InfoStore DMS iseries. InfoStore DMS iseries. InfoStore Basis-Archiv & Retrieval Produktbeschreibung

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1 InfoStore DMS iseries InfoStore DMS iseries InfoStore Basis-Archiv & Retrieval Produktbeschreibung Die offene und modulare Architektur der InfoStore Produktfamilie erfüllt die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. InfoStore Enterprise Document Management steht für Produkte, mit denen jederzeit und flexibel die verschiedenen Unternehmensanforderungen umgesetzt werden können. Die Skalierbarkeit ermöglicht den Einsatz von InfoStore Produkten in kleinen Betrieben bis hin zu mittleren und grossen Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen. Copyright by Solitas Informatik AG Bahnhofstrasse 21b CH 9471 Buchs SG Stand 09/2008

2 InfoStore. Documents unlimited. Ob Sie es Document-, Content- oder Knowledge-Management nennen, ob für Workflow oder Archivierung - InfoStore sorgt für schnelle Prozesse. Suchen, Finden, Zusammenstellen kompletter Vorgänge, kurzfristige Analysen von Geschäftsprozessen - InfoStore überzeugt. Auch bei Anwendungen in der Kundenbetreuung. Die Entscheidung für InfoStore von Solitas ist immer auch eine Entscheidung für mehr Sicherheit und Transparenz, für mehr Zuverlässigkeit und Effizienz. Denn die Nr. 1 im Markt für Enterprise Content Management auf IBM iseries zu sein, bedeutet, etwas von der Sache zu verstehen. Nutzen Sie unsere Erfahrung, setzen Sie auf Investitionssicherheit. Unterschiedliche IT-Umgebungen, ERP-Systeme oder hochspezialisierte Branchenlösungen - InfoStore integriert sich und passt sich Ihren individuellen Anforderungen an. InfoStore bietet Ihnen mehr als eine deutlich effizientere Verwaltung: Mit InfoStore sichern Sie die Infrastruktur Ihrer Informationsprozesse. 1

3 Die offene und modulare Architektur der InfoStore Produktfamilie erfüllt die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. InfoStore Enterprise Document Management steht für Produkte, mit denen jederzeit und flexibel die verschiedenen Unternehmensanforderungen umgesetzt werden können. Die Skalierbarkeit ermöglicht den Einsatz von InfoStore Produkten in kleinen Betrieben bis hin zu grossen Unternehmen mit komplexen Infrastrukturen. InfoStore Basis-Archiv & Retrieval InfoStore Basis-Archiv & Retrieval XML Technologie iseries Archiv & Retrieval InfoStore for iseries ist die elektronische Archivierungs- und Dokumentenverwaltung für IBM iseries und zeichnet sich als schnelles, schlankes und sehr leistungsfähiges elektronisches Archiv-, Ablage- und Dokumentenverwaltungssystem für IBM iseries aus. InfoStore for iseries ist das mandantenfähige Basissystem für alle Arten von Dokumenten. Es erlaubt die Verwaltung von Archiven, Ablagen und Dokumenten. Mit der Archivverwaltung werden einzelne Archive definiert. Ein Archiv umfasst Datenspeicherung, Abfrage und Datenschutz und ist eine vollständig geschlossene Umgebung. Archive können über einzelne und mehrere IBM iseries Systeme hinweg im lokalen Netzwerk, aber auch über öffentliche Netze verbunden und genutzt werden. Höchste Zuverlässigkeit und Betriebssicherheit, eine integrierte Archivierung auf verschiedene Backend Speichersysteme und eine umfassende Unterstützung von grafischem Computer Output von AFPDS/IPDS Spools sind einige der wesentlichen Merkmale. InfoStore for iseries enthält alle benötigten Informationen für eine integrierte