JUSTUS-LIEBIG-UNIVERSITÄT GIESSEN. Fachbereich Mathematik und Informatik, Physik und Geographie Fachgebiet Mathematik, Schwerpunkt Informatik

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1 JUSTUS-LIEBIG-UNIVERSITÄT GIESSEN Fachbereich Mathematik und Informatik, Physik und Geographie Fachgebiet Mathematik, Schwerpunkt Informatik Institut für Informatik Professur für Software-Engineering DIPLOMARBEIT Anforderungen, Potentiale und technische Umsetzungsmöglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung über das Internet unter Einsatz elektronischer Signaturen gemäß 14 Umsatzsteuergesetz gestellt von: Prof. Dr. Dr. h.c. M. G. Zilahi-Szabó vorgelegt von: Steffen Erkel Braunfels-Tiefenbach, im Juni 2003

2 Inhaltsverzeichnis II Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...VI Tabellenverzeichnis...VIII Abkürzungsverzeichnis...IX 1 Einleitung Problemstellung Vorgehensweise Geschäftsprozessmanagement Grundlegende Begriffe Das Konzept des Geschäftprozessmanagements Geschäftsprozessmodellierung Einleitung Graphenbasierte Modellierungssprachen Geschäftsprozessanalyse und -optimierung Einleitung Ablauf der Geschäftsprozessanalyse Geschäftsprozessoptimierung Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) Elemente und Verknüpfungen Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten Die elektronische Signatur Aufgabe der elektronischen Signatur Kryptographische Grundlagen Rechtliche Grundlagen Einleitung Einfache elektronische Signaturen Fortgeschrittene elektronische Signaturen Qualifizierte elektronische Signaturen Qualifizierte Zertifikate Sichere Signaturerstellungseinheiten Zertifizierungsdiensteanbieter... 28

3 Inhaltsverzeichnis III Akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter Das Signatur-Verfahren aus Sicht des Anwenders Gesetzliche Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnungsstellung Die Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht Einleitung Das Prinzip des Vorsteuerabzugs Inhaltliche Anforderungen an eine Rechnung Rechnungen in Schriftform Die elektronische Rechnung Zugang und Wirksamwerden elektronischer Rechnungen Anforderungen der Finanzbehörden Umgang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Datenzugriff durch das Finanzamt Anmerkungen zu den Anforderungen Internationaler Einsatz elektronischer Rechnungen Geschäftsprozessanalyse der papierbasierten Rechnungsstellung Funktionen und Anforderungen der Rechnungsstellung Grundlagen und Ziele der Geschäftsprozessanalyse Modellierung des IST-Modells Modellgrundlagen Prozessablauf Rechnungssteller Prozessablauf Rechnungsempfänger Prozessbewertung Optimierungspotentiale durch elektronische Rechnungsstellung Elektronischer Datenaustausch (EDI) mit EDIFACT Grundlagen des elektronischen Datenaustauschs (EDI) EDI Standards Die EDIFACT Nachricht EDIFACT Syntax Regeln Aufbau einer EDIFACT Übertragungsdatei Eine EDIFACT Beispielrechnung Übertragungswege für EDI Elektronische Rechnungsübermittlung mit EDI EDI in der Praxis... 71

4 Inhaltsverzeichnis IV 8 Elektronischer Datenaustausch über das Internet Einleitung XML-basierter Datenaustausch Entwicklung und Motivation von XML XML-Grundlagen Wohlgeformte XML-Dokumente Document Type Definition (DTD) XML-Schemata Präsentation von XML-Dokumenten Elektronische Signaturen mit XML EDI mit XML (XML/EDI) Vorteile von XML XML/EDI-Standardisierung Fazit Electronic Billing mit elektronischen Signaturen Einleitung ebilling-modelle Direktes ebilling Indirektes ebilling Angewandte ebilling-lösungen Web-Billing Billing Kombination von Web- und -Billing Integration des Signatur-Verfahrens Einleitung Dezentrale Signatur-Lösung Zentrale Signatur-Lösung Geschäftsprozessoptimierung durch -Billing Grundlagen und Ziele Analyse des SOLL-Modells Modellgrundlagen Prozessablauf Rechnungssteller Prozessablauf Rechnungsempfänger Kostenvergleich IST/SOLL-Modell Ergebnis der Optimierung

5 Inhaltsverzeichnis V 11 ebilling in der Praxis Einleitung AuthentiDate ebilling-signatur-lösungen T-Mobile RechnungOnline TietoEnator Sealsnet Schlussbetrachtung Ergebnis der Arbeit Ausblick Literaturverzeichnis Anhang A 1 Umsatzsteuergesetz 14 und 15 Abs A 2 Erklärungen zum V-Modell A 3 Übersicht der EPK-Verknüpfungsarten A 4 Erklärung der EDIFACT Beispiel-Rechnung

