Mit Prioritätenmanagement zu mehr Zeit

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1 Selbststudium Erfolgs-Ratgeber: Prioritätenmanagement Mit Prioritätenmanagement zu mehr Zeit 10 Lektionen 9 Übungsblätter/Analyse-Checklisten Störfaktoren-Analyseliste 2 Aktions-Formulare Verlag IDEEN FÜR ERFOLG Birgit Bub D Kreuztal, Zum Küchenwald 25 Tel Fax info@ideen-fuer-erfolg.de

2 INHALTSVERZEICHNIS Titel Inhaltsverzeichnis Software-Nutzungsvereinbarung Lizenzbedingungen 01 Vorwort 02 Empfehlung zur Vorgehensweise 10 Lektionen: Die Zeit bestimmt unseren Lebensablauf Das Prioritätenmanagement ist der Schlüssel 06 Eigenschaften-Analyse/Übungsblatt Nr Übungsblatt Nr Übungsblatt Nr Wissen Sie, was Zeitmanagement ist Prioritäten bestimmen unseren Zeitablauf 15 Übungsblatt Nr Vorgehensweise bei der Ermittlung von Prioritäten 17 Übungsblatt Nr Übungsblatt Nr Übungsblatt Nr Prioritäten-Strategie 23 Übungsblatt Nr Zum erfolgreichen Selbstmanagement gehört SelbstDisziplin Die Wichtigkeit von Kreativität und Phantasie Erkennen Sie Ihre Zeitdiebe und Störfaktoren 30 Störfaktoren-Analyseliste Mit den richtigen Werkzeugen Ziele, Zeit, Aktivitäten 35 Übungsblatt Nr. 09 Formular Aktivitäten Formular Wochen-Notizen Formular Meine Ideen-Diamanten Zitate 39 Nachwort des Autors Alle Rechte/Lizenzrechte vorbehalten. Der Verlag macht den Käufer/Nutzer dieses Erfolgs-Handbuches/Ratgebers als PDF-Datei/W-Book, als CD-Textdatei, des ausgedruckten Erfolgs-Handbuches/Erfolgs-Ratgebers darauf aufmerksam, dass die Nutzung dieses Erfolgs-Handbuches/Erfolgs-Ratgebers nur und ausschließlich für ihn bestimmt ist und weder kopiert, verschenkt, vermietet oder verliehen werden darf. Die Herstellung von Kopien für die Verwendung als Seminar-Unterlage in eigenen Seminaren ist nur in Form einer Lizenz und mit ausdrücklicher Genehmigung durch den Verlag erlaubt. Urheberrechtsverletzungen jeglicher Form werden strafrechtlich verfolgt. Es wird eine Vertragsstrafe von 5.000,- (zuzüglich MwSt.) fällig und ist innerhalb von 14 Tagen zu zahlen. Haftungsausschluss: Die Inhalte dieses Konzeptes wurden sorgfällig recherchiert, aber dennoch haftet der Verlag/Autor nicht für die Folgen von Irrtümern, mit denen der vorliegende Text behaftet sein könnte. Verlag IDEEN FÜR ERFOLG Birgit Bub D Kreuztal, Zum Küchenwald 25 Tel Fax info@erfolgstraining-verlag.de

3 Herzlich willkommen zu Ihrem persönlichem Selbststudium Erfolgs-Seminar: Prioritäten entscheiden über das, was innerhalb unserer Zeit geschieht. Sie sind das Ergebnis von Ursache und Wirkung. Wie Sie mit Prioritätenmanagement Ihre Zeit erfolgreicher nutzen weil Prioritätenmanagement erfolgreicher als Zeitmanagement ist. Als Ihr persönlicher Coach erhalten Sie von mir das erforderliche Wissen vermittelt, damit Sie nach der Beendigung dieses Selbststudium Erfolgs-Seminars folgende wichtige Zusammenhänge besser erkennen: Was ist die Zeit? Gibt es ein Zeitmanagement? Ablauf des Selbstmanagements. Prioritäten bestimmen den Zeitablauf. Prioritäten-Analysen. Prioritäten-Strategien. SelbstDisziplin und deren Vorteile. Die Wichtigkeit von Entscheidungen. Störfaktoren und Zeitdiebe Mit den richtigen Werkzeugen Ziele, Zeit und Aktivitäten besser planen. Alles was es zu tun gilt, ist abhängig von unserer zur Verfügung stehenden, unwiederbringlichen, wertvollen (Lebens)Zeit. Die beste Zeit für dich war nicht gestern oder ist morgen deine beste Zeit für deinen LebensErfolg ist HEUTE! Wenn Sie Fragen haben nehmen Sie mit mir Kontakt auf. Ich wünsche Ihnen den von Ihnen angestrebten privaten, beruflichen und finanziellen Erfolg. Ihr Ernst A. Rotter Autor, Motivationsberater, Zeitplanexperte, Aphoristiker Copyright Verlag IDEEN FÜR ERFOLG Birgit Bub USt-IdNr. DE D Kreuztal Tel info@ideen-fuer-erfolg.de Alle Rechte/Lizenzrechte vorbehalten. Selbststudium Erfolgs-Ratgebers Nr. 62 Ziel-, Zeit- und Erfolgsplanung Als Erfolgsplaner: Erfolgs-Leitsystem oder ERFOLG.Zielplaner 1

