Telekommunikative Maßnahmen managen. Zeitmanagement

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1 Telekommunikative Maßnahmen managen Zeitmanagement

2 Impressum Herausgeber e/t/s Didaktische Medien GmbH Kirchstraße Halblech Autor Jürgen Schlieszeit Medientechnische Realisierung leitner.interactive, Kaufbeuren Rechte Copyright 2005 e/t/s Didaktische Medien GmbH, Halblech Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag, Funk und Fernsehen sind vorbehalten. Text, Abbildungen und Programme wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Herausgeber, Programmierer und Autoren können jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Inhaltliche Verantwortung Diese Qualifizierungseinheit enthält Verweise (so genannte Hyperlinks) auf Seiten im World Wide Web. Wir möchten darauf hinweisen, dass wir keinen Einfluss auf die Gestaltung sowie die Inhalte der gelinkten Seiten haben. Deshalb distanzieren wir uns hiermit ausdrücklich von allen Inhalten der Seiten, auf die aus unserem Lerninhalt verwiesen wird. Diese Erklärung gilt für alle in diesem Lerninhalt ausgebrachten Links und für alle Inhalte der Seiten, zu denen Links oder Banner führen. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 2

3 Inhalt Zeitmanagement Impressum... 2 Inhalt... 3 Lernziele... 4 Fachliche Orientierung... 5 Persönliches Zeitmanagement: Eisenhower-Prinzip... 6 Persönliches Zeitmanagement: Alpen-Methode... 7 Die richtigen Werkzeuge für ein optimales Zeitmanagement... 8 Tipps für effektives Arbeiten... 8 Trainingsaufgabe Zeitmanagement in telekommunikativen Kursen Zeitplanung in telekommunikativen Kursen Trainingaufgaben Richtig planen mit Zeitmanagement Wissenstest Glossar tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 3

4 Lernziele Im Qualifizierungsbaustein Zeitmanagement lernen Sie was erfolgreiches Zeitmanagement bedeutet; wie sie Ihre Arbeitszeit richtig planen und einteilen; wie Sie Prioritäten setzen; wie sie einen richtigen Tagesplan erstellen; welche Planungs-Tools Sie für Ihre tägliche Arbeit nutzen können; wie Sie Ihren persönlichen Tagesrhythmus einteilen. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 4

5 Fachliche Orientierung Die Zeit ist ein wertvolles Gut! Denn jedem Menschen stehen pro Tag nur 24 Stunden zur Verfügung. Diese Zeit kann nicht gespart, gelagert, gekauft oder verkauft werden und leider auch nicht vermehrt oder angehalten. Die Zeit verrinnt! Daher ist ein effektives Zeitmanagement nötig, um alle Arbeitsaufgaben zu erledigen, aber auch die persönlichen Interessen zu berücksichtigen. Haben Sie schon mal die Tätigkeiten eines Tages mit Zeitangaben notiert? Was meinen Sie, wie viel Zeit Sie für sinnvolle Tätigkeiten verwenden, und wie viel Zeit verpufft, weil Ihnen die Übersicht fehlt? Merken Sie sich: Je genauer Sie Ihre Zeit planen, Prioritäten setzen und den Überblick bewahren, desto effektiver können Sie Ihre Zeit nutzen. Und Aussagen wie Dafür habe ich keine Zeit! sind dann wirklich nur noch Ausreden. Leider gibt es jedoch Zeitdiebe, die Ihnen täglich Ihre Zeitplanung durcheinander bringen. Zu den Zeitdieben gehören u.a.: Zeitdiebe Ablenkung durch Lärm, private Gespräche, nicht notwendige Details, stetiges Aufschieben von Tätigkeiten, Wartezeiten (am Telefon, vor Besprechungen, bei Terminen, etc.), fehlende oder ungenaue Kommunikation, fehlende Selbstdisziplin und fehlender Überblick, mangelnde oder unstrukturierte Selbstorganisation. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 5

