Das REISEKOSTENRECHT I. DIENSTREISEN VON ARBEITNEHMERN. BdSt-Ratgeber-Reihe Nr. 11 Stand: 1. Januar Erste Tätigkeitsstätte

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1 BdSt-Ratgeber-Reihe Nr. 11 Stand: 1. Januar 2017 Das REISEKOSTENRECHT Steuerzahler, die aus beruflichen Gründen viel unterwegs sind, müssen die steuerlichen Regeln bei Dienst- und Geschäftsreisen beachten. Für Arbeitnehmer gibt es höchstens eine Tätigkeitsstätte je Arbeitsverhältnis mit beschränktem Werbungskostenabzug, bei Selbständigen ist der Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit entscheidend. An allen übrigen Orten, an denen der Steuerzahler tätig wird, liegt eine Dienst - bzw. Geschäftsreise vor. Welche Reisekosten hierbei geltend gemacht werden können, wird nachfolgend erläutert. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten Ein steuerlicher Ansatz dieser Aufwendungen/Kosten ist allerdings nur dann zulässig, wenn sie durch eine beruflich veranlasste Dienstreise bzw. eine Geschäftsreise entstehen. I. DIENSTREISEN VON ARBEITNEHMERN Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Sie ist auch gegeben, wenn ein Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise keine erste Tätigkeitsstätte hat oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Erste Tätigkeitsstätte Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (Unternehmen im gleichen Konzern) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. eines Kunden), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Tätigkeitsstätte ist eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten. Allerdings bestimmt die Finanzverwaltung, dass auch Baucontainer, die z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen sich z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden, ebenfalls ortsfeste betriebliche Einrichtungen darstellen und damit zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers werden können. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist keine Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber das Arbeitszimmer vom Arbeitnehmer anmietet. Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie durch die Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers bestimmt, die diese konkretisieren. Dabei zählen zu den arbeitsrechtlichen Weisungen alle schriftlichen aber auch mündlichen Absprachen oder Weisungen. Ist der Arbeitnehmer Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 1

2 einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Steuerrechtlich nicht anerkannt wird allerdings, dass der Arbeitnehmer einer Einrichtung arbeitsrechtlich (formal) zugeordnet wird, ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung auch nicht in geringem Umfang tätig werden soll. Ein Tätigwerden in ganz geringem Umfang reicht aber schon aus. Dabei darf ke ine Zuordnung aus rein steuerlichen Überlegungen heraus getroffen werden. Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und sonstigen, mitarbeitenden Familienangehörigen ist entscheidend, ob die getroffenen Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten. Die dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers muss vom Arbeitgeber dokumentiert werden. Die Zuordnungsentscheidung muss auf Dauer angelegt sein. Von einer dauerhaften Zuordnung wird gesprochen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses (z.b. bei befristeten Arbeitsverträgen) o- der über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll (Prognoseentscheidung). Die Zuordnung bis auf Weiteres gilt als dauerhaft. Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage o- der mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestä tigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen o- der ähnliches abzuholen oder abzugeben, ist hingegen nicht ausreichend und somit zur Festlegung als erste Tätigkeitsstätte unbeachtlich. Je Arbeitsverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitstätte. Liegen die oben genannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige Tätigkeitstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt. Fehlt es an dieser Bestimmung oder ist sie nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Die Fahrten zu weiter entfernt liegenden Tätigkeitsstätten sind in diesem Fall als Auswärtstätigkeit zu sehen. Als erste Tätigkeitsstätte wird auch eine Bildungseinrichtung behandelt, die zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Dies gilt nicht für Werkstudenten oder Studenten/Azubis in einer dualen Ausbildung, hier trifft der Arbeitgeber die Entscheidung, welche Tätigkeitsstätt e erste Tätigkeitsstätte ist. Fahrtkosten Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen zu verstehen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei der Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels ist der gezahlte Fahrpreis maßgebend. Fährt ein Arbeitnehmer mit seinem Auto, dann sind die Kfz-Kosten anteilmäßig (Anteil der beruflich gefahrenen Kilometer zu den Gesamtkilometern) anzusetzen. Anstelle eines Einzelnachweises der tatsächlichen Gesamtkosten können dabei die Fahrtkosten mit pauschalen Kilometersätzen geltend gemacht werden. Es werden für den Fahrtkilometer folgende Pauschsätze gewährt: bei einem Personenkraftwagen 0,30 Euro für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 2

