ECDL Tabellenkalkulation BF88-4EAB-D44C. mit Windows 10 und Excel 2016 Syllabus 5.0. Peter Wies. 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Oktober 2016

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1 Webcode BuchPlus-Medien BF88-4EAB-D44C Peter Wies. Ausgabe,. Aktualisierung, Oktober 206 ISBN ECDL Tabellenkalkulation mit Windows 0 und Excel 206 Syllabus 5.0 ECDL-EX206-5

2 I ECDL Tabellenkalkulation mit Windows 0 und Excel 206 Vorwort/Lernziele 4 Bevor Sie beginnen 7 Schnelleinstieg Excel kennenlernen 8. Was ist Excel? 8.2 Excel starten 9.3 Daten eingeben und berechnen 0.4 Daten formatieren 5.5 Diagramm erstellen 6.6 Tabelle und Diagramm drucken 7.7 Excel beenden 8 Erste Schritte mit Excel 2 Grundlegende Techniken 9 2. Excel-Fenster im Überblick Menüband verwenden Feld Was möchten Sie tun? nutzen Daten im Tabellenblatt eingeben Datums- und Zeitangaben eingeben Zellinhalte verändern und löschen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Zellen markieren Aktionen rückgängig machen Arbeitsblätter drucken Arbeitsmappen speichern und schließen Arbeitsmappen erzeugen und öffnen Übung 34 3 Mit Formeln arbeiten Aufbau und Eingabe von Formeln Funktion SUMME Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Formeln bearbeiten Übung 42 Tabellengestaltung und -aufbau 4 Zellen formatieren Basiswissen Formatierung Schriftarten und Schrifteigenschaften festlegen Zellinhalte ausrichten, einrücken und drehen Zeilenumbrüche und verbundene Zellen Rahmen und Linien nutzen Füllfarbe bzw. -muster zuweisen Zahlen formatieren Datums- und Uhrzeitformate zuweisen Tipps zum Formatieren Übung 56 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben Wiederholen und automatisches Vervollständigen Verschieben und Kopieren mit der Maus Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage Ausfüllfunktion nutzen Mit der Blitzvorschau arbeiten * Relative, absolute und gemischte Bezüge Übungen 67 6 Tabellenansicht und -struktur bearbeiten 7 6. Tabellen sortieren Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden * Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen Übung 76 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten Aufbau und Eingabe von Funktionen Auswahl einfacher Funktionen Mit einfachen Funktionen rechnen Funktionsbibliothek verwenden Übung 84 8 Fehler in Formeln finden und korrigieren Fehler in Formeln finden * Fehlerwerte in Formelzellen Formelüberwachung verwenden * Übung 90 9 Spezielle Funktionen einsetzen 9 9. Verschachtelte Funktionen erstellen * Mit der WENN-Funktion arbeiten Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen * SVERWEIS und WVERWEIS * 95 2 HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9.5 Nützliche mathematische Funktionen * Übungen 98 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen 0 Diagramme erstellen und gestalten Basiswissen Diagramme Empfohlene Diagramme erstellen Diagramm mit bestimmtem Diagrammtyp erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagrammobjekts ändern Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Diagramm mit einem Schnelllayout gestalten Diagrammformatvorlagen verwenden Übung Diagramme individuell bearbeiten 2. Basiswissen Diagrammbearbeitung 2.2 Diagrammelemente markieren und bearbeiten 3.3 Diagrammelemente formatieren 4.4 Diagramme beschriften 7.5 Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften 8.6 Inhalt/Formatierung von Beschriftungen ändern 20.7 Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern 2.8 Diagramme drucken 23.9 Übung 24 Tabellen und Arbeitsmappen 2 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken Druckseiten mit der Druckvorschau kontrollieren Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen Erweiterte Druckeinstellungen festlegen Seitenumbrüche definieren * Kopf- und Fußzeilen Spalten- und Zeilentitel festlegen Übung 34 3 Arbeitsmappen effektiv nutzen Mit Arbeitsmappen arbeiten Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen * Zellbezüge auf andere Tabellenblätter * Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen * Links nutzen * Tabellen mit Kommentaren versehen * Arbeitsmappen schützen * Arbeitsblätter und Zellen schützen * Übungen 49 4 Excel-Vorlagen/Arbeitsmappen verwalten 5 4. Excel-Vorlagen Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen * Arbeitsmappen in verschiedenen Excel-Versionen nutzen Arbeitsmappen exportieren Anderen Standardarbeitsordner festlegen Dokumenteigenschaften verwenden Übung 59 Tipps und Tricks 5 Große Tabellen bearbeiten Schnell bestimmte Zellen markieren Tabellen zoomen Ansicht einer Tabelle in Ausschnitte teilen * Zeilen und Spalten fixieren Rechtschreibprüfung verwenden Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen Übung 66 A So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen 67 Stichwortverzeichnis 72 * Zusätzliche Inhalte, die über das im Lernzielkatalog 5.0 geforderte Wissen hinausgehen, aber zum Verständnis der Zusammenhänge nachhaltig beitragen HERDT-Verlag 3

