Produktbeschreibung der ECM-Software-Suite

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2 Produktbeschreibung der ECM-Software-Suite Digitale Archivierung Dokumenten Management Business Process Management (Workflow) = Version 5 = OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaft für innovative Computertechnologien mbh Berlin Hannover Hüfingen/Behla - Konstanz flexible software for your way of working Stand: Mai 2006

3 Produkt Beschreibung OS.5 ECM Vorwort Mit dieser Produktbeschreibung präsentieren wir die ECM-Plattform OS.5 ECM. Sie ist die direkte Nachfolgerin unseres Systems für Document Related Technologies (DRT) OS:4.x. ECM steht für Enterprise Content Management. Vielleicht fragen Sie sich, wo der Buchstabe D wie Dokument geblieben ist? Um Dokumente, um effizientes Dokumenten Management dreht sich nach wie vor alles. Aber: Umfassendes Informationsmanagement verlangt heute mehr als nur das Verwalten von Dokumenten. Der Inhalt, also Content, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Unterschiedliche Inhalte lösen auch unterschiedliche Bearbeitungsschritte aus. Hinzu kommen die vielfältigen Präsentationsformen wie Druck, Bildschirme, Web- Applikationen, Portale etc. So wurde ein erweiterter Begriff von dem gefordert, was unter Dokument verstanden wird. Anhand des Weges und Werdeganges, den ein Dokument in Ihrem Hause nimmt, lässt Sie unsere Produktbeschreibung die neuen ECM-Möglichkeiten mitverfolgen: Angefangen von flexiblen Erfassungslösungen für die Eingangspost in Papier und digital, weiter bis zur effizienten Dokumentenbearbeitung samt spezifischen Vorgangssteuerungen, hin bis zu Archivierungslösungen, die hinsichtlich Sicherheit, Flexibilität und Zugriffszeit die Möglichkeiten modernster Technik ausschöpfen. Entsprechend dieser Prozesskette führt unsere Produktbeschreibung durch die Funktionalität von OS.5 ECM und informiert, wie Sie Informationen/Daten/ Dokumente erfassen (Input-Management), bearbeiten (Dokumenten Management), strukturiert steuern (Workflow Management, Business Process Management), sicher ablegen und verwalten (Archivierung, Records Management). Wie eine rote Schnur zieht sich der OS-Leitsatz durch diese Produktbeschreibung: OS.5 ECM steht für flexibel anpassbare Software, die das Arbeiten leichter macht. Effektiver, schneller und besser organisiert. An jedem Arbeitsplatz, in jeder Abteilung, in jedem Unternehmen und in jeder Branche. Danach erfahren Sie mehr über allgemeine Standardfunktionen, über die Technologie sowie über Möglichkeiten zur System-Konfiguration und -Administration. Wir wünschen Ihnen viele neue Erkenntnisse und Ansatzpunkte, mit uns über OS.5 ECM zu sprechen. 2

4 Produkt Beschreibung OS.5 ECM Inhaltsverzeichnis Ein ECM-System ist, wenn Sie... 6 Integration auf vielfache Weise... 7 Was bietet OS.5 ECM?... 8 OS.5 ECM dank Standard-Technologie universell und hochkompatibel Sicherheit in mehrfacher Hinsicht Referenzen/Anwenderberichte Erfassen und Digitalisieren von Informationen Der Idealfall Von OS.5 ECM unterstützte Erfassungskonzepte Scan-Funktionalität Erfassen am Client-Arbeitsplatz: OS_scan Erfassen großer Belegmengen: OS CAPTURE Übersicht der Erfassungsfunktionen von OS CAPTURE Automatisierte Lösung für Ihre Poststelle: OS CLASSIFY Dokumentenmanagement Effizienz für den einzelnen Arbeitsplatz Einbindung von OS.5 ECM in Microsoft Office-Anwendungen Datenübernahme in Office-Programme: OS_advanced-DMS Windows-Dokumente verwalten Check-In/Check-Out Textverarbeitung für Diktate Zeichen- und Texterkennung: OS_ocr Recherchen effektiv und zielgenau Aktentaschen-Funktion: OS_portable Effektivität für die Kommunikation Postsystem Serienmail: OS MAXMAIL Outlook-AddIn Einbindung Archivierung: OS[MailArchiver] Faxeinbindung: OS[FerrariFax] Für Effektivität in Arbeitsgruppen & Teamwork Wiedervorlage Abonnements Mappen Elektronische Signatur: OS_signature Virtuelle Folien für Dokumentanmerkungen: OS_annotation Verbindungen und Notizen