6 Abbildungsverzeichnis VI Abbildungsverzeichnis Abbildung 2.1: Vom Ziel zum Ergebnis eines Geschäftsprozesses... 5 Abbildung 2.2: Hierarchische Unterteilung eines Geschäftsprozesses... 6 Abbildung 2.3: Konzept des Geschäftsprozessmanagements... 8 Abbildung 2.4: Gestaltung von Geschäftsprozessen nach dem V-Modell... 8 Abbildung 2.5: Beispiel graphenbasiertes Geschäftsprozessmodell in UML-Notation. 11 Abbildung 2.6: Dach und Säulen des Geschäftsprozessmanagements Abbildung 3.1: Modell der Rechnungserstellung in EPK-Notation Abbildung 3.2: Darstellung einer Rechnungserstellung durch eepk Abbildung 4.1: Erstellen einer qualifizierten elektronischen Signatur Abbildung 4.2: Lokale Signaturprüfung mit einer Signatur-Prüfsoftware Abbildung 5.1: Das Umsatzsteuersystem aus der Perspektive eines Unternehmens Abbildung 6.1: Vereinfachter Rechnungsprozess Abbildung 6.2: Rechnungserstellung und -versand in Papierform Abbildung 6.3: Eingang und Weiterverarbeitung einer Papierrechnung Abbildung 7.1: Electronic Data Interchange (EDI) Abbildung 7.2: Darstellung der EDIFACT Hierarchie Abbildung 7.3: Aufbau des Nutzdatenrahmens einer EDIFACT - Übertragungsdatei.. 66 Abbildung 7.4: EDIFACT-Beispielrechnung Abbildung 7.5: EDIFACT-Übertragungsdatei Abbildung 8.1: Dienste und Protokolle für EDI über das Internet Abbildung 8.2: Abgrenzung HTML, XML und SGML Abbildung 8.3: XML-Sprachkonzept Abbildung 8.4: XML-Tree zum XML-Dokument in Tabelle Abbildung 8.5: Beispiel für ein wohlgeformtes XML-Dokument (Rechnung.xml) Abbildung 8.6: Beispiel einer Document Type Definition (Rechnung.dtd) Abbildung 8.7: DTD zum XML-Dokument in Abbildung 8.5 (rechnung2.dtd) Abbildung 8.8: Beispiel für ein gültiges XML-Dokument (rechnung2.xml) Abbildung 8.9: DTD (adresse.dtd) zu XML-Dokument in Tabelle Abbildung 8.10: XML-Schema (Adresse.xsd) zu XML-Dokument in Tabelle

7 Abbildungsverzeichnis VII Abbildung 8.11: XML-Dokument mit einfachem CSS Abbildung 8.12: Drei Arten von XML-Signaturen Abbildung 8.13: XML-Signatur Beispiel Abbildung 8.14: Ablauf XML/EDI-Kommunikation Abbildung 9.1: Vergleich Rechnungsstellung auf Papier bzw. per ebilling Abbildung 9.2: Direktes ebilling Abbildung 9.3: Indirektes ebilling Abbildung 9.4: Elektronische Rechnungsstellung mit Web-Billing Abbildung 9.5: Elektronische Rechnungsstellung mit -Billing Abbildung 9.6: Dezentrale Signatur-Lösung Abbildung 9.7: Zentrale Signatur-Lösung Abbildung 10.1: Rechnungserstellung und -versand mit -Billing Abbildung 10.2: Eingang und Weiterverarbeitung einer -Rechnung Abbildung 11.1: AuthentiDate ebilling-inhouse-lösung Abbildung 11.2: AuthentiDate ebilling-lösung über Trust Center Abbildung 11.3: Einzelverbindungsnachweis T-Mobile RechnungOnline Abbildung 11.4: TietoEnator Lösungsvorschlag

8 Tabellenverzeichnis VIII Tabellenverzeichnis Tabelle 3.1: EPK-Verknüpfungsoperatoren Tabelle 5.1: Vierstufige Warenweg mit Vorsteuerabzug Tabelle 6.1: Übersicht Anforderungen an eine Rechnungsstellung im B2B-Bereich Tabelle 6.2: Prozessbeschreibung IST-Modell Rechnungssteller Tabelle 6.3: Prozessbeschreibung IST-Modell Rechnungsempfänger Tabelle 8.1: Vergleich HTML-/XML-Dokument Tabelle 10.1: Prozessbeschreibung SOLL-Modell Rechnungssteller Tabelle 10.2: Prozessbeschreibung SOLL-Modell Rechnungsempfänger Tabelle 10.3: Kostenvergleich Rechungsübermittlung Tabelle 10.4: Kostenvergleich Rechnungsbearbeitung

