ZEITMANAGEMENT. Analyse

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1 ZEITMANAGEMENT

2 ZEITMANAGEMENT Zeitmanagement ist der Prozess Ihr Leben durch die Nutzung der Zeit zu steuern. Jeder hat die gleichen 168 Stunden pro Woche. Wenn Sie Ihre Zeit proaktiv verwalten, bestimmen was Sie in Ihrem beruflichen und persönlichen Leben schätzen, und Ihre Bemühungen entsprechend darauf richten. Wenn Sie Zeitmanagement beherrschen, lernen Sie den Zeitdruck auszugleichen und trotzdem Ihre Ziele zu erreichen. Dies hilft Burnout und Stress zu vermeiden und ermöglicht es, effizienter zu werden. Denken Sie daran, dass der Zeit-Management-Prozess ein persönlicher Prozess ist: Nur Sie können beurteilen, ob Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Der Zeit-Management-Prozess besteht aus drei Phasen. Die drei Phasen sind wie folgt: Analyse. Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit jetzt hingeht und richten Sie dabei besondere Aufmerksamkeit auf Ihren Umgang mit der Zeit. In einigen Fällen werden Sie Unterbrechungen feststellen, die Sie mit spezifischen Strategien verwalten können. In anderen Fällen ist der Zeitfaktor weniger kontrollierbar, kann aber Muster haben, in denen Sie lernen können zu Arbeiten. Planung. Überprüfen Sie Ihre Ziele, bestimmen Sie einen Überblick über die Aufgaben die sie erreichen möchten, und bestimmen Sie außerdem wie viel Zeit Sie jeder Aufgabe zuzuweisen. Es ist ebenso wichtig Aufgaben zu identifizieren, die Ihre Ziele nicht wiederspiegeln und eine niedrige Priorität aufweisen. Wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben verstehen, können Ihre Zeit mit einem Kalender oder Tagesplaner. Sie können auch Strategien für den Umgang mit Zeitfressern entwickeln, wie regelmäßige Treffen. Wenn Ihre Arbeit von Faktoren, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, betroffen ist wie z.b. die Börse, entwickeln Sie im Voraus Notfallpläne, so dass Sie für das Unerwartete vorbereitet sind. Nachbereitung und Bewertung. Nachdem Sie Ihrem Plan für einen angemessenen Zeitraum gefolgt sind, machen Sie einen Schritt zurück und reflektieren Sie. Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Wie gut haben Sie Ihre Arbeit im Zeitplan erledigt? Was könnte besser gemacht werden beim nächsten Mal? Mit Ihrer Analyse, ändern Sie Planungsstrategien für die Zukunft. Dann beginnen Sie die Planung erneut. Analyse Menschen haben auch einen unterschiedliche Tagesrhythmus, Tageszeiten zu denen sie am produktivsten sind. Die Zeit von bis 16: 00 ist berüchtigt dafür, dass es schwierig ist konzentriert zu bleiben. Zu verstehen wann Ihre produktivste Zeit ist, kann Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiver zu planen. Wir alle haben zu viel zu tun. Es ist wichtig zu erkennen, dass Sie möglicherweise nicht in der Lage sein werden alle Ziele zu erreichen, auch Ihre oberste Priorität. Der Versuch zu viel zu tun hat einen negativen Einfluss auf alle Bereiche Ihres Lebens. Die folgenden Richtlinien können Ihnen helfen nicht in diese Falle zu tappen: Kennen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben und konzentrieren sich auf Ihre Ziele und Aufgaben mit oberster Priorität. Fragen Sie Ihren Chef nach Feedback und direkte Berichte. Lernen Sie zu Delegieren.