5 Produkt Beschreibung OS.5 ECM 3 Business-Process-Management (Workflow) Workflow-Client Workflow-Fenster und Körbe Workflow-Akte Abwesenheit / Anwesenheit Outlook AddIn Benachrichtigung über Neuzugänge im Posteingang Workflow-Start bei Daten- und Dokumenten-Import Application Wizard Mahnfristen / Sperrfristen Integration der Elektronischen Signatur Unabhängiges Workflow-System Flexible Prozessmodellierungen Workflow-Admin Grafischer Editor für die Organisations- und Vorgangsplanung: OS EDITOR_for Workflow Grafischer Prozessverlauf Event-Editor und Scriptschnittstelle: OS EDITOR_for Events Adhoc-Workflow: OS_workflow-adhoc Records Management und Archivierung Funktionen des Archivsystems Archivierbar setzen Schwarzweiß-Dokumente (Bilder, Briefe etc.) Datensätze ohne Dokumente Farbbilder und -dokumente Bilder einer Digitalkamera übernehmen Fotoimport für größere Bildserien Bewegtbilder Videodigitalisierung: OS_video-capture Compound Documents Archiv-Druckertreiber für PDF und Farbe Rendition-Management: OS_rendition Verwaltung von XML-Dokumenten Seitenzahlfunktion: OS_pagination Kennzeichnung Archivdokument Medienverwaltung Aktenverwaltung mit OS.5 AVS Allgemeine Funktionen Der CLIENT von OS.5 ECM Die Oberfläche von OS CLIENT Objekte und Verschlagwortung Übersichtliche Ablagestruktur Sortieren in Trefferlisten Kontext und Dokumentenvorschau Nachträgliche Dokumententrennung im Client Datenblätter durchblättern Archivbereich Desktop/Icon-Leiste Zugriff über den Windows-Explorer: OS_explorer-Plugin Web-Verzeichnis Papierkorb Viewer

6 Produkt Beschreibung OS.5 ECM Portabler Reader Basisparameter Einbindung externer Programme Kopie und Verweis Direkte Standortermittlung Modulübergreifende Dokument-Typen Bearbeitungshistorie Variantenverwaltung Drag & Drop Der OS WebCLIENT Administration Sicherheitssystem Login-Methoden Enterprise Manager Grafischer Editor für Objektdefinitionen: OS EDITOR VB-Skripte bei definierten Ereignissen ausführen Einstellung für Historie Protokollierung Zeitgesteuerte Aktionen Technologie Der OS SERVER als ECM-Server XML RPC-Spezifikation Loadbalancing, Skalierbarkeit Loadbalancing für Web-Server Verteilte Archiv-Server Automatische Server-Wiederverbindung Virtuelle ECM-Server Clusterfähigkeit Verschlüsselung: OS_krypto Sicherung des Dokumentenbestandes Einfachablage Modularer Aufbau Server-Konsole Administrator-Mail und Net-Send EAI und OS.5 ECM Datenaustausch Nachrichtenbasierter Datenaustausch : OS COMMUNICATOR SAPGUI-Anbindung: OS[SAPGUI] SAP R/3-Anbindung Navision-Anbindung: OS[Navision] Varial-Anbindung: OS[Varial] Client-API: OS[Client-API] Server-API: OS[Server-API] COLD-Schnittstelle: OS_COLD COLD: PDF als Zielformat Import/Export-Schnittstelle OS_import/export Anhängen weiterer Seiten an Dokumente Übergabe eines Objektes als Referenz Datenexport aus dem OS.5 ECM-Client Terminalanbindung: OS[Terminal] Integration von Windows-Applikationen: OS[WinApp] TAPI-Schnittstelle: OS_tapi Report-Schnittstelle: OS EDITOR_for Reports LDAP (Lightweight Directory Access Protocol): OS_LDAP

7 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Ein ECM-System ist, wenn Sie... auf Knopfdruck alle benötigten Dokumente und Informationen vor Augen haben, etwa wenn ein Kunde anruft, kurz nach Posteingang alle Geschäftsbriefe, Rechnungen etc. auf dem Bildschirm haben, auch die von Niederlassungen und Filialen in Deutschland oder weltweit, jederzeit auf Fotos, s, Briefe und Audio- und Videodokumente unterschiedlichster Abteilungen zugreifen und sich daraus neue, spezielle Dokumente zusammenstellen können, sofort benachrichtigt werden, wenn für Sie wichtige Dokumente bearbeitet wurden und jederzeit wissen, welcher Mitarbeiter sie bearbeitet hat, jederzeit wissen, wer was wann an welchen Dokumenten oder Informationen geändert hat alle im Unternehmen vorhandenen Informationen und Dokumente revisionssicher archivieren können, Inhalte in Portale und andere Web-Applikationen einbinden können, Dokumente in Workflowprozesse einbinden können, wobei unterschiedliche Inhalte unterschiedliche Prozesse auslösen. Geschäftsprozesse mit und ohne Einbindung von Dokumenten steuern. Kurz gesagt: Mit einem ECM-System können Sie den vollständigen Lebenslauf von Dokumenten elektronisch abbilden. Ein ECM-System von OS ist es, wenn......von der unternehmensweiten Erfassung, Weiterleitung sowie Bearbeitung von Dokumenten, der Verwaltung aller Informationen, der Steuerung der Geschäftsprozesse, der Integration der vorhandenen IT-Systeme, dem Collaboration Management, dem unbegrenzten Datenaustausch mit beliebigen Applikationen oder der revisionssicheren Archivierung allein die gesteigerte Effektivität der Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter und des ganzen Unternehmens sichtbar wird. Der Nutzen für die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Ob Ihre anrufenden Kunden präzise oder ungenau informiert werden, irgendwann oder sofort, kann der Geschäftsführung nicht gleichgültig sein. Der Schlüssel für 100% Auskunftsfähigkeit sind Recherche-Funktionen, die unternehmensweit die benötigten Informationen liefern. Ganz gleich, ob es um aktuell bearbeitete Dokumente, archivierte Fotos oder um Informationen einer externen Datenbank geht. Hierzu gehören auch Wiedervorlage- und Abonnement- Funktionen, die automatisch über Veränderungen und Bearbeitungen informieren. Der Nutzen für verkürzte Bearbeitungszeiten Ihrer Mitarbeiter Den Untersuchungen renommierter ECM-Beratungsunternehmen zufolge werden noch heute rund 40% der Büroarbeitszeit für Suchen und Warten vergeudet. Voraussetzung für kürzere Bearbeitungszeiten sind jedoch vollständige, schnell verfügbare Informationen gleich ob für Spitzenmanager oder Sachbearbeiter. Der Nutzen für Ihre Datensicherheit Langfristige Archivierung gemäß GDPdU mit dedizierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechten und einfach zu erstellenden Sicherheitskopien des Datenbestandes. 6

