Überschrift. Dokumentenarchivierung mit DocuWare. DocuWare-Lizenzmodelle. Dokumentenarchivierung mit DocuWare. Client Lizenzen.

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1 Revisionssichere elektronische Archivierung, d.h. Erfüllung von AO, GDPdU, Basel II und Sarbanes Oxley Hohe Sicherheit vor unberechtigtem Datenzugriff Authentifizierung durch Ticket-Granting- Ticket-Verfahren Doppelhaltung aller Kategorisierungs- und Indexdaten Leistungsstarkes Archivsystem steht als Dokumenten-Pool zentral zur Verfügung Dieser Dokumenten-Pool ist von jedem von Nemetschek Bausoftware GmbH freigegebenen Windows PC, über Intra- /Internet und Terminalserver erreichbar Entweder über Integration in den Windows Explorer oder webbasiert über DocuWare Client Mit DocuWare Web Client weltweit Zugriff auf Archive und Dokumente in der Zentrale Detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen Jeder sieht nur die Dokumente, für die ihm eine Berechtigung erteilt wurde Anzeige der Dokumente im integrierten DocuWare-Universal-Viewer DocuWare-Lizenzmodelle Client Lizenzen Jede erworbene Client Lizenz kann als eine Concurrent Lizenz verwendet werden oder vom Systemadministrator in zwei Named Lizenzen umgewandelt werden. Der Benutzer kann die Client Lizenz mit dem DocuWare Windows Client und dem Web Client nutzen. Concurrent Lizenz Eine erworbene Client Lizenz, die als Concurrent Lizenz genutzt wird, darf verwendet werden, um die DocuWare Software auf einer unbegrenzten Zahl von Arbeitsplätzen innerhalb einer Endanwender-Organisation zu installieren. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass das Mehrplatz- bzw. Netzwerksystem durch geeignete technische Maßnahmen die Zahl der Benutzer, die gleichzeitig mit dieser DocuWare Software arbeiten können, auf die Gesamtzahl der verfügbaren Concurrent Lizenzen beschränkt. Named Lizenz Erworbene Client Lizenzen, die in Named Lizenzen umgewandelt wurden, dürfen verwendet werden, um DocuWare Software je Named Lizenz auf einem Arbeitsplatz zu installieren und zu benutzen und um diese Software fest einem benannten Benutzer der Endanwender-Organisation zuzuweisen. Alle Arbeitsplätze, insbesondere alle mobilen PCs, die ständig oder zeitweise unabhängig (offline) vom Netzwerk, in dem das DocuWare System installiert ist, betrieben werden, erfordern eine Named Lizenz. Serverlizenz Eine erworbene Serverlizenz darf verwendet werden, um die Software auf einem einzigen Server zu installieren und zu betreiben. Wenn die Software die Installation und den Betrieb von Teilen der Software auf mehreren Servern 1

2 erfordert oder ermöglicht, darf sie auf mehreren Servern installiert und betrieben werden unter der Voraussetzung, dass kein identischer Teil der Software gleichzeitig auf mehreren Servern installiert und betrieben wird. Derart installierte DocuWare Server Software darf, obwohl sie von einer einzelnen Endanwender-Organisation erworben wurde, auch von allen übrigen Endanwender-Organisationen innerhalb ein und desselben DocuWare-Systems genutzt werden. Add-On Modullizenz Eine erworbene Add-On Modullizenz darf verwendet werden, um das jeweilige DocuWare Add-On Modul auf beliebig vielen PC- Arbeitsplätzen einer Endanwender- Organisation zu installieren und zu benutzen, soweit diese Arbeitsplätze über eine gültige Client Lizenz verfügen. DocuWare Server DocuWare BUSINESS Server Einstiegsserver für kleine Organisationen mit einem Server, einer Betriebsstätte und ohne Bedarf für Add-On Module oder für Archive größer 4GB Einschließlich Web Client Server (Add-On Module für WFPs werden unterstützt) Eine Serverlizenz zur Nutzung auf einem Server Zwei Serverlizenzen zur Nutzung auf bis zu zwei Servern DocuWare ENTERPRISE Server Skalierbarer Server für große Organisationen Unterstützt eine unbegrenzte Zahl an Organisationen innerhalb eines DocuWare- Systems, die sich gemeinsame Server- Lizenzen teilen Clustering und Load-Balancing Verschlüsselung von Dokumentdateien Anbindung fremder Storage-Lösungen Einschließlich Web Client Server Zwei Serverlizenzen zur Nutzung auf bis zu zwei Servern DocuWare Client Lizenzen Benutzerlizenz für die Nutzung auf PC- Arbeitsplätzen und zwar von DocuWare Windows Client und Web Client Software, von Serversoftware im Einzelbenutzerbetrieb und von Add-On Modulen, die für die jeweilige Endanwender-Organisation lizenziert sind. Der Preis hängt von der Gesamtzahl der von einer Endanwender-Organisation erworbenen Lizenzen ab. Jede Lizenz kann als eine Concurrent Lizenz genutzt oder in zwei Named Lizenzen konvertiert werden. DocuWare PROFESSIONAL Server Flexibler Server für mittelgroße Organisationen Eine Endanwender-Organisation pro DocuWare System Unbegrenzte Archivgrößen Synchronisation von Archiven an entfernten Betriebsstätten (erfordert zusätzliche Server Lizenzen) Einschließlich Web Client Server 2