4 Empfehlung zur Vorgehensweise: - Falls Sie die Textdatei erhalten haben - drucken Sie sich das komplette Seminar und alle Übungsblätter aus. - Heften Sie die Seminarunterlagen in einen Ordner. - Arbeiten Sie mit den (ausgedruckten) Seminarseiten. - Gehen Sie Lektion für Lektion Übungsblatt für Übungsblatt durch. - Lesen Sie sich den Seminar-Text und die Übungsaufgaben laut vor. Damit steigern Sie die Aufnahmefähigkeit: Sehen. Hören. Tun. - Machen Sie sich zu allen Seminarseiten persönliche Vermerke. Dafür steht Ihnen der linke freie Platz auf jeder Seite zur Verfügung. - Sind Sie ehrlich zu sich selbst. Beantworten und notieren Sie Ihre Antworten auf die gestellten Fragen. - Nehmen Sie sich Zeit für Theorie, Praxis, Handeln und Korrektur. - Üben Sie. Lesen Sie. Arbeiten Sie mit den Übungsblättern/Checklisten. Setzen Sie das Gelesene und Gehörte in die Tat um. Täglich. Weil der Mensch am besten und schnellsten durch Wiederholungen lernt. - Nutzen und arbeiten Sie mit einem Erfolgsplaner. Sie werden durch ihn zu mehr Zeit, besseren Ergebnissen, mehr Gelassenheit und mehr Erfolg geführt. - Notieren Sie sich Ihre Erfolgserlebnisse in eine Erfolgserlebnisliste. Wenn Sie das Seminar wiederholen wollen, drucken oder kopieren Sie sich Sie alle Übungsaufgaben erneut aus und beginnen Sie wie beim ersten Mal. Später vergleichen Sie die Ergebnisse, Notizen etc. mit Ihrer ersten Lerneinheit. Sie werden über Ihre persönlichen Fortschritte überrascht sein. Wichtiger Hinweis: Zwecks besserer Lesbarkeit wurde in bestimmten Textpassagen auf die gleichzeitige Verwendung der männlichen und weiblichen Schreibweise verzichtet. Selbstverständlich ist stets die weibliche und männliche Form gemeint. 2