6 Persönliches Zeitmanagement: Eisenhower-Prinzip Ein Hilfsmittel, das wir Ihnen hier vorstellen möchten, ist das nach seinem Erfinder benannte Eisenhower -Entscheidungsraster. Es basiert auf der Idee, Prioritäten für verschiedene Aufgaben zu bestimmen. Diese werden nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit aufgeteilt. Je nach Ausprägung ergeben sich daraus vier Möglichkeiten. A-Aufgaben sind Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese Aufgaben müssen Sie sofort selbst bearbeiten. B-Aufgaben hingegen sind von hoher Wichtigkeit, aber sie sind noch nicht dringlich. Sie können noch etwas warten, vorbereitet und eingeplant, bzw. kontrolliert delegiert werden. C-Aufgaben sind die Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit habe, aber dringend sind. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren und nachrangig erledigt werden. D-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Diese Aufgaben wandern in den Papierkorb oder kommen zur Ablage. Versuchen Sie sich dieses Prinzip zu eigen zu machen: Haben Sie Mut, auch manchmal etwas in den Papierkorb wandern zu lassen, Delegieren Sie so oft es geht, damit Sie den Kopf frei haben für wirklich wichtige und dringende Dinge. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 6

7 Persönliches Zeitmanagement: Alpen-Methode Mit der Alpen-Methode werden wichtige Aufgaben und Informationen für einen Tag bzw. eine Woche festgestellt und dann in einem konkreten Tagesplan dargestellt. Die Alpen-Methode ist recht einfach und auch schnell umzusetzen. Die ALPEN-Methode hilft Ihnen bei der täglichen Planungszeit und erfordert nur einige Minuten Zeit für eine optimale Tagesplanung. A: Aufgaben, Aktivitäten L: Länge der Aktivitäten schätzen P: Pufferzeiten reservieren E: Entscheiden: Prioritäten, Kürzungen, delegieren N: Nachkontrolle packen Sie die Aufgabe endlich an! Streichen Sie die Aufgabe, wenn sie sich von selbst erledigt hat tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 7

8 Die richtigen Werkzeuge für ein optimales Zeitmanagement Damit Sie Ihre Aktivitäten optimal organisieren und verwalten, sollten Sie sich mit einigen der hier gezeigten Hilfsmittel auseinandersetzen. Terminkalender Monats- und Jahresübersicht-Projektplan (Kursplan) Ziel- und Zeitplanbuch -Ablagesystem Adress- und Telefonverzeichnis Notizen für Anregungen und Ideen Vorgefertigte Bausteine für Mailantworten Erinnerungsfunktion für Termine Aufgabenliste mit Prioritätenverteilung In der Regel lassen sich diese Aufgaben mit den heute gängigen elektronischen Organizern lösen, oder auf dem PC mittels der Software-Tools der Hersteller von Office-Lösungen. Prüfen Sie für sich selbst, welche Möglichkeiten diese Lösungen bieten. Je besser Sie sich damit auskennen, desto mehr Zeit können Sie für die wirklich wichtigen Dinge nutzen. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 8

9 Tipps für effektives Arbeiten Die Leistungsfähigkeit kann durch verschiedene Faktoren positiv beeinflusst werden. Arbeiten Sie nach dem Blockprinzip. Fassen Sie gleiche und ähnliche Aktivitäten zusammen und arbeiten Sie diese auch zusammen ab. Beantworten Sie Ihre s nicht immer gleich, wenn sie eintreffen, sondern setzen Sie sich feste Zeiten, z.b. eine Stunde am Vormittag und eine weitere Stunde kurz vor Feierabend. Denken Sie an Ihre Leistungskurve. Sie sind nicht immer in Topform. Bearbeiten Sie schwierige Aufgaben in der Zeit, in der Sie auf Ihrem Leistungshoch sind. Das ist in der Regel am Vormittag. Arbeiten Sie in dieser Zeit alle Ihre A-Aufgaben ab. Nutzen Sie Ihr Leistungstief für C-Aufgaben, soziale Kontakte und Aufgaben, die Routine erfordern. Halten Sie sich an Ihre Tagesplanung und lassen Sie sich nicht durch Störfaktoren davon abbringen. Ebenso wie ein Verbrennungsmotor braucht auch der arbeitende Mensch zu Beginn einer Tätigkeit mehr Energie, um auf Touren zu kommen. Wer immer Stop-and-Go arbeiten muss, verschwendet viel Kraft und Energie. Je nach Arbeitsgebiet gibt es unterschiedliche störarme und störanfällige Zeiten. Im Normalfall zählt die Zeit von 6 bis 8 Uhr zur störarmen Zeit, während die Zeit von 10 bis 12 Uhr zur störanfälligen Zeit gehört. Hinweis: In der DokumentenBox des Lernprogramms finden Sie ein Excel-Arbeitsblatt, das Ihnen hilft, Ihre persönliche Störkurve zu ermitteln. Reservieren Sie sich stille Stunden, in denen Sie keine Störung zulassen. Versuchen Sie also, wichtige Aufgaben, die Konzentration und Ruhe benötigen, in den störarmen Zeiten zu erledigen. Planen Sie für jeden Tag eine Stunde Sperrzeit ein. In dieser Zeit sind Sie wie bei einem wichtigen Termin nicht erreichbar und ansprechbar und Sie können wichtige Aufgaben viel effektiver und in kürzerer Zeit erledigen. Hinweis: In der Dokumentenbox des Lernprogramms finden Sie ein Excel-Arbeitsblatt, das Ihnen hilft, Ihren persönlichen Tagesrhythmus zu ermitteln. Pausen sollten regelmäßig in den Arbeitsalltag eingeplant werden. Zum einen, um dem Körper die Möglichkeit der Entspannung zu geben und zum anderen, um Gesundheitsschäden durch andauernde Arbeitsbelastung zu vermeiden. Aus diesen Gründen ist auch die Einhaltung der Pausen im Arbeitszeitgesetz 1 verankert. Den optimalen Erholungseffekt erhalten Sie durch mehrere, dafür kürzere Pausen. Bewegung an der frischen Luft steigert nochmals den Erholungseffekt der Pausen. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 9