3 Liegt eine Dienstreise vor, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten auch steuerfrei ersetzten. In diesem Fall kann sie der Arbeitnehmer nicht (noch einmal) als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Es besteht aber die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer den Teil der Fahrtkosten in seiner Steuererklärung geltend macht, die über den steuerfreien Ersatz des Arbeitgebers hinausgeht. Ob eine Dienstreise oder Fahrten Wohnung erste Tätigkeitsstätte vorliegt, ist vor allem deshalb entscheidend, da für die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur die einfache Entfernung (Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale) mit 0,30 Euro je Entfernungskilometer abgerechnet, bei einer Dienstreise jedoch die Hin- und Rückfahrt pauschal mit 0,30 Euro je Kilometer bzw. mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden kann. Sammelpunkt Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat aber einen vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort, an dem er sich aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Festlegungen regelmäßig einzufinden oder von dem aus er seine dienstlichen Tätigkeiten regelmäßig aufzunehmen hat, so kann er die Fahrten von seiner Wohnung dorthin entgegen der früheren Regelung nur mit der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) als Werbungskosten berücksichtigen. Weiträumiges Arbeitsgebiet Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet auszuüben, gilt dies für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls. Hat der Arbeitnehmer das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus zu betreten oder zu befahren, so ist für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Zugang zu dem weiträumigen Arbeitsgebiet nur die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) zu berücksichtigen. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist aus Vereinfachungsgründen nur für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang die Entfernungspauschale zu berücksichtigen; für die Fahrten von der Wohnung zu den weiter entfernten Zugängen können hingegen die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenmitarbeiter und Forstarbeiter tätig. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets oder für Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang, sind die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die Kilometerpauschalen für die gefahrenen Kilometer zu berücksichtigen. Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen. Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten sowie den steuerfreien Arbeitgeberersatz hat diese Festlegung keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und damit auswärts tätig wird. Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungsmehraufwendungen dürfen bei einer Auswärtstätigkeit nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig. Maßgebend ist allein die Dauer der Abwesenheit an dem Kalendertag, an dem eine Dienstreise durchgeführt wird. Für die Inanspruchnahme der eintägigen Verpflegungspauschale wird eine Abwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden vorausgesetzt. Ferner wird unterschieden zwischen mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten und eintägigen auswärtigen Tätigkeiten ohne Übernachtung: Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 3

