So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung

Transkript

1 So geht s Schritt-für-Schritt-Anleitung Software WISO Unternehmer / Unternehmer Professional und Mittelstand / WISO Lohn & Gehalt / Lohn & Gehalt Professional Thema Zertifizierungsantrag bei der ITSG Version/Datum ab Um aus der Software WISO Unternehmer, Unternehmer Professional, Unternehmer Mittelstand, beziehungsweise WISO Lohn & Gehalt und Lohn & Gehalt Professional eine elektronische Übertragung von Sozialversicherungs-Meldungen, Beitragsnachweisen und Erstattungsanträgen an die Einzugsstellen vorzunehmen, ist die Erteilung eines kostenpflichtigen Zertifikates beim TrustCenter (ITSG) zu beantragen. Inhaltsverzeichnis 1. Erstmaligen Zertifikatsantrag stellen Zertifikatsantwort einlesen Folgeantrag stellen Zertifikat ist noch gültig Zertifikat ist abgelaufen Die Zertifikatsantwort lässt sich nicht einlesen Erstmaligen Zertifikatsantrag stellen Bevor Sie mit der Beantragung beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Drucker mit diesem Rechner verbunden ist, über genügend Tinte und Papier verfügt, sowie, dass der Druck aus der Software heraus funktional ist. 1 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

2 1. Wechseln Sie in den Bereich Personal und wechseln Sie auf Parameter. 2. Wechseln Sie anschließend auf Sonstige > Zertifikatsverwaltung und klicken anschließend auf Neu. 2 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

3 3. Es startet ein Assistent, welchen Sie bitte über die Schaltfläche Weiter fortführen. 4. Klicken Sie auch im darauffolgenden Fenster auf Weiter. 3 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

4 5. In unten stehendem Dialog vergeben Sie ein Zertifikats-Kennwort. Dieses Zertifikats- Kennwort wird zum verschlüsseln Ihrer Daten benötigt. Für die Eingabe des Zertifikats- Kennworts ist eine Länge von 6 bis 20 Zeichen vorgegeben. Klicken Sie im Anschluss auf Weiter. Wichtig: Beachten Sie bitte, dass eine Übertragung von Daten an die Einzugsstelle nur mit diesem Zertifikats-Kennwort möglich ist. Das Zertifikats-Kennwort wird auch benötigt, wenn Sie die Zertifikatsverwaltung zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen möchten. Sollte das Zertifikats-Kennwort dennoch verloren gehen oder vergessen werden, ist die Zertifizierungsanfrage erneut zu stellen, wodurch Ihnen neue Kosten entstehen. Bewahren Sie das Zertifikats- Kennwort daher sehr sorgfältig auf. 4 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

5 6. Im darauffolgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung welche Sie mit Fertigstellen verlassen. 7. Im nächsten Fenster überprüfen Sie bitte sehr sorgfältig Ihre Firmendaten und vervollständigen diese gegebenenfalls. Die Daten werden in das Zertifikat eingetragen. Bei der Zertifikatserstellung gilt in den Firmendaten für die Eingabefelder "Firmenname" und "Name des Ansprechpartners" ein eingeschränkter Zeichensatz. Folgende Zeichen dürfen benutzt werden: - Groß- und Kleinbuchstaben: A bis Z - Ziffern 0 bis 9 - Schrägstrich, Leerschritt, Minus und Punkt sowie ( ). Andere Sonderzeichen wie Umlaute, ß, +, &, Semikolon, Unterstrich, Komma, Anführungszeichen, und so weiter dürfen nicht genutzt werden. 5 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

6 Hinweis: Korrekte Auswahl bei Sie sind Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros, bzw. für Betriebe, die mehrere Mandanten abrechnen, muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten heraus gestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro darstellt. Haben Sie an dieser Stelle "Steuerberater, Rechenzentrum, etc." gewählt gilt: Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt. Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem Mandanten/aus der Betriebsstätte benutzt. Nachdem Sie alle Angaben geprüft und korrekt eingetragen haben, klicken Sie bitte auf das Schlüsselsymbol Zertifikatsverwaltung. 6 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

7 8. Den folgenden Assistenten verlassen Sie bitte mit Weiter. 9. Im kommenden Dialog ist automatisch der Punk bei Eine Zertifizierungsanfrage zum Erstellen eines Zertifikats für die Übertragung von DEÜV-Meldungen versenden gesetzt. Belassen Sie diesen an entsprechender Stelle und klicken auf Weiter. 7 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