9 Abkürzungsverzeichnis IX Abkürzungsverzeichnis Abb. Abs. AO ASP B2B B2C BGB BMF bzgl. bzw. ca. CDATA CD-ROM CSS d.h. DEDIG DFÜ DIN DMS DOM DTD DV DVD ebilling EBPP ebusiness ebxml ECE EDI EDV eepk EPK Abbildung Absatz Abgabenordnung Application Service Provider Business-to-Business Business-to-Customer Bürgerliches Gesetzbuch Bundesministerium für Finanzen Bezüglich beziehungsweise circa Character Data Compact Disk Read Only Memory Cascading Style Sheets das heißt Deutsche EDI/EC Gesellschaft Datenfernübertragung Deutsches Institut für Normung Dokumenten-Management-System Document Object Model Document Type Definition Datenverarbeitung Digital Versatile Disc Electronic Billing Electronic Bill Presentment and Payment Electronic Business Electronic Business XML Economic Commision for Europe Electronic Data Interchange Elektronische Datenverarbeitung erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten Electronic Mail Ereignisgesteuerte Prozessketten

10 Abkürzungsverzeichnis X ERM Entity Relationship Modell etc. et cetera EU Europäische Union FTP File Transfer Protocol GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ggf. gegebenenfalls GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme HTML HyperText Markup Language HTTP Hypertext Transfer Protocol ISO International Standardisation Organisation IT Informations- und Telekommunikationstechnik MB Megabyte MIME Multi-purpose Internet Mail Extensions MwSt Mehrwertsteuer Nr. Nummer PCDATA Parsed Character Data PI Processing Instruction PIN Personal Identity Number PKI Public Key Infrastruktur RegTP Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post ROI Return-on-Investment s.o. siehe oben SGML Standard Generalized Markup Language SigG01 Signaturgesetz 2001 SigG97 Signaturgesetz 1997 SMTP Simple Mail Transfer Protocol sog. sogenannte/es/en StÄndG2001 Steueränderungsgesetz 2001 Tab. Tabelle u. und u.a. unter anderem UML Unified Modelling Language UN United Nations USt Umsatzsteuer

11 Abkürzungsverzeichnis XI UStG USt-ID-Nr usw. VAN VANS Vgl. W3C WWW XML XSL XSLT z.b. ZPO Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und so weiter Value Added Network Value Added Network Services Vergleiche World Wide Web Consortium World Wide Web Extensible Markup Language Extensible Stylesheet Language XSL Transformations zum Beispiel Zivilprozessordnung

12 1.1 Problemstellung 1 1 Einleitung 1.1 Problemstellung Das Internet hat das Wirtschaftsleben in den letzten Jahren maßgeblich verändert. Vor allem im Bereich der Kommunikations- und Transaktionswege haben Internet-basierte Technologien traditionelle Strukturen und Beziehungen abgelöst. Heutzutage bieten sich Unternehmen ihre Waren und Dienstleistungen gegenseitig über das Internet an und auch Privatkonsumenten nutzen vermehrt Online-Angebote anstatt durch überfüllte Kaufhäuser zu ziehen. In vielen Fällen besteht für Unternehmen die Möglichkeit einen kompletten Einkaufsprozess über das Internet abzuwickeln. Eine Ausnahme dabei bildete bis Ende 2001 die zwischenbetriebliche Rechnungsstellung. Aufgrund der bis dahin geltenden Regelungen des Umsatzsteuergesetzes waren steuerrechtlich anzuerkennende Rechnungen fest an die Papierform gebunden. Rein elektronisch übermittelte Rechnungen konnten demnach nicht durch den Rechnungsempfänger zu einem Vorsteuerabzug gegenüber den Finanzbehörden geltend gemacht werden. Im Rahmen einer von der Seals GmbH (Frankfurt a. M.) im Jahre 2001 durchgeführten Befragung von über 130 Managern deutscher Unternehmen wurde festgestellt, dass aufgrund dieser Tatsache über 90% der Firmen, trotz der fortgeschrittenen technischen Entwicklungen, ihre Rechnungen ausschließlich auf dem traditionellen Postweg versenden. 1 Seit dem hat sich die Rechtslage entscheidend verändert. Elektronische Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz den Rechnungen in Papierform gleichgestellt, sofern sie die inhaltlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllen und mit einer e- lektronischen Signatur versehen sind. Die elektronische Signatur bestätigt, analog zu einer handschriftlichen Unterschrift, eindeutig die Identität des Unterzeichners und dessen Einverständnis mit den signierten Daten und bildet somit die Grundlage für eine steuerrechtliche Anerkennung der elektronischen Rechnung. Für die Unternehmen bedeutet die Neuregelung des Umsatzsteuergesetzes, dass sie die Prozesse zur Rechnungsstellung bezüglich der neu geschaffenen Möglichkeiten überdenken und umstrukturieren können, um diese effizienter zu gestalten und damit Kosten einzusparen. Gerade vor dem Hintergrund der angespannten wirtschaftlichen Lage und dem steigenden Kosten- und Konkurrenzdruck können innerbetriebliche Kostensenkungen zu einer nachhaltigen Steigerung des Gewinns und der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. 1 Vgl. abgerufen am

