb. 5 Login Maske Hinweis: Denken Sie daran das Passwort zu ändern. Diese Funktion finden Sie im Kapitel 7.1. Hinweis: Ein sicheres Passwort besteht aus mindestens 8 Zeichen. Es sollte eine zufällige Kombination aus Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen benutzt werden. Abb. 6 Sicherheitsabfrage im MS Internet Explorer Abb. 7 Sicherheitsabfrage im Google Chrome Securepoint UMA 13

14 Abb. 8 Ändern der IP-Adresse - Tragen Sie nun im UMA-Administrations-Center die neue UMA IP-Adresse ein. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte Administration/Netzwerk, Netzwerkeinstellung. Tragen Sie die IP-Adresse z. B ein und klicken Sie auf den Button Speichern. - So wird die IP-Adresse permanent in die Konfiguration übernommen. Securepoint UMA 14

15 Teil 1 UMA Administration Center Securepoint UMA 15

16 5 Registerkarte Status Als erstes öffnet sich die Registerkarte Status. Hier werden Systeminformationen grafisch dargestellt. Der Archivspeicher zeigt den verfügbaren Speicherplatz an und wie viel Speicherplatz von welchen Ordnern schon belegt ist. Außerdem wird angezeigt, wie viele s aktuell archiviert sind. Hinweis: Kurz nach der Erstinbetriebnahme ist das Storage noch nicht initialisiert und es sind auch noch keine s archiviert, so dass hier noch keine Informationen angezeigt werden. Die Anzeige wird stündlich aktualisiert. Der Zeitstatus zeigt die aktuelle Zeit und die Differenz der Systemzeit zu der abgerufenen Zeit des Zeitservers. Diese Informationen werden erst angezeigt, wenn der Zeitserver eingestellt und erreichbar ist. Die übrigen Graphen zeigen die Auslastung der Hardware an. Abb. 9 Statusanzeige mit initialisierten Storage Hinweis: Die Systemzeit nimmt keinen Einfluss auf den eigentlichen Beweiswert. Dieser wird durch die Einholung Qualifizierter Zeitstempel erhalten. Securepoint UMA 16

17 6 Oberregister Setup Bei der ersten Inbetriebnahme der Appliance, müssen Sie grundlegende Einstellungen vornehmen. Die ersten Schritte zum Einrichten des UMA sind unter dieser Registerkarte zusammengefasst. 6.1 Registerkarte Netzwerk Auf der Registerkarte Netzwerk befinden sich die Umgebungseinstellungen Netzwerkeinstellungen - Im Bereich Netzwerkeinstellungen stellen Sie die gewünschte IP-Adresse für die Appliance mit dem passenden Bitcount (siehe Kap. 15) ein. Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf die Schaltfläche Speichern. - Nach dieser Änderung ist die Appliance nur noch unter der neuen Adresse erreichbar. Sie müssen sich erneut an der Appliance anmelden. Geben Sie dazu die neue Adresse der Appliance in die Adresszeile Ihres Browsers ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und der Portangabe Benutzen Sie das HTTPS Protokoll: Bestätigen Sie, dass Sie dem Zertifikatsherausgeber vertrauen und melden Sie sich mit dem Standard-Administrator Account an. Hinweis: Wenn Sie bereits das Passwort geändert haben, benutzen Sie das neue Passwort. - Stellen Sie als Router IP-Adresse die IP-Adresse Ihres Internetzugangsgerätes ein. Klicken Sie hinter dem Eingabefeld auf die Schaltfläche speichern. Abb. 10 Setzen der Appliance IP-Adresse und der Gateway IP-Adresse Securepoint UMA 17