3 Übertrag von Dokumenten ins Archiv Dokumenten-Scanner lassen sich direkt steuern und digitale Kopierer können eingebunden werden Erst Dokumentenablage in elektronischen Briefkörben Dort Sortierung Zusammengehörende Dokumente werden zusammengeheftet Dann Ablage in Archiven (Dokumentenpool) Geordnete Ablage aller Dokumententypen Automatische Kategorisierung, Vergabe von Indexbegriffen und Ablage im Archiv mit Texterkennungssoftware (OCR) Import digitaler Dokumente durch Ziehen mit der Maus oder Import-Menü (individuell oder personengesteuert) Import von s Import aus Outlook/Exchange bzw. Notes/Domino (über Zusatzmodule) Automatische Kategorisierung und Indexierung nach Absender Empfänger Datum Betreff -Archivierung entweder vollautomatisch oder mit Bestätigung bzw. Korrektur durch den Benutzer Dokumentenablage Zusammenführung aller Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool, d.h. Eingescannte Belege Briefe Bilder Umfangreiche Dokumentationen s Office-Dateien Speicherung im Originalformat oder je nach Datenquelle als pdf-, tiff-, jpeg- oder png-datei Zusätzlich zu jeder Dokumentdatei Ablage einer Metadatei im xml-format mit Markups Elektronischen Stempeln Signaturen Duplikat der Kategorisierungs- und Indexdaten Manuell archivierte s werden automatisch als s markiert und können direkt aus dem DocuWare Web Client heraus über Outlook oder Notes beantwortet oder weitergeleitet werden. Archive unterschiedlicher Standorte lassen sich miteinander synchronisieren (im In- und Ausland) Elektronische Signatur Alle Formen der elektronischen Signatur möglich Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen Zeitstempel Handschrift-Signaturen Dokumentenrecherche Kombination aus Kategorie- und Volltextsuche Suchbegriffe können als Ganzes, als Teile oder als Kombination von beidem eingegeben werden Suchergebnisse als beliebig sortierbare Liste Suche im Volltext mit Abkürzung und nach mehreren Begriffen möglich Dokumentenbearbeitung Bearbeitung direkt im Archiv oder nach vorigem Check-Out des Dokumentes (bei Check-Out wird genutzte Version im Archiv für die Bearbeitung durch andere gesperrt die alten Versionen bleiben zur Kontrolle und Nachverfolgung erhalten) Bearbeitungswerkzeuge im DocuWare- Universal-Viewer 3

4 Textnotizen und Kommentare Textmarker-Hervorhebungen Stempel Dokumente werden dabei nicht verändert alle Elemente werden als Overlay wie auf eine Folie gedruckt und separat gespeichert Workflow Automatisierung dokumentbasierter Unternehmensprozesse Einfache Konfiguration von Prozessen Zentrale Definition von Aufgabenlisten möglich Steuerung des Workflows über einfache Genehmigungs- und Ablehnungsstempel oder über Formulare, die mit Stempeln verbunden sind Setzen eines bestimmten Stempels bestimmt den nächsten Schritt im Workflow Mit Zusatz-Modul Task Manager automatische -Benachrichtigung, wenn neue Dokumente zur Bearbeitung anstehen (auch für mobile Benutzer) Jeder Prozessschritt ist automatisch mit Datum und Benutzername dokumentiert 4

