Was ist EDI? Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten senken durch»elektronischen Datenaustausch«

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1 Ratg e ber Was ist EDI? Geschäftsprozesse automatisieren und Kosten senken durch»elektronischen Datenaustausch«

2 Inhalt 1) Einleitung ) Grundlagen Was ist EDI? Die EDI-Komponenten Geschäftsbeziehung mit EDI Vorteile der Geschäftsbeziehung mit EDI ) Nachrichten Nachrichtenstandards Die wichtigsten Nachrichtenstandards auf einen Blick Nachrichtenstandards im Vergleich Eingruppierung der Nachrichtenstandards Inhouse-Nachrichten ) Der Konverter ) EDI-Kommunikation Was braucht man dafür? Welche Kommunikations-/Übertragungswege gibt es? Weitere Informationen/Ratgeber zu den Themen Einführung eines EDI-Projekts EDIFACT finden Sie im Internet unter 2

3 1) Einleitung 2) Grundlagen Jeden Tag werden große Mengen an Papierdokumenten, die von Bestellungen, über Rechnungen bis zu Artikelkatalogen und Marktdaten reichen, manuell erfasst und durch herkömmliche Transportwege (Post, Fax oder ) ausgetauscht. In Zeiten der Globalisierung und dem damit einhergehenden verstärkten Konkurrenzdruck sind Unternehmen gezwungen ihre Kosten zu minimieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Damit eine solche Kostenreduktion erreicht werden kann, müssen die Geschäftsprozesse von öffentlichen und privaten Organisationen optimiert und deren Effizienz gesteigert werden. Die Kommunikationswege, die ursprünglich aus dem manuellen Erstellen, Drucken, Kuvertieren, Versenden per Post und dem manuellen Erfassen bestehen, bieten dabei ein enormes Rationalisierungspotenzial. Auf dem konventionellen Weg gehen die Daten über viele Schnittstellen und Personen, um von Unternehmen A zu Unternehmen B zu gelangen. Betrachtet man diesen Vorgang im Detail erkennt man, dass das Versenden unstrukturierter Daten nicht nur mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist, sondern auch stark fehleranfällig und risikobehaftet ist. Neben dem Faktor der Zeitersparnis (der Austausch von Nachrichten auf elektronischem Weg dauert nur Sekunden im Gegensatz zu Tagen bei herkömmlichem Datenaustausch), wird durch den elektronischen Datenaustausch die Fehleranfälligkeit nahezu eliminiert und der Personalaufwand sowie die Portokosten deutlich reduziert Was ist EDI? Electronic Data Interchange (EDI) beschreibt die elektronische Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards von einer Computeranwendung in eine andere mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen. Als Dokumente stehen hier Geschäftsdaten im Vordergrund, auf deren strukturierten Inhalt ein automatisierter Zugriff möglich ist. Die Benutzung von EDI für den elektronischen Datenaustausch garantiert das Verständnis des Prozesses von allen Teilnehmern. Kennzeichnend für EDI ist die Abwicklung von Standardgeschäftsvorfällen mit hohem Wiederholungsgrad und großem Transaktionsvolumina. EDI gehört zum Bereich»Electronic Commerce«(EC) und umfasst schwerpunktmäßig den Datenaustausch zwischen Unternehmen (Business-to-Business oder B2B) bzw. Unterorganisationen von Unternehmen. EDI ist der Oberbegriff für alle Systemkonzepte, die es ermöglichen, in einem EDV-System erstellte Daten zu einem anderen, räumlich entfernten System zu übertragen und dort ohne weitere manuelle Eingriffe weiterzuverarbeiten. Die unmittelbare Weiterverarbeitung der Daten ist nur dann möglich, wenn Sender und Empfänger einheitliche Datenformate verwenden. Gängige Formate hierfür sind bspw.: EDIFACT XML TRADACOM ODETTE GALIA EANCOM ANSI X.12 VDA RosettaNet SWIFT ebxml ELEMICA Der elektronische Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange (EDI)) ist ein Instrument zur Durchführung elektronischer Geschäftstransaktionen und zur Effizienzund Produktivitätssteigerung. Das EDI-System ermöglicht somit ohne menschlichen Eingriff Daten aus dem eigenen Inhouse-System (hausinternes System) zu ziehen, sie innerhalb weniger Sekunden zu versenden und dem Inhouse-System des Partners zu übergeben. Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise und weitere Dokumente können mit EDI per Knopfdruck aus IT-Datenbanken generiert und auf elektronischem Weg an Geschäftspartner versendet werden. Eine Software ein so genannter EDI-Konverter konvertiert die Daten aus dem Inhouse- System in das standardisierte Nachrichtenformat, damit sie an den Partner versendet werden können. Eingehende Nachrichten im Standardformat werden vom EDI-Konverter in das Inhouse-Format konvertiert und können somit in den internen IT-Systemen verarbeitet werden. Auf diese Weise können auch kleine und mittlere Unternehmen mit jedem Geschäftspartner kommunizieren. Durch die Automatisierung des Informationsaustauschs werden manuelle Versand- und Erfassungsvorgänge vermieden und Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert. 3

