AnNoText. Build vom Arbeitsunterlage 03/2011. Copyright AnNoText GmbH, Hürth Build vom

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1 Copyright AnNoText GmbH, Hürth Build vom AnNoText Build vom Arbeitsunterlage 03/2011 Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) info@annotext.de Ein Unternehmen von Wolters Kluwer Deutschland AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 1 -

2 Inhaltsverzeichnis Allgemein... 3 Ansicht Akte Aktenspiegel Journal elektronischer Datenverkehr Auswerten Mandantenkonten Funktion Abschlussbericht Ansicht Adresse WEB Kollisionsprüfung Buchhaltung - Belegbuchung Verteilermaske bei Eingang Schuldnergeld in allgemeinen Akten Buchhaltung - Zahlungsverkehr Verwendungszweck Splittbuchungen bei sachkontenbezogenen Aufträgen Dokumentenmanagement Dokument zur Maßnahme hinzufügen Dokument reimportieren Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Urkundenmahnverfahren Saldenliste Rechnungswesen - Honorarabrechnung Abrechnung von ZV-Maßnahmen in allgemeinen Akten Abrechnung nach RVG mit Datenübermittlung Reisekosten Abrechnung für Time & Billing (Rechnungslauf) Rechnungswesen / Auswerten Rechnungsausgangsbuch Erweitertes Rechnungsausgangsbuch Ansicht Büro Ausgabewarteschlange AnNoText Online-Update Voraussetzungen Starten des AnNoText Online-Updates Durchführen eines Online-Updates Starten der Update Installation AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 2 -

3 Allgemein Mit der Installation dieses Programmupdates besteht ab sofort die Möglichkeit, auch in allgemeinen Akten (unabhängig von einem zugeordneten Sachgebiet) Maßnahmen aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung durchzuführen. Das Durchführen von Maßnahmen aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung ist nicht mehr begrenzt auf reine Inkasso-Akten (bedeutet: Akten die mit dem Sachgebiet Beitreibung verknüpft sind). Zu einer allgemeinen Akte können mehrere aktive Forderungskonten vom Typ noch zu titulierende Ansprüche aufgenommen werden. Zu jedem aktiven Forderungskonto kann bei Bedarf ein Mahnverfahren durchgeführt werden. Sofern nicht das Sachgebiet Beitreibung zugrunde gelegt wird, ist neben der Erfassung von mehreren Forderungskonten zu einer allgemeinen Akte auch die Möglichkeit gegeben, die entstandenen Gebühren und Auslagen der einzelnen Zwangsvollstreckungsmaßnahmen aus einer allgemeinen Akte über das Programm-Modul Honorarabrechnung abzurechnen. Hinweis: Die Funktion Gebühren und Auslagen aus durchgeführten Zwangsvollstreckungsmaßnahmen über die Honorarabrechnung abzurechnen kann für alle Akten genutzt werden, die nicht mit dem Sachgebiet Beitreibung verknüpft sind. Die mit dem Sachgebiet Beitreibung verknüpften Akten müssen nach wie vor über die Einzelabrechnung innerhalb des Programm-Moduls Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung abgerechnet werden. Die bislang im System angelegten Inkasso-Akten (verknüpft mit dem Sachgebiet Beitreibung) müssen darüber hinaus mit den ursprünglichen Funktionen weiter bearbeitet werden, die selbstverständlich auch nach dem Programmupdate zur Verfügung stehen. Die Möglichkeit, eine reine Inkasso-Akte anzulegen (verknüpft mit dem Sachgebiet Beitreibung) besteht nach wie vor. Bedingt durch die Möglichkeit, in allgemeinen Akten Forderungskonten anzulegen und Maßnahmen aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung durchzuführen, ergeben sich in unterschiedlichen Bereichen Programmänderungen die u. a. in dieser Arbeitsunterlage beschrieben werden. Vormerkkosten In allgemeinen Akten mit Forderungskonten werden im Mandantenkonto keine Vormerkkosten mehr geführt. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 3 -

4 Mandantenkonten Die Darstellung der Mandantenkonten in allgemeinen Akten wurde geändert. Beispiel einer reinen Inkasso-Akte mit Sachgebiet Beitreibung (Forderungskonto und Mandantenkonto) Beispiel Forderungskonto zu Akte 01280/11 Beispiel Mandantenkonto zu Akte 01280/11 AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 4 -

5 Im Mandantenkonto dieser Beitreibungsakte werden wie gewohnt, die Mahnkosten, der Anspruchsgrund, die einzelnen Maßnahmen und die Vormerkkosten aufgelistet. Beispiel einer allgemeinen Akte, z.b. verknüpft mit dem Sachgebiet Allgemein Anwalt (Forderungskonto und Mandantenkonto) Beispiel Forderungskonto zu Akte 01281/11 Beispiel Mandantenkonto zu Akte 01281/11 Anders, als bei der Akte 01280/11 (Akte Sachgebiet Beitreibung), werden bei einer allgemeinen Akte mit einem Sachgebiet Allgemein Anwalt im Mandantenkonto keine Merkposten festgehalten, wie beispielsweise Mahnkosten, Anspruchsgrund und Vormerkkosten (z.b. Gerichtskosten MB). AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 5 -

6 Administration Sofern mehrere Forderungskonten und somit mehrere Mahnverfahren in einer allgemeinen Akte zugelassen werden sollen, ist es erforderlich, im Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Programmeinstellungen Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Allgemeine Einstellungen bei der Kategorie Antragsteller Geschäftszeichen EDA Verfahren, die Einstellung Mehr als ein Mahnverfahren in Nicht-Inkasso Akten zulassen zu definieren. So können nunmehr beispielhaft zu einer allgemeinen Akte mehrere Forderungskonten angelegt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 6 -

7 Ansicht Akte - Aktenspiegel Der Bereich des Aktenspiegels ist um zwei weitere Funktionen erweitert worden. Beim Anklicken des Aktenspiegels im Verzeichnisbaum (in der Ansicht Akte) stehen die Funktionen Statusmeldung und Journal elektronischer Datenverkehr als Ergänzung zur Verfügung. Der Bereich Statusmeldung ermöglicht eine Übersicht aller angefallenen und/oder noch anfallenden Todo s in Verbindung mit Maßnahmen aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung. Nach dem Anklicken des Knotenpunkts stehen die nachfolgend aufgeführten Bereiche für eine Übersicht zur Verfügung: Ausgeführte Maßnahme Monierung Mahngericht Datenimport Prozessüberwacher Die Auswahl Ausgeführte Maßnahmen enthält eine Übersicht aller Todo s zu durchgeführten Maßnahmen aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 7 -

8 Bei der Auswahl Monierung Mahngericht werden Todo s zu evtl. eingegangenen Monierungen eines zentralen Mahngerichts angezeigt. Trifft man die Auswahl Datenimport werden alle Todo s zu einem durchgeführten Datenimport angezeigt, resultierend aus der Übernahme von Daten aus einer Schnittstelle. Bei der Auswahl Prozessüberwacher wird das nächste, zu erledigende, Todo aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung angezeigt. - Journal elektronischer Datenverkehr Bei dieser Auswahlmöglichkeit wird - aktenbezogen eine Übersicht darüber erstellt, in welchen Bereichen nicht nur aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung über die Funktion der Warteschlange elektronische Dateien versandt und/oder eingegangen sind. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 8 -

