Revisionssichere Archivierung: Das Ende der Papierberge?

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1 Revisionssichere Archivierung: Das Ende der Papierberge?

2 Bei dieser Publikation handelt es sich um allgemeine Informationen ohne Bezug auf konkrete Sachverhalte. Sie kann die Beratungsleistung eines Fachmanns nicht ersetzen. Der Inhalt wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte und Darstellungen wird keine Gewähr übernommen. 02

3 Einleitung Damm gegen die elektronische Dokumentenflut. Die steigende Flut elektronischer Dokumente ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Viele Betriebe erfüllen die Voraussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht. Die Zahl der Dokumente, die kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verwalten, steigt rasant. Während der klassische Post- und Faxversand rückläufig ist, wächst der Berg elektronischer Dokumente, wie etwa s, E- Mail-Anhänge, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen. Der Grund ist einleuchtend: Elektronische Dokumente machen vergleichsweise wenig Aufwand, denn Porto- und Materialkosten entfallen und sie sind deutlich schneller beim Empfänger. Während man bei Postaussendungen allein aus Kostengründen auf einen gepflegten Adressbestand achtet, spielt ein Empfänger mehr oder weniger beim -Versand keine Rolle. Hinzu kommen weitere Vereinfachungen wie etwa die entfallene Signaturpflicht für elektronische Rechnungen. Mehr Effizienz mit elektronischer Archivierung Da die wenigsten Unternehmen auf elektronische Kommunikation verzichten können, zieht dies zwangsläufig einen aufwendigen Parallelbetrieb von Papier- und elektronischen Archiven nach sich. Die einzige Möglichkeit, Ineffizienzen zu vermeiden, liegt darin, beide Archive auf elektronischer Basis zu konsolidieren. Dieser Schritt erscheint allein schon deshalb sinnvoll, weil sich der Geschäftsverkehr in den meisten Branchen künftig noch stärker auf die elektronische Schiene verlagern dürfte. Dieses Whitepaper fasst in aller Kürze die wichtigsten Fakten zusammen, die es beim Aufbau gesetzeskonformer Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme zu beachten gilt. Komplizierte Rechtslage Was vielen Betrieben nicht bewusst ist: Für s & Co. gelten mit Blick auf die Aufbewahrung grundsätzlich die gleichen strengen Regeln wie für herkömmliche Papierdokumente. Damit nicht genug, sind elektronische Dokumente grundsätzlich in der Form aufzubewahren, in der sie beim Unternehmen eintreffen. Einfach ausdrucken, abheften und vergessen genügt daher nicht. Hinzu kommt die weit verbreitete Unsicherheit darüber, welche Dokumente wie lange aufzubewahren sind. Entscheidend sind hierfür nicht nur steuer- und handelsrechtliche Regelungen, sondern beispielsweise auch EU-Richtlinien und branchenspezifische Besonderheiten. Während Geschäftsunterlagen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gelten bei Fragen der rechtlichen Beweissicherung häufig sehr viel weiter reichende Verjährungsregeln. So sind etwa Gebäudeskizzen unbefristet aufzubewahren. Wer hingegen Bewerbungsunterlagen ohne ausdrückliche Zustimmung dauerhaft archiviert, kommt schnell in Konflikt mit dem Datenschutz. 03