8 10. Im nächsten Dialog besteht die Möglichkeit ein Kunden-Kennwort beim TrustCenter zu vergeben. Beachten Sie bitte unbedingt die Information in dem unten stehenden Bild. 11. Sie bekommen erneut eine Zusammenfassung angezeigt, welche Sie bitte mit Fertigstellen verlassen. 8 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

9 12. Nachdem Sie auf Fertigstellen geklickt haben, öffnet sich der unten stehende Dialog. Lesen Sie die Sicherheitsabfrage aufmerksam und bestätigen im Anschluss mit Zertifikat beantragen. 13. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog zum Ausdrucken. Wählen Sie Ihren Drucker aus und klicken daraufhin auf Ausgeben. Der Ausdruck kann nicht wiederholt werden. Beachten Sie bezüglich des Ausdrucks den Hinweis auf der folgenden Seite. 9 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

10 Hinweis: Sofern Ihr Drucker nicht druckbereit ist, oder Sie sich diesbezüglich nicht sicher sind, haben Sie die Möglichkeit den Ausdruck in eine Datei umzuleiten. Orientieren Sie sich dazu an unten stehender Abbildung. Nachdem Sie die Datei abgespeichert haben, drucken Sie diese jederzeit wieder aus. 10 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

11 14. Lesen Sie alle Informationen in dem folgenden Dialog. 11 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

12 15. Nachdem Sie auf Schließen geklickt haben, beenden Sie den Zertifikatsspeicher mit OK. Im Anschluss verlassen Sie die Parameter über Speichern & schließen. Beachten Sie im Besonderen die Hinweise zur Datensicherung. Nachdem Sie die Parameter geschlossen haben, wechseln Sie auf Datei > Datensicherung > Bereitstellen und erstellen eine mandantenspezifische Datensicherung. Beachten Sie dazu bitte auch alle Hinweise aus dem folgenden Link. 12 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

13 Hinweis: Auf die Dauer der Bearbeitung des Zertifikatantrags hat die Buhl Data Service GmbH keinen Einfluss. Nach unseren Erfahrungen dauert die Bearbeitung des Antrags 1 bis 3 Wochen. 2. Zertifikatsantwort einlesen 1. Sobald Sie das Zertifikat per erhalten haben, speichern Sie dieses auf Ihrem Rechner ab. Sie erhalten mehrere Dateien, für die Software ist die Datei mit der Dateiendung.p7c relevant. Das von der ITSG Trustcenter übermittelte ZIP-Archiv kann die Software nicht verarbeiten. 2. Wechseln Sie anschließend erneut in den Bereich Personal und dann auf Parameter. Anschließend wechseln Sie bitte auf auf Sonstige > Zertifikatsverwaltung und öffnen Sie bitte den hinterlegten Eintrag SV-Meldungen per Doppelklick. Geben Sie auf Nachfrage bitte Ihr eigens vergebenes Zertifikatskennwort ein. 13 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

14 Wichtig: Sollte das Zertifikats-Kennwort verloren gegangen sein oder wurde es vergessen, ist die Zertifizierungsanfrage erneut zu stellen, wodurch Ihnen neue Kosten entstehen. Sprechen Sie gerne den Support an, um das weitere Vorgehen abzustimmen. In Kapitel 4 sind weitere mögliche Ursachen aufgeführt, welche eine erneute Beantragung erfordern. Zur Neubeantragung des Zertifikates wechseln Sie zu Kapitel 3.2 dieser Anleitung. 3. Nachdem Sie das Kennwort eingegeben haben, erreichen Sie folgenden Dialog. Klicken Sie dort bitte auf Zertifikats-Verwaltung. 4. Folgenden Dialog verlassen Sie bitte mit Weiter. 14 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

15 5. Im kommenden Dialog ist die Option Eine Zertifizierungsantwort einlesen automatisch gesetzt. Klicken Sie bitte auf Weiter. Sofern der Punkt dort nicht gesetzt ist, wurde aus diesem Zertifikatsspeicher kein Antrag gestellt und der Speicher wurde neu erstellt. Sprechen Sie in diesem Fall den Support an, um das weitere Vorgehen abzustimmen. 6. Im kommenden Dialog wählen Sie bitte über die Schaltfläche Ihre zuvor heruntergeladene p7c Datei aus und bestätigen die Auswahl mit Öffnen. 15 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

16 7. Der Dialog sieht dann wie folgt aus. Klicken Sie einfach auf Weiter. 8. Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, erhalten Sie eine Zusammenfassung welche Sie bitte mit Fertigstellen verlassen. 16 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