4 Dauer der Abwesenheit Für jeden Kalendertag an dem der Steuerzahler 24 Stunden auswärtig tätig ist Bei Übernachtung: An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit) je Bei eintägiger Dienstreise ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschbetrag Der Arbeitgeber kann diese Pauschalen im Rahmen einer Reisekostenabrechnung direkt steuerfrei an den Arbeitgeber auszahlen. Ist der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, können die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeit zusammengerechnet und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist Erhält ein Arbeitnehmer bei einer Dienstreise übliche Mahlzeiten (nicht mehr als 60 ) von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich, dann werden die Pauschalen für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent des Betrags der Verpflegungspauschalen für eine 24-stündige Abwesenheit gekürzt. Dies entspricht im Inland für ein Frühstück 4,80 Euro sowie für ein Mittagund Abendessen je 9,60 Euro. Sofern dem Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen die Verpflegungspauschalen zustehen würden, muss die Mahlzeit nicht mit dem Sachbezug versteuert werden. Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Lediglich Chipstüten, Salzgebäck und vergleichbarer Knabbereien stellen keine Mahlzeiten dar. Diese Regelung ist seit dem 1. Januar 2015 anzuwenden. Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.b. belegte Brötchen, Kuchen, Obst) der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag - oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Es ist sogar unbeachtlich, ob der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit überhaupt isst. Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn Reisekostenvergütungen wegen dieser Mahlzeiten einbehalten bzw. gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert (amtlicher Sachbezugswert: Frühstück 2017: 1,70 ; Mittag- und Abendessen 2017: je 3,17 ) werden. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit erfolgt in dieser Höhe keine Kürzung. Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer übliche Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellt, muss er zwingend auf der Lohnsteuerbescheinigung den Kennbuchstaben M bescheinigen. Achtung: Sofern das Betriebstättenfinanzamt für steuerfrei gezahlte Vergütungen eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit (bis max. 2017) keine Bescheinigung des Großbuchstabens M nötig. BEISPIEL: Der Arbeitnehmer ist auf einer dr eitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen. Es muss kein geldwerter Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 4

5 Anreisetag Abreisetag Vorteil für die Mahlzeiten versteuert werden. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen: Zwischentag Gesamt 12,00 Euro 12,00 Euro 24,00 Euro 48,00 Euro Kürzung 28,80 Euro 2 x 4,80 Eur Frühstück, 2 9,60 Euro Mittag-/Abend essen verbleiben 19,20 Euro Werbungskosten Der Arbeitnehmer kann 19,20 Euro als Werbungskosten bei seiner Steuererklärung geltend machen. Alternativ könnte ihm der Arbeitgeber 19,20 Euro steuerfrei als Reisekostenerstattung auszahlen. Dreimonatsfrist Bei derselben längerfristigen Dienstreise ist die Steuerfreiheit von Verpflegungspauschalen bzw. der Werbungskostenabzug auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine Unterbrechung dieser Auswärtstätigkeit führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Es ist unerheblich, aus welchem Grund (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird. Hat der Arbeitnehmer keine Tätigkeitsstätte (z. B. Fahrtätigkeit), gelten die Beschränkungen der Dreimonatsfrist nicht, Verpflegungsmehraufwendungen können auch darüber hinaus geltend gemacht werden. Übernachtungskosten Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, so sind die Aufwendungen maßgebend, die für ein Einzelzimmer im selben Haus entstanden wären, dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitnehmer in keinem Dienstverhältnis stehen. Führt auch die weitere Person eine Dienstreise durch, so sind die tatsächlichen Unterkunftskosten gleichmäßig aufzuteilen. Bei längerfristigen Dienstreisen an derselben Tätigkeitsstätte sind nach 48 Monaten Kosten für die Unterkunft nur noch in Höhe von höchstens Euro im Monat abzugs - bzw. erstattungsfähig. Von einer längerfristigen Dienstreise an derselben Tätigkeitsstätte ist auch auszugehen, wenn diese nicht arbeitstäglich aufgesucht wird. Es genügt auch, wenn an der Tätigkeitsstätte über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus regelmäßig infolge der beruflichen Tätigkeit z. B. einmal oder mehrmals wöchentlich übernachtet wird. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert. Aus welchem Grund (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird ist unerheblich. Übernachtungskosten können nur dann als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn ein Einzelnachweis der Kosten vorliegt. Eine Pauschalierung ist nur zulässig, wenn der Arbeitgeber Übernachtungskosten erstattet. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen bei der Arbeitgebererstattung anstelle eines Einzelkostennachweises Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) angesetzt werden (siehe Übersicht im Anhang). Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 5

