quickterm Administratorhandbuch Version: 1.1

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1 quickterm Administratorhandbuch Version:

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Konzepte Ziel von quickterm Kurze Terminologie der Terminologie Das quickterm Workflowkonzept Anträge Termantrag Änderungsantrag Übersetzungsantrag Auto-Protokollieren erfolgloser Suchen Aufträge Freigabeauftrag Bearbeitungsauftrag Übersetzungsauftrag Feedback Auftragsverwaltung Kollaboration Social Terminology Empfohlene und beliebte Einträge Eintrag der Woche Term-Quiz Suche in anderen Quellen Ontologie und Terminologie für Wissensmanagement Concept Map-Editor Concept Map-Browser (Eintragsnavigator) Administrative Funktionen Mandantfähigkeit Auswertung 33 2 quickterm Administratorhandbuch

3 Inhaltsverzeichnis quickterm Tools Automatisches Client-Update 35 2 Konfiguration Mandantfähigkeit Basiskonfiguration des Serverdienstes MultiTerm Server-Einstellungen Allgemeine Einstellungen Einstellungen Dienst-Einstellungen Style Sheets Starten des Dienstes Erster Start des Clients Servereinstellungen Systemweite Einstellungen Allgemein Mandant Suchanbieter Stylesheet Workflow-Historie Benennungs-Filter Lokalisierung von Feldern Filter-Bäume Hitlist-Einstellungen Termbankeinstellungen Ontologieeinstellungen Web Benutzer, Gruppen und Rollen Erstellen von Gruppen und Benutzern Das Authentifizierungskonzept 100 quickterm Administratorhandbuch 3

4 Inhaltsverzeichnis Konfiguration der Gruppen Hinzufügen einer Active-Directory-Gruppe Anlegen einer quickterm-gruppe Anlegen eines quickterm-benutzers Hinzufügen eines Benutzers Löschen eines Benutzers Benutzerliste exportieren Benutzer importieren Standard-Benutzereinstellungen Konfiguration der Gruppeneigenschaften Allgemeine Gruppen-Einstellungen Einstellungen für Termbanken Einstellungen für Benachrichtigungen Einstellungen für Freigabe Einstellungen für Feldzugriff Einstellungen für Zuständigkeit Einstellungen für Oberfläche GUI-Anpassung an die CI Anbindung Acrolinx Konfiguration des Studio Plug-Ins quickterm Tools Konfiguration Bedienung Automatische Übersetzungsaufträge Automatische Freigabeaufträge Termanträge automatisch importieren Automatische Ausführung der Tasks quickterm Administratorhandbuch

5 Allgemeine Konzepte Ziel von quickterm Allgemeine Konzepte Ziel von quickterm quickterm ist ein Life Cycle Management System für Terminologie auf der Basis von SDL MultiTerm oder Acrolinx. Ziel von quickterm ist es: Terminologie im Unternehmen einfach und zielgruppengerecht auszurollen Terminologie auf intuitive und leicht verständliche Art nutzbar zu machen direkt aus Windows-Anwendungen, aber auch über Web Browser oder Smartphone auf Terminologiebestände und weitere Suchanbieter zuzugreifen eine breite Basis im Unternehmen für die Entwicklung und Abstimmung der Terminologie zu schaffen Terminologie in allen Sprachen des Unternehmens weltweit kollaborativ auszubauen durch "spielerische" Zugänge wie empfohlene Einträge, Eintrag der Woche, Term Quiz etc. regelmäßig auf die Termbank aufmerksam zu machen und diese in den Köpfen der Kollegen präsent zu halten. quickterm erreicht dies durch: das rasche Nachschlagen von Terminologie über einen Hotkey aus allen Windows-Anwendungen heraus (nur bei Verwendung des quickterm Clients) das einfache Nachschlagen über den Web-Browser, Tablets (quickterm Web) oder Smartphones (quickterm Mobile) die Möglichkeit, neue Terminologie zu beantragen, Feedback zu bestehenden Einträgen zu geben, Änderungsanträge und Übersetzungsanträge zu stellen die Abwicklung des Freigabeprozesses virtuell und kollaborativ im Web, am Smartphone, oder im quickterm Client das Abwickeln von "Bearbeitungsaufträgen" durch entsprechende Spezialisten die Unterstützung von Übersetzungsprozessen, auch mit Korrekturleseund Freigabe-Schleifen quickterm Administratorhandbuch 5

6 1 Allgemeine Konzepte Kurze Terminologie der Terminologie Sprachliche Hinweise Aus Gründen der Sprachökonomie wird in dieser Dokumentation auf gemischt-geschlechtliche Formulierungen wie TerminologIn verzichtet. Darüber hinaus ist bei der Erwähnung einzelner Benutzer-Typen wie z.b. "der Terminologe" oder Freigeber stets die gesamte Benutzergruppe gemeint, da selbstverständlich mehrere Personen diese Rolle übernehmen können. quickterm und Acrolinx quickterm kann sehr eng mit Acrolinx verbunden werden. Um Termanträge von Acrolinx-Benutzern an quickterm zu übermitteln bestehen zwei Möglichkeiten: Termanträge können über quickterm-tools automatisiert als Termanträge in das quickterm-system importiert werden. Ab Acrolinx 4.1 kann die Termantragsfunktion von quickterm direkt in Acrolinx eingebunden werden. 1.2 Kurze Terminologie der Terminologie Für die Arbeit mit quickterm ist es sinnvoll, kurz das Konzept der Eintragsstruktur in MultiTerm zu erläutern. Dieses ist allgemein gültig in der Terminologielehre und wird als begriffsorientiert und benennungsautonom bezeichnet. Das bedeutet, dass Benennungen, die denselben Begriff repräsentieren, sprachübergreifend in einem Eintrag mit derselben ID zusammengefasst. Homonyme - also Benennungen, die zufällig gleich lauten, aber etwas anderes bedeuten (Schloss = Verriegelung vs. Palast), werden nicht zusammen gespeichert. Das Verständnis für Begriff, Sprache und Benennung ist z.b. für das Filtern von Einträgen oder Benennungen wichtig, aber auch für die Freigabe- und Übersetzungsworkflows. Begriff Ein Eintrag beschreibt in der Terminologie immer ein bestimmtes Ding oder eine Funktion an sich, unabhängig von der im konkreten Fall dafür gewählten sprachlichen Bezeichnung. Dieses Ding lässt sich daher sprachneutral beschreiben oder definieren. In der Terminologie wird dieses abstrakte Ding Begriff genannt. 6 quickterm Administratorhandbuch

7 Allgemeine Konzepte Kurze Terminologie der Terminologie 1 Sprache Für jeden Begriff kann es in verschiedenen Sprachen verschiedene Bezeichnungen geben. Nicht immer sind alle Sprachen vorhanden. Benennung Wenn die Bezeichnungen in schriftlicher Form sind (also Wörter ), so werden sie in der Terminologie Benennung genannt. Wenn eine Sprache in einem Eintrag mehrere Benennungen aufweist, dann spricht man auch von Synonymen. z.b. wären Stuhl und Sitzgelegenheit möglicherweise synonym. Ein Beispiel Eintragsstruktur in MultiTerm Wie Sie sehen, weist ein MultiTerm-Eintrag drei Ebenen auf: eine Begriffsebene, in der alle Informationen abgelegt sind, die für den Begriff (=das Ding) in allen Sprachen immer gültig sind eine oder mehrere Sprachebenen eine oder mehrere Benennungen (Benennungsebene) Pro Benennung können beliebige Zusatzinformationen erfasst werden, um sie voneinander besser unterscheiden zu können, und insbesondere auch Verwendungsunterschiede klar zu stellen. quickterm Administratorhandbuch 7

8 1 Allgemeine Konzepte Das quickterm Workflowkonzept Eintragsstruktur schematisch 1.3 Das quickterm Workflowkonzept In quickterm wird ein neuer Term zunächst von einem Benutzer beantragt und durchläuft dann weitere Prozesse, wie Ergänzung von Zusatzinformationen durch Spezialisten, Übersetzung in andere Sprachen, Freigabe usw. All diese Vorgänge werden vom Terminologen koordiniert, der letztlich über die Übernahme von Änderungen in die Termbank entscheidet. quickterm unterscheidet zwischen Anträgen und Aufträgen. Anträge Anträge können von allen Benutzern der Termbank gestellt werden, sofern die Option im einzelnen freigeschaltet ist. Die Anträge umfassen: Termantrag: Ein vollständig neuer Eintrag ist gewünscht Änderungsantrag: Ein bestehender Eintrag soll geändert werden Übersetzungsantrag: Ein bestehender Eintrag wird in einer zusätzlichen Sprache gewünscht Protokollierung: Kein wirklicher Antrag, aber der aktive Hinweis eines Benutzers, dass eine Suche erfolglos war. 8 quickterm Administratorhandbuch

9 Allgemeine Konzepte Das quickterm Workflowkonzept 1 Aufträge Aufträge gehen immer vom Terminologen aus. Ausnahmen sind fremdsprachige Freigaben, die im Rahmen eines Übersetzungsprozesses automatisch erstellt werden, oder von komplett automatisch erstellten Aufträgen über die quickterm Tools. Die Aufträge umfassen: Bearbeitungsauftrag [ 23]: Der Terminologe "bestellt" bei einer bestimmten Benutzergruppe gezielt Daten für einen bestehenden Eintrag oder Termantrag Freigabeauftrag: Der Terminologe schickt einen redaktionell vorbereiteten Eintrag in die Freigabe an verschiedene Benutzergruppen. Dies kann über die quickterm Tools auch automatisiert erfolgen. Übersetzungsauftrag: Der Terminologe schickt einen einzelnen Eintrag gezielt in bestimmten Sprachen in die Übersetzung. Dies kann über die quickterm Tools auch automatisiert erfolgen. Workflow-Teilnehmer Je nach Konfiguration sind bestimmte Benutzer in einer oder mehreren Rollen am Workflow beteiligt. Alle Benutzer sind in Gruppen eingeteilt. So können beispielsweise Freigabe- oder Übersetzergruppen für einzelne Sprachen gebildet werden. Es ist auch möglich, Erstprüfer für Anträge zu definieren dies ist eine eigene Rolle. Bei Abstimmungen innerhalb einer Gruppe, wie z.b. der Freigabe, können unterschiedliche Abstimmungsverfahren konfiguriert werden (siehe dazu Kapitel Freigabeauftrag [ 15]). Die Freigabe, der Bearbeitungsauftrag und natürlich die Übersetzung laufen als Workflow in jeder Sprache separat ab. So kann ein Eintrag beispielsweise auf Deutsch freigegeben sein, auf Englisch noch in Freigabe, auf Italienisch gerade in Bearbeitung und auf Spanisch erst in Übersetzung. Das bedeutet auch, dass bestimmte Freigeber für jede Sprache definiert sind und automatisch auch nur ihre Sprache freigeben können. Ebenso können Übersetzer nur für ihre Sprache Vorschläge abgeben oder Aufträge erhalten. Es ist in quickterm möglich, pro Eintrag nur jene Sprachen anzuzeigen, die freigegeben sind (Status-Filter auf Sprachebene) quickterm Administratorhandbuch 9

10 1 Allgemeine Konzepte Anträge Mitführen der Statusinformation in der Termbank Der Workflowstatus kann optional auch in MultiTerm oder Acrolinx eingetragen werden (Siehe dazu Freigabedokumentation in MultiTerm ). Beispielhafter Ablauf eines typischen Workflows So könnte ein quickterm-workflow grob skizziert etwa aussehen: 1. Ein Benutzer beantragt einen Term. 2. Der Erstprüfer prüft den Vorschlag und sendet ihn an den Terminologen. 3. Der Terminologe sendet diesen zur Ergänzen weiterer Informationen an Spezialisten. 4. Danach legt der Terminologe den Term in der Termbank an. 5. Der Terminologe beauftragt eine Freigabe. 6. Das Ergebnis "angenommen" oder "abgelehnt" wird im MultiTerm- Eintrag dokumentiert. 7. Der Terminologe beauftragt eine Übersetzung. 8. Der Eintrag wird übersetzt und korrekturgelesen. 9. Zielsprachliche Freigeber entscheiden über die Endfreigabe. Die genaue Abfolge der Schritte ist variabel und kann genau auf die Prozesse und Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen abgestimmt werden. 1.4 Anträge Anträge können von allen quickterm-benutzern gestellt werden, sofern die jeweilige Option für diesen Benutzer freigeschaltet ist. 10 quickterm Administratorhandbuch

11 Allgemeine Konzepte Anträge Termantrag Workflow Termantrag quickterm Administratorhandbuch 11

12 1 Allgemeine Konzepte Anträge Jeder Benutzer, der die Option freigeschalten hat, kann in quickterm einen Termantrag stellen. Dabei kann für jede Benutzergruppe konfiguriert werden, welche Informationen die Benutzer beim Termantrag mit ausfüllen können oder müssen. Termanträge können einsprachig oder zweisprachig sein, je nach Berechtigung. Abhängig von der Konfiguration gelangt jeder Termantrag zuerst an den Erstprüfer, der den Termantrag bei Bedarf an den Terminologen weiterleitet, oder gleich an den Terminologen. Dieser entscheidet darüber, ob ein Antrag grundsätzlich in die Termbank aufgenommen wird. Der Terminologe kann den Antrag an einen Spezialisten zur weiteren Bearbeitung delegieren, oder den Eintrag in der Termbank anlegen und danach in die Freigabe schicken. Beim Erfassen eines Termantrages prüft quickterm, ob diese Benennung in der Termbank oder in der Liste der Termanträge (auch der abgelehnten!) bereits existiert. Somit kommt keine doppelte Beantragung vor. Der Antragsteller wird per über den Ausgang seines Antrags informiert. 12 quickterm Administratorhandbuch

13 Allgemeine Konzepte Anträge Änderungsantrag Workflow Änderungsantrag Jeder Benutzer, bei dem die Option freigeschaltet ist, kann in quickterm einen Änderungsantrag stellen. Dabei kann der Benutzer in einer Eingabemaske zu den gewünschten Feldern geänderte Werte eingeben. Der Terminologe erhält diese Anträge in einer übersichtlichen Darstellung mit "Änderungsverfolgung" und kann entscheiden, was mit dem Antrag geschehen soll: Änderung ablehnen Änderung annehmen und sofort in der Termbank festhalten Änderung als Bearbeitungsauftrag zur Abstimmung an Spezialisten weiterleiten quickterm Administratorhandbuch 13

14 1 Allgemeine Konzepte Anträge Wenn der Terminologe selbst Änderungen machen möchte, hat er, abhängig von der Konfiguration, zwei Möglichkeiten: Er kann den Eintrag direkt bearbeiten. Er kann einen Änderungsantrag auch an sich selbst stellen und sofort akzeptieren. Dies kommt dann einem dokumentierten Bearbeiten des Eintrages gleich Somit kann der Terminologie auch an Geräten ohne MultiTerm oder Acrolinx-Client die Termbank bearbeiten Übersetzungsantrag Workflow Übersetzungsantrag 14 quickterm Administratorhandbuch

15 Allgemeine Konzepte Anträge 1 Jeder Benutzer, für den die Option freigeschaltet ist, kann in quickterm einen Übersetzungsantrag stellen. Dabei kann der Benutzer die gewünschte Sprache angeben, und optional auch gleich einen Übersetzungsvorschlag mitliefern. Der Terminologe kann diesen Antrag in der Folge entweder ablehnen oder als Übersetzungsauftrag an das entsprechende Team weiterleiten Auto-Protokollieren erfolgloser Suchen quickterm protokolliert alle erfolglosen Suchen intern mit. Da viele erfolglose Suchen aber z.b. aufgrund von Tippfehlern oder Suchen in der falschen Ausgangssprache entstehen, können dabei zwei Schwellenwerte gesetzt werden: Für die Protokollierung selbst und für einen automatischen Termantrag. Dazu kann einerseits definiert werden, ab wie vielen erfolglosen Suchen ein Suchausdruck in der Liste der protokollierten Benennungen erscheinen soll. Andererseits kann auch ein automatischer Termantrag konfiguriert werden. So kann z.b. festgelegt werden, dass Benennungen, die 25 mal erfolglos gesucht wurden, automatisch als Termantrag beim Terminologen eingehen. Dazu kann auch der Inhalt eines solchen Auto-Termantrags definiert werden (abgesehen natürlich von der Benennung). 1.5 Aufträge Aufträge gehen in den meisten Fällen vom Terminologen aus. Ausnahmen bilden vom System generierte Aufträge: Freigabeaufträge, die im Rahmen eines Übersetzungsprozesses automatisch erstellt werden (sofern konfiguriert) vollständig automatisch erstellte Aufträge über qickterm-tools Freigabeauftrag Bei Abstimmungen kann konfiguriert werden, dass nur ein Gruppenmitglied eine Stimme abgeben muss, eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern eine Stimme abgeben müssen, oder eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern eine positive Stimme abgeben muss, damit die Stimme dieser Gruppe vollständig ist. quickterm unterscheidet zwischen einem ausgangs- und einem zielsprachlichen Freigabeworkflow. quickterm Administratorhandbuch 15

16 1 Allgemeine Konzepte Aufträge Der ausgangssprachliche Freigabeworkflow greift immer dann, wenn der Terminologe für einen Eintrag eine Freigabe in einer bereits bestehenden Sprache beauftragt. Hier ist der Terminologe Endfreigeber. Der zielsprachliche Freigabeworkflow wird (bei entsprechender Konfiguration) automatisch im Anschluss an eine Übersetzung eingeleitet. Hier ist der zielsprachliche Hauptfreigeber der Endfreigeber. Ein und dieselbe Sprache kann also je nach Prozess den einen oder den anderen Freigabeworkflow durchlaufen Das Freigabekonzept Freigabe auf Sprachebene In der Philosophie von quickterm erfolgt die Freigabe immer auf Sprachebene, nicht auf Benennungsebene und auch nicht auf Eintragsebene. Der Workflow macht nur im Kontext aller Benennungen einer Sprache Sinn: Einzelne Benennungen (Synonyme) werden dabei vom Terminologen bewertet und mit Verwendungs- und anderen Hinweisen versehen. Den Gesamtkontext einer bestimmten Sprache, samt der Information, welche Benennungen wann die Vorzugsbenennungen sind, geben dann die zuständigen Freigeber frei. Auf Eintragsebene wiederum würde der Freigabeworkflow keinen Sinn machen, da eine Freigebergruppe sowie der Terminologie möglicherweise nicht alle Sprachen beherrschen. Erneute Freigabe bei Änderungen Falls ein bereits freigegebener Eintrag nachträglich geändert wird (z.b. Hinzufügen oder Ändern einer Benennung), dann muss der Eintrag in dieser Sprache erneut freigegeben werden, da sich die Gesamtkonstellation von Vorzugsbenennungen usw. geändert haben kann. Wiedervorlage von Freigaben Falls gewünscht, können einzelne Einträge auf "Wiedervorlage" gesetzt werden. Damit erinnert quickterm nach Ablauf einer definierten Frist automatisch den Terminologen daran, diesen Eintrag möglicherweise auf Gültigkeit zu prüfen. 16 quickterm Administratorhandbuch

17 Allgemeine Konzepte Aufträge Ausgangssprachlicher Freigabeworkflow Workflow Freigabeauftrag Ausgangssprache Der Freigabeworkflow für die "Ausgangssprache(n)" sieht einen drei- oder vierstufigen Prozess vor: 1. Ein bestehender Eintrag, der noch nicht freigegeben ist, wird als neu geführt. Der Terminologe kann durch Mausklick einen solchen Eintrag pro Sprache in die Freigabe schicken. Dieser Schritt kann durch die Verwendung der quickterm Tools auch automatisiert werden. 2. Durch das Starten der Freigabe läuft der Prozess des Freigabeauftrags. Die jeweiligen Benutzer erhalten einerseits eine Verständigung per E- Mail, andererseits scheinen die eingegangenen Freigabeaufträge in der Auftragsverwaltung im quickterm Client auf. Die Freigeber können nun die einzelnen Einträge durch Betätigen des entsprechenden Buttons freigeben, ablehnen oder sich der Stimme enthalten. Darüber hinaus können Sie über eine Kommentar-Funktion quickterm Administratorhandbuch 17

18 1 Allgemeine Konzepte Aufträge miteinander "chatten" und sich so abstimmen oder eine Rückfrage an den Auftraggeber stellen. Besonders beim Ablehnen des Eintrags sowie bei der Stimmenthaltung ist ein Kommentar sinnvoll. Die Dokumentation des Abstimmungsprozesses in der Termbank sowie das Führen der Status-Informationen erfolgen, sofern konfiguriert, automatisch durch quickterm. Dadurch müssen die Freigeber nicht mit den Spezifika der Termbank vertraut sein. Es ist auch keine lokale Installation von der Terminologiesoftware beim Freigeber notwendig. Dennoch können auch in der Termbank die genauen Freigabeprozesse nachgelesen werden. 3. Sobald alle Freigeber in einer Sprache einen Eintrag freigegeben haben, kann optional noch ein Hauptfreigeber die finale Zustimmung oder Ablehnung geben (kaskadierte Freigabe). Der Status ist dann Alle freigegeben. 4. Hat auch der Hauptfreigeber seine Stimme abgegeben, erhält der Terminologe eine Verständigung per und kann den Eintrag in der jeweiligen Sprache dann entweder korrigieren und die Freigabe neu starten, oder direkt in seiner quickterm-aufgabenliste end-freigeben. 18 quickterm Administratorhandbuch

19 Allgemeine Konzepte Aufträge Zielsprachlicher Freigabeworkflow Workflow Freigabeauftrag Zielsprache quickterm Administratorhandbuch 19

20 1 Allgemeine Konzepte Aufträge Der Freigabeworkflow für die Zielsprache(n) sieht einen dreistufigen Prozess vor: 1. Der Übersetzer macht einen Übersetzungsvorschlag, entweder aufgrund eines Übersetzungsauftrags oder von sich aus. Auch der Übersetzungsprozess selbst kann dabei mehrstufig sein, mit Übersetzer, Korrekturleser und Hauptübersetzer. Die Freigabe nach der Übersetzung ist konfigurierbar (siehe Kapitel Einstellungen für Feldzugriff [ 126] in der Konfiguration): Optional Der Übersetzer kann beim Abschließen des Übersetzungsauftrags entscheiden, ob er eine Freigabe beauftragen möchte. Zwingend quickterm beauftragt beim Abschließen des Übersetzungsauftrags durch den Übersetzer automatisch eine Freigabe. ohne Freigabe Bei dieser Option ist kein Freigabeauftrag möglich. In diesem Fall sollten Sie den Dialog für den Übersetzungsvorschlag so konfigurieren, dass der Wert für die Freigabe gleich mit in die Termbank geschrieben wird. Dies erfolgt über die Vorgabe eines Standardwerts für die Feldzugriffe (siehe Kapitel Einstellungen für Feldzugriff [ 126] in der Konfiguration). 2. Die Abstimmung erfolgt ident wie beim ausgangssprachlichen Freigabeprozess. 3. Sobald alle Freigeber in einer Sprache einen Eintrag freigegeben haben, kann der Hauptfreigeber eine der folgende Tätigkeiten ausführen: Die finale Endfreigabe erteilen Die Übersetzung bearbeiten und dann endfreigeben Eine alternative Übersetzung vorschlagen und endfreigeben Einen Überarbeitung der Übersetzung anfordern Die Übersetzung erneut beauftragen Da die Freigabe nach der Übersetzung, im Gegensatz zu Freigabeaufträgen des Terminologen, von quickterm bei Bedarf selbstständig beauftragt wird, kann nicht manuell ausgewählt werden, welche Freigebergruppen eingebunden werden sollen. Standardmäßig werden alle Freigebergruppen, die die jeweilige Sprache zugeordnet haben, eingebunden. Will man für unterschiedliche Arten von Einträgen verschiedene Freigebergruppen involvieren, so ist es möglich, diese Aufteilung in der Konfiguration "implizit" 20 quickterm Administratorhandbuch