4 Vorteile der elektronischen Archivierung Die gute Seite der Aufbewahrungspflicht. Mit der elektronischen Archivierung erfüllen Betriebe nicht nur gesetzliche Vorgaben, sie verbessern gleichzeitig auch die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse. Es kommt nicht selten vor, dass gesetzliche Vorschriften, die auf den ersten Blick eher restriktiv wirken, Unternehmen am Ende entscheidende Vorteile bringen. Die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Geschäftsdokumente ist da keine Ausnahme. Grund hierfür ist die schlichte Tatsache, dass elektronische Prozesse in der Regel effizienter sind als herkömmliche Organisationsabläufe: Zugriffsberechtigungen lassen sich klar regeln. Mitarbeitern stehen automatisch nur jene Dokumente zur Verfügung, die für den jeweiligen Arbeitsbereich tatsächlich relevant sind. Elektronische Dokumente sind mit wenigen Handgriffen verteilt. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn mehrere Personen am Prozess beteiligt sind. Interne Abstimmungen und Genehmigungen verkürzen sich damit. Elektronische Aktivitäten bleiben nachvollziehbar. Während auf dem Papier aufwendige Aktenvermerke erforderlich sind, protokolliert ein elektronisches Archivsystem automatisch, wann ein Dokument weitergeleitet, geöffnet oder gar bearbeitet wurde. Auf elektronischer Basis lassen sich zeitlich parallel laufende Geschäftsfälle besser im Überblick behalten zum Beispiel mithilfe der Wiedervorlage. Digitale Informationen sind deutlich schneller als Papierbelege. Das sorgt für kurze Auskunfts- und Reaktionszeiten. 04

5 Archivierung rechnet sich Die Reihe der Pluspunkte lässt sich mit Kostenvorteilen bei der Archivierung oder der einfachen Erstellung von Sicherheitskopien beliebig fortsetzen. Unterm Strich lohnen sich Archiv- und Dokumenten- Management-Systeme für viele KMUs also allein schon aus Gründen der Prozesseffizienz. Passende Einstiegslösungen gibt es bereits für wenige hundert Euro, einem Preis, der selbst für Einzelkämpfer und Kleinbetriebe erschwinglich ist. Allerdings arbeiten nicht alle Lösungen in letzter Konsequenz auch gesetzeskonform. Denn die rechtlichen Anforderungen sind hoch. 05

6 Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung Alles, was Recht ist. Das Steuer- und Handelsrecht schreibt nicht nur vor, welche Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, sondern auch den betreffenden Zeitraum. Auch vom Leistungsvermögen digitaler Archivsysteme hat der Gesetzgeber konkrete Vorstellungen. Die gesetzliche Verpflichtung, Geschäftsunterlagen aufzubewahren, ergibt sich aus den steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften. Demnach sind nicht nur Belege, Rechnungen und Bilanzen zu archivieren, sondern auch die gesamte geschäftliche Korrespondenz, die in Zusammenhang mit Geschäftsanbahnungen steht. Hierzu gehören beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Entwürfe oder Ähnliches. Da es mitunter schwer ist, relevante von irrelevanten Unterlagen zu unterscheiden, archivieren viele Unternehmen sicherheitshalber alles. Wichtig zu wissen: Dem Gesetz ist es prinzipiell egal, ob Dokumente per Fax, oder auf dem Postweg das Unternehmen erreichen. Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht gibt es nicht. Zehn Jahre Aktenkeller Während Bilanzen, Rechnungen, Buchungsbelege und ähnliche im engen Zusammengang mit der Buchhaltung stehende Dokumente über zehn Jahre aufzubewahren sind, gilt für sonstige Geschäftsunterlagen die verkürzte Frist von sechs Jahren. Bitte beachten: Die Uhr beginnt erst in dem Kalenderjahr zu ticken, in dem die betreffenden Dokumente zum letzten Mal geändert werden. Da der Jahresabschluss in der Regel erst im Laufe des Folgejahrs erstellt wird, gilt die Aufbewahrungsfrist sogar länger als ein Jahr. Ein weiterer Hemmschuh sind vorläufige Steuerbescheide, denn Belege dürfen grundsätzlich nicht vernichtet werden, solange sie für die Steuerveranlagung von Bedeutung sind. Hohe Anforderungen an elektronische Archive Die Zutaten für ein funktionierendes Papierarchiv sind den meisten Menschen klar: Räumlichkeiten, Regale, Aktenordner und ein nachvollziehbares Ordnungssystem. Weit weniger klar sind die Anforderungen, die das Handelsund Steuerrecht an digitale Archive stellt. Grundsätzlich gilt, dass Dokumente, die originär elektronisch erstellt werden oder das Unternehmen auf elektronischem Weg erreichen, auch elektronisch zu archivieren sind. Allerdings reicht es nicht, die Dateien auf irgendeiner Festplatte zu versenken. Stattdessen verlangen die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), dass elektronische Geschäftsunterlagen folgendermaßen archiviert werden: vollständig sachlich richtig zeitgerecht ordentlich unveränderlich und nachvollziehbar Immerhin können Unternehmen den Datenträger des elektronischen Archivs frei wählen. Optische Medien sind ebenso zugelassen wie Festplattensysteme oder Bandlaufwerke. Da elektronische Geschäftsunterlagen bei Betriebsprüfungen ebenso relevant sind wie Papierdokumente, gibt es auch für diesen Zweck besondere Vorgaben: Nach den Regelungen zur elektronischen Betriebsprüfung (GdPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sind Unternehmen dafür verantwortlich, dass Betriebsprüfern jederzeit die benötigten Dokumente zur Verfügung stehen. Die Betriebsprüfer entscheiden dabei selbst, ob sie elektronische Belege direkt in den Systemen des Unternehmens, auf Basis vorbereiteter Auswertungen oder im Rahmen der Datenträgerüberlassung im maschinenlesbaren Format prüfen. Egal, welches Verfahren zum Einsatz kommt, die damit verbundenen Kosten trägt in jedem Fall das Unternehmen. Sehr viel schwerer wirkt hingegen ein ganz anderes finanzielles Risiko: Was ist, wenn das installierte Archivsystem den gesetzlichen Anforderungen nicht entspricht und der Betriebsprüfer die Buchhaltung als unschlüssig verwirft? Der Branchenverband Organisations- und Informationssysteme e.v. (VOI) fasst die praktische Relevanz der gesetz lichen Anforderungen unter dem Begriff Revisionssicherheit zusammen. Wer Wert auf gesetzeskonformes Arbeiten (Compliance) legt, sollte sich mit den praktischen Folgen der gesetzlichen Regelungen intensiv auseinandersetzen. 06