6 Wird in einer Hotelrechnung für Unterkunft und Frühstück nur ein Gesamtpreis ausgewiesen und kann der Frühstückspreis nicht festgestellt werden, dann erfolgt eine pauschale Kürzung der Reisekosten, bei einer Übernachtung im Inland ist eine Kürzung um 4,80 Euro vorzunehmen. Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten (z. B. Business-Package ) für Nebenleistungen ausgewiesen, ohne dass der Preis für das Frühstück zu erkennen ist, so ist die Kürzung in Inland um 4,80 Euro auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten zu behandeln. Dies ist allerdings ausgeschlossen, wenn in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen (z.b. für Pay-TV, private Telefonate, Massagen) enthalten sind. Reisenebenkosten Zu den Reisekosten, die steuerlich angesetzt werden können, gehören schließlich noch die Reisenebenkosten. Diese Kosten, die in den Richtlinien nur beispielhaft genannt sind (z. B. Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Trinkgelder, Parkgebühren, Telefonkosten), können nur in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Pauschbeträge gibt es für die Reisenebenkosten nicht. Auslandsreisen Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die der Bundesfinanzminister im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekannt gibt. Die Übersicht im Anhang enthält die Pauschbeträge, die bei Auslandsdienstreisen ab dem angesetzt werden dürfen. Steuereffekt Arbeitnehmer können die vorgenannten Reisekosten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten, geltend machen. Das ist allerdings nur möglich, soweit die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt wurden. Die steuerfreie Erstattung von Reisekosten kommt wiederum nur in Betracht, soweit der Arbeitgeber Reisekosten im Rahmen der vorgenannten Regelung vergütet. Beim Ansatz von Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen als Werbungskosten ist ein Nachweis der tatsächlichen Kosten erforderlich. Pauschbeträge für Übernachtungen werden anders als bei der Arbeitgebererstattung - nicht mehr anerkannt. Bei der steuerlichen Auswirkung von Reisekosten ist daran zu denken, dass sich Reisekosten als Werbungskosten nur dann steuermindernd auswirken, wenn sie - ggf. mit anderen Werbungskosten - den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von überschreiten. II. GESCHÄFTSREISEN FÜR UNTERNEHMER Wird ein Selbständiger vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit (Betriebstätte) entfernt tätig, liegt eine Geschäftsreise vor. Betriebstätte Unter Betriebstätte ist die von der Wohnung getrennte dauerhafte Tätigkeitsstätte des Selbständigen zu verstehen, das heißt eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Selbständigen, des Auftraggebers oder eines vom Auftraggeber bestimmten Dritten, an der o- der von der aus die Tätigkeit dauerhaft ausgeübt wird. Es kann also im Sinne des Reisekostenrechts für den Selbständigen eine Betriebstätte auch beim Auftraggeber vorliegen, auch wenn der Steuerzahler hierüber keine Verfügungsmacht hat. Ein häusliches Arbeitszimmer ist keine Betriebstätte. Die Betriebstätte besteht dann dauerhaft, wenn die Tätigkeit dort unbefristet, für eine Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 6

