Schnelleinstieg LOHN. Inhaltsverzeichnis. Zweck der Anwendung. Einrichtung zum Start. Arbeitsablauf. Weitere Funktionen. Mandanten-Programmdaten

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1 Schnelleinstieg LOHN Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2 2. Einrichtung zum Start Mandanten-Programmdaten Mandanten-Krankenkassen Personaldaten 9 3. Navigation Arbeitsablauf Personaldaten ELStAM Arbeitnehmer melden ELStAM abrufen Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln und einsehen Beitragsnachweise senden Monatsberechnung Meldungen senden Lohnsteueranmeldung versenden Lohnsteuerbescheinigung versenden und abholen Monatsabschluss durchführen Jahreswechsel Weitere Funktionen Hilfe 22

2 Seite 2 1. Zweck der Anwendung LOHN - das Wichtigste Zusatzmodule für LOHN Kurzarbeit, Altersteilzeit, Pfändung, Bescheinigungen, AAG-Verfahren, EEL-Bescheinigungen, BEA-Bescheinigungen, Antrag auf Insolvenzgeld Betriebswirtschaftliche Planung und Controlling Zusätzliche Funktionen Baulohn für Bauhauptgewerbe Baulohn für Garten- und Landschaftsbau Baulohn für Maler und Lackierer Cloud-Anwendungen für LOHN Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) Datensicherung Online Datensicherung und Wiederherstellung mit dem Agenda-Rechenzentrum Auswertung Online Bereitstellung von Auswertungen über das Agenda-Rechenzentrum Bank Online Ausführung von Zahlungen über das Agenda-Rechenzentrum Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Online-Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente für die Mitarbeiter LOHN DRUCKSERVICE

3 Seite 3 2. Einrichtung zum Start Um einen Mandanten in LOHN bearbeiten zu können, müssen Stammdaten angelegt werden: 1. Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ Nr Schnelleinstieg ARBEITSPLATZ 2. Mandanten-Programmdaten in LOHN anlegen Navigationsfläche»Mandant«. Navigationspunkt»Anwendungen & Favoriten«. Im Arbeitsbereich auf <Lohn- und Gehaltsabrechnung 2017 (anlegen)>. Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten (LOHN) startet mit der Abfrage nach dem Abrechnungsbeginn. Achtung Dieses Datum kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Bei falscher Eingabe muss der Mandant nochmals angelegt werden. 4. Datum erfassen und <Anlegen>.

4 Seite 4 5. Daten zur Betriebsstätte erfassen und speichern. 6. Mandanten-Programmdaten in Lohn- und Gehaltsabrechnung ergänzen. 3. Wichtige Vorbereitungen 1. Zentrale Datenübermittlung aktivieren Mit der Zentralen Datenübermittlung werden Daten (Beitragsnachweise, Meldungen, AAG-Anträge) an die Sozialversicherungsträger übermittelt. Sie benötigen dazu ein Agenda Online-Zertifikat. Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern Nr Zentrale Datenübermittlung. 2. ELSTER-Zertifikat hinterlegen Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen werden im authentifizierten Verfahren an die Finanzverwaltung übermittelt. Sie benötigen dazu ein ELSTER-Zertifikat (Organisationszertifikat), das in Agenda hinterlegt werden muss. Nr Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten.

5 Seite Mandanten-Programmdaten Register»Allgemein«Betriebsstätte Nr Beitragsnachweise für mehrere Betriebsstätten Rechtskreis Die Erfassung des Bundeslandes und des Rechtskreises für die Berechnung der gesetzlichen Abgaben ist zwingend. Steuerung Teillohnformel Nr Neueintritt eines Arbeitnehmers; Punkt»Teillohnberechnung im Eintrittsmonat«Monate für Durchschnitt 1 und 2 Nr Durchschnittslohn Buchungsliste Nr Buchungsliste Agenda LOHN Bank Die Erfassung der Bankverbindung für Erstattungsanträge und zum Ausführen von Zahlungen ist zwingend.