7 Begriff Revisionssicherheit Was bedeutet revisionssichere Archivierung in der Praxis? Dem Gesetz ist es egal, welche Software eingesetzt wird. Umgekehrt ist nicht jedes Archiv- und Dokumenten-Management-System automatisch revisionssicher. Einfach ausgedrückt, könnte man sagen, dass ein Archiv dann revisionssicher ist, wenn sämtliche handels- und steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Die elektronischen Dokumente müssen für einen langen Zeitraum zehn Jahre sind in der IT ein Jahrhundert gespeichert werden. Langzeitarchivierung ist somit eine wichtige Voraussetzung für ein revisionssicheres Archiv, aber bei Weitem nicht die einzige. Weitere Kriterien sind unter anderem: Ordnungsmäßigkeit: Bildschirmansichten und Reproduktionen müssen mit dem Original eins zu eins übereinstimmen. Zudem sollten Indizierung und Protokollierung die zeitliche sowie sachliche Bewertung des Dokuments erleichtern. Vollständigkeit: Auch ein elektronisches Archiv muss die geschäftlichen Abläufe lückenlos widerspiegeln. Dabei ist sicherzustellen, dass sich die Daten aus dem Archiv verlustfrei abrufen lassen. Verfügbarkeit: Auf die gespeicherten Dokumente sollte jederzeit zugegriffen werden können, zum Beispiel anlässlich einer kurzfristig angesetzten Betriebsprüfung. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind dabei natürlich einzuhalten. Unveränderbarkeit: Die archivierten Dokumente sind in einem Format zu speichern, das keine nachträglichen Änderungen erlaubt. Geschwindigkeit: Ebenso wie bei einem Papierarchiv müssen auch elektronisch gespeicherte Dokumente zeitnah recherchierbar sein. Eine Anforderung, die dank Volltextsuche von den meisten Systemen erfüllt wird. Zuverlässigkeit: Nicht mehr benötigte Dokumente sind aus Gründen der Vollständigkeit zum frühestmöglichen Zeitpunkt in das elektronische Archiv zu überführen. Penibel notiert die Verfahrensdokumentation Der einwandfreie Betrieb eines revisionssicheren Archivs ist die halbe Miete. Er reicht allerdings nicht ganz aus, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Hinzu kommt die obligatorische Verfahrensdokumentation. Darin sind beispielsweise Arbeits- und organisatorische Anweisungen zum Einsatz des Archivsystems oder Protokolle zu Systemänderungen und Datenmigrationen aufgeführt. Ist das Archivsystem nach bestehenden Standards wie beispielsweise den Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) zertifiziert, gehören die entsprechenden Prüfungsunterlagen ebenfalls zur Verfahrensdokumentation. Freie Wahl der Technologie Mit welcher Technologie die gesetzlichen Vorgaben umgesetzt werden, ist hingegen Sache des Unternehmens. Steuer- und Handelsrecht erwarten weder den Einsatz eines Archiv- noch eines Dokumenten-Management-Systems. Sie pochen lediglich auf die rechtlichen Vorgaben. Im Umkehrschluss bedeutet dies allerdings auch, dass nicht jedes Archiv- und Dokumenten-Management-System automatisch revisionssicher ist. Das gilt allein schon deshalb, weil der Begriff Revisionssicherheit nicht nur an technische sondern auch an organisatorische Voraussetzungen geknüpft ist. Allein die technischen Anforderungen werden längst nicht von jedem Archiv- und Dokumenten- Management-System unterstützt. Wer also auf der Suche nach einer passenden Software ist, sollte genau hinsehen. 07