Speicherung und Abfrage der unterschiedlichsten Dokumente und Belege und ermöglicht eine firmenweite elektronische Archivierung. Durch die moderne, offene Philosophie bieten sich ausgezeichnete Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten für die Realisierung verschiedenster Kundenanforderungen. InfoStore ist modular aufgebaut und kann stufenweise ausgebaut werden. Schnittstellen für Anwender und Softwareentwickler ergänzen die Funktionalität. Funktionen & Module Unter einer einheitlichen Oberfläche stehen alle benötigten Dokumente jederzeit von unterschiedlichen Systemen aus für einen direkten Zugriff zur Verfügung. Die wichtigsten Funktionen und Module von InfoStore umfassen: Spoolfile-Archivierung (SCS, IPDS, AFPDS) Management von Papierdokumenten (Einzelund Massen-Scanning) Office-Integration, Archivierung beliebiger PC-Dokumente Versionierung von Archivdokumenten OCR und Volltext-Recherche Digitale Signatur flexible Retrieval-Funktionen für Web, Lotus Notes und Microsoft Office Document Routing für die Unterstützung des gesamten Document-Life-Cycles Workflow-Management Unterstützung für Optical Discs und Storage Systeme Integration an Business-Lösungen (z.b. SoftM, SAP usw.) Das integrierte Document Management System (DMS) arbeitet mit dem eigentlichen Archivierungssystem zusammen. Nicht alle Dokumente müssen nach der Erfassung in InfoStore bearbeitet werden; sie gelangen direkt in die Endarchivierung (z.b. Computer- Listen). Im Gegensatz dazu erfolgt die Speicherung noch aktiver Dokumente in einer für die Bearbeitung optimierten Form. InfoStore erkennt die Unterschiede und sorgt für eine jeweils einwandfreie Verwaltung von Dokumenten, in denen noch Änderungen oder Ergänzungen notwendig sind. Voraussetzungen & Systemplattform IBM iseries Betriebssystem IBM OS/400 V5R1 und höher Für den Betrieb unter Microsoft Windows: Microsoft Windows XP (SP 2) Microsoft Windows Server 2003 (SP 1) Citrix Metaframe (PS 3 + PS 4) Microsoft Vista 2

4 Der WindowsRetrieval DMS ist ein XML-Multi-format-Viewer, der in der Windows-Anwendung, als Anzeigeinstrument benutzt werden kann. Der WindowsRetrieval DMS unterstützt zu sätzlich die Office Basis integration die DMS Funktionen sowie eine Volltext-Recherche inklusive wahlweise mit oder ohne OCR-Erkennung. WindowsRetrieval DMS DMS WindowsRetrieval InfoStore WindowsRetrieval bietet als hocheffizienter DMS-Client Funktionen für die Suche, Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten in InfoStore-Archiven an. Mit InfoStore WindowsRetrieval steht dem Benutzer ein universeller Windows Client zur Verfügung, um InfoStore Dokumente an PC-Arbeitsplätzen nach eigenen Kriterien zusammenzustellen, anzuzeigen, auszudrucken und als zu versenden. InfoStore WindowsRetrieval kann im lokalen Netzwerk (LAN), aber auch in einem öffentlichen TCP/IP Netzwerk (WAN) eingesetzt werden. Der äusserst effiziente Umgang mit Netzwerk- Ressourcen erlaubt einen problemlosen Betrieb auch dort, wo andere Lösungen versagen. Der InfoStore DMS Client lässt sich einfach, flexibel und effizient an individuelle Kundenbedürfnisse anpassen. XML Technologie Die Trefferanzeige erfolgt direkt in InfoStore WindowsRetrieval und kann nach Werten wie Dokumenttyp, Dokumentklasse etc. sortiert werden. Die gefundenen Dokumente können als Resultatliste gruppiert werden (z.b. nach Erstellungsdatum und Kundennummer), um eine zusätzliche Treffereinschränkung zu