8 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Integration auf vielfache Weise OS.5 ECM, als Nachfolgesystem unseres bewährten Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflow-Systems OS:4.x, wurde in Funktionalität und Integrationstiefe weiterentwickelt zu einer unternehmensweiten Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform zum Enterprise Content Management System. Die Bildschirmansicht vermittelt einen ersten Eindruck, wie viel Funktionalität in einen einzelnen Client-Arbeitsplatz integriert und nutzbar ist. Im Prinzip ist dieselbe Funktionalität auch für Web-Clients verfügbar, siehe Kapitel 5.3. Fotos Quicklook Videos Faxe und Eingangsbelege Abonnement Workflow-Eingangskörbe s Grafiken Das Grundprinzip: Jeder Mitarbeiter erhält sofort die Informationen und Dokumente, die er für 100% Auskunftsfähigkeit und schnelle, fehlerfreie Aufgabenbearbeitung benötigt. Sämtliche Informationen stehen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung Mit OS.5 ECM ist die Verfügbarkeit unabhängig davon, auf welchen Wegen die Informationen eintreffen oder entstehen: als Eingangspost in Papierform, als Fax, oder auf Datenträger, als Telefonnotiz, neu erzeugtes oder bearbeitetes Dokument oder als aufgerufenes Archivdokument, um welche Dokumentart es sich handelt: Text-, Bild-, Ton-, Video-Dokumente uvm. wo der Mitarbeiter vor dem Bildschirm sitzt: im Stammhaus oder im überseeischen Büro, an einem Client- oder webbasierten Arbeitsplatz. 7

9 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Was bietet OS.5 ECM? Der Begriff Enterprise Content Management setzt sich zusammen aus Enterprise: für unternehmensweit im Sinne einer einheitlichen, von allen Beteiligten im Unternehmen nutzbaren Lösung. Content: für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Management: für Verwaltung, Verarbeitung, Verteilung und Kontrolle von Content. ECM-Definition nach AIIM * "Enterprise Content Management sind die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen". *The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes." Enterprise Content Management bezeichnet ein Gesamtkonzept aus modular aufgebauten Technologien, Methoden und Werkzeugen. Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Dazu gehören: Archivsystem Dokumentenmanagement Workflow Management Business Process Management Capturing Recognition Classification Collaboration Management Records Management CRM Customer Relation Management Rendition Management Document Lifecycle Management Web Content Management Das Funktionalitätsspektrum von OS.5 ECM wird ergänzt durch eine Kompatibilität, die eine beliebig tiefe Integration in bestehende IT-Welten ermöglicht. Groupware ERP Enterprise Resource Planning Portale beliebige Fachapplikationen Legacy-Systeme Fremdarchive Speichersysteme andere Workflow-Systeme andere Dokumentenmanagement-Systeme * AIIM: Association for Information and Image Management International (Silver Springs, USA), weltweiter Dachverband der Anbieter und Anwender von Dokumenten- Technologien. 8

10 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Entsprechend der umfassenden ECM-Definition unterstützt OS.5 ECM das Erfassen (Digitalisieren), Klassifizieren und Indexieren der täglich in Papierform eingehenden Post, Dokumentenmanagement mit Rechtevergabe für jedes einzelne Dokument sowie elektronische Signaturen, komplexe Vorgangssteuerungen (Workflow) für sämtliche Geschäftsprozesse, das Archivieren sämtlicher digitaler bzw. digitalisierter Dokumente, und vieles mehr. Produktdefinition: OS.5 ECM ist eine Enterprise Content Management Software-Suite für digitale Archivierung, Dokumenten- und Business Process Management, die das Arbeiten mit Daten, Dokumenten und Informationen einfacher, effektiver, schneller und besser organisiert. An jedem Arbeitsplatz, in jeder Abteilung, in jedem Unternehmen und in jeder Branche. OS.5 ECM bietet neben allen wichtigen Grundfunktionen wie Archiv, DMS und Business Workflow auch Web Content Management, Capturing, Classification und Records Management. OS.5 ECM ermöglicht die Einbindung von Groupware und ERP, Portalen und beliebigen Fachapplikationen, Legacy-Systemen, Fremdarchiven oder Speichersystemen über konfigurierbare Schnittstellen. Gleichzeitig ist OS.5 ECM eine schnittstellenstarke Basis für bereits bestehende Applikationen, unabhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung und der zu integrierenden Software. Systemfunktionen werden über Schnittstellen in Fremdapplikationen eingebunden, die eine tief greifende Enterprise Application Integration (EAI) erlaubt. Damit unterstützt OS.5 ECM auch Infrastrukturen mit Ausrichtung auf Service-oriented Architecture (SOA). 9