9 - Auswerten Mandantenkonten Der Ausdruck von Mandantenkonten im Bereich Auswerten ist erweitert worden. Ein Ausdruck von Mandantenkonten zu bebuchten Akten ist ebenso möglich, als der Ausdruck von Mandantenkonten zu abgelegten Akten. Der Ausdruck kann als Sammeldruck angewandt werden. Hierbei stehen verschiedene Selektionskriterien zur Verfügung: Ausdruck der Mandantenkonten Ausdruck der Mandantenkonten in abgelegten Akten Ausdruck der bebuchten Akten Akte in Arbeit Aktion Standard / Individuell AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 9 -

10 Ausdruck der Mandantenkonten Es besteht die Möglichkeit, einzelne, als auch mehrere Mandantenkonten anzuzeigen bzw. ausdrucken zu lassen. Ausdruck der Mandantenkonten in abgelegten Akten Für abgelegte Akten können die Mandantenkonten gesamt und selektiert nach Anwaltsakten bzw. Notariatsakten angezeigt bzw. ausgedruckt werden. Der Ausdruck kann über alle abgelegten Akten erfolgen, oder aber gezielt ausgewählt nach Ablagenummer. Ausdruck der bebuchten Akten Es können monatsweise alle bebuchten Akten ausgedruckt werden, oder aber zeitraumbezogen. Akte in Arbeit Über die Funktion Akte in Arbeit wird bei einem Sammeldruck angezeigt, welche Akte derzeit in Bearbeitung ist, bzw. ausgedruckt wird. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 10 -

11 Aktion Standard / Individuell Über die Aktion Standard bzw. Individuell wird ausgewählt, ob das Mandantenkonto per Report (Liste) oder als Worddatei erstellt werden soll. - Funktion Abschlussbericht Im Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung ist die Funktion Abschlussbericht überarbeitet worden. Für die Erstellung eines Abschlussberichts stehen zwei Darstellungsformen zur Verfügung. Eine erweiterte Darstellungsform und eine Standard Darstellungsform. Beispiel einer Standard Darstellungsform: Beschreibung Betrag in Hauptforderung 2345,00 Hauptsachezinsen 34,28 Auslagen gem. Anlage 40,50 Honorar gem. Anlage 478,68 ================ Gesamtforderung 2898,46 Abzügl. bei uns eingegangener Schuldnerzahlungen -2822,03 ================ Endergebnis 76,43 AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 11 -

12 Bei der Standard Darstellungsform werden die Positionen kumuliert und nach Gruppen zusammengefasst sichtbar. Beispiel einer erweiterten Darstellungsform Beschreibung Betrag in Anspruch aus Warenlieferung gem. Rechnung, Nr. vom 2345, Hauptsachezinsen 34,28 Gerichtskosten Mahnbescheid 40,50 Aufforderungschreiben (Erstes Schreiben mit Gebühr) 272,87 Mahnbescheid automatisiert 90,86 Vollstreckungsbescheid automatisiert 114,95 ================ Gesamtforderung 2898, Geldeingang Schuldner beim Anwalt -2000, Geldeingang Schuldner beim Anwalt -822,03 ================ Endergebnis 76,43 Bei der erweiterten Darstellungsform werden die Einzelpositionen aufgeschlüsselt. Welche Form der Darstellung zur Anwendung kommen soll, muss im Programm AnNoText Administration festgelegt werden. Im Dokumentenmanagement muss im Textbaustein Abschlussbericht der entsprechende Platzhalter hinterlegt werden. Der Platzhalter [TABELLE_ABSCHLUSSBERICHT] findet Anwendung bei der erweiterten Darstellungsform. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 12 -

13 Der Platzhalter [TABELLE_ABSCHLUSSBERICHT_K] findet Anwendung bei der Standard Darstellungsform. Die erweiterte Darstellungsform ist im Textbaustein standardmäßig vorbelegt. Es besteht natürlich im Dokumentenmanagement die Möglichkeit, einen weiteren Textbaustein für die Standard Darstellungsform anzulegen und hiermit eine weitere Maßnahme in den Programmeinstellungen Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung aufzunehmen. Ansicht Adresse - WEB Kollisionsprüfung Bei der Aufnahme eines Beteiligten besteht ergänzend die Möglichkeit einer überörtlichen Kollisionsprüfung (WEB-Kollisionsprüfung). Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist ein stabiler Internetzugang. Die Adressdaten aus unterschiedlichen Kanzleistandorten werden über einen zentralen Server kumuliert verwaltet. Der Zugriff auf diesen zentralen Server - zwecks Kollisionsprüfung erfolgt über das Internet. Durch diese Möglichkeit kann beispielsweise ein Kanzleistandort in Aachen auf den Adressdatenbestand eines Kanzleistandorts in Köln zugreifen. Als Voraussetzung müssen zunächst entsprechende Zugangsdaten im Programm AnNoText - Administration in den Systemeinstellungen hinterlegt werden. Sobald die WEB Kollisionsprüfung aktiviert wird, kann dieses Verfahren angewandt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 13 -

14 Anwendung im AnNoText Programm In der Programmgruppe Adresse Extras Kollisionsprüfung stellt sich eine überörtliche Kollisionsprüfung im Vergleich zu einer herkömmlichen Kollisionsprüfung wie folgt dar: AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 14 -

15 Bei der Aufnahme eines neuen Beteiligten steht die Funktion der WEB Kollisionsprüfung ebenfalls zur Verfügung. Überprüft werden bei einer entsprechenden Aktivierung sämtliche Datenbestände aus den unterschiedlichen Standorten. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 15 -

16 Buchhaltung - Belegbuchung - Verteilermaske bei Eingang Schuldnergeld in allgemeinen Akten Zahlungseingänge des Schuldners bzw. für den Schuldner werden in Akten, welche nicht das Sachgebiet Beitreibung haben, also z. B. Allgemein Anwalt oder andere, anders verrechnet, als wenn es sich um Akten mit dem Sachgebiet Beitreibung handelt. So können beispielhaft mit dem Schuldnergeld die offenen Gebühren und Auslagen abgerechnet werden, ohne dass hierzu eine Abrechnung erforderlich ist. Beispiel: AZ /11 Geldeingang des Schuldners 500,00 Euro Nach Eingabe der Belegdaten, des Aktenzeichens, des Schuldners und des Forderungskontos öffnet sich nach Betätigung der Schaltfläche die Verteilung des Zahlungseinganges für das Mandantenkonto. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 16 -

17 Die Verteilung kann erfolgen wie im Forderungskonto. Alternativ besteht aber auch die Möglichkeit, sich über die Schaltfläche eine abweichende Verteilerschablone zu erstellen. Über die Schaltfläche Über die Schaltfläche zu ändern. können individuelle Verteilungsschablonen erfasst werden. besteht die Möglichkeit, die inhaltliche Reihenfolge AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 17 -