21 Allgemeine Konzepte Aufträge 1 an bestimmten Kriterien festzumachen. Dies kann beispielsweise nach Abteilung oder nach Fachgebiet sein. Damit kann z.b. festgelegt werden, dass alle Einträge, die der Abteilung X zugewiesen sind, auch nur durch die Freigeber dieser Abteilung freigegeben werden. Siehe dazu Kapitel Einstellungen für Zuständigkeit [ 129] in der Konfiguration Freigabemethoden Die Freigabe kann auf drei Arten erfolgen: Beim First-Wins-Verfahren muss im Gegensatz zu den beiden Abstimmungsverfahren nur ein Mitglied einer Gruppe die Zustimmung geben, dann gilt die Zustimmung der gesamten Gruppe als erteilt. Zusätzlich kann definiert werden, ob andere Gruppenmitglieder einem Kollegen widersprechen und einen bereits freigegebenen Antrag z.b. ablehnen können, oder ob eine abgegebene Stimme den Freigabeauftrag sofort abschließt und für andere Gruppenmitglieder sperrt (enforced First-Wins). Im Fall des Widerspruchs wird die ursprüngliche Stimme in quickterm außer Kraft gesetzt, in der Termbank bleiben allerdings sämtliche Zustimmungen und Ablehnungen dokumentiert. Beim Mindest-Zustimmungen-Verfahren muss im Gegensatz zum First- Wins-Verfahren eine bestimmte Zahl von Benutzern einer Gruppe einem Eintrag zustimmen, damit die Zustimmung von dieser Gruppe erteilt wird. Beim Notwendige-Stimmen-Verfahren wird festgelegt, wie viele Stimmen überhaupt bei dieser Abstimmung abgegeben werden müssen, damit eine Entscheidung (Zustimmung oder Ablehnung) gefällt wird. Stimmenthaltungen werden hier nicht mitgezählt. In dieser Variante empfiehlt es sich, als Anzahl notwendiger Stimmen eine ungerade Zahl zu wählen, damit kein Gleichstand von Zustimmungen und Ablehnungen möglich ist; in diesem Fall könnte das System keine Mehrheitsentscheidung treffen. Die Einstellung, ob eine Freigeber-Gruppe nach First-Wins oder nach Abstimmungsverfahren freigibt, erfolgt durch den Administrator in der Gruppenverwaltung unter Einstellungen für Freigabe Stimmenthaltungen Neben Zustimmung oder Ablehnung ist auch eine Stimmenthaltung möglich. Die Bedeutung einer Stimmenthaltung ist entweder egal oder weiß nicht und dient zur Dokumentation und zur Information der übrigen an quickterm Administratorhandbuch 21

22 1 Allgemeine Konzepte Aufträge Abstimmungen beteiligten Benutzer. Sie werden bei Entscheidungen nicht mitgezählt. Dies gilt für Freigabeaufträge genauso wie für Bearbeitungsaufträge. Sinnvoll ist, bei der Enthaltung im Chat einen Grund anzugeben (z.b. "Nicht mein Fachgebiet") Freigabedokumentation in der Termbank quickterm kann den gesamten Abstimmungsprozess in der Termbank dokumentieren. In der Termbankdefinition müssen Sie dafür entsprechende Workflow-Felder auf Sprachebene vorsehen (Siehe dazu Kapitel Termbankeinstellungen in der Konfiguration). Freigabedokumentation in der Termbank ist optional! Die Dokumentation der Freigabe in der Termbank ist für quickterm technisch nicht notwendig. Sie dient nur dazu, dass der Freigabestatus und die Historie auch in der Termbank selbst allen Anwendern ersichtlich ist, und nicht nur dem Terminologen in quickterm Aufhebung einer Freigabe quickterm prüft bei der Einleitung einer Freigabe, ob dieser Eintrag in dieser oder einer anderen Sprache bereits freigegeben ist. Wenn dem so ist, kann optional auch für diese freigegebenen Sprachen die Freigabe wiederholt werden. Der Grund ist, dass eine Änderung in einer Sprache möglicherweise auch Änderungen in anderen Sprachen bewirkt. quickterm prüft dabei den Workflow-Status sowohl in quickterm als auch in der Termbank, denn potenziell können diese Informationen ungleich sein. Benachrichtigung über neue oder geänderte freigegebene Einträge Beim Start eines Freigabeverfahrens können alle Gruppen, die diese Benachrichtigungen abonniert haben, automatisch eine erhalten, dass ein Eintrag in die Freigabe geht, egal ob es die erste oder eine erneute Freigabe ist. Ebenso können beim Ende eines Freigabeverfahrens alle Gruppen, die diese Benachrichtigungen abonniert haben, automatisch eine erhalten, dass ein Eintrag nun freigegeben ist. 22 quickterm Administratorhandbuch

23 Allgemeine Konzepte Aufträge Bearbeitungsauftrag Workflow Bearbeitungsauftrag Der Terminologe kann Termanträge oder bestehende Einträge (z.b. auf Grundlage eines Änderungsantrages) an bestimmte Benutzergruppen schicken, um fehlende Informationen einzuholen oder um Änderungen prüfen zu lassen. Die Empfänger dieser Aufträge können dabei beliebige Benutzergruppen sein (etwa die Freigeber-Gruppen). Es muss lediglich die Option gesetzt werden, dass die Gruppe Bearbeitungsaufträge empfangen darf. Der Terminologe kann pro Auftrag jene Felder auswählen, die von den Spezialisten zu befüllen sind. Diese können dann die Daten in einem Editor- Fenster eintragen. Falls der Auftrag an eine Gruppe mit mehreren Mitgliedern geht, können sich diese auf dieselbe Art und Weise abstimmen wie bei der Freigabe. quickterm Administratorhandbuch 23

24 1 Allgemeine Konzepte Aufträge Bei Abstimmungen kann konfiguriert werden, dass nur ein Gruppenmitglied eine Stimme abgeben muss, eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern eine Stimme abgeben müssen, oder eine bestimmte Anzahl an Gruppenmitgliedern eine positive Stimme abgeben muss, damit die Stimme dieser Gruppe vollständig ist. Sobald eine Entscheidung vorliegt, wird die Information zurück an den Terminologen übergeben, der sie danach in den Termantrag oder in den Termbank-Eintrag übernehmen, oder aber der Entscheidung widersprechen und den Auftrag wiederholen kann. 24 quickterm Administratorhandbuch

25 Allgemeine Konzepte Aufträge Übersetzungsauftrag Workflow Übersetzungsauftrag Der mehrsprachige Ausbau der Termbank kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. quickterm Administratorhandbuch 25

26 1 Allgemeine Konzepte Aufträge Mehrsprachige Termanträge Übersetzer können zusätzlich zu den einsprachigen auch mehrsprachige Termanträge stellen. Diese Termanträge werden zunächst vom Terminologen bearbeitet, genau wie einsprachige Termanträge. Sobald der Terminologe diesen Termantrag in der Termbank angelegt hat, kann er ihn optional in die Freigabe senden. Übersetzungsvorschläge Trifft der Übersetzer, zum Beispiel im Terminologie-Fenster von SDL Trados, auf einen einsprachigen Eintrag in MultiTerm, kann er diesen Term in quickterm nachschlagen und einen Übersetzungsvorschlag einreichen. Dieser wird direkt in MultiTerm angelegt und es wird automatisch oder auf Wunsch des Übersetzers ein Freigabe-Workflow in dieser Sprache gestartet. Am Ende der Freigabe kann der Übersetzer optional vom Ergebnis benachrichtigt werden. Übersetzungsaufträge Alternativ zu den Übersetzungsworkflows, die beim Übersetzer Ihren Ursprung nehmen, kann auch der Terminologe bestimmte Einträge in die Übersetzung schicken. Der Übersetzer erhält dann eine Benachrichtigung per und kann in seiner Auftragsverwaltung diese Aufträge abarbeiten und für jeden Übersetzungsauftrag einen Übersetzungsvorschlag abgeben. Je nach Konfiguration ist es möglich, bei Übersetzungsaufträgen ein "Korrekturlesen" zu implementieren, bevor der Eintrag an den Freigeber geht. In diesem Fall kann z.b. ein Übersetzer aus der Gruppe einen Vorschlag machen, der zweite Übersetzer diesen prüfen und an den "Hauptübersetzer" zum Korrekturlesen übergeben. Erst dieser speichert den Eintrag in der Termbank ab und gibt ihn je nach Konfiguration an den Freigeber weiter. Übersetzungsvorschläge für bestehende Einträge Je nach Konfiguration können Übersetzer auch zu bereits übersetzten und freigegebenen Einträgen Übersetzungsvorschläge abgeben. Dies startet automatisch eine erneute Freigabe Feedback Alle berechtigten Benutzer können zu Benennungen Feedback geben. Dieses trifft beim Terminologen zentral in der Aufgabenliste ein. 26 quickterm Administratorhandbuch

27 Allgemeine Konzepte Aufträge Auftragsverwaltung In der Auftragsverwaltung von quickterm werden die Aufträge des aktuell angemeldeten Benutzers auf drei Arten dargestellt: 1. Zugewiesene Aufträge: Zeigt alle Aufträge, die aktuell diesem Benutzer zur Bearbeitung zugewiesen sind. Als Terminologe können das Termanträge, Feedbacks, Endfreigaben etc. sein. Als Übersetzer Übersetzungsaufträge usw. 2. Alle meine Aufträge: Zeigt alle Aufträge, an denen der Benutzer beteiligt ist, unabhängig davon, ob sie ihm aktuell zugewiesen sind. Dies sind also z.b. alle Termanträge (inklusiver jener, die er selbst gestellt hat), Freigabeaufträge (auch bereits abgeschlossene) etc. 3. Spezifische Aufträge: Nach den ersten beiden Registern folgen je nach Benutzer-Rolle die einzelnen Aufträge nach Typ, also z.b. alle Termanträge, alle Freigabeaufträge etc. Dort stehen unter Umständen auch spezielle Funktionen zur Verfügung, die nur für diese Auftragstypen gültig sind Benutzerdefinierte Auftragskategorie quickterm bietet die Möglichkeit, bei allen Aufträgen ein benutzerspezifisches Feld mitzuführen. Dies kann verwendet werden, um Aufträge z.b. nach Fachbereichen zu filtern, oder nach Projektnummern zu selektieren usw. Dieses Feld kann entweder vollständig frei bei jedem Auftrag vergeben werden, oder "hart" mit einem bestimmten Termbank-Feld wie z.b. "Abteilung" verdrahtet werden. 1.6 Kollaboration Als kollaboratives Workflow-System bietet quickterm den Benutzern mehrere Möglichkeiten, sich auszutauschen und ihre Arbeit aufeinander abzustimmen. Kommentare und Rückfragen (Auftrags-/Antrags-bezogen) Zur Zusammenarbeit stehen den Benutzern folgende Funktionen innerhalb eines Workflows zur Verfügung: Rückfragen quickterm Administratorhandbuch 27

28 1 Allgemeine Konzepte Social Terminology Durch Auswahl der Option Frage und Auswahl der Empfängergruppe (hier stehen nur jene Gruppen zur Verfügung, für die die Auftragsverwaltung aktiviert ist) kann eine Rückfrage adressiert gesendet werden. Dadurch wird nicht nur die Frage am jeweiligen Auftrag eingetragen, sondern zusätzlich eine Aufgabe für die Empfängergruppe erzeugt. Die Antwort, welche im Zuge der neuen Aufgabe erteilt wird, wird ebenfalls am ursprünglichen Auftrag/Antrag vermerkt. Kommentare Durch Auswahl der Option Kommentar wird zum jeweiligen Auftrag/ Antrag ein Kommentar vermerkt. Sowohl die Rückfragen (inkl. deren Antworten) wie auch die Kommentare sind für alle am jeweiligen Workflow beteiligten Personen sichtbar. Zum Absenden der Rückfrage oder des Kommentars ist der Button Senden zu betätigen. Live-Chat Unabhängig von Aufträgen und Anträgen besteht über einen Live-Chat die Möglichkeit der Interaktion mit anderen Benutzern von quickterm. 1.7 Social Terminology Unter dem Schlagwort Social Terminology sind zahlreiche Funktionen enthalten, mit denen der Terminologe die Attraktivität und damit die Nutzung, Verbreitung und Akzeptanz der Termbank steigern kann. Wie auch bei Websites ist die Aktualität und auch der "Neu"-Faktor ausschlaggebend für ein bleibendes Interesse der Nutzergemeinde an der Information aus der Termbank. Die Social Terminology Features sind lediglich in quickterm Web verfügbar und umfassen: Empfohlene und beliebte Einträge Eintrag der Woche Term Quiz Live Chat 28 quickterm Administratorhandbuch

29 Allgemeine Konzepte Social Terminology Empfohlene und beliebte Einträge Der Terminologe hat die Möglichkeit, einzelne Einträge zu "empfehlen". Diese werden in quickterm Web als eigene Liste angezeigt. So kann z.b. auf häufig falsch verwendete Einträge oder Einträge mit besonderer Aktualität aktiv hingewiesen werden. Die Benutzer können auf diese Einträge klicken und erhalten sie im Eintragsfenster angezeigt. Natürlich kann der Terminologe empfohlene Einträge auch wieder entfernen. Alle Benutzer haben die Möglichkeit, Einträge zu "liken". Die "Likes" werden dann gezählt und die entsprechenden Einträge in der Liste der beliebten Einträge angezeigt. Der Terminologe hat keinen direkten Zugriff auf einzelne Einträge in der Likes-Liste, kann diese aber komplett zurücksetzen. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ab wievielen "Likes" Einträge in der Liste angezeigt werden sollen Eintrag der Woche Der Terminologe kann spezielle Einträge redaktionell aufbereiten und als Eintrag der Woche in quickterm Web publizieren. Diese sind in quickterm über spezielle Informationsfelder verwaltet, mit einem Eintrag verlinkt und können über unterschiedliche Stylesheets publiziert werden. Es ist immer genau ein Eintrag der Woche aktiv, der Benutzer kann aber auf alte Einträge der Woche zurückblättern Term-Quiz Ähnlich wie der Eintrag der Woche kann vom Terminologen auch ein Term- Quiz auf quickterm Web publiziert werden. Ein Term-Quiz ist eine Sammlung von Fragen, die mit jeweils 4 möglichen und einer richtigen Antwort hintereinander abgefragt werden. In quickterm werden diese Fragen redaktionell erfasst und zu "Quizze" zusammengefasst. Der Benutzer kann pro Frage aus vier Antworten auswählen und erhält die Rückmeldung, ob die Antwort korrekt war oder nicht. Am Schluss des Quiz wird eine Statistik über die richtigen oder falschen Antworten angezeigt. Es ist immer genau ein Term-Quiz aktiv, der Benutzer kann aber auf alte Term-Quizze zurückblättern. quickterm Administratorhandbuch 29

30 1 Allgemeine Konzepte Social Terminology Suche in anderen Quellen In quickterm ist es möglich, neben MultiTerm oder Acrolinx auch weitere Suchanbieter zu konfigurieren. Diese werden dann in der Trefferliste nach den eigentlichen MultiTerm-Treffern angezeigt und können dort angeklickt werden, ebenso wie Treffer aus MultiTerm oder Acrolinx selbst. Primär ist dabei an Suchanbieter wie Leo, Linguee, Pons, Iate, Wikipedia etc. gedacht. Es ist aber auch möglich, firmeninterne Suchmaschinen, wie etwa die Sharepoint Textsuche, als Suchanbieter zu konfigurieren. Dies kann den Nutzen von quickterm als Nachschlagewerk und damit die Verwendung der Termbank natürlich deutlich erhöhen. 1.8 Ontologie und Terminologie für Wissensmanagement Das Kategorisieren von Wissen mit Hilfe von Ontologien ist ein mit der Terminologie verwandter Fachbereich, der erstaunliche Parallelen aber auch Unterschiede aufweist: Beziehungsnetze: Termbanken können Begriffe zwar genau abgrenzen und über Eigenschaften wie Fachgebiete, Abteilungen etc. auch in Gruppen einteilen. Ontologien aber können weitreichende Beziehungen zwischen Einheiten herstellen, also beispielsweise hierarchische Beziehungen über ein komplettes Produktsortiment abbilden oder auch verschiedenste Zusammenhänge zwischen Einheiten. Mehrsprachigkeit: Ontologien sind im Gegensatz zu Termbanken wiederum einsprachig und sind nicht in der Lage, linguistische Feinheiten wie z.b. Nur verwenden wenn darzustellen. Dies ist wiederum in der Terminologie seit langem bereits gelöst. Die Concept Maps in quickterm schlagen hier die Brücke: Sie legen praktisch eine ontologische Sichtweise über einen kompletten Terminologiebestand. Sie sind dabei aber nicht gezwungen den gesamten Terminologiebestand in einer Concept Map darzustellen. Stattdessen sind Sie im Aufbau Ihrer Concept Maps völlig frei. Sie können z.b. nur für bestimmte Eintragsgruppen Concept Maps erstellen (Teilbereiche des gesamten Beziehungsnetzes) sowie einen Eintrag (im Zusammenhang mit Beziehungsnetzen auch als Knoten bezeichnet) in mehreren Concept Maps verwenden. 30 quickterm Administratorhandbuch

31 Allgemeine Konzepte Ontologie und Terminologie für Wissensmanagement 1 Eine weitere Verwendungsmöglichkeit der Concept Maps ist das Brainstorming. Dabei können Sie im Rahmen der Definitionsphase von neuer Terminologie gedankliche Modelle darstellen und neue Termanträge erstellen. Diese Termanträge werden zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgesendet und können daher ohne Aufwand zu verursachen geändert oder gelöscht werden. Die Arten der Beziehungen können Sie in quickterm in der Konfiguration völlig frei gestalten. Dabei können Sie zwischen hierarchischen und nichthierarchischen Beziehungen unterscheiden (also ob ein Beziehungstyp einen Eltern- und einen Kindknoten aufweist oder einfach ein Verweis ist). Beim Setzen einer hierarchischen Beziehung verweist immer automatisch der Elternknoten auf den Kindknoten und umgekehrt. Jeder Beziehungstyp kann auch eine eigene Farbe erhalten. In quickterm werden die Concept Maps sowie die Beziehungstypen im Gegensatz zu den Einträgen direkt in der quickterm-datenbank gespeichert Concept Map-Editor Terminologen können über den Concept Map-Editor Beziehungsnetze durch visuelles Verlinken von Einträgen herstellen. Die Arten der Beziehungen sind dabei völlig frei gestaltbar. Concept Map-Editor quickterm Administratorhandbuch 31

32 1 Allgemeine Konzepte Ontologie und Terminologie für Wissensmanagement Concept Map-Browser (Eintragsnavigator) Für den Endbenutzer in quickterm sind die Concept Maps ein enormer Mehrgewinn, da es erstmals möglich wird, den Zusammenhang zwischen einzelnen Einträgen in der Termbank zu erfassen. So ist z.b. auf einen Blick ersichtlich, welche ähnlichen Begriffe es im Umfeld dieses Eintrags noch gibt, und zwar nicht sprachlich sondern eben inhaltlich. So sieht man im Eintragsnavigator stets alle Ober-, Unter- und Nebenbegriffe (auch wenn sie sprachlich völlig anders lauten), aber eben auch Antonyme oder völlig andere definierte Relationen. Concept Maps sind erst nach einer entsprechenden Freischaltung durch den Terminologen für die anderen Benutzer sichtbar. 1.9 Administrative Funktionen quickterm erlaubt je nach Konfiguration dem Terminologen auch zahlreiche administrative Tätigkeiten. Dies umfasst z.b. auch die Versionierung der Termbank sowie die Möglichkeit, Versionsstände zu vergleichen. Darüber hinaus können Aufträge in quickterm über Reports überblickt und über quickterm Tools auch automatisiert werden Mandantfähigkeit quickterm ist ein mandantenfähiges System. Dies ist vor allem in Hosting- Szenarien interessant. Pro Mandant kann eine vollständig separate Konfiguration von quickterm durchgeführt werden, bis hin zu einem eigenen Theme in quickterm Web. Natürlich können verschiedene Termbanken pro Mandant eingebunden und verschiedene Benutzer und Gruppen angelegt werden. Einzige Einschränkung ist, dass pro quickterm Server immer nur ein MultiTerm Server angesprochen werden kann. Sehr wohl aber kann jeder Mandant mit einem eigenen MultiTerm-Benutzer auf die Termbank zugreifen, um zu vermeiden, dass Objekte aus Termbank des Mandanten A in der Konfiguration des Mandanten B erscheinen. Die Erstellung neuer Mandanten erfolgt durch einen Globalen Administrator. Als Mandanten-Administratoren haben Sie die Möglichkeit, Ihren eigenen Mandanten Ihren Bedürfnissen entsprechend zu konfigurieren. Auf diese Funktionen haben nur Sie und der Globalen Administrator Zugriff. Die Vertraulichkeit Ihrer Daten ist damit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet. 32 quickterm Administratorhandbuch

33 Allgemeine Konzepte Administrative Funktionen Auswertung Versionsvergleich, Snapshots quickterm kann nach entsprechender Konfiguration am Server selbst, in regelmäßigen Intervallen den aktuellen Datenbestand in der Termbank als "Snapshot" festhalten. Im quickterm Dashboard kann dann der Terminologe die einzelnen Snapshots miteinander vergleichen, um beispielsweise Änderungen in einer bestimmten Zeitperiode zu finden, oder auch herauszufinden, wann eine bestimmte Änderung erfolgt ist. quickterm listet zunächst alle Einträge auf, die in der gewählten Periode geändert wurden. Der Terminologe kann dabei nach Sprache oder Art der Änderung filtern. In der Ergebnisliste kann der Terminologe dann in einzelne Einträge per "Drill- Down" genauer einsteigen und punktgenau die Änderung anzeigen lassen. Aus dieser Ergebnisansicht kann der Terminologe auch ausgewählte oder alle Einträge erneut in die Freigabe schicken, den Übersetzern zur Prüfung übergeben oder auch eine Benennung, eine Sprache, einen Eintrag oder die gesamte Termbank auf einen gewählten Stand zurücksetzen. Entwicklung Neben dieser präzisen Änderungsverfolgung kann der Terminologe sich auch die Entwicklung der Termbank über die Zeit anhand eines Kurvendiagramms anzeigen lassen. Dabei können die Gesamtzahl der Einträge, aber auch Einträge pro Sprache, Benennungen etc. als Entwicklungskurven dargestellt werden. Statistiken quickterm bietet Ihnen die Möglichkeit Statistiken für verschiedene Bereich der Workflows zu generieren und anzuzeigen. Dazu zählen unter anderem Zugriffe, Termanträge, Freigabeaufträge und Übersetzungen. Je nach Statistik stehen hier verschiedene Filtermöglichkeiten und Kurvendiagramme zur Verfügung quickterm Tools Im Lieferumfang des quickterm Server Installers werden am quickterm Server auch die quickterm Tools mit installiert. Diese erfüllen drei Aufgaben: Automatisches Starten von Freigabeaufträgen quickterm Administratorhandbuch 33

34 1 Allgemeine Konzepte Administrative Funktionen Automatisches Starten von Übersetzungsaufträgen Importieren von Termanträgen aus XML oder CSV-Dateien Automatisches Starten von Freigabeaufträgen In den quickterm Tools können "Tasks" festgelegt werden, wie Freigabeaufträge automatisch gestartet werden sollen. Diese Tasks können dann automatisch über den Windows Scheduler oder auch manuell gestartet werden. Dabei kann definiert werden, welche Voraussetzungen ein Eintrag erfüllen muss, um in die Freigabe zu gehen. So kann etwa definiert werden, dass alle Einträge mit Workflow-Status "Neu", die zumindest eine Vorzugsbenennung sowie mindestens eine Erklärung oder Definition enthalten, in Freigabe geschickt werden sollen. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, an welche Gruppen etc. die Freigabe gehen soll Automatisches Starten von Übersetzungsaufträgen In den quickterm Tools können "Tasks" festgelegt werden, wie Übersetzungsaufträge automatisch gestartet werden sollen. Diese Tasks können dann automatisch über den Windows Scheduler oder auch manuell gestartet werden. Dabei kann definiert werden, welche Voraussetzungen ein Eintrag erfüllen muss, um in die Übersetzung zu gehen. So kann etwa definiert werden, dass alle Einträge, die in der Ausgangssprache den Workflow-Status "Final" aufweisen und zumindest eine Vorzugsbenennung sowie mindestens eine Erklärung oder Definition enthalten, in die Übersetzung geschickt werden sollen. Dabei kann auch ein Schwellenwert festgelegt werden, ab wie vielen zutreffenden Einträgen das Übersetzungsprojekt gestartet werden soll. Darüber hinaus kann konfiguriert werden, an welche Gruppen etc. die Übersetzung und nachfolgende Freigabe gehen soll Importieren von Termanträgen Mit dieser Option können Termanträge aus Fremd-Systemen nach quickterm importiert werden. So können beispielsweise aus dem Autorenprüf-System Acrolinx dort vorgeschlagene Benennungen nach quickterm übernommen werden. Es ist auch möglich, z.b. Altdaten aus 34 quickterm Administratorhandbuch

35 Allgemeine Konzepte Administrative Funktionen 1 Excel-Listen nicht direkt nach MultiTerm zu importieren, sondern als Termanträge in quickterm einzulesen, damit diese systematisch aufgearbeitet und somit nur geprüft in MultiTerm "landen" Automatisches Client-Update quickterm unterstützt ein serverbasiertes Ausrollen von Client-Updates. Dies beinhaltet nicht nur Updates des Clients auf eine neue Version, sondern auch Updates der Customization (zb neue Icons, Sprachfähnchen ) Dazu wird am Server ein Clientpaket hinterlegt. Durch Neustart des quickterm Dienstes wird die Version in die Datenbank eingetragen. Jeder Client vergleicht seine Versionsnummer stets beim Start mit der serverbasierten Versionsnummer. quickterm Administratorhandbuch 35