4 2.2. Die EDI-Komponenten Um EDI durchführen zu können werden drei Komponenten benötigt: Die erste Komponente ist eine»nachricht«(bestellung, Rechnung, Lieferschein etc.). Nachdem zwei Geschäftspartner die Notwendigkeit erkannt haben, elektronisch Geschäftsdaten austauschen zu müssen, ist es erforderlich, dass die Geschäftspartner eindeutige Vereinbarungen treffen, sog. Standards, damit sie ihre Nachrichten auch verstehen können. Die Notwendigkeit dieser Nachrichtenstandards kann durch den Vergleich mit der menschlichen Sprache einfach veranschaulicht werden. Zum Beispiel kann ein Übersetzer die Kommunikation zwischen zwei Menschen mit unterschiedlicher Sprache ermöglichen. Doch wenn zu den zwei Menschen jetzt plötzlich noch zehn oder hundert dazukommen, gerät die Situation schnell außer Kontrolle. Die zweite Komponente ist die EDI-Software. Diese besteht aus Konnektoren und einem Konverter. Der Konverter bildet dabei das Herz der EDI-Software, seine Aufgabe ist die Umwandlung von Daten (Nachrichten) aus dem internen Format eines Unternehmens in eine EDI-Standardnachricht, sowie die Umwandlung der empfangenen EDI-Standardnachrichten der Partner in das Inhouse-Format. Nun»verstehen«sich die Geschäftspartner und können sich gegenseitig Nachrichten senden und empfangen. Um EDI betreiben zu können benötigen beide Unternehmen ein EDI-fähiges ERP-System. Hierfür sind die Konnektoren zuständig, diese dienen der Integration von Anwendungssystemen (ERP- Systemen) wie z. B.: Die dritte Komponente ist die eigentliche Kommunikation. Nachdem die Daten (Nachricht) vom hausinternen Format durch die EDI-Software in ein Standardnachrichtenformat konvertiert wurden, müssen sie an den vorgesehenen Nachrichtenempfänger übermittelt werden. Hierzu werden sogenannte Gateways benötigt. Gateways sind Kommunikationskomponenten, die für den Austausch von Daten in Form von Nachrichten erforderlich sind. Um dabei Zeitvorteile nutzen zu können, basiert ein EDI-Konzept in erster Linie nicht auf der Überbringung durch Speichermedien, sondern vielmehr auf Telekommunikation. Es gibt verschiedene Telekommunikations-/Netzwerkmöglichkeiten, welche die Funktion eines Datenübertragungsmediums für die Datenkommunikation erfüllen. Unterstützte Transportwege sind beispielsweise Value Added Networks (VANs), ISDN, X.25, analoge Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, Intranets und meist branchenspezifische Extranets wie z. B. ANX/ENX (das Extranet der Automobilindustrie). Die Standardnachrichten werden dabei im jeweiligen Protokoll wie bspw. TCP/IP versendet und empfangen. VANs (Value Added Networks) X.400 IBM GEIS ENX Atlas AT&T Telebox 400 Internet FTP HTTPs IMAP4 SMTP POP Punkt-zu-Punkt TCP/IP OFTP Modem AS2 X.25 ISDN OFTP2 SAP QAD ORACLE Baan Navison IFS abas Brain Intentia infor J.D.Edwards 4

