Leseprobe. Ganz einfach sich selbst managen Teil I. Kapitel 5.3 Mit Methode zum Ergebnis

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1 Leseprobe Ganz einfach sich selbst managen Teil I Kapitel 5.3 Mit Methode zum Ergebnis In den folgenden Kapiteln wird die Arbeit mit der Software Lotus Notes beschrieben. Die Abbildungen haben ebenfalls Bildschirmdarstellungen dieser PIM-Software zum Inhalt. Ich habe dabei die derzeit in den meisten Unternehmen genutzte Version 6.5 benutzt. Soweit bei dem Programm Microsoft Outlook Änderungen der Vorgehensweise erforderlich sind, werden diese Modifizierungen in einem Kästchen kurz dargestellt Ziele hinterlegen Erinnern Sie sich bitte an das Kapitel Ziele. Ein Grundsatz lautete Schriftlichkeit, ein weiterer zielte darauf ab, sich die einmal gefassten Zielsetzungen in regelmäßigen Abständen immer wieder vor Augen zu halten. Auch hier bietet sich die Nutzung der Technik an. Hinterlegen Sie Ihre Ziele (als grafische Darstellung, als Textdokument oder als MindMap) in Ihrer Datenbank. Erstellen Sie hierzu eine Aufgabe und geben Sie die Aufgabe mit einem regelmäßig wiederkehrenden Termin (s.a. Aufgaben erfassen), z.b. einmal monatlich, in Ihre Aufgabendatenbank ein.

2 Tipp: Die Informationen über Ziele sind meist eine sehr persönliche Angelegenheit. Markieren Sie die Aufgabe als Privat (Häkchen in der rechten oberen Ecke der Eingabemaske), um den Inhalt dieser Aufgabe vor anderen Personen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, zu verbergen Aufgaben erfassen Die ersten Schritte, also das erstmalige Erfassen aller Aufgaben, sind die aufwändigsten. Erfassen Sie alle Aufgaben, die derzeit in Ihrem Aufgabenkörbchen liegen, im System. Die Aufgabendatenbank öffnen Sie durch Anklicken des Symbols an der linken Leiste. In einigen Unternehmen sind ältere Versionen der Software im Einsatz oder die Eingabemasken der Datenbank stammen noch aus älteren Versionen. In diesen Fällen kann es sein, dass Sie das Symbol zum Öffnen der Datenbank im unteren linken Bereich des Fensters finden. Öffnen Sie nun eine neue Eingabemaske zur Erfassung der Aufgabe, indem Sie auf die Schaltfläche neue Aufgabe klicken. Daraufhin öffnet sich eine Eingabemaske, die Sie in ähnlicher Form auch beim Erfassen von Terminen bearbeiten. Vergleichen Sie beim Lesen der Beschreibungen die Nummer mit der entsprechenden Kennzeichnung in der Abbildung. 1. Geben Sie in das Feld Thema eine aussagekräftige Bezeichnung für die Aufgabe ein. Hilfreich ist es, dass Sie an dieser Stelle eine Formulierung wählen, die wiedergibt, was Sie erreichen wollen. 2. Der Beauftragte für diese Aufgabe (also der, der die Aufgabe erledigen soll) sind in der Regel Sie selbst. Wenn Sie das Feld Andere Personen markieren, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie eine Person benennen können. Diese Person erhält dann die Aufgabe per und braucht sie nicht mehr erfassen. 3. Im Bereich Wann tragen Sie im Feld Abschluss am ein, wann die Aufgabe spätesten fertig gestellt sein muss. Im Feld Beginn vermerken Sie, wann Sie sich frühestens mit dieser Aufgabe beschäftigen wollen. Diese Eingaben beeinflussen, wie die Aufgaben in dem Überblick Ihrer Datenbank dargestellt werden. Aufgaben, die überfällig sind (Termin Abschluss am ist

