Archivierung. Modulbeschreibung. Archivierung Modulbeschreibung. Software-Lösungen. Stand: Seite 1

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2 Inhalt Einleitung / Übersicht...3 Funktionsweise...3 Anlegen von Beleg-Archiven...4 Bestücken von Beleg-Archiven...5 Informatorische Nutzung von Beleg-Archiven...7 Auswertung von Beleg-Archiven...8 Beleg-Austausch mit Beleg-Archiven...9 Seite 2

3 Einleitung / Übersicht Das INKS-Modul verwaltet Kopien der Belege aller Belegarten, also z. B. Rechnungen an Kunden, Lieferscheine, Aufträge/Auftragsbestätigungen, Angebote, Wareneingangsbelege, Bestellungen an Lieferanten sowie Anfragen an Lieferanten. Nutzer des INKS-Moduls Fertigung/Stücklisten haben zusätzlich die Möglichkeit, Fertigungs- und Planungsbelege zu archivieren. Archivierte Belege können abgesehen vom Informationswert, den sie schnell bieten gedruckt, statistisch ausgewertet und auch kopiert werden, sodass ein bereits abgeschlossener Vorgang bei einer erneuten Bestellung wiederholt werden kann. Funktionsweise Belege können entweder mit dem Programmteil Sonstiges - Belege archivieren - Archivieren in Belegarchive händisch oder per Einstellung im INKS-Firmenstamm auch automatisch gleich bei der Erfassung archiviert werden. Es können beliebig viele Archive angelegt und genutzt werden. Archivierte Belege werden im gleichen Format wie die aktuell in INKS vorhandenen Belege gespeichert. Damit kann das Archiv-Modul auch dafür genutzt werden, Belege von einem INKS in ein anderes zu übertragen. Seite 3

4 Anlegen von Beleg-Archiven Eine Archiv-Datei wird angelegt, wenn das erste Mal ein Beleg in sie archiviert wird. Es kommt dabei ein Hinweis, dass die Datei nicht gelesen werden kann, und die Abfrage, ob die Datei neu eingerichtet werden soll. Wenn Sie auf den Button Ja klicken, wird die neue Archiv-Datei eingerichtet. Das ganze geschieht mit dem Programmteil Sonstiges Belege archivieren Archivieren in Belegarchive. Im Programteil Sonstiges Belege archivieren Archivdateien definieren können Sie festlegen, welche Archiv-Dateien Ihnen sowohl für das Archivieren als auch für das Suchen von Belegen in Archiven vorgeschlagen werden. Dort können Sie ebenfalls bis zu acht Archivdateien definieren, in die Sie während der Erfassung bzw. Bearbeitung eines Belegs mit den Tastenkombinationen ALT + 1 bis ALT + 8 den aktuell aufgerufenen Beleg archivieren können. Für die Sofort- darf der Name einer Archiv-Datei nicht länger als 8 Stellen sein. Generell dürfen die Namen von Archiv-Dateien keine Leer- und Sonderzeichen enthalten. Zulässig sind Buchstaben und Ziffern sowie Striche. Der Name für die Archiv-Datei, die für die Sofort- genutzt wird, legen Sie im Programmteil Sonstiges Belege archivieren Archivdateien definieren fest. Abb.: Definition von Archiv-Dateien Seite 4

5 Bestücken von Beleg-Archiven Archiviert werden kann entweder manuell oder automatisch. Das manuelle Archivieren geschieht mit dem Programmteil Sonstiges Belege archivieren Archivieren in Belegarchive. Dort können Sie über die Kriterien Belegart, Belegnr. von/bis sowie Belegdatum von/bis eine Auswahl bzw. Eingrenzung treffen, welche der aktuell vorhandenen Belege archiviert werden sollen. Beachten Sie bitte, dass der INKS-Monatsabschluss die Kunden-/Ausgangs-Rechnungen des Monats, der abgeschlossen wird, löscht. Das Archivieren muss also vor dem INKS-Monatsabschluss erfolgen. Mit dem Programmteil Sonstiges Belege archivieren Archivdateien definieren können auch Belege von einem Archiv in ein anderes kopiert und außerdem auch Belege in einem Archiv gelöscht werden. Das automatische Archivieren wird per Einstellung im INKS-Firmenstamm aktiviert und geschieht dann automatisch beim Speichern von Belegen. Die entsprechenden Einstellmöglichkeiten finden Sie im Firmenstamm unter Parameter für weitere Funktionen 1. Grundeinstellungen : Seite 5