erreichen. Windows Retrieval DMS Der InfoStore WindowsRetrieval DMS bietet weitere zusätzlich Funktionalitäten an wie: Office Basisintegration DMS Funktionen (Check-in/Check-out, Annotationen) ScanIt (Twain) Dokumente benutzerspezifisch verwalten Auf Grundlage der leistungsfähigen Info- Store Strukturindex-Datenbank kann ein Administrator im InfoStore DMS Client sehr einfach flexible logische Sichten über ein Archiv definieren. Benutzer und Benutzergruppen können eigens für sie angepasste, hierarchisch gegliederte Sichten erhalten und diese je nach Berechtigungsstufe erweitern bzw. verändern. Effizent und einfach suchen Der InfoStore WindowsRetrieval ermöglicht die Suche nach allen Dokumenten innerhalb eines Archivs, ungeachtet dessen, auf welcher Ablage oder auf welchem optischen Datenträger sich das gesuchte Dokument wirklich befindet. Des Weiteren bietet WindowsRetrieval die Möglichkeit zur Erstellung eines externen Archivs, welches netzunabhängig beispielsweise auf einem Laptop, verfügbar gemacht werden kann. Abbildung - Windows Retrieval DMS Volltext-Recherche & WindowsRetrieval DMS Mit dem InfoStore Release 9.0 besteht die Möglichkeit den WindowsRetrieval DMS mit einer Volltext-Recherche inklusive OCR-Erkennung auszurüsten. Es stehen folgende Module zur Auswahl: is-vtr1 > Basis - Volltext-Recherche ohne OCR für die Verarbeitung von Spool- und Textfiles, Officedokumente, PDF. is-vtr2 > Volltext-Recherche inkl. OCR für gescannte Dokumente (TIFF) Voraussetzung ist die Basis von is-vtr1 3

5 InfoStore WebDMS for iseries ist eine Java-basierende Lösung, die Zugriffe auf InfoStore iseries Archive der IBM iseries über einen Standard Web- Browser erlaubt. WebDMS InfoStore for iseries WebDMS Professionelles Dokumentenmanagement bedeutet die weltweite und sichere Verfügbarkeit von Unternehmensdaten über einen Standardbrowser. Das InfoStore WebDMS bietet praktisch den kompletten Funktionsumfang. Ohne Installation auf dem Client, schnell und überall verfügbar. Die folgenden Hauptfunktionen sind vorhanden: Archivabfrage mit einfacher und erweiterter Suche Anzeigen der gefundenen Dokumente Archivierung von Dokumenten in InfoStore Ändern von Dokumenteigenschaften Aus- und Einbuchen von Dokumenten Aufbau InfoStore WebDMS ist die standardisierte, sofort einsetzbare Web-Abfragelösung (WebDMS in Windows/ ASP und Java/JSP-Technologie) und bildet die Grundlage für die unkomplizierte und sichere Recherche, Anzeige und Archivierung elektronischer Dokumente in Internet-, Extranet und Intranet- Umgebungen. Dokumentabfrage Neben der Dokumentabfrage wird die Darstellung von Trefferlisten der gefundenen Dokumente wie auch die intelligente Darstellung der Dokumentinhalte direkt im Web-Browser oder über den Web DocumentViewer unterstützt. Benutzermanagement Das gesamte Benutzermanagement und die Security-Einstellungen werden von dem IBM iseries System übernommen. InfoStore WebDMS ist sowohl als eigenständige Standardanwendung wie auch als Integration in eine kundeneigene Anwendung einsetzbar. Ähnlich dem InfoStore WindowsRetrieval ist es möglich aus den verschiedenen Dokumentklassen auszuwählen und durch die Public- bzw. Privatefolders zu navigieren. Über HTML Formulare können Dokument-Klassen gesucht und die mit WindowsRetrieval erstellten Abfragen ausgeführt und die Resultatsliste in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt werden. Dokumente im Filesystem Mit WebDMS können Dokumente