10 Trainingsaufgabe Das Thema Zeitmanagement ist stets aktuell, denn die Ressource Zeit lässt sich leider nicht beeinflussen. Daher muss die zur Verfügung stehende Zeit gut genutzt werden! Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag aussehen könnte, wenn er der Betreuung eines telekommunikativen Kurses gewidmet sein soll: Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen und Beantworten von Post? Wann möchten Sie eine Online-Sitzung durchführen? Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung? Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer aus? Wann geben Sie Feedback etc. Erstellen Sie bitte einen Tagesplan entsprechend Ihrer persönlichen Vorstellungen eines beliebigen Tagesablaufs. Lassen Sie dabei die Erkenntnisse einfließen, die Sie aus diesem Kapitel zum Zeitmanagement mitgenommen haben. Wenn Sie möchten: Stellen Sie Ihr Ergebnis im Forum zur Diskussion. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 10

11 Zeitmanagement in telekommunikativen Kursen So wie Sie selbst Ihre Tageszeit richtig planen, sollte auch die Planung für die von Ihnen betreuten Kursteilnehmer transparent kommuniziert werden. Nur dann, wenn Sie klar definieren, was genau zu welchem Zeitpunkt gefordert wird und zu welchen Zeiten Sie zur Verfügung stehen, kann sich der Lernende selbst seinen eigenen Lernplan zurechtlegen. Hier ein paar Dinge, die Sie festlegen und bedenken sollten: Geben Sie den exakten Kursverlauf mit Start- und Endzeitpunkt allen Teilnehmer bekannt. Lassen Sie sich am besten diese Termine bestätigen. Teilen Sie den Lernenden mit, wann Sie s lesen und innerhalb welcher Zeit sie mit einer Antwort rechnen können. Geben Sie bekannt, zu welchen Zeitpunkten neues Infomaterial bereitgestellt wird. Geben Sie nicht alle Informationen auf einmal heraus! Teilen Sie den Teilnehmern Ihre Hotline-Zeiten mit. Machen Sie ihnen klar, dass Sie nur dann zu erreichen sind! Tragen Sie alle wichtigen Kurstermine in einen für alle zugänglichen Kalender ein und senden Sie vorab immer noch einmal ein Erinnerungsmail. Halten Sie sich an die vereinbarten Zeiten bei Online-Sitzungen und versuchen Sie nicht zu überziehen. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 11

