Projektron & Besondere Anforderungen an die Technische Dokumentation am Beispiel eines Herstellers für mittelstandsorientierte Software.

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1 Projektron & Besondere Anforderungen an die Technische Dokumentation am Beispiel eines Herstellers für mittelstandsorientierte Software Maik Dorl Maik Dorl, Frank Ully, Natalia Schall, Melanie Haug, Frank Mäser tekom-regionalgruppe Berlin-Brandenburg

2 Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl Vorstellung von Projektron und der Software BCS Maik Dorl, Geschäftsführer Von der Dokumentation zur Unternehmenskommunikation Frank Ully, Leiter Unternehmenskommunikation Technische Dokumentation bei der Natalia Schall, Technische Redakteurin Pause mit Getränken und Häppchen Website-Relaunch bei der Melanie Haug, Multimedia-Redakteurin Corporate Design: Grafikdesign über die Dokumentation hinaus Frank Mäser, Technischer Redakteur Rundgang durch die Firma 2 von 9

3 Softwarehersteller Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Produkt: Projektron BCS Projektmanagement-Software Gegründet: 2001 Mitarbeiter: 60 Kunden: über 350 in 9 Ländern Maik Dorl Standorte: Berlin, München, Hamburg, Trier, Nürnberg, Darmstadt, St. Gallen 3 von 9

4 Konzept Projektron BCS Konzept Projektron Business Coordination Software Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 4 von 9

5 Alle Daten unter einer Oberfläche Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 5 von 9

6 Jeder sieht seine Daten Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 6 von 9

7 Architektur Projektron BCS Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 7 von 9

8 Bekannte Kunden Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 8 von 9

9 Kunden aus der Dokumentation Konzept Module Zugriffsrechte Architektur Kunden Maik Dorl 9 von 9

10 Projektron & Besondere Anforderungen an die Technische Dokumentation am Beispiel eines Herstellers für mittelstandsorientierte Software Frank Ully Maik Dorl, Frank Ully, Natalia Schall, Melanie Haug, Frank Mäser tekom-regionalgruppe Berlin-Brandenburg

11 Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully Vorstellung von Projektron und der Software BCS Maik Dorl, Geschäftsführer Von der Dokumentation zur Unternehmenskommunikation Frank Ully, Leiter Unternehmenskommunikation Technische Dokumentation bei der Natalia Schall, Technische Redakteurin Pause mit Getränken und Häppchen Website-Relaunch bei der Melanie Haug, Multimedia-Redakteurin Corporate Design: Grafikdesign über die Dokumentation hinaus Frank Mäser, Technischer Redakteur Rundgang durch die Firma 2 von 28

12 Früher: Terminologie / Übersetzungen Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Bedienelemente, die aus Text bestehen, wurden mit einer Abbildung benannt Frank Ully 3 von 28

13 Früher: Formulierung Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Keine Formulierungsmuster, die gleiche Handlung wurde mit unterschiedlichen Wörtern ausgedrückt Frank Ully 4 von 28

14 Früher: Formulierung Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Beschreibungen statt Handlungen Frank Ully 5 von 28

15 Entwicklung Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully August 2007 bis Februar 2008: 2. Praxissemester und Einführung TCToolbox Seit September 2009: Eigene Dokumentationsabteilung Seit August 2010: Unternehmenskommunikation und Dokumentation Inzwischen 5 festangestellte Mitarbeiter (davon eine Mitarbeiterin in Elternzeit) Externe Mitarbeiter Praktikanten 6 von 28

16 Aufgaben Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Erstellen von Dokumentationen und Online-Hilfen Erstellen von Schulungshandbüchern Verwalten von Übersetzungen Betreuen der Website Bereitstellen und Umsetzen eines Corporate Design Verbessern der externen Kommunikation Verbessern der internen Kommunikation Pflegen der Unternehmensterminologie Frank Ully 7 von 28

17 Informationsprodukte Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Dokumentation, Kurz-, Einstiegsdokumentation Schulungshandbücher Online-Hilfe Produktbeschreibung Website Broschüren Newsletter Pressemitteilungen Frank Ully 8 von 28