aus dem Filesystem direkt über das Web im InfoStore DMS abgelegt werden. Nach Selektion des Dokumentes und Auswahl eines Archivierungsprofils kann der Benutzer über eine Indexierungsmaske die notwendigen wie auch zusätzliche Indexwerte angeben, mit denen das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt im Archiv wieder auffindbar ist. InfoStore Web DocumentViewer Mit dem InfoStore Web DocumentViewer steht ein integrierter Web-Viewer zur Verfügung. Der universell einsetzbare XML-basierende Web DocumentViewer in Windows- und Java-Technologie erlaubt die detailgetreue Darstellung von elektronischen Inhalten über einen Web-Browser. Die Spooldaten werden auf dem WebDMS Server on-the-fly konvertiert und im Browser des Anwenders als Bild angezeigt. Anzeige - DocumentViewers im Webbrowser Der InfoStore Web DocumentViewer kann in InfoStore WebDMS oder in eine Web-Kundenanwendung eingebunden werden. Der Viewer ermöglicht die Darstellung der geläufigsten COLD- Formate wie SCS, IPDS, AFPDS und Imageformate wie TIFF. PC Dokumente werden mit ihrer jeweiligen Original-Applikation unter Windows angezeigt. 4

6 Die InfoStore Scanning-Lösungen gewährleisten rationelle Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten. In einer gesamtheitlichen Lösung wird der Erfassungsprozess von Scanning bis zur Archivierung der Dokumente und Belege unterstützt. DesktopScan & WorkStationScan DesktopScan & WorkStationScan D InfoStore DesktopScan Der InfoStore Client DesktopScan bietet die Möglichkeit Papierdokumente über einen Scanner in InfoStore einzulesen und anschliessend zu archivieren. InfoStore DesktopScan ist eine Scan-Anwendung für eine anwendungsorientierte Erfassung von Fremdbelegen aus IBM iseries Anwendungen. Für eine entsprechende Steuerung stehen Programmschnittstellen zur Verfügung. Neben leistungsfähigen Scannern werden auch Arbeitsplatz-Scanner für geringes Dokumentvolumen (Twain) unterstützt. Die Ansteuerung eines Scanningvorganges kann direkt aus einer IBM iseries Anwendung erfolgen. Dabei werden die aus der Anwendung stammenden Indexwerte dem zu erfassenden Dokument mitgegeben. Den eingescannten Dokumenten können weitere Seiten hinzugefügt werden. Treten beim Einlesen einer Dokumentseite Probleme auf oder wurde eine Dokumentseite fälschlicherweise gelöscht, kann die Dokumentseite erneut eingelesen werden. Neu eingescannte Seiten können einem Dokument angehängt oder an einer beliebigen Stelle eingefügt werden. DesktopScan Arbeitsplatz Der Scan-Vorgang erfolgt über den PC-Arbeitsplatz, die Ansteuerung erfolgt direkt aus einer IBM iseries Anwendung erfolgen. Dabei stehen für eine entsprechende Steuerung standardisierte Programmschnittstellen zur Verfügung. Der aus der Anwendung stammende Indexwert wird dem zu erfassenden Dokument mitgegeben. Die manuelle Indexierung erübrigt sich. Indexierung Die Werte können über einen Indexierungsdialog validiert und korrigiert werden. Die Scanning- und Archivierungsvorgänge werden aufgezeichnet, so dass jederzeit festgestellt werden kann, welche Dokumente am Arbeitsplatz verarbeitet wurden (Stapel-ID). Scanning Bei Einzelseiten-Scannern (Flachbett-Scannern) wird jede Seite nach dem Einscannen im Desktop-Viewer-Fenster direkt angezeigt. Scanner, die über einen Formulareinzug (ADF - Automatic Document Feeder) verfügen, können mehrere Dokumentseiten gleichzeitig verarbeiten. Abbildung - DesktopScan Archivierung & Indexierung Die