3 verstrichen), werden besonders hervorgehoben. Aufgaben mit einen späteren Beginn-Datum werden in der Tagesansicht nicht angezeigt. 4. Aufgaben, welche in regelmäßigen Abständen wiederkehren, können Sie auch als Terminserie erfassen. Markieren Sie das Feld Wiederholend und es erscheint eine weitere Eingabemaske für die wiederkehrenden Termine. Tipp: Benutzen Sie diese Funktion sparsam, da ansonsten die Übersichtlichkeit der Aufgabendatenbank leidet. 5. Im Feld Kategorie haben Sie die Möglichkeit, einen Begriff als Sortierkriterium zu vergeben. Lotus Notes bietet Ihnen standardmäßig einige wenige Rubriken an. Sie können jedoch durch Eingabe eines freien Textes in dieses Feld die Auswahl an Kategorien beliebig erweitern. Eine Eingabe in diesem Feld hat die Wirkung, dass Sie sich Ihre Aufgaben nach Kategorien sortiert, übersichtlich anzeigen lassen können. Tipp: Nutzen Sie ein einheitliches Ordnungssystem und einheitliche Begriffe sowohl für die datentechnische Ablage in Lotus Notes und im Dateisystem auf Ihrem Server, als auch für Ihre Ordner im Aktenschrank. 6. Im Feld Beschreibung haben Sie die Möglichkeit, Informationen zur Aufgabe zu erfassen, die Ihnen bei der Bearbeitung nützlich sein können. Das Ganze ist vergleichbar mit einem Aktenvorblatt. So können Sie hier alle Bearbeitungsschritte aufführen. Über das Menu Text stehen Ihnen alle Möglichkeiten einer modernen Textverarbeitung zur Verfügung. Über das Menu Erstellen (Untermenu Objekt) haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, Dateien, die Sie zur Erledigung der Aufgabe benötigen, in Ihrer Aufgabe zu integrieren und gemeinsam mit der Aufgabe in Ihrer Datenbank abzuspeichern (Achtung Speicherplatz!). Ein Doppelklick auf das Symbol öffnet automatisch die Anwendung und Sie können mit den Daten der verknüpften Datei arbeiten. Achtung: Änderungen in der Datei werden nur in der Lotus Notes Anwendung abgespeichert, nicht aber in dem Ursprungsdokument. 7. Über das Feld Ich möchte benachrichtigt werden haben Sie die Möglichkeit einen Wecker zu stellen, der Sie an die Erledigung der Aufgabe erinnert (wenn s denn wirklich sein muss). Ein Haken im Feld Privat bewirkt, dass nur Sie persönlich Zugriff auf den Inhalt der Aufgabe haben. Für Dritte, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, ist die Aufgabe als Überschrift lesbar, nicht aber der Inhalt Zeitdauer schätzen 8. Schätzen Sie nun, wie lange Sie für die Erledigung der Aufgabe wohl brauchen werden. Lotus Notes bietet Ihnen hierfür leider kein Datenbankfeld an. Diese Information ist aber wichtig, um schneller entscheiden zu können, wann Sie diese Aufgabe durchführen werden und um einschätzen zu können, wie viele Aufgaben Sie an diesem Tag wohl bewältigen können. Tipp: Setzen Sie den Wert in Minuten einfach vor die Aufgabenbeschreibung. So haben Sie einen sehr schnellen Überblick über das Zeitvolumen Ihrer Tätigkeiten Prioritäten setzen/überprüfen 9. Im Bereich Priorität vergeben Sie eine eindeutige Priorität für Ihre Aufgabe. Denken Sie dabei an unsere Regeln zur ABC-Analyse. Es wird erforderlich sein, die Prioritäten nach dem ABC- Raster zu überarbeiten, wenn Sie alle Aufgaben erfasst haben. Lotus Notes bietet Ihnen vier Auswahlmöglichkeiten: Hoch, Mittel, Niedrig und Keine. Tipp: Nutzen Sie nur die drei ersten Möglichkeiten. Eine Aufgabe, die keine Priorität hat, muss auch nicht erfasst werden.