11 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM OS.5 ECM dank Standard-Technologie universell und hochkompatibel Mit den Vorteilen allgemeiner Standards und Technologien Zertifizierungen belegen die Kompatibilität von OS-Lösungen Bei aller Erweiterung durch funktionale Innovationen und der vertieften Integration in bestehende Systemlandschaften bleibt jedoch ein OS-Grundsatz unverändert bestehen: Ebenso wie die Vorgängerversion 4 bietet auch OS.5 ECM die Vorteile allgemeiner Standards und Technologien. (Weiterführende Informationen in Kapitel 6.2.) OS.5 ECM ist einsetzbar auf unterschiedlichen Plattformen wie Unix und Windows. Der Einsatz von OS-Lösungen in verschiedensten Industriebranchen, Behörden und Verwaltungen spricht für ihre Universalität und Schnittstellenstärke. DOMEA -Zertifikat: bestätigt die Konformität für öffentliche Verwaltungen (Mitte 2004) Microsoft Gold Certified Partner Zertifizierte SAP- ArchiveLink -Schnittstelle Zertifizierte Navision-Schnittstelle Zertifizierte Varial-Schnittstelle Kundenspezifische Anpassung vs. Individualentwicklung Jedes der installierten OS-Systeme wurde auf seinen Betreiber und seine besonderen Aufgaben spezifisch ausgelegt. Aus diesem Grund existiert nirgendwo in Wirtschaft und Verwaltung zweimal dieselbe OS-Systemkonfiguration. Im Gegensatz zu einer Individualentwicklung behalten Sie als Betreiber eines OS- Systems die sichere Option, es ständig neu anpassen und erweitern zu können stets unter Verwendung ausgereifter Standardtechnologien. Aufgrund des hohen Anpassungsgrades bietet ein OS-System den spezifischen Zuschnitt einer Individualentwicklung, ohne jedoch den kurz- wie langfristig höheren Kostenaufwand zu erfordern. Kundenspezifisch im Rahmen hochkompatibler Standardtechnologie Der Betreiber genießt langfristig hohen Investitionsschutz. Der Administrator kann das System leicht aufrüsten. Einerseits lassen sich OS-Systeme aufgrund ihrer Schnittstellenstärke leicht an individuelle Strukturen und Datenmodelle anpassen und in bestehende Systeme integrieren. Andererseits bleiben OS-Systeme auf lange Sicht offen für die Nutzbarkeit neu entwickelter Funktionen. Kurz: Ein OS-System "wächst mit" mit seinem Anwender und dem technischen Fortschritt. Neben der rechtssicheren digitalen Archivierung bietet OS.5 ECM sämtlichen Komfort zeitgemäßen Dokumentenmanagements wie z.b. Versionierung, Volltextrecherche, Wiedervorlage, Abonnement, Elektronische Signatur sowie vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten. 10

12 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Sicherheit in mehrfacher Hinsicht Hohe Sicherheit Elektronische Signatur ausdrücklich gefordert Strukturierte Ablage ausdrücklich gefordert Papier vergilbt, Mikrofilme bleichen aus OS.5 ECM gewährleistet für jedes einzelne Dokument sowie auch für Teile eines Dokuments den präzise konfigurierbaren Schutz vor unerlaubten Zugriffen und Bearbeitungen. Voraussetzung ist eine unternehmensweite, durchgehend digitale Verwaltung aller Dokumente, wie sie mit OS.5 ECM möglich ist. Mit OS-Systemen schon immer auf der sicheren Seite Für die Effizienz- und Wettbewerbs-Vorteile durch elektronische Speicherung und digitale Archive muss heute nicht mehr geworben werden. In bestimmten Bereichen ist ihre Nutzung sogar Pflicht geworden. Das Bundesfinanzministerium setzt auf digitale Archivierung Laut Abgabenordnung des Bundesfinanzministeriums (BMF) müssen ab Januar 2002 alle steuerpflichtigen Unternehmen den direkten Zugriff auf ihre Daten für eine effizientere Steuerprüfung ermöglichen (GDPdU). Steuerrelevante Daten sollen unveränderbar, maschinell auswertbar und jederzeit für die Dauer von zehn Jahren zugänglich sein. Die Dateneinsicht erfolgt vor Ort und betrifft die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Personalbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. Die Verantwortlichen müssen alle Dateien und Unterlagen, die in digitaler Form in das Unternehmen kommen oder im Unternehmen entstanden sind, in digitaler Form aufbewahren. Für die Vergabe der Zugriffsrechte auf die jeweiligen Daten ist das Unternehmen selbst verantwortlich. Für die Authentizität und Rechtssicherheit der Daten wird die Verwendung der Elektronischen Signatur gefordert. Sie gewährt auch Rechtssicherheit für die Versendung der Daten im Internet und für die unveränderbare Archivierung. Außerdem verlangt das BMF, dass die Informationen strukturiert abgelegt werden. Ein System, das nur auf Basis einer Volltextsuche recherchiert, reicht den Anforderungen nicht aus. Es ist nicht mehr zulässig, über Ausdrucke Konten, Belege und Vorgänge in Papier oder Mikrofilm zu dokumentieren. OS.5 ECM deckt alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Verordnungen hinsichtlich Beweis- und Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen vollständig ab. Darüber hinaus bietet die Lösung Voraussetzungen für das sichere Versenden verschlüsselter Dokumente auf ungesicherten Leitungen sowie für die Elektronische Signatur. Hier eine Übersicht der Sicherheitsaspekte. Datensicherheit Hersteller optischer Speichermedien garantieren heute die unverfälschte Datenwiedergabe für einen Zeitraum von 50 Jahren. Außerdem können von Digitalen Archiven beliebig viele Sicherungskopien erzeugt werden mit geringem Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit minimalem Platzbedarf können diese Kopien an verschiedenen sicheren Orten aufbewahrt werden. 11