Archivierung der erfassten Dokumente kann manuell durch den Benutzer ausgelöst werden. Dies ist von Vorteil, wenn eine Validierung oder Korrektur durch den Benutzer zu erfolgen hat. Durch den iseries seitigen Programmaufruf können die Indexwerte auch direkt mitgegeben werden, diese werden automatisch eingelesen oder vervollständigt. Auf diese Weise wird der Archivierungs-Vorgang zusätzlich automatisiert. Die eingebauten Validierungsroutinen rufen bei fehlenden Indexwerten automatisch den Indexierungsdialog zur Korrektur auf. 5

7 DesktopScan & WorkStationScan Schnittstellen InfoStore DesktopScan stellt zwei verschiedene Scanner-Schnittstellen zur Verfügung. Eine TWAIN-Schnittstelle und eine KOFAX-Schnittstelle. Die Auswahl der Scanner-Schnittstelle hängt vom verwendeten Scanner ab. Schlüsselwerte Unter Schlüsselwerte können die Indexfelder mit Werten befüllt werden. Diese Angaben dienen dem späteren Auffinden der archivierten Dokumente. InfoStore DesktopScan ermöglicht die Erweiterung kundeneigener Anwendungen um eine Scanningfunktionalität auf einfachstem Wege und mit geringstem Aufwand, so dass alle betrieblichen Bereiche aus den Vorteilen der digitalen Dokumentenverwaltung Nutzen ziehen. Scanning & Import Scanning & Import umfasst das Erstellen von Stapeln, das Scannen und Importieren von Dokumenten, das Verarbeiten von Bar- und Patchcodes sowie die ganzseitige Imagebereinigung und -verbesserung. Farb-Scanning erleichtert eine optische Kontrolle digitalisierter Dokumente parallel zum Scanvorgang. InfoStore WorkstationScan unterstützt für die Digitalisierung von Papierdokumenten über Stapel-Scanning die Kofax-kompatiblen Scannermodelle. Die eingelesenen Seiten können während des Scanning-Vorgangs laufend am Bildschirm angezeigt werden. Kofax VRS Schnittstelle Für das Scannen mit InfoStore WorkStationScan ist die Kofax VRS Schnittstelle notwendig. WorkStationScan InfoStore WorkstationScan ist die Lösung für effizientes, stapelorientiertes Erfassen, Indexieren und Archivieren von Papierdokumenten. Laufend anfallende Belegmengen, wie etwa Kundenbestellungen, Lieferantenrechnungen etc., werden bevorzugt direkt in der betreffenden Abteilung eingelesen. Dazu wird entweder ein dedizierter PC- Arbeitsplatz eingerichtet oder ein bestehender Benutzer-Arbeitsplatz entsprechend aufgerüstet. Verarbeitung Mit gründlicher Imagebereinigung durch hochentwickelte Algorithmen von Kofax und automatischer Indexierung steht mit InfoStore WorkstationScan eine Lösung für alle Erfassungsanforderungen bereit. Durch die Verarbeitung von bis zu Dokumenten pro Tag oder mehr ist ein hoher Durchsatz zu einem niedrigen Preis gewährleistet. Der Durchsatz kann durch den parallelen Betrieb mehrerer Scan-Arbeitsplätze deutlich gesteigert werden. Abbildung - WorkStationScan Stapelverarbeitung 6

8 Mit der Office-Integration in Verbindung mit dem Windows Retrieval DMS erhalten Sie eine transparente Verbindung zum Archivsystem, die Ihnen die täglichen Arbeiten erleichtern. Einfacher kann man Dokumente nicht revisionssicher archivieren! Office-Integration is-office-integration Die InfoStore Office-Integration ermöglicht es Microsoft Office Word und Excel Benutzer, die erstellten Dokumente einfach und schnell zu archivieren. Dabei kann festgelegt werden, ob das Dokument im Originalformat oder als TIFF-Datei abgelegt werden soll. Von einem echten Document-Lifecycle Management System kann gesprochen werden, wenn