4 Vorwort. Vorwort 2. Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, PCs, Internet, lokale Netzwerke, Mobilgeräte, Cloud Computing und Soziale Netzwerke bilden eine umfassende und immer mehr zusammenwachsende IT-Infrastruktur, die heute den Berufsalltag entscheidend bestimmt. Mit dem Ihnen vorliegenden Buch eignen Sie sich Kenntnisse und Fertigkeiten an, die für eine effiziente und sichere Nutzung dieser Technologien erforderlich sind. Die Ausrichtung des ECDL auf kontinuierliches Lernen ermöglicht Ihnen, mit der immer rascheren Entwicklung der IT-Technologie mitzuhalten. Die Inhalte sind an den Lehrplänen (Syllabi) des ECDL ausgerichtet. Der ECDL ist eine Zertifizierung der internationalen ECDL Foundation für Anwender von Standardsoftware. In Deutschland ist die DLGI die einzige Akkreditierungs- und Zertifizierungsstelle für den ECDL : Es werden alle Inhalte für die jeweiligen ECDL Modul-Prüfungen vermittelt, auf die dieses Buch vorbereitet. ECDL -Zertifikate bescheinigen dem Absolventen, dass er die an einem PC- Arbeitsplatz üblicherweise eingesetzte Standardsoftware sicher beherrscht und über die dafür erforderlichen IT-Kenntnisse verfügt. Der ECDL als umfassende Grundqualifizierung bietet einen in der Wirtschaft anerkannten Nachweis. Weltweit haben bereits mehr als 4 Millionen Teilnehmer/-innen in 48 Ländern ein ECDL -Zertifikat erhalten. In Deutschland können bei mehr als.500 ECDL -Bildungspartnern die Prüfungen zum ECDL abgelegt werden. Eine Übersicht über die Bildungspartner und die ECDL -Module finden Sie auf der Website der DLGI: Viel Freude beim Lernen und viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünscht Ihnen HERDT-Verlag