5 2.3. Geschäftsbeziehung mit EDI Unternehmen A Sender der Daten/Nachrichten 1. Schritt: Das Inhouse-System im Unternehmen A, auch ERP-System genannt (ERP = enterprise resource planning = Warenwirtschaftssystem) erzeugt eine Datei/Nachricht im Inhouse-Format des Inhouse-Systems (Inhouse-Nachricht). 2. Schritt: Das Inhouse-System übergibt die Inhouse- Nachricht über Konnektoren an das EDI-System (Systemintegration). Unternehmen B Empfänger der Daten/Nachrichten 5. Schritt: Das Kommunikationsprotokoll im Unternehmen B bestätigt den Empfang der EDI-Standardnachricht. 6. Schritt: Der Konverter in Unternehmen B konvertiert die EDI-Standardnachricht in das entsprechende Inhouse Format. 7. Schritt: Die Inhouse-Nachricht wird dem ERP-System über Konnektoren zur Weiterverarbeitung übergeben. 3. Schritt: Der Konverter greift diese Inhouse-Nachricht auf und erzeugt eine Nachricht nach Norm im vereinbarten Standardnachrichtenformat z. B. EDIFACT (Konvertierung). 4. Schritt: Die Nachricht nach Norm (EDI-Standardnachricht) wird überwacht durch das Kommunikationsprotokoll an den EDI-Partner übertragen (Kommunikation). EDI-Komponenten in der Anwendung Unternehmen A Unternehmen B Inhouse- System EDI- Software EDI- Software Inhouse- System EDI-Standardnachricht EDI-Standardnachricht EDI-Standardnachricht Inhouse- Nachrichten Konvertierung Inhouse- Nachrichten Kommunikation über Vans, Mailbox, Punkt-zu-Punkt, Internet Konvertierung Inhouse- Nachrichten Konnektoren* Konnektoren* Inhouse- Nachrichten * Systemintegration über Konnektoren 5

6 2.4. Vorteile der Geschäftsbeziehung mit EDI EDI ermöglicht es Hersteller, Lieferanten und eventuelle Endabnehmer eines Produktes elektronisch zu verbinden und ist somit in jeder Branche oder jedem Geschäftsbereich einsetzbar. Die wesentlichen Vorteile von EDI auf einen Blick: Sekundenschneller Datentransfer ( => Just-in-Time-Abwicklung) Verbesserung der Reaktionszeit Es ergeben sich durch die Verwendung von EDI direkte Einsparungen an Informationskosten durch kostengünstige und schnelle Kommunikationswege. Neben dem Wegfall des Papierbergs hat EDI gegenüber den herkömmlichen Datenversandmethoden wie Post und Fax den Vorteil, dass die Daten in Sekundenschnelle bei dem jeweiligen Geschäftspartner ankommen. Die vor allem in der Automobilindustrie vorkommenden Just-In-Time -Lieferungen werden dadurch erst ermöglicht. In einem gut eingerichtetem EDI-System ist es möglich, die Daten vollautomatisch d.h. ohne menschlichen Eingriff - aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem auszulesen, sie in ein genormtes Nachrichtenformat zu konvertieren und anschließend an den gewünschten Partner zu versenden und umgekehrt auch zu empfangen. Durch den verminderten Erfassungsaufwand spart man zum einen Personal, zum anderen reduziert man die Fehler, die bei der Eingabe per Hand entstehen könnten. Ein gut eingerichtetes EDI- System ist schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als herkömmliche Verfahren des Datenaustauschs. Enorme Kostenreduktion Vermeidung von Übertragungsfehler Intensivierung der Partnerbeziehungen Senkung der Bestände Verringerung von Routinetätigkeiten durch Entfall von Prüfung, Fehlersuche, Falschlieferung und Kommunikationskosten Reduzierung des Personalaufwands Im ständigen Konkurrenzkampf wird eine Umstellung auf EDI immer wichtiger, denn der Einsatz von EDI kann dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten verschaffen, die kein EDI-System besitzen. Zudem kann eine Verbesserung des Images bei Kunden und Lieferanten erzeugt werden. Es lassen sich also bessere und engere Geschäftsbeziehungen aufbauen. 6