18 6.1.2 Lokale Einstellungen - Im Bereich Lokale Einstellungen tragen Sie einen Hostnamen für die Appliance und die Domäne Ihres Netzes ein. Abb. 11 Hostname und Domäne eintragen Nameserver - Stellen Sie im Bereich Nameserver die IP-Adresse ihres Nameservers ein und klicken Sie auf hinzufügen. Wenn Sie mehrere Nameserver benutzen, wiederholen Sie diese Vorgehensweise bis Sie alle Nameserver erfasst haben. Es sind bis zu drei Einträge möglich. Abb. 12 IP-Adresse des DNS Servers eintragen Windows Domäne Im nächsten Schritt können Sie das UMA am Active Directory oder der Windows Domäne anmelden. - Aktivieren Sie die Checkbox Aktiviert, um die Funktion freizuschalten. - Geben Sie an, ob Sie sich per Active Directory oder direkt an der Domäne anmelden möchten und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. - Tragen Sie die Domäne ein, an der Sie sich anmelden möchten. - Geben Sie die Arbeitsgruppe an. - Tragen Sie den Hostnamen oder die IP-Adresse des Passwort Servers ein und klicken Sie auf hinzufügen. - Geben Sie den Namen des Administrator Kontos und das zugehörige Passwort an. - Klicken Sie auf Beitreten. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, färbt sich das Symbol rechts neben den Schaltflächen grün. Securepoint UMA 18

19 Abb. 13 Anmeldung an der Domäne Proxy Einstellungen Wenn Sie einen Proxy im Netzwerk benutzen, geben Sie hier die Einstellungen an, die die Appliance benötigt, wenn sie eine Verbindung zum Internet aufbauen muss z. B. zur Abfrage eines externen Providers. - Geben Sie im Feld Server den Hostnamen oder die IP-Adresse des Proxys ein. - Im Feld Port muss der Port eingetragen werden, den der Proxy benutzt. - Geben Sie Ihre Benutzerdaten in den Feldern Benutzername und Passwort ein. Hinweis: Für die Authentisierung am Proxy unterstützt das UMA ausschließlich die Basic Authentisierung. Abb. 14 Proxy Daten eintragen Sie haben jetzt die grundlegenden Netzwerkeinstelllungen vorgenommen. Securepoint UMA 19

20 6.2 Registerkarte Lizenz Um die Appliance im vollen Umfang nutzen zu können, müssen Sie eine Lizenz einspielen, die Sie bei der Securepoint GmbH oder Ihrem Reseller erwerben können. - Wechseln Sie auf die Registerkarte Lizenz unter der Registerkarte Setup. - Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie im Dateifenster die Lizenzdatei vom Dateisystem Ihres Rechners. - Klicken Sie dann im Webinterface auf den Button Registrieren. Ist die Datei eingespielt, können nun die weiteren Einstellungen vorgenommen werden. Hinweis: Damit der Lizenzschlüssel zugestellt werden kann, muss das Dokument Unterrichtung gemäß 6 SigG mit 6 SigVo betreffend Leistung von akkreditierten Zeitstempeldiensten durch den Inhaber des UMA unterschrieben bei der Securepoint GmbH vorliegen. Das Dokument finden Sie unter in Ihrem Resellerportal. Securepoint UMA 20

21 6.3 Registerkarte -Server Auf dieser Karte sind die Einstellungen für externe und interne -Server vorzunehmen Remote -Server Einstellungen Tragen Sie hier die Einstellungen für den internen Netzwerk -Server ein. Wenn Sie den Hub Modus benutzen, müssen Sie die Domains angeben, von denen Sie die E- Mails abrufen möchten. Außerdem müssen Sie im Abschnitt Remote -Konten (siehe Kapitel 6.3.3) die Verbindungsdaten zu dem Mailserver, auf dem das Hub Konto eingerichtet ist, konfigurieren. Bereich / Feld Hub Mode Hostname Ports SSL Ports Domänen Connect Timeout Remote Timeout Beschreibung Aktiviert den Hub Modus. Auf dem server muss ein Hub Konto eingerichtet sein, in das alle s kopiert werden. Angabe des Hostnamen oder der IP-Adresse des servers. Angabe der Ports, über die der server per SMTP s versendet. Angabe der SSL gesicherten SMTP Ports für den Versand. Angabe der Domänen, die der Server verwaltet. Definiert die maximale Zeit für einen Verbindungsversuch. Definiert die maximale Zeit für eine aktive Verbindung. Abb Server Einstellungen für den Hub Modus Abb. 15 server Einstellungen für den Transparent und Forward Modus Securepoint UMA 21

