K u r z e i n w e i s u n g

Transkript

1 K u r z e i n w e i s u n g Nachdem Sie HOLVER erfolgreich installiert und aufgerufen haben erhalten Sie diesen Begrüßungsbildschirm. Melden Sie sich hier mit Ihrem Benutzernamen an. Bei einer Neuinstallation ist dieses GAST. Danach wird der Programmhauptverteiler aufgerufen. Wählen Sie hier eine der Module aus, die Sie bearbeiten möchten. Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 1 / 7

2 Der 1. Schritt sollte es sein, Ihren persönlichen Adressenstamm einzugeben. Da Sie vermutlich auch als Therapeutin tätig sein werden, sollte dieses mit dem Modul Mitarbeiterverwaltung und dort mit Kundenstamm, Mitarbeiter-Adressverwaltung geschehen. Warum dort? Weil hier automatisch bei der Anlage das Kennzeichen M für Mitarbeiter gesetzt wird. Sie können aber auch das Modul Kundenstammverwaltung, Update Kundenstamm aufrufen und dort Ihre Adressdaten eingeben. Hier wird jedoch das Kennzeichen K für Kunde vergeben. Da dieses Kennzeichen für die spätere Sortierung wichtig ist, müssen Sie dieses ändern. Klicken Sie hierzu den Button Parameter einblenden an. Hier haben Sie das Feld Gruppe. Klicken Sie dieses an und wählen die entsprechende Zuordnung aus. Mit einem Klick auf den Button < CR > / Schreiben wird der Kundenstamm / Adressenstamm gespeichert. Mit dem Button Ende wird das Programm beendet. Im Hauptmenü haben Sie in der Fußzeile den Button Ende Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 2 / 7

3 In den Untermenüs zusätzlich die Button zurück und Hauptmenü Mit dem Ende -Button wird das Verwaltungsprogramm verlassen. Mit dem Zurück-Button geht das Verwaltungsprogramm bei verschachtelten Programmstrukturen eine Stufe zurück. Mit dem Hauptmenü-Button gehen Sie ohne Umwege direkt zum Hauptmenü zurück. Programmtest Um das Programm testen zu können muss mindestens ein Mitarbeiter angelegt sein. Haben wir ja soeben gemacht. Des Weiteren muss auch mindestens ein Kunde angelegt worden sein. Dieses machen wir in dem Modul Kundenstammverwaltung oder zum Beispiel im Modul Therapieverwaltung mit Update Kundenstamm. Wo auch immer. Egal. Das Programm Update Kundenstamm finden Sie noch an diversen anderen Stellen. Weil Sie im Vorwege vergessen hatten, den Kunden anzulegen, müssen Sie nun nicht zurück zum Hauptmenü, sondern können von der jeweiligen Stelle einfach das Vergessene nachholen. OK. Die Kundenstämme sind angelegt. Was will ich als nächstes tun? Ich will erbrachte Therapieleistungen eingeben. OK. Rufen Sie hierzu die Therapieverwaltung auf. Therapieverwaltung Geht das so einfach? Natürlich nicht. Es muss erst ein Therapievertrag angelegt werden. Mit dem Button Therapievertrag erstellen werden die entsprechenden Vertragsdaten definiert und gespeichert. Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 3 / 7

4 Das Programm Therapievertrag erstellen wird in den nächsten Wochen völlig neu geschrieben. Danach sollte es noch einfacher und intuitiv zu bedienen sein. Nun zum vorliegenden Programm. Ich will einen neuen Vertrag anlegen bitte über Kunde suchen den entsprechenden Kunden suchen, auswählen (anklicken) und fertig. Sie können nun einen evtl. bereits vorhandenen Vertrag aussuchen, einen neu anlegen oder das Programm abbrechen. Wählen Sie bitte Neuanlage. Das Programm vergibt nun eine Therapievertragsnummer. Bitte geben Sie als nächstes die Daten des Kindes ein. Es wird nun der Basispreis lt. Preisliste vorgegeben. Diesen können Sie überschreiben. Bitte beachten Sie, dass über die gesamte Laufzeit dieses Vertrages die nun eingegebenen Preise verbindlich festgeschrieben sind und vom Rechnungsprogramm so übernommen werden. Geben Sie nun die Laufzeit des Vertrages in der Form TT.MM.JJJJ ein. Vorgegeben wird das Tagesdatum, welches natürlich überschrieben werden kann. Laufzeitende ist entweder ein festes Datum, welches Sie eingeben müssen oder die Vertragslaufzeit ist unbegrenzt, dann bitte als Datum eingeben. Es kann auch vorkommen, das die Anzahl der Therapieeinheiten, z. Bsp. Durch das Jugendamt, begrenzt sind. Dann geben Sie hier die bewilligten Therapieeinheiten ein. Liegt keine Begrenzung vor, dann geben Sie bitte 99,99 ein. Der Therapievertrag ist eigentlich soweit für den Normalfall fertig. Ich habe nun die Möglichkeit, hier einen Kostenträger, z. Besp. das Jugendamt einzutragen. Bitte den entsprechenden Kostenträger mit Kostenträger suchen auswählen oder einfach mit < CR > / Enter Taste übergeben. Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 4 / 7