Dokumente und Inhalte durch die Bereitstellung von vielfältigen Funktionalitäten über den gesamten Lebenszyklus in verschiedenen Nutzungsgraden für die Anforderungen der Anwender zur Verfügung stehen. Archivieren von Dokumenten Ist ein Dokument zur Ablage bereit, kann mittels Klicken auf den Button ARCHIVIEREN der Archivierungs-Vorgang aus MS Word / MS Excel initiiert werden. Anzeige - Archivierung aus Microsoft Word Versionierte Dokumente Dokumente können zur Bearbeitung reserviert werden (Check-Out). Nach der Bearbeitung wird das Dokument wieder an InfoStore zurückgegeben (Check-In). Die Versionierung erfolgt automatisch. Die Anzeige kann nur im Windows Retrieval DMS erfolgen. Archiv, PC-Datei Ablage, Dokument- und Objekttyp können aus einer DropDown Liste ausgewählt werden. Nach Ausfüllen der Indexfelder wird das Dokument archiviert. Anzeige - Indexierung für die Archivierung Anzeige der Versionierung von Dokumenten Dokumente verbinden Beim Erfassen eines neuen Dokumentes in Info- Store kann dieses mit einem bereits bestehenden Dokument verbunden werden. Dokumentverbindungen werden einfach und intuitiv angelegt, es können beliebig viele Verbindungen und Unterverbindungen erstellt werden. Einfacher kann man Dokumente nicht revisionssicher archivieren! 7

9 InfoStore die einfache und sichere -Archivierung. InfoStore unterstützt die Mail-Plattformen Outlook/Exchange, Lotus Notes, und Groupwise. -Management - richtig archivieren. MailFiler & MailArchiver InfoStore Archivierung Die Produktelinie InfoStore unterscheidet die E- Mail Archivierung in zwei unterschiedliche Segmente: InfoStore MailFiler InfoStore MailArchiver InfoStore MailFiler InfoStore MailFiler dient der Langzeitarchivierung von s. Mit dem MailFiler können s inklusive Anhängen dauerhaft archiviert werden. Die E- Mail-Datenbank wird dadurch spürbar entlastet, trotzdem stehen die Dokumente bei Bedarf jederzeit zur Verfügung. InfoStore unterstützt die Mail-Plattformen Outlook/Exchange, Lotus Notes, Groupwise mit folgenden Produkten: MailFiler for Outlook MailFiler for Notes MailFiler for Groupwise Benutzerbezogene Archivierung Für die benutzerbezogene -Archivierung wurde seitens der Solitas das Modul InfoStore MailFiler entwickelt. Jeder Benutzer kann selbst seine eingehende oder ausgehende elektronische Post archivieren oder auch wiederherstellen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl Selektion nur , nur Anhänge oder beides Selektion einzelner Anhänge Archivierungsformate (Mime-Type (1:1) oder in TIFF) konvertieren und Anhänge als separate Archivdokumente InfoStore MailArchiver Für die regelbasierende (automatisierte) - Archivierung ist das Modul InfoStore MailArchiver die ideale Besetzung. Regelbasierende -Archivierung InfoStore MailArchiver für Lotus Domino oder Exchange ist eine Schnittstelle zwischen dem Mail-System und den marktführenden Storage und Archiv-Systemen. Es ist als offenes System konzipiert und somit prinzipiell für alle Anwendungen einsetzbar. Revisionssicher Archivieren Das langfristige Aufbewahren sowie spätere Wiederherstellen und Löschen von s muss gesetzlichen Vorschriften (Compliance) entsprechen und wird immer mehr zu einem unternehmenskritischen Prozess. Unternehmen sind demnach verpflichtet, geschäftsrelevante s je nach Inhalt über bestimmte Zeiträume revisions- und manipulationssicher aufzubewahren. Regelwerk & Zustellung s systematisch zu archivieren