COSYNUScontact - Nutzung des Ablageassistent für David Axel Kees, Key Account Manager

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1 COSYNUScontact - Nutzung des Ablageassistent für David Axel Kees, Key Account Manager

2 Mission Statement COSYNUS plant, entwickelt und betreibt Unified Messaging und Mobile Business Solutions für eine intelligente Kommunikation in Tobit-, SAP-, Microsoft- und Lotus- Umgebungen. Seit 1993 betreuen wir erfolgreich und professionell über Anwender in Unternehmen europaweit. Unsere innovativen Lösungen und zertifizierten Service- und Supportleistungen beschleunigen Ihre unternehmensweiten Kommunikationsprozesse und senken die Kosten für den Informationsaustausch. Dadurch erhöhen wir Ihre Produktivität bei schnellem return on invest. Die langjährige Erfahrung und unsere qualifizierten Mitarbeiter gewährleisten höchste Sicherheit für Ihre Systeme. Gemeinsam mit unseren COSYNUS Solution Partnern (CSP) bilden wir ein bundesweites, virtuelles Netzwerk hoch kompetenter Lösungsanbieter. Sie haben somit Zugriff auf das gesamte Know-how eines Expertenteams mit über 500 Spezialisten der IT-Branche.

3 Historie 1993 Gründung in Darmstadt 1994 Strategische Partnerschaft für Kommunikationslösungen mit Tobit Software 1997 Implementierung zahlreicher Hochverfügbarkeits-UM- und Faxlösungen 2000 Entwicklung und Zertifizierung der SAP-Fax- und UM-Lösung durch SAP, Walldorf 2001 Markteintritt für SAP-Kommunikationslösungen in der Schweiz und Österreich 2002 Entwicklung von COSYNUS Unified Messaging for Baan Strategische Partnerschaft für Mobile Business Solutions mit Research in Motion 2003 Implementierung zahlreicher BlackBerry Enterprise-Server für Exchange und Notes Entwicklung des BlackBerry-Connectors für Tobit-Systeme (UM für BlackBerry) 2004 Entwicklung des BlackBerry-Connectors für Tobit-Systeme 2.0 (WirelessSync für s, Termine, Adressen und Aufgaben) 2005 Entwicklung der GPS-Ortungslösung COSYNUS CatFinder/CatFinder für BlackBerry 2006 Übernahme des Geschäftsbereich Mobile Business der vitalent AG und des Geschäftsbereich BlackBerry-Lösungen der dynetic solutions GmbH Entwicklung des BlackBerry-Connectors 3.5 für Tobit David und XML Entwicklung für mobilen Zugriff auf Unternehmensdaten 2007 Weiterentwicklung für Schreib-/Lesezugriff auf SQL-Datenbanken

4 Ausgangssituation COSYNUScontact Die Unified Messaging Lösung Tobit David ist eine leistungsstarkes System mit -, Fax-, SMS- und Anrufbeantworterfunktion. Die Nachrichten werden im Informationsspeicher des Tobit David Servers, dem zentralen Tobit Archive System (TAS), abgelegt. Auf diese persönlichen Nachrichten haben nur die jeweiligen Mitarbeiter selbst Zugriff. Viele Kunden von Tobit David legen zusätzlich weitere Archive im zentralen TAS an. Die Mitarbeiter legen geschäftsrelevante Korrespondenz dort ab (verschieben/kopieren), um Kollegen den Zugriff auf diese Informationen zu ermöglichen. Weiterhin werden in der Regel gemeinsam genutzte Adressarchive im TAS angelegt. Diese globalen Adressen stehen dann allen Mitarbeiter zur Verfügung. Tobit David ist aber keine klassische Adressverwaltung. So kann es schon bei einige hundert Adressen zu Performanceeinbußen kommen.