18 Frank Ully

19 Frank Ully

20 Software Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully Quelle: Ovidius GmbH 11 von 28

21 Frank Ully

22 Frank Ully

23 Frank Ully

24 Software: Design und Grafik Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully 15 von 28

25 Software: Serverbasierte Textbausteine Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully 16 von 28

26 Frank Ully

27 Frank Ully

28 Software im Überblick Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully Redaktionssystem Ovidius TCToolbox 5.9 XML-Editor JustSystems XMetaL 6.0 Textbearbeitung Microsoft Word 2007 PDF-Erstellung Adobe Acrobat 9 Professional Terminologie acrolinx IQ Server 2.1 Screenshots TechSmith SnagIt 10 Grafik und Design Adobe Creative Suite 4 Website TYPO3 4.5 Textbausteine PhraseExpress 8.0 Translation Memory across Language Server von 28

29 Frank Ully

30 Frank Ully

31 Frank Ully

32 Auszeichnungen Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully 23 von 28

33 Auszeichnungen Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Frank Ully 24 von 28

34 Laufende Projekte und Ausblick Entwicklung Aufgaben Informationsprodukte Software Auszeichnungen Projekte Relaunch der Website Web-Marketing-Videos und Video-Tutorials Weiterer Ausbau von acrolinx IQ Weitere Umsetzung des Corporate-Design- Leitfadens Verbesserung der Online-Hilfe: Zugänglichkeit und Kontextsensitivität Gemeinsam mit Qualitätsmanagement: Verbesserung des Wiki-Systems Frank Ully 25 von 28

35 Frank Ully

36 Frank Ully

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und: Ich bin gespannt auf Ihre Fragen! Frank Ully

38 Technische Dokumentation bei der Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall Natalia Schall

39 Informationsprodukte: Schulungshandbuch und Dokumentation Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Schulungshandbücher Dokumentationen Natalia Schall 2 von 21

40 Informationsprodukte: Schulungshandbuch und Dokumentation Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Schulungshandbücher Print Verwendung: während und nach einer Schulung Eine Untermenge von Dokumentation Nur Kompaktinfos Höhere Priorität, schnellere Aktualisierung Dokumentationen PDF und Online-Hilfe Verwendung: nach oder statt einer Schulung Kompaktinfos Handlungsanleitungen Attributbeschreibungen Wiederverwendung von Schulungshandbüchern Natalia Schall 3 von 21

41 Werkzeuge: Ovidius TCToolbox + JustSystems XMetaL Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 4von 21

42 Redaktionssystem: Standardaufbau von Dokumentationen Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung B S D A Interne Bearbeitungshinweise Infos über die Dokumentation Allgemeine Infos zur Software-Funktion Natalia Schall Systemvoraussetzungen, Support usw. 5 von 21

43 Redaktionsleitfaden Produkte und Werkzeuge Vorgaben und Stilregeln: Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall Weitere Inhalte: Grafikerstellung Software-Bedienelemente Metadaten 6 von 21

44 Produkte und Werkzeuge: Auf den Punkt Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Single-Sourcing: eine Quelle, mehrere Produkte Cross-Media-Publishing: Word/PDF und HTML Natalia Schall Standardisierung durch Redaktionsleitfaden und Strukturvorgaben 7 von 21

45 Prozesse (1): Dokumentation = Aufgabe Beispiel: Dokumentationen für das Release 6.22 Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall

46 Prozesse (2): Standard-Workflow Recherche Bearbeitung Lektorat Publikation Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 9 von 21

47 Prozesse (3): Aus der Sicht des Redakteurs Aktuelle Workflow-Schritte: Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 10 von 21

48 Prozesse: Auf den Punkt Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Projektmanagement komplett in Projektron BCS Vorlagen für Aufgaben, Workflows und Checklisten Persönliche Arbeitsorganisation der Redakteure Natalia Schall 11 von 21

49 Exkurs: Eine kleine Scrum-Fibel Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall Scrum: Software-Entwicklung in H User Story B einer zu entwickelnden Software- Funktion Sprint: dreiwöchige Entwicklungsphase Scrum-Sprint-Demo: Vorstellung der Ergebnisse eines Sprints 12 von 21

50 Scrum und Dokumentation (1): Verbesserter Informationsfluss Regelmäßig: Sprint-Demo und Doku-Sprint-Demo Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 13 von 21

51 Scrum und Dokumentation (2): Neue Informationsquelle Direkt an der Quelle: User Storys Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 14 von 21

52 Scrum und Dokumentation (3): Übersichtlichere Planung Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Jeden Monat: Redaktionsbesprechung Natalia Schall Einmal pro Release: Aufgabenplanung 15 von 21