5 DocuWare-Zusatzmodule WebClient Docuware Smart Connect Vollautomatische Anzeige und Indexierung archivierter Dokumente aus vorhandenen Programmen Per Mausklick wird das zum jeweiligen Vorgang gehörende Dokument angezeigt DocuWare Connect to Outlook Geordnete Ablage von s integriert in Microsoft Outlook Zugriff auf archivierte s innerhalb der Outlook-Oberfläche DocuWare Mobile Dokumentsuche und anzeige Aufgabenlisten und Stempel zur Dokumentfreigabe auf iphone, ipad, Android- Phones & Pads, Blackberry und Windows Phone (inkl. Windows Phone 8) Apps können kostenlos von den jeweiligen App-Stores geladen werden DocuWare Task Manager Einfacher Ad-Hoc Workflow und Wiedervorlage über Aufgabenlisten im Web Client Sammlung und Verteilung archivierter Dokumente in Web Client-Aufgabenlisten -Benachrichtigung bei neuen Dokumenten oder geänderten Indexeinträgen DocuWare AUTOINDEX Automatische Verknüpfung von gescannten Dokumenten in Archiven mit Datenbeständen aus anderen Datenbanken DocuWare Workflow Manager Dokumentbasierte Workflows mit Eskalationsfunktionalität und Vertreterregelung Grafischer Workflow-Designer DocuWare Barcode & Forms Erkennung von Barcodes auf Dokumenten zur Automatisierung weiterer Prozesse, z.b. Seitentrennung und Indizierung DocuWare Import Automatischer Import von Dateien in DocuWare-Briefkörbe und -Archive Unterstützt Netzwerk-Scanner und digitale Kopiersysteme Web Client Server License ReadOnly Unbeschränkte Zahl von Client-Lizenzen für den Lesezugriff auf DocuWare-Archive über eine Web Client Instanz auf einem Server pmi Multirecognition (für DW Business / Professional) Einfache Archivierung von diversen Dokumenten mit automatischer Indexvergabe über Barcodeerkennung Archiv Explorer Universelle Schnittstelle, mit der DocuWare- Archive einfach und vollständig in das Windows-Dateisystem integriert werden können. Die nahtlose Integration vom Archiv Explorer in den Windows Explorer bietet Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die auf alle zentral abgelegten Dokumente zugegriffen werden kann unabhängig von der DMS-Anwendung. 5

6 DocuWare-Zusatzmodule Windows-Client DocuWare ACTIVE IMPORT 3 Automatischer Import von Dateien und s in DocuWare-Briefkörbe und -Archive Mit automatischer Dokumenten-Klassifikation und Indexierung Unterstützt Outlook, Exchange, Netzwerk- Scanner und digitale Kopiersysteme DocuWare RECOGNITION 2 Automatische Erkennung von aufgedruckten Barcodes und Seitentrennung Vorindizierung der Dokumente anhand von Templates DocuWare AUTOINDEX Automatische Verknüpfung von gescannten Dokumenten in Archiven mit Datenbeständen aus anderen Datenbanken pmi Multirecognition (für DW Business / Professional) Einfache Archivierung von diversen Dokumenten mit automatischer Indexvergabe über Barcodeerkennung Archiv Explorer Universelle Schnittstelle, mit der DocuWare- Archive einfach und vollständig in das Windows-Dateisystem integriert werden können. Die nahtlose Integration vom Archiv Explorer in den Windows Explorer bietet Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die auf alle zentral abgelegten Dokumente zugegriffen werden kann unabhängig von der DMS-Anwendung. DocuWare-Konnektoren DocuWare CONNECT to SharePoint Integriert Microsoft Office SharePoint Server Archivierung von SharePoint-Dateien in DocuWare Abbildung des DocuWare Web Clients im SharePoint-Portal und Zugriff auf DocuWare- Dokumente über SharePoint-Suche, inkl. Single Sign On Connect to Notes Automatischer Import von s und anderer Dokumente aus Lotus Notes/Domino in DocuWare-Archive pmi DocuWare Outlook Archivierung direkt aus Outlook Manuelle oder automatische Archivierung von s Automatische Archivierung ohne Benutzerinteraktion laut Favoriten Archivierung im msg-format und Anhänge in Originalformat Suchen von s direkt aus Outlook über DocuWare Web Client Selbsterweiternde Favoritenliste von automatisch abzulegenden Absendern Löschen von s bzw. Anhängen nach Archivierung Automatische Anzeige aller archivierten s laut Senderadresse in Outlook Projektübersicht von allen Belegen inkl. s in DocuWare Zentrale bzw. lokale Konfiguration von DWOutlook Abbildung firmenrelevanter Workflows in Outlook über Aufgabenlisten (mit DocuWare- Zusatzmodul Content Folder) 6

7 Volltextrecherche über und Anhänge Wiederherstellung gelöschter s aus dem DocuWare-Archiv Weiterleitung von archivierten s im *.msg Originalformat Zusatzinstallationsmöglichkeit von Add-On 7

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