Import von Daten im Rechnungswesen

Transkript

1 Import von Daten im Rechnungswesen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Agenda FIBU 3.2. Agenda ANLAG 4. Details 4.1. Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen 4.2. DATEV-Archiv-DVD 4.3. Nicht einlesbare Formate 4.4. Textdatei (*.txt) importieren 4.5. XLS-/XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten importieren 4.6. Protokollierung 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt, wie Sie diverse Daten (Buchungen, Sachkonten, Personenkonten usw.) in Agenda FIBU und ANLAG einlesen. Der Dateiname bzw. das Format der Importdatei bestimmt den Importvorgang. 2. Voraussetzungen 1. Datei speichern Wenn Sie eine Datei per , USB-Stick, CD oder DVD erhalten, speichern Sie die Datei zur weiteren Bearbeitung in einem internen Verzeichnis/Ordner ab. 2. Dateinamen und Format überprüfen Der Dateiname bestimmt den Importvorgang: Suchen Sie den Dateinamen in der Liste für Agenda FIBU 4 bzw. ANLAG 7 ). Folgen Sie anschließend dem Funktionsaufruf. Wenn der Dateiname in der Liste nicht aufgeführt ist, bestimmt das Format der Importdatei die weitere Vorgehensweise. Tipp So prüfen Sie das Format der Importdatei (Dateityp): 1. Gespeicherte Datei markieren. 2. Rechte Maustaste: Eigenschaften. 3. Im Register»Allgemein«ist der Dateityp/Dateiname ersichtlich:

3 Seite 3 3. Endung *.dat entfernen Wenn Sie DATEV-Buchungsstapel per erhalten, entfernen Sie zum Einlesen der Datei in Agenda FIBU die zusätzliche Endung»*.dat«im Windows-Explorer. 1. Datei markieren. 2. Rechte Maustaste: Umbenennen. 3. Die Endung».dat«entfernen. Beispiel Hinweis Unser Consulting bietet Ihnen Unterstützung beim Importieren von Daten. Richten Sie Ihre unverbindliche Anfrage an: Telefon: consulting@agenda-software.de

4 Seite Vorgehensweisen Agenda FIBU Dateien Folgende Formate können in jeden Mandanten unabhängig von der Mandantennummer eingelesen werden. Die Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden Buchungen eingelesen, d. h. bereits vorhandene Daten werden nicht überschrieben. Dateiname Inhalt Funktionsaufruf Hilfe EV ED (Postversandformat) Buchungen Sachkonten Personenkonten Punkt 3.2 DV DE (Postversandformat) Buchungen Sachkonten Personenkonten Punkt 3.2 DTVF_Buchungsstapel.csv Buchungen Punkt 2.2 DTVF_SKBeschrift.csv Sachkonten»FIBU:»Transfer DATEV- Import Punkt 2.1 DTVF_GP_Stamm.csv Personenkonten»FIBU:»Transfer DATEV- Import Punkt 2.1 Daten-Archiv-CD Diverse Nutzen Sie hierzu die Anleitung. Nr *.dmt *.dvsdrw DATEV-Datensicherung DATEV-pro Datensicherung Nicht einlesbar. Nutzen Sie hierzu die Anleitung zur Datenübernahme aus DATEV pro. EXTF_Buchungsstapel.csv Buchungen Punkt 2.2 EXTF_SKBeschrift.csv Sachkonten Punkt EXTF_GP_Stamm.csv Personenkonten Punkt 2.1.2

5 Seite 5 CSV- bzw. Excel-Format Format Inhalt Funktionsaufruf Hilfe xxx.csv xxx.xls xxx.xlsx Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«Nr xxx.csv Sachkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«xxx.csv Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«Nr Nr xxx.xls xxx.xlsx Sachkonten Personenkonten Nicht einlesbar. Ändern Sie den Dateityp. XLS/XLSX 11 Agenda-Format Format Inhalt Funktionsaufruf xxx.agf Buchungen»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«xxx.agf Sachkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«xxx.agf Personenkonten»FIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«Sonstige Formate Format Hinweis *.txt siehe: Textdatei (*.txt) 9 *.azi siehe: Sicherungen 6 *.ssi siehe: Nr. 0550

6 Seite Sicherungen Achtung Die Datensicherung enthält unveränderbare Kanzlei- und Mandantennummern: Kxxxxxx (= Kanzlei) Mxxxxxx (= Mandant) Die Nummern können nicht verändert werden. Die unter diesen Kanzlei- und Mandantennummern gespeicherten Daten werden beim Einlesen der Datensicherung überschrieben. Format Inhalt für Zeitraum Anleitung FIBUKxxxxxxMxxxxxxyyyy.AZI Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag einen Mandanten ein oder mehrere Jahre»Tools Datenbestand einlesen«fibuyyy.azi (FIBU Komplettsicherung) Mandantendaten + Buchungen + Sachkonten + Personenkonten + ggf. Anlag mehrere Mandanten ein oder mehrere Jahre»Tools Datenbestand einlesen«im Register»Optionen«wird festgelegt, welche zentralen Daten und Mandantendaten eingelesen werden sollen. Empfehlung Für das Einlesen von Datensicherungen ist bereits ein Standard vorbelegt. Wir empfehlen, diese Einstellungen beizubehalten. Der Standard ist so eingestellt, dass die zentralen Stammdaten im Zielverzeichnis nicht überschrieben werden (z. B. Kanzleidaten). Geänderte Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert und beim nächsten Aufruf der Funktion wieder vorgeschlagen. Die Optionen sollten deshalb vor dem Einlesen einer Datensicherung geprüft werden. Tipp Sie können eine Datensicherung auch auf eine andere Mandantennummer übertragen 8.