12 Zeitplanung in telekommunikativen Kursen Ohne richtiges Projektmanagement läuft kein Kurs. Im Folgenden sollen Sie selbst einen Kurs mit Hilfe eines vorgefertigten Kalenders und einer Excel- Arbeitsmappe planen und in der richtigen Reihenfolge zusammenstellen. Detaillierte Anweisungen finden Sie am Ende dieses Skripts. Im Folgenden sollen Sie selbst einen Kurs mit Hilfe eines vorgefertigten Kalenders und einer Excel- Arbeitsmappe planen und in der richtigen Reihenfolge zusammenstellen. 1. Öffnen Sie in der DokumentenBox die vorbereitete Excel-Datei und speichern Sie diese als "timetable.xls" auf Ihren Rechner. Öffnen Sie die Datei anschließend. 2. Markieren Sie zunächst alle vorhandenen und geplanten Ferientage, die Ihnen bekannt sind. Versehen Sie die entsprechenden Tabellenzellen hierzu mit einer grauen Schattierung 2. Die 52. Woche ist bereits markiert. 3. Verteilen Sie nun die Aufgaben im Plan: Wir gehen von 8 Stunden aus, die Sie als Kursbetreuer in der Woche für einen Kurs einplanen. Das sind insgesamt 132 Stunden à 8 Stunden, also insgesamt 16,5 Tage. Wie Sie bereits bemerkt haben, ist der Teil Plattform / LMS kennen lernen bereits mit zwei Tagen eingeplant. Wenn Sie einen Tag pro Woche für die Online-Unterstützung einplanen, benötigt diese Aufgabe insgesamt zwei Kalenderwochen bis zum Kursende. Sie haben noch zwei Extra-Stunden für Unvorhergesehenes reserviert, in denen Sie sich eigentlich vorbereiteten sollen und selbst Neues lernen. Start und Endpunkt des Kurses sind fest vorgegeben und dürfen auch nicht verändert werden. 4. Die Aufgaben sind nicht in chronologischer Reihenfolge festgelegt. Sie müssen von Fall zu Fall selbst entscheiden, was richtig ist. Sollen Ihre Schüler z.b. die Funktionalitäten des LMS vor dem eigentlichen Start des Online-Kurses kennen lernen? Ist dies sinnvoll? Sie müssen selbst die sinnvollste Reihenfolge bestimmen. 5. Füllen Sie den Zeitplan aus, indem Sie jeder Aufgabe eine beliebige Farbe zuordnen. Die Standardfarbe einer Zelle ist weiß. Durch Formatieren der Zelle können Sie eine Farbe zuordnen (oder Sie nutzen das Icon in der Menüzeile). 2 Markieren der Zelle rechte Maustaste Zelle formatieren Muster tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 12

13 Trainingaufgabe Richtig planen mit Zeitmanagement Leiten Sie aus dem Gelernten Konsequenzen ab für Ihr persönliches Tätigkeitsfeld. Welche Techniken zum Zeitmanagement und zum effektiven Arbeiten würden Sie einsetzen? Leiten Sie aus dem Gelernten Konsequenzen ab für Ihr persönliches Tätigkeitsfeld. Welche Techniken zum Zeitmanagement und zum effektiven Arbeiten würden Sie einsetzen? tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 13

14 Trainingsaufgabe Das Thema Zeitmanagement ist stets aktuell, denn die Ressource Zeit lässt sich leider nicht beeinflussen. Daher muss die zur Verfügung stehende Zeit gut genutzt werden! Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag aussehen könnte, wenn er der Betreuung eines telekommunikativen Kurses gewidmet sein soll: Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen und Beantworten von Post? Wann möchten Sie eine Online-Sitzung durchführen? Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung? Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer aus? Wann geben Sie Feedback etc. Überlegen Sie sich einmal, wie für Sie ein optimaler Tag aussehen könnte, wenn er der Betreuung eines telekommunikativen Kurses gewidmet sein soll: Wann ist Ihre Zeit für Konzeptionen, für das Lesen und Beantworten von Post? Wann möchten Sie eine Online-Sitzung durchführen? Wann stellen Sie neues Material zur Verfügung? Wann werten Sie die Beteiligungen der Teilnehmer aus? Wann geben Sie Feedback etc. Wenn Sie möchten: Stellen Sie Ihr Ergebnis im Forum zur Diskussion. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 14

15 Wissenstest Welche der folgenden Aussagen zum Eisenhower-Prinzip sind korrekt? Aufgaben, die kein hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, sollten delegiert werden. Alles, was Sie getrost liegen lassen können oder zur Ablage geben können sind C-Aufgaben. Als Telecoach/Teletutor sollten Sie jede sofort beantworten ohne diese zu sortieren. B-Aufgaben sind wichtig und müssen sofort umgehend erledigt werden. Weniger dringliche und wichtige Aufgaben kommen in die Ablage oder in den Papierkorb. Welche Aussage gehört zur Prioritätensetzung? Die Gesamtaufgabe wird in kleinere Teile zerlegt. Die Länge der Aktivitäten muss stets geschätzt werden. Mit 20 % der Zeit werden 80 % der Leistungsergebnisse erreicht. Aktivitäten werden in die Kategorie A, B und C eingeteilt. Was bedeutet Zeitmanagement? Stress vermeiden Bestimmte Tätigkeiten ignorieren Jede Minute des Tages verplanen Übersicht über Termine und Aufgaben haben tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 15

