EDI-Lieferanteninfo. Richtlinie der Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG

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1 EDI-Lieferanteninfo Richtlinie der Globus SB-Warenhaus Holding GmbH & Co. KG St. Wendel, April 2014

2 Inhalt 1 Elektronischer Datenaustausch Begriffsdefinition EDIFACT Nutzen von EDI EDI bei Globus Nachrichtenart ORDERS (= elektronische Bestellung) Besonderheiten Nachrichtenart DESADV (= elektronischer Lieferschein) Nachrichtenart RECADV (= elektronische Warenempfangsbestätigung) Das GS1-128 Transportetikett Anlagen S e i t e

3 1 Elektronischer Datenaustausch 1.1 Begriffsdefinition EDIFACT Unter Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport (im Weiteren kurz: EDI genannt) versteht man die elektronische Übertragung von kommerziellen, technischen und administrativen Daten regelmäßiger Geschäftsvorfälle zwischen Rechneranlagen unter Verwendung eines vereinbarten Standards. Globus orientiert sich dabei ausschließlich an den Standards der GS1 GERMANY (EANCOM), insbesondere an denen des ARBEITSKREIS-HANDEL-EDI ( 1.2 Nutzen von EDI Der Einsatz von EDI reduziert den administrativen Aufwand und vermeidet die Mehrfacherfassung von Daten. EDI bedeutet somit auch die Verbesserung der Qualität durch die Vermeidung von Fehlerquellen. EDI unterstützt durch die direkte Weiterleitung von Informationen u.a. die Just-in-Time Produktion und somit die Reduzierung von Lagerbeständen. EDI ermöglicht als strategisches Werkzeug eine Integration von Geschäftsvorfällen über Unternehmensgrenzen hinweg. 1.3 EDI bei Globus Ziel von GLOBUS ist es, die Prozesskette der Warenversorgung vollständig elektronisch abzubilden. Hierzu arbeiten wir bereits heute mit zahlreichen Industriepartnern und der GS1 GERMANY über die EDI-Nachrichtenarten zusammen. Im Einsatz sind dabei die Nachrichtenarten PRICAT (über den SA2 Worldsync-Stammdatenpool), ORDERS, DESADV und RECADV. Jede Umstellung auf eine dieser EDI- Nachrichtenarten wird von einer Testphase begleitet. Sobald sichergestellt ist, dass der elektronische Austausch reibungslos funktioniert, erfolgt der Echteinsatz der jeweiligen Nachrichtenart. Globus übermittelt seine EDI Daten ausschließlich per X.400. Die Globus-X400-Adresse lautet wie folgt: Land C = DE Betreiber A = VIAT Nachname S= Globus Organisation O= Globus 3 S e i t e

4 Ansprechpartner bei Globus für das Thema EDI Bereich SCM/ EDI Melanie Rapedius Bereich SCM/ EDI Martina Rupp Bereich IT Maik Petto 06851/ Bereich IT Johannes Kartes 06851/ Die Aufstellung unserer GLN s erhalten Sie auf Anfrage bei den Ansprechpartner des Bereiches SCM/ EDI. Für den ersten Kontakt benötigen wir von Ihnen die Information über Ihre Ansprechpartner, Ihre X400-Adresse und Ihre GLN. Wünschenswert ist es, dass Sie uns für das komplette Thema der EDI-Nachrichtenarten einen Ansprechpartner (ggf. Vertretung) benennen. Falls es zu Problemen in der Datenübertragung kommen sollte, kommt das in der Anlage befindliche Notfallkonzept zum Tragen (Anlage 1), damit die Warenversorgung von GLOBUS weiterhin sichergestellt ist. 2 Nachrichtenart ORDERS (= elektronische Bestellung) Die Satzbeschreibung der EANCOM-Nachrichtenart ORDERS finden Sie in der Anlage (Anlage 2). Wir senden Ihnen die ORDERS in den Versionen EANCOM 97 (D.96A) oder EANCOM 2002 (D.01B). Unsere Bestellungen werden grundsätzlich unmittelbar nach der Bestellerfassung übertragen. Ein Zurückhalten und Bündeln von Bestellungen ist nicht möglich. Für den Einsatz der Nachrichtenart ORDERS ist es überdies wichtig, dass alle Ihre Bestelleinheiten (inkl. Displays) eine eindeutige EAN haben. Kundenkommissionen werden derzeit nicht per EDI übermittelt. Im Vorfeld zur Testphase erhalten Sie von uns einmalig eine Testdatei, in der alle gelisteten Artikel enthalten sind. Zusätzlich erhalten Sie eine Stammdatendatei, die Sie bitte mit Ihren 4 S e i t e