6 Seite Register»Steuer«Finanzamt und Steuernummer Wenn Ihnen die Steuernummer bis zur Erstellung der Lohnabrechnung nicht vorliegt, gehen Sie folgendermaßen vor: 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Finanzamt auswählen. 3. Im Feld»Steuernr.«als Text»neu«eintragen. Hinweis Die Lohnsteuer-Anmeldung kann nur mit einer gültigen Steuernummer elektronisch übermittelt werden. Wenn Sie die Steuernummer des Mandanten nach dem ersten Anmeldezeitraum in LOHN erfassen, müssen Sie die Lohnsteuer-Anmeldungen der vorhergehenden Anmeldezeiträume über»elsterformular«an das Finanzamt senden. Lohnsteuerzeitraum Jährlich Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: bis 1.080,00. Vierteljährlich Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: 1.080,00 bis 4.000,00. Monatlich Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: mehr als 4.000,00. Monatlich versetzt LOHN erstellt die Lohnsteuer-Anmeldung für den aktuellen Monat mit den Werten des Vormonats. Im ersten Monat, in dem die Option <Monatlich versetzt> gewählt wird, wird eine Lohnsteuer-Anmeldung mit 0,00 erstellt. Wenn nach einer Mandatsübernahme der erste Monat nicht mit 0,00 gemeldet werden soll, muss die Option <Monat mit 0,00 wurde bereits gemeldet> aktiviert werden. Nr Lohnsteuer-Zeitraum wechseln Pauschale Kirchensteuer Regelsteuersatz Für konfessionslose Arbeitnehmer wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet. Für konfessionsangehörige Arbeitnehmer wird die pauschale Kirchensteuer in Höhe des Regelsteuersatzes erhoben. Ermäßigter Steuersatz Für alle Arbeitnehmer (konfessionslos und konfessionsangehörig) wird die Kirchensteuer mit dem ermäßigten Steuersatz berechnet.

7 Seite Register»SV«Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln (Schätzlauf) Übermittlungstermin Übermittlungstermin für Beitragsnachweise ist der fünftletzte Bankarbeitstag (0 Uhr) im Abrechnungsmonat. Übermittlungstermine 2017: Nr Zentrale Datenübermittlung Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> nicht aktivieren Wenn die Höhe aller abzurechnenden Bezüge vor dem Fälligkeitstag bekannt ist, ist die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld nicht notwendig. Führen Sie eine Monatsberechnung bereits zum Übermittlungstermin durch und versenden Sie die Beitragsnachweise. Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> aktivieren Wenn die Höhe der abzurechnenden Bezüge vor dem Fälligkeitstag noch nicht bekannt ist, muss eine Schätzung der Beitragsschuld an die Krankenkasse übermittelt werden. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> und <Lohnbuchungen aus dem Vormonat kopieren>. Hinweis Beim Versenden an die Krankenkassen werden ausschließlich die voraussichtlichen Beitragsnachweise übertragen. Die voraussichtlichen Beitragsnachweise sind in den Allgemeinen Auswertungen entsprechend gekennzeichnet. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die endgültigen Beitragsnachweise erstellt. Die endgültigen Beitragsnachweise werden nicht an die Krankenkassen übertragen. Die endgültigen Beitragsnachweise dokumentieren ausschließlich die tatsächlichen Monatswerte. Nr Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Umlage Nr Umlageverfahren Sofortmeldung Nr Sofortmeldung

8 Seite Register»BG«Digitaler Lohnnachweis Nr Digitaler Lohnnachweis Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis Häufige Fragen zum»digitalen Lohnnachweis« Register»Arbeitszeit«Nr Arbeitszeiten Nr Mindestlohn 2.2. Mandanten-Krankenkassen Neuanlage einer Mandanten-Krankenkasse 1.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen«2.»Datei Neu«. 3. Entsprechende Krankenkasse aus der Übersicht der zentralen Krankenkassen mit Doppelklick auswählen. 4. Für den Mandanten abschließend die Umlagedaten angelegen. Mandanten-Krankenkassen löschen Es können nur Mandanten-Krankenkassen gelöscht werden, die in keinem Personalstamm hinterlegt sind. Geprüft werden alle abgeschlossenen Monate und Jahre. Info Beitragssätze 1. Mandanten-Krankenkasse markieren 2. <Info Beitragssätze> anklicken. Sie erhalten eine Übersicht über die aktuell gültigen und die alten Beitragssätze für die Krankenkasse.