53 Scrum und Dokumentation: Auf den Punkt Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Mehr Transparenz Bessere Kommunikation Fester Ablauf Natalia Schall 16 von 21

54 Sprachliche Qualitätssicherung (1): acrolinx IQ Terminologiedatenbank Produkte und Werkzeuge Prozesse Wichtige Datenbankfelder Status Prozess-Status Sachgebiet = Verwendungskontext Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 17 von 21

55 Sprachliche Qualitätssicherung (2): acrolinx IQ Sprach- und Terminologiekontrolle Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Grammatik Stil Natalia Schall Terminologie 18 von 21

56 Sprachliche Qualitätssicherung (2): acrolinx IQ Sprach- und Terminologiekontrolle Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Natalia Schall 19 von 21

57 Ausblick: Was steht an? Produkte und Werkzeuge Prozesse Scrum und Dokumentation Sprachliche Qualitätssicherung Autorenunterstützung durch Wiederverwendung von Texten Terminologiedatenbank auch für die Entwicklerdokumentation XML-Editor: Direktlinks zu Formulierungsmustern Natalia Schall 20 von 21

58 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und: Ich bin gespannt auf Ihre Fragen! Natalia Schall

59 Website-Relaunch bei der Von den ersten Skizzen bis zum fertigen Internetauftritt Melanie Haug Melanie Haug

60 Warum relaunchen wir? Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design 6 Jahre Entwicklung im Web Umfang Zugriff Übergabe Textgestaltung Design und Technik modernisieren Inhalte optimieren Usability verbessern Melanie Haug 2 von 30

61 Für wen? Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Interessenten Navigation Design Übergabe Textgestaltung Kunden Bewerber www Presse Netzwerk Mitarbeiter Melanie Haug 3 von 30

62 Architektur Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 4 von 30

63 Leichter finden und Platz für Neues Grundlegendes Architektur Startseite Seitenaufbau Navigation Design Projektron BCS Schulungen und Beratungen Referenzen und Partner Über uns Kontakt Übergabe Textgestaltung Startseite Projektron BCS Service Referenzen Über uns Neuigkeiten Melanie Haug 5 von 30

64 Seitenaufbau Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 6 von 30

65 Seitenklassen: Systematisch aufgebaut Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Vorgehen Einteilung anhand der Seitenfunktion Festlegungen zum Aufbau und Einsatz Festlegung von Modulen Vorteile Konsistenter Aufbau Einfache Orientierung Erleichterte Pflege Melanie Haug 7 von 30

66 Beispiel: Einstiegsseiten in den Rubriken Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 8 von 30

67 Die neue Seitenklasse Übersicht Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 9 von 30

68 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 10 von 30

69 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 11 von 30

70 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 12 von 30

71 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 13 von 30

72 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 14 von 30

73 Eine weitere Seitenklasse: Thema Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 15 von 30

74 Navigation Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug Quelle: S. Hofschlaeger / pixelio.de 16 von 30

75 Was kennzeichnet unsere Linkklassen? Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Pro Sprungzieltyp eine Linkklasse PDFs Externe Seiten Detailinformationen Verwandte Themen Offensichtliche Kennzeichnung der Linkklasse Keine Links im Fließtext Feste Positionen Melanie Haug 17 von 30

76 Sprung mit Zielangabe: Linkklassen Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 18 von 30

77 Übersichtlich: Aufklappbare Navigation Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 19 von 30

78 Einfach zurück: Pfadnavigation Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 20 von 30

79 Design Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 21 von 30

80 Melanie Haug

81 Melanie Haug

82 Melanie Haug

83 Übergabe mit Lastenheft Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 25 von 30

84 Textgestaltung Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 26 von 30

85 Stil: Argumentativ und aktiv Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Adjektive Interpunktion Ellipsen Direkte Ansprache und Szenarien Ergonomisch. Transparent. Effizient. Setzen Sie auf die richtigen Projekte: Mit [...] Ist der Besprechungsraum frei? Sind Firmenwagen und Laptop einsatzbereit? Ein Blick in den Projektron BCS- Terminkalender [...] Melanie Haug 27 von 30

86 Keywords: Damit wir gefunden werden Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Projektleiter oder Projektmanager? Melanie Haug 28 von 30

87 Die richtige Position für Keywords Grundlegendes Architektur Seitenaufbau Navigation Design Übergabe Textgestaltung Melanie Haug 29 von 30

88 Vielen Dank! Melanie Haug

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