5 Stammdaten abgleichen. Nachdem Sie überprüft haben, dass Sie unsere Testdatei einwandfrei verarbeiten konnten, und die Stammdaten abgestimmt sind, starten wir die Testphase. Für die Testphase werden bis zu 3 Testbetriebe festgelegt, die Ihnen parallel zur herkömmlichen Bestellung per Fax zusätzlich auch die Daten per EDI schicken. Gerne nehmen wir bei dieser Festlegung auch Ihre Hinweise zu bestimmten Betrieben auf. Maßgeblich ist für die Belieferung innerhalb der Testphase weiterhin noch die Fax- Bestellung. Die Testphase dauert mindestens einen Monat. Sobald Sie unsere ORDERS korrekt verarbeiten können, werden alle Globus-Betriebe in den Echteinsatz übernommen. 2.1 Besonderheiten Bei EDI ORDERS aus dem Logistikzentrum erhalten Sie zusätzlich die Anlieferuhrzeit mit. Bitte achten Sie bei dem Auslesen der EDI ORDERS auf die übermittelte Uhrzeit! Aufgrund einiger organisatorischen Änderung im Hause Globus, kann es auch zu EDI ORDERS aus dem Logistikzentrum Bingen kommen, obwohl sie in der Regel in der Strecke an die SB-Warenhäuser ausliefern. Es handelt sich bei den ORDERS aus dem Logistikzentrum um sog. Aktions-ORDERS, daher erhalten Sie zusätzlich zur EDI Übertragung parallel ein Fax zur Bestätigung (Bestellbestätigung), der disponierten Aktionsmengen. Da im Vorfeld nicht feststeht, welche Aktion über das Logistikzentrum gehändelt wird, können wir Ihnen stand heute nicht mitteilen, wann die erste EDI Aktions- ORDERS mit zusätzlicher Bestellbestätigung bei Ihnen eintreffen wird. Wir möchten Sie daher bitten, die unten aufgeführten GLN s (Rechnungs- und Lieferanschrift) des Logistikzentrums Bingen zusätzlich zu den GLN s der SB- Warenhäuser, in Ihren Systemen zu hinterlegen. Somit können wir gemeinsam OUT- OF-STOCK Situationen vermeiden. 3 Nachrichtenart DESADV (= elektronischer Lieferschein) Die Satzbeschreibung der EANCOM-Nachrichtenart DESADV finden Sie in der Anlage (Anlage 3). Wir erwarten Ihr DESADV in einer der Versionen D.96.A, D.01B. Voraussetzung für den Einsatz des elektronischen Lieferscheins ist, dass wir mit Ihnen bereits die Bestellung elektronisch austauschen. 5 S e i t e

6 Im Vorfeld zur Testphase schicken Sie uns bitte eine Testdatei. Nachdem wir überprüft haben, dass wir diese Datei verarbeiten konnten, erfolgt wie auch bei ORDERS der Start der Testphase. Für die Testphase werden bis zu 3 Testbetriebe festgelegt. In dieser Testphase werden die eingehenden DESADV von Seiten Globus auf Korrektheit, Vollständigkeit und Übereinstimmung zum Papierlieferschein überprüft. Sobald dies gewährleistet ist, werden alle Globus-Betriebe bzw. das Globus Logistikzentrum in Bingen in den Echteinsatz übernommen. Damit das DESADV bei Globus einwandfrei verarbeitet werden kann, beachten Sie bitte die folgenden Punkte: Im DESADV geben Sie bitte grundsätzlich unsere 8- oder 9-stellige Auftragsnummer im Segment RFF+ON zurück, damit wir das Avis in unseren Systemen zuordnen können. Im DESADV muss die gleiche Lieferscheinnummer mitgesendet werden, die auch auf dem Papierlieferschein angeben ist. Wir benötigen im DESADV die Angabe des korrekten Lieferdatums. Bei einer Belieferung unseres Logistikzentrums in Bingen benötigen wir darüber hinaus die Angabe der Anliefer-Uhrzeit. Im DESADV müssen die EAN und die Menge der gleichen Artikelvariante gesendet werden, die auch in der ORDERS gesendet wurden. Diese Angaben müssen ebenso den Angaben des Papierlieferscheins entsprechen. Sollten Sie uns Gewichtsware ins Lager liefern, fordern Sie bitte die entsprechende Satzbeschreibung an. Das DESADV muss zwingend mindestens zwei Stunden vor der Ware in unserer Telebox eintreffen. Nur dann ist sichergestellt, dass die Daten rechtzeitig zum Wareneingang am Wareneinganstor vorliegen und die Ware korrekt angenommen werden kann. Idealerweise übermitteln Sie das DESADV aber mit einem Vorlauf von 24 Stunden, um uns eine Planung des Wareneingangs zu ermöglichen. Entscheidend ist aber auch, dass das DESADV die tatsächlich gelieferten Mengen korrekt wiedergibt und daher möglichst erst nach der Kommissionierung parallel zum Papierlieferschein erstellt wird. 6 S e i t e