13 1.2 Vorgehensweise 2 Ziel dieser Arbeit ist es, die elektronische Rechnungsstellung über das Internet im zwischenbetrieblichen Rechnungsaustausch auf mögliche Optimierungspotentiale gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung zu überprüfen. Dabei werden die gesetzlichen Rahmenbedingen der elektronischen Rechnungsstellung erläutert und Ansätze für eine technische Umsetzung aufgezeigt. In der Vorgehensweise wird dabei nicht allein auf die elektronische Rechnungsstellung, sondern auch allgemein auf die elektronische Datenübertragung per EDI bzw. über das Internet eingegangen. 1.2 Vorgehensweise Im zweiten Kapitel wird die elektronische Signatur näher beschrieben. Neben den kryptographischen Grundlagen soll dabei vor allem auf das aktuelle Signaturgesetz und auf das Ausstellen und Überprüfen einer elektronischen Signatur aus Sicht eines Anwenders eingegangen werden. Das darauf folgende dritte Kapitel befasst sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnungsstellung. Zunächst wird das Umsatzsteuersystem erklärt, sowie inhaltliche und formale Anforderungen an eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetz aufgeführt. Dabei wird insbesondere die neu geschaffene Möglichkeit der elektronischen Rechnungsstellung unter Einsatz elektronischer Signaturen beschrieben. Im Anschluss an Bemerkungen zum Zugang und Wirksamwerden elektronischer Rechnungen sollen die Anforderungen seitens der Finanzbehörden bezüglich Umgang und Aufbewahrung derselben betrachtet werden. In diesem Zusammenhang wird auch auf die Berechtigung der Finanzbehörden zum elektronischen Datenzugriff im Rahmen einer betrieblichen Außenprüfung eingegangen. Abgeschlossen wird das Kapitel mit Ausführungen zu den innerhalb der EU geltenden Regelungen bezüglich des elektronischen Rechnungsaustauschs und der steuerrechtlichen Anerkennung. Kapitel vier befasst sich mit dem Konzept des Geschäftsprozessmanagements als Mittel zur Optimierung betrieblicher Abläufe. Dabei werden insbesondere die Begriffe Geschäftsprozess, Geschäftsprozessmodellierung sowie Geschäftsprozessanalyse und -optimierung behandelt. Kapitel fünf stellt mit den "Ereignisgesteuerten Prozessketten" eine geeignete Methode zur Geschäftsprozessmodellierung vor, die in den folgenden Kapiteln angewendet wird. Im sechsten Kapitel wird der Geschäftsprozess der papierbasierten Rechnungsstellung modelliert, analysiert und bewertet. Dafür werden zunächst

14 1.2 Vorgehensweise 3 allgemeine Funktionen und Anforderungen der zwischenbetrieblichen Rechnungsstellung beschrieben, anhand derer anschließend die Analyse und Bewertung durchgeführt wird. Basierend auf den Ergebnissen werden mögliche Optimierungspotentiale durch eine Rechnungsstellung in elektronischer Form aufgezeigt. Das siebte Kapitel betrachtet die Ansätze und Ziele des traditionellen elektronischen Datenaustauschs per EDI. Insbesondere wird der EDIFACT-Standard näher erläutert und am Beispiel einer Rechnung verdeutlicht. Zum Abschluss des Kapitels wird die Situation von EDI in der Praxis beschrieben und Gründe für die Zurückhaltung der Unternehmen gegenüber EDI- Verfahren angegeben. In Kapitel acht werden die neuen Möglichkeiten des elektronischen Datenaustauschs über das Internet vorgestellt. Schwerpunkt dabei ist die Extensible Markup Language (XML), die sich als universell einsetzbare Internet-Sprache etabliert hat. In Kapitel neun werden die im achten Kapitel aufgezeigten Möglichkeiten der Internet-Datenübertragung gezielt auf die elektronische Rechnungsstellung (ebilling) überführt. Dazu werden zwei ebilling-lösungen und deren Vor- und Nachteile vorgestellt, sowie zwei Varianten zur Integration des Signatur-Verfahrens betrachtet. Im zehnten Kapitel wird die zwischenbetriebliche Rechnungsstellung über das Internet, basierend auf dem im neunten Kapitel beschriebenen -Billing-Verfahren, modelliert, analysiert und bewertet. Dabei soll insbesondere geprüft werden, inwieweit diese Form der Rechnungsstellung den in Kapitel sechs aufgestellten Anforderungen gerecht wird und welche Optimierungspotentiale gegenüber dem papierbasierten Prozessablauf erfüllt bzw. nicht erfüllt werden können. Des Weiteren wird ein Kostenvergleich mit der papierbasierten Rechnungsstellung vorgenommen, um mögliche Einsparungspotentiale monetär aufzuzeigen. In Kapitel elf werden drei Beispiele für praktizierte ebilling- Lösungen beschrieben. Im abschließenden Kapitel werden die Ergebnisse dieser Arbeit diskutiert und ein Ausblick über mögliche praktische Einsatzchancen der elektronischen Rechnungsstellung über das Internet gegeben.