9 Seite Personaldaten Personaldaten anlegen»stammdaten Personaldaten«. Nr Neueintritt eines Arbeitnehmers Hinweis Vortragswerte erfassen bei Mandatsübernahme Nr Lohnabrechnung aus Fremdsoftware übernehmen. Bezüge anlegen»stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Festbezüge bzw. Dialog«Festbezüge Gleichbleibende Bezüge Einmalige Zuwendungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld mit Eingabe des Monats Nettobezüge und Nettoabzüge Komforterfassung mit vorbelegten Lohnarten für VWL, Dienstwagen, Direktversicherung, Pensions- und Unterstützungskasse, Darlehen, Pfändung. Dialog In der Dialogerfassung werden Lohnbuchungen erfasst, die nur für den aktuellen Monat von Bedeutung sind (z. B. Stundenlöhne, Überstunden oder Urlaubstage). Nr Festbezüge, Dialog- und Stapelbuchungen

10 Seite Navigation LOHN Meine Favoriten beschreibt den Arbeitsablauf von oben nach unten: Laufende Tätigkeiten Auswertungen Abschließende Tätigkeiten Favoriten können individuell angepasst werden.

11 Seite Arbeitsablauf 4.1. Personaldaten Personaldaten anlegen bzw. kontrollieren und ändern. Vorabberechnung <Vorabberechnung> zur Kontrolle: Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge des Mitarbeiters am Bildschirm ELStAM Arbeitnehmer melden Bei Neueintritt eines Arbeitnehmers oder bei einer Mandatsübernahme müssen Sie den Arbeitnehmer melden. Dadurch erhalten Sie die aktuell gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Monatsberechnung. In LOHN werden die notwendigen Meldedaten automatisch durch die Anlage des Arbeitnehmers in den Personaldaten erstellt. ELStAM-Meldungen versenden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Nr ELStAM Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes Nr ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale 4.3. ELStAM abrufen»transfer ELStAM ELStAM abrufen«. Änderungen der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für Arbeitnehmer vor der endgültigen Monatsberechnung abrufen.

12 Seite Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln und einsehen 1.»Stammdaten voraussichtl. Beitragsschuld ermitteln«. 2. Berechnung einsehen:»stammdaten Allgemeine Auswertungen Beitragsnachweise«Nr Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld

13 4.5. Seite 13 Beitragsnachweise senden Hinweis Beim Versenden an die Krankenkassen werden ausschließlich die voraussichtlichen Beitragsnachweise übertragen. Die voraussichtlichen Beitragsnachweise sind in den Allgemeinen Auswertungen entsprechend gekennzeichnet. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die endgültigen Beitragsnachweise erstellt. Die endgültigen Beitragsnachweise werden nicht an die Krankenkassen übertragen. Sie dokumentieren ausschließlich die tatsächlichen Monatswerte. 1.»Meine Favoriten DEÜV-Dateien senden«. 2. Kontrollkästchen <Beitragsnachweise> anhaken.

14 Seite <Senden> anklicken. 4. Login-Daten zum Agenda-Rechenzentrum erfassen und bestätigen: Nr Zentrale Datenübermittlung 4.6. Monatsberechnung Wenn Ihnen die tatsächlichen Werte für die Lohnabrechnung vorliegen, pflegen Sie die Daten in die Personaldaten und Bezüge ein. Durch die Monatsberechnung werden die endgültigen Werte ermittelt. Die Differenzen zur voraussichtlichen Beitragsschuld werden automatisch in den Folgemonat vorgetragen. 1.»Meine Favoriten Monatsberechnung«. 2. Auswertungen einsehen:»meine Favoriten Allgemeine Auswertungen«. Hinweis Die Monatsberechnung kann zur Überprüfung der Auswertung beliebig oft angestoßen werden.