22 6.3.2 Remote Smarthost Einstellungen Benutzen Sie diese Einstellungen, wenn Sie ein Relay (z. B. eines Providers) zum Versenden von s verwenden oder Ihre Firewall eine Authentifizierung für das SMTP Protokoll erwartet. Bereich / Feld Smarthost aktivieren Smarthost Port Benutzer Passwort Beschreibung Aktivieren der Smarthost Funktion Hostname oder IP-Adresse des Smarthost SMTP Port des Smarthosts Benutzername für den Hostaccount Passwort für den Hostaccount Abb. 17 Einstellungen Smarthost Securepoint UMA 22

23 6.3.3 Remote -Konten Hier können Sie Einstellungen zum Abholen von -Konten eines externen Providers setzen. Wenn Sie den Hub Modus verwenden, müssen Sie hier die Zugangsdaten zu dem Mailserver und dem Hub Konto hinterlegen. Abb. 18 Mailkonten auf externen Servern Bereich / Feld Status Aktualisieren Name Servername Protokoll Benutzername Passwort Domäne Keep Mails s überprüfen jede SSL Protokoll SSL Konto Hinzufügen Entfernen Speichern Zurücksetzen. Beschreibung Hier werden Statusmeldungen für den letzten Abruf angezeigt. Startet das sofortige Abrufen. Geben Sie den Namen des Kontos an. Geben Sie den Hostnamen oder die IP Adresse des servers an. Wählen Sie das zu verwendende Protokoll (z.b. POP3, IMAP). Geben Sie den Benutzername für das konto an. Geben Sie das Passwort für das konto an. Definieren Sie die Domäne, die vom externen Provider verwaltet wird. Entscheiden Sie, ob die s auf dem Server belassen werden sollen. Definieren Sie das Intervall für das automatisierte Abrufen des Kontos. Wählen Sie die SSL Verschlüsselungsmethode. Aktiviert die SSL Verschlüsselung. Maske zur Eingabe externer Kontodaten aufrufen. Externe Kontodaten löschen. Änderungen an Kontodaten speichern. Änderungen an Kontodaten zurücknehmen. Hinweis: In der Regel reicht es aus, die Protokollauswahl auf AUTO zu stellen. Securepoint UMA 23

24 6.4 Registerkarte Archiv Speicher Unter dieser Registerkarte wird der Speicher für die Archive initialisiert. Außerdem werden Einstellungen für Sicherungen gespeichert, die entweder auf einem Netzwerkspeicher oder ein externes USB Medium geschrieben werden Lokale Speicher Integration Die Archive werden auf lokalen Festplatten der Appliance gespeichert. Die Festplatten werden in einem RAID Verbund betrieben. Dies wird ganz nach Ausstattung der Appliance durch ein Software- oder Hardware RAID Controller realisiert. Wenn das Software RAID aktiv ist, wird automatisch das korrekte RAID Level gewählt. Nach Inbetriebnahme der Appliance muss zuerst das Archiv Storage initialisiert werden. Dies wird durch den Button Initialisieren ausgelöst. Abb. 19 Storage Initialisierung eines Software Raids Securepoint UMA 24

25 6.4.2 Sicherungskopien auf Netzwerkspeicher Zur Speicherung von Backups werden drei Netzwerkvarianten angeboten. Sie können die Sicherungen auf einen Fileserver per Windows Share (Server Message Block Protokoll), per SSH (Secure Shell) oder per FTP (File Transfer Protocol) übertragen. Bereich / Feld spezifische Felder Beschreibung Netzwerkprotokoll Server Adresse Wählen Sie ein unterstütztes Netzwerkprotokoll. Geben Sie den Hostnamen oder die IP- Adresse des Servers an. Ordner Ordner unter dem die Sicherungen gespeichert werden sollen. Verwenden Sie bitte keine Ordnernamen mit Leerzeichen. Benutzername Geben Sie den Benutzernamen auf dem Server an. Passwort Geben Sie das Passwort des Benutzers auf dem Server an. Windows Share Windows Share Geben Sie den öffentlichen Ordner auf dem Server (z. B. public) an. SSH Ordner (kompletter Pfad) Geben Sie den absoluten Pfad des Speicherordners vom Wurzelverzeichnis aus an. Abb. 20 Einstellungen für einen Netzwerkspeicher Securepoint UMA 25