8 Abschied vom Aktenkeller Revisionssichere Archivierung Weitere Tipps zur Softwareauswahl Wann dürfen Papierbelege entsorgt werden? Mehr als revisionssicher Entspricht das eingesetzte Archivsystem den gesetzlichen Anforderungen, dürfen digitalisierte Papierdokumente entsorgt werden. Eine entsprechende Bestätigung erteilte die Finanzverwaltung bereits Allerdings gilt auch hier: Keine Regel ohne Ausnahme. In einzelnen Fällen wie etwa im Bereich des Zolls kann es durchaus vorkommen, dass Papierbelege dennoch aufzuheben sind. Werden neben steuer- und handelsrechtlich relevanten Dokumenten auch andere Papiere digitalisiert, sind im Einzelfall zusätzliche rechtliche Anforderungen mit Blick auf die Beweissicherung zu beachten. Ein Archiv- oder Dokumenten-Management-System bringt mitunter erhebliche organisatorische Änderungen mit sich. Häufig muss nicht nur in entsprechende Software, sondern auch in zusätzliche technische Ausstattung wie beispielsweise Scanner, Speicher, Server oder Bildschirme investiert werden. Allein um das Papierarchiv aufzulösen oder den Betriebsprüfer zu beglücken, rentiert sich ein solcher Aufwand kaum. Anders sieht die Rechnung aus, wenn Unternehmen die Vorteile der digitalen Archivierung auch für das operative Geschäft nutzen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass neben der Revisionssicherheit weitere Kriterien bei Projektplanung und Softwareauswahl berücksichtigt werden. Technische und organisatorische Aspekte gehen dabei oft Hand in Hand. Welche Punkte dabei wichtig sind, hängt von der Unternehmensgröße, der Organisation und der betriebsspezifischen Situation ab. 1. Für die Ewigkeit geplant: Langfristige Archivierung Geschäftsunterlagen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren, in Einzelfällen sogar noch länger. Im IT-Markt ist es völlig unmöglich, die technische Entwicklung über einen derart langen Zeitraum vorauszuahnen. Archivsysteme sollten sich daher grundsätzlich flexibel auf technische Änderungen einstellen. Dabei spielen zum einen die Speichermedien eine Rolle: Weder Festplatten noch optische Medien halten ewig. Daher ist es sinnvoll, Daten in bestimmten Abständen auf neue Datenträger zu migrieren. Das gilt vor allem dann, wenn mit den Dokumenten aktiv gearbeitet wird. Ein weiterer Aspekt ist die Wahl des Datenformats: Es ist kaum zweckdienlich, - Archive in einem proprietären Format zu speichern und das passende Programm bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist künstlich am Leben zu erhalten. Speziell für Geschäftsdokumente bieten sich stattdessen Formate wie PDF, PDF/A, XML oder TIFF an, die über einen langen Zeitraum an allen erdenklichen Endgeräten also auch mobil gelesen werden können. Zu guter Letzt bereiten Standardformate bei einem späteren Systemwechsel kaum Probleme.