15 2.1 Grundlegende Begriffe 4 2 Geschäftsprozessmanagement 2.1 Grundlegende Begriffe In Unternehmen werden verschiedene Produktionsprozesse unterschieden, die zusammenwirkend zu einem Produktionsziel führen. Zur besseren Kontrolle des gesamten Produktionsablaufs werden sie getrennt betrachtet und anschließend über ihre Interaktionen verknüpft. Diese Prozesse werden Geschäftsprozesse genannt und sind z.b. folgendermaßen ausgeprägt: Beschaffung, Verwaltung, Produktion, Lagerung, Verkauf. Beispielsweise betrifft die Fertigung und der Verkauf eines von einem Kunden angeforderten Ersatzteils u.a. Geschäftsprozesse der Auftragserfassung, der Verwaltung, des Lagers, der Produktion und des Vertriebes eines beauftragten Produktionsunternehmens. Im Vertrieb stellt insbesondere die Rechnungsstellung einen im Rahmen eines Verkaufs unverzichtbaren Geschäftsprozess dar. Für den Begriff "Geschäftsprozess" finden sich in der Literatur zahlreiche Definitionen. Nach ZILAHI-SZABÓ beschreibt ein Geschäftsprozess "...welche Funktionen/Prozesse in welcher Folge aneinander gereiht werden müssen, damit durch ihre Ausführung ein vorgegebenes Ziel erreicht werden kann." 2 Ein Geschäftsprozess kann demnach als Reaktionen eines Unternehmens (in Form von Prozessen) auf eine von außen gestellte Anforderung betrachtet werden. 3 Ausgangspunkt eines Geschäftsprozesses nach ZILAHI-SZABÓ ist das angestrebte Produktionsziel, der Endpunkt ist das erreichte Ergebnis. Das Ziel wird von außen (z.b. durch Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten) an das Unternehmen gestellt und beschreibt beispielsweise die Produktion einer Ware oder die Verrichtung einer Dienstleistung. Um von dem Ziel zu dem Ergebnis zu gelangen, werden eine oder in der Regel mehrere Prozessketten durchlaufen. 2 ZILAHI-SZABÓ, (2002), S. 6ff. 3 Vgl. ZILAHI-SZABÓ, (2002), S. 5

16 2.1 Grundlegende Begriffe 5 Geschäftsprozess Unternehmen Allgemein: Ziel Prozesskette Prozesskette Prozesskette Ergebnis Beispiel: Erstellung/ Verkauf von Dienstleistungen/ Produkten Beschaffung von Ressourcen Bereitstellung/ Lagerung von Ressourcen Einsatz der Ressourcen/ Produktion Vertrieb der Dienstleistungen/ Produkte Dienstleistungen/ Produkte erstellt und verkauft Abbildung 2.1: Vom Ziel zum Ergebnis eines Geschäftsprozesses 4 Prozessketten stellen in sich abgeschlossene Bestandteile eines Geschäftsprozesses dar. Sie untergliedern den Geschäftsprozess in mehrere Teilprozesse, deren Abarbeitung jeweils von einem Teilziel zu einem Teilergebnis führt. Prozessketten werden weiter unterteilt in verschiedene Arbeitsprozesse. Ein Arbeitsprozess definiert eine zu verrichtende Aufgabe zur Erbringung einer Leistung (z.b. Rechnung schreiben, Rechnung prüfen). Die Durchführung eines Arbeitsprozesses obliegt einem Aufgabenträger und beinhaltet die Abarbeitung eines oder in der Regel mehrerer Vorgänge in einer bestimmten Ablauffolge. Aufgabenträger können sowohl Personen als auch Maschinen oder Softwaresysteme sein. Die Vorgänge repräsentieren die physischen und geistigen Tätigkeiten der Aufgabenträger. Ihre Durchführung stützt sich auf Unternehmensressourcen/Sachmittel (z.b. Telefon, Fax, IT-Systeme) und betrifft Informationsobjekte (z.b. Daten, Dokumente, usw.), die dabei gelesen, bearbeitet oder erzeugt werden können. Nach ZILAHI-SZABÓ lassen sich Geschäftsprozesse anhand der Begriffe Prozesskette, Arbeitsprozess und Vorgang im Top-Down-Vefahren unterteilen und hierarchisieren. Diese Form der Unterteilung wird als Verfeinerung bezeichnet. 5 Die Anzahl der verschiedenen Ausprägungen der einzelnen Ebenen kann dabei je nach Geschäftsprozess stark variieren. 4 Vgl. ZILAHI-SZABÓ (2002), S Vgl. ZILAHI-SZABÓ (2001), S. 111