5 Vorwort 7. HERDT-Verlag 5

6 Lernziele 8. Der Europäische Computerführerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen Europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Lernziele für das Modul Tabellenkalkulation Syllabus 5.0 mit Windows 0 und Excel 206 Die Teilnehmer sollen mit Tabellenblättern/Arbeitsblättern arbeiten und diese in unterschiedlichen Dateiformaten abspeichern können; integrierte Funktionen wie die Hilfe verwenden können, um die Produktivität zu steigern; Daten in Tabellen eingeben können und gute Praxis beim Erstellen von Listen beachten. Daten auswählen, sortieren, kopieren, verschieben und löschen können; Zeilen und Spalten in einem Tabellenblatt/Arbeitsblatt bearbeiten können. Arbeitsblätter/Tabellenblätter kopieren, verschieben, löschen und passend umbenennen können; logische und mathematische Formeln unter Verwendung der Standardfunktionen der Tabellenkalkulation erstellen, gute Praxis beim Erstellen von Formeln beachten und Fehlerwerte kennen und interpretieren können; Zahlen und Text in einem Arbeitsblatt/Tabellenblatt formatieren können; Diagramme auswählen, erstellen und formatieren können, um Information verständlich darzustellen; Seiteneigenschaften eines Arbeitsblattes/Tabellenblattes anpassen und die Rechtschreibung überprüfen können, bevor das Tabellenblatt gedruckt wird. * Zusätzliche Inhalte, die über das im Lernzielkatalog 5.0 geforderte Wissen hinausgehen, aber zum Verständnis der Zusammenhänge nachhaltig beitragen, werden in den betreffenden Überschriften mit einem Sternchen gekennzeichnet. 6 HERDT-Verlag

7 Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus unser Konzept: Problemlos einsteigen Effizient lernen Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter Nutzen Sie dabei unsere maßgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Um auf die BuchPlus-Medien für dieses Buch zuzugreifen, verwenden Sie den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite des Buches befindet. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen 2 Auf der nun geöffneten Seite URL aufrufen anklicken Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie über folgende Kompetenzen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit Windows. Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie: Windows 0 Excel 206 Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung als Pixel festgelegt, kann das Aussehen des Menübands und des Excel-Fensters von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 Excel kennenlernen. Excel kennenlernen Beispieldateien: Umsätze 205.xlsx, Umsätze 205-E.xlsx. Was ist Excel? In der Tabellenkalkulations-App Excel (App = englische Bezeichnung für Programm) können Sie komfortabel Daten, z. B. Zahlen oder Text, in Tabellenform erfassen, auswerten und berechnen. Die Daten lassen sich als Diagramm grafisch darstellen. Beispiel: Sie geben die monatlichen Umsätze verschiedener Filialen ein und berechnen schnell die Gesamtumsätze für die einzelnen Monate. Die Ergebnisse stellen Sie mit wenigen Klicks übersichtlich als Diagramm dar. Wenn Sie in der Tabelle einen Umsatzwert ändern, z. B. im April einen anderen Umsatz für die Filiale Hamburg eingeben, wird der Gesamtumsatz für den April von Excel automatisch neu berechnet und das Diagramm automatisch aktualisiert. Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet, da sie aus einem bzw. mehreren Arbeitsblättern (Tabellenblätter oder Diagrammblätter) bestehen kann. Standardmäßig enthält eine neu erstellte Arbeitsmappe zunächst nur das Tabellenblatt Tabelle. Tabellenblatt einer Arbeitsmappe 8 HERDT-Verlag

9 Excel kennenlernen.2 Excel starten Excel über das Suchfeld starten 2 Auf Excel 206 klicken Im Suchfeld die ersten Buchstaben des App-Namens eingeben, z. B. exc Neue leere Arbeitsmappe erzeugen Nach dem Start wird der Excel-Startbildschirm angezeigt. Hier klicken, um eine neue leere Arbeitsmappe zu öffnen Im Excel-Fenster wird ein leeres Tabellenblatt (Tabelle) angezeigt. Register Aktuelles Tabellenblatt Alle wichtigen Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Die Befehle sind auf verschiedene Register verteilt. HERDT-Verlag 9