36 2 Konfiguration Mandantfähigkeit Konfiguration Mandantfähigkeit Administratoren Durch die Möglichkeit, mehrere Mandanten anzulegen, ist zwischen den Rollen Globaler Administrator und Mandanten-Administrator zu unterscheiden. Der Globale Administrator kann die Server-Verwaltung, das Benutzerund Änderungs-Management aller Mandanten sehen und bearbeiten, wobei er den jeweils gewünschten Mandanten auswählen muss. Der Mandanten-Administrator kann dies nur für seinen Mandanten, er hat daher auch keine Mandanten-Auswahl-Möglichkeit. Fast alle Einstellungen sind mandantspezifisch. Global ist nur das Menü Systemweite Einstellungen mit den Untermenüs Lizenzinformationen, Mandanten und Zentrale Einstellungen. Schreibrechte auf Termbanken Bei Konfiguration mit mehreren Mandanten können zwar beliebig viele Mandanten auf dieselbe Termbank lesend zugreifen. Der Schreibzugriff ist aber immer nur von genau einem Mandanten pro Termbank möglich. Daher sind Termbanken zunächst für alle Mandanten schreibgeschützt konfiguriert. Dies ist im Gruppen-Management an dem Icon Schreibgeschützt zu erkennen. Bitte konfigurieren Sie daher als erstes den Schreibzugriff auf die gewünschte Termbank. 2.2 Basiskonfiguration des Serverdienstes Eine Minimalkonfiguration des Serverdienstes wird bereits während der Installation festgelegt. Damit ist quickterm betriebsbereit. Die weitere Konfiguration des Serverdienstes kann entweder über den qt- Client und das Programm quickterm Server Status, oder direkt in der Datei QTServiceHost.exe.config. Die Konfigurationsdatei besteht aus vier Abschnitten: 1. MultiTerm-Verbindung 2. Allgemeine Einstellungen wie Lizenz oder Stylesheets 36 quickterm Administratorhandbuch

37 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes Einstellungen 4. Dienst-Einstellungen MultiTerm Server-Einstellungen Hier definieren Sie die Verbindungseinstellungen zum MultiTerm Server. Diese haben Sie bei der Installation bereits hergestellt, sie kann aber auch hier manuell eingetragen werden. Siehe auch Einrichten der MultiTerm- Verbindung. ServerAddress beinhaltet den Namen des Servers, auf dem der MultiTerm Server läuft. Wichtig ab Multiterm 2009 SP3: vor den Servernamen das Präfix stellen! UserName und Password sind ab Release 5.3 nicht mehr im config file enthalten, sondern nur mehr im Client (für jeden Mandant separat). MtAnywhere legt mit True fest, dass die Verbindung über MultiTerm Anywhere erfolgen soll, der Server also nicht in der Domäne steht, in der auch das quickterm Service läuft Allgemeine Einstellungen Licence file location enthält den Pfad sowie den Namen der Lizenzdatei. Der quickterm Server wird über eine Lizenzdatei aktiviert. quickterm unterstützt eine bestimmte Anzahl an named und Concurrent (=Anonymen) Usern. Näheres finden Sie unter Lizenzierung. Den Inhalt Ihrer Lizenzdatei können Sie mit einem rechten Mausklick auf den Server-Monitor einsehen. DefaultAdmin ist ein globaler Administrator, dem IMMER die Anmeldung an den quickterm Server erlaubt wird. Dies ist insbesondere bei der ersten Konfiguration notwendig, da ja noch keine Userzugriffe konfiguriert sind. Dieser DefaultAdmin wird auch während der Installationsroutine abgefragt. Wenn die Installation final ist, also auch quickterm Administratoren konfiguriert sind, können Sie diesen Benutzer wieder löschen. InactivityTime legt fest, nach wie viel Minuten Inaktivität seitens des Clients eine concurrent License freigegeben wird. Das Minimum ist 2 Minuten, die Inaktivitätszeit kann aber erhöht werden, damit der Benutzer länger eingeloggt bleiben kann. Bei der ersten Interaktion des Benutzers wird er automatisch wieder eingeloggt. quickterm Administratorhandbuch 37

38 2 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes PollingInterval: siehe Konfiguration der Webanwendung. Parallel zum InactivityTime führt der quickterm Server bei Zugriffen von quickterm Web auch ein Polling durch, um zu prüfen, ob der jeweilige Benutzer noch auf der quickterm Site ist. Dadurch kann ein Logout auch durch einfaches Schließen des Browsers erwirkt werden. Mit dem Parameter PollingInterval kann festgelegt werden, wie oft dieses Polling erfolgen soll. LogFile legt den Namen des Systemprotokolls des quickterm Servers fest. (Die Client logs sind auf den jeweiligen Arbeitsplätzen unter Eigene Dateien zu finden.). MaxLogFileSize legt die maximale Größe für die Logdatei fest. Erreicht die Logdatei diese Größe, wird sie archiviert und eine neue Logdatei begonnen. Stylesheets legt den Pfad für die Ablage der verschiedenen Style Sheets fest. Im Gegensatz zu früheren Versionen gibt es ab Release 5.3 nur mehr eine einzige Datei, das BaseStylesheet. Alle Anpassungen werden in der Datenbank gespeichert. Es gibt also kein Verzeichnis mehr mit mehreren Dateien. Näheres dazu siehe Style Sheets [ 43]. AuthenticationSource legt die Art der Authentifizierung fest. quickterm kann Benutzer als Windows-AD-Gruppen des lokalen Servers oder eines Active Directorys authentifizieren. Daneben kann quickterm auch eigene Gruppen anlegen und diesen Windows AD-Benutzer hinzufügen. Und als letzte Option kann quickterm auch eigene Benutzer anlegen, beispielsweise für externe Zugriffe oder für den Zugriff durch die quickterm Web Anwendung, und diese quickterm Gruppen hinzufügen. In diesem Parameter können Sie also folgendes festlegen: uselocal: True bedeutet, dass lokale Benutzer und Gruppen am Server authentifiziert werden können. usedomain: True bedeutet, dass Active Directory Benutzer und Gruppen der Domain authentifiziert werden können. Zusätzlich ist es möglich, innerhalb des AuthenticationSource-Elements mit einem oder mehreren <add>-elementen weitere Domain Controller bzw. bei Short Domain Names die Auflösung zum fully qualified domain name anzugeben, wie zb: <add fulldomainname="internal.local" shortdomainname="internal" domaincontroller="" username="" password="" isdefault="true"/> Ohne <add>-tag versucht quickterm, die Domaine zu verwenden, in der sich der Server befindet, auf dem der quickterm-server installiert ist. Die zulässigen Parameter sind: 38 quickterm Administratorhandbuch

39 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes 2 shortdomainname und fulldomainname: In Umgebungen, in denen der kurze Domainname vor dem Benutzernamen eingetragen werden muss, damit er im Active Directory gefunden wird, kann hier dieser Präfix festgelegt werden. Wenn Sie beispielsweise die Domäne kunde.niederlassung.local haben, und Active Directory die Syntax kunde\username benötigt, dann kann kunde hier als ShortDomainName und kunde.niederlassung.local als FullDomainName eingetragen werden. domaincontroller: Gibt bei komplexen Active Directory Strukturen mit mehreren Domain Controllern den gewünschten Domain Controller an. domainuser: Legt einen Benutzer fest, in dessen Sicherheitskontext quickterm das Active Directory ausliest. domainpasswort: Legt das Passwort dieses Benutzers fest. isdefault= True : Mit diesem Parameter kann die Domain, in der dieser Parameter angeführt wird, als Standard-Domain verwendet werden, wenn quickterrm keine Domaine auflösen kann. Mit dem optionalen Parameter startupdelay können Sie erreichen, dass der Start des quickterm Servers nach dem Start des eigentlichen quickterm-dienstes um eine bestimmte Zeitspanne in Sekunden verzögert wird. Das kann sinnvoll sein, um beispielsweise noch den Start des MultiTerm-Servers abzuwarten. Die Syntax dafür lautet: <add key="startupdelay" value="10" /> Language Mapping: ermöglicht ein Mapping von Sprachen, die in unterschiedlichen Termbanken unterschiedlich definiert sind (z.b. Deutsch vs. German ). Das Language Mapping wird üblicherweise auf der Oberfläche eingestellt (siehe Servereinstellungen), kann aber auch hier festgelegt werden. DefaultDRDescrip: Ab Version 5.3 nicht mehr im config file, sondern in der Datenbank. Legt einen Standardtext fest, der bei Termanträgen als Vorgabetext im Eingabefeld angezeigt wird. Also etwa Please enter your message to the terminologist here. Ist keine Vorgabe gewünscht, können Sie diesen Parameter auch leer lassen. NFWLogMode: Ab Version 5.3 nicht mehr im config file, sondern in der Datenbank. Legt fest, ob bei der Protokollierung von nicht gefundenen Wörtern (=NFW) das Datum protokolliert werden soll oder aber die quickterm Administratorhandbuch 39

40 2 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes Anzahl identer protokollierter nicht gefundener Wörter. Für die Protokollierung des Datums ist der Wert Date, für die Anzahl ist es Count. QTWebAddress: Hier können Sie die Adresse der quickterm Web Server Anwendung bereitstellen. Sie wird benötigt, wenn ein Benutzer einen Eintrag per Mail versendet. Der Link beinhaltet dann die hier eingetragene Basisadresse des Servers. Geben Sie hier die Basisadresse der IIS-Anwendung ein (also z.b. quickterm.meinserver.com) Einstellungen Sämtliche -Einstellungen können Sie auch in der Administrator- Oberfläche des Clients festlegen. Siehe dazu Servereinstellungen. SMTP-Einstellungen Falls ein SMTP-Server verfügbar ist, kann quickterm für alle Workflows (Termantrag, Recherche, Freigabe, Übersetzung) Anträge und Antworten sowie für Terminologiefeedback Mails verschicken. Die notwendigen Parameter für den SMTP-Server legen Sie hier fest: SmtpServer beinhaltet die Serveradresse SmtpSSL steht auf True, wenn SSL verwendet werden soll. Ansonsten False SmtpUserName und SmtpPassword sind Username und Passwort eines SMTP-Benutzers, der als Absender verwendet wird. Smtp Address ist die Mail-Adresse die als Absender mit übermittelt wird. Betreffzeilen und -Inhalte Der quickterm Server versendet in verschiedenen Fällen eine automatische . Diese s setzen sich für die leichtere Anpassung aus drei Teilen zusammen: 1. Dem Betreff der 2. Dem ersten Satz (oder Sätze) 3. Dem -Body. Wir empfehlen, die Konfiguration der s im client durchzuführen. Digest Subject: Betreff der Zusammenfassungs- s. 40 quickterm Administratorhandbuch

41 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes 2 AccessStatistics Subject: Betreff der s, die sich auf die Zugriffs-Statistik beziehen. ErrorFeedback Subject: Betreff der s, die sich auf Fehlermeldungen beziehen. Diese werden vom Client gesendet, wenn ein Fehler auftritt, und der Benutzer in diesem Zusammenhang den Button Feedback an den Administrator gedrückt hat. Sie können die Einstellungen für die Betreffzeilen auch im Admin-Bereich des quickterm Client festlegen. Siehe dazu Servereinstellungen und - Einstellungen. Versandparameter s werden zur Reduktion der Latenzzeit nicht sofort versandt, sondern in den hier angegebenen Intervallen: SendingInterval bestimmt das Intervall in Minuten, in dem ausgehende s versandt werden (Beantragungen und Antworten). PreservationTime: bei -Versandproblemen wird stündlich versucht, die betroffenen s nochmals zu versenden, bis die hier eingestellte Zeit erreicht ist Dienst-Einstellungen quickterm-datenbank Alle von quickterm benötigten Objekte wie Benutzer, Rollen, Termanträge, Übersetzungsvorschläge, Freigabeprozesse usw. werden in einer eigenen SQL-Datenbank gespeichert. Diese haben Sie bei der Installation bereits hergestellt, sie kann aber auch hier im Attribut connectionstring manuell eingetragen werden. Siehe auch Anlegen der quickterm Datenbank. Diese Einstellung kann auch über das Programm quickterm Server Status im Registerblatt quickterm connection geändert werden. Termbanken für Anzeige von Bildern Terminologiedatenbanken in MultiTerm Diese Einstellung ist nur für Terminologiedatenbanken erforderlich, die über MultiTerm verwaltet werden. quickterm Administratorhandbuch 41

42 2 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes Die Anzeige von Bildern erfolgt in quickterm nicht über die API von MultiTerm, da diese keine Bilder liefert, sondern über direkten Datenbankzugriff. Diese haben Sie bei der Installation bereits hergestellt, sie kann aber auch hier im Attribut connectionstring für jede einzelne Termbank manuell eingetragen werden. Siehe auch Konfigurieren der SQL- Direktverbindungen. Zunächst ist unter name der Name der Termbank einzugeben. Dieser setzt sich zusammen aus Termbase_ sowie dem friendly name der Termbank, so wie dieser im Dialogfeld öffnen in MultiTerm angezeigt wird. Unter connectionstring ist dann die Verbindungsinformation zur physischen Datenbank einzugeben. Für SQL Server z.b. " Server=myServerAddress;Database=myDataBase;Trusted_Conne ction=true;" bei Windows-Authentifizierung, oder "Server=myServerAddress;Database=myDataBase;User ID=myUsername;Password=myPassword;Trusted_Connection=Fal se;" bei SQL Authentifizierung. Den Namen der physischen Datenbank sehen Sie im Termbankkatalog in MultiTerm Desktop oder aber im MultiTerm Administrator. Sie können diese Einstellungen auch interaktiv über den Service Monitor festlegen. Diese Einstellung kann auch über das Programm quickterm Server Status im Registerblatt MultiTerm connections geändert werden. Einstellungen für den quickterm Dienst Hier können Sie die Basisadresse des quickterm Server-Dienstes gezielt festlegen. Wenn alle Komponenten auf demselben Server installiert sind und der Dienst auch mit dem Namen des Servers erreicht werden soll, so können Sie diese Einstellung auf localhost belassen. Die Basisadresse ist jene Adresse, unter der quickterm Clients den Server ansprechen können. Diese ist im Parameter baseaddress hinterlegt und hat das Format Service, wobei SERVERNAME der Name des Servers ist, auf dem der quickterm Server läuft, und der PORT jener Port ist, über den quickterm erreichbar sein soll. Default-Port ist quickterm Administratorhandbuch

43 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes Style Sheets Allgemeine Information zu Stylesheets Stylesheets dienen dazu, die Suchergebnisse gezielt zu visualisieren. Stylesheets können angepasst werden, um eine gewünschte Formatierung zu erreichen. Pro Gruppe und/oder pro Termbank können verschiedene Stylesheets definiert werden. Sie können aber natürlich auch alle Gruppen auf dasselbe Stylesheet zugreifen lassen. quickterm bietet ein "Basis-Stylesheet", auf dem alle weiteren Anpassungen aufgesetzt werden. Wir empfehlen, das Basis-Stylesheet nicht zu verändern, sondern alle Anpassungen im Client interaktiv durchzuführen. Falls Sie dennoch Ihr Basis-Stylesheet base.xslt kundenspezifisch anpassen, kopieren Sie es bitte in ein Unterverzeichnis und geben Sie in der Config- Datei unter BaseStylesheet den Pfad zu dieser geänderten Datei an. Dadurch vermeiden Sie, dass bei einem Upgrade das Stylesheet überschrieben wird. Die angepassten Stylesheets werden in der Datenbank von quickterm verwaltet, was unter anderem auch die Updates und Stylesheet-Migration vereinfacht. Zusätzlich zu den aus MultiTerm bekannten Formatierungsfunktionen bietet das quickterm Stylesheet die Möglichkeit, die Anzeige aufgrund definierbarer Attribute für verboten und erlaubt entsprechend farblich zu kennzeichnen und noch nicht fertig bearbeitete Terms auszublenden. Dazu müssen Sie konfigurieren, welche Felder und welche Feldwerte die Informationen beinhalten, ob ein Term zulässig ist oder nicht. Außerdem können Sie über Benennungs-Filter gezielt bestimmte Benennungen ein- oder ausblenden; und die Namen von Feldern und bei Picklisten sogar die Inhalte können über die Lokalisierung von Feldwerten in unterschiedlichen Sprachen angezeigt werden. Zuletzt bietet quickterm auch die Möglichkeit eines Sprachfilters. Damit kann festgelegt werden, dass z.b. freigegebene Sprachen bereits angezeigt werden, während Sprachen, die sich noch im Freigabeprozess befinden, noch nicht angezeigt werden. quickterm Administratorhandbuch 43

44 2 Konfiguration Basiskonfiguration des Serverdienstes Anpassung des Stylesheets Sämtliche Stylesheet-Anpassungen können Sie auch in der Administrator- Oberfläche des Clients über den Stylesheet-Editor festlegen. Siehe dazu die Stylesheet-Einstellungen in den Servereinstellungen. Stylesheet für quickterm Web quickterm Web greift über den quickterm Server direkt auf das hier definierte Stylesheet zu. Das bedeutet, dass sich Änderungen an den Stylesheets automatisch auch auf quickterm Web auswirken. 2.3 Starten des Dienstes Sie können den quickterm Server-Dienst auf eine von zwei Arten starten: 1. Starten Sie in der MS-Konsole Dienste (services.msc) den Dienst quickterm Server. 2. Machen Sie einen rechten Mausklick auf den Server-Monitor und wählen Sie Start. Fehler beim Starten des Diensts Der quickterm-dienst prüft bei jedem Start, ob die Konfiguration vollständig und korrekt ist. Wenn der Dienst nicht gestartet werden kann, prüfen Sie daher die Konfiguration in der Datei QTServiceHost.exe.config und prüfen Sie das Protokoll qserver.log im Verzeichnis des quickterm Server auf etwaige Fehlermeldungen. Je nach Art des Fehlers und Einstellung des Errorlogging legt der quickterm Server auch ein detailliertes Fehlerprotokoll im Unterverzeichnis ErrorLog an. 2.4 Erster Start des Clients Zur einfachen Konfiguration der diversen Parameter sowie zur komfortablen Einrichtung der Benutzerzugriffe empfehlen wir die Installation eines Clients am Server selbst (Siehe Installation der Clients). Diese Instanz des Clients kann danach auch per Kopie auf die diversen Client-PCs verteilt werden, wenn der Installer nicht verwendet werden soll. 44 quickterm Administratorhandbuch

45 Konfiguration Servereinstellungen 2 Für den ersten Start des Clients empfehlen wir, den eingerichteten Standard-Administrator (defaultadmin) zu verwenden. Dieser wird bereits in der Installation abgefragt und auch in der Konfiguration beschrieben. (Siehe auch Allgemeine Einstellungen [ 37]). 2.5 Servereinstellungen Viele der Parameter in den Servereinstellungen werden auch in der CONFIG-Datei abgelegt und können auch dort bearbeitet werden. Eine nähere Beschreibung dazu finden Sie auch unter Konfiguration des Serverdienstes. Das Dialogfeld Servereinstellungen steht allen Benutzern zur Verfügung, die Benutzergruppen mit den Rollen Globaler Administrator und/oder Mandanten-Administrator zugeordnet sind mit zwei Ausnahmen: Die systemweiten Einstellungen und Alle Suchanbieter (ein Register der Suchanbieter) gibt es nur für den Globalen Administrator. Systemweite Einstellungen Allgemein Mandant Suchanbieter Stylesheet Benennungs-Filter Lokalisierung von Feldern Filter-Bäume Hitlist-Einstellungen Termbankeinstellungen Web Workflow-Historie Systemweite Einstellungen Diese Einstellungen stehen nur der Rolle Globaler Administrator zur Verfügung. Durch Betätigen des Buttons Cache neu laden veranlassen Sie quickterm den Servercache zu aktualisieren. Zudem wird die Verbindung zur Termbank neu initialisiert. quickterm Administratorhandbuch 45

46 2 Konfiguration Servereinstellungen Lizenzinformationen Systemweite Einstellungen Mandant: Auswahl des gewünschten Mandanten, der bearbeitet werden soll. Aktuell angemeldete Benutzer: Hier sehen Sie, welche Benutzer aktuell im ausgewählten Mandanten angemeldet sind. Um den jeweils aktuellsten Stand zu erhalten, drücken Sie die Schaltfläche Neu laden. Um Benutzer auszuloggen, markieren Sie ihn oder sie in der Liste und drücken Sie die Schaltfläche Benutzer ausloggen (z.b. als Vorbereitung dafür, das Login für alle Mandanten zu sperren). Verfügbare Lizenzen: Hier ist aufgelistet, wie viele Lizenzen es für den ausgewählten Mnadanten gibt, und wie viele davon noch verfügbar sind. Weiters sehen Sie hier, ob eine Enterprise-Lizenzierung vorliegt. Login für alle Mandanten sperren: Aus systemweiten technischen Gründen kann es fallweise erforderlich sein, dass der Globale Administrator das Login für alle Mandanten für eine gewisse Zeitspanne sperrt, zb während eines Upgrades oder einer allgemeinen Neukonfiguration. 46 quickterm Administratorhandbuch

47 Konfiguration Servereinstellungen Mandanten Systemweite Einstellungen - Mandanten Mandanten im System Hier erhalten Sie einen Überblick, welche Mandanten es zur Zeit systemweit gibt, ob sie aktiv geschaltet sind, welchen Namen sie haben, welches Terminologie-Backend ausgewählt wurde (Acrolinx oder MultiTerm), ob die Terminologieverbindung auch tatsächlich hergestellt ist, und wie viele namentliche und zeitgleiche Lizenzen diesem Mandanten zugeordnet sind. Die Lizenzzuweisung ist optional, sie können mit dem Wert "-1" auch allen Mandanten einfach beliebig viele Lizenzen (unbegrenzt) zuweisen. Details zum Mandanten Wenn Sie eine Zeile markieren, werden die änderbaren Felder in diese Maske übertragen. Bis auf die ID, die bei der Neuanlage eines Mandanten automatisch vergeben wird, können Sie alle Feldinhalte ändern. Besonders wichtig ist hier das Feld Terminologie-Backend, denn genau hier wird definiert, ob Sie mit MultiTerm oder mit Acrolinx als Backend-System arbeiten. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Mandanten speichern. Mandanten hinzufügen a) Betätigen Sie den Button Mandanten hinzufügen. quickterm Administratorhandbuch 47

48 2 Konfiguration Servereinstellungen Die Details zum Mandanten sind mit Vorschlagswerten befüllt, die Sie mit Ausnahme der ID, die zunächst auf -1 eingestellt ist verändern können. Bei den Lizenzen bedeutet -1 eine unbegrenzte Anzahl. a) Betätigen Sie den Button Mandanten speichern, wenn Sie alle gewünschten Eingaben vorgenommen haben. Der neue Mandant wird in der Liste Mandanten im System hinzugefügt, es wird anstelle der -1 die nächste laufende ID automatisch vergeben. Mandanten löschen a) Markieren Sie in der Liste den Mandanten, den Sie löschen wollen. b) Betätigen Sie den Button Mandanten löschen. Der Mandant wird gelöscht und aus der Liste der Mandanten entfernt. Mandanten-Konfiguration exportieren Sie können die Konfiguration eines Mandanten exportieren. Dies empfiehlt sich z.b. vor Änderungen am Mandanten oder zum Übertragen der Mandanten-Konfiguration auf einen anderen Mandanten oder ein anderes quickterm-system. a) Markieren Sie in der Liste den Mandaten, dessen Konfiguration Sie exportieren wollen. b) Betätigen Sie den Button Mandanten-Konfiguration exportieren. c) Wählen sie den Speicherort und den Dateinamen für den Export. Die Konfiguration des Mandanten ist exportiert und gespeichert. Mandanten-Konfiguration importieren Sie können die Konfiguration eines Mandanten importieren. Dies empfiehlt sich z.b. nach Änderungen am Mandanten die wieder Rückgängig gemacht werden sollen oder zum Übertragen der Mandanten-Konfiguration von einem anderen Mandanten oder einem anderen quickterm-system. a) Markieren Sie in der Liste den Mandaten, dessen Konfiguration Sie durch den Import überschreiben wollen. b) Betätigen Sie den Button Mandanten-Konfiguration importieren. c) Wählen sie den Speicherort und die Datei für den Import. Der Client lädt die Konfiguration und führt eine Analyse der Daten durch. a) Wählen Sie aus, welche der ursprünglichen Termbanken weiter verwendet werden sollen. 48 quickterm Administratorhandbuch