17 2.1 Grundlegende Begriffe 6 Die folgende Abbildung verdeutlicht die Verfeinerung des Geschäftsprozesses "Rechnungseingang". Geschäftsprozess Prozessketten Arbeitsprozesse Vorgänge Rechnungseingang registrieren Rechnung prüfen Einzelbetrag erfassen Rechnungseingang Rechnungsgsdaten erfassen Rechnung verbuchen Rechnungskopf- Daten erfassen Rechnungspositionen erfassen Menge erfassen Gesamtbetrag erfassen Rechnung archivieren Steuersatz erfassen Abbildung 2.2: Hierarchische Unterteilung eines Geschäftsprozesses 6 Die Reihenfolge, in der Vorgänge innerhalb eines Arbeitsprozesses und Arbeitsprozesse untereinander verknüpft sind, wird durch Ereignisse bestimmt. Ein Ereignis ist das Ergebnis eines Vorgangs oder Arbeitsprozesses und beschreibt das Eingetretensein eines bestimmten Zustandes. Bedingt durch diesen wird/werden ein oder mehrere Folgeprozess/e ausgelöst. Vorgänge und Arbeitsprozesse besitzen demnach jeweils ein (auslösendes) Vor- und ein (erzeugtes) Nachereignis. Die einzelnen Prozessketten eines Geschäftsprozesses können unabhängig voneinander ablaufen oder in einem geregelten Ablauf stehen. Auch Interaktionen zwischen Prozessketten sind möglich, d.h. ein eingetretenes Ereignis kann mehrere Folgeprozesse in anderen Prozessketten auslösen. Die Reihenfolge der Prozessketten und Arbeitsprozesse wird als Geschäftsprozessablauf bezeichnet. Der Geschäftsprozessablauf beschreibt demnach einen bestimmten zeitlich-logischen Vorgehensplan, der abgearbeitet das durch den Geschäftsprozess angestrebte Ziel liefert. 6 Vgl. ZILAHI-SZABÓ (2001), S. 113

18 2.2 Das Konzept des Geschäftprozessmanagements Das Konzept des Geschäftprozessmanagements Die zunehmende Globalisierung der Märkte und die Entwicklung neuer Informationsund Kommunikationstechnologien (z.b. , Internet) stellen Unternehmen heutzutage vor veränderte Marktsituationen. Die neuen Informationsmedien und verkürzte Informationswege machen es dem Konsumenten leicht, sich umfassend zu informieren und Produkte zu vergleichen. Diese Erhöhung der Markttransparenz führt dazu, dass Unternehmen einer immer größer werdenden Konkurrenz und steigendem Kostendruck ausgesetzt sind. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, stellen sich deshalb, gerade in Bezug auf Effizienz, Kosten und Qualität der Geschäftsprozesse und Produkte, gehobene Anforderungen an die Unternehmen und deren interne Struktur. Wettbewerbsvorteile erzielen vor allem die Unternehmen, die schnell und flexibel auf Veränderungen von Märkten, Kunden und Technologien reagieren können. Anfang der 90er Jahre entwickelte sich das Konzept des Geschäftsprozessmanagements als Reaktion der Unternehmen auf die steigenden Anforderungen. Zielsetzung dabei ist eine Steigerung der Effizienz entlang der Wertschöpfungskette eines Unternehmens sowie eine kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen, um damit eine Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens in einem wirtschaftlichen Umfeld zu erreichen, das von steigender Wettbewerbsintensität und kürzeren Produktlebenszyklen geprägt ist. 7 Angestrebte Optimierungsmaßnahmen sind beispielsweise: Senkung der Produktionskosten, Verkürzung der Produktions-/Durchlaufzeiten, Steigerung der Kundenzufriedenheit, Verbesserung der Produktqualität oder effizientere Nutzung der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Insbesondere durch eine Senkung von Prozesskosten lässt sich im Unternehmen eine Gewinnsteigerung auch ohne zusätzliches Umsatzwachstum realisieren. Das Konzept des Geschäftsprozessmanagements beinhaltet mehrere bestimmte Vorgänge: Es umfasst eine markt- und kundenorientierte Definition der Unternehmensziele, sowie die Gestaltung, Umsetzung, Ausführung und Analyse der an deren Umsetzung beteiligten Geschäftsprozesse. Diese Vorgänge stehen innerhalb eines Unternehmens in der in Abbildung 2.3 aufgezeigten Beziehung zueinander und bilden somit einen Gesamtprozess, der sich (im Idealfall) laufend wiederholt. 7 Vgl. SCHEER ET AL (1995)