10 Excel kennenlernen Falls das Menüband nicht vollständig angezeigt wird, klicken Sie am rechten oberen Rand des Excel-Fensters auf und wählen Sie Registerkarten und Befehle anzeigen..3 Daten eingeben und berechnen Im Folgenden erstellen Sie in der Beispieldatei Umsätze 205.xlsx auf einem neuen Tabellenblatt die am Anfang des Kapitels abgebildete Tabelle inklusive Säulendiagramm. Dabei lernen Sie unter anderem, wie Sie in Excel Arbeitsmappen öffnen, speichern und drucken, Daten eingeben, formatieren und mit einer Summenfunktion berechnen, schnell ein empfohlenes Diagramm erstellen. Vorhandene Arbeitsmappe öffnen Öffnen Sie die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, die bereits ein Tabellenblatt mit den Umsätzen des ersten Quartals enthält. Klicken Sie auf das Register Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Auf Öffnen klicken 2 Auf Durchsuchen klicken 3 Ordner mit Beispieldateien des ersten Kapitels öffnen 4 Beispieldatei Umsätze 205.xlsx doppelt anklicken 0 HERDT-Verlag

11 Excel kennenlernen Namenfeld Spaltenbuchstabe Zeilennummer Aktive Zelle Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, Tabellenblatt Umsätze im. Quartal (Ausschnitt) Eine Tabelle ist, ähnlich einem karierten Blatt, in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Sie können nur in die aktive Zelle Daten eingeben. Jede Zelle kann durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spaltenbuchstabe und Zeilennummer) genau lokalisiert werden. In der oben abgebildeten Tabelle besitzt die aktive Zelle beispielsweise den Zellbezug C.G Der Zellbezug der aktiven Zelle wird im Namenfeld angezeigt. Neues Tabellenblatt einfügen und benennen Um die Umsätze für das zweite Quartal zu erfassen, fügen Sie in der geöffneten Beispieldatei ein neues Tabellenblatt Umsätze im 2. Quartal ein: Hier klicken, um ein neues Tabellenblatt einzufügen 2 Name doppelt anklicken 3 Umsätze im 2. Quartal eingeben und Ü drücken Daten eingeben bzw. löschen Geben Sie im neu eingefügten Tabellenblatt die Überschriften der Tabelle und die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Klicken Sie auf die Zelle B, um diese Zelle zu aktivieren. April eingeben und Eingabe mit Ü abschließen Tippfehler können Sie während der Dateneingabe durch Drücken von R beheben. Zellen lassen sich auch mithilfe der Pfeiltasten I W Y V aktivieren. HERDT-Verlag

12 Excel kennenlernen Die Monatsnamen Mai und Juni geben Sie nicht manuell ein. Sie nutzen stattdessen die Ausfüllfunktion, mit der sich schnell Datenreihen (beispielsweise aus Tages-bzw. Monatsnamen oder Datumsangaben) erstellen lassen. Ausfüllkästchen Zelle mit Ausgangswert aktivieren 2 Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung ziehen Geben Sie in der Spalte A die abgebildeten Zeilenüberschriften ein. Falls Sie den Inhalt einer Zelle löschen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Gewünschte Zelle aktivieren, _ Tragen Sie nun in den Spalten B, C und D entsprechend der neben stehenden Abbildung die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Geben Sie in Zelle A5 Summe ein. Damit die Filialnamen in Spalte A vollständig angezeigt werden, passen Sie die Spaltenbreite an den jeweils längsten Eintrag innerhalb der Spalte an: Im Spaltenkopf doppelt auf die rechte Begrenzungslinie der Spalte A klicken Spaltenkopf 2 HERDT-Verlag