17 9. Sie erhalten folgenden Dialog zur Information, diesen Schließen Sie. 10. Abschließend sehen Sie folgenden Dialog, welcher als Protokoll gedruckt werden kann. Sofern Sie dies nicht wünschen, schließen Sie diesen bitte entsprechend. 17 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

18 11. Nachdem Sie den vorherigen Dialog geschlossen haben, verlassen Sie bitte die Firmendaten mit OK. 12. Sie sind anschließend wieder in den Parametern. Achten Sie bitte darauf, dass Ihnen auf der rechten Seite ein Gültigkeitsdatum angezeigt wird und verlassen im Anschluss die Parameter über Speichern & schließen. 18 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

19 Wichtig: Stellen Sie bitte vor dem weiteren Vorgehen sicher, dass das Zertifikat noch einige Wochen gültig ist. Der Hintergrund ist der, dass das sogenannte Folgezertifikat nicht in ein bereits abgelaufenes eingelesen werden kann. Ist das Zertifikat nicht mehr gültig, fahren Sie mit Kapitel 3.2 fort. In diesem Zusammenhang beachten Sie bitte ebenfalls, dass Sie das Folgezertifikat unverzüglich nach Erhalt einlesen. 3. Folgeantrag stellen Sofern Sie bereits ein Zertifikat nutzen und dieses verlängern möchten, gehen Sie bitte so vor, wie auf der folgenden Seite beschrieben: 19 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

20 3.1. Zertifikat ist noch gültig 1. Wechseln Sie in den Bereich Personal und dann auf Parameter. 2. Wechseln Sie anschließend auf Sonstige > Zertifikatsverwaltung und klicken auf Ändern. 20 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

21 3. Geben Sie auf Nachfrage Ihr Zertifikatskennwort ein um sich anzumelden. Es handelt sich um das Kennwort, welches Sie zur Übertragung verwenden. Sofern Sie dieses vergessen haben, fahren Sie bitte mit Schritt 3.2. dieser Anleitung fort. 4. Sie erreichen den bereits bekannten Dialog, in welchem Sie auf das Schlüsselsymbol Zertifikatsverwaltung klicken. Hinweis: Korrekte Auswahl bei Sie sind Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros, bzw. für Betriebe, die mehrere Mandanten abrechnen, muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten heraus gestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro darstellt. Haben Sie an dieser Stelle "Steuerberater, Rechenzentrum, etc." gewählt gilt: Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt. Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem Mandanten/aus der Betriebsstätte benutzt. 21 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

22 5. Den folgenden Assistenten verlassen Sie bitte mit Weiter. 6. Im kommenden Dialog setzen Sie den Punkt bei Eine Zertifizierungsanfrage zum Erstellen eines Zertifikats für die Übertragung von DEÜV-Meldungen versenden. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 22 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

23 7. Sie erhalten eine Zusammenfassung angezeigt, welche Sie bitte mit Fertigstellen verlassen. 8. Nachdem Sie auf Fertigstellen geklickt haben, öffnet sich der unten stehende Dialog. Lesen Sie die Sicherheitsabfrage aufmerksam und bestätigen im Anschluss mit Zertifikat beantragen. 23 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

24 9. Verlassen Sie abschließend die Dialoge mit Fertigstellen, OK oder Speichern & schließen. Verlassen Sie in jedem Fall die Parameter mit Speichern & schließen und erstellen anschließend über Datei > Datensicherung > Bereitstellen eine mandantenspezifische Vollsicherung. 10. Zum Einlesen des Folgezertifikats orientieren Sie sich bitte an Kapitel Zertifikat ist abgelaufen Sofern Ihr bestehendes Zertifikat bereits abgelaufen ist, ist es notwendig ein vollständig neues zu beantragen. Erstellen Sie zunächst über Datei > Datensicherung > Bereitstellen eine mandantenspezifische Vollsicherung. Beachten Sie anschließend bitte folgende Schritte: 1. Wechseln Sie in den Bereich Personal und dann auf Parameter. 2. Wechseln Sie in den Bereich Sonstige > Zertifikatsverwaltung, wählen Ihr Zertifikat aus und klicken auf Löschen. 24 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