7 Seite Agenda ANLAG Dateien Die Dateien werden zusätzlich zu den bestehenden Anlagegütern eingelesen, d. h. bereits vorhandene Daten werden nicht überschrieben. Folgende Formate sind in jedem Mandanten (unabhängig von der Mandantennummer) einlesbar: Format Funktionsaufruf Hilfe xxx.xls»transfer Daten einlesen Excel Import«Nr Inventarverzeichnis.xls»Transfer Daten einlesen DATEV pro Import«Nr Sicherungen Sie erzeugen Sicherungen im Anlagevermögen in folgenden Agenda-Anwendungen: in FIBU mit Option ANLAG in ANLAG. Hinweise Sicherungen aus FIBU und ANLAG haben dieselbe Bezeichnung, z. B. FIBUKxxxx1Mxxxx1.azi. Fibu-Daten werden aus der Sicherung nur eingelesen, wenn noch keine FIBU existiert. Eine bestehende FIBU wird nicht überschrieben. Format Inhalt für Anleitung FIBUKxxxxxxMxxxxxx.AZI (Mandantensicherung) Mandantendaten Anlagevermögen einen Mandanten»Tools Datenbestand einlesen«fibuxxx.azi (Komplettsicherung) Mandantendaten Anlagevermögen mehrere Mandanten»Tools Datenbestand einlesen«

8 Seite Details Daten auf eine andere Mandantennummer übertragen Datensicherungen aus Agenda FIBU und ANLAG enthalten im Dateinamen immer eine feste Kanzleiund Mandantennummer. Beide Nummern können nicht verändert werden. Dateiname Kanzlei Mandant Lfd. Nummer der Sicherung FIBUK00001M azi FIBU004.azi Alle Kanzleien Alle Mandanten 4 Um diese Daten von der ursprünglichen Kanzlei- und Mandantennummer auf eine andere Nummer zu übertragen, gibt es zwei Möglichkeiten. Möglichkeit 1: Im auslesenden System Ursprünglichen Mandanten auf die neue gewünschte Mandantennummer kopieren. Anschließend Datensicherung mit der neuen Mandantennummer erstellen. Möglichkeit 2: Im einlesenden System Mandant mit der Mandantennummer der Datensicherung einlesen (Achtung: entsprechende Mandantennummer muss frei sein). Anschließend auf die gewünschte Mandantennummer kopieren DATEV-Archiv-DVD Nr DATEV Pro: Datenübernahme DATEV-Archiv-DVD

9 Seite Nicht einlesbare Formate Format *.dmt *.dvsdrw AGC_MAN.csv AGF_ABR.csv AGF_ADRE.csv... gdpdu dtd indes.xml Beschreibung DATEV-Datensicherung DATEV pro-datensicherung Agenda GDPdU-Daten 4.4. Textdatei (*.txt) importieren In Textdateien sind Textfelder durch Trennzeichen getrennt. Häufige Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator. 1. Datei mit Texteditor öffnen 1. Rechtsklick auf die Datei. 2. Datei über Kontextmenü mit Editor öffnen. 2. *.txt mit Trennzeichen Semikolon (;) einlesen»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)Transfer Daten einlesen Einlesen SachkontenTransfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«

10 Seite *.txt mit anderen Trennzeichen, z. B. Komma oder Tabstopps, umwandeln 1. Microsoft Excel (ohne Datei) öffnen. 2. Über»Datei Öffnen«die *.txt (Textdatei) auswählen. 3. Textkonvertierungs-Assistent: Option <Getrennt> wählen + <Weiter>. 5. Trennzeichen wählen. Datenvorschau zeigt die Trennung. Dabei müssen die Werte in den einzelnen Spalten angezeigt werden. 6. <Fertig stellen> + Datei speichern.

11 Seite XLS-/XLSX-Format: Sachkonten/Personenkonten importieren Hinweis Das Format ist nicht zum Einlesen von Sachkonten/Personenkonten geeignet. Speichern Sie die Dateien im CSV-Format: XLS-/XLSX-Format in Microsoft Excel öffnen und im CSV-Format speichern 1. Datei per Doppelklick in Microsoft Excel öffnen. 2.»Datei Speichern unter«. 3. Dateiname: kann beibehalten werden. Dateityp:»CSV-Trennzeichen getrennt«auswählen. 4. <Speichern>. 5. Datei importieren:»fibu: Transfer Daten einlesen Einlesen SachkontenFIBU: Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«4.6. Protokollierung»Auswertungen GoBD-Protokolle Import«Jeder Import wird im Protokoll dargestellt: Buchungen Sachkonten Personenkonten Kostenstellen Kost-Buchungen Kontoauszüge/BANK ONLINE KASSENBUCH ONLINE Nr GoBD in Agenda FIBU 5. Wichtige Informationen Nr Export von Daten im Rechnungswesen Nr Excel/CSV: Datenübernahme Fibu-Buchungen DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr GoBD in Agenda FIBU