5 Bewertung der Ausgangssituation COSYNUScontact Unternehmenskommunikation ist Interaktion von Menschen Strukturierte Ablage der Kommunikation notwendig Zentrale Ablage erleichtert interne Kommunikation Zentrale Ablage für effiziente Geschäftsprozesse Zentrale Ablage häufig existenziell wichtig Aufwand für Ablagetätigkeit: 20 Nachrichten / Tag a 30 Sekunden (Ablage per Drag&Drop) = 10 Minuten täglich => 3,3 Stunden pro Monat Das Einsparpotenzial liegt 50 EURO Arbeitgeberkosten pro Stunde also bereits 165 EURO pro Monat und Mitarbeiter!

6 Lösungsansätze DMS / CRM COSYNUScontact Dokumenten Management System DMS: Nachrichten werden automatisch via Verteilregeln in eine zentrale Ablage (DMS) kopiert/verschoben Nachricht ist noch nicht bearbeitet automatisierte Ablage Geschäftsrelevante Informationen werden unbearbeitet abgelegt Erschwerte Statusdiagnose und Weiterverarbeitung durch MA Content Management System CRM: Einfache und strukturierte Ablage der Unternehmenskommunikation Hohe Integration und starke Anpassung an spezifischen Workflow Hohe Einstiegskosten für System, Integration und Anpassung

7 Lösungsansatz COSYNUScontact COSYNUScontact Tobit David stellt mit seinen leistungsfähigen Funktionen und Technologien einen Werkzeugkasten zur Ordnung, Strukturierung und Optimierung der Unternehmenskommunikation zur Verfügung. In einigen Bereichen fehlt aber die konsequente Zusammenführung dieser Technologien. COSYNUScontact als Add-on zu Tobit David führt bewährte Funktionen und Technologien zusammen. Darüber hinaus werden fehlende Funktionen ergänzt.

8 Funktionen im Überblick Halbautomatische Archivierung der Unternehmenskommunikation Kennzeichnung aller archivierten Nachrichten Anpassbar an die Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter Einfache und schnelle Ablage mit wenigen Mausklicks Ablagevorschau für alle Nachrichtentypen Individuell konfigurierbare Ablagestruktur Erhöhung der Effizienz und blitzschnelle Adresssuche Rasantes Zuordnen der Kommunikation mit Geschäftspartnern Erstellen von Verteilerlisten für -Mailings CTI-Integration - Aufpoppen von Adressen/Archiven bei Anruf Workflow mit automatischer Ablage und Weiterleitung von Gesprächsnotizen Backend für globale Adresssuche von BlackBerry-Handhelds

9 Schaubild Infrastruktur COSYNUScontact Handheld - Clients (1) Suchanfrage für Adresse / Ablageort via TCP/IP (2) Antwort mit Adresse / Archiveliste via TCP/IP COSYNUScontact Server COSYNUScontact Index für Adressen und Ablagearchive (3) Ausführen einer Tobit Funktion TAS COSYNUScontact Struktur im TAS Windows Server mit Tobit David Server TCP/IP Tobit API Zugriff

10 Serverkonfiguration Intervall für Neuindexierung David- Server Verwendeter TCP-Port für Client/Server-Kommunikation Ein oder mehrere Basis-Archive für COSYNUScontact Standardarchive unterhalb des Kontakt-Root-Archives Mitarbeiter- bzw. Betreuerfunktion Farbcodes für die Kontakt-Root- Archive Benutzerdefiniert Tobit-Felder

11 Clientkonfiguration David-Server und Port Verbindungstest Angaben zu eigenen Rufnummer Persönliche Einstellungen pro Anwender, z.b. Überwachung eingehender Anrufe Löschung nach Ablageaktion Auswahl, wenn mehrere Ablageorte existieren Funktion bevorzugte Ablage Einfaches Anlegen von Adresse Optional Integration von ESTOS CTI Erweiterung der InfoCenter Kontextmenüs

