Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import

Transkript

1 Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import Inhalt Allgemeines Aufbau der Import Datei Aufruf und Prüfung der Import Datei Validierung Verbuchung Allgemeines Der Buchungssätze-Import dient dazu, dass Buchhungsätze außerhalb von myjack erstellt und danach in die Buchhaltung importiert werden können. Haupteinsatzgebiet für diesen Art von Import sind wiederkehrende Buchungen, wie z.b. Miete, EDV Kosten, usw., die in regelmäßigen Abständen immer auf die gleiche Art verbucht werden müssen. Der Import erfolgt in drei Schritten: Nach oben Zum Import von Buchhaltungsbelegen wählt der User eine CSV Datei aus. Der Inhalt der Datei wird dann validiert und eine Vorschau des Importes mit Warnungen und Fehlern angezeigt. Verlief die Validierung fehlerfrei, können die Belege durch Klicken die Schaltfläche < Importieren > eingelesen werden. Aufbau der Import Datei Um Buchungsätze in myjack importieren zu können, benötigen Sie eine entsprechende Datei mit den Daten. Diese Datei können Sie mit einem beliebigen anderen Programm wie z.b. einem Texteditor oder MS Excel anlegen. Wichtig dabei sind das Format der Datei und die Eingabe der Daten in der Datei. myjack erwartet als Importdatei eine CSV Datei (Semikolon separiert, Encoding CP-1512). Eine Beispieldatei können Sie hier bekommen. Die Importdatei muss mindestens einen Beleg enthalten. Ein Beleg muss mindestens die Belegdaten und zwei Belegpositionen zur Verfügung stellen. Optional kann die Datei Variablen enthalten. Ein Beispieldatensatz könnte zum Beispiel so aussehen. Kurz zusammengefasst: Belegdaten (Pflicht) Belegpositionen (Pflicht) Definition von Variabeln (optional) Belegdaten Die Kopfdaten des Belegs werden in den ersten vier Zeilen definiert. Dabei enthält die erste Spalte die Referenz zum entsprechenden Belegfeld, in der zweiten Spalte wird der Wert eingetragen. Als erstes Feld muss das Feld < Belegtext > angegeben sein. Dieses Feld markiert den Anfang eines Belegs. Alle folgenden Zeilen gehören zu diesem Beleg. Danach folgen in beliebiger Reihenfolge folgende Felder: Belegdatum Buchungsperiode Belegnummer Belegpositionen

2 Nach den Kopfdaten des Belegs können Sie beliebig viele Positionszeilen einfügen. Jede Belegposition enthält drei folgenden Spalten: Feld Datentyp Pflichtfeld Validierung # Zeichenfolge "Pos" ja Der Wert "Pos" steuert, dass die Zeile als Belegposition gesehen wird. Positionsdatum Datum im Format TT.MM.JJJJ Ist das Feld nicht gefüllt, wird das Belegdatum verwendet. Positionsnummer 200 Zeichen) Ist das Feld nicht gefüllt, wird die Belegnummer verwendet. Positionstext 1000 Zeichen) Ist das Feld nicht gefüllt, wird der Belegtext verwendet. Konto Zahl ja Ist das Konto nicht in der myjack Kontenverwaltung vorhanden, wird bei Prüfung ein "Error" ausgegeben. S/H Zeichen "S" (Soll) oder "H" (Haben) ja Betrag Zahl mit zwei Nachkommastellen ja Wird keine Nachkommastelle hinterlegt, wird automatisch ",00" ergänzt. Wenn Sie eine Position mit Steuer eingeben, wird in diesem Feld der Netto Betrag eingetragen. Im Feld Steuer-Betrag wird die Steuer hinterlegt. Währung Währung in ISO-Währungscode (z.b. "EUR") Im Augenblick muss die angegebene Währung der Währung entsprechen, die unter < Buchhaltung - Stammdaten - Stammdaten > angegeben ist. Wenn keine Währung angegeben ist, wird die Währung aus den Stammdaten verwendet. Steuer-Schlüssel Zeichenfolge (z.b. "V010") ja Ist der angegebene Steuerschlüssel nicht bekannt, wird bei Prüfung ein "Error" ausgegeben. Steuer-Betrag Zahl mit zwei Nachkommastellen Wird keine Nachkommastelle hinterlegt, wird automatisch ",00" ergänzt. Offener Posten Wird ein OP-geführtes Konto benutzt, ist dieses Feld ein Pflichtfeld. OP-Typ "SEPA" oder leer OP-Fälligkeit Filiale Geschäftsbereich Gruppe Datum im Format TT.MM.JJJJ, bei OP-Typ "SEPA" ja Nicht alle Felder müssen befüllt sein. Welche Felder Pflichtfelder sind, entnehmen Sie der Spalte < Pflichtfeld>. Wenn ein Pflichtfeld nicht gefüllt ist, wird bei der Prüfung ein Fehler ("Error") ausgegeben. Belegköpfe und Belegpositionen können im CSV beliebig oft wiederholt werden, um verschiedene Verbuchungen in einer Datei zu hinterlegen. Komplett leere Zeilen oder Zeilen, die nur "leere" Felder enthalten, werden beim Einlesen ignoriert. Sie werden auch bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Sie können in Ihrer Datei auch Kommentare hinterlegen, um anderen Kollegen den Umgang mit der Importdatei zu erleichtern. Kommentarzeilen enthalten im ersten Feld ein #. Die übrigen Felder werden bei der Prüfung und beim Import ignoriert. Enthält die erste Spalte einen anderen Wert als die Bezeichnung der Belegdaten, den Wert "Pos" oder "#", so wird diese Zeile ignoriert, aber in den Warnings aufgelistet. Definition von Variabeln Das CSV kann optional mit der Definition von Variablen beginnen: Marker Variable Wert var Var Die Nutzung von Variablen erleichtert das Anpassen der Importdatei. Wenn Sie z.b. eine Variable für das Buchungsdatum definieren, müssen Sie bei der nächsten Nutzung der Datei nur an einer Stelle das Datum anpassen. An allen Stellen, an denen die Variable benutzt wird, erscheint das geänderte Datum. Sie können an jeder Stelle der Importdatei auf diese Variable zugreifen, indem Sie als Feldwert einfach ${VARIABLE} verwenden (im obigen Beispiel also ${Var1}).