49 Konfiguration Servereinstellungen 2 b) Wählen Sie aus, ob die bestehenden Daten das Mandanten gelöscht werden sollen oder nicht. Werden die bestehenden Daten nicht gelöscht, so werden die zu importierenden Daten additiv importiert. Die Mandanten-Konfiguration wurde importiert. Cache neu laden Sollten Sie Änderungen an der Termbank vornehmen (z.b. neue Filter erstellen), so ist es erforderlich, dass quickterm diese Informationen vom Server holt. Bitte betätigen Sie den Button Cache neu laden um diesen Vorgang auszulösen Zentrale -Einstellungen Registerblatt Zentrale -Einstellungen Im Bereich der Zentralen -Einstellungen stellen Sie die Benachrichtigungen im Rahmen der quickterm Workflows ein. Dies umfasst zunächst die Adresse sowie User und Passwort für den Zugriff auf Ihren SMTP-Server sowie die Absender-Adresse für quickterm- s. Optional kann der Zugriff auch über SSL erfolgen. Durch Betätigung des Buttons -Einstellungen testen können Sie mit den aktuellen -Einstellungen eine Test- versenden, um zu prüfen, ob der Mailserver die s weiterleitet. quickterm Administratorhandbuch 49

50 2 Konfiguration Servereinstellungen Allgemein Mandant Diese Funktionen stehen sowohl dem Globalen Administrator (für alle Mandanten) als auch dem Mandanten-Administrator (nur für seinen Mandanten) zur Verfügung. Der Mandant muss jeweils links oben auf jedem Bildschirm ausgewählt werden Lizenzinformation Allgemein Mandant Lizenzinfomation In diesem Dialogfeld können Sie folgende Parameter festlegen: Aktuell angemeldete Benutzer zeigt die zur Zeit am System angemeldeten Named User. Mit einem Klick auf Benutzer ausloggen können Sie einen eingeloggten Benutzer vom Server trennen. Verfügbare Lizenzen zeigt an, wie viele Lizenzen die Lizenzdatei beinhaltet und wie viele davon noch frei sind. Wenn der quickterm Server auf Enterprise (=uneingeschränkter) Lizenzierung läuft, so wird hier lediglich Enterprise-Lizenzierung angegeben. 50 quickterm Administratorhandbuch

51 Konfiguration Servereinstellungen 2 Je Lizenztyp wird hier gezeigt, wie viele Lizenzen der Mandant Gesamt hat. Die Spalte Verfügbar zeigt, wie viele Lizenzen davon noch frei sind. Bei den namentlichen Lizenzen geht es darum, wie viele tatsächlich angelegt wurden, unabhängig davon, ob sie aktuell gerade im System angemeldet sind. Bei den zeitgleichen Lizenzen werden nur die tatsächlich aktiven Endbenutzer gezählt; wenn sie 2 Minuten inaktiv bleiben, fallen sie aus dieser Statistik wieder heraus, d.h. die Anzahl der verfügbaren Lizenzen erhöht sich dadurch. Bei Unterschreiten von namentlichen bzw. zeitgleichen Lizenzen: Hier wird festgelegt, bei welchem Schwellenwert der Administrator ein Verständigungs- bekommt, dass ein Lizenzen-Engpass droht. Login sperren: Mit dem Setzen des Häkchens kann der Administrator kurzzeitig verhindern, dass sonstige Benutzer sich anmelden können. Dies ist eine nützliche Einrichtung z.b. während Änderungen der Konfiguration durch den Administrator. Will sich ein Benutzer während der Sperre anmelden, erhält er die Fehlermeldung Das Einloggen ist temporär vom Administrator gesperrt. Die Login-Sperre wird in bestimmten Situationen vom System automatisch gesetzt, z.b. wird bei Auftreten von Verbindungsproblemen mit der Termbank die Anmeldung von Endbenutzern automatisch gesperrt. quickterm versucht aber, die Verbindung in Abständen von 10 Minuten wieder herzustellen. Sobald dies gelingt, wird die Login-Sperre auch automatisch wieder aufgehoben. Die Dauer zwischen diesen Wiederherstellungs-Versuchen kann in der Config-Datei unter <ReconnectionInterval> eingestellt werden. Falls Sie sich selbst ausgesperrt haben, können Sie diese Option auch in der config-datei wieder abdrehen. Die Funktion Einstellungen speichern bewirkt, dass die getätigten Änderungen in die XML-Konfigurationsdatei geschrieben und im laufenden Betrieb ab sofort angewendet werden. quickterm Administratorhandbuch 51

52 2 Konfiguration Servereinstellungen Termbank-Einstellungen Allgemein Mandant MultiTerm Falls Sie in MultiTerm eine Termbank umbenennen, die in quickterm aber bereits in Verwendung war, so können Sie die Konfiguration mit dem Register Termbases nachträglich auch in quickterm "umbiegen". Dies ist notwendig, da in der quickterm Konfiguration an vielen Stellen auf die Termbank verwiesen wird und beispielsweise auch alle Anträge und Aufträge auf Termbanken und Eintragsnummern verlinkt sind. In diesem Dialog sehen Sie links alle in quickterm vorhandenen Termbanken. Falls in MultiTerm keine gleichlautende vorhanden ist, können Sie rechts die entsprechende Termbank wählen. Die Konfiguration wird dann automatisch angepasst. Ist keine weitere Termbank verfügbar, können Sie mit "deaktivieren" die Termbank komplett aus der Konfiguration entfernen. MultiTerm-Verbindung: Hier legen Sie fest, mit welchem Benutzernamen und Passwort sich quickterm für diesen Mandanten bei MultiTerm anmelden soll. Das Sprachen-Mapping dient dazu, die Auswahl von Ausgangs- und Zielsprachen bei mehreren Termbanken zu ermöglichen, in denen die Locales der Sprachen nicht übereinstimmen. 52 quickterm Administratorhandbuch

53 Konfiguration Servereinstellungen 2 Wenn Sie beispielsweise zwei Termbanken verwenden, und Englisch ist in Termbank 1 EN und in Termbank 2 EN-GB, dann können Sie über das Mapping Termbank 2 EN-GB = EN bewirken, dass bei einer Suche mit der Ausgangssprache Englisch in der Termbank2 auch EN- GB durchsucht wird Anträge und Aufträge Allgemein Mandant Anträge und Aufträge Der Text für das Nachrichtenfeld Termanträge ist jener Text, der bei Termanfragen als Vorschlagtext in der Nachrichtenbox angezeigt wird. Sie können diesen natürlich auch leer lassen, dann wird kein Vorschlag eingeblendet. Freigabeaufträge: Standard-Fälligkeit von Freigaben nach Übersetzungsvorschlägen in Tagen: Sie können hier eine Zeitspanne eingeben, nach der automatische Freigaben nach Übersetzungsvorschlägen fällig werden. Wenn sie beispielsweise 30 eintragen, dann hat der Freigeber nach einem Übersetzungsvorschlag 30 Tage Zeit, die Freigabe zu erteilen. Standard-Fälligkeit von Freigaben bei automatischer Wiedervorlage in Tagen: Sie können hier eine Zeitspanne eingeben, nach der Freigaben nach der automatischen Wiedervorlage fällig werden. quickterm Administratorhandbuch 53

54 2 Konfiguration Servereinstellungen Wenn sie beispielsweise 30 eintragen, dann hat der Freigeber nach der automatischen Wiedervorlage einer Freigabe 30 Tage Zeit, die Freigabe zu erteilen. Standardwert für automatische Wiedervorlage in Tagen (leer=keine Wiedervorlage): Hier legen Sie fest, nach wie viel Tagen eine Freigabe automatisch zur Wiedervorlage gelangen soll. Die Wiedervorlage aktivieren Sie beim Abschluss eines Freigabeprozesses jeweils, und Sie können dort auch einen anderen Wert eintragen als hier in der Voreinstellung. Sie können auch keinen Wert eintragen. Vorlage für den Druck von Freigabeaufträgen: Wenn Sie einen Freigabeauftrag ausdrucken wollen, aber die entsprechende Vorlage Ihren Vorstellungen nicht ganz entspricht, können Sie hier im Programmcode Änderungen vornehmen. Entsprechende XSL- Programmierkenntnisse sind Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion. Einstellungen für protokollierte Benennungen und automatisches Loggen erfolgloser Suchen: Manueller Protokollierungs-Modus: Hier kann Anzahl oder Datum ausgewählt werden. Bei Anzahl werden idente Protokollierungen zusammengefasst und die Gesamtanzahl der Einreichungen ermittel, Datum ist aber dann keines verfügbar. Im Modus Datum wird jede Protokollierung einzeln angezeigt (also auch mehrfach, wenn es dieselbe ist), dafür ist pro Eintrag das Datum verfügbar. Auto-Loggen nach erfolglosen Suchen (0=aus): Hier kann festgelegt werden, wie oft eine Benennung erfolglos gesucht werden muss, bis sie automatisch protokolliert wird. Die Eingabe 2 bedeutet z.b., dass eine Benennung automatisch protokolliert wird, wenn 2 mal erfolglos nach ihr gesucht wurde. Auto-Termantrag nach erfolglosen Suchen (0=aus): Hier kann festgelegt werden, wie oft eine Benennung erfolglos gesucht werden muss, bis automatisch ein Termantrag erstellt wird. Die Eingabe 25 bedeutet z.b., dass eine Benennung automatisch in einen Termantrag verwandelt wird, wenn 25 mal oder öfter erfolglos nach ihr gesucht wurde. In den Termbankeinstellungen können Sie auch noch Standard-Daten für diese automatischen Termanträge hinterlegen. 54 quickterm Administratorhandbuch

55 Konfiguration Servereinstellungen Suchanbieter Neben der Suche in MultiTerm oder Acrolinx können Sie auch weitere Suchanbieter aus dem Internet in die Suche einbinden, wenn Sie diese hier entsprechend definieren und konfigurieren, wie z.b. Wikipedia, leo oder andere. Auch unternehmensinterne Suchanbieter wie Sharepoint oder ähnliches sind möglich, soferne sie über eine URL aufgerufen werden können Mandanten Hier legen Sie fest, welche Suchanbieter der aktuell gewählte Mandant verwenden soll. Suchanbieter Mandant Sie können zunächst die Reihenfolge der Suchanbieter ändern, indem Sie einen Suchanbieter markieren und diesen mit Hilfe der Pfeiltasten rechts vom Auswahlbildschirm vor- oder rückreihen. Weiters können Sie durch Entfernen des Häkchens einzelne Suchanbieter ausschließen (außer MultiTerm, wenn dies das gewählte Terminologie-Backend ist). Reihenfolge der Termbanken ändern: Die Ergebnisse der Hitliste können entweder alphabetisch / nach Übereinstimmung sortiert ausgegeben werden, ohne die unterschiedlichen Termbanken zu berücksichtigen, oder zuerst nach Termbank sortiert werden und erst innerhalb dieser alphabetisch/nach Übereinstimmung (%). Bei der zweiten Option haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Reihenfolge der Termbanken mittels der Pfeiltasten rechts vom Auswahlbildschirm zu ändern. Diese Einstellung wirkt nun auch, wenn Sie den Modus Unscharfe Suche ausgewählt haben. (Ausnahme: Option ABC angehakt, dann wird die Hitliste alphabetisch sortiert.) Einstellungen speichern: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihre Aktion abzuschließen. quickterm Administratorhandbuch 55

56 2 Konfiguration Servereinstellungen Alle Suchanbieter Hier können Sie Suchanbieter definieren, die dann pro Mandant aktiviert werden. Dieses Register ist nur für Globale Administratoren aktiv. Suchanbieter Alle Suchanbieter bearbeiten Markieren Sie einen Suchanbieter links in der Auswahlliste Name. Auf der rechten Seite werden die gespeicherten Details angezeigt und können geändert werden: Name, URL-Vorlage und Sprachen. 56 quickterm Administratorhandbuch

57 Konfiguration Servereinstellungen 2 Hier können Sie die URL für den Aufruf des Suchanbieters samt der übergebenenen Parameter definieren. Mögliche Parameter für die URL sind $src für die Ausgangssprache, $trg für die Zielsprache und $exp für den Suchausdruck. Danach können Sie pro "Termbank-Sprache" festlegen, welcher Wert an den Suchanbieter übergeben wird. So ist es etwa bei manchen Suchanbietern notwendug, Ausgangs- und Zielsprache mitzugeben (z.b. DEEN), bei anderen nur die Ausgangssprache. Dies können Sie hier pro Suchanbieter einstellen. Einige gängige Suchanbieter werden dabei bereits mitgeliefert. Schließen Sie durch betätigen des Buttons Anbieter speichern ab. Suchanbieter hinzufügen Betätigen Sie den Button Neu, und geben Sie im Feld Details die erforderlichen Informationen ein (siehe oben). Schließen Sie durch betätigen des Buttons Anbieter speichern ab. Suchanbieter löschen Markieren Sie in der Auswahlliste links den Suchanbieter, den Sie löschen wollen, und betätigen Sie auf den Buttons Löschen Automatischer Versand Automatischer Versand quickterm Administratorhandbuch 57

58 2 Konfiguration Servereinstellungen Hier definieren Sie, an welchen Tagen und zu welcher Uhrzeit der Server generell s versenden soll. Diese Einstellungen wirken, wenn die Benutzer wählen, Mails als Digest (also zusammengefasst) zu erhalten. Weiters können Sie hier die Versandmodalitäten für das tägliche Freigabestatus- , die Zusammenfassungs- und die Zugriffs-Statistik (mit -Adresse des Statistik-Empfängers) nach Wochentag und Uhrzeit festlegen Vorlagen Vorlagen Die s, die quickterm verwendet, setzen sich aus der Betreffzeile, dem ersten Absatz und danach dem Mail-Body zusammen. Hier definieren Sie nun den Mail-Body für diese s. Wenn die entsprechende Vorlage Ihren Vorstellungen nicht ganz entspricht, können Sie hier im Programmcode Änderungen vornehmen. Entsprechende XSLT-Programmierkenntnisse sind also Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion. Abschließend speichern Sie bitte Ihre Änderungen durch Betätigen des Buttons Änderungen speichern. 58 quickterm Administratorhandbuch

59 Konfiguration Servereinstellungen Arten Arten Hier finden Sie alle verfügbaren -Arten für die unterschiedlichsten Ereignisse in quickterm. Die s, die quickterm verwendet, setzen sich aus der Betreffzeile, dem ersten Absatz und danach dem Mail-Body zusammen. Hier haben Sie nun folgende individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Das Setzen bzw. Entfernen der Häkchen können Sie sich durch die Nutzung der Buttons Alle bzw. Keine erleichtern. Durch Entfernen des Häkchens setzen Sie den automatischen Versand der jeweiligen -Art außer Kraft. Betreffzeile und Erste Zeile der können Sie nach Belieben ändern. Bei einigen -Arten besteht die Möglichkeit die Option Fällig nach Tagen einzustellen. Sie können jeweils 1 bis 5 Tage auswählen. Damit legen Sie z.b. fest, wie viele Tage vor der Endfälligkeit Erinnerungs- Mails versandt werden. Schließen Sie bitte mit -Einstellungen speichern ab Stylesheet Im Bereich der Stylesheet-Einstellungen können Sie Inhalt, Umfang und Erscheinungsbild Ihrer Einträge sehr umfassend flexibel gestalten. quickterm Administratorhandbuch 59

60 2 Konfiguration Servereinstellungen Die Stylesheets setzen sich aus einem Basis-Stylesheet sowie den hier eingestellten Optionen zusammen. Die Basis-Stylesheets werden dabei in einen in der CONFIG-Datei definierten Pfad gelegt und werden automatisch von quickterm eingelesen. Standardmäßig sind zwei Stylesheets mitgeliefert. Der Globale Administrator kann dann im Client festlegen, welche Basis-Stylesheets für den jeweiligen Mandanten verfügbar sind. Die Einstellungen im Stylesheet sind, wenn Sie mehrere Termbanken verwenden, termbank-übergreifend. Das heisst, Sie können alle möglichen Verwendungsfilter, Felder etc. für alle Ihre verfügbaren Termbanken definieren. Pro Benutzergruppe definieren Sie dann, welche Stylesheets für diese Gruppe verfügbar sein sollen, und welches davon der Standard ist. So definieren Sie ein Stylesheet: Stylesheet-Basisdateien: Legen Sie fest, welche der config-dateien für den aktuell bearbeiteten Mandanten verfügbar sind. Stylesheet in Bearbeitung: Hier wählen Sie das Stylesheet, das Sie bearbeiten möchten. Sie können rechts daneben auch das gewählte Stylesheet löschen oder ein neues anlegen. Neue Stylesheets werden immer auf der Basis des jeweils ausgewählten Stylesheets angelegt. 60 quickterm Administratorhandbuch

61 Konfiguration Servereinstellungen Optionen Stylesheet Optionen Stylesheet in Bearbeitung: Wählen Sie eines der verfügbaren Stylesheets aus. Rechts daneben finden Sie 4 Buttons: Stylesheet löschen (falls es nicht das Default-Stylesheet ist), Aktuelles Stylesheet duplizieren (um es dann zu verändern und unter einem anderen Namen zu speichern = neues Stylesheet erstellen), Aktuelles Stylesheet exportieren, Einstellungen aus Datei in aktuelles Stylesheet importieren, d.h. es wird kein neues Stylesheet erzeugt, sondern das ausgewählte wird entsprechend angepasst. quickterm Administratorhandbuch 61

62 2 Konfiguration Servereinstellungen Stylesheet-Basisdatei: Hier ist genau eine der verfügbaren Stylesheet- Basisdateien auszuwählen. Bilder anzeigen: Hier können Sie unter vier Möglichkeiten wählen: Link: Hier wird nur der Link zum Bild angezeigt, und erst bei Anklicken dieses Links das Bild. Sofort: Allenfalls bei einer Benennung gespeicherte Bilder werden sofort im Eintrag in Originalgröße eingeblendet. Thumbnail: Die allenfalls gespeicherten Bilder werden in einer Miniaturansicht gezeigt. Klicken Sie dann im Eintrag auf ein bestimmtes Bild, wird es auf Originalgröße geändert bzw. angepasst. Thumbnail und Popup: Die allenfalls gespeicherten Bilder werden in einer Miniaturansicht gezeigt. Klicken Sie dann im Eintrag auf ein bestimmtes Bild, wird es in einem Pop-Up geöffnet. Listentrennzeichen: Legt das Zeichen fest, mit dem mehrere Werte bei Picklisten voneinander getrennt werden. Standard ist ein Komma. Termbank anzeigen: Steuert, ob der Name der Termbank ganz oben im Eintrag angezeigt werden soll oder nicht. Eintragsnr. anzeigen: Steuert, ob die Eintragsnummer ganz oben im Eintrag angezeigt werden soll oder nicht. Hinweis zu Acrolinx: Acrolinx erstellt eine "unique UUID", also eine sehr lange Zahl. quickterm vergibt aber wie bei MultiTerm auch für Acrolinx "lesbare" IDs (zb 85). Die hier erwähnte Eintragsnummer ist also in beiden Fällen unsere "menschenlesbare" ID. Die Acrolinx ID ist auf Eintragsebene ein eigenes Feld UUID, das an dieser Stelle nicht verwendet oder angezeigt wird. Eintragsklasse anzeigen: Steuert, ob die Eintragsklasse ganz oben im Eintrag angezeigt werden soll oder nicht. Hervorhebung in Auftragsansicht: alter und neuer Inhalt können farblich unterschiedlich unterlegt werden (bei Bearbeitungsauftrag und Übersetzungsvorschlag). Formatierungen Allgemeine Information Falls die Felder Termbank, Eintragsnr. oder Eintragsklasse angezeigt werden, kann die Anzeige noch konfiguriert werden. Dieser sehr umfangreiche und flexible Formatierungsbereich ist zum Teil analog Microsoft Word gestaltet. Für verschiedenste Bereiche der Anzeige eines Eintrags können Sie damit verschiedene Formatierungen bewirken. 62 quickterm Administratorhandbuch

63 Konfiguration Servereinstellungen 2 Für jedes Objekt, das angezeigt wird, können folgende Formatierungen vergeben werden: Fett, Kursiv, Unterstrichen Größe: als Text oder mittels pt-werten einstellbar Farbe des Textes Schriftart Positionierung (oberer, linker, rechter, unterer Rand in pt oder em (Gesamthöhe des Fonts inkl. Leerräume, also eine relative Größeneinheit für die Schriftgröße)). Diese Werte beziehen sich jeweils auf die entsprechende Zeile Konfiguration Verwendung von Benennungen quickterm geht bei der Visualisierung von Einträgen davon aus, dass es verbotene und erlaubte Benennungen gibt. Hier kann nun definiert werden, woran erlaubte und verbotene Benennungen für quickterm zu erkennen sind. Stylesheet Konfiguration Verwendung von Benennungen quickterm Administratorhandbuch 63

64 2 Konfiguration Servereinstellungen Felder für Verwendungshinweise auf Termebene: jene Felder, die für die Filterung auf Benennungsebene sowie die Bestimmung von verbotenen und erlaubten Benennungen verwendet werden sollen. Werte für Vorzugsbenennung: Legt fest, welche Werte in dem eben definierten Feld die Benennung als erlaubt kennzeichnen. Weitere Werte Vorzugsbenennung: Falls Sie als Feld für Verwendungshinweis ein Textfeld gewählt haben, geben Sie jeweils die zutreffenden Werte ein. Mehrere Werte durch Pipe-Symbol ( ) trennen. Werte für verbotene Benennung: Legt fest, welche Werte in dem eben definierten Feld die Benennung als verboten kennzeichnen. Weitere Werte abgelehnte Benennung: Falls Sie als Feld für Verwendungshinweis ein Textfeld gewählt haben, geben Sie jeweils die zutreffenden Werte ein. Mehrere Werte durch Pipe-Symbol ( ) trennen. Verwendungsfeld ganz oben: Legt fest, ob das eben definierte Verwendungsfeld immer als oberstes Feld direkt nach der Benennung angezeigt werden soll (Option aktiviert) oder an der Stelle, an der es in MultiTerm angelegt ist (Option deaktiviert). Diese Einstellung übersteuert auch die Reihenfolge der Felder in einem der nächsten Fenster. Vorzugsbenennungen ganz oben: Legt fest, ob die Vorzugsbenennung, die sich aus der eben getroffenen Einstellung des Verwendungsfeldes ergibt, immer als erste Benennung angezeigt werden soll (Option aktiviert) oder in der Reihenfolge, wie sie in MultiTerm definiert sind (Option deaktiviert). Nur Benennungen mit Verwendungsfeld anzeigen: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden nur Benennungen angezeigt, die entweder erlaubt oder verboten sind. Benennungen, die keine der definierten Kriterien aufweisen, werden ausgeblendet. (Nur selten benötigt!) Alternativtext, falls keine Benennung angezeigt werden kann: Default Diese Sprache enthält keine freigegebene Benennung. Mit diesem Parameter können Sie einen Text angeben, der angezeigt wird, wenn in einer Sprache keine einzige Benennung als erlaubt oder verboten vorhanden ist. Dieser Text wird dann an Stelle einer Benennung in der jeweiligen Sprache angezeigt. Hier können Sie auch einen lokalisierten Text je Zielkultur eingeben. Formatierung der Nachricht, dass keine freigegebenen Benennungen vorhanden sind. 64 quickterm Administratorhandbuch

65 Konfiguration Servereinstellungen Konfiguration Freigabestatus von Sprachen quickterm kann bei der Anzeige von Einträgen pro Sprache erkennen, ob sie freigegeben ist oder nicht. Entsprechend ist es möglich, bei kompletten Einträgen einzelne Sprachen wegzulassen, wenn sie noch nicht freigegeben sind. Stylesheet Konfiguration Freigabestatus von Sprachen Sprachen nach Freigabestatus filtern: Nur wenn diese Option angehakt ist, sind weitere Einstellungen möglich. Felder für Verwendungshinweise auf Sprachebene, Werte für Vorzugsbenennung sowie Weitere Werte Vorzugsbenennung: Hier können Sie die Felder sowie die Werte auswählen, an denen quickterm erkennt, ob eine Sprache freigegeben ist oder nicht. Alternativtext, falls keine freigegebene Sprache vorhanden ist: Default Diese Sprache wurde noch nicht freigegeben. Mit diesem Parameter können Sie einen Text angeben, der angezeigt wird, wenn eine Sprache noch nicht freigegeben wurde. Dieser Text wird dann an Stelle einer Benennung in der jeweiligen Sprache angezeigt. Hier können Sie auch einen lokalisierten Text je Zielkultur eingeben. quickterm Administratorhandbuch 65

66 2 Konfiguration Servereinstellungen Formatierung der Nachricht, dass keine Sprache freigegeben ist Formatierung Hier legen Sie die Formatierung des Eintrages selbst fest. Dies umfasst die Benennungen, Felder sowie Namen der Sprachen. Bei der Konfiguration der Felder selbst ist es dann noch möglich, bestimmte Felder abweichend vom Standard zu formatieren. 66 quickterm Administratorhandbuch