5 1. Lektion Die Zeit bestimmt unseren Lebensablauf Zeit war bereits vor uns Menschen in einer anderen Dimension vorhanden. Zeit hat sie einen Anfang und ein Ende? Ist Zeit nur eine Illusion? Albert Einstein sagte: Alles, was sich bewegt, hat seine eigene Zeit. Eine andere Zeitdefinition: Die Zeit ist ein von Menschen erfundener Takt, bei dessen Einteilung Sonne, Sterne und Mond eine Rolle spielen. Die Zeit steuert den Bereich zwischen Geburt und Tod beeinflusst unsere Lebensentwicklung, unser Leben, unseren Lebenserfolg sowohl in privater als auch in beruflicher Hinsicht. Meine Notizen: In Babylonien waren die Zahlen 12 und 60 heilig. Sie teilten den Tag bereits in 2 x 12 Einheiten. Diese magischen Zahlen bestimmen noch heute jedes Ziffernblatt. Galileo Galilei entdeckte vor ca. 400 Jahren die Sekunde. Die Gesetze der Pendelschwingungen sind die Grundlage genauer Uhren. Heute gilt die Atomzeit wurde weltweit festgelegt: Eine Sekunde ist genau so lang, wie ein Cäsium-Atom schwingt: mal. Diese Atomuhr - die sich in Braunschweig befindet - steuert über Funk alle Funkuhren. Natur, Gestirne, Uhren und Kalender geben den Menschen Anhaltspunkte zur Zeit. Aber... was ist Zeit? Zeit ist das, womit die Natur verhindert, dass alles auf einmal geschieht. Der Uhrmacher sagt: Zeit ist die Seele meines Handwerks. Der Physiker sagt: Zeit ist einer der beiden Grundbausteine des Universums der andere ist der Raum. Der Biologe sagt: Zeit ist das innere Uhrwerk, das Pflanzen und Tiere im Gleichklang mit der Natur hält. Der Bankfachmann sagt: Zeit ist Geld. Der heutige Trend sagt: Zeit statt Geld. An der Universität München erforschte Prof. Ernst Pöppel die Zeit, wie sie in unserem Kopf entsteht. Die Gegenwart dauert drei Sekunden. Dieser Drei-Sekunden-Takt prägt unser Leben. Alles was zurück liegt ist Vergangenheit, was kommt ist die Zukunft. Ein (Augen)Blick dauert drei Sekunden, ein Händedruck ebenso. Zeit ist Gefühlsache - sagen die Psychologen und nennen es das subjektive Zeitempfinden. Es hängt jeweils davon ab, in welcher (negativen oder positiven) Situation sich der Mensch befindet, was der Mensch erwartet, wie aufmerksam er ist, was ihn nervt, was er liebt und mag. Dementsprechend empfindet er die Zeit kürzer oder länger. Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel. - Johann Wolfgang von Goethe - Vergangene Untersuchungen ergaben, dass ca. 35% der Menschen unter Zeitdruck leiden. Familie, Beruf, Hobby, eigene und fremde Aktivitäten fordern ihren Tribut an Zeit. Berufliche und private Termine und Vereinbarungen bestimmen unser Leben. Das Resultat? Ca. 45% klagen dadurch über Dauerstress; ca. 30% fühlen sich im Privatleben überfordert und gestresst. 3

6 3. Lektion Wissen Sie, was Zeitmanagement ist und was unter dem Begriff Zeitmanagement verstanden wird? Auf einen einfachen Nenner gebracht: Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Unter dem Begriff Zeitmanagement wird eine Reihe von Techniken und Strategien, die sich mit dem Problem beschäftigen, eine Anzahl von Aufgaben, Aktivitäten und Terminen innerhalb einer begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen, verstanden bzw. beschrieben. Zum Begriff Zeitmanagement gehören auch Werkzeuge wie z. Bsp. Zeitplaner, Kalender, Notizbuch, PC, Palm, Handy, EDV-Programme. Dabei ist Zeitmanagement eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun oder nicht tun. Denn: Zeit lässt sich nicht managen! Das einzige, was sich managen lässt, sind wir selbst. Daher beschäftigt sich Zeitmanagement vorwiegend mit dem Selbstmanagement. Der Kreislauf des Selbstmanagements sieht so aus: Erfolgreicher Selbstmanagement-Kreislauf 1. Ziel 6. T.U.N. 2. Aktivität ERGEBNIS 5. Motivation 3. Plan 4. Prioritäten Die Zeit ist zu kostbar, um sie mit falschen Dingen zu verschwenden. - Heinz Rühmann - Von diesen 6 Bereichen beeinflussen die Prioritäten am stärksten die negativen oder positiven Ergebnisse in allen Bereichen des Lebens (Beruf, Finanzen, Gesundheit, Partnerschaft, Privat). Somit sind Prioritäten im privaten und beruflichen Bereich für eine erfolgreiche Lebensziel-Erreichung entscheidend. Sie beeinflussen unser Tun oder Nicht-Tun, unseren Erfolg oder Misserfolg. 12

7 Übungsblatt Nr. 04 Prioritätenmanagement ist besser als Zeitmanagement. Notieren Sie bitte offen und ehrlich die Antworten auf folgende Fragen: 01. Welche Bedeutung hat ZEIT für mich? 02. Fühle ich mich von der Zeit gehetzt? 03. Sage ich oft Ich habe keine Zeit? 04. Wann sage ich es? 05. Warum sage ich es? 06. Wie handle ich? (Spontan, überlegt, unüberlegt, rational, emotional, zielgerichtet, ziellos, konsequent, inkonsequent, interessiert, desinteressiert, motiviert, demotiviert, weil ich es muss, weil ich es will?) 07. Wo sehe ich meine Zeitdiebe? 08. Bin ich zu Verabredungen und Terminen pünktlich? 09. Komme ich zu Verabredungen und Terminen oft zu spät oder komme ich gehetzt an? 10. Welche Entschuldigung/en habe ich parat wenn ich zu spät komme? 11. Wünsche ich mir mehr Zeit zu haben? 12. Für WAS wünsche ich mir mehr Zeit? 15