26 6.4.3 Externer USB Backup-Speicher Sie können die Backups auch auf einem Speichermedium speichern, welches per USB an die Appliance angebunden ist. Unter Verfügbare Speichermedien werden alle erkannten USB Speichermedien angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Medium aus und klicken in der zugehörige Zeile hinzufügen. Das Medium wird jetzt unter Registrierte Speichermedien angezeigt. Abb. 21 verfügbare USB Speichermedien Achtung: Um ein Backup des Storage von einem USB Speichermedium zurück zu spielen, benötigen Sie ein Backup der Konfiguration Ihres UMAs (erstellbar unter dem Punkt Wartung siehe Kapitel 7.8). Der USB Speicher muss in der aktuellen Konfiguration bereits registriert sein. Eine Neuregistrierung des USB Speichermediums löscht alle Daten auf dem Speichermedium. Securepoint UMA 26

27 7 Oberregister Administration 7.1 Registerkarte Benutzer Auf dieser Registerkarte werden die Systembenutzer angelegt. Diese Benutzer konfigurieren das System und können die Mailboxen verwalten. Normale Benutzer, die das UMA- -Client Interface benutzen, müssen nicht angelegt werden, da diese über das Active Directory authentifiziert werden. Hinweis: DyUDe (Dynamic User Detection) Die Anlage der einzelnen Postfächer erfolgt dynamisch: Sobald nach der Inbetriebnahme des UMA die erste von einem internen Postfach versendet wird oder eine externe auf eine internes Postfach gesendet wird, legt das UMA automatisch das entsprechende Archivpostfach auf dem UMA an. Da die Datenbank im Vier-Augen Modus abgespeichert ist, sind zur Einsicht der Nutzer konten durch Andere, zwei Personen nötig. Zum einen der External Auditor und zum anderen ein Privacy Officer (Datenschutzbeauftragter). Nachdem sich der External Auditor am -Client Webinterface angemeldet hat, muss der Privacy Officer den Zugriff bestätigen. Abb. 22 Einstellungen für Benutzer mit speziellen Rechten Bereich / Feld System Benutzername Administrator Datenschutzbeauftragter 1 Datenschutzbeauftragter 2 Externer Prüfer Systemstatus senden für Administrator und Datenschutzbeautragte Realer Name Passwort Bestätigungspasswort täglich wöchentlich monatlich niemals Beschreibung Geben Sie den Login Name für das Webinterface an. Geben Sie den Vorund Zuname des Benutzers an. Geben Sie das Passwort für den Zugang an. Bestätigen Sie das Passwort durch die wiederholte Eingabe. Geben Sie die - Adresse des Benutzers an. Berichte werden im gewählten Intervall an die eingetragene E- Mail-Adresse gesendet. Securepoint UMA 27

28 7.2 Registerkarte Zeit Hier stellen Sie die Systemzeit der Appliance ein. Die Zeit bezieht die Appliance von einem Zeitserver aus dem Internet oder des internen Netzwerkes. Durch Angabe der Zeitzone wird die Zeit an die gewünschte Zeitzone angepasst. Hinweis: Für die Qualifizierten Zeitstempel (QZS) hat diese Einstellung keine Bedeutung. Juristisch sind die QZS für den Beweiswert von Dokumenten relevant. Abb. 23 Zeitzone und Zeitserver einstlllen Bereich / Feld Beschreibung Zeitzone (Sub)Kontinent Geben Sie den Kontinent an, auf dem sich die Appliance befindet. Stadt Geben Sie die Stadt an, die sich in derselben Zeitzone wie die Appliance befindet. NTP Server Network Time Protocol Geben Sie den Hostname oder die URL eines Servers an, der per NTP die aktuelle Uhrzeit veröffentlicht. 7.3 Registerkarte Webmailer / IMAP / SMTP Auf dieser Registerkarte werden Sicherheitseinstellungen, wie Zertifikate und Verschlüsselung für die Server Dienste ausgewählt Webmail Zugang Aktiviert die UMA-Web -Client Funktion, welche unter der internen Adresse des UMA zu erreichen ist. Abb. 24 Zugang zum UMA- -Client aktivieren Securepoint UMA 28