67 Konfiguration Servereinstellungen 2 Stylesheet Formatierung Sprache anzeigen: Ist das Kästchen angehakt, wird der Name der Sprache in der Überschrift angezeigt. Ist das Kästchen nicht angehakt, werden die folgenden zwei Punkte nicht eingeblendet. quickterm Administratorhandbuch 67

68 2 Konfiguration Servereinstellungen Formatierung der Ausgangssprache: Der Name der Ausgangssprache (z.b. Deutsch ) Formatierung der Zielsprache: Der Name der Zielsprache (z.b. Englisch ) Länderfahnen anzeigen: Ist das Kästchen angehakt, werden die entsprechenden Länderfahnen (links vor den Namen der Sprachen falls diese angezeigt werden, s.o.; ansonsten nur die Länderfahnen) angezeigt. Einrückung pro Sprache: kann hier definiert werden. Standardmäßig sind pro Sprache alle Benennungen ein wenig eingerückt. Standardformatierung für Feldnamen: Die Namen der Felder (z.b. Definition ). Sie können den Feldnamen im Layout ausblenden, wenn Sie hier das entsprechende Kästchen anhaken. Standardformatierung für Feldwerte: Die Werte der Felder, also z.b. der Text der Definition Ausrichtung Feldstruktur: Hier definieren Sie die Abstände einer "Feldstruktur", das heißt der gesamte Feldblock z.b. nach einer Benennung oder auf Eintragsebene. Ausrichtung Feldgruppe: Hier definieren Sie die Abstände einer "Feldgruppe", das heißt die vernesteten Felder unter einem anderen Feld (z.b. das Feld "Quelle" unterhalb des Feldes "Definition"). Ausrichtung Felder: Hier definieren Sie die Abstände für jedes einzelne Feld selbst. Formatierung von Benennungen quickterm kann die Benennungen unterschiedlich formatieren, je nachdem ob sie "gültig", "abgelehnt" oder "nicht weiter definiert" sind. Sie haben bereits festgelegt, welche Benennungen gültig sind und welche nicht. Hier können Sie nun die Formatierung der Benennung für die einzelnen Status- Zustände festlegen: Formatierung Benennung Default: Die Benennung selbst, wenn sie weder erlaubt noch verboten ist. Bei aktiviertem Verwendungsfilter wird diese Formatierung nicht benötigt, da diese Benennungen dann ausgeblendet sind. Formatierung Benennung gültig: Die Benennung, wenn sie laut Verwendungsfilter erlaubt ist 68 quickterm Administratorhandbuch

69 Konfiguration Servereinstellungen 2 Formatierung Benennung abgelehnt: Die Benennung, wenn sie laut Verwendungsfilter verboten ist. Formatierung der Verwendungsfelder Hier können Sie nun nicht nur die Benennung selbst sondern auch das Verwendungs-Feld selbst je nach Verwendungs-Status formatieren: Formatierung Verwendungsfeld Name Default: Die Formatierung des Namen des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung weder konkret erlaubt noch konkret verboten ist. Ist nur änderbar, wenn das Häkchen bei Feld-Label im Layout ausblenden nicht gesetzt ist. Formatierung Verwendungsfeld Werte Default: Die Formatierung der Inhalte des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung weder konkret erlaubt noch konkret verboten ist. Formatierung Verwendungsfeld Name gültig: Die Formatierung des Namens des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung erlaubt ist. Ist nur änderbar, wenn das Häkchen bei Feld-Label im Layout ausblenden nicht gesetzt ist. Formatierung Verwendungsfeld Werte gültig: Die Formatierung der Inhalte des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung erlaubt ist. Formatierung Verwendungsfeld Name ungültig: Die Formatierung des Namens des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung verboten ist. Ist nur änderbar, wenn das Häkchen bei Feld-Label im Layout ausblenden nicht gesetzt ist. Formatierung Verwendungsfeld Werte ungültig: Die Formatierung der Inhalte des Verwendungsfeldes, wenn die Benennung verboten ist. Formatierung der Querverweise In quickterm können Sie vier verschiedene Arten von Querverweisen unterschiedlich formatieren, oder natürlich alle vier gleich: Formatierung externer Hyperlinks: Querverweise z.b. ins Internet oder Intranet Formatierung Querverweise auf Benennungen: Querverweise auf eine andere Benennung der Termbank Formatierung Querverweis auf Eintragsnummer: Querverweise auf eine andere Eintragsnummer der Termbank quickterm Administratorhandbuch 69

70 2 Konfiguration Servereinstellungen Formatierung Querverweis auf Bild: Bilder werden beim Aufrufen eines Eintrags zunächst nur als Querverweis angezeigt. Sie werden erst geladen, wenn der Benutzer auf diesen Querverweis klickt. Dies ist die Formatierung dieses Bild-Verweises. Alternativ können Sie auch im Register Optionen festlegen, dass Bilder sofort angezeigt werden Felder Hier wird festgelegt, welche Felder überhaupt angezeigt werden sollen. Dazu sehen Sie links die aktuell zur Anzeige ausgewählten Felder aller Termbanken des gewählten Mandanten. Rechts sehen Sie die nicht angezeigten Felder. Stylesheet Felder So fügen Sie Felder zur Anzeige hinzu: a) Markieren Sie unter Nicht angezeigte Felder jenes Feld, das Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf den Pfeil nach links. Das Feld wird nun angezeigt. b) Sie können ein Feld wieder entfernen, indem Sie es unter Angezeigte Felder markieren und den Pfeil nach rechts klicken. c) Sie können auch die Reihenfolge der Felder verändern, indem Sie auf die Pfeil nach oben und unten Tasten klicken. Die Reihenfolge ist nur relevant, wenn Sie unten die Option Reihenfolge der Felder laut Stylesheet aktiviert haben. Ansonsten wird die Reihenfolge im MultiTerm Eintrag gewählt. So können Sie angezeigte Felder speziell formatieren: a) Aktivieren Sie die Checkbox rechts neben dem gewünschten Feld. 70 quickterm Administratorhandbuch

71 Konfiguration Servereinstellungen 2 b) Wenn Sie auf das daraufhin erscheinende Stift-Icon Formatierung bearbeiten ( ) drücken, können Sie in einem separat eingeblendeten Bildschirm spezielle Formatierungen für dieses Feld festlegen, und zwar sowohl für den Feldnamen als auch für den Feldwert, und noch einiges andere mehr: Stylesheet Felder Spezielle Feldformatierungen Standard-Formatierung: Wenn Sie für das Spezielle Feld keine Speziellen Formatierungen vornehmen, gilt die hier definierte Einstellung als Fallback -Variante. Sie können hier die Feldnamen (wenn Sie durch Anhaken den Feld-Label im Layout nicht ausblenden) und die Feldwerte unterschiedlich konfigurieren. Weiters können Sie die Anzeige mit einer bestimmten Anzeigebedingung verknüpfen. Dazu können Sie einen XPath-Ausdruck eingeben, der für das jeweilige Feld im aktuellen Eintrag zutreffen muss, damit das Feld angezeigt wird. Auch beim Anzeigemodus kann unter drei Varianten gewählt werden: Normal, Mit Kopfzeile oder Werte als Popup. Standard ist Normal. Die Varianten sind dann zu überlegen, wenn Sie Felder mehrfach in einem Eintrag verwenden. So können Sie beispielweise Felder, die Sie mehr als einmal untereinander in einem Eintrag angelegt haben, mit einer Kopfzeile oder Überschrift versehen, und darunter nur mehr die Werte quickterm Administratorhandbuch 71

72 2 Konfiguration Servereinstellungen auflisten ( Mit Kopfzeile ). Bei noch längeren Feldlisten können Sie auch nur einen Link anzeigen und dann die Werte in einem Popup ( Werte als Popup ). Spezielle Formatierung auf Eintrags-, Sprach- und/oder Benennungsebene: analog Standard-Formatierung, nur dass Sie hier für alle drei Ebenen unterschiedliche Formatierungen für das jeweilige Spezielle Feld einstellen können. Formatierung für vernestetes Feld hinzufügen: Wird das Spezielle Feld vernestet angezeigt, so können Sie hier und zwar abhängig vom jeweils Übergeordneten Feld nochmals unterschiedliche Formatierungen für Feldnamen und Feldwerte, Anzeigebedingungen und Anzeigemodi konfigurieren. Reihenfolge der Felder laut Stylesheet: Legt fest, ob die Felder immer so wie im Stylesheet definiert angezeigt werden sollen (Option aktiviert), oder in der Reihenfolge, in der sie in MultiTerm angelegt sind (Option deaktiviert). Gilt dann auch für die Reihenfolge der Felder in Eingabefenstern. Doppelpunkte nach Feldnamen anzeigen: Wenn Sie das Kästchen anhaken, wird im Stylesheet nach jedem Feldnamen ein Doppelpunkt angezeigt. Vorrangregel Formatierungen in diesem Bereich werden nicht wirksam, wenn sie Felder betreffen, die bereits weiter oben anders formatiert wurden (Verwendungsfeld). Speichern und neu laden Klicken Sie nach beendeter Einstellung auf Einstellungen speichern. Das Stylesheet wird gespeichert. Klicken Sie danach in den allgemeinen Einstellungen auf Neu laden, damit das geänderte (oder neue) Stylesheet auf den quickterm Server geladen wird. Verwendung des neuen Stylesheets erst nach Client-Neustart Starten Sie den Client nach der Bearbeitung des Stylesheets neu. Die Stylesheets werden beim Starten des Clients geladen. Daher müssen auch alle Benutzer sich erneut einloggen, bevor die Änderungen wirksam sind. 72 quickterm Administratorhandbuch

73 Konfiguration Servereinstellungen 2 Komplexere Stylesheets Die hier verfügbaren Optionen reichen in der Regel für ein Terminologie- Layout aus. Es ist aber möglich, die Stylesheets über die hier verfügbaren Optionen auch direkt in den XSL-Dateien zu verändern. Dies sollte nur in Rücksprache mit Kaleidoscope oder einem erfahrenen Web-Entwickler erfolgen. In jedem Fall sind dort Umlaute mit Unicode-Zeichen (z.b. &#252 ) zu maskieren (nicht mehr als HTML (z.b. &uuml; ) wie früher). Stylesheets bei Migration auf eine neuere Programmversion Alte Stylesheets vor der Version 5.2 sollten entweder durch Kaleidoscope migriert oder einfach mit Hilfe des neuen Stylesheet-Editors wieder erstellt werden. Ab Version 5.3 werden Stylesheets automatisch migriert. Angepasstes Base-Stylesheet: Falls Sie Ihr Basis-Stylesheet base.xslt kundenspezifisch anpassen, kopieren Sie es bitte in ein Unterverzeichnis und geben Sie in der Config- Datei unter BaseStylesheet den Pfad zu dieser geänderten Datei an. Dadurch vermeiden Sie, dass bei einem Upgrade das Stylesheet überschrieben wird. quickterm Administratorhandbuch 73

74 2 Konfiguration Servereinstellungen Workflow-Historie Workflow Historie Hier können Sie die umfassenden Einstellungen vornehmen, wie die historischen Workflow-Informationen gespeichert werden sollen. Ob ein Anwender die Workflow-Historie über ein Icon rechts oben im Eintrags- Fenster anwählen kann, wird in der Gruppenkonfiguration im Allgemeinen Teil unter Administration festgelegt. Hier können Sie, je Termbank getrennt für die vier Workflow-Bereiche Termantrag, Übersetzungsauftrag, Freigabeauftrag und Bearbeitungsauftrag, folgende Details festlegen: Je Bereich können Sie die automatische Erfassung der Workflow- Historie separat aktivieren. In der Folge sind die einzelnen Prozessschritte aufgelistet (unterschiedlich je Workflow-Bereich!), und welcher Standard-Inhalt jeweils in der Workflow-Historie abgespeichert wird. Hierfür gibt es 74 quickterm Administratorhandbuch

75 Konfiguration Servereinstellungen 2 Vorschlagswerte, die Sie in den einzelnen Feldern anpassen bzw. ändern können. Zusätzlich gibt es noch in der letzten Zeile Muster für die Variablen, die Sie in die Felder einfügen können. Vergessen Sie nicht, abschließend die Einstellungen für die Workflow- Historie zu speichern Benennungs-Filter Benennungs-Filter Während Eintrags-Filter aus MultiTerm stammen und Sprachfilter im Layout definiert sind, können Sie Benennungs-Filter in quickterm definieren. Diese wirken nur auf den aktuell angezeigten Eintrag und dienen dazu, einzelne Benennungen ein- oder auszublenden. Sie können einzelnen Benutzergruppen diese Benennungsfilter dann freischalten oder zwingend vorgeben. Im Feld Filter in Bearbeitung können Sie zunächst einen vorhandenen Benennungs-Filter zur Bearbeitung wählen. Mit dem Icon Hinzufügen können Sie einen neuen Benennungs-Filter definieren (Default filter_0 ), mit dem Icon Löschen einen bestehenden entfernen. Wenn Sie einen bestehenden Benennungs-Filter aufrufen, können Sie diesen auch bearbeiten und anschließend die geänderten Einstellungen für Benennungsfilter speichern. Sie können dabei Name, Termbank und Bedingungen ändern. Bei den Bedingungen sehen Sie die Auswahlmöglichkeiten, wenn Sie im Bereich links oben auf die rechte Maustaste klicken: quickterm Administratorhandbuch 75

76 2 Konfiguration Servereinstellungen Feld zur Bedingung hinzufügen; das Filter-Feld können Sie dann aus der entsprechenden Picklist auswählen UND-Verknüpfung hinzufügen ODER-Verknüpfung hinzufügen Rechts anschließend folgt das Feld für den Operanden: aus der entsprechenden Picklist auswählbar sind Existiert Existiert nicht Gleich Ist ungleich Enthält Enthält nicht Im rechts daran anschließenden Feld ist der Wert einzugeben, auf den der Operand sich bezieht (z.b. eine Zahl bei Ist ungleich oder eine(n) Buchstaben(kette) bei Enthält ). Diese Bedingungen können ihrerseits mit weiteren Bedingungen verknüpft werden, womit Sie durchaus komplexe Benennungs-Filter abbilden können. Der Name des Filters sollte sinnvollerweise in etwa ausdrücken, was er konkret bewirkt (z.b Marketing-Benennungen ). 76 quickterm Administratorhandbuch

77 Konfiguration Servereinstellungen Lokalisierung von Feldern Lokalisierung von Feldern Diese Funktion ermöglicht es dem Administrator, Übersetzungen für Feldnamen und Picklisten-Werte zu speichern. Damit ist es möglich, sprachspezifische Felder und Feldwerte je nach gewählter Sprache im quickterm Client, im quickterm Web oder in quickterm Mobile anzuzeigen! Als Zielkultur sind jene Sprachen auswählbar, in denen Ihre Anwendung lokalisiert ist (also im Standard Deutsch und Englisch). Diese Übersetzungen werden in der Eintrags-Ansicht wiedergegeben (in Abhängigkeit vom jeweils definierten Stylesheet), sowie in allen quickterm Administratorhandbuch 77

78 2 Konfiguration Servereinstellungen Formularfeldern, in denen Felder bearbeitet werden, und zwar sowohl im Client als auch in quickterm Web. Es gibt zwei Bereiche, in denen jeweils in der Kopfzeile sortiert bzw. gefiltert werden kann: Feldnamen: In der ersten Spalte werden die vorhandenen Feldnamen angezeigt. In der zweiten Spalte (Spalte falls nötig durch Doppelklick auf den rechten Spaltenrand in der Kopfzeile verbreitern!) wird gezeigt, in welchen Termbanken das Feld vorkommt. In der Spalte Übersetzung tragen Sie als Administrator den je nach Zielkultur gewünschten Feldnamen ein. Picklisten-Werte: Diese Funktion ist von besonderem Interesse, da sie in MultiTerm selbst nicht möglich ist. In der ersten Spalte werden alle vorhandenen Picklisten-Werte aufgelistet. In der zweiten Spalte (Spalte falls nötig durch Doppelklick auf den rechten Spaltenrand in der Kopfzeile verbreitern!) werden sämtliche Ausgangs-Felder der jeweiligen Picklisten-Werte, ergänzt mit der entsprechenden Termbank (in Klammern), angezeigt. In der Spalte Übersetzung tragen Sie als Administrator die je nach Zielkultur gewünschte Übersetzung des Picklisten-Wertes ein Filter-Bäume Filterbäume 78 quickterm Administratorhandbuch

79 Konfiguration Servereinstellungen 2 Die Funktion der Filterbäume ermöglicht es dem Benutzer, neben der direkten Suche nach einer Benennung, die Termbank nach einer von Ihnen definierten Navigationsstruktur "durchzublättern". Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie suchen eine bestimmte Eigenschaft eines bestimmten Produkts. Sie können nicht danach suchen, weil Sie überhaupt keinen Anhaltspunkt haben, wie das heißen könnte. Sie können nun im Filterbaum über Produktgruppe, Produkt so lange immer detaillierter navigieren, bis Sie beim gewünschten "Filterset" angelangt sind, in dem dann auch Ihr gesuchtes Produkt enthalten ist. Voraussetzung für die Verwendung von Filterbäumen ist, dass Sie die zu verwendenden Filter in MultiTerm bereits definiert haben. Falls sie in MultiTerm Filter nachträglich anlegen, vergessen Sie nicht, den quickterm- Dienst neu zu starten. Jeder gewählte Ast im Filterbaum zeigt zunächst die Treffermenge an. Falls die Treffermenge sehr groß ist, können Sie immer noch innerhalb dieser Treffermenge weiter im Suchfeld die Suche verfeinern. Wenn Sie dann wieder in der gesamten Termbank suchen möchten, gehen Sie wieder auf Suche zurück. Hier erstellen Sie zunächst die Filterbäume, die Sie dann einzelnen Gruppen zuweisen können. Sie können beliebig viele Bäume erstellen. Am Ende jedes Astes (Knoten) ist dann ein MultiTerm Eintragsfilter definiert. Wenn der Benutzer an diese Stelle klickt, zeigt quickterm alle Einträge an, die auf diesen Filter passen. Sie können pro Termbank beliebig viele Filterbäume definieren. Jeder Filterbaum kann beliebig viele Äste (Knoten) in beliebig vielen Hierarchiestufen aufweisen. So definieren Sie einen Filterbaum: a) Wählen Sie die gewünschte Termbank aus. b) Legen Sie zunächst für die Zielkultur "Standard" einen Filterbaum an. Dabei sind die Namen der Äste bzw. Knoten noch nicht ausschlaggebend für deren Anzeige in quickterm. Diese Namen definieren Sie dann erst danach für jede einzelne Zielkultur. c) Wollen Sie neue Filterbäume in einer Termbank anlegen, erhalten Sie in der Zielkultur Standard durch Drücken der Schaltfläche Neuen Filterbaum anlegen eine Maske zur Erfassung des Namens des neuen Filterbaums. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. quickterm Administratorhandbuch 79

80 2 Konfiguration Servereinstellungen d) Bei bereits bestehenden Filterbäumen können Sie durch Drücken der rechten Maustaste den aktuellen Filterbaum umbenennen, einen neuen Knoten hinzufügen oder den Filterbaum löschen. Weiters können Sie die entsprechenden Filter aus MultiTerm auswählen. e) Sobald Sie einen Filter fertig definiert haben, klicken Sie auf Filterbäume speichern. Der Filterbaum ist nun sprachneutral definiert. So definieren Sie weitere Äste oder Knoten: a) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Filterbaum und wählen Sie Neuen Knoten hinzufügen aus. b) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Knoten. Hier haben Sie vier Auswahlmöglichkeiten: Neuen Knoten hinzufügen, Knoten löschen, Pfeiltasten Nach oben bzw. Nach unten zum Umreihen mehrerer Knoten. Dies können Sie in beliebig vielen Hierarchiestufen umsetzen, wenn dies für Ihre Termbank sinnvoll erscheint. c) Nun können Sie noch die Bezeichnungen der Äste bzw. Knoten in den jeweiligen Zielkulturen hinzufügen. Schalten Sie dazu die Zielkultur zunächst in die gewünschte Sprache um und geben Sie dann die gewünschten Bezeichnungen ein. Abschließend immer auf Filterbäume speichern klicken. Der Filterbaum ist fertig definiert. Wenn kein Filterbaum definiert ist, wird auch die entsprechende Schaltfläche in quickterm Web nicht angezeigt. 80 quickterm Administratorhandbuch

81 Konfiguration Servereinstellungen Hitlist-Einstellungen Hitlist-Einstellungen Diese Funktion ermöglicht dem Administrator, das Erscheinungsbild der Hitliste im Such-Bildschirm flexibel anzupassen. Für jede Gruppe kann eine spezielle Hitlisten-Konfiguration definiert werden. Diese Funktion gibt es aber auch in den Hitlist-Einstellungen, d.h. sie können je Benutzer von quickterm Administratorhandbuch 81

82 2 Konfiguration Servereinstellungen diesem individuell gestaltet werden (siehe dort). Das Anlegen einer individuellen Hitliste durch den einzelnen Benutzer kann aber in der Gruppenkonfiguration pro Gruppe auch gesperrt werden. Wenn Sie die Zielsprache anzeigen wollen und mehrere Termbanken mit unterschiedlichen Sprachvarianten haben, müssen Sie auch ein Mapping definieren. Ausserdem gilt die ERSTE Zielsprache als Zielsprache in der Hitliste. Matchrate anzeigen: Wenn Sie dieses Kästchen nicht anhaken, werden die Übereinstimmungs-Prozentsätze in der Hitliste nicht angezeigt. Die Schrift-Attribute der neutralen, der erlaubten und der abgelehnten Benennungen können definiert werden. Weiters können Sie durch Anhaken festlegen, ob in der Hitliste die Eintragsnummer und die zielsprachliche Benennung angezeigt werden. Wenn ja, können sie diese Felder auch im Detail formatieren und welche Zeichen vor und nach der Nummer stehen sollen (etwa in Klammern und einem führenden #-Zeichen oder wie auch immer). Im Bereich der Felder können Sie zunächst festlegen, aus welchem Feld quickterm die Information bezieht, ob eine Benennung erlaubt ist oder nicht. Dazu wählen Sie unter Status das entsprechende Feld aus und definieren dann einen Wert für freigegeben bzw. für verboten. Schließlich können Sie in einem weiteren Bereich anhaken, welche Felder Sie sonst noch in der Hitliste sehen wollen. Aber Achtung: Es handelt sich hier nicht um das Erscheinungsbild des Eintrags (dieses wird im Stylesheet definiert), sondern um das Erscheinungsbild der Hitliste. Wenn hier zu viele Felder angezeigt werden, könnte die Übersichtlichkeit der Hitliste leiden. 82 quickterm Administratorhandbuch

83 Konfiguration Servereinstellungen Termbankeinstellungen Registerblatt Termbankeinstellungen Einstellungen für die benutzerdefinierte Spalte Die benutzerdefinierte Spalte dient dazu, in den Auftragslisten die Möglichkeit zu schaffen, nach weiteren Kriterien zu filtern. Mehrere Anwendungsszenarien sind dafür denkbar: Es ist damit möglich, z.b. bei Übersetzungsaufträgen ein Projekt- Konzept zu erstellen. Sie können z.b. die benutzerspezifische Spalte "Projekt" nennen und alle Übersetzungen eines bestimmten Projekts mit einer Nummer versehen, die in dieser Spalte angezeigt wird. Damit können Sie dann in der Auftragsliste danach filtern. Sie können auch z.b. Fachgebiete oder Abteilungen als benutzerdefinierte Spalte anlegen. Damit können Sie dann die Auftragsliste nach der zuständigen Abteilung filtern. Das Feld wird je Auftrag entweder händisch befüllt, oder aber mit einem bestimmten Feld der Termbank verknüpft. Falls Sie es verknüpfen, wird in den jeweiligen Auftrag der Wert des Feldes in den Aufträgen übernommen. Somit können Sie also ein Termbank-Feld in den Auftragslisten anzeigen. Der Inhalt des Feldes kann in diesem Fall durch das Deaktivieren der Option Auto-füllen manuell überschrieben werden. quickterm Administratorhandbuch 83