19 2.2 Das Konzept des Geschäftprozessmanagements 8 Strategischer Entscheidungsprozess Festlegung der strategischen Vorgaben Gestaltungsprozess (Modellbasierte) Gestaltung von Geschäftsprozessen, Organisation und Produkten führt wieder zu Umsetzungsprozess Organisation Informationstechnologie Evaluationsprozess Evaluation von Geschäftsprozessen, Organisation und Produkten Ausführungsprozess Durchführung der Geschäftsprozesse (und EDV-Betrieb ) liefert Operative Daten Abbildung 2.3: Konzept des Geschäftsprozessmanagements 8 Zunächst werden, ausgerichtet an Unternehmensstruktur, Marktsituation und Kundenwünschen, die Unternehmensziele, -strategie und das Produktportfolio festgelegt. Die Produkte entstehen durch Geschäftsprozesse, deren Gestaltungsprozess wie folgt anhand eines Vorgehensmodells (basierend auf dem Konzept des V-Modells 9 ) beschrieben werden kann: Festlegung der Zielsetzung Testfälle Validierung der Zielsetzung Betrieb Testfälle Anforderungsvalidierung Einführung Anforderungsdefinition Geschäftsprozessmodellierung/ Prozessentwurf Testfälle Restrukturierung Testlauf Teilprozessmodellierung/ Teilprozessentwurf Testfälle Einzeltest t Abbildung 2.4: Gestaltung von Geschäftsprozessen nach dem V-Modell 8 Vgl. Business Process Management System (BPMS) Paradigma nach KARAGIANNIS ET AL (1996) 9 Nähere Informationen zum V-Modell siehe Anhang A 2 Erklärungen zum V-Modell

20 2.3 Geschäftsprozessmodellierung 9 Die Geschäftsprozessmodellierung (siehe Kapitel 2.3) ist ein Teil dieses Gestaltungsprozesses. Anhand von Modellen werden hier Ziele, Abläufe und Organisation von Geschäftsprozessen festgelegt und dargestellt. Die anschließende Umsetzung (vgl. Abbildung 2.3) der Geschäftsprozesse stützt sich auf die im Unternehmen gegebenen organisatorischen Strukturen unter Einbindung der vorhandenen Informations- und Telekommunikationstechnologien. Die Aufgabe der IT-Systeme liegt in der optimalen Unterstützung der Geschäftsprozesse zur Erreichung der definierten Unternehmensziele. Nach der Prozessausführung (vgl. Abbildung 2.3) erfolgt eine Analyse und Bewertung der erzielten Produkte und der durchlaufenen Arbeitsprozesse nach zuvor festgelegten Schwerpunkten. Dieser Vorgang wird als Geschäftsprozessanalyse (vgl. Abbildung 2.3) bezeichnet. Die Ergebnisse der Geschäftsprozessanalyse können dann zu einer veränderten Zielsetzung des Unternehmens und/oder zu einer Neuentwicklung bzw. zu einem Re-Design der bestehenden Geschäftsprozesse führen, um somit auf eine veränderte Marktsituation und evtl. Kundenwünsche reagieren und Arbeitsabläufe und Produktqualität optimieren zu können. Anschließend erfolgt erneut die Umsetzung, Ausführung und Analyse der Geschäftsprozesse. Das Konzept des Geschäftsprozessmanagement stellt also keine statische, einmal durchzuführende Optimierungsmaßnahme dar, sondern beschreibt vielmehr einen dynamischen Prozess, mit dem Ziel die Unternehmenseffizienz, Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit kontinuierlich hoch zu halten bzw. weiter zu steigern. 2.3 Geschäftsprozessmodellierung Einleitung Von zentraler Bedeutung im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements ist die Geschäftsprozessmodellierung. Als Teil des Gestaltungsprozesses (siehe Abbildung 2.4) beschreibt dieser Begriff die Gestaltung von Zielen, Aufbau, Ablauf und Organisation von Geschäftsprozessen durch sog. Geschäftsprozessmodelle. Geschäftsprozessmodelle versuchen Abbilder der betrieblichen Realität oder idealtypische Geschäftsprozessabläufe transparent und leicht verständlich darzustellen. Ihre Erstellung verfolgt stets ein konkretes Ziel, wie beispielsweise Vgl. KÜHN, KARAGIANNIS (2001), S. 5, vgl. JUNGINGER (2000), S