impliziert, dass der Speichervorgang an zentraler Stelle auf dem Mail-Server durchgeführt wird und die Nachrichten dort zuvor automatisch und regelbasiert geprüft und kategorisiert wurden. Dies stellt sicher, dass entsprechend der Kategorisierung nur relevante Nachrichten und keine Spam-Mails oder mit Viren infizierte s der Archivierung zugeführt werden. Mit dem MailArchiver und dem Regelwerk ist die Archivierung der Zustellung vorgeschaltet, um Manipulationen oder Löschen von Nachrichten seitens der Anwender auszuschliessen. Vor der Zustellung an den Empfänger werden die s entsprechend den individuellen Einstellungen von Unternehmen am Regelwerk auf Spam und Viren überprüft, automatisch klassifiziert, in einzelnen Datenbanken gesichert und wahlweise zusätzlich verschlüsselt. Management Mit InfoStore und dem -Management richtig und sicher archivieren. 8

10 InfoStore unterstützt die Anwendung der digitalen Signatur im täglichen elektronischen Geschäftsverkehr. Digitale Signatur Digitale Signatur Digitale Signatur Mit der Akzeptanz und Ausgereiftheit von Computern und dem Internet wachsen die Anforderungen an die Sicherheit mit jedem Tag. Neue Verordnungen und die hohe Verantwortung in Verbindung mit Datenschutz bewegen die meisten Unternehmen dazu, der IT Sicherheit bedeutend mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Deshalb unterstützt InfoStore Sie bei der Erfüllung ihrer Verpflichtungen hinsichtlich Datenintegrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit. Elektronische Zertifikate In der elektronischen Welt erlangt der Begriff Vertrauenswürdigkeit eine neue Dimension. Benutzer müssen immer mehr in der Lage sein, den Kommunikationspartner eindeutig zu identifizieren und gegenseitig die Identitäten zu prüfen. Elektronische Zertifikate und die daraus erstellten digitalen Signaturen sind der Schlüssel zur Sicherstellung von Online Sicherheit und Vertrauen. Ein elektronisches Zertifikat ist eine nicht veränderbare Form einer elektronischen Identitätskarte, die es dem Benutzer/Besitzer erlaubt, sich online zu identifizieren, Daten und Dokumente zu verschlüsseln und digital zu signieren. Eine digitale Signatur verbindet die Identität des Unterzeichnenden (WER) unveränderbar mit dem Inhalt einer Transaktion (WAS) und dem Zeitpunkt der Signierung (WANN), welcher noch zusätzlich durch einen Zeitstempel abgesichert werden kann. InfoStore Modulübersicht InfoStore verfügt für die digitale Signatur über folgende Module & Erweiterungen Basis-Modul (is-dsi1) für das Erstellen und Archivieren von Signaturen, Interaktiv oder mittels Server Verifizieren von Signaturen (Integrität und Authentisierung) BatchSignatur für die automatische, serverbasierte Signatur von Dokumenten. Als Voraussetzung für die BatchSignatur ist das Basis Modul is-dsi1 zu lizenzieren WindowsRetrievalDMS für die interaktive Signatur Als Voraussetzung für die RetrievalDMS Signatur ist das Basis Modul is-dsi1 zu lizenzieren Anwendung Signierung - Prüfung Ablauf einer digitalen Signatur Signieren Ablauf einer digitalen Signatur Prüfung Unterstützung mit InfoStore iseries InfoStore unterstützt standardmässig die digitale Signatur mit folgenden Providern Seccomerce, Bremen Online (Deutschland) Quovadis (Schweiz) Actalis (Italien) Weitere Provider können auf Wunsch implementiert werden. 9