84 2 Konfiguration Servereinstellungen Das eigentliche Feld für die benutzerspezifische Spalte wird übergreifend pro Mandant und Termbank vom Administrator definiert. Hier im oberen Bereich geht es darum, dem Feld einen vom technischen Feldnamen abweichenden Anzeigenamen zuzuordnen (z.b. als Spaltenüberschrift in den Auftragslisten oder als Maskenbezeichnung für das benutzerspezifische Feld in den verschiedenen Auftragsarten). Darüber hinaus kann hier dieses Feld je nach Zielkultur lokalisiert werden. Damit wird in der Tabellenüberschrift dann nicht mehr "Benutzerdefiniertes Feld" sondern entsprechend der hier eingetragene Wert angezeigt. Nur Lesezugriff Wenn Sie dieses Kästchen anhaken, können Sie auf dieser Ebene keine weiteren Einstellungen mehr vornehmen. Die Termbank erhält dann automatisch im Gruppen-Management, Register Termbanken, das Vorhangschloss-Symbol links vor dem Termbank-Namen. Das bedeutet, in diesem Mandanten können die Inhalte der entsprechenden Termbank zwar angesehen, aber nicht verändert werden. Konkret können für diese Termbank keine neuen Anträge und Aufträge erstellt werden mit Ausnahme von Feedbacks; auch die Funktion Änderungs-Management ist für diese Termbanken nicht verfügbar. Dies ist notwendig, weil eine Termbank immer nur von einem Mandanten aktiv bearbeitet werden kann. Ansonsten käme es zu Überschneidungen z.b. in den Workflows. Wenn Sie dieses Kästchen nicht anhaken, werden die Felder Standard und Feld für benutzerspezifische Spalte eingeblendet. Bitte beachten Sie, dass die Option Standard nur für eine einzige Termbank je Mandant gesetzt werden kann. Damit ist auch die Schaltfläche Vorlage für automatischen Termantrag fix verbunden. Sie können diese Vorlage nur für die Standard-Termbank definieren. Aber Protokollierte Benennungen sollten automatisch in Termanträge für jede lesbare Termbank konvertiert werden können, nicht nur für die Standard- Termbank. Somit bestimmt der Standard hier nur, wohin automatisch protokollierte Benennungen gehen sollten (für den Fall, dass es zu viele Suchanfragen für dieselbe Benennung gibt). Aber Sie können händisch stets eine Benennung in einer spezifischen Termbank protokollieren und damit das Limit für Auto-Termanträge nach erfolglosen Suchen für jede beliebige Termbank erreichen. 84 quickterm Administratorhandbuch

85 Konfiguration Servereinstellungen 2 Wenn für eine Termbank die Option Nur Lesezugriff deaktiviert wird, dann wird diese Option automatisch für sämtliche übrigen Mandanten aktiviert gesetzt. Vorlage für automatischen Termantrag Dialog Vorlage für automatischen Termantrag quickterm kann aus erfolglosen Suchen automatische Termanträge erstellen. Diese Einstellung ist in den allgemeinen Mandanten-Optionen definiert. Hier definieren Sie nun pro Termbank eine Vorlage für die restlichen Daten, die beim automatischen Termantrag neben der gesuchten Benennung vergeben werden. Vorlage für automatischen Termantrag Diese Option steht nur für jene Datenbank zur Verfügung, die als Standard definiert ist! Kommentar (z.b. erfolglose Suche) Daten für den Termantrag quickterm Administratorhandbuch 85

86 2 Konfiguration Servereinstellungen Benutzerspezifisches Feld (Auto-füllen oder händische Eingabe) Ersteller in der Termbank Antragsteller (Auswahl aus der Liste aktiver Benutzer) Priorität Allgemeine Einstellungen Fachgebiet Feld für gefilterte Zuweisung Über diese Einstellung wählen Sie das Feld, das für die gefilterte Zuweisung an Terminologen verwendet werden soll. Siehe auch Einstellungen für Zuständigkeit [ 129]. Termanträge Standard-Eintragsklasse Über diese Einstellung wählen Sie die Eintragsklasse, die verwendet werden soll, wenn Sie einen Termantrag direkt aus der Aufgabenliste heraus in der Terminologie-Datenbank anlegen. Virtuelle Picklisten Dialog Picklistenwerte bearbeiten 86 quickterm Administratorhandbuch

87 Konfiguration Servereinstellungen 2 Mit Hilfe von virtuellen Picklisten ist es einerseits möglich, MultiTerm Textfelder systematisch über hierarchische Picklisten zu befüllen. Dabei wird hier eine Wertemenge vorgegeben. Andererseits können MultiTerm-Picklisten in hierarchische Form gebracht und im Eintragseditor als Baum angezeigt werden. Zunächst müssen Sie das Kästchen Virtualisieren anhaken, dann wird das Kästchen Mehrfachselektion zulassen eingeblendet (wenn Sie das Kästchen nicht anhaken, kann nur EIN Wert ausgewählt werden) und zusätzlich der Button Picklistenwerte bearbeiten. Wenn Sie auf diesen Button drücken, öffnet sich ein eigener Dialog Picklistenwerte bearbeiten. Durch Klicken von Neuer Wert können Sie den gewünschten Wert erfassen. Drücken Sie die rechte Maustaste, wenn Sie über dem Icon in der Zeile stehen, können Sie auswählen, ob Sie einen weiteren neuen Wert erfassen wollen, den angewählten Wert löschen wollen oder wählen die Option Auswählbar. Dies definiert, ob ein Wert auch tatsächlich ausgewählt werden kann oder nur als Gliederungsüberschrift dienen soll (dann wird der Wert fett dargestellt und erhält ein anderes Icon). Mittels Drag and Drop auf die Icons der jeweils gewünschten Werte können Sie nun eine Baumstruktur der Werte schaffen. Drücken Sie die rechte Maustaste, wenn Sie über dem Wert in der Zeile stehen, stehen Ihnen die Funktionen Ausschneiden, Kopieren und Einfügen zur Verfügung, was das Handling in diesem Bereich vereinfacht. Bereits in MultiTerm vorgegebene Picklistenwerte können Sie hier nicht ändern, aber mittels zusätzlicher neuer Werte, die nicht auswählbar sind, strukturieren (z.b. Untergruppen bilden). Einstellungen für Freigabe Hier legen Sie jene Standardwerte fest, die quickterm im Zuge der Workflows in die Termbank schreiben kann. Die hier festgelegten Werte gelten für alle Gruppen, können aber für einzelne Gruppen in der Gruppenkonfiguration übersteuert werden. Für den Gesamtworkflow jeder Sprache ein entsprechendes Feld auf Sprachebene. Beispiel: Workflow-Status mit den Werten Neu - In Bearbeitung Alle abgestimmt und Abgeschlossen. Für jeden einzelnen Freigabeworkflow ein entsprechendes Feld mit der Freigabehistorie. Je Gruppe kann dies ein separates Feld sein, oder für alle Gruppen dasselbe. quickterm Administratorhandbuch 87

88 2 Konfiguration Servereinstellungen Dazu wird ein Mapping der quickterm-status Neu, in Bearbeitung, Abstimmung abgeschlossen und Endfreigegeben an bestimmte Felder und Feldwerte in MultiTerm vorgenommen. Gängig ist etwa, jede einzelne Freigabe als "Historie" zu erfassen, z.b.: "Freigegeben am von Albert Müller; Abgelehnt am von Hubert Meier ". Alternativ ist es auch möglich, beispielsweise ein Feld "Freigabe Abteilung X" anzulegen und mit dem Datum oder nur einem Wert für "Ja" zu befüllen. In erstem Fall können Sie für alle Freigeber dasselbe Feld ("Workflow_history" etwa) verwenden, in zweitem Fall sollten Sie dann für jede Gruppe ein eigenes Feld anlegen und konfigurieren. Für die Kommentare, die zwischen den Freigebern ausgetauscht werden, ein Textfeld auf Sprachebene. Sehen Sie dazu auch 2 Einstellungen für Zuständigkeit [ 129] Ontologieeinstellungen Registerblatt Ontologieeinstellungen Eintragsbeziehungstypen An dieser Stelle werden die in den Concept-Maps verwendeten Beziehungstypen definiert. Beziehungstypen dienen als Verbindung zwischen Einträgen in den Concept-Maps. 88 quickterm Administratorhandbuch

89 Konfiguration Servereinstellungen 2 Gehen Sie zum Anlagen der Beziehungstypen wie folgt vor: a) Wählen sie als Zielkultur <Standard> b) Betätigen sie den Button Neuen Beziehungstyp hinzufügen Es ist nun in der Liste ein neuer Beziehungstyp sichtbar. a) Geben sie eine Benennung des Beziehungstyps an, wählen Sie, ob der Beziehungstyp gerichtet (z.b. bei Eltern/Kind-Beziehungen) oder ungerichtet (z.b. Geschwisterbeziehungen) ist. Sie können an dieser Stelle auch wählen, in welcher Farbe die Beziehung dargestellt werden soll. b) Wiederholen Sie Schritt b und c so lange, bis Sie alle benötigten Beziehungstypen angelegt haben. c) Durch Ändern der Zielkultur können Sie nun für die Beziehungstypen sprachspezifische Bezeichnungen festlegen. Wird keine sprachspezifische Bezeichnung festgelegt, so verwendet quickterm die Standard-Benennung. d) Betätigen Sie abschließend den Button Speichern. quickterm Administratorhandbuch 89

90 2 Konfiguration Servereinstellungen Web Allgemeine Einstellungen Web Allgemeine Einstellungen In diesem Bereich konfiguriert der Administrator die Einstellungen für die Social Media Komponenten und kann zahlreiche Optionen für das allgemeine Aussehen in quickterm-web festlegen. Im Registerblatt Allgemeine Einstellungen finden Sie: Pfad zum Produktlogo 90 quickterm Administratorhandbuch

91 Konfiguration Servereinstellungen 2 Das Produktlogo ist das Logo links oben in quickterm Web. Wenn Sie ein anderes Logo verwenden möchten, können Sie hier den Pfad zu dieser Datei angeben. Damit wird nicht bei einem Update das geänderte Logo durch das Standard-Logo überschrieben. Bitte immer mit Präfix angeben. Ziel-Link für Klick auf das Produktlogo Wenn der Benutzer auf das Produktlogo klickt, springt er auf den hier angegebenen URL. Bitte immer mit angeben. Pfad zum Kundenlogo Das Kundenlogo ist das Logo rechts oben in quickterm Web. Wenn Sie ein anderes Logo verwenden möchten, können Sie hier den Pfad zu dieser Datei angeben. Damit wird nicht bei einem Update das geänderte Logo durch das Standard-Logo überschrieben. Bitte immer mit Präfix angeben. Ziel-Link für Klick auf das Kundenlogo Wenn der Benutzer auf das Kundenlogo klickt, springt er auf den hier angegebenen URL. Bitte immer mit angeben. Theme Hier definieren Sie, welches Theme der gewählte Mandant erhalten soll. Standardmäßig wird das Theme Default mitgeliefert. Wenn Sie quickterm Web an Ihre CI anpassen möchten, so kopieren Sie das Theme Default und verändern dort die Werte. Der Name des neuen Ordners (zb "KundeX") wird dann hier in das Feld Theme eingetragen, damit es in quickterm Web für den Mandanten verwendet wird. Startbildschirm Hier können Sie festlegen, was beim Aufrufen von quickterm Web angezeigt wird. Sie können wählen zwischen Eintrag der Woche, Startseite und Term Quiz. Login-Information anzeigen Hier können Sie festlegen, wie die Login-Information in quickterm Web angezeigt wird. Sie können wählen zwischen <Keine>, Rolle, Benutzername, Vollständigen Benutzernamen und Gruppen-Alias. Platzierung der Login-Information Hier können Sie festlegen, ob in quickterm Web die Login-, Abmeldeund Sprachumschaltungs-Information in der Kopfzeile platziert oder in die Menüleiste integriert sein soll. Im zweiten Fall gibt es in der Menüleiste jeweils rechts neben der Login-Information und der GUI- quickterm Administratorhandbuch 91

92 2 Konfiguration Servereinstellungen Sprache einen Pfeil. Wenn Sie diesen anklicken, erhalten sie den Button Abmelden bzw. die andere GUI-Sprache, jeweils wieder durch Anklicken zu aktivieren. Live-Chat aktivieren Hier können Sie auch gleich die Anzahl der anzuzeigenden letzten Einträge festlegen. Like-Statistik aktivieren Falls aktiviert, kann festgelegt werden, ob die Einträge nur auf der Startseite oder immer angezeigt werden sollen. Hier können Sie auch gleich die Anzahl der anzuzeigende Einträge definieren sowie die Anzahl der Tage, die bei der Zählung berücksichtigt werden sollen (0=Alle). Gefällt mir -Einträge von zeitgleichen Benutzern werden je Session gezählt, d.h. je An- und Abmelden. Sonst könnte der Anonyme User nur einmal liken (obwohl mehrere Benutzer dahinter stehen!). Term-Quiz aktivieren, und wenn ja, Im Hauptmenü anzeigen oder im Untermenü Suche. Eintrag der Woche aktivieren, und wenn ja, Im Hauptmenü anzeigen oder im Untermenü Suche. Empfohlene Einträge aktivieren, und wenn ja, mit den zwei Anzeigeoptionen, nämlich Startseite und Immer. Nur wenn die Empfohlenen Einträge aktiviert sind, wird auch der entsprechende Button in der Web-Oberfläche angezeigt. Untermenü in der Suche anzeigen Standardmäßig zeigt quickterm Web bei Wahl des Menüpunktes "Suche" ein Untermenü an, in dem die Suche, Filterbäume, Einträge der Woche und Term Quizes enthalten sind. Falls Sie keine der drei Zusatzoptionen verwenden, können Sie das Einblenden des Untermenüs deaktivieren, da sonst ja nur ein Menüpunkt im Untermenü enthalten wäre. Termantrag-Link im Hauptmenü anzeigen Wenn diese Option aktiviert ist, so wird in der Menüleiste von quickterm ein Link zum Termantragsdialog angezeigt. Abmelden für angemeldeten Benutzer anzeigen Wenn Sie diese Option deaktivieren, dann wird die Schaltfläche "Abmelden" für alle angemeldeten Benutzer ausgeblendet. Abmelden für anonymen Benutzer anzeigen 92 quickterm Administratorhandbuch

93 Konfiguration Servereinstellungen 2 Wenn Sie diese Option deaktivieren, dann wird die Schaltfläche "Abmelden" für den anonymen Web-Benutzer ausgeblendet. Feld für MultiTerm- Anlege -Benutzer für Termanträge aktivieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann jeder Benutzer, der Termanträge stellt, einen Benutzernamen als "Anlege-Benutzer für MultiTerm" eingeben. Da dies verwirrend ist, kann es deaktiviert werden. Feldsymbol in Eintrags-Editoren anzeigen Ist das Häkchen gesetzt, werden z.b. im Termantrag die Icons links neben den Maskennamen der Eingabefelder angezeigt. Sprachcode zusätzlich zur Sprache anzeigen Ist diese Option aktiviert, wird neben dem Namen der Sprache auch immer der Sprachcode in Klammern angezeigt, also z.b. "Deutsch (DE- AT)". Ist sie deaktiviert, wird nur der Name der Sprache angezeigt, also z.b. "Deutsch". Sprachspezifische Einstellungen Web Sprachspezifische Einstellungen Diese Einstellungen werden - bzgl. Inhalt der Startseite - im Standard mitgeliefert, können jedoch zusätzlich sprachspezifisch definiert werden. Link zur FAQ Sie können hier für die Standardkultur sowie die einzelnen Zielkulturen je eine URL zu einer von Ihnen erstellten FAQ eingeben. Sobald hier ein Link eingetragen ist, erscheint in der Menüleiste von quickterm Web automatisch der Menüeintrag FAQ. Damit können Sie neben der quickterm Administratorhandbuch 93

94 2 Konfiguration Servereinstellungen Standard-Hilfe (die Sie natürlich auch ändern können!) eine FAQ für Ihre Web-Benutzer hinterlegen. Den Link bitte unbedingt mit dem -Präfix anlegen. Inhalt der Startseite In diesem Feld können Sie im HTML-Format für die Standardkultur sowie die einzelnen Zielkulturen angepasste Inhalte für die Startseite völlig frei konfigurieren. Da dies HTML ist, können Sie sich designmäßig hier vollständig frei bewegen. Sie können diese Einstellung auch direkt in quickterm Web tätigen, wenn Sie sich als Administrator anmelden. Sie haben dann auf der Startseite rechts oberhalb des Inhalts-bereiches ein Bleistift-Icon, mit dem Sie ebenfalls diesen Inhalt bearbeiten und in die Datenbank speichern können. Als Default-Splashscreen wird der Inhalt der Datei Resources \DefaultSplashScreen.html (sowie deren Lokalisierungen) verwendet. Sie können dort also den Standard-Inhalt für neue Mandanten eingeben. Wenn Sie das Feld hier frei lassen, wird ebenfalls dieser Standard- Splashscreen verwendet. Stylesheet für Einträge der Woche Web Eintrag der Woche Hier legen Sie die Stylesheets für den Eintrag der Woche fest. Klicken Sie auf Neues Stylesheet, um ein Stylesheet anzulegen. Es wird ein Standard- Stylesheet mitgeliefert. Dieses ist in der Bearbeitungsmaske defaultmäßig verfügbar: 94 quickterm Administratorhandbuch

95 Konfiguration Benutzer, Gruppen und Rollen 2 Web Eintrag der Woche Vorlage bearbeiten Sie können hier nun auf die einzelnen Felder und Formatierungen des Eintrags der Woche zugreifen. 2.6 Benutzer, Gruppen und Rollen Anzeige von Gruppen in der Gruppenkonfiguration Falls in der Gruppenkonfiguration keine Gruppen angezeigt werden, obwohl Sie bereits welche konfiguriert hatten, so besteht aktuell keine Verbindung zur Termbank. Prüfen Sie dies in den Servereinstellungen unter Allgemein -> Mandant -> Termbank-Einstellungen. quickterm unterscheidet zwischen Benutzern, Gruppen und Rollen. Jeder Benutzer ist dabei in mindestens einer Gruppe, und jede Gruppe ist genau einer Rolle zugeordnet. Umgekehrt gesehen verfügt quickterm über fix quickterm Administratorhandbuch 95

96 2 Konfiguration Benutzer, Gruppen und Rollen vorgegebene Rollen. Für jede Rolle kann es verschiedene Gruppen geben (z.b. Freigeber für verschiedene Sprachen oder Abteilungen), und in jeder Gruppe kann es mehrere Benutzer geben. Des Weiteren gibt es hier das Konzept der Haupt-Benutzer (Haupt- Terminologe, Haupt-Übersetzer, Haupt-Freigeber). Das dient dazu, um kaskadierte Prozesse abzubilden. Details dazu finden Sie in den entsprechenden Kapiteln. Benutzer Benutzer sind entweder Windows Benutzer aus dem Active Directory oder lokale Systembenutzer am Server. Alternativ dazu können Sie auch quickterm Benutzer anlegen, beispielsweise für externe Anwender. Diese Benutzer können in quickterm authentifiziert werden, indem sie entweder Mitglied in einer verwendeten Active Directory Gruppe sind, oder indem sie einer manuell in quickterm angelegten Gruppe hinzugefügt werden. Lizenztechnisch wird zwischen zeitgleichen (concurrent) oder namentlich genannten (named) Benutzern unterschieden. Gruppen Über Gruppen steuern Sie Funktionen und Optionen für einzelne Benutzer, wie z.b. Termbankzugriff, Filter, Layouts, Termantrags-Einstellungen, Sprachenzuständigkeit usw. Gruppen sind entweder Active Directory Gruppen oder eigene "quickterm" Gruppen. Wenn Active Directory Gruppen verwendet werden, so werden die Mitglieder dieser Gruppe über Active Directory verwaltet. Wenn eine quickterm-gruppe manuell angelegt wird, so müssen die Mitglieder dieser Gruppe in quickterm hinzugefügt werden. Jede Gruppe und somit alle Benutzer in dieser Gruppe werden einer Rolle (Terminologe, Freigeber, Endbenutzer ) zugeordnet. Benutzer wiederum können in mehreren Gruppen vorkommen und verfügen dann über mehrere Berechtigungen (z.b. Terminologe UND Freigeber). Siehe dazu auch Erstellen von Gruppen und Benutzern und Konfiguration der Gruppeneigenschaften. Rollen Folgende Benutzerrollen sind im System fix vorgegeben und steuern die Funktionen, die den Benutzern in quickterm zur Verfügung stehen. quickterm verfügt über folgende Rollen: 96 quickterm Administratorhandbuch

97 Konfiguration Benutzer, Gruppen und Rollen 2 1. Der Endbenutzer hat lediglich das Recht, in der vordefinierten Termbank und den definierten Sprachen nach Benennungen zu suchen und je nach Option Feedback zu geben sowie Term-, Änderungs- und Übersetzungsanträge zu stellen. Diese Rolle ist die Standard-Rolle, die jede neue Gruppe zunächst erhält. Endbenutzer, die Bearbeitungsaufträge erhalten können, haben dadurch eine Sonderrolle, die auch farblich anders unterlegt wird (türkis). Der Spezialist hat dieselben Rechte wie der Endbenutzer. Er kann vom Terminologen den Auftrag bekommen, zu einem Termantrag oder einem bestehenden Eintrag in der Termbank Zusatzinformationen zu liefern. So kann er beispielsweise den Auftrag erhalten, eine Definition zu verfassen. 2. Der Erstprüfer hat das Recht, eingereichte Anträge (z.b. Termvorschläge), möglicherweise auch gefiltert, sprachlich zu prüfen, bevor sie dem zuständigen (Haupt)-Terminologen zugestellt werden. Er überprüft die formale Korrektheit der ausgefüllten Felder (Orthographie, Syntax, korrektes Setzen von Bindestrichen etc.). Alle Termvorschläge gelangen daher zunächst in die Aufgabenliste des Erstprüfers, wenn ein solcher konfiguriert wurde. Dort kann er Einträge bearbeiten, zusammenführen, selbständig ablehnen oder löschen. Er kann Einträge nicht in der Termbank anlegen, sondern nur an den (Haupt)- Terminologen weiterleiten. 3. Wenn KEIN Erstprüfer konfiguriert ist, geht der Antrag direkt an den zuständigen (Haupt)-Terminologen. Diese Funktionalität steht generell NICHT für AUFTRÄGE zur Verfügung (also z.b. Freigaben, Übersetzungsaufträge). In der Konfiguration der Gruppe kann definiert werden, ob sie für Termanträge und/oder Änderungsanträge und/oder Übersetzungsanträge sowie für welche Sprachen sie zuständig ist. Nicht konfigurierte Sprachen, Antrags-Arten oder Filter bewirken, dass der jeweilige Antrag DIREKT dem jeweiligen (Haupt)-Terminologen zugestellt wird. 4. Der Terminologe hat dieselben Rechte wie der Endbenutzer, zusätzlich aber auch das Recht, beantragte Benennungen zu verwalten, bestehende Benennungen für gewählte Sprachen in einen Freigabeprozess zu schicken, Rechercheaufträge zu starten sowie Übersetzungsaufträge zu verteilen. Bei Freigabeprozessen, die der Terminologe startet (also ausgangssprachlichen Freigaben), fungiert er auch als Endfreigeber. Siehe dazu auch Das quickterm Workflowkonzept. quickterm Administratorhandbuch 97

98 2 Konfiguration Benutzer, Gruppen und Rollen Der Haupt-Terminologe kommt zur Anwendung, wenn Sie im Rahmen von quickterm mehrere Terminologen-Gruppen je nach Fachgebiet definieren wollen, z.b. nach Projekten, Produktgruppen oder Bereichen bzw. Abteilungen (Divisions). Die automatische Zuordnung zu den entsprechenden Terminologen-Gruppen erfolgt über das Feld für gefilterte Zuweisung ; diese Automatik kann durch eine manuelle Zuordnung abgeändert werden. Der Haupt-Terminologe ist dann einerseits für alle Aufträge verantwortlich, die keiner Terminologen- Gruppe zugeordnet wurden (fallback-variante), andererseits hat er den Überblick über sämtliche Aufträge aller Termbanken (Master, catch-all- Variante). 5. Der Freigeber hat dieselben Rechte wie der Endbenutzer, zusätzlich aber auch die Möglichkeit, die ihm zugewiesenen Freigabeaufträge in seiner Auftragsverwaltung einzusehen und freizugeben, sich der Stimme zu enthalten oder abzulehnen. Der Hauptfreigeber hat dieselben Rechte wie der Freigeber. Allerdings verfügt er darüber hinaus über weitere Rechte: Wenn der Freigabeprozess als kaskadierter Prozess definiert ist, so kann der Hauptfreigeber erst dann freigeben, wenn alle anderen Freigeber Ihre Stimmen abgegeben haben (abhängig von der jeweils konfigurierten Freigabemethode). Wenn der Freigabeprozess als flacher Prozess definiert ist, so besteht kein Unterschied zwischen Hauptfreigebern und normalen Freigebern. Bei Freigaben, die von einem Übersetzer ausgelöst wurden (also fremdsprachlichen Freigaben), übernimmt der Hauptfreigeber automatisch die Rolle des Endfreigebers. Der Terminologe ist also hier nicht involviert. Darüber hinaus kann der Hauptfreigeber bei fremdsprachlichen Freigaben auch den Übersetzungsvorschlag ablehnen, bearbeiten, und entweder einen neuen Vorschlag anfordern oder selbst einen neuen Vorschlag abgeben. Siehe dazu auch Das quickterm Workflowkonzept. Der Endfreigeber ist keine eigene Rolle, sondern ist implizit. Das bedeutet: Bei Freigaben, die der Terminologe aktiv in die Freigabe schickt, ist auch der Terminologe Endfreigeber. Bei Freigaben, die aus einem Übersetzungsvorschlag stammen, ist der Hauptfreigeber der jeweiligen Sprache automatisch auch der Endfreigeber. 98 quickterm Administratorhandbuch