7 3) Nachrichten 3.1 Nachrichtenstandards Damit Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht werden können, müssen sich beide für die Verwendung eines bestimmten Standards entscheiden. Diese Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI, DIN oder dem VDA festgelegt. Das am häufigsten verwendete Format ist die UN/EDIFACT-Nachricht (United Nations rules for Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) der UNO. Unterhalb dieses Formats gibt es noch eine Reihe von Abwandlungen (meist durch eine Branche definiert, z.b. EANCOM). Diese Dialekte werden üblicherweise als Subsets bezeichnet. Weitere wichtige Nachrichtenformate sind ANSI.X12 (The American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12) dieser Standard ist hauptsächlich in den USA verbreitet, ODETTE (Standard der europäischen Automobilindustrie) und VDA (Format des Verbands der deutschen Automobilindustrie). Der Standard TRADACOMS ist der Vorgänger von EDIFACT auf dem Territorium von Großbritannien. HIPPA (Gesetz über Kontrolle und Sicherheit der medizinischen Versicherung) wurde speziell für die Übereinstimmung der Tätigkeit von Gesundheitsämtern und der Gesetzgebung entwickelt Die wichtigsten Nachrichtenstandards auf einen Blick UN/EDIFACT Der umfassendste und weltweit gebräuchlichste Standard, wird von den Vereinten Nationen (UN/ECE) verantwortet. EDIFICE Gibt Implementation Guidelines für die Implementierung von EDIFACT-Nachrichten für die europäische High Tech-Industrie heraus. ANSI X.12 Hauptsächlich in Amerika verbreiteter Standard. VDA Standard der deutschen Automobilindustrie. EANCOM Standard der europäischen Retailindustrie. ODETTE Standard der europäischen Automobilindustrie. GALIA Automobilstandard vor allem in Frankreich, sehr ähnlich Odette. ebxml Offener Standard von OASIS und CEFACT. XBRL Zur Erstellung von Finanzberichterstattungen in elektronischer Form. RosettaNet Ein Non-Profit-Konsortium, an dem sich über 500 Firmen vorwiegend aus den Branchen der Elektronik beteiligen. Ziel ist die Entwicklung und Implementation von offenen ebusiness-standards und -Services in der Industrie. 7

8 Nachrichtenstandards im Vergleich EDIFACT (weltweiter Standard) ODETTE (europäischer Standard) VDA (nationaler Standard) (ANSI X.12) (nordamerik. Standard) TRADACOMS (britischer Standard) Geschäftsvorfall DELFOR DELINS VDA ~ Lieferabruf INVOICE INVOICE VDA INVFIL Rechnung REMADV REMADV VDA SRMHDR Zahlungsavis CREADV CREDIT VDA 4908 ~ CREHDR Gutschriften DESADV AVIEXP VDA DELHDR Lieferschein INVRPT STOACT VDA 4913 EDL 846 SNPSTS Lagerbestandsberichte RECADV STOACT VDA 4913 EDL 846 ~ Wareneingangsmeldung SLSRPT STOACT VDA 4913 EDL 846 ~ Warenausgangsmeldung ORDERS ORDERR VDA ORDHDR Bestellung DELJIT DELINS (CALL-OF) VDA ~ Feinabruf DELJIT SYNCRO VDA ~ JIT DELJIT CALDEL VDA ~ Direktabruf IFTMIN TRINAD VDA ~ Speditionsauftrag 8