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5 Eingaben unter Microsoft Outlook 2. Zu dieser Funktion gelangen Sie über den Menupunkt Aktionen, Untermenu Aufgabe zuordnen. 3. Die Bezeichnung sind hier Fällig am und Beginnt am 4. Zu dieser Funktion gelangen Sie über den Menupunkt Aktionen, Untermenu Serientyp 5. Das Feld Kategorie finden Sie unten rechts in der Eingabemaske. Auch unter Microsoft Outlook haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Kategorien zu erstellen. Die Verwaltung der Kategorien, also auch nachträgliche Änderungen, ist problemlos möglich. 6. Hier bietet Microsoft Outlook einfachere Möglichkeiten, um vernetzte Informationen einzubinden. Das Einfügen einer Datei als Hyperlink bewirkt, dass keine Kopie der Datei in das Dokument geladen wird. Die Datei wird dann wie eine Internetseite in der entsprechenden Anwendung geladen. 7. Die Benachrichtigungsfunktion hat die Bezeichnung Erinnerung 8. Microsoft Outlook verfügt über detaillierte Erfassungsmöglichkeiten für den Aufwand. Im oberen Drittel der Eingabemaske finden Sie einen weiteren Karteireiter mit der Bezeichnung Details. Ein Klick hierauf öffnet eine weitere Seite in der Sie den Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe in Stunden und Minuten eingeben können Verschaffen Sie sich nunmehr einen Überblick Bevor Sie sich entscheiden, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag angehen möchten, verschaffen Sie sich einen Überblick. Klicken Sie dazu die Datenbank Aufgaben an der linken Seite an. 1. In der Standardansicht zeigt Ihnen das Programm nunmehr alle erfassten Aufgaben. Sie haben die Möglichkeit durch Anklicken der Schaltflächen die Ansicht entsprechend Ihrer Anforderung zu ändern. Persönlich zeigt Ihnen die Aufgaben, die von Ihnen persönlich bearbeitet werden und nicht über Zuweisung delegiert wurden Gruppe zeigt Ihnen die im Team zugewiesenen/delegierten Aufgaben an nach Kategorie listet die Aufgaben in Ordnern sortiert nach den von Ihnen vergebenen Kategorien auf nicht abgeschlossen zeigt Ihnen sortiert alle Aufgaben an, deren Status in Bearbeitung oder noch nicht begonnen ist abgeschlossen listet nur die Aufgaben auf, die von Ihnen als erledigt gekennzeichnet wurden 2. Über die Schaltflächen in der Überschriftenspalte lassen sich die Aufgaben sortieren 3. Die obere Menuleiste bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben in der Übersicht schneller zu bearbeiten. Viele Bearbeitungsfunktionen sind hier direkt hinterlegt.

6 Ansicht alle Aufgaben Ansicht Kategorien

7 Eingaben und Ansichten unter Microsoft Outlook Microsoft Outlook bietet standardmäßig verschiedene vorformatierte Ansichten an. Sie finden diese in der Aufgabenansicht in der Menuleiste auf der linken Seite. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, jede einzelne Ansicht auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Hier zeigt sich die Software äußerst flexibel. Klicken Sie am oberen Menurand mit der rechten Maustaste in die Überschriftenleiste. Es öffnet sich ein Kontextmenu, über das sich die verschiedenen Einstellungs- und Sortiermöglichkeiten erschließen. Weitere Informationen enthält die sehr ausführliche Hilfe unter dem Suchbegriff Erstellen einer neuen Ansicht oder Anpassen einer bestehenden Ansicht Den Tag planen Die Aufgabenerfassung war der erste Schritt. Dabei haben Sie festgelegt, was Sie tun wollen. In einem nächsten Schritt wechseln wir von der Aufgabenplanung in die Tagesplanung. Sie legen also jetzt auch fest, wann Sie es tun wollen. Erst dieser Arbeitschritt führt Sie konsequent zum konkreten Handeln. Sie nehmen sich mit diesem Arbeitsschritt nicht nur vor, die Aufgabe im Laufe dieser Woche zu erledigen. Nein, Sie gehen jetzt einen Schritt weiter und vereinbaren ganz konkret mit sich selbst, wann Sie die Aufgabe erledigen wollen. Kalenderansicht mit erfassten aber noch nicht verplanten Aufgaben