3 Versuchen Sie zu vermeiden Ziele mit niedriger Priorität zu verfolgen, sie haben nur begrenzten Wert und geringe Bedeutung. Dem Drang widerstehen, einzuspringen und Tätigkeiten zu übernehmen, weil andere ihre Arbeit nicht oder nicht gut genug machen. Gehen Sie nicht davon aus, dass alles getan werden muss. Um Ihre Zeitnutzung zu untersuchen, dokumentieren Sie Ihre Aktivitäten für mindestens einen Tag lang, vorzugsweise eine ganze Woche. Dokumentieren Sie aufmerksam wie viel Zeit Sie mit jeder Aktivität verbringen. Wenn Sie Ihr Tagebuch geführt haben, teilen Sie Ihre Aktivitäten in Kategorien auf: Telefonate Terminvereinbarung ad hoc Termine Treffen Administrative Arbeit Schreiben von Berichten und Analysen Denken Sie darüber nach, ob jede Aktivität die Sie verfolgt Ihre Ziele und Prioritäten unterstützt, oder ob es eine Zeitverschwendung war. Dann können Sie Möglichkeiten entwickeln, um die Zeitfresser zu vermeiden. Planen Sie Ihre Zeit Ein Zeitplan ist eine schriftliche Verpflichtung Ihre Aufgaben in einer bestimmten Zeit zu erreichen. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit Ihre Tage zu visualisieren. Wenn Ihr Zeitplan überbucht wird, möchten Sie vielleicht Ihre Prioritäten überdenken. Sie sollten nur Aufgaben und Tätigkeiten oberster Priorität auf dem Zeitplan behalten. Planungs- Tools helfen Ihnen Ihre Aufgaben und Tätigkeiten in einer Karte zu organisieren. Sie ermöglichen es Ihnen zu sehen, ob Sie es sich leisten können ungeplante Anforderungen aufzuarbeiten. Einige Planungs-Tools sind: "to-do"-listen. Terminkalender. Tägliche und wöchentliche Planer. Tägliche Management-Software und-hardware (z. B. Computer Kalender und persönliche Assistenten). Wandkalender. Ziele sind entscheidend für effektives Zeitmanagement; sie beeinflussen wie Sie Ihre Zeit verbringen sollten. Mit gesetzten Zielen wissen Sie was am wichtigsten ist, das Sie auf einer täglichen und wöchentlichen Basis erreichen wollen. Andernfalls könnten Sie dabei enden Ihren Tag mit der Durchführung von Aufgaben zu verbringen, die Ihnen nicht beim Erreichen Ihrer Ziele helfen. Um wirklich zu planen und Ihre Zeit zu verwalten müssen Sie Ihre langfristigen Ziele und Prioritäten überprüfen: organisatorische Ziele, Abteilungs-Ziele und persönliche Ziele. Diese Ziele leiten Ihre Zeit Verwendung in zweierlei Hinsicht: Sie ermöglichen es, die spezifischen Aufgaben zu identifizieren, die Sie brauchen.

4 Sie helfen Ihnen zu bestimmen welche Aufgaben man nicht weiter verfolgen sollte. Fragen Sie sich: "Hat diese Tätigkeit mir geholfen, alle meine langfristigen Ziele zu erreichen?" Wenn die Antwort nein ist, gehört die Aktivität nicht auf Ihren Zeitplan. Einer der ersten Schritte bei der Verwaltung Ihrer Zeit ist es, Ihre Ziele in überschaubare Aufgaben aufzuteilen. Beginnen Sie individuell mit der Überprüfung jedes Ihrer Ziele und listen Sie alle wichtigen Aufgaben auf die Sie benötigen um jedes Ziel zu erreichen. Stellen Sie sie in die angegebene Reihenfolge. Weiter gilt es abzuschätzen wie viel Zeit jede Aufgabe oder Aktivität in Anspruch nimmt. Wenn Sie vorher eine ähnliche Aufgabe bevor abgeschlossen haben, können Sie diese häufig als Grundlage für eine Schätzung der Zeit verwenden. Wenn eine Aktivität neu für Sie ist, können Sie das mit Kollegen, Ihren Vorgesetzten oder anderen rücksprechen. Denken Sie daran ein 10-20% Polster zu Ihrer Zeit hinzuzufügen. Sie sollten auch eine Frist für den Abschluss der jeweiligen Aufgabe oder Tätigkeit setzen. Für komplexere Tätigkeiten sollten Sie sich Meilensteine auf dem Weg zu Ihrem Fortschritt setzen. Wenn Sie glauben dass Ihre Liste der Aufgaben vollständig ist, ordnen Sie Prioritäten zu. Wenn Sie Ihre Aufgaben untersuchen werden Sie feststellen, dass einige von ihnen in einer Folge abgeschlossen werden und jeweils mehr oder weniger abgeschlossen sein werden, bevor die nächste Aufgabe beginnen kann. Andere Aktivitäten sind nicht abhängig von der Vollendung einer anderen Aufgabe oder können zu jeder Zeit vor oder nach einem bestimmten erreichten Stadium erfolgen. Notieren Sie sich diese Beziehungen und behalten Sie sie im Auge, wie Sie Ihren Zeitplan erstellen. Um Ihren Zeitplan zu bauen, nehmen Sie Ihre Aufgaben oberster Priorität und blockieren sie in Zeitschlitzen über mehrere Wochen oder Monate mit einem Planungs- Tool mit dem Sie eine tägliche, wöchentliche und monatliche Perspektive ansehen können. Denken Sie daran, was Sie über die Zeiten während des Tages gelernt haben, wenn Ihre Energie auf ihrem Höhepunkt ist. Wichtige Arbeiten oder Tätigkeiten die Kreativität und Intelligenz benötigen sollten für die Zeit eingeplant werden, wenn Sie am wachsamsten sind. Routineaufgaben sollten in den Zeiten niedriger Energie durchgeführt werden. Planen Sie nur einen Teil des Tages, so dass Sie Zeit haben um mit Krisen und dem Unerwarteten umzugehen. Kombinieren Sie Aufgaben, soweit möglich. Sie könnten Ihre Post öffnen, während Sie Ihren PC hochfahren. Konsolidierung ähnliche Tätigkeiten zu einem Zeitblock, wie z.b. wiederkehrende Anrufe, Termine, Papierkram und Treffen. Zum Beispiel, machen Sie alle Ihre Anrufe an einen planmäßigen Zeitpunkt während des Tages. Identifizieren Aufgaben an denen Sie arbeiten, wenn Sie unerwartete freie Zeit haben. Versuchen Sie rückwärts zu planen. Bestimmen Sie, wann Sie an diesem Tag nach Hause gehen und arbeiten dann rückwärts. Setzen Sie die wichtigsten Dinge zuerst an.