18 Hinweis: Das Löschen individuell angelegter Verteilungsschablonen wird derzeit vom Programm her nicht unterstützt, da diese unter Umständen aktiv mit Lastschriften aus dem Programm-Modul Zahlungsverkehr verknüpft sein können. Bei Verteilung wie im Forderungskonto werden die entsprechenden Positionen, Auslagen, Honorar und Fremdgeld vom System her zur Übernahme bereits angeboten. Über die Schaltfläche wie üblich die Verbuchung erforderlich. erfolgt die Übernahme der Buchung. Abschließend ist nur noch, Vorsteuerabzugsberechtigte Mandanten mit Brutto-Verteilung Bei vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten werden bei Auswahl der Schablone Verteilung wie im Forderungskonto die Gebühren und Auslagen netto angezeigt, so wie sie auch im Forderungskonto aus Schuldnersicht gebucht wurden. Wünscht man nunmehr eine Verteilung brutto, unter Zugrundelegung der aus Mandantensicht angefallenen Mehrwertsteuer, müssen die einzelnen Positionen berechnet und manuell durch den Anwender selbst eingegeben werden. Beispiel: AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 18 -

19 Es sind steuerfreie Auslagen in Höhe von 10,00 Euro und vorläufig steuerfreie Auslagen in Höhe von 12,00 Euro entstanden, z.b. für eine Akteneinsicht. Darüber hinaus wurde ein Aufforderungsschreiben in der Sache erstellt, in Höhe von 130,50 Euro netto. Nunmehr erfolgt eine Schuldnerzahlung in Höhe von 300,00 Euro, die entsprechend brutto im Mandantenkonto verrechnet werden soll. Mandantenkonto 01313/11 Forderungskonto 01313/11 Bei Verteilung wird die Verteilung wie im Forderungskonto angeboten, also netto. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 19 -

20 Hier können nunmehr die Werte entsprechend in Bruttowerte überschrieben werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 20 -

21 Über die Schaltfläche steuerpflichtigen Auslagen und Gebühren übernommen. werden die geänderten Bruttowerte entsprechend in die Liste der AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 21 -

22 Abschließend erfolgt die Betätigung der Schaltfläche noch verbucht werden.. Die Buchung muss letztendlich Mandantenkonto nach Zahlungseingang Forderungskonto nach Zahlungseingang Vorsteuerabzugsberechtigte Mandanten mit Netto-Verteilung AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 22 -

23 Wünscht man bei vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten eine Netto-Verteilung, erfolgt die Berücksichtigung der vom Mandanten zu entrichtenden Mehrwertsteuer bei Erteilung der Endabrechnung. Buchhaltung - Zahlungsverkehr - Verwendungszweck Der Verwendungszweck bei den aktenbezogenen bzw. sachkontenbezogenen Aufträgen wurde auf vier Zeilen mit jeweils 27 Zeichen pro Zeile erweitert. Administration Die Vorlagen für den Zahlungsverkehr sind im Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Rechnungswesen Zahlungsverkehr Vorlagen hinterlegt. Sofern kein Manuelles Überschreiben des Verwendungszweckes zugelassen werden soll, erfolgt hier die entsprechende Textvergabe zum Verwendungszweck, jeweils für die aktenbezogenen Überweisungen, sachkontenbezogenen Überweisungen und gfls. sonstigen Vorlagen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 23 -

24 Zahlungsverkehr Nach Aufruf des Programm-Moduls Buchhaltung Zahlungsverkehr Einzelaufträge erfolgt entsprechend die Erfassung der Aufträge. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 24 -

25 Aktenbezogener Einzelauftrag Sofern zum Adressaten die Bankverbindung, die Kontonummer und der Verwendungszweck hinterlegt worden ist, werden diese Daten bei Erstellung des Einzelauftrages entsprechend angeboten. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, den Verwendungszweck individuell zu überschreiben. Sachkontenbezogener Einzelauftrag Sofern zum Adressaten die Bankverbindung, die Kontonummer und der Verwendungszweck hinterlegt worden ist, wird dieser bei Erstellung des Einzelauftrages entsprechend angeboten. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, den Verwendungszweck individuell zu überschreiben. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 25 -

26 - Splittbuchungen bei sachkontenbezogenen Aufträgen Über das Programm-Modul Buchhaltung Zahlungsverkehr Einzelaufträge können nunmehr bei sachkontenbezogenen Aufträgen auch Splittbuchungen vorgenommen werden. Beispiel Es wird von Seiten der Kanzlei eine Rechnung beglichen, welche sowohl Kostenpositionen mit 19,00 % MwSt. als auch mit 7,00 % MwSt. beinhaltet. Der sachkontenbezogene Auftrag kann nunmehr wie folgt erfasst werden: AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 26 -

27 Nach Eingabe des Adressaten, der Bankverbindung, des Verwendungszweckes und des Betrages erfolgt durch Betätigung der Schaltfläche die Eingabe der jeweiligen Splittbuchungen. Nachdem die Splittbeträge, das Gegenkonto, der MwSt.-Satz und die restlichen Angaben getätigt worden sind, erfolgt die Übernahme der Buchung über die Schaltfläche. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 27 -

28 Als Splittbetrag wird nunmehr der Restbetrag angeboten. Nach Eingabe der weiteren Splittbuchung erfolgt die Übernahme der Buchung entsprechend über die Schaltfläche. Nachdem der Gesamtbetrag vollständig verteilt wurde, erfolgt die Übernahme aller Splittbuchungen zum Einzelauftrag durch Betätigung der Schaltfläche. Über die Schaltfläche wird eine Splittbuchung rückgängig gemacht. Abschließend erfolgt die Ausführung des Einzelauftrages durch Betätigung AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 28 -

29 der Schaltfläche. Über das Programm-Modul Rechnungswesen Aufträge listen können die Aufträge entsprechend gelistet werden. Dokumentenmanagement - Dokument zur Maßnahme hinzufügen Das Dokumentenmanagement ist im Bereich der Historie um die Funktion Dokument zur Maßnahme hinzufügen erweitert worden. Zu einer bereits historisierten Maßnahme kann ein weiteres Dokument hinzugefügt werden. Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über die rechte Maustaste Dokument zur Maßnahme hinzufügen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 29 -

30 Aus einem beliebigen Verzeichnis können Dokumente einer Maßnahme hinzugefügt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 30 -

31 - Dokument reimportieren Zu einem historisierten Dokument kann ein Reimport dieses Dokuments durchgeführt werden. Die Funktion Dokument reimportieren ist als Ergänzung zu der bereits bekannten Funktion in AnNoText archivieren aufgenommen worden. Das Ausführen der Funktion in AnNoText archivieren führt jedoch dazu, dass in der Historie zur Akte ein neuer, separater Historieneintrag erzeugt wird. Bei einem Reimport kann festgelegt werden, ob das reimportierte Dokument zu einem bereits historisierten Dokument als neue Version, als SUB Version gespeichert, oder ob die ursprüngliche Version des bereits historisierten Dokuments überschrieben werden soll. Zur Anwendung kann diese Funktion gelangen wenn ein bereits historisiertes Dokument beispielsweise zunächst per an die Mandantschaft versandt worden ist. Das Dokument gelangt ggf. überarbeitet von der Mandantschaft in die Kanzlei zurück, und soll als weitere Version zum Ursprungsdokument in der Historie gespeichert werden. Das überarbeitete Dokument wird zu diesem Zweck zunächst in ein beliebiges Verzeichnis gespeichert. Anschließend erfolgt der Aufruf der Funktion Dokument reimportieren (Funktion der rechten Maustaste). AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 31 -