13 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Revisionssicherheit OS.5 ECM deckt alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Verordnungen hinsichtlich Beweis- und Rechtssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen sämtlicher Unterlagen vollständig ab. OS.5 ECM bietet die dokumentenechte Haltung beweissicherer Objekte und Geschäftsfälle durch umfangreiche Protokollierung, ein passwortgeschütztes Systemumfeld, einen gekapselten ECM-Server und die Verwendung unveränderbarer Datenträger. Zugriffsicherheit Durch eine gezielte Rechtevergabe auf mehreren Ebenen bis auf Dokumentebene und Datenfelder können bestimmte Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden. Durch Verschlüsselungstechniken werden zusätzlich unerwünschte Zugriffe unterbunden und durch die Elektronische Signatur die Authentizität des Verfassers bestätigt. Zukunftssicherheit Durch hohe Skalierbarkeit und kontinuierliche Einbindung aktueller Informationstechnologien und Verwendung internationaler Standards wird Zukunftssicherheit garantiert. Papierbelege werden dokumentenecht erfasst und sicher gespeichert. Zukunftssicherheit ist auch im technologischen Sinn gewährleistet, da OS.5 ECM modular aufgebaut ist und absolute Standards bei Hard- und Software einhält. Die Integration von XML in OS.5 ECM bietet eine hundertprozentige Investitions- und Zukunftssicherheit und universelle Möglichkeiten bezüglich des Datenaustausches. Die Vorteile der ECM-Technologie werden bereits von zahlreichen Unternehmen genutzt. Die hier beschriebenen ECM-Vorteile sind für zahlreiche Unternehmen, Behörden und Krankenhäuser alltägliche Praxis: Als Betreiber der Vorgängersysteme (OS:DRT) nutzen sie diese Vorteile bereits seit Jahren. Die für OS.5 ECM weiterentwickelte Funktionalität ist für alle Vorgängersysteme unserer bisher betreuten Kunden nutzbar. Denn OS-Systeme können jederzeit an geänderte Anforderungen angepasst werden: an unternehmensspezifische Anforderungen und Aufgaben, an neue technologische Entwicklungen, an bestehende IT-Landschaften. Eine Übersicht ausgewählter Referenzkunden vermittelt Ihnen eine Vorstellung vom Funktionalitätsspektrum der OS-Systeme und wie sich OS-Systeme den spezifischen Kundenanforderungen anpassen lassen. 12

14 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM Referenzen/Anwenderberichte Zahlreiche OS-Systeme und OS-Produkte unterstützen in der Industrie, in Öffentlichen Verwaltungen und im Gesundheitswesen die Archivierung, das Dokumentenmanagement und den Workflow. Von Kiel bis Konstanz, von Aachen bis Dresden. Auch im benachbarten Ausland (Schweiz und EU-Länder) betreuen wir OS-Kunden. Für sämtliche OS-Anwender wird es möglich sein, mit uns "umzusteigen" auf die erweiterte Funktionalität und Integrationstiefe der neuen Enterprise Content Management Systeme. Überzeugen Sie sich von den unterschiedlichen Branchen unserer Referenzgeber. Diese Unterschiedlichkeit vermittelt Ihnen einen ersten Eindruck, wie flexibel unsere Systeme die jeweiligen Kundenwünsche erfüllt haben, wie umfassend und lückenlos die verfügbare Funktionalität ist. ZGASt der KID GmbH Leiter der Zentralen Gehaltabrechnungsstelle. Landratsamt Konstanz Uwe Ladwig EDV-Leiter F. Hoffmann - La Roche AG Urs Rösler Leiter Zentralarchiv LVA Westfalen Jochen Bröring, Projektleiter Klinik Münsterland, Bad Rothenfelde Prof. Dr. Greitemann Ärztlicher Leiter Durch die Einführung des Archiv- und Dokumentenmanagementsystems von OS werden die Mitarbeiter der ZGASt spürbar von ihren routinemäßigen Arbeiten entlastet. Die eingesparte Zeit kommt der Betreuung unserer Kunden zugute. Wegen der organisatorischen und räumlichen Nähe zum Kfz-Zulassungswesen und wegen des nicht unerheblichen Aktenanfalls denken wir mittelfristig auch im Führerscheinwesen über eine Archivumstellung von Papier auf EDV nach. "Wir haben uns aufgrund der Kompetenz und der Leistungsfähigkeit des Produktes für das Dokumenten-Management- und Archivsystem von OPTIMAL SYS- TEMS entschieden." "Hier stellt sich ganz klar die Frage nach der Datensicherheit. Dies wurde mittels unterschiedlicher Zugriffsrechte und einer Verschlüsselung der Daten gelöst." Sicherlich gab es auch Probleme bei der Implementierung des Pilotprojektes, vieles hat man erst im Echtbetrieb festgestellt. Doch dies konnte schnell gelöst und an die aktuellen Anforderungen angepasst werden... Klinikum Dorothea Christiane Erxleben Quedlinburg ggmbh Hardy Krüger, Leiter Zentralarchiv, Volksbank Darmstadt Niels Kreischer System- Administrator "Die Arbeit mit dem System stellt für das Personal sowohl in der Verwaltung, in den Sekretariaten sowie im Zentralarchiv als auch insbesondere an allen klinischen Arbeitsplätzen eine erhebliche Erleichterung dar. Hinzu kommt die Steigerung der Dokumentationsqualität... Wir sind von der Leistung von OS seit Jahren überzeugt und freuen uns auf die neue Version... 13