5 Bewegen Sie die unvollendeten vorrangigen Aufgaben zu den Tagen hin, die in der verbleibenden Woche noch frei sind. Wenn sich Ihr Zeitplan ändert, gehen Sie sicher zu notieren, was wirklich stattgefunden hat. Wenn Sie einen Trend bemerken, überarbeiten Sie gleich Ihren Zeitplan. Sobald Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, halten Sie ihn leicht zugänglich. Eine Wand oder ein Tischkalender sollten immer im Blick sein, ein Computer-basierter Kalender sollte immer auf Ihrem Desktop geöffnet sein. Überprüfen Sie Ihre Fortschritte im Laufe des Tages um zu sehen wann Sie am Ziel sind Zeitfresser kontrollieren Eine Zeitverschwendung ist alles, was Sie davon abhält Dinge zu tun, die mehr Wert und Bedeutung für Sie haben. Zeitfresser sind für jeden anders. Für manche mag ein Plausch mit einem Kollegen eine Zeitverschwendung sein, für andere ist es eine Chance um den Stress des Tages zu verwalten. Einige häufige Zeitfresser sind Unterbrechungen unerwartete Besucher Telefonate Treffen Als Manager sind Sie oft mit Unterbrechungen konfrontiert, die sofort angegangen werden müssen. Sie können die Handhabung der Unterbrechung oft delegieren. Aber in den Fällen wo Sie der einzige sind der angesprochen werden kann, erledigen Sie es schnell damit Sie zu Ihren vorrangigen Aufgaben zurückkehren können. Auch wenn die Unterbrechung den halben Tag dauert, konzentrieren Sie Ihre Energie auf die Zeit zu der Sie die vorherige Tätigkeit verlassen haben. Sie müssen nicht immer offen für die Besucher zu sein. In einigen Fällen könnten Sie es angebracht finden den Besucher ohne Voranmeldung nicht zu empfangen. Stellen Sie fest ob Ihre unerwarteten Besucher eine unmittelbare Krise oder ein Problem haben, das behandelt werden muss. Planen Sie einen anderen Termin, wenn möglich. (Zum Beispiel: "Ich glaube, ich kann Ihnen helfen, aber im Moment bin ich mitten drin in einem anderen Thema. Können wir uns nach dem Mittagessen treffen?") Leiten Sie die unerwarteten Besucher zu einer anderen geeigneten Person weiter, wenn möglich. (Zum Beispiel: "Ich kann im Moment nicht weg, aber erkundigen Sie sich bei Bob und sehen Sie ob er helfen kann. Lassen Sie mich wissen, was Sie beide ausgearbeitet haben.")