32 Aus dem Verzeichnis kann das Dokument übernommen und der Historie in Form eines Reimport zugeordnet werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 32 -

33 Hierbei wird entschieden ob das reimportierte Dokument zu einem bereits historisierten Dokument als neue Version, als SUB Version gespeichert, oder ob die ursprüngliche Version des bereits historisierten Dokuments überschrieben werden soll. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 33 -

34 Darstellung der Historie nach einem Reimport. Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - Urkundenmahnverfahren Damit ein Urkundenmahnverfahren durchgeführt werden kann, müssen zunächst die nachfolgend beschriebenen Einrichtungen im Programm AnNoText Administration ausgeführt werden. Dies insbesondere auch im Hinblick darauf, dass eine den Konditionen der Mahngerichte entsprechende, elektronische Ausgangsdatei zur Weiterleitung an ein zentrales Mahngericht erstellt werden kann. Unter Bürogemeinschaften Programmeinstellungen Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung muss zunächst eine neue Anspruchsvorlage aufgenommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 34 -

35 Durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen wird ein entsprechender Eingabeassistent geöffnet. Die nachfolgend dargestellten Eingaben sind durchzuführen. Schritt 1) Als Typ muss aus einer Auswahlliste der Typ Sonstiger Anspruch ausgewählt werden. Als Beschreibung wird die Bezeichnung Urkundenmahnverfahren eingegeben. Die Abfrage Urkundenmahnverfahren muss aktiviert (angeklickt) werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 35 -

36 Schritt 2) Die Bezeichnung Urkundenmahnverfahren wird in die entsprechenden Eingabefelder übernommen. Schritt 3) Diese Eingabemaske kann ohne Änderung werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 36 -

37 Schritt 4) Im Bereich Eingabefeld Rechnung/Aufstellung/Vertrag oder ähnliche Bezeichnung muss lediglich Im Feld Beschriftung ein entsprechender Eintrag hinterlegt werden. Schritt 5) Die Voreinstellungen in dieser Eingabemaske können übernommen werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 37 -

38 Abschließend wird die Aufnahme der neuen Anspruchsvorlage durch Anklicken der Schaltfläche Fertig stellen bestätigt. - Anwendung der neuen Vorlage im AnNoText Programm Bei der Aufnahme eines Forderungskontos ist darauf zu achten, dass als Forderungstyp Sonstige Forderung ausgewählt wird. Hier sind die Anforderungen der zentralen Mahngerichte zugrunde gelegt. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 38 -

39 Im nachfolgenden Eingabeassistenten wird aus einem Auswahlmenü die Vorlage Urkundenmahnverfahren ausgewählt und übernommen. Die weiteren Eingaben entsprechen denen einer herkömmlichen Mahnsache. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 39 -

40 - Saldenliste Im Programm Microsoft Office Excel ist der Bereich der AnNoText Symbolleiste erweitert worden um die Funktion Forderungsmanagement Saldenliste bzw. Saldenliste GMKZ. Bei der Auswahl der Funktion Saldenliste besteht die Möglichkeit, eine Saldenliste aller laufenden Akten zu erstellen, in denen Maßnahme aus dem Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung durchgeführt worden sind. Bei der Erstellung einer gesamten Saldenliste ist darauf zu achten, dass das Bilden einer derartigen Liste, abhängig vom Datenbestand, eine geraume Zeit in Anspruch nehmen kann. Eine Fortschrittsanzeige zeigt den Stand der Abarbeitung an. Bei der Auswahl der Funktion Saldenliste GMKZ kann die Saldenliste zu einem bestimmten Großmandanten erstellt werden, durch die Vorgabe eines entsprechenden GMKZ (Großmandantenkürzel) im Dialog der Adresssuche. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 40 -

41 Rechnungswesen - Honorarabrechnung - Abrechnung von ZV-Maßnahmen in allgemeinen Akten Die Honorarabrechnung Abrechnung nach RVG ist um eine Funktion erweitert worden, in der Form, dass angefallene Gebühren und Auslagen aus der Durchführung von Maßnahmen im Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung in eine RVG Abrechnung übernommen und entsprechend mit der Mandantschaft abgerechnet werden können. Hinweis: Diese Funktion kann für alle Akten genutzt werden, die nicht mit dem Sachgebiet Beitreibung verknüpft sind. Mit dem Sachgebiet Beitreibung verknüpfte Akten müssen AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 41 -

42 nach wie vor über die Einzelabrechnung innerhalb des Programm-Moduls Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung abgerechnet werden. Damit die Gebühren und Auslagen aus der Durchführung von Maßnahmen im Bereich Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung abgerechnet werden können, ist folgende Vorgehensweise anzuwenden. Im Programm-Modul Honorarabrechnung Erstellen Honorarabrechnung - Abrechnung nach RVG wählen Sie die betreffende Akte aus, zu der eine Abrechnung erfolgen soll. Nach dem Anklicken der Schaltfläche Kostenblatt wird wie bei einer herkömmlichen RVG Abrechnung - das Kostenblatt für die Erstellung der Abrechnung zur Verfügung gestellt. Die Auswahlmöglichkeiten im Kostenblatt sind um 2 Auswahlmöglichkeiten erweitert worden: AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 42 -

43 Beim Anklicken dieser Schaltfläche erhält man eine Übersicht aller zu der ausgewählten Akte existierenden Forderungskonten und entsprechend hierzu eine Übersicht der angefallenen Gebühren und Auslagen AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 43 -

44 Im Bereich Forderungskonto werden alle, in einer Akte geführten Forderungskonten angezeigt. Im Bereich Gebühren und Auslagen werden die zu dem ausgewählten Forderungskonto angefallenen Gebühren und Auslagen der angefallenen Maßnahmen angezeigt. Durch einen grünen Haken wird ( = freigegeben) dargestellt, welches Forderungskonto bzw. welche Positionen im Bereich Gebühren und Auslagen für eine Übernahme in das Kostenblatt freigegeben werden. Per Doppelklick auf ein Forderungskonto oder auf eine Position im Bereich Gebühren und Auslagen kann diese Freigabe aufgehoben werden. Die entsprechend markierten Positionen werden nicht in das Kostenblatt übernommen, sondern werden als nicht abgerechnet geführt, für eine Berücksichtigung in einer etwaigen späteren Abrechnung. Über die Funktion der rechten Maustaste kann darüber hinaus bewirkt werden, dass eine Position als abgerechnet markiert werden soll. Diese Markierung bewirkt, dass die Position auch in einer etwaigen weiteren Abrechnung nicht für eine Übernahme in das Kostenblatt zur Verfügung steht. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 44 -

