Zeitmanagement in der Technischen Dokumentation

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1 1 Jahr hat 365 Tage 8760 Stunden Minuten tekom RG Nord Manfred Zimmermann Manfred Zimmermann 7/08

2 Zum Thema Die Zeitknappheit der technischen Geistesarbeiter in den Unternehmen nimmt ständig zu. Bei abnehmender Arbeitszeit und gleichzeitiger Zunahme der zu bewältigenden Aufgaben bedarf es methodischen Vorgehens, um trotz wachsenden Zeitdrucks die vielfältigen, oft unvorhergesehenen Aufgaben voll zu erfüllen. Dieser Vortrag weist der technischen Führungskraft, dem technischen Redakteur einen Weg und gibt umsetzbare, praktische Hinweise und konstruktive Tipps. 1. Allgemeine Grundlagen des Zeitmanagements Systematische, zielgerichtete persönliche Arbeitsmethodik um Aufgaben und Arbeiten nervenschonend termingerecht zu erfüllen. 2. Ideen aus der Praxis der Technischen Dokumentation Werkzeuge und Einrichtungen in der TD, die Zeitersparnis bringen können. Manfred Zimmermann 7/08-2-

3 Zum Thema Achtung Teamarbeit Die Zeitknappheit der technischen Geistesarbeiter in den Unternehmen nimmt ständig zu. Vergessen Sie bitte nicht, Ihre Maßnahmen mit den betroffenen Kollegen abzustimmen! Bei abnehmender Arbeitszeit und gleichzeitiger Zunahme der zu bewältigenden Manchmal brauchen Sie deren Unterstützung. Aufgaben bedarf es methodischen Vorgehens, um trotz wachsenden Zeitdrucks die vielfältigen, oft unvorhergesehenen Aufgaben voll zu erfüllen. Dieser Vortrag weist der technischen Führungskraft, dem technischen Redakteur einen Weg und gibt umsetzbare, praktische Hinweise und konstruktive Tipps. 1. Allgemeine Grundlagen des Zeitmanagements Systematische, zielgerichtete persönliche Arbeitsmethodik um Aufgaben und Arbeiten nervenschonend termingerecht zu erfüllen. 2. Ideen aus der Praxis der Technischen Dokumentation Werkzeuge und Einrichtungen in der TD, die Zeitersparnis bringen können. Manfred Zimmermann 7/08-3-

4 Statement: Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Was gehört alles dazu? Eine konkrete Tagesplanung Die Fähigkeit zur Prioritätensetzung Zeitdiebe erkennen und eliminieren Ziel- und Erfolgsmanagement Manfred Zimmermann 7/08-4-

5 Tagesplanung: - Planen Sie am Vorabend den nächsten Arbeitstag. - Schreiben Sie die Planungspunkte auf. - Schätzen Sie den voraussichtlichen Zeitbedarf. - Verplanen Sie nicht den gesamten Zeitvorrat (etwa 70%). - Kontrollieren Sie am Ende des Tages was Sie erreicht haben und übertragen Sie Unerledigtes, (wenn nötig). Aber bekämpfen Sie die Krankheit Aufschieberitis! Manfred Zimmermann 7/08

6 Beispiel für eine Tagesplanung Übertragen Sie die Aufgaben aus Zielvorgabe, Jahresplan, To Do Liste etc... Manfred Zimmermann 7/08-6-

7 Tagesplanung Beispiel PC Lotus Notes (eigene Ansicht) Privater Termin von Kollegen nicht einsehbar! Manfred Zimmermann 7/08-7-

8 Tagesplanung Beispiel PC Lotus Notes (Mitarbeiter-Ansicht) Privater Termin wird nicht angezeigt! Manfred Zimmermann 7/08-8-

9 Tagesplanung Beispiel PC Lotus Notes: Ausdruck Kalenderwoche ist hilfreich bei Besprechungen Manfred Zimmermann 7/08-9-

10 Statement: Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Was gehört alles dazu? Eine konkrete Tagesplanung Die Fähigkeit zur Prioritätensetzung Zeitdiebe erkennen und eliminieren Ziel- und Erfolgsmanagement Manfred Zimmermann 7/08-10-