3 Nach oben Aufruf und Prüfung der Import Datei Sie finden den Buchungssätze-Import unter dem Menüpunkt < Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import >. Die Maske ist in mehrere Bereich eingeteilt. Im oberen Bereich können Sie den Sitzungsnamen eingeben und die Importdatei auswählen. Ganz oben sehen Sie das Feld < Name >. Hier können Sie den Namen der Buchungssitzung eingeben. Unter diesem Namen wird die Sitzung z.b. in der Sitzungsliste dargestellt. Im Normalfall wird hier automatisch ein Text vorbelegt, dieser besteht aus dem Begriff "Belegimport" und einem Zeitstempel. Sie können den

4 Text aber überschreiben. Darunter können Sie die Datei auswählen, die Sie importieren möchten. Sie können entweder über die Schaltfläche < Datei auswählen > auf Ihrem PC nach der Datei suchen oder den Pfad zu der Datei manuell eingeben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche < Datei prüfen > wird geprüft, ob die Daten in der Datei den Vorgaben für den Import entsprechen. Das Ergebnis dieser Überprüfung sehen Sie dann im unteren Bereich der Maske. Auf der linken Seite stehen alle Buchungssätze, so wie sie aus der Datei ausgelesen wurden. Auf der rechten Seite wird eine Liste mit Warnungen ("Warning") und Fehlern ("Error") angezeigt. Die Liste zeigt den Typ des Eintrags, eine kurze Fehlerbeschreibung und die Zeile in der Datei, bei der die Meldung aufgetreten ist. Die Einträge vom Typ "Error" und "Parser" verhindern den Import der Datei. Weitere Informationen im Abschnitt "Validierung". Einträge vom Typ "Error" oder "Parser" müssen in der Import Datei korrigiert werden. Öffnen Sie die Datei mit einem passenden Programm und ändern die fehlerhaften Einträge. Wo der Fehler auftritt finden Sie in der Fehlerliste, dort wird die Zeilennummer angezeigt. Speichern Sie die Datei. Nun wechseln Sie wieder in myjack und klicken noch einmal auf < Datei prüfen >. Dabei wird der aktuelle Stand der Datei eingelesen. Stehen auf der rechten Seite keine Einträge oder nur Einträge vom Typ "Warning", so kann die Datei importiert werden. Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche < Belege speichern >.

5 Nach oben Validierung Bei der Validierung überprüft myjack den Aufbau der ausgewählten CSV Datei und zeigt unter Umständen eine entsprechende Auflistung von Problemen an. Dabei gibt es drei verschiedene Typen von Problemen: Error Warning Parser Fehler führen dazu, dass die CSV Datei nicht importiert werden kann Warnungen sind Hinweise auf eventuelle Fehler, die aber den Import der Daten nicht verhindern Einträge mit Parser verhindern wie Fehler den Import der Datei folgende Punkte führen zu einem "Error": Die Buchungsperiode ist abgeschlossen. Die Buchungsperiode gibt es nicht, z.b. Perioden unter 0 und über 99 Der Beleg hat nur eine Belegposition. Das angegebene Konto existiert nicht. Von der konfigurierten Buchhaltungswährung abweichende Währung ist ein Fehler. Die angegebene Währung weicht von den Einstellungen in den Buchhaltungsstammdaten ab. Der Steuerschlüssel existiert nicht. Die Filiale, GSB oder Gruppe existieren nicht. Die Summe aller Soll-Positionen stimmt nicht überein mit der Summe aller Haben-Positionen (bitte beachten Sie dabei auch die Steuerbeträge zu betrachten). Bei Steuer: nur eines der Felder Steuer-Schlüssel und Steuer-Betrag ist gefüllt. Es wird bei einem OP-geführten Konto kein OP angegeben. Es wird bei einem nicht OP-geführten Konto ein OP angegeben. folgende Punkte führen zu einem "Warning" Der hinterlegte Steuerbetrag weicht vom errechneten Steuerbetrag ab. Das angegebene Datum liegt mehr als 1 Jahr zurück. Das angegebene Datum liegt in der Zukunft. folgende Punkte führen zu einem Eintrag "Parser": Es sind nicht alle Pflichtfelder gefüllt. In diesem Fall wird der Beleg gar nicht zur weiteren Validierung eingelesen. Der Inhalt von Feldern kann nicht übernommen werden, z.b. weil ein nicht mögliches Datum eingegeben wurde. Bei der Prüfung der Import Datei wird auch die Nutzung der Variablen geprüft. Nach oben Wird in einem Feld eine Variable verwendet, die nicht definiert ist, führt das zu einem "Error". Wird eine Variable definiert, die im Dokument nicht verwendet wird, führt das zu einer "Warning". Verbuchung Stehen auf der rechten Seite der Import Maske keine Einträge oder nur Einträge vom Typ "Warning", so kann die Datei importiert werden. Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche < Belege speichern >.

6 Eine kurze Bestätigung zeigt Ihnen an, wann der Import fertiggestellt ist. Sie finden die Buchungen dann in der Buchhaltung von myjack, z.b. über die Sitzungsliste. Nach oben