13 Excel kennenlernen Zahlen summieren In Excel stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe sich schnell unterschiedliche Berechnungen durchführen lassen. Im Beispiel nutzen Sie die Funktion SUMME, um die in den einzelnen Monaten erzielten Gesamtumsätze zu ermitteln. Markieren Sie zunächst den Zellbereich mit den Umsatzzahlen inklusive der Zellen, in der die Ergebnisse erscheinen sollen: In Zelle B2 klicken, Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle D5 ziehen Klicken Sie im Menüband im Register Start, Gruppe Bearbeiten, auf. Excel fügt in die Zellen B5, C5 und D5 die Funktion SUMME ein und zeigt in diesen Zellen die Ergebnisse der Summenberechnungen an. Wenn Sie eine Zelle aktivieren, in der das Ergebnis einer Funktion angezeigt wird, erscheint in der Bearbeitungsleiste die zugrunde liegende Funktion. Bearbeitungsleiste mit angezeigter Funktion SUMME Aktive Zelle mit angezeigtem Ergebnis der Summenberechnung Im oben abgebildeten Beispiel werden in Zelle B5 mithilfe der Funktion =SUMME(B2:B4) die Werte addiert, die sich in den Zellen B2, B3 und B4 befinden. Ein Bezug auf einen zusammenhängenden Zellbereich wird in Excel durch die erste und letzte Zelle des Bereichs, getrennt durch einen Doppelpunkt, angegeben (im Beispiel B2:B4). Wenn in einer Funktion Zellbezüge angegeben werden, werden die Ergebnisse der Funktion automatisch neu berechnet, sobald ein Wert in den betreffenden Zellen nachträglich geändert wird. Testen Sie die automatische Neuberechnung, indem Sie in Zelle B2 einen neuen Wert, z. B , eingeben. Durch die Eingabe des neuen Wertes wird der ehemalige Wert überschrieben und das Ergebnis der Summe in Zelle B5 wird entsprechend angepasst. HERDT-Verlag 3

14 Excel kennenlernen Um den ursprünglichen Wert in Zelle B2 wiederherzustellen, machen Sie die zuletzt ausgeführte Aktion, also die Eingabe des neuen Wertes, rückgängig. Hierzu nutzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich am oberen linken Rand des Excel-Fensters befindet. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Symbolleiste für den Schnellzugriff QuickInfo Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff (bzw. im Menüband) zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet. Hier erhalten Sie Informationen über die Funktion der Schaltfläche. Kann die entsprechende Funktion auch mithilfe einer Tastenkombination ausgeführt werden, wird diese innerhalb der QuickInfo in Klammern angezeigt. Arbeitsmappe speichern Damit die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx im Originalzustand erhalten bleibt, speichern Sie die von Ihnen bearbeitete Arbeitsmappe unter einem neuen Namen. Klicken Sie im Menüband auf das Register Datei. Speichern unter wählen 2 Auf Durchsuchen klicken 3 4 Gewünschten Speicherort wählen, z. B. den Ordner Dokumente Umsätze 205-E als Dateinamen eingeben 5 Auf Speichern klicken Ist die Arbeitsmappe unter dem gewünschten Namen gespeichert, klicken Sie in der Symbolleiste auf, um Änderungen an der Datei ohne weitere Rückfragen schnell zu speichern. 4 HERDT-Verlag

15 Excel kennenlernen.4 Daten formatieren Zahlen im Buchhaltungsformat formatieren Damit die Umsatzwerte in der Beispieltabelle als Euro-Beträge angezeigt werden, weisen Sie den entsprechenden Zellen das Buchhaltungsformat zu. Hierzu nutzen Sie die Schaltfläche, die sich im Register Start in der Gruppe Zahl befindet. Register sind in Gruppen unterteilt. In der Gruppe Zahl finden Sie die wichtigsten Befehle für die Formatierung von Zahlen. Damit Sie Zellen formatieren können, müssen Sie diese vor Zuweisung der gewünschten Formate wie zuvor erläutert markieren. Markieren Sie den Bereich B2:D5. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Zahl, auf. Zellinhalte fett formatieren und zentrieren Um die Tabelle ansprechender zu gestalten, formatieren Sie die Spaltenüberschriften sowie die Zeile mit den Gesamtumsätzen fett und richten die Monatsnamen horizontal zentriert aus. Markieren Sie den Bereich B:D. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Schriftart, auf, um die Schrift in den markierten Zellen fett zu formatieren. Um die Inhalte der markierten Zellen horizontal zu zentrieren, klicken Sie im Register Start, Gruppe Ausrichtung, auf. Formatieren Sie anschließend die im Bereich A5:D5 vorhandenen Einträge fett. HERDT-Verlag 5