7 Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten oder für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll. Für die Prognose der voraussichtlichen Dauer kann auf die Dauer des Auftragsverhältnisses abgestellt werden. Wird dieses später verlängert, ist die Prognose für die Zukunft neu zu stellen; bereits vergangen Zeiträume sind in die Prüfung des 48-Monatszeitraums nicht einzubeziehen. Mehrere Betriebstätten Übt der Steuerzahler seine betriebliche Tätigkeit an mehreren Betriebstätten aus, ist die erste Betriebstätte anhand quantitativer Merkmale zu bestimmen. Erste Betriebstätte ist die Tätigkeitsstätte, an der der Steuerzahler normalerweise arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Treffen diese Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten zu, ist die der Wohnung des Steuerzahlers näher gelegene Tätigkeitsstätte erste Betriebstätte. Eine Tätigkeitsstätte muss nicht Betriebstätte sein. Wird der Steuerzahler typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten, die keine Betriebstätten sind tätig, sind die Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte im Grundsatz unbeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Hat der Steuerzahler keine erste Betriebstätte, sucht er aber nach den Auftragsbedingungen dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise täglich auf, kann er für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und dem nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet nur die Entfernungspauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) als Betriebsausgaben geltend machen. Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Fahrtkosten geltend machen. Für die Fahrten von der Wohnung zur ersten Betriebstätte kann lediglich die Entfernungspauschale angesetzt werden. Für alle anderen Fahrten auch für die Fahrten zwischen verschiedenen Betriebstätten sind die tatsächlich für ein Privatfahrzeug entstandenen Kosten oder alternativ die Fahrtkostenpauschale (0,30 Euro für den gefahrenen Kilometer) anzusetzen. Dies gilt nicht, wenn ein Betriebs-Pkw verwendet wird. Übernachtungskosten sind nur in tatsächlich entstandener Höhe abzugsfähig, ein pauschaler Ansatz ist nicht möglich. Für die Verpflegung während der Geschäftsreise darf der Unternehmer nur die Verpflegungspauschelen geltend machen, der Abzug der tatsächlich entstandenen Kosten ist für die Einkommensteuer ausgeschlossen. Bei Rechnungen, in denen der Preis für die Verpflegung nicht gesondert ausgewiesen ist (z. B. Tagungspauschalen), sind die Verpflegungspauschalen im Inland für ein Frühstück um 4,80 Euro, für ein Mittag- bzw. Abendessen um 9,60 Euro zu kürzen. Die Verpflegung s- pauschalen müssen nicht gekürzt werden, wenn dem Selbständigen von dritter Seite Mahlzeiten unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden, weil er z. B. von seinem Geschäftspartner zum Essen eingeladen wird oder wenn er selbst bei seiner Geschäftsreise Geschäftspartner zum Essen einlädt. Abzugsfähige Kosten Die unter I. für Arbeitnehmer dargestellten Grundsätze zu den Reisekosten sind sinngemäß für die Selbständigen anzuwenden. So kann auch der Selbständige im Grundsatz Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 7

8 Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschbetrag für Übernachtungskosten Land bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag Albanien Andorra Belgien Bosnien und Herzegowina Bulgarien China Chengdu Hongkong Kanton Peking Shanghai im Übrigen Dänemark Estland Finnland Frankreich Lyon Marseille Paris sowie die Departements 92[Hauts-de-Seine], 93 [Seine- Saint- Denis] und 94 [Val-de- Marne] Straßburg im Übrigen Griechenland Athen im Übrigen Irland Island Italien Mailand Rom im Übrigen Japan Tokio im Übrigen Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 8

9 Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschbetrag für Übernachtungskosten Land bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kanada Ottawa Toronto Vancouver im Übrigen Kosovo Kroatien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Mazedonien Moldau, Republik Monaco Montenegro Niederlande Norwegen Österreich Polen Breslau Danzig Krakau Warschau im Übrigen Portugal Rumänien Bukarest im Übrigen Russische Föderation Jekatarinenburg (außer Moskau Gästewohnungen der Deutschen (außer St. Gästewohnungen Petersburg Botschaft) der Deutschen im Übrigen Botschaft) San Marino Schweden Schweiz Genf im Übrigen Serbien Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 9

10 Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschbetrag für Übernachtungskosten Land bei einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Slowakische Republik Slowenien Spanien Barcelona Kanarische Inseln Madrid Palma de Mallorca im Übrigen Tschechische Republik Türkei Istanbul Izmir im Übrigen Ukraine Ungarn Vatikanstaat Vereinigte Staaten von Amerika (USA) Atlanta Boston Chicago Houston Los Angeles Miami New York City San Francisco Washington, D. C im Übrigen Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland London im Übrigen Weißrussland Zypern Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerzahler vor Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Weitere Steuerratgeber finden Sie im Mitgliederbereich von Herausgeber: Bund der Steuerzahler Deutschland e. V., Reinhardtstraße 52, Berlin 10