EDI Richtlinie für Lieferanten. Elektronischer Datenaustausch mit KNV

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1 EDI Richtlinie für Lieferanten Elektronischer Datenaustausch mit KNV 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorbemerkung... Seite 3 2. Voraussetzungen... Seite GLN... Seite Datenübertragung... Seite AS2... Seite FTP... Seite X.400 Adressen... Seite SMTP ( )... Seite Adressierung... Seite 4 3. EDI Nachrichten... Seite 4 4. Stufen der EDI Einführung... Seite Vorbereitung... Seite Test... Seite Syntaktischer Test... Seite Semantischer Test... Seite Abnahme... Seite Produktivsetzung... Seite 5 5. Produktivbetrieb... Seite INVOIC an KNV... Seite ORDRSP an KNV... Seite 5 6. GLN von KNV... Seite 6 7. KNV Clearing Centre... Seite 7 8. Informationen... Seite 7 2

3 1. Vorbemerkung Electronic Data Interchange oder EDI ist der elektronische Austausch von Geschäftsdaten zwischen Computersystemen in strukturierter Form. Damit der Austausch zwischen unterschiedlichsten Systemen gelingt, ist eine gemeinsame Sprache, ein Standard erforderlich. Weltweit hat sich hier EANCOM durchgesetzt, eine Sprache, die in allen Ländern und (fast) allen Branchen gesprochen und verstanden wird. KNV nutzt EANCOM für die Übertragung von Bestellungen an Verlage und Auslieferungen einschließlich der Bestellungen des Buchhandels, die über das KNV Bestell Clearing aufgegeben werden. Rechnungen und Meldungen von Verlagen und anderen Lieferanten erwarten wir in elektronischer Form. Zur Identifikation von Geschäftspartnern wird in EANCOM die Globale Lokationsnummer GLN verwendet. Insbesondere in elektronischen Rechnungen ist die Verwendung der GLN unerlässlich. In diesem Papier sind die Voraussetzungen, Einrichtung und Test von EDI Verfahren und der Produktionsbetrieb beschrieben. Auf die Übertragung von Katalogdaten mit ONIX wird hier nicht eingegangen, bitte fordern Sie dazu bei Bedarf unsere separate Information an. 2. Voraussetzungen EDI ist nur zum Teil ein IT-Thema, die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche Einführung und erfolgreichen Einsatz von EDI sind organisatorischer Art. Dazu gehört vor allem die Abstimmung von Stammdaten von Partnern und Artikeln, die Vereinbarung von Übertragungsverfahren und zeiten. 2.1 GLN KNV verwendet GLN für alle Adressen und stellen, die im elektronischen Datenaustausch von Bedeutung sind. EDI Rechnungen von Lieferanten können nur verarbeitet werden, wenn der Lieferant (Rechnungssteller) darin seine GLN verwendet. GLN werden in Deutschland von GS1-Germany vergeben, näheres dazu im Internet: 2.2 Datenübertragung EDI Nachrichten können wir auf folgende Weise mit Ihnen austauschen AS2 FTP über das Internet (auch SFTP oder FTPS) X.400 (Telebox) SMTP ( ) AS2 Applicability Statement 2 (AS2) ist ein Standard über einen gesicherten Nachrichtentransport über das Internet. Bei AS2 ist der Anwender zum Beweis der Revisionssicherheit nicht auf technische Protokolle angewiesen, sondern besitzt mit der MDN den Beweis in Nachrichten-Form. Wenn Sie AS2 für den Datenaustausch mit KNV einsetzen wollen, fordern Sie bitte unsere AS2-Parameter an und senden uns Ihre AS2-Parameter inklusive der Zertifikate für Test und Produktion. 3

4 2.2.2 FTP Wir stellen Ihnen auf unserem FTP Server Verzeichnisse für den Up- und Download von Daten zur Verfügung, Adresse: ftp.knv.de. Die Zugangsdaten bekommen Sie nach Absprache mit uns X.400 Adressen Test C=DE, A=viaT, O=Barsortiment, S=KNOBS Produktion C = DE, A = viat, O = KNO, S = KNO-EDI SMTP ( ) EDI Nachrichten können auch per ausgetauscht werden, jedoch ist dabei zu beachten, dass der Datenschutz dabei nicht gewährleistet ist. Zudem ist die Zuverlässigkeit der Dienste nicht gegeben und es kann Beschränkungen hinsichtlich der Größe der übertragenen Dateien geben. 3. EDI Nachrichten KNV verwendet die folgenden Nachrichten gem. EANCOM Version D.96.A (1997): ORDERS (Bestellungen) INVOIC (Rechnung) ORDRSP (Auftragsbestätigung, Meldung) Neu: EANCOM Version D.01B MEDIA DESADV (Lieferavis) Genaue Spezifikationen der folgenden Nachrichten stellen wir Ihnen auf Anforderung gerne zur Verfügung. Darin folgen wir den Empfehlungen von EDItEUR und des ehemaligen Arbeitskreises EANCOM des Betriebswirtschaftlichen Ausschusses des Börsenvereins (1996). Die Empfehlungen von GS1 Germany für EANCOM im MEDIA-Sektor (EANCOM D.01.B MEDIA) als neuer Branchenstandard werden von uns ebenfalls unterstützt, zunächst für DESADV. 2.3 Adressierung EANCOM Nachrichten an KNV müssen im UNB Segment mittels der jeweiligen GLN an die richtige Abteilung adressiert werden, i. d. R. ist das dieselbe GLN, die im NAD+BY Segment den Käufer bezeichnet. INVOIC und ORDRSP dürfen nicht an das KNV Bestell Clearing adressiert werden. 4