15 Produkt Beschreibung Einleitung OS.5 ECM BAKOM Bundesamt für Kommunikation (Schweiz) René Meier Projektverantwortlicher S+A Klinik für Minimal Invasive Chirurgie Marten Neubauer EDV-Leiter LRA Tuttlingen Gabriela Wöhlert (Projektleitung EDV) Informations- und Kommunikationsverwaltung Uns war sehr wichtig, dass die Kommunikation zwischen den Fachverfahren und der Dokumenten-Management-Software auch mit den zukünftigen Versionen einwandfrei funktioniert. Die erfolgreiche Umstellung ist nicht zuletzt auf die Schnittstellenstärke des Produkts zurückzuführen.... Auch mit der laufenden Zusammenarbeit sind wir sehr zufrieden, insbesondere die schnelle Abwicklung, die hohe Flexibilität und der hervorragende Service sind in diesem Zusammenhang positiv hervorzuheben...`` OS gibt uns die Möglichkeit, unseren individuellen Prozessen zu folgen und zwingt uns nicht in Dokumentationsabläufe, die vorkonfiguriert sind... Wir sind sehr zufrieden mit unserer neuen Lösung. Die Anpassung der Schnittstellen hat absolut reibungslos geklappt und die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS ist ausgezeichnet. Wir hatten nie ein Problem und auch unsere Anwender sind hochzufrieden. Das System läuft rund... Magistrat Seestadt Bremerhaven Mitarbeiterin Ein Knopfdruck und dem Rechtsanwalt kann seine gewünschte Akteneinsicht zugeschickt werden, ohne dass wir erst mühsam kopieren gehen müssen. Am Telefon kann ich in Sekunden zu jedem Schriftstück Stellung nehmen... 14

16 Produkt Beschreibung 1 Erfassen und Digitalisieren OS.5 ECM 1 Erfassen und Digitalisieren von Informationen OS.5 ECM für unternehmensweites Enterprise Content Management unterstützt das Zusammenführen sämtlicher im Unternehmen eingehender, entstehender und vorhandener Informationen. Zu dieser ECM-Funktionalität gehört das Digitalisieren und Erfassen der täglich neu in Papierform eintreffenden Post. Jeder Brief, jede Rechnung, jede gedruckte Information, jedes Foto muss zu einem elektronisch verarbeitbaren Content werden, bestehend aus a) Dokumentinhalt und b) zugehöriger Beschreibung des Inhalts (Indexdaten/Verschlagwortung). 1.1 Der Idealfall Nutzen: Im musterhaften Idealfall gelangt neue Papierpost zuerst in eine zentrale Poststelle, wo am Scanner aus analogen Dokumenten digitale Dokumente erzeugt werden, wo jedes digitale Dokument verschlagwortet und somit korrekt archiviert und schnell recherchiert werden kann, wo die Dokumente klassifiziert und automatisch in der richtigen Akte abgelegt bzw. an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden, wo ggf. Rechnungs- und Buchungsdaten mit den Daten der internen ERP-Systeme abgeglichen werden, wo die digitalisierte Post an das Dokumentenmanagement bzw. in den Workflow weitergeleitet wird Briefe und Dokumente wandern in elektronischer Form durch das Unternehmen, Transportzeiten werden verschwindend klein, Post kann nicht mehr liegen bleiben, jederzeit besteht Übersicht über alle Prozesse Von OS.5 ECM unterstützte Erfassungskonzepte OS.5 ECM unterstützt alle Erfassungs- Szenarien Je nach unternehmensspezifischen Prozessen bzw. der jeweiligen Einführungs- und Übergangsphase können Sie OS.5 ECM für jedes Erfassungskonzept nutzen bzw. daran anpassen. Frühe zentrale Erfassung Dieses bereits oben als Idealfall beschriebene Erfassungskonzept ist das Optimum für große Belegmengen. Späte zentrale Erfassung Hierbei wird die eintreffende Post erst nach ihrer Bearbeitung durch die Mitarbeiter an einem dafür vorgesehenen Arbeitsplatz erfasst. Dieses Erfassungskonzept wird realisiert, um bewährte Geschäftsprozesse nicht abrupt umzustellen, sondern flexibel neu auszurichten. Es wird bei der Neugestaltung der Prozesse häufig auch als Übergangslösung bis zur endgültigen Einführung einer zentralen frühen Erfassung eingesetzt. 15