12 Integration David Infocenter Nachricht ablegen: Fragt den COSYNUScontact Server nach dem Ablageort für die aktuelle Nachricht Adresse zu Nachricht: Suche des Adresseintrags zur ausgewählten Nachricht Kontakt aus Adresse anlegen: Ausgewählte Tobit- Adresse in COSYNUScontact übernehmen Gesprächsnotiz erstellen Verankerung der Notiz an Kontakt und gleichzeitige Ablage

13 Anlegen von Adressen Alle Nachrichten Ablegen: Ablagevorgang für jede Nachricht im ausgewählten Archive Konfiguration Ablage: Festlegung derverteilkennungen des Ablageorts (z.b. oder ) Kontakt anlegen: Assistenten zur Anlage eines neuen Kontaktes inkl. Archiv, Ansprechpartner, Ablagekonfiguration Adresse zu Kontakt anlegen: Hinzufügen neuer Ansprechpartner zu bestehenden Kontakten

14 Suchen von Adressen Freie Suche in allen Feldern Erneuter Suchendialog zwecks Modifikation der Sucheanfrage Neuanlegen von Kontakten

15 Ablegen und Workflow Adress-Dialog im InfoCenter Look & Feel Auflistung der Suchergebnisse Starten des Gesprächsnotiz- Workflow Springen zum COSYNUScontact- Archiv des Kontakts Dialog für Standardfunktionen (Ändern der Adresse, schreiben, Anrufen, etc.)

16 Ablagedialog Ablegen: Öffnen des Ablageassistenten Ablagearchive des Dokuments werden angezeigt Bevorzugte Ablagearchive des aktuellen Benutzers Dokumente werden verschoben oder kopiert Markieren als Nicht wieder ablegen, löschen oder überspringen Vorschaufunktion Anpassen der Präferenzen für Verteilfunktion

17 Ablage kompletter Archive Alle Nachrichten ablegen: Öffnen des Ablageassistenten Serielle Ablage aller Nachrichten des ausgewählten Archivs Ablage für: persönlichen Eingang persönlichen Ausgang beliebige andere Archive mit adäquaten Zugriffsrechten

18 Gesprächsnotiz Workflow Automatische Ablage unter ausgewähltem Kontakt Zeitmessung des Gesprächs Weiterleitung in CC an beliebige interne oder externe Mailadressen inklusive Kontaktdaten Gesprächsnotiz-Workflow wird an den Kunden oder Partner im Quelltext ausgeliefert und kann individuell angepasst werden

19 Serverkonfiguration Intervall für Neuindexierung David- Server Verwendeter TCP-Port für Client/Server-Kommunikation Ein oder mehrere Basis-Archive für COSYNUScontact Standardarchive unterhalb des Kontakt-Root-Archives Mitarbeiter- bzw. Betreuerfunktion Farbcodes für die Kontakt-Root- Archive Benutzerdefiniert Tobit-Felder

20 Backend für Blackberry COSYNUScontact kooperiert mit dem COSYNUS BlackBerry Connector for Tobit DvISE Globale Adresssuche im Tobit Archivsystem per BlackBerry-Handheld Import der Adressen in BlackBerry-Adressbuch Realisierung über dokumentierte XML-Schnittstelle zwischen den beiden Produkten

21 Lizenzierung und Preise Lizenziert wird der Server gestaffelt nach Benutzeranzahl: 5 Benutzer 499,00 25 Benutzer 998,00 50 Benutzer 1.398, Benutzer 2.198,00 Serverlizenz (>100 Benutzer) 2.798,00 Einzelne Lizenzen können nicht kombiniert werden. Es wird allerdings bei Erweiterung der Benutzerzahl der ursprünglich gezahlte Verkaufspreis angerechnet. Alle Preise sind Endkundenverkaufspreise und verstehen sich zzgl. der jeweiligen gesetzlichen Mehrwertsteuer von derzeit 16%.

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Axel Kees COSYNUS GmbH Heidelberger Straße Darmstadt Tel Fax Mob

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