11 Das InfoStore DMS iseries Repository ist eine IBM iseries-native Lösung für die elektronische Archivierung und Dokumentenverwaltung auf einem iseries Server-System. Dokumente können zur Langzeitarchivierung auf optische Speichermedien ausgelagert werden. Die volle Unterstützung von grafischem Computer Output in AFP/IPDS-, PCL- und PDF Formate garantiert den Einsatz in allen Bereichen der Dokumentenverwaltung. OSM OSM & Storage-Systeme & Archiv-Verwaltung InfoStore DMS iseries ist das mandantenfähige Basissystem für alle Arten von Dokumenten. Es erlaubt die Verwaltung von Archiven, Ablagen und Dokumenten. In der Archivverwaltung werden einzelne Archive definiert. Ein Archiv umfasst Datenspeicherung, Abfrage und Datenschutz und ist eine vollständig geschlossene Umgebung. Archive können über einzelne und mehrere IBM iseries Systeme hinweg im lokalen Netzwerk, aber auch über öffentliche Netze verbunden und genutzt werden. Die Struktur jedes Archivs wird komfortabel über einen Katalog vordefiniert, wobei auch Verbindungsmöglichkeiten zu externen Teilarchiven (z.b. auf Windows NT Servern) geschaffen werden können. Zur Ablage, Aufbereitung und Verwaltung der Dokumente stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Definiert werden können: Archive Ablagen Dokumentklassen Indexfelder Optische Datenträger Datumsformate Druckerformatierungen Datenschutz PC-Arbeitsstationen usw. Archivierung Jedes Archiv enthält eine spezielle Dokument- Datenbank, die eine unbegrenzte Anzahl Dokumente verwalten kann. Die Dokumente können beliebigen Inhalts sein und werden automatisch in geeigneter Form auf magnetischem Speicher abgelegt. Für die Archivierung von Massendaten stehen besonders leistungsfähige Mechanismen zur Verfügung (je nach Konfiguration bis zu Seiten Ablage- und Indexierungsleistung pro Stunde). XML Technologie Die Archivierung der Dokumente auf optische Platten erfolgt periodisch und vollständig automatisiert. Dabei werden die optischen Datenträger optimal ausgenutzt. (z.b. durch gemeinsames Speichern von kleinen Dokumenten). Optische Platten werden zu Sammlungen zusammengefasst und automatisch verwaltet. Mit InfoStore können optische Datenträger in Kopie geführt und beliebig viele Duplikate erstellt werden. Bei Massendaten (z.b. Druckausgaben mit mehreren zehntausend Seiten) erfolgt die Bearbeitung bei der Wiederabfrage in Fragmenten, wodurch die Systembelastung minimiert wird. InfoStore DMS iseries unterstützt optische Speichersysteme von IBM, NetApp und weiteren Anbietern. OSM Media Management OSM Media Management bietet im wesentlichen die Erweiterung weiterer Speichersubsysteme wie: Disk Extender Ascent Storage Plasmon NT Manager SAN/NAS Systeme NetApp ECM NAS cellera Plasmon Archiv Applicance Direct Attached 3995 an IBM iseries AS/400 IFS-Verzeichnisse PC Festplatten Unix Festplatten (erfordert Samba-Server- Software IBM iseries Anwendungen Eine Reihe von IBM iseries Schnittstellen stehen zur Verfügung, um DMS Funktionen in andere IBM iseries Anwendungen zu integrieren. Damit können aus anderen Anwendungen heraus Dokumente im Archiv abgelegt, Indexfelder geändert, der Datenschutz eingestellt oder eine Dokumentsuche anwenderintern abgewickelt werden. Diese Schnittstellen erlauben den Aufbau systemübergreifender Dokumentenlösungen auf Basis von InfoStore DMS iseries. 10

12 Kontakt Solitas Informatik AG Bahnhofstrasse 21b CH 9471 Buchs Tel Fax by Solitas Informatik AG, Stand 09/2008, techn. Änderungen vorbehalten.

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