9 Weitere Tipps zur Softwareauswahl 2. Eines für alle: Einheitliche Archivierung im Unternehmen Oft wächst der Bedarf an elektronischer Archivierung in den Fachabteilungen etwa in der technischen Dokumentation oder im Rechnungswesen. Dass in mittelständischen Betrieben gleich mehrere Systeme im Einsatz sind, ist daher keine Seltenheit. Effizient sind derartige Insellösungen allerdings nicht. Sie führen zwangsläufig zu Systembrüchen, weil durchgängige Prozesse und einheitliche Formate fehlen. Zudem ist der Betrieb doppelter Strukturen in der Regel teurer als der einer Gesamtlösung. Zwar spricht beim Thema DMS nichts dagegen, die Technologie zunächst in einem abgegrenzten Bereich zu testen, doch sollte man nicht vergessen, die Systeme zu konsolidieren, sobald der Bedarf weite Teile des Unternehmens betrifft. 3. Auf alles vorbereitet: Lückenlose Archivierung Dokumente sind nicht nur aus steuerlichen Gründen zu archivieren. In vielen Branchen zum Beispiel bei Sicherheitstechnologie, in der Lebensmittelbranche oder im Gesundheitswesen müssen sich Prozesse und Sachverhalte noch Jahre, manchmal sogar Jahrzehnte später lückenlos rekonstruieren lassen. Mitunter gelten hier restriktivere Vorschriften als im Steuer- und Handelsrecht. Zudem steigt in vielen Betrieben das Volumen neuer Formate wie beispielsweise Chats, Multimedia-Dateien oder Social-Media-Streams. Ein modernes Archivsystem sollte darauf vorbereitet sein. Damit stellt sich gleich eine weitere Anforderung: Zugangsberechtigungen sollten den Bewegungsradius von Mitarbeitern und Betriebsprüfern auf das jeweilige Aufgabengebiet begrenzen. 4. Gute Verbindungen: Integrierte Archivierung Ein elektronisches Archiv wird dann zu einem Problem, wenn es Mitarbeiter in einem spürbaren Umfang zusätzlich belastet. Das ist etwa dann der Fall, wenn beispielsweise eine Ausgangsrechnung erst ins PDF-Format konvertiert, manuell verschlagwortet und anschließend per Hand ins Archiv übernommen werden muss. So etwas kostet nicht nur Zeit, sondern gerät im stressigen Betriebsalltag auch schnell in Vergessenheit. Die Folge: vorprogrammierte Lücken, mangelnde Verlässlichkeit und steuerrechtliche Probleme. Deshalb sollten Anbindungen und Schnittstellen zu geschäftskritischen Anwendungen die Archivierung weitgehend automatisieren. Zu den wichtigsten angrenzenden Systemen gehören beispielsweise die Unternehmenssoftware oder das -System. 5. Gesucht gefunden: Recherchestarke Archivierung Ein großer Pluspunkt der elektronischen Archivierung ist die komfortable Suche nach Informationen. Während man sich bei einem Papierarchiv mühsam durch Indizierung, Nummern und Regale quält, genügen bei elektronischen Archiven bereits wenige Tastaturanschläge. Dabei ist es egal, ob man gerade am Schreibtisch, im heimischen Garten oder am Flughafen sitzt. Komplexe Abfragen und übersichtliche Ergebnislisten fördern auch bei umfangreichen Dokumentenbeständen schnell die richtigen Ergebnisse zutage. Sind die Dokumente untereinander verknüpft, zum Beispiel wenn sie zu einem Projekt gehören, lassen sich komplexe Sachverhalte schnell rekonstruieren. Effiziente Suchfunktionen gehören mittlerweile zum Standard jedes Archivsystems. Dennoch lohnt es sich, Suchalgorithmen, Ergebnislisten und die Handhabung genauer unter die Lupe zu nehmen. 09