9 Eingruppierung der Nachrichtenstandards Folgende Abbildung verdeutlicht die Nachrichtenformate und ihre Einsatzgebiete: Überregional Regional ODETTE (europ. Automobilindustrie) ANSI X.12 (nordamerik. Standard) EDIFACT SUBSETS (z.b. EANCOM) SWIFT (intern. Banken-Standard) VDA (deutsche Automobilindustrie) TRADACOMS (britischer Handel) EDIFACT XML CSV IDoc Branchenabhängig Branchenneutral 3.2 Inhouse-Nachrichten Inhouse-Nachrichten werden individuell für die speziellen Bedürfnisse des hausinternen Systems angepasst. Zunächst wird der Nachrichtenkopf, der allgemeinen Informationen (Name, Beschreibung...) zur Nachricht enthält, eingerichtet. Die Nachricht selbst besteht aus Muss- und Kannsatzarten, die nacheinander eingefügt werden. Die Satzarten bestehen wiederum aus Muss- und Kannfeldern. Gruppen zusammenhängender Satzarten können durch verschiedene Ebenen und Gruppen strukturiert werden. Im Gegensatz zu EDIFACT-Dateien sind die Inhouse-Dateien der verschiedenen ERP-Systeme nicht standardisiert. Exportdateien können daher in der Regel nicht vom ERP- System des Partners eingelesen werden und umgekehrt. Zudem haben Inhouse-Dateien oft eine feste Satzlänge, was bedeutet, dass die Position und Länge der Felder genau festgelegt ist. Dadurch müssen selbst Felder übertragen werden, die leer sind. Diese belegen somit unnötig Speicherplatz. Aus diesem Grund werden Inhouse-Dateien vor dem Versenden und nach dem Empfangen in die bereits erwähnten Standardnachrichtenformate konvertiert. Nun ist ein problemloses Einlesen der Dateien in die jeweiligen ERP-Systeme möglich. 9

10 4) Der Konverter Zur Umwandlung von Standardnachrichten aus bzw. in das vom jeweilig eingesetzten Anwendungssystem verwendbaren Datenformat kommt ein sogenannter Konverter zum Einsatz. Diese Software setzt die eingehenden Standardnachrichten in das von der eingesetzten Anwendungssoftware verarbeitbare Format um. Für ausgehende Standardnachrichten verwendet der Konverter die im Anwendungssystem bereitgestellten Schnittstellen und setzt die darin vorhandenen Daten in das Standardformat um. Je nach Ausbaustufe des Konverters übernimmt dieser auch die Koordination des Empfangs von Nachrichten bzw. die Übertragung an den Nachrichtenempfänger. Über welchen Weg die Daten jeweils vom Sender zum Empfänger gelangen ist nicht definiert - alle Arten der Übertragung, also , FTP oder sonstige Protokolle oder Mailboxsysteme, können für den Transport der Standardnachrichten verwendet werden. Konverter werden ebenfalls eingesetzt, um aus hausinternen Datenbeständen Standardnachrichten zu generieren. Beim Konvertieren wird die Information der Quellstruktur mit Hilfe einer individuell erstellten Zuordnung auf die Zielstruktur übertragen. Quell- und Zielstruktur können sowohl Inhouse- als auch Standard-Format haben, je nachdem ob man sendet (Quellstruktur: Inhouse) oder empfängt (Quellstruktur: Standard). Die Konverter-Software stellt die Verbindung zum Backend- System und zum Kundensystem her. Zudem können auf dem Konverter-System parallel zur Formatumsetzung weitere Aufgaben übernommen werden, wie beispielsweise Prüfungen, Signaturerstellung/-validierung, Komprimierung/Dekomprimierung usw. Ablauf der Konvertierung: Quellstruktur Zuordnung Zielstruktur 10