16 Welche der Aussagen treffen für ein optimales Zeitmanagement zu? Fragen, die Sie an Ihre Teilnehmer stellen, müssen innerhalb einer festgelegten Zeit beantwortet werden. Jeder Teilnehmer führt ein individuelles Lerntagebuch und notiert seinen Lernfortschritt. Übungen und Testaufgaben, die den Teilnehmern zu einfach erscheinen, können aus Zeitersparnis übersprungen werden. Jeder Teilnehmer muss zu festgelegten Uhrzeiten bestimmte Lernmodule bearbeiten. Zur besseren Orientierung stellen Sie Ihren Lernenden einen Zeitplan mit den Lernzielen zur Verfügung. Die Durcharbeitung der Module innerhalb eines festgelegten Zeitraumes ist für alle Lernende obligatorisch. Welche für Sie als Telecoach/Teletutor sinnvollen Hilfsmittel stellen Ihnen die meisten gängigen Software-Tools zur Verfügung? Terminkalender Adress- und Telefonverzeichnis Erinnerungsfunktion für Geburtstage Ablage für Textbausteine Aufgabenliste mit Prioritätenverteilung Welche Aussagen treffen für das zielorientierte Arbeiten nach dem Prinzip des Zeitmanagements zu? Arbeiten Sie nach dem Blockprinzip, d.h. beantworten Sie Ihre Mails in einem Aufwasch. In den stillen Stunden sind als einzige Störfaktoren Anrufe zugelassen. (Im Leistungshoch haben normalerweise C-Aufgaben nichts zu suchen. Verlegen Sie schwierige und langwierige Aufgaben in die Leistungstief. Beantworten Sie eintreffende Mail immer sofort. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 16

17 Glossar Alpen-Methode Mit der Alpen-Methode werden wichtige Aufgaben und Informationen für einen Tag bzw. eine Woche festgestellt und dann in einem konkreten Tagesplan dargestellt. Benchmarking Benchmarking ist ein Instrument zur Qualitätssicherung. Eisenhower Prinzip Hierbei handelt es sich um ein Entscheidungsraster. Es basiert auf der Idee, Prioritäten für verschiedene Aufgaben zu bestimmen. Diese werden nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit aufgeteilt. Kollaboration Ebene der vollständigen Integration in die Gruppenarbeit. Die Gruppenmitglieder arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin und sind dabei weitgehend voneinander abhängig. Kommunikation Ebene grundlegender Diskussionen, unterstützt durch , Foren, Chat und Audio-/ Videokonferenz. Kooperation Ebene, auf der die Lerner arbeitsteilig in Gruppen arbeiten. Es besteht eine teilweise gegenseitige Abhängigkeit im positiven Sinn. LMS Unter einem LMS kann allgemein eine Software für die Organisation und Betreuung des webbasierten Lernens verstanden werden, die fünf Funktionsbereiche abdeckt (vgl. Baumgartner/Häfele/Häfele 2002, 16 ff.). LMS - administrative Perspektive Der Prozess zur Organisation der Kursmaterialien für die Lernenden, Bearbeitung von Hausaufgaben und Einbindung der Lernenden in Online-Diskussionen. LMS - pädagogische Perspektive Der Prozess, den Lernenden durch den Aufbau der Anleitungen und verschiedene Lernmethoden zu unterstützen, damit in jedem Kurs die Lernziele erreicht werden. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 17

18 LMS - technische Perspektive Der Prozess, die LMS Protokollierungsdaten für die Begleitung und Unterstützung des webbasierten Lernens zu benutzen. Dies geschieht durch die Analyse der LMS-Daten, Protokollierung des Lernfortschritts und den Einsatz unterschiedlicher Lernobjekte in den jeweiligen Lernunterlagen. Nonverbale Kommunikation beschreibt was die Körpersprache einer Person aussagt. Paraverbale Kommunikation beschreibt die Art und Weise, wie jemand etwas sagt. Präsenzunterricht entspricht dem traditionellen Unterricht, bei dem Lehrer und Lerner persönlich anwesend sind. Verbale Kommunikation beschreibt was jemand sagt. tcte01q07-4 Zeitmanagement Seite 18