45 Entsprechend markierte Positionen werden mit einem roten Kreuz ( = nicht freigegeben) dargestellt. Die freigegebenen Positionen werden durch Anklicken der Schaltfläche Gebühren und Auslagen in die Honorarabrechnung übernehmen in das Kostenblatt übernommen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 45 -

46 Durch Anklicken dieser Schaltfläche erhält man eine Übersicht aller Schuldnerzahlungen für eine etwaige Übernahme in die Abrechnung Übernahme der steuerfreien Auslagen (Gerichtskosten) Die Gerichtskosten für den Mahnbescheid, den Vollstreckungsbescheid und den Pfändungs- und Überweisungsbeschluss (Vormerkkosten) werden nur dann als Maßnahme zur Übernahme angeboten, wenn sie buchhalterisch noch nicht als Zahlungsausgang gebucht und verbucht worden sind. Wurden diese Art der Gerichtskosten bereits als Zahlungsausgang gebucht, werden die Auslagen nach Betätigung der Schaltfläche zur Übernahme angeboten. Beispiel zur Übernahme der steuerfreien Auslagen (Gerichtskosten) AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 46 -

47 Übernahme vorläufig steuerfreier Auslagen / steuerpflichtiger Auslagen Sind neben den steuerfreien Auslagen noch vorläufig steuerfreie Auslagen bzw. steuerpflichtige Auslagen entstanden, werden diese nach Betätigung der Schaltfläche angeboten. zur Übernahme Die weitere Vorgehensweise für die Erstellung der Rechnung ist identisch wie bei der Erstellung einer herkömmlichen RVG Abrechnung. Es stehen die gleichen Funktionalitäten zur Verfügung. Beispiel einer Abrechnung von Gebühren und Auslagen in einer Akte mit mehreren Forderungskonten Zum Forderungskonto Urteil des Amtsgerichts Köln sollen die angefallenen Gebühren und Auslagen abgerechnet werden. Durch einen grünen Haken wird ( = freigegeben) dargestellt, welches Forderungskonto bzw. welche Positionen im Bereich Gebühren und Auslagen für eine Übernahme in das Kostenblatt freigegeben sind. Durch einen Doppelklick auf eine Position im Bereich Gebühren und Auslagen kann diese Freigabe aufgehoben werden. Entsprechend markierten Positionen werden nicht in das Kostenblatt übernommen, sondern werden als nicht abgerechnet geführt, für eine Berücksichtigung in einer etwaigen weiteren Abrechnung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 47 -

48 Darstellung im Kostenblatt AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 48 -

49 Zum Forderungskonto KFB des Amtsgerichts Köln sollen die angefallenen Gebühren und Auslagen abgerechnet werden. Durch einen grünen Haken wird ( = freigegeben) dargestellt, welches Forderungskonto bzw. welche Positionen im Bereich Gebühren und Auslagen für eine Übernahme in das Kostenblatt freigegeben sind. Durch einen Doppelklick auf ein Forderungskonto oder auf eine Position im Bereich Gebühren und Auslagen kann diese Freigabe aufgehoben werden. Die entsprechend markierten Positionen werden nicht in das Kostenblatt übernommen, sondern werden als nicht abgerechnet geführt, für eine Berücksichtigung in einer etwaigen weiteren Abrechnung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 49 -

50 Darstellung im Kostenblatt Zum Forderungskonto Noch zu titulierende Ansprüche sollen die angefallenen Gebühren und Auslagen abgerechnet werden. Durch einen grünen Haken wird ( = freigegeben) dargestellt, welches Forderungskonto bzw. welche Positionen im Bereich Gebühren und Auslagen für eine Übernahme in das Kostenblatt freigegeben werden. Durch einen Doppelklick auf ein Forderungskonto oder auf eine Position im Bereich Gebühren und Auslagen kann diese Freigabe aufgehoben werden. Die entsprechend markierten Positionen werden nicht in das Kostenblatt übernommen, sondern werden als nicht abgerechnet geführt, für eine Berücksichtigung in einer etwaigen weiteren Abrechnung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 50 -

51 Darstellung im Kostenblatt AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 51 -

52 Zu den Forderungskonten Urteil des Amtsgerichts Köln und KFB des Amtsgerichts Köln sollen die jeweils angefallenen Gebühren und Auslagen abgerechnet werden. Durch einen grünen Haken wird ( = freigegeben) dargestellt, welches Forderungskonto bzw. welche Positionen im Bereich Gebühren und Auslagen für eine Übernahme in das Kostenblatt freigegeben werden. Per Doppelklick auf ein Forderungskonto oder auf eine Position im Bereich Gebühren und Auslagen kann diese Freigabe aufgehoben werden. Die entsprechend markierten Positionen werden nicht in das Kostenblatt übernommen, sondern werden als nicht abgerechnet geführt, für eine Berücksichtigung in einer etwaigen weiteren Abrechnung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 52 -

53 - Abrechnung nach RVG mit Datenübermittlung In der Honorarabrechnung besteht ergänzend die Möglichkeit, eine RVG-Abrechnung durch eine elektronische Datenübermittlung an eine Rechtsschutzversicherung weiterzuleiten. Im Rahmen eines Pilotprojekts wird diese Funktion derzeit jedoch nur von der ÖRAG Rechtsschutz Versicherung AG in Düsseldorf unterstützt. Voraussetzung hierfür ist zunächst, dass im Administrationsprogramm zur Bürogemeinschaft unter Zugangsdaten Elektronische Schadenabwicklung die entsprechenden Anmeldeinformationen und Zugangsdaten (Zugewiesener Benutzername und Kennwort) der Kanzlei hinterlegt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 53 -

54 Darüber hinaus muss ein entsprechender AnNoText Dienst eingerichtet werden. Im AnNoText Programm muss als Voraussetzung die ÖRAG Rechtsschutz Versicherung AG als Beziehung zu einer Mandantschaft erfasst sein. Zu der beteiligten Rechtsschutzversicherung muss in der Registerkarte Anschrift im Bereich VU- Nummer aus einer Auswahlliste die betreffende Rechtsschutzversicherung für eine Anwendung der Datenübermittlung einmalig zugeordnet werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 54 -

55 Durch Anklicken der Schaltfläche Versicherungsellschaften geöffnet werden., kann eine entsprechende Auswahlliste der beteiligten Nachdem diese Zuordnung durchgeführt worden ist, sind die Voraussetzungen für eine Abrechnung nach RVG mit Datenübermittlung erfüllt. Der Aufruf der Funktion erfolgt im Programm Rechnungswesen - Honorarabrechnung Erstellen Honorarabrechnung Abrechnung nach RVG mit Datenübermittlung. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 55 -

56 Ein Kostenblatt wird zunächst erstellt und die Eingaben durch Anklicken der Schaltfläche OK bestätigt. Im weiteren Verlauf der Bearbeitung wird das Rechnungsdokument erstellt und die Kostenrechnung als gültig übernommen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 56 -

57 Bei der Übernahme des Rechnungsbetrages als Sollstellung in die Buchhaltung und dem Festlegen des Mahnadressaten und der Mahnmodalitäten, müssen durch Anklicken der Schaltfläche weitere Angaben zum Adressaten ergänzende Angaben für die Datenübermittlung eingegeben werden. Beim Anklicken der Schaltfläche Kontoangaben wird die Bankverbindung zum Zahlungsempfänger festgelegt. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 57 -