29 7.3.2 IMAP Server Einstellungen Hier können Sie angeben, ob der IMAP Server SSL Verschlüsselung nutzt und welche Art der Nutzerauthentifizierung angewendet werden soll. Abb. 25 IMAP Verschlüsselung und Nutzerauthentifizierung definieren Webserver Zertifikat / IMAP Zertifikat / SMTP Zertifikat Zeigt Informationen zu den verwendeten Zertifikaten des Webservers, des IMAP Servers und des SMTP Servers an. Im Auslieferungszustand verwendet die Appliance selbstsignierte Zertifikate. Aus Sicherheitsgründen warnen Webbrowser den Benutzer vor der Anzeige von Webseiten, die ein selbstsigniertes Zertifikat verwenden. Damit der Benutzer beim Aufrufen des Webinterfaces nicht die Vertrauenswürdigkeit des Herausgebers bestätigen muss, können Sie ein eigenes Zertifikat importieren. Dies kann ein Zertifikat von einer offiziell bestätigten Zertifizierungsstelle sein oder ein selbsterstelltes. Bei selberstellten und selbstsignierten Zertifikaten, muss das Stammzertifikat (Root Certificate oder CA) beim Domain Controller als vertrauenswürdiges Stammzertifikat hinterlegt sein. Abb. 26 Zertifikat des Webservers Abb. 27 Zertifikat des IMAP Servers Abb. 28 Zertifikat des SMTP Servers Securepoint UMA 29

30 Soll der Auslieferungszustand wiederhergestellt werden, kann hier ein selbstsigniertes Zertifikat von der Appliance erstellt werden. Abb. 29 selbstsigniertes Zertifikat erstellen 7.4 Registerkarte Indexer Hier werden ausschließlich Anhänge der archivierten s zur Beschleunigung der Suche indexiert. Abb. 30 Indexierung aktivieren und planen Hinweis: Durch die Indexierung wird der Zugriff auf den Inhalt der Anhänge beschleunigt. Dieses Vorgehen verbraucht aber zusätzlichen Festplattenspeicher. Die Größe des extra benötigten Speichers ist anhängig von der Größe, der Art und des Format des Anhangs. Securepoint UMA 30

31 7.5 Registerkarte Archiv-Regelwerk Hier können Filter eingerichtet werden, anhand derer s den Archiven 6 Jahre, 10 Jahre, 30 Jahre oder ewig zugeordnet werden. Um eine Filterbedingung aufzustellen, muss zuerst ein Name für den Filter vergeben werden. Dann wird gewählt, wie die Bedingungen ausgewertet werden und in welches Archiv die gefilterten s verschoben werden sollen. Auswertung der Bedingungen: - alle Bedingungen treffen zu - irgendeine Bedingung trifft zu - keine Bedingung trifft zu Folgende Bereiche können untersucht werden: - -Header - -Body - Adresse - Größe In Abhängigkeit der Bereiche können verschiedene Bedingungen gewählt werden. Bereich Bedingung 1 Bedingung 2 -Header subject / date beinhaltet / stimmt überein / ist -Body Rohdaten / Inhalt / Text beinhaltet / stimmt überein / ist Adresse An / Von / Kopie an beinhaltet / stimmt überein / ist Größe größer / kleiner K / M / G (Kilobyte / Megabyte / Gigabyte) Abb. 31 Regelwerk für die Langzeitarchivierung Securepoint UMA 31

32 Hinweis: Über die Registrierkarte Archive Rules werden globale Einstellungen der Regeln vorgenommen, die sich auf alle postfächer auf dem UMA auswirken. Darüber hinaus sind die Nutzer in der Lage, über den UMA - Client (vergleiche Kapitel 8.4), s in Ihrem Postfach mit einer längeren Archivierung zu versehen. Das hier angewendete Regelwerk ist führend. Securepoint UMA 32