5 4. Stufen der EDI Einführung Auf dem Weg zum produktiven Einsatz von EDI werden mehrere Phasen durchlaufen, die im Folgenden skizziert werden: 4.1 Vorbereitung Festlegung der Verantwortlichen beider Seiten. Abstimmung von Nachrichtentypen und Verfahren, Abgleich von Stammdaten, besonders der GLN. Vereinbarung eines Fahrplans mit Terminen für die Einführung von EDI. Im Verkehr mit Lieferanten hat es sich als sinnvoll herausgestellt, zunächst die Bestellungen auf EDI umzustellen und dann erst INVOIC und ORDRSP. 4.2 Test Jede einzusetzende Nachricht wird einzeln getestet. Nach beiderseitiger Abstimmung der Nachrichtentypen und spezifikationen und Abschluss ggf. erforderlicher Entwicklungsarbeiten beginnt die Testphase. Für eine begrenzte Zeit kann ein Parallelbetrieb vereinbart werden Syntaktischer Test Zunächst erfolgt der syntaktische Test. Dabei testet KNV eingehende Nachrichten im (Test-) EDI System allein auf formale Korrektheit ohne Bezug auf Inhalte Semantischer Test Syntaktisch korrekte Testnachrichten werden bei KNV durch die zuständige Fachabteilung inhaltlich geprüft. Hierzu ist es insbesondere bei EDI Rechnungen wichtig, dass reale Daten verwendet werden. 4.3 Abnahme Nach erfolgreichem Abschluss der Tests Abnahme und Bestätigung durch die fachlich verantwortlichen beider Seiten. 4.4 Produktivsetzung Nach erfolgter Abnahme. Je nach Vereinbarung kann danach der Austausch von Papierbelegen entfallen. 5. Produktivbetrieb Nach der Produktivsetzung werden i. d. R. nur noch EDI Nachrichten ausgetauscht. Der Absender ist dann dafür verantwortlich, dass die im Test geprüften Standards eingehalten werden und keine syntaktischen oder semantischen Fehler auftreten. Für einzelne Nachrichten gelten im Austausch mit KNV folgende Bedingungen:. 5.1 INVOIC an KNV Bei Einführung der elektronischen Rechnung per EDI ist der Abschluss einer gesonderten Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI), Nachrichtentyp INVOIC mit EANCOM erforderlich. Diese schicken wir unseren Lieferanten zu gegebener Zeit zu. Ohne sie kann auf die herkömmlichen Rechnungen auf Papier nicht verzichtet werden. 5.2 ORDRSP an KNV Wie im Buchhandel üblich brauchen wir ORDRSP von Lieferanten nur für Meldungen über nicht lieferbare Artikel, nicht als Auftragsbestätigung für sofort zu liefernde Positionen. Bei Meldungen muss immer der Grund angegeben werden, warum ein Artikel nicht sofort geliefert wird, und der voraussichtliche Liefer- bzw. Erscheinungstermin 5

6 6. GLN von KNV KNV Stuttgart, Koch, Neff & Volckmar GmbH, Schockenriedstr. 37, Stuttgart Basis GLN: Abteilung VKNR GLN Export 13540, Bestell Clearing Clearing Centre Einkauf Eilig Einkauf Novitäten + Großmengen Einkauf Disposition Einkauf Besorgungen KNV Speed Stock KNV VEKO KNV Köln, Koch, Neff & Volckmar GmbH, Edsel-Ford-Str. 26, Köln Basis GLN: Abteilung VKNR GLN Bestell Clearing Bücherwagendienst Einkauf Eilig Einkauf Novitäten + Großmengen Einkauf Disposition Einkauf Besorgungen KNV Speed Stock KNV Erfurt, Koch, Neff & Volckmar GmbH, Ferdinand-Jühlke-Str. 7, Erfurt Basis GLN: Abteilung VKNR GLN Einkauf Einkauf Lagerergänzungen Einkauf Besorgungen VEKO Speed Stock Einkauf Novitäten + Großmengen Export

7 7. KNV Clearing Centre Wenn Sie kein eigenes EDI System haben oder beschaffen wollen, bietet Ihnen das KNV Clearing Centre dennoch die Möglichkeit mit allen buchhändlerischen Geschäftspartnern elektronisch Daten auszutauschen. Näheres dazu finden Sie auf unseren Webseiten unter IT, Clearing Centre oder schreiben Sie ein Mail an den Leiter unseres Clearing Centre, Uwe Janssen. 9 Informationen Zu EANCOM, 8. Informationen GLN etc.: Zu EANCOM, GLN etc.: GS1-Germany GmbH GS1-Germany GmbH Maarweg 133, Köln Maarweg Köln Über Internationale Standards für den Buchhandel: Über Internationale Standards für den Buchhandel: EDItEUR United House North Road, London N7 9DP, United Kingdom EDItEUR North Road, Ansprechpartner bei KNV: London, N7 9DP, U.K. Uwe Janssen Vertrieb IT Leitung EDI Clearing Centre März 2014 Koch, Neff & Volckmar GmbH, Clearing Centre, Schockenriedstraße 37, Stuttgart, Internet: Geschäftsführende Gesellschafter: Frank Thurmann, Oliver Voerster, Sitz Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart, HRB 11907, UST.-IdNr. DE Bildnachweise: Fotolia, Veer 7

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