7 4 Nachrichtenart RECADV (= elektronische Warenempfangsbestätigung) Die Satzbeschreibung der EANCOM-Nachrichtenart RECADV finden Sie in der Anlage (Anlage 4). Wir senden Ihnen das RECADV in der Version D.96A. Voraussetzung für den Einsatz des RECADV ist, dass wir mit Ihnen bereits die ORDERS und das DESADV austauschen. Der entscheidende Effekt entsteht für Sie, wenn Ihre Rechnungserstellung erst nach Erhalt des RECADV angestoßen wird, und somit Differenzmengen bereits berücksichtigt werden können. Wir übermitteln Ihnen im RECADV sowohl die vereinnahmte Menge als auch die Differenzmenge im Vergleich zum DESADV. Auch beim RECADV beginnt der Datenaustausch mit einer Testdatei und einer Testphase. Für die Testphase werden bis zu vier Testhäuser festgelegt, von denen Sie für jeden Wareneingang ein RECADV erhalten. Sobald das RECADV von Ihnen ohne Probleme verarbeitet werden kann, werden alle Globus-SBW in den Echteinsatz übernommen. 5 Das GS1-128 Transportetikett Das GS1-128 Transportetikett dient der Kennzeichnung Ihrer Versandeinheit und ist notwendige Grundlage zeitgemäßer Warenverfolgungs- und -steuerungssysteme mit Warenein- und Warenausgangsscanning. Auf dem GS1-128-Transportetikett sind die wichtigsten Informationen zu einer Versandeinheit sowohl in klarschriftlicher als auch in strichcodierter Form abgebildet. Das Etikett stellt daher eine wichtige Grundlage für einen beschleunigten Wareneingangsprozess dar. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie Ihre Versandeinheiten mit dem GS1 128 Transportetikett auszeichnen können und wenn ja, welche Inhalte Sie darauf hinterlegen. Ist dies zurzeit in Ihrem Unternehmen noch nicht umsetzbar, dann teilen Sie uns bitte mit, wann mit einer Auszeichnung der Versandeinheiten zu rechnen ist. 7 S e i t e

8 6 Anlagen Anlage 1: Notfallkonzept EDI Das EDI Notfall Konzept kommt zur Anwendung, wenn durch Probleme innerhalb des EDV Systems bei Globus, bei einem Lieferanten oder der Telekom das Senden von Bestellungen per EDI (Electronic Data Interchange) nicht mehr möglich ist. Es werden drei Störungsfälle unterschieden: a. Ausfall der Sendemöglichkeit der EDI Daten für die Globusgruppe b. Ausfall der Sendemöglichkeit der EDI Daten in einem Globus SB-Warenhaus c. Ausfall der Empfangsmöglichkeit der EDI Daten bei einem Lieferanten Vorgehensweise bei Störungsfall a) und b): Bei einem Ausfall der Sendemöglichkeiten müssen im Notfall die Bestellungen an den EDI Lieferanten gefaxt werden. Sobald die Sendemöglichkeit wiederhergestellt ist, werden im System bereits vorhandene ORDERS automatisch im Nachgang an den Industriepartner übertragen. Es ist daher darauf zu achten, dass diese Ware nicht doppelt geliefert wird! Globus schickt daher im Falle einer Faxbestellung ein spezielles Deckblatt mit: Wegen einer Störung bei der EDI Übertragung muss diese Bestellung leider per Fax übermittelt werden. Achtung! Sobald die Störung der Technik behoben ist, erhalten Sie diese Bestellung zusätzlich per EDI! Sofern es unsere Systeme im Notfall zulassen, dass eine Bestellung in unserer Warenwirtschaft generiert wurde, erhalten Sie mit dieser Faxbestellung auch die Globus-Bestellnummer. Vorgehensweise bei Störungsfall c): Für den Fall, dass bei Ihnen kein Empfang unserer Bestelldaten möglich ist, informieren Sie bitte umgehend den verantwortlichen Einkäufer in der Koordination St. Wendel. Der Einkäufer leitet diese Information Globus-intern weiter, so dass Sie auch bei diesem Störfall von allen Globus-Betrieben, die Ware benötigen, die Bestellung analog 1) und 2) per Fax erhalten. Auch hier wird das o.g. Deckblatt verwendet, damit die Bestellung nicht doppelt ausgeliefert wird, sobald Ihre Empfangsmöglichkeit wiederhergestellt ist. 8 S e i t e

9 Anlage 2: Guideline ORDERS 9 S e i t e

10 Anlage 3: Guideline DESADV 10 S e i t e

11 Anlage 4: Guideline RECADV 11 S e i t e