8 Lotus Notes zeigt Ihnen die Aufgaben, die das Beginn-Datum an dem aufgerufenen Kalendertag haben, oberhalb der Termine an. Natürlich werden auch in Ihrem Kalender bereits Termine vermerkt sein: Termine, die Sie in der Vorwoche bereits vereinbart haben. Termine, die ein ServiceCenter für Sie vereinbart hat. Termine, die auf Grund von Besprechungsanfragen bei Ihnen eingetragen wurden. Tipp: Ich nehme auch Termine, die bereits in meinem Kalender stehen, als Aufgabe in meine Aufgabenliste auf. Warum? Auch diese Termine sind wie eine Aufgabe zu behandeln. Sie nehmen Zeit zur Erledigung in Anspruch und benötigen häufig eine Vor- und Nachbereitungszeit. Daher werden Sie in der Ansicht einzelne Einträge sowohl in der Kalenderansicht, als auch in der Aufgabenliste sehen. Diese Einträge brauchen Sie jetzt natürlich nicht mehr verplanen. Achtung: Die Aufgabenansicht in der Kalenderübersicht zeigt Ihnen nur die Aufgaben, die ein Beginn-Datum an diesem Tag haben. Aufgaben, deren Beginn vor dem Termin liegen, werden hier nicht angezeigt. In dieser Ansicht werden darüber hinaus keine Prioritäten angezeigt. Überlegen Sie in einem ersten Schritt, wann für die Erledigung bestimmter Aufgaben wohl der beste Zeitpunkt ist. Denken Sie dabei an Störungen und auch an Ihre eigene Leistungskurve. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag, bewahren Sie sich Pufferzeiten für Unvorhergesehenes. Je nach Tätigkeit sind 50-75% ein maximaler Wert. Wechseln Sie nun zur Aufgabenansicht und wählen Sie aus den Aufgaben, die noch nicht erledigt sind, die überfällig sind oder deren Beginn-Datum vor dem Kalendertag liegt die Aufgaben aus, die Sie heute angehen möchten Nutzen Sie dabei die Kopieren-Funktion, indem Sie die Aufgabe in der Aufgabenansicht markieren. Gehen Sie mit dem Mauszeiger in die Menuleiste und klicken Sie dort den Menupunkt Kopieren in an. Wählen Sie die Funktion Termin aus. Automatisch öffnet sich die Eingabemaske für den Kalendereintrag. Alle bereits erfassten Informationen sind bereits übertragen, so dass sich der Erfassungsaufwand minimiert. Entscheiden Sie, ob Sie eine Aufgabe gegebenenfalls kürzen sollten und auf mehrere Tage verteilen könnten. Ergänzen Sie die Einträge um die Uhrzeit, also Beginn und Ende. Orientieren Sie sich dabei an die in der Zeile Thema vorangestellten Minutenzahlen.

9 Eingaben unter Microsoft Outlook Unter Microsoft Outlook ist das Übertragen der Aufgaben noch einfachen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die so genannte drag and drop - Funktion zu nutzen. Richten Sie dazu die Kalenderansicht so ein, dass der Aufgabenblock in einem Feld an der rechten Seite sichtbar wird. Sie aktivieren diese Kalenderansicht, indem Sie im Menu Ansicht den Menupunkt Aufgabenblock aktivieren. Im Menu Ansicht Aufgabenblock haben Sie die Möglichkeit, auch diese Ansicht Ihren Bedürfnissen anzupassen. Klicken Sie nunmehr die Aufgabe, die Sie in den Terminkalender übertragen möchten an, und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste in den Kalenderbereich. Automatisch wird nach loslassen der Maustaste ein Kalendereintrag erzeugt, den Sie nur noch vervollständigen müssen. Alle Informationen aus der Aufgabe wurden bereits eingetragen tun Kalenderansicht mit erfassten und verplanten Aufgaben

10 Jetzt können Sie an die Arbeit gehen. Ihr Tag ist strukturiert und geplant und für Unvorgesehenes sind ausreichend Pufferzeiten reserviert. Kennzeichnen Sie erledigte Aufgaben, indem Sie diese erneut aufrufen und als erledigt abspeichern. In Ihrer Kalenderansicht wechselt die Farbe des Hakens von gelb auf grün. In der Aufgabenansicht wird das Symbol für die Priorität der Aufgabe gegen einen grünen Haken getauscht Erfolg genießen Der Erfolgreiche lebt das Leben begeistert! Er ist ein echter Freund des Lebens. Und damit ist er auch sein eigener Freund. (Vera F. Birkenbihl (*1946), dt. Autorin u. Management-Trainerin) Schauen Sie in die Aufgabenübersicht und genießen Sie den Blick auf das, was erledigt wurde. Aufgabenansicht mit erledigten Aufgaben