58 Beim Anklicken der Schaltfläche Versicherung müssen Angaben zur Versicherungsscheinnummer und Schadennummer eingeben werden. Ein Ansprechpartner der Kanzlei muss letztendlich namentlich hinterlegt werden. Die eingegebenen Daten werden jeweils bestätigt durch Anklicken der Schaltfläche OK. Es erfolgt eine Konvertierung des Rechnungsdokumentes für die Datenübermittlung an die Rechtsschutzversicherung. Das Rechnungsdokument wird nach der Konvertierung über den AnNoText Dienst an die Rechtsschutzversicherung übertragen. In der Historie der Akte werden zwei Einträge erstellt, das eigentliche Rechnungsdokument AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 58 -

59 und ein Hinweis darauf, dass dieses Rechnungsdokument über die elektronische Schadenabwicklung an die Rechtsschutzversicherung versandt worden ist. Der Eingang des Schreibens bei der Rechtsschutzversicherung wird von dieser bestätigt und in Form einer Empfangsquittung ebenfalls in die Historie der Akte übernommen. - Reisekosten Auf Basis der gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des 14 UStG ergeben sich folgende Bearbeitungsmöglichkeiten im Umgang mit Reisekosten bei den täglichen Kanzleigeschäften. Kilometergeld Abwesenheitsgeld Belege, die tatsächlich von Seiten der Kanzlei unter Zugrundelegung der entsprechenden MwSt. bezahlt wurden; (Taxikosten, Parkgebühren, Fahrkarten etc.) Die Bearbeitung erfolgt über das Programm-Modul Rechnungswesen - Honorarabrechnung Erstellen Abrechnung nach RVG. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 59 -

60 Punkt 1.) Behandlung des Kilometergeldes Das Kilometergeld wird bei der Abrechnung im Kostenblatt über die Schaltfläche F (Fahrtkosten) in der Kategorie PKW erfasst. Sofern das Kilometergeld über das Manuelle Erfassung von Kosten und Gebühren zur Akte erfasst wurde, wird das bereits erfasste Kilometergeld in der Liste Angefallene Reisekosten zur Übernahme angeboten. Diese Art der Nebenforderungen (Reisekosten) tragen das Schicksal der Hauptleistung (Gebühren) und sind demnach mit dem aktuell gültigen Steuersatz zu versteuern. Entsprechend, welche Einordnung der Auslagen eingestellt ist, werden die Erlöse aus den Reisekosten entweder als Anwaltshonorar berücksichtigt, oder aber als außerordentliche Erlöse aus steuerpflichtigen Auslagen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 60 -

61 Hinweis Die Einordnung der Auslagen erfolgt über das Programm-Modul Rechnungswesen Honorarabrechnung Parameter Einstellungen Einordnung der Auslagen. Punkt 2.) Behandlung des Abwesenheitsgeldes Das Abwesenheitsgeld wird bei der Abrechnung im Kostenblatt über die Schaltfläche R (Reisekosten) erfasst und entsprechend im Kostenblatt ausgewiesen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 61 -

62 Sofern das Abwesenheitsgeld über das Manuelle Erfassung von Kosten und Gebühren zur Akte erfasst wurde, wird das bereits erfasste Abwesenheitsgeld in der Liste Angefallene Reisekosten zur Übernahme angeboten. Auch diese Nebenforderungen unterliegen steuerlich der Hauptleistung. Entsprechend, welche Einordnung der Auslagen eingestellt ist, werden die Erlöse aus den Reisekosten entweder als Anwaltshonorar berücksichtigt, oder aber als außerordentliche Erlöse aus steuerpflichtigen Auslagen. Punkt 3.) Behandlung der Belege unter Zugrundelegung der entsprechenden MwSt. Ähnlich, wie zu den Punkten 1.) und 2.) beschrieben, verhält es sich bei den Nebenforderungen, welche von Seiten der Kanzlei per Beleg bezahlt und gebucht werden. Auch hier gilt, entsprechend welche Einordnung der Auslagen eingestellt ist, werden die Erlöse aus den Reisekosten entweder als Anwaltshonorar berücksichtigt, oder aber als außerordentliche Erlöse aus steuerpflichtigen Auslagen. 3.1.) Die Berücksichtigung der Reisekosten erfolgt über die Schaltfläche F (Fahrtkosten) im Kostenblatt und ist unterteilt in die Kategorien Sonstige Reisekosten und Sonstige Kosten. Zu der Kategorie sonstige Reisekosten gehören: Bahn Bus Flug Taxi AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 62 -

63 Zu der Kategorie sonstige Kosten gehören: Auswärtige Telefonkosten Kosten für Gepäck Sonstige Kosten Übernachtung 3.2.) Sofern diese Reisekosten über Manuelle Erfassung von Kosten und Gebühren zur Akte erfasst werden, werden die bereits hinterlegten Reisekosten in der Liste Angefallene Reisekosten zur Übernahme angeboten. 3.3.) Sofern die Reisekosten per Beleg über die Buchhaltung in die Akten gebucht werden, erfolgt neben der Eingabe des Aktenzeichens auch die Eingabe des entsprechenden Kostenkontos für Reisekosten. Hinweis Die Konten für die Reisekosten werden über das Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Programmeinstellungen Rechnungswesen Sachkontenzuordnung für Aktenbuchungen hinterlegt. Hier kann bestimmt werden, ob bei der Belegbuchung immer ein Standardkonto vorgeschlagen werden soll, oder aber über die Einstellung dynamisch, dass alle hinterlegten Reisekostenkonten zur Auswahl angeboten werden sollen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 63 -

64 Auszug aus der Sachkontenzuordnung für Aktenbuchungen Auszug aus der Belegbuchung bei Buchung der Reisekosten und Einstellung auf dynamisch Die über die Buchhaltung gebuchten aktenbezogenen Reisekosten werden auch ins Mandantenkonto gebucht. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 64 -

65 Auszug aus dem Mandantenkonto Die Erstellung der Abrechnung über das Programm-Modul Rechnungswesen Honorarabrechnung, kann nunmehr beispielhaft wie folgt aussehen: AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 65 -

66 Nach Eingabe der Gebühren erfolgt die Eingabe bzw. die Übernahme des Kilometer- und Abwesenheitsgeldes über die Schaltflächen und. Über die Schaltfläche und die Schaltfläche können alsdann die gebuchten Reisekosten in das Kostenblatt übernommen werden. Hinweis Die Schaltfläche ist nur dann aktiv, wenn tatsächlich Reisekosten über die Buchhaltung gebucht und noch nicht abgerechnet worden sind. Die Schaltfläche öffnet automatisch die Liste der Angefallenen vorläufig steuerfreien / steuerpflichtigen Auslagen, zu welchen auch die Reisekosten gehören. Die Übernahme dieser Auslagen erfolgt netto. Hinweis Sofern auf die bereits bezahlten Reisekosten Erstattungen eingebucht worden sind, können diese entsprechend über die Liste der Geldeingänge mit zur Anrechnung gebracht werden. Grundsätzlich gilt auch hier, dass die Nebenforderungen dem Mehrwertsteuersatz der Hauptleistung unterliegen, ganz gleich, ob die Beträge als Kosten mit 19 % MwSt. oder 7 % MwSt. gebucht worden sind. Da es sich hier aber im Vorfeld um tatsächliche Kanzleikosten handelt, die Kanzlei ist hierfür in Vorlage getreten, erfolgt die Berücksichtigung dieser Art der Reisekosten im Mandantenkonto jeweils in der Spalte Steuerpflichtige Auslagen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 66 -