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11 Fazit Fazit: In kleinen Schritten zum Ziel Die Vision vom papierlosen Büro gibt es so lange, wie es PCs gibt. Möglicherweise bleibt sie eine Utopie, vielleicht dauert es einfach nur länger als gedacht, bis sie Realität wird. Fest steht, dass gerade kleine und mittelständische Betriebe auf dem Weg dorthin einen großen Schritt vorangekommen sind: Teils folgen sie dabei veränderten Rahmenbedingungen etwa bei der Prozessintegration mit größeren Kunden oder dem digitalen Datenaustausch mit Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern, teils der Erkenntnis, dass elektronische Prozesse ein hohes Rationalisierungspotenzial bergen. Letzteres sollte auch der Grund für die Einführung eines Archiv- oder Dokumenten-Management-Systems sein. Geht es hingegen lediglich darum, kaufmännische Belege digital bereitzuhalten und Betriebsprüfern das Leben zu erleichtern, dürfte die Amortisationszeit in vielen Fällen zu lang ausfallen. Von daher sollte die revisionssichere Archivierung ein Plus, ein Bonbon, ein Zusatznutzen sein nicht aber der eigentliche Investitionsgrund. Die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung setzen wie selbstverständlich eine sichere, reibungslos funktionierende technische Infrastruktur voraus. Ein Szenario, bei dem menschliches Fehlverhalten praktisch nicht vorkommt. Die Mechanismen, die erforderlich sind, um jedem Fehler im Vorfeld zu begegnen, können jedoch sehr aufwendig ausfallen. So aufwendig, dass es für kleinere Betriebe durchaus zweckmäßig sein kann, das Büro über weite Strecken papierfrei zu halten bis auf eine kleine, unbeugsame Insel im betrieblichen Rechnungswesen. Mit der elektronischen Archivierung ist es ein bisschen wie mit dem Bergsteigen: 90 Prozent der Wegstrecke lässt sich mit einem überschaubaren Einsatz bewältigen. Auf den letzten zehn Prozent steigt der Aufwand dann überproportional stark an. Für kleine und mittelständische Unternehmen macht es daher durchaus Sinn, den Gipfel der elektronischen Archivierung erst im Rahmen einer optionalen zweiten Ausbaustufe zu wagen. Auf diese Weise lässt sich das Gros des Einsparpotenzials schnell realisieren, ohne das Projekt durch hohe Anforderungen zu verteuern. Neben Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang sollte dabei vor allem die Integrationsfähigkeit im Fokus stehen. Arbeitet das Archiv lückenlos mit operativen Anwendungen wie der Unternehmenssoftware zusammen, erreichen Effizienzfortschritt und Mitarbeiterakzeptanz die höchsten Werte. 11

12 Internet: Sage ist ein börsennotiertes Unternehmen der britischen Sage Gruppe, einem weltweit führenden Dienstleister für betriebswirtschaftliche Software für kleine und mittlere Unternehmen. Seit mehr als 30 Jahren wollen wir unseren Kunden das Plus an Freiheit geben, mit dem sie erfolgreich sein können. Sage weiß, dass jedes Unternehmen anders ist. Deshalb bieten wir Produkte und Services an, die unterschiedlichste Bedürfnisse abdecken, einfach und komfortabel zu bedienen und sicher und effizient sind. Sage hat über sechs Millionen Kunden und mehr als Mitarbeiter in 24 Ländern: in Großbritannien und Irland, auf dem europäischen Festland, in Nordamerika, Südafrika, Australien, Asien und Brasilien. Mehr Informationen finden Sie unter Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: August 2013.