17 Produkt Beschreibung 1 Erfassen und Digitalisieren OS.5 ECM Gleichzeitige, dezentrale Erfassung Wird im Rahmen direkter Kundenbetreuung praktiziert. Beispielsweise kann am Kundenschalter im Beisein des Kunden sein mitgebrachtes Dokument direkt in die digitale Kundenakte eingefügt werden. Frühe, dezentrale Erfassung Wird eher selten praktiziert: In diesem Fall würde die Eingangspost erst an die Arbeitsplätze verteilt, dort einzeln gescannt und erst dann digitalisiert weitergeleitet oder bearbeitet werden. Späte dezentrale Erfassung Wird eher selten praktiziert: Hier erstellen die Mitarbeiter die Scans der Eingangspost erst nach Bearbeitung wie z.b. Prüfen, Genehmigen oder Buchen direkt an ihrem Arbeitsplatz. Welche der beschriebenen Erfassungslösungen Sie für Ihr Unternehmen auch praktizieren wollen: OS.5 ECM unterstützt die Erfassung von Dokumenten zentral und dezentral zu jedem Zeitpunkt (früh, später), mit Scannern aller Leistungsklassen. 1.2 Scan-Funktionalität Geringe bis mittlere Posteingänge können direkt am Client-Arbeitsplatz gescannt werden. Der Scan-Client ist für verschiedene Ansteuerungsprodukte offen. Kleine Scanner werden über TWAIN-Treiber angesteuert. Scanner der mittleren und oberen Leistungsklasse werden durch Soft- und Hardwarekomponenten von KOFAX unterstützt Erfassen am Client-Arbeitsplatz: OS_scan Als Teil eines dezentralen wie auch zentralen Erfassungskonzeptes OS.5 ECM unterstützt aus dem Client-Arbeitsplatz heraus das Erfassen einzelner Dokumente und auch von kleineren Belegmengen (Stapel). Bei Stapelerfassung können die einzeln gescannten Seiten in verschiedene Dokumente gruppiert werden. Dafür werden nach dem Scannen eines Dokumentstapels die Dokumente im Scan-Fenster angezeigt. Diese Anzeige ermöglicht dem Benutzer, einzelne oder mehrere auszuwählen, zu einem neuen Dokument zusammenzufassen und anschließend an der gewünschten Stelle in OS.5 ECM abzulegen. Somit entfallen für kleinere Mengen Dokumente aufwendige Vorbereitungen wie z.b. das manuelle Aufbringen von Barcodes oder das Einfügen von Trennseiten. 16

18 Produkt Beschreibung 1 Erfassen und Digitalisieren OS.5 ECM Scannen am Client- Arbeitsplatz: Die im Scan-Fenster angezeigten Seiten können einzeln ausgewählt und zu einem neuen Dokument zusammengefasst werden. Seitenanzahl Beidseitige Dokumente Abspeichern der Scan-Einstellungen Die Seitenanzahl je Dokument ist unbegrenzt. Solange ein Dokument noch nicht auf dem Archivmedium gespeichert ist, können Seiten noch angefügt, ersetzt oder gelöscht werden. Beidseitige Dokumente werden auch bei Einseiten-Scannern softwaregesteuert verarbeitet. Das Dokument wird jeweils einseitig eingescannt. Die richtige Seitenzuordnung übernimmt das OS-System. Entsprechend den Fähigkeiten des verwendeten Scanners können alle Einstellungen wie Helligkeit, Kontrast, Größe etc. abgespeichert werden. So sind für bestimmte Papiersorten abgestimmte Werte nur einmal einzugeben Erfassen großer Belegmengen: OS CAPTURE Funktionalität Automatisierbare Abläufe Als Erfassungskomponente von OS.5 ECM ist OS CAPTURE eine vollautomatische Scan- und Bild-Importkomponente für die Massenbelegerfassung. Diese Komponente mit eigenen Workflow-Funktionen bewährt sich überall dort, wo für täglich große Mengen Papierbelege eine zuverlässige Bearbeitung gefordert ist. Durch die individuelle Konfigurierbarkeit lässt sich OS CAPTURE für unterschiedlichste Arbeitsprozesse anpassen. Mit allen Scan- und Bildimportkomponenten von OS CAPTURE können S/W- und Farbdokumente verarbeitet werden. OS.5 ECM unterstützt die Erfassungsvorgänge des Scannens und Lesens (OCR) der Papierdokumente durch Erkennen der verschiedenen Dokumentarten (wichtig für die Indexierung), logische Dokumententrennung, Extrahieren wesentlicher Daten (Barcode, Name, Rechnungsdaten), mehrstufige Qualitätssicherung durch integrierte Plausibilitätsprüfung, Verschlagworten anhand validierter Daten, Weiterleiten erfasster Dokumente an Prozesse (Rechnungen zur bearbeitenden Stelle und zum Datenaustausch mit der ERP- oder FiBu-Software). Import in das digitale Archiv. Für automatisierte Indexierungen oder Plausibilitätsprüfungen können Sie Fremddatenbanken einbinden. Dafür werden zusätzliche Programme oder Skripte eingesetzt. 17