67 Auszug aus dem Mandantenkonto Auszug der Honorarabrechnung Kostenrechnung - Endabrechnung - AnNoText GmbH./. Seipp, Wilfried Rechnungsnummer: R /11 Leistungszeitraum: Ihre USt-IdNr.: De: Gegenstandswert: ,00 EUR 1,3 Verfahrensgebühr gem. Nr VV, 13 RVG 683,80 EUR Termin am ,39 EUR Entgelt für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen gem. Nr VV (pauschal) 20,00 EUR Zwischensumme 750,19 EUR 19,00 % Umsatzsteuer gem. Nr VV 142,54 EUR Endsumme 892,73 EUR Zahlungseingang auf die Rechnung Der Zahlungseingang auf die Rechnung wird automatisch auf die Reisekosten und auf das Honorar unter Berücksichtigung der angefallenen Mehrwertsteuer verteilt. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 67 -

68 Beispiel im Mandantenkonto nach Zahlungseingang - Abrechnung für Time & Billing (Rechnungslauf) In der Honorarabrechnung steht die Funktion Abrechnung für Time & Billing (Rechnungslauf) wieder zur Verfügung. Grundlage für die Anwendung dieser Funktion ist, dass bei der Erstellung einer Time & Billing Vorschlagsrechnung die Möglichkeit der automatischen Erstellung von Einzelabrechnungen (Automatische Vorschlagsrechnungserstellung) gewählt worden ist. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 68 -

69 Über diese Funktion können Time & Billing-Einzelabrechnungen zu erfassten Timesheets einer bestimmten Akte, für einen einem bestimmten Mandanten oder über einen bestimmten Zeitraum automatisch erstellt werden. Die Time-&-Billing-Vorschlagsrechnungen werden hierbei erstellt, ohne dass vorher eine Auswahl der Timesheet-Einträge möglich ist. Auch ist ein nachträgliches Bewerten von Timesheet-Einträgen bei der Auswahl dieser Funktion entsprechend nicht möglich. Einzelne Timesheet-Einträge können hier nicht aus einer Time & Billing - Vorschlagsrechnung gelöscht werden. Time-&-Billing-Hauptakten und Time & Billing-Unterakten werden bei der automatischen Erstellung von Einzelabrechnungen nicht berücksichtigt. Hat man sich für Anwendung dieser Funktion entschieden, kann nach der Erstellung der automatischen Einzelabrechnungen in der Programmgruppe Rechnungswesen Honorarabrechnung Erstellen Honorarabrechnung die Funktion Abrechnung für Time & Billing (Rechnungslauf) ausgewählt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 69 -

70 Nach der Auswahl der Funktion kann auch hier wiederum nach verschiedenen Kriterien (AZ, Mandant oder Zeitraum) gewählt werden, die für eine Erstellung der entsprechenden Ergebnisliste zugrunde gelegt werden sollen. Ergänzend kann hier festgelegt werden, ob die Abrechnung Nebenkosten und/oder die Berechnung einer Auslagenpauschale enthalten soll. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 70 -

71 Sind die entsprechenden Kriterien festgelegt, wird durch anschließendes Anklicken der Schaltfläche Auswahl eine entsprechende Ergebnisliste über die fälligen Vorschlagsrechnungen erstellt. Zu den aufgelisteten Vorgängen wird nunmehr durch Anklicken der Schaltfläche Drucken jeweils ein separates Rechnungsdokument erstellt in Form eines Sammelausdrucks. Der Inhalt der Rechnung kann an dieser Stelle nicht mehr beeinflusst werden. Damit ein derartiger Rechnungslauf effektiv durchgeführt werden kann, empfehlen wir, für die Erstellung der Dokumente die Maßnahme Abrechnung Time & Billing (Standard) vor zu belegen, ohne Anlage kurz oder lang. Eine entsprechende Vorbelegung erfolgt in der Honorarabrechnung über den Menüpunkt - Parameter Einstellungen Massnahmen für die Dokumente. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 71 -

72 Rechnungswesen / Auswerten - Rechnungsausgangsbuch Es besteht nunmehr die Möglichkeit, über das Programm-Modul Rechnungswesen Auswerten Rechnungsausgangsbuch (RG. Buch), neben den bereits bestehenden Selektionen eine weitere Auswahl nach Rechnungsadressat zu generieren. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 72 -

73 Somit kann man sich gezielt zu einem Adressaten die an ihn gestellten Rechnungen in Listenform aufrufen und entsprechend einsehen bzw. ausdrucken. Der Aufruf der Liste kann sowohl mit und ohne Linien erfolgen. - Erweitertes Rechnungsausgangsbuch Über das Programm-Modul Rechnungswesen Auswerten erfolgt der Aufruf des Rechnungsausgangsbuches (RG.Buch). Das Rechnungsausgangsbuch ist erweitert worden um den Menüpunkt: Erweitertes Rechnungsausgangsbuch Über das erweiterte Rechnungsausgangsbuch stehen sortiert nach RA / Notar als Auswahl Alle Rechnungen / Stornierungen / Gutschriften Offene Rechnungen / Gutschriften / Stornierungen Bezahlte Rechnungen AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 73 -

74 zur Verfügung. Ebenfalls kann eine Selektion nach Zeitraum erfolgen. Die Liste kann mit und ohne Linien aufgerufen werden. Erweitertes Rechnungsausgangsbuch Ansicht Büro - Ausgabewarteschlange Über die Büroansicht Ausgabewarteschlage Produktion nach Tag, Woche oder Monat, besteht die Möglichkeit, die bereits ausgeführten Clearingaufträge einzusehen. Hierbei handelt es sich um die Angaben zur Buchung, zum Betrag, zum Bankkonto und das Erstelldatum des Auftrags. Alternativ ist über die Berechtigungen darüber hinaus festlegbar, ob jeweils der Saldo des Finanzkontos angegeben oder nicht angegeben werden soll. Ansicht des Clearingauftrages unter nicht Freigabe des Finanzkontensaldos AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 74 -

75 AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 75 -

76 Ansicht des Clearingauftrages unter nicht Freigabe des Finanzkontensaldos Über das Programm-Modul Administration Bürogemeinschaft Berechtigungsmanagement Schablonenpflege wird über die programmbezogene Schablone festgelegt, ob eine Sachkonten Auswertung zugelassen werden soll oder nicht. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 76 -