11 Auf der Basis dieser Ansicht können Sie die Aufgaben für den nächsten Tag planen. Unerledigte Aufgaben und Aufgaben, die nicht vollständig bearbeitet werden konnten, werden so konsequent nachverfolgt. Beim Überschreiten des Fälligkeitsdatums werden diese Aufgaben in der Übersicht als Überfällig gekennzeichnet. Erfolg gibt Sicherheit, Sicherheit gibt Erfolg. (Ulrich Schamoni ( ), dt. Regisseur u. Schriftsteller) Tipps im Umgang mit Lotus Notes Nutzen der Kopierfunktion beim Erfassen der Aufgaben Im vorigen Kapitel haben Sie bereits die Funktion kopieren beim Übertragen der Aufgaben in den Terminkalender kennen gelernt. Diese Kopierfunktion steht auch im -Bereich zur Verfügung. Viele Aufgaben erreichen uns heute per . Meist enthält diese alle relevanten Informationen und Daten zur Aufgabe. Sie können den Erfassungsaufwand zur Erstellung einer neuen Aufgabe erheblich reduzieren, wenn Sie über die Kopierfunktion eine in eine Aufgabe umwandeln. Ansicht Aufgaben im Tageskalender ein- oder abschalten Die Ansicht der Aufgaben im Tageskalender ist in Lotus Notes als Standard voreingestellt. Viele Mitarbeiter irritiert allerdings die Ansicht der Aufgaben oberhalb der Termine. Insbesondere wenn viele Aufgaben eingestellt sind, reduziert sich der Platz für die Kalenderansicht. Sie können diese Ansicht abstellen, indem Sie in dem Menu Werkzeuge auf das Untermenu Vorgaben klicken. Hier finden Sie im Register Kalender und Aufgaben und dann unter dem Reiter Aufgaben das Kästchen für einen Haken bei Aufgaben nicht im Kalender anzeigen. Darüber hinaus finden Sie in diesem Bereich weitere Einstellmöglichkeiten für das Erscheinungsbild von Lotus Notes. Farben in der Ansicht verändern Im Bereich Vorgaben haben Sie auch die Möglichkeit die Farben, in der Termine, Besprechungen, Erinnerungen, Veranstaltungen und Aufgaben angezeigt werden, zu verändern. Mein Tipp: Ändern Sie die Grundeinstellungen nur in Absprache mit Ihrem Team, damit eine einheitliche Gestaltung beim Blick auf den Kalender und in die Aufgabenplanung (Verwechslungsgefahr) gewährleistet ist. Anzeigen anpassen Im Bereich Vorgaben können Sie u.a. die Voreinstellungen für die Vorlage, die als erstes geöffnet wird, die Voreinstellungen für die Dauer eines neuen Termins, das Zeitraster für die Kalenderansicht, das Zeitfenster für die Verfügbarkeit von Besprechungsanfragen, die Prüfoption für Terminkonflikte, das Freischalten der Alarmfunktion und die Zugriffsoptionen auf Ihre Aufgaben- und Kalendereinträge konfigurieren.

12 Ansicht der Startoberfläche verändern Lotus Notes bietet die Möglichkeit den Startbildschirm so einzurichten, dass alle von Ihnen benötigten Informationen auf einen Blick erkennbar sind. Ich bevorzuge dabei eine Ansicht, die mir den -Eingang, meine Aufgabenliste und die Kalenderansicht der nächsten zwei Tage anzeigt. Hinweis: Diese Einstellung steht allerdings bei den meisten Lotus-Notes-Konfigurationen nicht ohne Einschaltung des System-Administrators zur Verfügung. Leseprobe aus dem Buch Ganz einfach sich selbst managen Teil 1: Modernes Zeitmanagement individuell gestalten von. Deutscher Sparkassenverlag Bestellungen und Infos unter

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