8 6. Lektion Prioritäten-Strategien Wie bei einen geplanten Haus- oder Straßenbau, ist es erforderlich sich zuerst Übersicht zu verschaffen über das Ziel, die Planung, die Termine, die Arbeiten, die Menschen die an diesem Projekt arbeiten sollen, das Gelände, die Bodenbeschaffenheit, die Baugeräte, das Material Auch bei Ihren Zielen, Vorhaben, Aktivitäten oder Handlungen gilt es, sich zuerst eine entsprechende Gesamt-Übersicht zu verschaffen. Dazu dient die Beantwortung folgender 6 Fragen: 1. Was ist mein wichtigstes Vorhaben? 2. Was sind meine kurzfristigen, mittelfristigen, langfristigen Ziele, Vorhaben, Aktivitäten? 3. Was ist mein Zielerreichungs- oder Arbeits-Plan? 4. Wo und wie verliere ich womöglich Zeit und Geld? 5. Wo und wie gewinne ich Zeit und Geld? 6. Wer oder was kann mir bei der Zielerreichung helfen? Nehmen Sie sich einen aktuellen, wichtigen Fall vor. Notieren Sie sich bitte die Antworten auf diese wichtigen Fragen auf dem Übungsblatt Nr. 08. Danach erst weiter zur nächsten Seite. Die Zeit ist das kostbarste Gut: Man kann sie für Geld nicht kaufen. - Jüdische Lebensweisheit - 22

9 8. Lektion Die Wichtigkeit von Kreativität und Phantasie, klaren Entscheidungen und konsequentem Handeln Bei allen Aufgaben oder Tätigkeiten, bei allem, was es innerhalb der Zeit zu tun gibt, läuft nicht immer alles glatt und reibungslos ab. Es treten auch Hindernisse oder Probleme auf. Um diese überraschenden Situationen schnell und gezielt zu erledigen, brauchen Sie dazu in erster Linie Kreativität und Phantasie. Es ist wichtig, nach Lösungen zu suchen, statt untätig darauf zu warten, dass sich die Situation oder das Problem von alleine erledigt. Weil: Mit Kreativität und Phantasie lösen Sie alle Hindernisse auf die sich einem erfolgreichen Handeln in den Weg stellen! Überlegen Sie besonders bei der Zeitplanung was Sie anders, schneller, einfacher, rationeller, leichter, gezielter, kompakter machen; es an andere delegieren können oder es sein lassen! Die kreative Formel für das Lösen von Problem lautet: WIE?! Aktivieren Sie Ihr Unterbewusstsein, Ihre Intuition, Ihren persönlichen Berater und stellen Sie sich die eine wichtige Frage: WIE löse ich das Problem? und geben sich selbst die Antworten darauf. Notieren Sie alle Möglichkeiten auf einem Blatt Papier und bringen Sie später eine Prioritätenstruktur in Ihre Notizen. Wenn Sie eine Änderung zum Besseren wünschen, dann müssen Sie sich entscheiden und die Dinge selbst in die Hand nehmen! Entscheidungen können Sie über ein Zufallsprinzip Kopf oder Zahl einer Münze oder geplant, erfolgs- und zielorientiert treffen. Entscheidungen fallen schneller und besser aus, wenn sie durchdacht wurden. Eine gute Entscheidungshilfe ist das Entscheidungsblatt, das Sie sich selbst erstellen können. Ziehen Sie in der Mitte eines weißen Blattes eine Linie. Notieren Sie auf der linken Seite das Wort VORTEILE. Beschäftigen Sie sich gedanklich zuerst lange und konsequent mit allen VORTEILEN die Ihnen diese Situation bietet oder bieten könnte. Fixieren Sie Ihr Denken nur auf Ihre Vorteile. Die meisten Menschen wenden mehr Zeit und Kraft daran, um die Probleme herumzureden als sie anzupacken. - Henry Ford - Zum Bsp.: Sie interessieren sich für einen neuen Job, eine neue Tätigkeit. Fragen Sie sich: Was sind meine Vorteile? Suchen Sie nach allen positiven Vorteilen, die sich Ihnen bieten (Persönliche und berufliche Weiterentwicklung, neue Aufgabenbereiche, neues Wissen, Unabhängigkeit, Auslandeinsatz, finanzielle Vorteile etc.). Wenn Sie alle Vorteile notiert haben dann erst wenden Sie sich der rechten Seite zu. Hier vermerken Sie: Nachteile. Notieren Sie alle vermeintlichen oder vorhandenen Nachteile. Danach wägen Sie ab und entscheiden zielgerichtet und erfolgsorientiert! 28