6 Der erste Parameter Archivmodul Belege autom. archivieren A/T/L/R regelt das Archivieren für die Kunden-bezogenen Belegarten, wobei bei der 4-stelligen Zahl in der Spalte rechts die Tausenderstelle Festlegungen für Angebote, Info-Belege und Lieferanten- Anfragen trifft, die Hunderterstelle ist für Aufträge maßgeblich, die Zehnerstelle für Lieferscheine und die Einerstelle für Rechnungen. Der zweite Parameter Archivmodul Belege autom. archivieren F/P/B/W bezieht sich auf die Belegarten (Lieferanten-) Bestellung, Wareneingangsbeleg, Fertigungsbeleg und Planungsbeleg. Bei beiden Parametern können an den einzelnen Stellen die Ziffern 0 bis 3 verwendet werden. Bei Eintrag einer 0 wird nicht automatisch archiviert, bei Eintrag einer 1 wird beim Speichern von Belegen in den Programmteilen Faktur - Belegerfassung bzw. Einkauf - Bestellung erfassen und Einkauf - Wareneingang direkt erfassen gefragt, ob der Beleg auch archiviert werden soll es wird aber nein vorgeschlagen. Bei Eintrag einer 2 wird ebenfalls gefragt, es wird aber ja vorgeschlagen. Bei Eintrag einer 3 wird ohne Rückfrage auch eine Kopie im Automatik-Archiv abgelegt. (Zur Definition des Automatik-Archivs beachten Sie bitte die Ausführungen auf Seite 3.) Für alle Belegarten wird die automatische in die gleiche Archivdatei vorgenommen es sei denn, Sie tragen im Firmenstamm beim dritten Parameter, der die betrifft, eine 1 ein. Dann wird nämlich außer bei Rechnungen der erste Buchstabe des Dateinamens, der für die Sofortarchivierung gilt, durch die Kennung der Belegart ersetzt. Wenn Sie also z. B. Ihr Automatikarchiv R-ARCHIV nennen, werden, wenn der Parameter 1. Stelle Archivname wird bei autom. Archivieren ersetzt mit einer 1 aktiviert ist, Angebote in eine Archiv-Datei mit dem Namen A-ARCHIV, Aufträge in T-ARCHIV und Lieferscheine in L-ARCHIV kopiert usw. Seite 6

7 Informatorische Nutzung von Beleg-Archiven Überall, wo man sich in INKS Belege anzeigen lassen kann, kann man auch in Belegarchive sehen. Diese Funktion steht Ihnen z. B. im Adressenstamm, im Artikelstamm, in den Adress-Artikel-Konditionen usw. zur Verfügung. Sie können sich damit anzeigen lassen, welche Rechnungen ein Kunde von Ihnen bekommen hat, welchen Kunden Sie einen bestimmten Artikel angeboten haben usw. Mit dem Button starten Sie die Belege-Info: Abb.: Button zum Aufrufen der Belege-Info Seite 7

8 In der Belege-Info wählen Sie aus, ob in der Datei BELEGE oder in einer der Archiv-Dateien gesucht werden soll: Abb.: Auswahl der Archiv-Datei in der Belege-Info Wenn Ihnen die gewünschten Belege angezeigt werden, können Sie sich zu diesen Belegen die Details anzeigen lassen oder sie auch drucken. Auswertung von Beleg-Archiven In fast allen Programmteilen zum Auswerten von Belegen können Sie statt auf die aktuellen Belege aus der Datei BELEGE auch auf archivierte Belege zugreifen. Das betrifft z. B. Auswertungen mit den Programmteilen unter Report - Beleglisten (Termine) wie auch Report - Nachkalkulation von Belegen. Wie in der Belege-Info ersetzen Sie in den Auswahlmasken einfach die vorgeschlagene Datei BELEGE gegen eine Ihrer Archiv-Dateien. Seite 8

9 Beleg-Austausch mit Beleg-Archiven Mit dem Programmteil Sonstiges Belege archivieren Archivieren in Belegarchive können nicht nur aktuelle Belege archiviert, sondern auch bereits archivierte Belege von einem Archiv in ein anderes kopiert werden. Mit den drei Varianten unter Faktur - Belegwandel von/bis können auch archivierte Belege wieder in die aktuelle Datei BELEGE übertragen und bearbeitet werden. Dabei ist zu beachten, dass Belege in der aktuellen Datei BELEGE entsprechend ihrer Belegart Spuren in den Daten hinterlassen: Rechnungen vermindern die Artikelbestände und erhöhen die Umsätze bei Kunden und Artikeln, Aufträge erhöhen den Auftragsbestand usw. In Rechnungen können nicht mehr die Adress-Nummern geändert werden usw. Machen Sie also aus einer archivierten Rechnung ggf. zunächst z. B. ein Angebot, das Sie dann so verändern, wie es für den aktuellen Vorgang nötig ist. Das INKS-Modul ermöglicht also nicht nur das Übertragen (Kopieren) von Belegen in Beleg-Archive, sondern auch das Importieren von Belegen aus Archiven in aktuelle Belege. Mittels der Archiv-Dateien können also auch Belege von einem INKS-Anwender zu einem anderen übertragen werden. (Das setzt natürlich Übereinstimmungen bei den Adress- und bei den Artikelnummern voraus.) (vgl. auch die INKS-Module PDF-Belegorganisation und EDI-Schnittstelle ) Seite 9

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