15 Seite Meldungen senden 1.»Meine Favoriten DEÜV-Dateien senden«. 2. Kontrollkästchen <Meldungen und Sofortmeldungen> aktivieren. 2. Schaltfläche <Senden>. Nr Zentrale Datenübermittlung

16 Seite Lohnsteueranmeldung versenden»meine Favoriten Bereitstellen LSt-Anmeldungen«Nr Lohnsteuer-Anmeldung 4.9. Lohnsteuerbescheinigung versenden und abholen Durch die Monatsberechnung werden automatisch alle erforderlichen Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. 1. Überprüfen: 2. Versenden:»Allgemeine Auswertungen Monats- bzw. Jahresordner LSt-BescheinigungenTransfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen«3. Lohnsteuerbescheinigungen müssen über die Anwendung ZDÜ abgeholt werden, bevor Sie an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden dürfen. Der erfolgreiche Datenaustausch mit der Finanzverwaltung wird anhand einer Transferticketnummer auf der Lohnsteuerbescheinigung offiziell bestätigt.»zdü: Bearbeitung Lohnsteuerbescheinigungen Register: Gesendete Lohnsteuerbescheinigungen Schaltfläche: Daten holen«. 4. Auswertungen: gungen«.»lohn: Allgemeine Auswertungen Monats- bzw. Jahresordner LSt-Bescheini- Nr Lohnsteuerbescheinigung ab Monatsabschluss durchführen Durch den Monatsabschluss wird der aktuelle Monat abgeschlossen.»meine Favoriten Monatsabschluss«. Der erfolgreich durchgeführte Abschluss wird durch eine Meldung angezeigt. Anschließend steht der Mandant im Folgemonat zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Daten des abgeschlossenen Monats können nicht verändert werden. Korrekturen sind nur über eine Nachberechnung möglich. Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr Nachberechnung Personaldaten Nr Nachberechnung Bezüge

17 Seite Jahreswechsel Durch den Monatsabschluss Dezember wechseln Sie automatisch in das Folgejahr. Jahresmeldungen Die SV-Jahresmeldungen werden mit der Monatsberechnung Januar des Folgejahres erstellt. Speicherort:»Allgemeine Auswertungen Vorjahresordner Jahresmeldungen«Übermittlung:»Transfer DEÜV-Dateien senden«lohnsteuerbescheinigungen Durch die Monatsberechnung Dezember werden automatisch die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen erstellt. Speicherort:»Allgemeine Auswertungen 12-Dezember LSt-Bescheinigungen«Übermittlung:»Transfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen«Lohnsteuerbescheinigungen versenden und abholen

18 Seite Weitere Funktionen 1. Stapelerfassung»Bearbeitung Stapelerfassung«Die Stapelerfassung eignet sich für die Erfassung von Lohnbuchungen mehrerer Mitarbeiter, die schwankende Bezüge haben (z. B. Stundenlohn). Nr Festbezüge, Dialog- und Stapelbuchungen 2. Lohnsteuerbescheinigungen»Transfer Bereitstellen Lohnsteuerbescheinigungen«Nr Lohnsteuerbescheinigung ab Kalender LOHN bietet einen Kalender, um Fehlzeiten und Produktivzeiten abzurechnen. Nr Kalender in Agenda LOHN Nr Arbeitszeitmodell und Arbeitszeitkonto 4. Mutterschaftsgeld Nr Mutterschaft in Agenda LOHN 5. AAG-Erstattungsanträge Nr AAG-Antrag erstellen und übermitteln 6. EEL-Bescheinigung Bescheinigung über Entgeltersatzleistungen erstellen und elektronisch an die Krankenkassen versenden. Nr Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) 7. BEA-Bescheinigung Nr Bescheinigungen Elektronisch Annehmen (BEA) 8. Insolvenzverfahren Nr Insolvenz des Arbeitgebers