99 Konfiguration Benutzer, Gruppen und Rollen 2 6. Der Übersetzer hat dieselben Rechte wie der Endbenutzer, zusätzlich kann er aber in seinen Sprachen zu bestehenden Einträgen Übersetzungen vorschlagen und in die Freigabe schicken, und ihm zugewiesene Übersetzungsaufträge in seiner Auftragsverwaltung einsehen und übersetzen. Der Haupt-Übersetzer spielt bei kaskadierten Übersetzungs-Prozessen eine ähnliche Rolle wie der Hauptfreigeber im Freigabeprozess. Der Übersetzungsprozess mit Hauptübersetzer ist so gestaltet, dass zunächst alle Übersetzer den Eintrag bearbeiten können (z.b. Übersetzer -> Korrekturleser), und wenn der letzte Übersetzer den Eintrag bearbeitet hat, wird er an den Hauptübersetzer delegiert. Dieser prüft und schließt den Auftrag ab. Dadurch wird die neue Sprache im Termbank-Eintrag angelegt, und der Eintrag geht je nach Konfiguration in die Freigabe. 7. Der Mandanten-Administrator hat das Recht, Server- und Benutzereinstellungen im Rahmen seines Mandanten (also NICHT systemweit!) anzupassen. Der Mandanten-Administrator übernimmt im quickterm Rollenkonzept aber NICHT automatisch alle anderen Rechte. Er ist also nicht automatisch auch Terminologe, Freigeber etc., sondern lediglich Mandanten-Administrator. Darüber hinaus erhalten alle Admins Fehlerberichte von Benutzern per Mail zugestellt, wenn diese Benutzer Fehlerberichte absenden. Administratoren haben immer Priorität Wenn nicht ausreichend Lizenzen verfügbar sind, erhalten Administratoren immer ein verfügbares Login. Das verhindert, dass Administratoren durch die Anlage neuer Benutzer sich unbeabsichtigt selbst aussperren. 8. Der Globale Administrator ist für die systemweiten Einstellungen zuständig. So kann er z.b. die Anmeldung (Login) für alle Mandanten sperren, Mandanten hinzufügen oder löschen und Zentrale - Einstellungen definieren. 9. Der Inaktive User hat keine Rechte. Diese Rolle dient lediglich dazu, registrierte Gruppen wieder zu löschen. Sobald Sie auf Cache löschen klicken, sind die Gruppen gelöscht. Zur besseren Übersicht werden in der Liste der Benutzergruppen bereits zugewiesene Gruppen oben gereiht und farblich gekennzeichnet. Die Farblogik dabei ist folgende: Schwarz = Endbenutzer quickterm Administratorhandbuch 99

100 2 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Türkis = Endbenutzer, der Bearbeitungsaufträge erhalten kann Violett = Erstprüfer Grün = Terminologe oder Haupt-Terminologe Orange = Freigeber oder Hauptfreigeber Blau = Übersetzer oder Haupt-Übersetzer Rot = Mandanten-Administrator Dunkelrot = Globaler Administrator 2.7 Erstellen von Gruppen und Benutzern In diesem Bereich legen Sie Gruppen fest, konfigurieren deren Eigenschaften und fügen den einzelnen Gruppen Benutzer hinzu. Dies bildet gemeinsam mit den Servereinstellungen die Basis für die Konfiguration in quickterm Das Authentifizierungskonzept Der Benutzerzugriff über den Client und über quickterm Web wird über eine doppelte Authentifizierung gesteuert. Bei quickterm Web kann außerdem ein anonymer Default -Benutzer festgelegt werden. 1. Zunächst muss der Benutzer, mit dem ein potenzieller User sich das erste Mal an quickterm anmeldet, Mitglied einer in quickterm authentifizierten Gruppe sein. Für jede Gruppe wird festgelegt: Welcher Rolle diese Gruppe angehört Welche Termbank diese Gruppe öffnen darf Welche Sprachen diese Gruppe sehen darf Auf welche Felder diese Gruppe Zugriff in den Workflows hat Bei welchen Sprachen Benachrichtigungen bei Freigaben gesendet werden sollen. 2. Darüber hinaus muss sich ein neuer Benutzer beim ersten Anmelden am quickterm Server mit Namen und -Adresse identifizieren. Dies ist für den Workflow der Termbeantragung notwendig und wird von Datenschutz-Bestimmungen (serverseitiges Speichern von Benutzerinformationen) gefordert. 100 quickterm Administratorhandbuch

101 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Konfiguration der Gruppen quickterm kann Gruppen wahlweise über Active Directory (AD) verwalten, indem AD-Gruppen direkt in quickterm authentifiziert werden. quickterm kann aber auch eigene quickterm Gruppen anlegen, falls die Verwaltung über AD-Gruppen zu umfangreich oder (z.b. bei externen Benutzern) gar nicht möglich ist. Bei quickterm-gruppen können Windows-Benutzer aus dem AD, vom lokalen System oder auch eigene quickterm-benutzer als Mitglieder zugeordnet werden. So macht es möglicherweise Sinn, die Endbenutzer über AD zu berechtigen, aber die Freigebenden und Terminologen als quickterm-gruppen anzulegen, um das AD nicht zu überladen. Bei externem Zugriff können Sie auf die quickterm-benutzer zurückgreifen. Zur Konfiguration des Benutzerzugriffes wechseln Sie in den Bildschirm Benutzerverwaltung. Benutzerverwaltung In diesem Bildschirm sehen Sie unter der Schaltfläche Gruppen- Management links alle Gruppen, jeweils alphabetisch sortiert. Wollen Sie nach Rollen sortieren, setzen Sie das entsprechende Häkchen. Die jeweils vergebenen Rollen sehen Sie, wenn Sie den Cursor auf eine bestimmte quickterm Administratorhandbuch 101

102 2 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Benutzergruppe bzw. auf einen Benutzer ziehen. Im Bildschirm rechts sehen Sie Eigenschaften der jeweils gewählten Gruppe oder die Daten des gewählten Benutzers. Die einzelnen Windows-Benutzer, die sich an quickterm bereits angemeldet haben, scheinen unter der Schaltfläche Benutzer-Management automatisch in der Liste der Benutzer links auf, wenn sie sich das erste Mal anmelden und authentifiziert werden können. Dabei übernimmt der Benutzer die Eigenschaften automatisch aus den Rollen, denen der Benutzer im AD oder in der quickterm Gruppenverwaltung angehört. In der Liste der Benutzer können Sie auch quickterm-benutzer manuell anlegen. Sie können einzelne Benutzer auch wieder löschen. Beachten Sie, dass jeder angelegte Benutzer in den Rollen Terminologe, Freigeber, Hauptfreigeber, Spezialist, Übersetzer und Administrator eine eigene Named User-Lizenz benötigt. Übernehmen von Einstellungen in andere Gruppen Sie können Einstellungen einer Gruppe auf eine andere Gruppe übernehmen. a) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die konfigurierte Gruppe und wählen Sie Einstellungen kopieren. b) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe, auf die Sie diese Einstellungen übernehmen möchten und wählen Sie Einstellungen einfügen. Sämtliche Einstellungen werden nun von der ersten auf die zweite Gruppe übernommen. Lediglich Benutzer und Häkchen in Hauptfreigeber-Kästchen werden nicht übernommen Hinzufügen einer Active-Directory-Gruppe Um eine Active-Directory-Gruppe hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter der Gruppenliste. Es öffnet sich das Dialogfeld zur Auswahl der Gruppe. b) Geben Sie zunächst mindestens zwei Buchstaben der gewünschten Gruppe ein. Danach klicken Sie auf Suchen. Der quickterm Server liest nun alle Active Directory-Gruppen mit diesem Filter aus der Domain aus. Dieser Vorgang kann je nach Größe Ihrer Domain einige Zeit in Anspruch nehmen, daher stoppt der Prozess nach 100 Gruppen. Sollte das Suchergebnis noch zu 102 quickterm Administratorhandbuch

103 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern 2 groß sein, geben Sie weitere Buchstaben ein, um den Filter zu verfeinern und klicken Sie erneut auf Suchen. Die Liste wird dann aktualisiert. c) Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf Hinzufügen. d) Wiederholen Sie den Vorgang für die nächste Gruppe. e) Abschließend klicken Sie auf OK. Die gewählten Gruppen wurden hinzugefügt Anlegen einer quickterm-gruppe Um eine eigene quickterm-gruppe anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter der Gruppenliste. Es öffnet sich das Dialogfeld zur Auswahl der Gruppe. b) Geben Sie im oberen Bereich des Dialogfelds den Namen einer neu anzulegenden quickterm-gruppe ein und klicken Sie auf Anlegen. c) Wiederholen Sie den Vorgang für die nächste Gruppe. d) Abschließend klicken Sie auf OK. Die gewählten Gruppen wurden angelegt. Als nächsten Schritt müssen Sie nun noch Benutzer zu der Gruppe hinzufügen. Siehe dazu Hinzufügen eines Benutzers [ 104] Anlegen eines quickterm-benutzers Für quickterm Gruppen können Sie im Gegensatz zu den Active-Directory- Gruppen auch selbst quickterm Benutzer anlegen und hinzufügen. a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer anlegen unter der Benutzerliste. Im rechten Bereich wird nun ein Formular zum Anlegen der Benutzerdaten eingeblendet. b) Geben Sie Benutzername, Vor- und Zuname, sowie das Kennwort (und die Wiederholung des Kennworts) des gewünschten Benutzers ein. Danach klicken Sie auf Anlegen. quickterm sendet nun eine Mail an den Benutzer mit den Login- Daten. Der Benutzer wurde angelegt und scheint links unten in der Benutzerliste nun auf. quickterm-benutzer sind zu erkennen am Sternchen (*) vor dem Benutzernamen. quickterm Administratorhandbuch 103

104 2 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Als nächsten Schritt müssen Sie nun noch diesen Benutzer einer Gruppe hinzufügen. Siehe dazu Hinzufügen eines Benutzers [ 104]. Benutzersimulation Sie können als Administrator einen anderen Benutzer simulieren, ohne sich explizit als dieser anzumelden. Dies kann z.b. zum einfacheren Nachvollziehen von speziellen Anwenderproblemen genutzt werden. a) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen Sie Benutzer-Simulation. Sie sind dann als der gewünschte Benutzer angemeldet. a) Wenn Sie Ihre Aktivitäten im Rahmen der Benutzer-Simulation beendet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer-Simulation beenden unmittelbar oberhalb des Buttons Abmelden. Sie kehren dann wieder in das Benutzer-Management des Administrators zurück. Die Benutzersimulation ist die einzige Funktion des Benutzer-Managements, das der Administrator auch in der quickterm Web Oberfläche nutzen kann Hinzufügen eines Benutzers Im Gegensatz zu den Active-Directory-Gruppen, bei denen sich die Mitgliedschaft der Benutzer über das Active Directory steuert, können Sie bei quickterm-gruppen beliebige Benutzer aus dem Active-Directory, vom lokalen Server oder auch eigene quickterm-benutzer zu einer Gruppe hinzufügen. a) Markieren Sie in der Gruppenliste die gewünschte Gruppe. b) Klicken Sie unterhalb der Mitglieder-Liste auf das Icon Benutzer Hinzufügen. Es erscheint das Dialogfeld Benutzer hinzufügen. c) Geben Sie mindestens zwei Buchstaben des gewünschten Benutzers ein. Danach klicken Sie auf Suchen. Als Globaler Administrator haben Sie auch das Kästchen In allen Mandanten suchenzur Verfügung. Wenn Sie es anhaken, können Sie einen Benutzer eines bestimmten Mandanten Benutzergruppen eines anderen Mandanten zuordnen. Somit kann ein Benutzer einfach mit derselben Authentifizierung (Benutzername und Passwort) in unterschiedlichen Mandanten arbeiten, 104 quickterm Administratorhandbuch

105 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern 2 obwohl er in jedem Mandanten wahrscheinlich unterschiedliche Einstellungen vorfinden wird (Versand von s, Sprachen, Tastaturkürzel usw.) Der quickterm Server liest nun alle Benutzer mit diesem Filter aus der Domain, vom lokalen Server und von den quickterm-benutzern aus. Dieser Vorgang kann je nach Größe Ihrer Domain einige Zeit in Anspruch nehmen, daher stoppt der Prozess nach 100 Benutzern. Sollte das Suchergebnis noch zu groß sein, geben Sie weitere Buchstaben ein, um den Filter zu verfeinern und klicken Sie erneut auf Suchen. Die Liste wird dann aktualisiert. d) Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf Hinzufügen. e) Wiederholen Sie den Vorgang für den nächsten Benutzer. f) Abschließend klicken Sie auf OK. Die gewählten Benutzer wurden hinzugefügt Löschen eines Benutzers Das Löschen eines Benutzers aus quickterm ist sehr einfach, aber organisatorisch optimal unterstützt: a) Klicken Sie auf den Benutzer, den Sie löschen wollen. b) Klicken Sie auf das Symbol Benutzer löschen. Ein Bildschirm mit dem Titel Benutzer löschen öffnet sich. Hier haben Sie nun die sehr praktische Möglichkeit, alle Aufträge, die dem zu löschenden Benutzer zugewiesen sind, einem neuen Benutzer zuzuordnen. a) Vorschlagswert ist der fiktive Benutzer <Gelöscht>; Sie können aber auch einen aus der Liste der übrigen Benutzer (sozusagen als Ersatz oder Nachfolger ) auswählen oder den Neuen Benutzer leer lassen. Somit haben Sie dann in den Auftragslisten ohne weiteren Aufwand Ihrerseits den Neuen Benutzer automatisch berücksichtigt, oder Sie sehen (durch die Zuweisung <Gelöscht> oder einen leeren Eintrag), dass noch Handlungsbedarf besteht. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Nachrichten des gelöschten Benutzers nicht dem Neuen Benutzer zugeordnet werden, sondern dem <Gelöschten>, da diese Nachrichten ja nicht von dem Neuen Benutzer stammen. quickterm Administratorhandbuch 105

106 2 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Löschen eines Benutzers Bevor Sie einen Benutzer löschen, sollte dieser von quickterm abgemeldet sein, da ansonsten eine Fehlermeldung ausgelöst wird Benutzerliste exportieren Sie haben die einfache Möglichkeit, alle aktuellen Benutzer in eine Datei im csv-format zu exportieren. a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerliste exportieren rechts unterhalb der Benutzer-Liste. b) Wählen Sie den gewünschten Speicherort der Liste und geben Sie einen Namen für die Datei an. Sie erhalten eine csv-datei mit den Spalten Name, Vor- und Zuname, E- Mail, Rolle (auch Mehrfachnennungen möglich!), Group 1, Group 2 etc. (je nach Anzahl der Benutzergruppen, denen ein Benutzer zugeordnet ist) Benutzer importieren Sie haben die einfache Möglichkeit, batchmäßig Benutzer in quickterm zu importieren, statt diese einzeln händisch anzulegen. Diese Möglichkeit ist vor allem dann interessant, wenn es um die Neuanlage einer Vielzahl von Benutzern geht. Die erforderlichen Daten müssen im csv-format vorliegen; Spalten: Name, Vor- und Zuname, , Passwort, Gruppen. Die Spalten Name und müssen gefüllt sein, alle übrigen Spalten könnten auch später im System händisch ergänzt werden. Diesen Schritt ersparen Sie sich, wenn bereits hier alle Spalten vollständig befüllt sind. a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer importieren rechts unterhalb der Benutzer-Liste. b) Wählen Sie die bereits vorbereitete Datei im csv-format mit Öffnen aus. Sie erhalten einen Bildschirm mit dem Titel Neue Benutzer importieren mit den Spalten Name, Vor- und Zuname, , Passwort und Gruppen. Sollte eine Zeile Fehler enthalten, wird der Fehlertext in der anschließenden Spalte angezeigt. Fehlerhafte Zeilen können nicht importiert werden. 106 quickterm Administratorhandbuch

107 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern 2 a) Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, wenn alle Zeilen (also Benutzer), die importiert werden sollen, angehakt sind. Vorher können Sie hier noch Feldinhalte verändern bzw. ergänzen. Anschließend sehen Sie sofort die erneuerte alphabetisch gereihte Benutzer-Liste, die bereits die soeben importierten Benutzer enthält. Zum Überblick haben Sie rechts nochmals den Bildschirm Neue Benutzer importieren a) Um diesen Bildschirm auszublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. b) Ergänzen Sie in der Folge allenfalls noch fehlende Benutzerdaten oder Gruppenzuordnungen Standard-Benutzereinstellungen In diesem Bildschirm kann der Administrator Standard- Benutzereinstellungen vorgeben, die bei der Anlage neuer Benutzer zur Anwendung kommen. Diese Einstellungen können später selbstverständlich je Benutzer angepasst werden (natürlich mit Ausnahme der Web- Einstellungen). Es handelt sich um vier Bereiche: Individuelle Einstellungen Sucheinstellungen Tastaturkürzel Web-Einstellungen Individuelle Einstellungen In den Individuellen Einstellungen können einzelne Benutzer zwei wesentliche Einstellungen festlegen: Beim Start automatisch minimieren Ist dies gewählt, so minimiert sich der quickterm Client nach dem Start automatisch in den Systembereich. Freigabeübersicht- s erhalten Ist diese Checkbox aktiv, so erhält dieser Benutzer Info-Mails über die Freigabestatus. quickterm Administratorhandbuch 107

108 2 Konfiguration Erstellen von Gruppen und Benutzern Sucheinstellungen Primärer Hotkey: Hier legen Sie fest, mit welchem Hotkey Sie quickterm und die automatische Suche aufrufen möchten. Maximale Suchergebnisse / Pro Seite: Hier legen Sie fest, wie viele Ergebnisse jeweils in der Trefferliste angezeigt werden sollen, bzw. wie viele Treffer insgesamt gefunden werden sollen. Sie können nach den ersten 25 mit Pfeil-nach-Unten zu den nächsten 25 weitersuchen. Standard ist 25 pro Seite, 100 gesamt. Suchmodus: Hier legen Sie fest, welche Sucheinstellung standardmäßig vorgeschlagen wird: Normal, Unscharf oder Volltext. Details dazu in Suchen. Sprachreihenfolge (Zielsprachen): Hier können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Sprachen angezeigt werden sollen, sofern der Admin nicht fixe Reihenfolgen vorgegeben hat Tastaturkürzel festlegen Dieses mächtige Werkzeug ermöglicht den Anwendern, die gerne mit Tastaturkürzeln arbeiten, Anpassungen für alle gängigen Funktionen in allen Arbeitsbereichen vorzunehmen. Änderungen erfolgen dadurch, dass man den Cursor an die entsprechende Stelle positioniert und dort die gewünschte Tastenkombination drückt. Diese wird dann im Klartext gespeichert Web-Einstellungen Hier können Sie zwei Einstellungen treffen. Bitte beachten Sie, dass dies Default-Einstellungen sind. quickterm Web merkt sich beim Ausloggen immer den letzten Status dieser Bereiche. Beliebte Einträge zugeklappt anzeigen: Bewirkt, dass standardmäßig beim ersten Anmelden (oder wenn Profil-Updates gesperrt sind, die beliebten Einträge im Web immer zugeklappt angezeigt werden. Empfohlene Einträge zugeklappt anzeigen: Bewirkt, dass standardmäßig beim ersten Anmelden (oder wenn Profil-Updates gesperrt sind, die empfohleneneinträge im Web immer zugeklappt angezeigt werden. 108 quickterm Administratorhandbuch

109 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Konfiguration der Gruppeneigenschaften In diesem Schritt weisen Sie die einzelnen Gruppen einer Rolle zu und legen allgemeine sowie rollenspezifische Eigenschaften fest. Übernahme von Konfigurationsänderungen Nach jeder Änderung in einer Gruppe unbedingt rechts unten auf Speichern klicken. Andernfalls erhalten Sie die Meldung Die Änderungen wurden nicht gespeichert. Möchten Sie fortfahren? Diese Warnmeldung kann auch nach automatischen Änderungen im Zusammenhang mit einem Upgrade erscheinen, d.h. wenn Sie aktiv gar nichts geändert haben. Dann empfiehlt es sich, die entsprechenden Einstellungen nochmals zu prüfen. Änderungen in einer Gruppenkonfiguration wirken sich erst aus, wenn die betroffenen Benutzer sich neu einloggen. Wenn Sie daher Ihre eigene Gruppeneinstellungen ändern, müssen auch Sie sich aus- und wieder einloggen Allgemeine Gruppen-Einstellungen In diesem Bereich können Sie die gewählte Gruppe einer Rolle zuweisen und allgemein gültige Einstellungen für die Gruppe festlegen. Allgemeine Rolleneinstellungen quickterm Administratorhandbuch 109

110 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Gruppe, Herkunft, SID Diese Felder zeigen Systeminformationen über die Gruppe. Die Herkunft beispielsweise kann QT für quickterm oder Domain für Active Directory sein. Alias In zahlreichen Übersichts-Listen für Workflows wird in der Titelzeile der Listen nicht der tatsächliche Name der Gruppe angeführt, sondern der Alias. Das gibt dem Administrator die Möglichkeit, kürzere oder sprechendere Namen zu vergeben. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn Sie Active Directory Gruppen mit nicht selbst-sprechenden Namen verwenden. Rolle Hier legen Sie fest, welcher Benutzerrolle die gewählte Gruppe angehört. Administration Profil sperren Dies wird vor allem in den allgemeinen Einstellungen einer Benutzergruppe Web-User von Vorteil sein, da in diesem Falle ja viele "Personen" denselben User verwenden. Wenn das Häkchen gesetzt wird, werden Änderungen des Benutzerprofils nicht gespeichert. In quickterm Web wird der Button Individuelle Einstellungen komplett ausgeblendet, wenn dieses Häkchen aktiviert ist. Die empfohlene Vorgangsweise ist, zunächst das Profil nicht zu sperren. Nun loggen Sie sich im Web ein und konfigurieren alles nach Wunsch. Dann loggen Sie sich wieder aus und setzen danach das Häkchen. Eigene Hitlisten-Konfiguration ermöglichen Dies ermöglicht es dem Benutzer, in seinen Individuellen Einstellungen eine eigene Hitliste für den Such-Bildschirm zu konfigurieren. Diese hat dann Vorrang vor den Hitlist-Einstellungen in den Benutzergruppen- Einstellungen. Benutzerdaten für anonyme Termanträge anfordern Es handelt sich um die drei Felder Name, und Telefon, die optional bei Tasks des anonymen Web-Endbenutzers befüllt werden können. Wenn Sie hier jeweils ein Häkchen setzen, werden diese Felder angezeigt; wenn Sie rechts daneben auch Erforderlich anhaken, werden diese Felder zu Pflichtfeldern. 110 quickterm Administratorhandbuch

111 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Workflow-Historie anzeigen Wenn hier das Häkchen gesetzt ist, wird im Eintragsfenster rechts oben ein entsprechendes Icon eingeblendet: in quickterm Client, in quickterm Web. Wenn Sie darauf drücken, öffnet sich ein neues Fenster Workflow Historie, in dem alle Prozessschritte mit Erstellzeit, Inhalt, Sprache und Tasktyp aufgelistet werden. Benachrichtigung über Übersetzungs-Freigabe (nur in der Rolle Übersetzer ) Hier legen sie fest, ob im Anlassfall ein in der Server-Verwaltung entsprechend konfiguriertes versendet wird. Snapshot-Verwaltung ermöglichen (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob das Änderungsmanagement (Dashboard) für diese Benutzergruppe verfügbar ist. Direktes Editieren von Einträgen zulassen Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird einen Eintrag direkt im quickterm Client zu bearbeiten. Falls die Option nicht aktiviert ist, fehlt der Benutzergruppe auch die entsprechende Schaltfläche auf der quickterm Oberfläche. Concept Maps aktivieren Hier legen Sie fest, ob der Gruppe Concept Maps zu Einträgen angezeigt werden. Bearbeiten von Concept Maps aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen sie fest, ob es der Gruppe möglich ist Concept Maps zu erstellen oder zu bearbeiten. Anträge Protokollieren von Benennungen zulassen Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, Benennungen zu protokollieren, die dann vom Terminologen innerhalb der Auftragsverwaltung in den Protokollierten Benennungen eingesehen werden können. Falls die Checkbox nicht angehakt ist, fehlt der Benutzergruppe auch die entsprechende Schaltfläche auf der quickterm Oberfläche. Senden von Feedbacks zu Einträgen zulassen quickterm Administratorhandbuch 111