25 3. Nachdem Sie die Schaltfläche Löschen bestätigt haben, erhalten Sie eine erneut Abfrage. Lesen Sie den Dialog aufmerksam und setzen den Haken bei Ich habe die Meldung gelesen und verstanden und bestätigen abschließend mit Ja. 4. Um ein neues Zertifikat zu beantragen, wechseln Sie wieder in Kapitel 1. Erstmaligen Zertifikatsantrag stellen. 4. Die Zertifikatsantwort lässt sich nicht einlesen Sofern Sie nicht die Möglichkeit haben Ihr beantragtes ITSG-Zertifikat einzulesen, kann es hierfür verschiedene Gründe geben. Diese sind nachfolgend aufgeführt: 1. Nach der Beantragung oder Verlängerung des ITSG-Zertifikates haben Sie die Masken nicht mit Speichern & schließen verlassen. Stattdessen haben Sie die Maske über das X Symbol verlassen. Dadurch wird die vorgenommene Beantragung oder Verlängerung nicht in der Software gespeichert. 2. Es ist ein bereits abgelaufenes ITSG-Zertifikat verlängert worden. Hier ist zu beachten, dass eine Verlängerung nur möglich ist wenn das ITSG Zertifikat beim Beantragen der Verlängerung und bei dem Einlesen der Zertifizierungsantwort noch gültig ist. In diesen beiden Fällen ist eine erneute Beantragung des Zertifikates erforderlich. Diese ist mit erneuten Kosten verbunden. Teilen Sie der ITSG-Trustcenter bitte mit, dass Sie einen vollständig neuen Antrag zu Ihrer Betriebsnummer stellen. Anschließend gehen Sie bitte entsprechend den Ausführungen in Kapitel 3.2 vor. 3. Es wurde eine Neuinstallation der Software durchgeführt und die Daten sind nicht über eine mandantenspezifische Vollsicherung zurück gesichert worden. Das ITSG-Zertifikat wird ausschließlich in dieser Form der Datensicherung gesichert. 25 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

26 4. Nach erfolgreicher Beantragung des Zertifikates ist eine Datensicherung zurückgesichert worden und somit der aktuelle Datenbestand inklusive der Verlängerung überschrieben worden. 5. Die vorhandene Zertfikatsquelle ist nach einer erfolgreichen Beantragung gelöscht worden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein wenn Sie das Kennwort, welches bei der Beantragung von Ihnen vergeben wurde, nicht mehr kennen und daher die Zertfikatsquelle gelöscht und neu angelegt haben. Sofern Sie nach der erfolgreichen Beantragung des Zertifikates (wie in Kapitel 1 beschrieben) eine mandantenspezifische Vollsicherung erstellt haben, besteht die Möglichkeit das Zertifikat wiederherzustellen. Gehen Sie dazu bitte wie nachstehend beschrieben vor. Haben Sie allerdings keine mandantenspezifische Vollsicherung vorliegen, ist ebenfalls eine Neubeantragung, wie in Kapitel 3.2 beschrieben, vorzunehmen. Erstellen Sie vor dem weiteren Vorgehen unbedingt eine mandantenspezifische Vollsicherung. Klicken Sie dann oben links in der Software auf Datei > Datensicherung > Zurücksichern. In dem sich öffnenden Assistenten wählen Sie die Sicherung aus, welche eine mandantenspezifische Vollsicherung darstellt. Sie können eine mandantenspezifische Vollsicherung erkennen, sobald Sie an dem unten stehenden Dialog angelangt sind. Klicken Sie im Zweifel so lange auf Weiter bis Sie den auf der folgenden Seite stehenden Dialog erreichen. Sofern es sich nicht um eine mandantenspezifische Vollsicherung handelt klicken Sie wieder auf Zurück und wählen eine andere Sicherung aus. Haben Sie den auf der folgenden Seite stehenden Dialog erreicht, finden Sie unter anderem den Eintrag Zertifikate, SV-Annahmestellen, Länder, Parameter für Ereignis-Protokolle. Nur wenn dieser Eintrag vorhanden ist, handelt es sich um eine Vollsicherung. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf einen der Einträge und wählen dann Keine Selektieren. Klicken Sie im Anschluss mit der linken Maustaste auf das rote Symbol vor dem Eintrag Zertifikate, SV-Annahmestellen, Länder, Parameter für Ereignis-Protokolle sodass dieser Eintrag einen Haken erhält. 26 S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s

27 Klicken Sie bitte immer auf Weiter und abschließend auf Fertigstellen. Die Zertifikatsquelle ist jetzt zurück gesichert ohne die Daten insgesamt zu verändern. Um das Zertifikat anschließend einzulesen, wechseln Sie bitte in Kapitel S e i t e z u r ü c k z u m I n h a l t s v e r z e i c h n i s