19 Produkt Beschreibung 1 Erfassen und Digitalisieren OS.5 ECM Konfigurierbare Vorgänge, automatische Lastverteilung Regular Expressions Die Arbeitsvorgänge werden in Einzelschritte zerlegt. Für jeden Dokument-Typ wird die Abfolge individuell festgelegt. Die Arbeitslast wird dabei automatisch auf vorhandene Arbeitsstationen (Scan-, Erkennungs-, Erfassungs-, Validierungs- und Importstation) verteilt. Somit ist das System beliebig skalierbar, um auch große Datenmengen verarbeiten zu können. Zusätzlich können Workflows direkt aus OS CAPTURE gestartet werden, wobei erfasste und indexierte Dokumente in die Workflow-Akte übernommen werden. Durch den Einsatz von Regular Expressions können spezielle Formate in Texten gefunden und geprüft werden. Sie sind weit verbreitet und es werden zahlreiche kostenfreie Editoren im Netz angeboten. In OS CAPTURE bieten Regular Expressions die Möglichkeit, eine eingeschränkte Klassifizierung durchzuführen. Zentrale Steuerungskomponente In der zentralen Steuerungskomponente konfigurieren Sie als Administrator die Erfassungsvorgänge (Batches), die u. a. das Ansteuern ergänzender optionaler Funktionen ermöglichen. In der Konfigurationskomponente werden funktions- und dokumentenspezifische Einstellungen festgelegt, z. B. für den Scan-Vorgang, für die OCR-Erkennung, für die Dokumententrennung und für Zuordnungen innerhalb der Datenbank und damit verbundenem Importverhalten (Einfügen oder Aktualisieren) Übersicht der Erfassungsfunktionen von OS CAPTURE Funktion: Barcode-Erkennung: OS CAPTURE_barcode Für die Barcodeerkennung bei der Stapelbelegerfassung. Belege oder Dokumente können so automatisch den richtigen Ordnern oder Registern zugeordnet werden. 18

20 Produkt Beschreibung 1 Erfassen und Digitalisieren OS.5 ECM Funktion: Funktion: Funktion: Funktion: Funktion: Funktion: Beispiel: Automatisiertes Ersetzen: OS CAPTURE_barcode-index Dokumente, die im Originalformat wie z.b. WinWord in OS.5 ECM verwaltet werden, mit einem Barcode versehen, ausdrucken, anschließend ergänzen, unterschreiben und einscannen. Durch den Barcode ist es möglich, das nun in einem unveränderlichen Format vorliegende Dokument dem originalen WinWord-Dokument zuzuordnen. Bei der Zuordnung kann das bestehende Dokument ersetzt werden. Alternativ kann das Dokument am gleichen Standort parallel zum Original eingefügt werden. Diese Komponente wird zwischen OS CAPTURE_scan und OS CAPTURE_valid eingesetzt. Text- und Zeichenerkennung OS CAPTURE_ocr Bindet die Texterkennungssoftware ABBYY Finereader Engine ASCII ein, die auf dem Server installiert wird. Erzeugt für jede gescannte Seite eine ASCII-Textdatei. Aus diesen Dateien filtert OS CAPTURE_ocr die Daten für die Verschlagwortung und übergibt sie an die Validierung. Indizierung und Validierung: OS CAPTURE_valid Das Verschlagworten erleichtern und Fehler ausschließen. Durch die visuelle Sichtung der gescannten Abbilder und die Überprüfung und Erweiterung der aus OCR- oder Barcodefeldern automatisch erkannten Verschlagwortung wird die Qualitätskontrolle verbessert. Mit der zonalen OCR können bei der Validierung erkannte Daten übernommen werden. Bei manueller Erfassung kann auf vordefinierte Wertelisten zurückgegriffen werden, die automatisch mit dem DMS abgeglichen werden. OS CAPTURE_valid eignet sich auch für die Dokumententrennung und den Import. VB-Skripte ausführen: OS CAPTURE_script VB-Scripte können in OS CAPTURE_valid als Pre- oder Aftercheckprogramme benutzt werden. Der Funktionsumfang von OS CAPTURE kann nahezu beliebig erweitert werden. Workflow-Start OS CAPTURE_workflow start Gescannte Dokumente einschließlich Indexdaten an das Workflow-System übergeben. Das Dokument wird in die Akte des gestarteten Workflow-Prozesses importiert und zur Bearbeitung weitergeleitet. Aus dem Workflow heraus kann eine Ablage in OS.5 ECM erfolgen. Datenabgleich Datensätze der Indexdatenbank abgleichen mit Daten aus einer externen Datenbank. Mit diesem Modul können Daten aus externen Datenbanken zur Verschlagwortung in OS CAPTURE herangezogen werden. So werden z.b. anhand eines auf dem gescannten Dokument befindlichen Wertes für eine Kreditorennummer die Kreditorenstammdaten aus einer externen DB ermittelt. Diese Daten stehen dann z.b. für eine Plausibilitätsprüfung zur Verfügung. 19

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