21 2.3 Geschäftsprozessmodellierung 10 die Dokumentation von Geschäftsprozessen (z.b. für Mitarbeiterschulungen, Zertifizierungen im Rahmen eines Qualitätsmanagements), die Optimierung oder Reorganisation bestehender Geschäftsprozessabläufe oder die Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen (z.b. bei Gesetzesänderungen), die Definition fachlicher Vorgaben zur Qualitätssicherung (z.b. Referenzabläufe, Pflichtenheft), die Analyse und Bewertung eines Geschäftsprozesses (z.b. Zeit-/Kosten-/ Kapazitätsanalysen durch Simulation mit reellen oder hypothetischen Daten). Geschäftsprozessmodelle können des Weiteren auch als Grundlage für eine Software- Entwicklung dienen. In diesem Zusammenhang wird aber allgemeiner von einer Prozessmodellierung gesprochen Graphenbasierte Modellierungssprachen Es gibt verschiedene Techniken und Methoden Geschäftprozessmodelle zu erstellen. 11 Allen Methoden gemeinsam ist aber, dass sich ein Modell aus einer Menge zur Verfügung stehender Modellierungselemente, die nach festgelegten Modellierungsregeln angeordnet sind, zusammensetzt. Eine weit verbreitete Modellierungsmethode stellen die graphenbasierten Sprachen (oder Diagrammsprachen) dar. Deren Modelle beschreiben Geschäftsprozessabläufe durch gerichtete Graphen (im mathematischen Sinne) auf einer (in der Regel) zweidimensionalen Zeichenfläche. 12 Die Knoten der Graphen repräsentieren die einzelnen Ereignisse und Prozesse/Vorgänge. Spezifische Modellierungsregeln geben Darstellungsweise und Verknüpfungsmöglichkeiten dieser Elemente vor. In der Praxis vielfach eingesetzte graphenbasierte Sprachen sind beispielsweise die Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) (siehe Kapitel 3) oder UML Activity Diagrams 13 (letztere insbesondere im Rahmen einer Software-Entwicklung). Die folgende Abbildung stellt den Prozessablauf einer vollständigen elektronischen Signaturprüfung (vgl. Kapitel 4.4) graphenbasiert durch ein UML-Activity-Diagram (modelliert in Microsoft-Visio) dar. 11 Siehe JUNGINGER (2000), S Vgl. JUNGINGER (2000), S Siehe Unified Modelling Language Specification 1.3 (1999), abrufbar unter

22 2.3 Geschäftsprozessmodellierung 11 Startzustand: Elektronisch signierte Datei empfangen Aktivität Signatur prüfen Entscheidung [korrekt] [fehlerhaft] Zertifikate prüfen Datei ablehnen [korrekt] [fehlerhaft] Endzustand: Datei abgelehnt Aufspaltung Datei ablehnen Datei akzeptieren Datei als geprüft markieren Endzustand: Datei abgelehnt Zusammenführung Endzustand: Datei akzeptiert Abbildung 2.5: Beispiel graphenbasiertes Geschäftsprozessmodell in UML-Notation Vorteil der graphenbasierten Geschäftsprozessmodelle ist ihre hohe Übersichtlichkeit und Verständlichkeit. Selbst ohne Vorkenntnisse ist ein Geschäftsprozessablauf inklusive aller Entscheidungsstränge intuitiv lesbar. Aus diesem Grund eignet sich diese Methode vor allem für die Entwicklung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Seit Mitte der 90er Jahre existieren zahlreiche Modellierungswerkzeuge zur computergestützten Erstellung und (zum Teil) Simulation und Bewertung graphenbasierter Geschäftsprozessmodelle. Beispiele hierfür sind im deutschsprachigen Raum ADONIS 14, ARIS -Toolset 15, Bonapart 16 und Microsoft-Visio. 14 Siehe JUNGINGER ET AL (2000) 15 Siehe 16 Siehe

23 2.4 Geschäftsprozessanalyse und -optimierung Geschäftsprozessanalyse und -optimierung Einleitung Unter dem Begriff Geschäftsprozessanalyse wird die Analyse und Evaluation von Geschäftsprozessen anhand von Geschäftsprozessmodellen (siehe Kapitel 2.3) verstanden. Zielsetzung ist zum einen die Geschäftsprozessoptimierung, d.h. eventuell bestehende Schwachstellen und Verbesserungspotentiale (z.b. Einsparungs- und Gewinnsteigerungspotentiale) zu erkennen, um diese durch eine Neuentwicklung bzw. durch ein Re- Design des untersuchten Geschäftsprozesses beseitigen bzw. umsetzen zu können. 17 Zum anderen ermöglicht die Analyse und Bewertung einen Vergleich zwischen alternativen Geschäftsprozessen. Dies ist vor allem bei der Entscheidungsfindung für oder gegen die Einführung neuer Arbeitstechniken oder die Umstrukturierung bestehender Geschäftsprozesse von entscheidender Bedeutung. Die Geschäftsprozessanalyse bildet somit im Konzept des Geschäftsprozessmanagements die Grundlage für optimierte Geschäftsprozesse. Denn nur eine sorgfältige Analyse der Geschäftsprozesse lässt Schwachstellen im Ablauf erkennen und verbessern bzw. hilft Kosten und Nutzen einer Prozessumstellung richtig abzuschätzen. Besonders relevant für eine Geschäftsprozessanalyse sind die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität. Sie werden als die Säulen des Geschäftsprozessmanagements bezeichnet. 18 Abbildung 2.6: Dach und Säulen des Geschäftsprozessmanagements Vgl. Merzenich (2002), S Vgl. Merzenich (2002), S Merzenich (2002), S. 33, nach GAITANIDES ET AL (1994), S. 16

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