6 Telefonieren kann sehr störend sein. Sie verbringen Ihre Zeit nicht nur damit den Anruf anzunehmen, aber auch mit Folgemaßnahmen, und dann bei der Rückeroberung Ihrer geistigen Position vor der Unterbrechung. Einige Strategien zur Verwaltung von Telefonanrufen sind: Screening von Telefonaten Entweder einen Assistenten oder Voic Den Anrufer an jemand anderen weitergeben, wenn möglich Halten Sie den Anruf kurz und konzentriert, wenn es sein muss (Ermittlung der Höhe der Zeit im Voraus, die Sie mit dem Telefonat verbringen wollen, und diese Zeit nicht überschreiten). Verbesserung Ihrer Telefon-Fähigkeiten um die Länge der Zeit die Sie am Telefon verbringen zu reduzieren Einen Zeitblock am Tag herausnehmen wenn Sie Anrufe annehmen und den Zeitplan jeden wissen lassen Arbeiten Sie in einem Raum ohne Telefon en statt telefonieren Ein paar einfache Strategien können Ihnen dabei helfen, die Zeit die Sie in Meetings verbringen zu maximieren. Bevor Sie an einer Sitzung teilnehmen, entscheiden Sie ob Sie der beste Vertreter sind. Wenn Sie sich entscheiden dass es sich lohnt die Sitzung zu besuchen, stellen Sie sicher dass das Treffen klare Ziele und vorgeschlagene Ergebnisse hat. Wenn Sie keine Tagesordnung für die Sitzung erhalten, fordern Sie sie im Voraus an. Lassen Sie andere wissen, dass Sie die beste Person für das Meeting nicht herausfiltern können, bis Sie mehr über den Zweck der Sitzung wissen. Vereinbaren Sie nur den Teil der Sitzung, die für Sie relevant ist. Wenn Sie in die Sitzung abhalten, versenden Sie die Tagesordnung und Punkte vorab. Dies stellt sicher, dass Sie die Zeit aller Teilnehmer maximieren und das Treffen auf dem richtigen Weg halten. Nachbereitung und Bewertung Sobald Sie Ihre Zeit analysiert, geplant Zeitfresser untersucht haben, sind Sie bereit Ihren Zeitplan umzusetzen. Einige Strategien folgen: Überprüfen Sie Ihre Termine in der Nacht oder am Nachmittag davor. Halten Sie sich so eng wie möglich an Ihren Zeitplan. Unerwartete Aufgaben erledigen Sie schnell und kehren Sie zu Ihren vorrangigen Aufgaben zurück. Sobald Änderungen an Ihrem Zeitplan auftreten, ändern Sie Ihren Wochenplan. Denken Sie daran neue Gewohnheiten, wie die Einhaltung eines Zeitplans, sind zunächst schwer einzuführen. Je mehr Sie es tun, desto mehr wird es automatisch.

7 Überprüfen Sie Ihre Fortschritte im Kampf gegen Ihren Zeitplan mindestens einmal pro Tag. Erledigen Sie die Aufgaben, die Sie für die Woche eingeteilt haben? Machen Sie Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele? Wenn nicht, vielleicht sind zu viele Aktivitäten geplant. Überprüfen Sie die Aktivitäten auf Ihrem Zeitplan und beseitigen Sie alle Ziele die nicht oberste Priorität haben. Fühlen Sie sich besser vorbereitet und konzentriert? Was waren die Auswirkungen von einigen nicht erledigten Aufgaben? Vermeiden Sie Zeitfresser? Wenn nicht, suchen Sie nach anderen Lösungen indem Sie Kollegen fragen wie sie mit diesem Thema umgehen. Vielleicht waren Ihre ursprünglichen Strategien unrealistisch. Ist dies ein Zeitplan, den Sie einhalten können? Fragen Sie Ihren Manager um direkte Berichte für Rückfragen. Verwenden Sie ihre Beobachtungen und die Ergebnisse der eigenen Analyse zur kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Terminplanung. Die Investition, die Sie jetzt in die Überwachung und Bewertung setzen, wird sich auszahlen. Je mehr Sie über das was für Sie funktioniert lernen, desto besser werden Sie darin werden qualifizierte, genaue, realistische Zeitpläne zu erstellen. ZUSAMMENFASSUNG Schritte zum Verwalten Sie Ihre Zeit 1. Analysieren Sie, wie Sie momentan Ihre Zeit verbringen. 2. Überprüfen Sie Ihre Ziele. 3. Brechen Sie Ihre Ziele in überschaubare Aufgaben. 4. Planen Sie Ihre Zeit. 5. Identifizieren Sie Ihre Zeitfresser und teilen Sie Strategien ein, um mit ihnen umzugehen. 6. Implementieren Sie Ihren Zeitplan. 7. Bewerten Sie Ihren Zeitplan und nehmen Sie Anpassungen vor.

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