77 Über die rechte Maustaste erfolgt das Hinzufügen bzw. das Entziehen der Berechtigung für die Sachkonten Auswertung. AnNoText Online-Update - Voraussetzungen - Das AnNoText Online-Update wird auf dem Server ausgeführt, auf dem auch die SQL Datenbanken installiert wurden. - Zwingende Voraussetzung ist ein installiertes SQL Server Management Studio (oder mindestens die Microsoft SQL Server SMO -Komponenten, welche Bestandteil des SQL Server Management Studio Pakets sind). - Das Microsoft.net Framework 3.5 SP1 ist installiert und aktiviert. - Es besteht eine Verbindung zum Internet. - Schreibrechte auf Datenbank und AnNoText Systemverzeichnisse sind vorhanden. - Eine gültige AnNoText Lizenz mit der Berechtigung zum Online Update ist vorhanden. - Das AnNoText Administrationskennwort ist bekannt. - Eine Vollständige Datensicherung des Systems incl. aller Daten wurde durchgeführt. - Starten des AnNoText Online-Updates Das AnNoText Online-Update kann aus der AnNoText Programmgruppe auf dem Server oder vom Einzelplatz gestartet werden. Sollte die Programmgruppe nicht vorhanden, oder der Eintrag für das AnNoText-Online Update nicht vorhanden sein, gehen Sie bitte über den Explorer in das lokale Verzeichnis, in welchem AnNoText Installiert ist. Dies kann je nach Installation C:, D: oder E:\AnNoText\AnNoText sein, bzw. auf AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 77 -

78 einem Einzelplatz C:\Program Files (x86)\annotext GmbH\AnNoText. In diesem Verzeichnis befindet sich der Ordner BIN32, welchen Sie bitte aufrufen. Starten Sie hier bitte die Datei SystemUpdater.exe per Doppelklick. Ggf. erstellen Sie eine Verknüpfung mit dieser Datei (Bitte keine Kopie erstellen) auf dem Desktop, um die Datei zukünftig leichter wiederzufinden. Sofern Ihr System noch nicht für die Benutzung des AnNoText Online-Updates konfiguriert ist, werden Sie im nachfolgenden Dialog aufgefordert, die benötigten Pfade zu bestätigen. Ist Ihr System bereits konfiguriert, geht es automatisch mit dem Abschnitt Durchführen eines Online-Updates weiter. Die Datenpfade des AnNoText Online-Update werden in der Regel automatisch ermittelt und können daher mit Ja bestätigt werden. Ist dies nicht der Fall, können Sie abweichende Datenpfade manuell eintragen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf andere Arbeitsplätze, sondern dient lediglich der Konfiguration des Systems, auf dem das AnNoText Online-Update gestartet wurde. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 78 -

79 - Durchführen eines Online-Updates Nachdem das AnNoText Online-Update gestartet wurde, werden Sie bei Systemen mit aktvierter UAC (User Account Control / Benutzerkontensteuerung) dazu aufgefordert diese administrative Tätigkeit zu autorisieren. Zur Durchführung des Updates muss dies mit Ja Bestätigt werden. Nachdem das AnNoText Online-Update gestartet wurde, werden Sie zunächst aufgefordert, sich mit dem AnNoText-systemeigenen Administrationskennwort zu legitimieren. Nach Sie sich mit dem gültigen AnNoText Administrationskennwort legitimiert haben, wird vom System geprüft, ob alle Microsoft Office sowie AnNoText Applikationen auf Ihrem System geschlossen wurden. Sollten noch Anwendungen geöffnet sein, weist Sie das AnNoText Online-Update mit einer Meldung darauf hin. Sie beenden alsdann entsprechend die Anwendungen und können durch Betätigung der Schaltfläche Wiederholen den Vorgang erneut durchführen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 79 -

80 Sofern nun alle Voraussetzungen für das Update auf dem lokalen System überprüft wurden, gelangen Sie zum eigentlichen Online-Update. Sie haben vor der Installation die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Ergebnisse der Installation an AnNoText übertragen werden sollen. Wir empfehlen dies aus folgendem Grund: Die Informationen beinhalten eine Logdatei die dem Support dazu dient, Ihnen bei einem eventuell auftretenden Problem schneller und präziser zu helfen, da ein Großteil der benötigten Informationen bereits an AnNoText übertragen wurde. Somit verlieren sie im Rahmen einer möglichen, auch zukünftigen Fehlerbehebung keine Zeit mit Erstellung und Versand von Logdateien an den Support. In keinem Falle werden mandantenbezogene Daten mittels der Logdatei an AnNoText übertragen. Sofern Sie die Übertragung der Ergebnisse der Installation nicht wünschen, können Sie den entsprechenden Haken einfach entfernen. In diesem Zusammenhang wird dann lediglich bei AnNoText vermerkt, ob Sie das Update heruntergeladen haben bzw. ob das Update vom AnNoText Online-Update installiert wurde. Zusätzlich haben Sie über die AnNoText- Online- Update- Maske die Möglichkeit, auf Anweisung des AnNoText Supports den sogenannten Supportmodus zu aktivieren. In diesem Modus können unsere Supportmitarbeiter eine generierte Logdatei einsehen oder ein Update erneut auszuführen. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 80 -

81 Wir empfehlen, die Updateprozess mit Weiter zu starten. Ergebnisse der Update Installation an AnNoText zu übertragen und den Sofern ein Update zur Verfügung steht wird der Updateprozess gestartet. Sollte kein Update für Ihr System zur Verfügung stehen erhalten Sie nachfolgende Meldung und das AnNoText Online-Update wird nach einem Klick auf OK beendet: Nachdem das AnNoText Online-Update gestartet wurde, werden alle benötigten Pakete vom AnNoText Online-Update Server über das Internet heruntergeladen. Je nach vorhandener Internetanbindung kann dieser Prozess 10 Minuten oder länger benötigen. Ein AnNoText Online- Update Paket umfasst ca. 600 MB. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 81 -

82 Sobald der Download erfolgreich abgeschlossen wurde, werden die heruntergeladenen Pakete auf Integrität geprüft und gleichzeitig vom Online Updater abgeklärt, ob noch Benutzer im System angemeldet sind. Das Update kann nur gestartet werden, sofern die Pakete korrekt übertragen wurden und kein Benutzer mehr im System angemeldet ist. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 82 -

83 - Starten der Update Installation Sofern keine Benutzer mehr im System angemeldet sind, können Sie nun die eigentliche Installation des AnNoText Updates mit einem Klick auf Weiter starten. Bitte tragen Sie dafür Sorge, dass sich während des Update- Prozesses keine Benutzer im System anmelden, um eventuelle Datenbeschädigungen zu vermeiden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden keinerlei Änderungen an Ihrem AnNoText System durchgeführt. Nachdem Sie die Installation mit Weiter fortgesetzt haben, werden die benötigten Dateien installiert, sowie ggf. Datenbankanpassungen durchgeführt. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 83 -

84 Sofern bei der Installation des Updates keine Probleme aufgetreten sind, weist Sie das AnNoText Online-Update mit der nachfolgenden Meldung auf die fehlerfreie Installation hin und Sie können die AnNoText Software wieder an allen Arbeitsplätzen wie gewohnt starten. Der Updateprozess ist anschließend vollständig beendet. AnNoText Arbeitsunterlage 03/ Seite 84 -