19 Seite Pfändung Nr Normalpfändung 10. Zusatzmodul: Kug, Altersteilzeit, Pfändung, Bescheinigungswesen, AAG-Verfahren»LOHN Kug, ATZ, Bescheinigungswesen«ermöglicht die komfortable Abrechnung von: Altersteilzeit: Kurzarbeitergeld: Darlehen Nr Zusatzmodul: Altersteilzeit Nr Zusatzmodul: Kurzarbeitergeld Bescheinigungswesen zur Erstellung und Speichern von Formularen rund ums Personalwesen Lohnsteuer-Anmeldungen Besondere Lohnsteuerbescheinigungen Arbeitsbescheinigung (BEA) Ausbildungsbescheinigung Antrag auf Insolvenzgeld U. v. m. Nr Zusatzmodul: Bescheinigungswesen 11. Zusatzmodul: Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling Das Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«erstellt betriebswirtschaftliche Auswertungen wie Personalkosten im Mehrjahresvergleich, Gehaltsentwicklung, Berechnung von Rückstellungen im Personalbereich usw. Statistiken können grafisch ausgewertet, nach Microsoft Excel und Word übergeben, im PDF-Format gespeichert und per versendet werden. Nr Zusatzmodul: Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling 12. Zahlungen bereitstellen Nr Zahlungsverkehr in LOHN»Transfer Zahlungen bereitstellen«mit LOHN kann der Zahlungsverkehr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig abgewickelt werden. Bei der Monatsberechnung werden Zahlungen automatisch für alle Mitarbeiter, Finanzämter, Krankenkassen sowie sonstige Empfänger (Bausparkassen für VWL usw.) erzeugt. Sie können die Zahlungen: als SEPA-Datei erstellen für die Übermittlung über ein Banking-Programm (SFIRM, GENO-Lite). per Bank Online ausführen. auf SEPA-Zahlungsvordrucken ausgeben (Schecks, Überweisungen usw.) Bestellformular Nr Bestellung Formulare.

20 Seite Übergabe der Buchungen an FIBU LOHN bietet die Möglichkeit, Buchungen an FIBU, Excel oder DATEV zu übergeben. Nr Buchungsliste Agenda LOHN 14. Gegenstandswerte LOHN ermöglicht die Übergabe der Gegenstandswerte an Agenda HONORAR. Nr Bereitstellen Gegenstandswerte LOHN an HONORAR 15. Bank Online Mit Bank Online können Sie Zahlungen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt über das Agenda-Rechenzentrum ausführen. Nr Schnelleinstieg Bank Online 16. Auswertungen Online Mit Auswertungen Online stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Anwendungsbereich Personalwesen im Agenda-Rechenzentrum bereit. Ihr Mandant kann die Auswertungen von jedem PC, Tablet oder Smartphone (z. B. ipad oder iphone) mit Internetzugang aufrufen. Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version) 17. Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) Mit Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) stellen Sie Ihren Mitarbeitern Gehaltsdokumente online Verfügung. Der Arbeitnehmer kann seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem PC, Tablet oder Smartphone (z. B. ipad oder iphone) einsehen oder ausdrucken. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten. Nr Lohn- und Gehaltsdokumente Online (LGO) im Personal-Portal 18. Datensicherung Online Datensicherung Online ermöglicht einen umfassenden Schutz all Ihrer Datenbestände. Datensicherung Online kann Ihre bisherige Datensicherung auf Band vollkommen ersetzen und bietet Ihnen durch die externe Aufbewahrung ein Maximum an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Nr Datensicherung Online

21 Seite LOHN DRUCKSERVICE Mit dem LOHN DRUCKSERVICE werden Lohn- und Gehaltsdokumente über das Agenda-Rechenzentrum an das Rechenzentrum der Deutschen Post übermittelt. Die Post stellt die Lohn- und Gehaltsdokumente direkt an die Privatadresse des Arbeitnehmers zu. Folgende Lohn- und Gehaltsdokumente werden damit zugestellt: Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge Lohnsteuerbescheinigungen Sozialversicherungsmeldungen

22 Seite Hilfe Das HILFESYSTEM Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD. Empfehlungen für Agenda LOHN»Hilfe Infos für AnwenderHilfe Häufige FragenHilfe Online-SeminareHilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere An- wendungsberater gerne zur Verfügung.