112 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, Feedbacks zu Einträgen zu versenden, die dann vom Terminologen innerhalb der Auftragsverwaltung in den Feedbacks eingesehen werden können. Falls die Checkbox nicht angehakt ist, fehlt der Benutzergruppe auch die entsprechende Schaltfläche auf der quickterm Oberfläche. Empfangen von Feedbacks zu Einträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, Feedbacks zu Einträgen zu empfangen. Empfangen von Termanträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe neue Termanträge zugewiesen bekommen kann. Empfangen von Übersetzungsanträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe neue Übersetzungsanträge zugewiesen bekommen kann. Empfangen von Bearbeitungsanträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe neue Bearbeitungsanträge zugewiesen bekommen kann. Antragsverwaltung deaktivieren (nur in der Rolle Endbenutzer ) Hier legen Sie fest, ob für die Gruppe die Funktion Antragsverwaltung aktiviert sein soll. Wird die Antragsverwaltung deaktiviert, so haben Sie die Möglichkeit, die Eingabe von Kontaktdaten zu aktivieren bzw. auch als verpflichtend festzulegen. Mehrsprachige Termanträge zulassen Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe auch mehrsprachige Anträge stellen darf, oder nur einsprachige. Übersetzer dürfen immer mehrsprachige Anträge stellen, daher ist diese Checkbox bei ihnen nicht verfügbar. Alternativen Term beantragen zulassen Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe auch zu einem bestehenden Eintrag einen alternativen Eintrag beantragen darf. Der Workflow ist identisch mit jenem für Termanträge, allerdings wird der Bezug zu einem bestimmten Eintrag hergestellt. Der Alternative Term kann also vom 112 quickterm Administratorhandbuch

113 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Terminologen nur mit einem bestehenden Eintrag zusammengeführt werden; es ist demnach NICHT möglich, den alternativen Term als neuen Eintrag abzuspeichern. Verwendung der Eintragsklasse aktivieren Hier legen Sie fest, ob bei Termanträgen die Eintragsklasse von MultiTerm ausgewählt werden soll. Erstellung von Änderungsanträgen aktivieren Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, Änderungsanträge zu erstellen. Falls die Option nicht aktiviert ist, fehlt der Benutzergruppe auch die entsprechende Schaltfläche auf der quickterm Oberfläche. Erstellung von Übersetzungsanträge aktivieren Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, Übersetzungsanträge zu erstellen. Falls die Option nicht aktiviert ist, fehlt der Benutzergruppe auch die entsprechende Schaltfläche auf der quickterm Oberfläche. Erstellung eines Antrags für alternative Übersetzung aktivieren Hier legen Sie fest, ob es der Gruppe ermöglicht wird, eine alternative Übersetzung zu beantragen. Fortgeschrittene Editor-Funktionalität aktivieren Für manche Mandanten sind die bestehenden Editor-Funktionalitäten im Termantrag zu umfangreich, sie wollen einen einfacheren Dialog, ohne Querverweise bearbeiten, Neue Benennungen einfügen und Benennungen entfernen zu können. In diesem Fall entfernen Sie hier bitte das Häkchen. Wenn gleichzeitig dazu im Feldzugriff für eine Sprache nur die Benennung angehakt ist, erhält der Benutzer im Termantrag NUR das Benennungsfeld zum Ausfüllen. Das wäre dann die einfachst mögliche Form eines Termantrags in quickterm. Eingabe benutzerdef. Feld aktivieren Hier legen sie fest, ob in den diversen Dialogfeldern das benutzerdefinierte Feld händisch vom Benutzer eingegeben werden kann. Aufträge Per Definition sind Administratoren (Globale Administratoren, Mandanten- Administratoren) nicht als Empfänger von Aufträgen vorgesehen. Daher stehen für diese Gruppen die folgenden Einstellungen nicht zur Verfügung. quickterm Administratorhandbuch 113

114 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Empfänger von Bearbeitungsaufträgen Hier legen Sie fest, ob die Benutzergruppe Bearbeitungsaufträge erhalten kann. Wird dies in der Rolle Endbenutzer aktiviert, dann nimmt die Gruppe am Workflow für Bearbeitungsaufträge teil und wird farblich anders unterlegt (türkis). Zusätzlich wird der Tab Spezialist für diese Gruppe angelegt. Zudem legen Sie hier fest, ob und wenn ja, welche Freigabemethode bei Bearbeitungssaufträgen zu verwenden ist und ob sich die einzelnen Benutzer ihrer Stimme enthalten dürfen. Ist der jeweiligen Gruppe nur ein einzelner Benutzer zugewiesen, so ist die Stimmenhaltung immer deaktiviert. Es stehen folgende Freigabemethoden zur Verfügung: Bei First-Wins muss nur ein einziges Mitglied der Gruppe seine Zustimmung geben. Die Zustimmung gilt dann für die gesamte Gruppe als erteilt. Hier können Sie auch noch festlegen, ob die erste abgegebene Stimme gesperrt werden soll. Beim Mindest-Zustimmungen-Verfahren muss im Gegensatz zum First-Wins-Verfahren eine bestimmte Zahl von Benutzern einer Gruppe einem Eintrag zustimmen, damit die Zustimmung von dieser Gruppe erteilt wird. Diese Zahl legen Sie im Feld Notwendige Stimmen fest. Beim Notwendige-Stimmen-Verfahren wird festgelegt, wie viele Stimmen überhaupt bei dieser Abstimmung abgegeben werden müssen, damit eine Entscheidung (Zustimmung oder Ablehnung) gefällt wird. Stimmenthaltungen werden hier nicht mitgezählt. Diese Zahl legen Sie im Feld Notwendige Stimmen fest. Übersetzungsvorschläge bei übersetzten Einträgen zulassen (nur in der Rolle Übersetzer ) Hier legen Sie fest, ob der Benutzer auch bei bereits übersetzten Einträgen einen neuen Übersetzungsvorschlag liefern kann (nur in Verbindung mit Übersetzern). Eigene Übersetzung im zielsprachlichen Freigabeprozess ermöglichen (nur in der Rolle Hauptfreigeber ) Hier legen Sie fest, ob der Freigeber im Freigabeprozess die Möglichkeit hat, eine Übersetzung selbst beizusteuern. Er darf aber mit dieser Einstellung allein keine bestehende Übersetzung überarbeiten. Dazu dient die Option Überarbeiten der Übersetzung im zielsprachlichen Freigabeprozess ermöglichen. 114 quickterm Administratorhandbuch

115 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Überarbeiten der Übersetzung im zielsprachlichen Freigabeprozess ermöglichen (nur in der Rolle Hauptfreigeber ) Hier legen Sie fest, ob der Freigeber im Freigabeprozess die Möglichkeit hat, eine bestehende Übersetzung zu überarbeiten. Neustart von Freigabeaufträgen aktivieren (nur in den Rollen Hauptfreigeber und Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob der Freigeber laufende Freigabeaufträge neu starten darf. Dabei werden alle bereits abgegebenen Stimmen zurückgesetzt. Beauftragung von Freigaben zulassen (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen sie fest, ob der Terminologe Freigaben beauftragen darf. Beauftragung von Übersetzungen zulassen (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob der Terminologe Übersetzungen beauftragen darf. Beauftragung von Bearbeitungen zulassen (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob der Terminologe Bearbeitungen beauftragen darf. Empfangen von Übersetzungsaufträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe neue Übersetzungsaufträge zugewiesen bekommen kann (relevant für Übersetzungsvorschläge von Übersetzern). Empfangen von Freigabeaufträgen aktivieren (nur in der Rolle Terminologe ) Hier legen Sie fest, ob diese Gruppe neue Freigabeaufträge zugewiesen bekommen kann (relevant für automatische zielsprachliche Freigaben). Zuweisung von Neuübersetzungen aktivieren (nur in den Rollen Hauptfreigeber und Terminologe ) Hier legen sie fest, ob es möglich ist bereits abgeschlossene Übersetzungen erneut für eine Übersetzung zuzuweisen. Dabei kann eine neue Übersetzergruppe gewählt werden. Zurückweisung einer in der Freigabe befindlichen Übersetzung aktivieren (nur in den Rollen Hauptfreigeber und Terminologe ) quickterm Administratorhandbuch 115

116 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Hier legen Sie fest, ob es möglich sein soll, dass eine bereits abgeschlossene und in der Freigabe befindliche Übersetzung an den Hauptübersetzer (bzw. an den Übersetzer, wenn kein Hauptübersetzer involviert war) zurückgewiesen werden kann. Der Freigabeauftrag wird dabei abgebrochen. Der Übersetzungsauftrag wird der letzten involvierten Übersetzergruppe zugewiesen. Definition des Verwendungsstatus auf Benennungsebene aktivieren (nur in der Rolle Hauptfreigeber ) Hier legen Sie fest, ob der Hauptfreigeber den Verwendungsstatus der Benennungen vor Abschluss des Freigabeauftrags ändern darf. Soziale Funktionen Gefällt mir -Funktion aktivieren Hier legen Sie fest, ob die Benutzergruppe Einträge liken können soll. Gruppenmitglieder Hier sehen Sie, welche Benutzer der Gruppe zugeordnet sind. Ein Benutzer kann auch mehreren Gruppen zugeordnet werden. Mit Hilfe der beiden Schaltflächen unterhalb der Liste der Gruppenmitglieder können Sie neue Benutzer hinzufügen oder bestehende löschen Vorrangregeln Was geschieht, wenn ein Benutzer mehreren Benutzergruppen zugeordnet ist, deren Einstellungen nicht übereinstimmen? Dies ist von der jeweiligen Option abhängig: Fortgeschrittene Editor-Funktionalität aktivieren Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert. Profil sperren Das Profil ist nur gesperrt, wenn dies in allen Benutzergruppen dieser Benutzers so eingestellt ist. Eigene Hitlisten-Konfiguration ermöglichen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert. 116 quickterm Administratorhandbuch

117 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Protokollieren von Benennungen zulassen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in einer Benutzergruppe zugelassen, gilt dies für diesen Benutzer für alle Benutzergruppen. Feedback zu Einträgen ermöglichen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in einer Benutzergruppe zugelassen, gilt dies für diesen Benutzer für alle Benutzergruppen. Änderungs-Anfragen ermöglichen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in einer Benutzergruppe zugelassen, gilt dies für diesen Benutzer für alle Benutzergruppen. Übersetzungs-Anfragen ermöglichen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in einer Benutzergruppe zugelassen, gilt dies für diesen Benutzer für alle Benutzergruppen. Mehrsprachige Termanträge zulassen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert, und zwar unabhängig von der Ziel-Termbank. Eigene Termanträge dürfen nicht geändert werden Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert, und zwar unabhängig von der Ziel-Termbank. Empfänger von Bearbeitungsaufträgen, Eigene Übersetzung im zielsprachlichen Freigabeprozess ermöglichen Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert, und zwar unabhängig von der Ziel-Termbank. Überarbeiten der Übersetzung im zielsprachlichen Freigabeprozess ermöglichen (nur in der Rolle Hauptfreigeber ) Ist diese Einstellung für einen Benutzer in irgendeiner Benutzergruppe aktiviert, dann gilt sie für diesen Benutzer für alle seine Benutzergruppen als aktiviert, und zwar unabhängig von der Ziel-Termbank. quickterm Administratorhandbuch 117

118 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Einstellungen für Termbanken Einstellungen für Termbanken Termbanken: Hier legen Sie fest, auf welche Termbanken die Benutzer dieser Gruppe zugreifen dürfen. Das Vorhängeschloss-Icon bedeutet, dass diese Gruppe nur lesend auf diese Termbank zugreifen darf, aber keine Änderungsberechtigung hat. Im anschliessenden Kästchen legen Sie fest, ob die Gruppe diese Termbank überhaupt im Zugriff hat. Stylesheet: Hier legen Sie für jede Gruppe und jede Termbank ein oder mehrere Stylesheets fest, von denen eines als Default eingestellt werden kann. Dieses dient einerseits der Steuerung der Anzeige, andererseits auch einer weiteren Filterung auf Benennungs-Ebene. So können im Gegensatz zu den MultiTerm-Filtern auch einzelne Benennungen innerhalb eines Eintrags ein- oder ausgeblendet oder farbig markiert werden. Eintragsfilter (MultiTerm): Hier geben Sie optional einen oder mehrere Filter für diese Termbank an. Diese Filter werden in MultiTerm angelegt und verhalten sich auch wie MultiTerm-Filter, das heißt auf Eintragsebene. Sobald ein Attribut des Filters zutrifft, wird der gesamte Eintrag gefunden und angezeigt. <Ohne Filter> bedeutet, dass kein Filter gesetzt ist. Beispielsweise können Endbenutzer Zugriff nur auf freigegebene Einträge erhalten. Es ist auch möglich, Gruppen mehrere 118 quickterm Administratorhandbuch

119 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Eintragsfilter zuzuweisen. In diesem Fall kann sich der Benutzer vor der Suche aussuchen, über welche Einträge die Suche laufen soll. Markieren Sie in der Drop-Down-Liste die gewünschten Filter sowie einen Standard-Filter (Checkbox). Benennungs-Filter: Eine weitere Filterung auf Benennungs-Ebene ist in quickterm über die Stylesheets möglich. Somit können einzelne Benennungen eines Eintrags ein- oder ausgeblendet werden. <Ohne Filter> bedeutet, dass kein Filter gesetzt ist. Sinnvoll ist vermutlich, diesen als Default-Filter zu vergeben. Die verfügbaren Filter können Sie in den Servereinstellungen in quickterm selbst festlegen. Wenn mehrere FIlter ermöglicht werden, dann merkt sich quickterm beim Abmelden des Users immer, welcher der aktuelle war. Hitlisten-Konfiguration: Hier kann der Administrator die Hitlist- Konfiguration je Termbank festlegen. Dies übersteuert die entsprechende Einstellung in den Server-Einstellungen, kann aber auch falls Eigene Hitlisten-Konfiguration ermöglicht ist durch benutzerspezifische Einstellungen übersteuert werden. Die verfügbaren Hitlisten-Einstellungen können Sie in den Servereinstellungen in quickterm selbst festlegen. Filterbaum: Hier kann der Administrator einen Filterbaum je Gruppe und Termbank festlegen. Auswahl der zu durchsuchenden Termbanken zulassen: Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, kann der Benutzer dieser Gruppe in der Suchfunktion aktiv bestimmen, in welchen der ihm zugeordneten Termbanken gesucht werden soll; ist das Häkchen nicht gesetzt, wird automatisch in allen Termbanken gesucht, auf die die Benutzergruppe zugreifen kann. Mit Zugriff nur auf folgende Sprachen können die Ausgangs- und Zielsprachen für diese Rolle fix vorgegeben werden. Der Administrator kann für die Gruppe auch mehrere Ausgangssprachen (mittels Kontrollkästchen) definieren, wobei eine als Default festzulegen ist (rundes Optionsfeld). Ist die Option deaktiviert, kann jeder Benutzer diese Sprachen selbst wählen. Man kann in der Hitlisten-Konfiguration nur jene Sprachen als Zielsprachen wählen, auf die der Benutzer auch Zugriff hat. Ist beispielsweise in der Hitliste Italienisch als anzuzeigende Zielsprache definiert, der Benutzer hat aber keinen Zugriff auf Italienisch, so wird keine Zielsprache angezeigt. quickterm Administratorhandbuch 119

120 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Minimaler Matchwert bei Fuzzy-Suche: Bei unscharfer Suche kann es manchmal lästig sein, zu viele unpassende Einträge in der Hitliste angezeigt zu bekommen. Um dies einzugrenzen, gibt es dieses Feld (Eingabemöglichkeit 0 bis 100). Hier kann der gewünschte minimale Matchwert in % eingegeben werden Einstellungen für Benachrichtigungen Wenn die Benachrichtigung in Form von Zusammenfasungs- s erfolgen soll, können Sie für jede Priorität ein Versandintervall festlegen. Sie haben die Auswahl unter wöchentlichem, täglichem oder sofortigem Versand: Zusammenfassungs- s Für jede Rolle kann festgelegt werden, bei welchen Ereignissen in welchen Sprachen eine Benachrichtigung erfolgen soll: 120 quickterm Administratorhandbuch

121 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Benachrichtigungen bei Freigabe a) Die Buttons Alle bzw. Keine erleichtern Ihnen das Anbringen bzw. Entfernen aller Häkchen. b) Legen Sie in der Spalte Freigabe erfolgt jene Sprachen fest, für die eine Benachrichtigung bei abgeschlossener Freigabe erfolgen soll. c) Legen Sie in der Spalte Erneute Freigabe angefragt jene Sprachen fest, für die eine Benachrichtigung bei neu eingeleiteter Freigabe eines bereits vorher freigegebenen Eintrags (also eine Änderung eines bestehenden Begriffs) erfolgen soll Einstellungen für Freigabe Unter den Freigabeeinstellungen können Sie: 1. Festlegen, welche Gruppen für welche Sprachen und optional auch Fachgebiete zuständig sind 2. Festlegen, welche Informationen quickterm über die Freigaben in die Termbank schreiben soll. Die Einstellungen für Freigabe sind generell unter Server-Verwaltung/Termbankeinstellungen zu finden; hier an dieser Stelle können Sie einzelne Termbankeinstellungen auf Gruppen- Ebene ausser Kraft setzen. Das Schreiben von Informationen von quickterm in die Termbank ist quickterm Administratorhandbuch 121

122 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften vollständig optional. Zumindest der Workflow-Status ist aber sinnvoll, da darüber beispielsweise auch der gefilterte Zugriff auf die Terminologie- Daten ermöglicht wird. Je nach Rolle stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung, da nicht jede Rolle auch jeden Workflow-Schritt durchführen kann. Zur leichteren Übersicht ist dieses Kapitel daher in Konfiguration von Terminologen und Konfiguration von Freigebern und Hauptfreigebern [ 124] unterteilt. Automatische, gefilterte Zuweisung von Freigebern und Hauptfreigebern Wenn es zumindest eine Freigebergruppe mit einem Eintrags- Klassifizierungs-Feld zur gefilterten Zuweisung gibt (siehe Punkt 1 oben), so werden alle übrigen Freigebergruppen ohne dieses konfigurierte Feld nicht zugewiesen. Analog dazu: Wenn es eine Hauptfreigebergruppe mit einem Eintrags- Klassifizierungs-Feld zur gefilterten Zuweisung gibt, so werden alle übrigen Freigebergruppen (Hauptfreigeber) ohne dieses Feld nicht zugewiesen. Sehen Sie dazu auch 2 Konfiguration von Freigebern und Hauptfreigebern [ 124] Konfiguration von Terminologen Vereinfachte Endfreigabe Über diese Option kann gesteuert werden, ob im Zuge der Freigabe der Dialog zur Eingabe der Verwendungsinformation und eines Kommentares angezeigt werden soll. Sprachzuständigkeit und Feldeinstellungen Hier können Sie die allgemeinen Termbankeinstellungen außer Kraft setzen und für den Bereich Workflow-Historie für Terminologen abweichende Einstellungen für diese Gruppe treffen. Diese Einstellung ist optional. Siehe dazu auch Das quickterm Workflowkonzept. 122 quickterm Administratorhandbuch

123 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Freigabeeinstellungen Terminologe Gehen Sie wie folgt vor: a) Klappen Sie die gewünschte Termbank mit Klick auf den kleinen Pfeil auf. b) Geben Sie in allen Bereichen die gewünschte Information ein. Die möglichen Werte werden im Folgenden genau erläutert. c) Betätigen sie den Button Speichern. d) Wiederholen Sie dies gegebenenfalls für die restlichen Termbanken, für die ein Workflow definiert werden soll. Die Konfiguration dieser Gruppe ist abgeschlossen. Vorrangregel Die Felder für die Workflow-Historie werden zentral eingestellt. Die bei der Konfiguration von Terminologen abweichend eingestellten Werte übersteuern diese. quickterm Administratorhandbuch 123

124 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Konfiguration von Freigebern und Hauptfreigebern Vereinfachte Endfreigabe Über diese Option kann gesteuert werden, ob im Zuge der Freigabe der Dialog zur Eingabe der Verwendungsinformation und eines Kommentares angezeigt werden soll. Freigabemethode In quickterm gibt es drei Abstimmungs- bzw. Freigabemethoden: First-Wins Diese Methode bewirkt, dass nur ein Mitglied einer Gruppe die Zustimmung geben muss, damit die Zustimmung der gesamten Gruppe als erteilt gilt. Wenn Sie das Kontrollkästchen daneben aktivieren, wird die erste abgegebene Stimme gesperrt, und andere Gruppenmitglieder können der ersten abgegebenen Stimme nicht mehr widersprechen. Wird das Kontrollkästchen nicht aktiviert, so kann nach der ersten abgegebenen Stimme ein weiteres Gruppenmitglied die Abstimmung widerrufen und z.b. dem ersten Kollegen widersprechen. Im Fall des Widerspruchs wird die ursprüngliche Stimme in quickterm außer Kraft gesetzt, in multiterm bleiben allerdings sämtliche Zustimmungen und Ablehnungen dokumentiert. Mindest-Zustimmungen Geben Sie in das Feld daneben ein, wie viele Mitglieder dieser Gruppe ihre Zustimmung geben müssen, damit die Freigabe für diese Gruppe als erteilt gilt. Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt. Notwendige Stimmen Der Abstimmungsstatus der Gruppe wird erst gesetzt, wenn eine festgelegte Anzahl an Zustimmungen oder Ablehnungen erfolgt ist. Wenn die Mehrheit ablehnt, gilt der Gruppenstatus als abgelehnt. Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt. Stimmenthaltung bei der Abstimmung zulassen Befinden sich mehrere Benutzer in einer Gruppe, so kann den Benutzer über diese Option ermöglicht werden sich ihrer Stimme zu enthalten. 124 quickterm Administratorhandbuch

125 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Sprachzuständigkeit und Feldeinstellungen Zusätzlich zu den allgemeinen Eigenschaften können Sie für die Rolle der Freigeber festlegen, welche Felder in der Termbank in den verschiedenen Workflow-Stadien pro Termbank ausgefüllt werden sollen. Diese Einstellung ist optional. Siehe dazu auch Das quickterm Workflowkonzept. Freigabeeinstellungen Freigeber Gehen Sie wie folgt vor: a) Klappen Sie die gewünschte Termbank mit Klick auf den kleinen Pfeil auf. b) Geben Sie in allen Bereichen die gewünschte Information ein. Die möglichen Werte werden im Folgenden genau erläutert. c) Betätigen Sie den Button Speichern. d) Wiederholen Sie dies gegebenenfalls für die restlichen Termbanken, für die ein Workflow definiert werden soll. Die Konfiguration dieser Gruppe ist abgeschlossen. quickterm Administratorhandbuch 125

126 2 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften Einstellungen für Feldzugriff Für jede Rolle können unterschiedliche Einstellungen für Termanträge und die Übersetzung festgelegt werden. Wenn keine Einstellungen festgelegt sind, kann diese Gruppe keine Term- und Übersetzungsanträge stellen. Ihr fehlt dann auch die entsprechende Schaltfläche in der quickterm Oberfläche. Der Terminologe hat immer alle Felder zur Verfügung, die Pflichtfelder gelten jedoch in jedem Fall. Zusätzlich zu den allgemeinen Eigenschaften können Sie für die Rolle der Übersetzer ein erweitertes Dialogfeld für Übersetzungsvorschläge definieren. Diese Einstellungen kommen beim Abgeben von Übersetzungsvorschlägen und beim Bearbeiten von Übersetzungsaufträgen zum Einsatz. Siehe dazu auch den Abschnitt Das quickterm Workflowkonzept. 126 quickterm Administratorhandbuch

127 Konfiguration Konfiguration der Gruppeneigenschaften 2 Einstellungen für Feldzugriff Im Dialogfeld sehen Sie die Termbankstruktur(en) Ihrer Termbank(en). Mit dem kleinen Dreieck ganz links können Sie die Bäume auf- und wieder zuklappen. Die Einstellungen in diesem Dialogfeld legen fest, welche Felder aus den Termbanken im Dialogfeld Termantrag bzw. Übersetzungsvorschlag angezeigt werden. Da diese Einstellungen oft für mehrere Gruppen ident sind, können Sie mit Klick auf Kopieren von auch Einstellungen aus einer anderen Gruppe in diese Gruppe hereinkopieren. Mit dem Drücken des Icons Alle Felder auswählen () bewirken Sie, dass alle Felder der Termbank angezeigt werden. Zum Festlegen der Felder gehen Sie wie folgt vor: a) Klicken Sie zunächst ganz links auf die Kontrollkästchen jener Felder, die angezeigt werden sollen. quickterm Administratorhandbuch 127