5 Hier kann ich nun den bewilligten Zuschuss zu den Therapiekosten eingeben. Sollte eine Unterdeckung zum Basispreis vorliegen, werden die Therapiekosten gesplittet und die Eltern werden mit dem Restbetrag belastet. Oder man passt den Basispreis an. Es sollten noch die Bewilligungdaten eingegeben werden. Fertig. Mit klick auf den < CR > / Schreiben -Button wird der Vertrag gespeichert und erbrachte Leistungen können abgerechnet werden. Vorher sollte der Vetrag aber noch ausgedruckt und von beiden Parteien unterschrieben werden. Zum Vertragstext kommen wir gleich zu sprechen. Nach dem der Vertrag ausgedruckt wurde, können die erbrachten Leistungen eingegeben werden. Dieses kann nach jeder Therapiestunde oder wöchentlich gemacht werden. Wie Sie möchten. Es ist das Ziel, einmal monatlich eine Therapierechnung zu erstellen und nicht nach jeder Therapiestunde. Mit dem Eingabe erbrachter Therapieleistungen -Button komme ich zur Datenerfassung. Geben Sie hier die Kundennummer / Adressnummer des Therapeuten ein, der die Therapie durchgeführt hat (oder Therapeut suchen deswegen die Unterscheidung im Kundenstamm). Das Leistungsdatum sollte selbsterklärend sein. Leistungsart. Falls Sie diese nicht wissen, bitte über LA-Suchen -Button suchen. Von- Uhrzeit / Bis-Uhrzeit wieder selbsterklärend. Wählen Sie nun den entsprechenden Therapievertrag aus dem Auswahlfenster aus. Es werden die noch offenen Butget-Stunden und die Vertragslaufzeit anzeigt. Geben Sie nun die Anzahl der gegebenen Therapieeinheiten, in der Regel 1, ein bzw. bestätigen Sie die vorgebenene 1. Als Preis wird lt. Therapievertrag vorgegeben und kann nicht geändert werden. Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 5 / 7

6 Mit dem < CR > / Schreiben-Button wird der Satz für die spätere Rechnungserstellung gespeichert. Mit dem Abbruch -Button wird die Eingabe abgebrochen und verworfen. Das Programm verzweigt nun zur Zeiteingabe; die Zeit wurde automatisch um eine Stunde verschoben. Mit der Taste F3 oder Leistungsdatum -Button wird zur Eingabe des Leistungsdatums verzweigt, wobei das Datum automatisch um einen Tag erhöht wird. Mit dem Ende -Button wird das Programm verlassen. So werden alle erbrachten Therapieeinheiten eingegeben. Am Ende des Monats erfolgt dann die Rechnungserstellung. Rechnungserstellung Über den Monatliche Rechnungserstellung -Button gelange ich in das Rechnungsmodul. Ich habe hier die Möglichkeit einzelne Kunden durch Vorgabe der jeweiligen Kundennummern oder alle Kunden durch Vorgabe des Bereichs von Kunden (von bis) auszuwählen. In der Regel sollen natürlich die Rechnungen über alle Kunden erstellt werden. Deshalb wähle ich die Option von/bis Kunden aus und bestätige die jeweilige Eingabe einfach ohne etwas einzugeben mit < CR > oder Enter. Danach werden die Rechnungen generiert und automatisch in das Druckprogramm verzweigt. Mit der Option: alle noch nicht ausgedruckten Rechnungen werden nun alle noch nicht ausgedruckten Rechnungen ausgedruckt. Sie werden gefragt, wie viel Kopien gedruckt werden sollen. 0 = es wird keine Kopie gedruckt. Die Rechnung also nur 1 x ausgedruckt. 1 = es wird eine Kopie gedruckt. Die Rechnung also 2 x ausgedruckt. Textverarbeitung Hinter dem Modul Textbausteine werden die hinterlegten Texte verwaltet. Diese können Sie nach Ihren Anforderungen anpassen oder ändern. Finanzbuchhaltung Dieses Modul stellt eine kleine Ein- / Ausgaben-Buchhaltung zur Verfügung. Mit ihr können die Ein- und Ausgaben der Praxis einfach und schnell erfasst werden. Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 6 / 7

7 Mit dem Übernahme der Rechnungen -Button werden die erstellten Rechnungen in die Buchhaltung übernommen. Unter Zahlungseingänge -Button werden die Kundenzahlungen verbucht. Noch nicht bezahlte Rechnungen können mit der OP-Liste (offene Posten) ausgedruckt werden. Andere Einnahmen können unter Einnahmebuchungen verbucht werden. Betriebsausgaben werden unter Ausgabebuchungen verbucht. Mit Jahres-Ein-/Ausgabeübersicht können Sie die für die Einkommensteuererklärung notwendige Übersicht ausdrucken. Allgemeines Im Verlaufe der Programme werden Sie immer wieder Button mit der Aufschrift < CR > treffen. Enter-Taste betätigen. Sie können die Schreibfunktion durch anklicken des Buttons auslösen. Es reicht aber auch, wenn Sie nur die CR-Taste (Wagenrücklauftaste) oder die Hans-Jürgen Holtemeyer Alle Rechte vorbehalten Seite: 7 / 7