11 5) EDI-Kommunikation 5.1 Was braucht man dafür? Es wird Hardware (ISDN-Anschluss, Router etc.) sowie die EDI-Software»Kommunikation«für die betreffenden Übertragungswege benötigt. 5.2 Welche Kommunikations-/Übertragungswege gibt es? Der Datenaustausch kann sowohl über ein Mailbox-System, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung oder das Internet erfolgen. Mailboxsysteme: Ein Mailbox-System ist als elektronischer Briefkasten zu verstehen. Hierbei werden die Daten vom Sender auf eine Mailbox gesendet und vom Empfänger dort wieder abgeholt. Dazu wird überwiegend das X.400 Protokoll verwendet. Für die Unternehmen bedeutet dies, sie müssen nicht dauernd empfangs- und sendebereit sein, sondern nur beim Versand bzw. Empfang der Daten online sein. Dadurch kann partnerunabhängig kommuniziert werden. Es genügt eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen. Anbieter von X.400 Mailboxen sind beispielsweise die Deutsche Telekom (Telebox), IBM oder General Electric (GE-Box). Der Nachteil dieser Systeme besteht darin, dass ein Unternehmen erst dann seine Daten bekommt, wenn es sie aus der Box abholt. Punkt-zu-Punkt-Verbindung: Dadurch, dass sich der Absender bei dieser Verbindung direkt beim Empfänger einwählt, wird zwischen ihnen eine Standleitung aufgebaut. Die Daten werden ohne Umwege versendet. Diese Verbindung setzt eine intensive Kommunikationsbeziehung zwischen den Partnern voraus, da der andere stets empfangsbereit sein muss. Die Punkt-zu- Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen und wird vor allem in der Automobilindustrie verwendet, da die minutengenaue Einhaltung der Zeit ein wichtiger Faktor ist. Gängige Übertragungsprotokolle und wege sind beispielsweise OFTP/ISDN, TCP/IP, X.25, AS2, OFTP2 und Modem. Kommunikation über das Internet: Der Datenaustausch über das Internet ist bei kleinen Datenmengen wesentlich kostengünstiger, allerdings muss man bei der Benutzung des Internets stets Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Eine Nachricht sollte z. B. nie unverschlüsselt und ohne elektronische Unterschrift übermittelt werden. Das Internet ist somit als Ergänzung und nicht als Konkurrenz zum klassischen EDI zu sehen. Gängige Übertragungsprotokolle und -wege sind beispielsweise FTP, HTTPs, SMTP, POP3 und IMAP4. Kleinen Unternehmen fehlt oft das Know-how und das Kapital, um EDI im klassischen Sinn zu betreiben. Sie bevorzugen daher den Datenaustausch über WebEDI. Bei WebEDI können EDI-Nachrichten über Formulare mittels Web-Browser empfangen, erfasst und versendet werden. Das Verfahren bietet sich an zur Anbindung von Geschäftspartnern ohne EDI-Infrastruktur unter Nutzung des Internets, zur Generierung aber auch zum Empfang von EDI basierten Nachrichten. Weitere Informationen/Ratgeber zu den Themen Einführung eines EDI-Projekts EDIFACT finden Sie im Internet unter 11

12 Alle genannten Produktnamen sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. EDI-Ratgeber 11/2012 SEEBURGER AG 11/2012 SEEBURGER AG Edisonstraße 1 D Bretten Phone + 49 (0) 7252/96-0 Fax + 49 (0) 7252/ info@seeburger.de