11 Prioritätensetzung Zeit Das Pareto Prinzip Ergebnis 20% 80% 80% In 20% der zur Verfügung stehenden Zeit können 80% der Aufgaben erledigt werden 20% der Produktionsfehler verursachen 80% der Ausfälle 20% der Besprechungszeit bewirkt 80% der Beschlüsse Zeit 20% Ergebnis 20% der Anstrengungen bringen 80% des Erfolgs Manfred Zimmermann 7/08-11-

12 Prioritätensetzung 1. Konzentration der Kräfte auf die wichtigsten Ziele (Pareto). 2. Jede Aufgabe in die Prioritäten A, B, C einteilen (Eisenhower). 3. Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit (Eisenhower). 4. Möglichst täglich an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten (Zimmermann). Eisenhower-Prinzip W i C h t I g k e i t B-Aufgaben Terminieren (bzw. bereits delegieren) P Dringlichkeit A-Aufgaben Sofort tun C-Aufgaben Delegieren Reduzieren Manfred Zimmermann 7/08-12-

13 Statement: Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Was gehört alles dazu? Eine konkrete Tagesplanung Die Fähigkeit zur Prioritätensetzung Zeitdiebe erkennen und eliminieren Ziel- und Erfolgsmanagement Manfred Zimmermann 7/08-13-

14 Zeitdiebe eliminieren = Was ist zu tun? 1. Disziplin: Nicht jede Ablenkung bereitwillig aufnehmen und nicht unbedingt alles wissen und überall dabei sein wollen. 2. Konsequenz: Nein -Sagen (ohne zu beleidigen). 3. Ruhe: Stille Zeiten für A-Aufgaben einrichten. (Tür zu!) 4. Kurshalten: Zielsetzung nicht aus den Augen verlieren. 5. Hilfsmittel: Für ca. eine Woche Tagesstörblätter erstellen und analysieren. Manfred Zimmermann 7/08

15 Weitere Zeitgewinntipps - Arbeitsblöcke in der Büroroutine bilden: Schreiben, Telefonieren, s etc. - Termine mit sich selbst vereinbaren: z.b. für A-Aufgaben. - Wichtige Aufgaben so früh wie möglich erledigen (Erfolgserlebnis sichern). - Delegation von Aufgaben, wenn immer möglich durchführen (aber fair bleiben). - Zeitlimits für Besprechungen vorgeben, Besprechungen vorbereiten. - Persönliche Leistungshochs und tiefs in die Tagesplanung einbeziehen. s: Fluch oder Segen? Manfred Zimmermann 7/08

16 Statement: Zeitmanagement ist Selbstmanagement! Was gehört alles dazu? Eine konkrete Tagesplanung Die Fähigkeit zur Prioritätensetzung Zeitdiebe erkennen und eliminieren Ziel- und Erfolgsmanagement Manfred Zimmermann 7/08-16-

17 Erfolgsmethoden 1. Sie wissen genau, was Sie wollen. 2. Treffen Sie klare Entscheidungen. 3. Sie haben ein gesundes Selbstvertrauen. 4. Setzen Sie Ihre Energie zielgerichtet ein. 5. Sie wissen sich und Ihre Ziele gut zu verkaufen. 6. Sorgen Sie für klare Verhältnisse in allen Ihren Beziehungen. 7. Sie können sich und andere gut motivieren. Wenn ein Kapitän nicht weiß, welches Ufer er ansteuern soll, dann ist kein Wind der richtige. (Seneca) Manfred Zimmermann 7/08-17-

18 Erkenntnis: Zeitmanagement appelliert an die Selbstdisziplin. Zeitmanagement hört nicht hinter der Bürotüre auf, sondern ist Teil des persönlichen Ziel- und Erfolgsmanagements. Beziehen Sie Ihre privaten Ziele und Termine mit in die Planung ein! Belohnen Sie sich, wenn Sie ein (Etappen-) Ziel erreicht haben! Beginnen Sie jeden Tag positiv und beenden Sie ihn auch so!... und nicht vergessen: Viel Geld und Karriere sind nicht alles im Leben. Manfred Zimmermann 7/08

19 Wichtig ist: Die Balance zwischen Leistung, Gesundheit, Sinn und Kontakt Manfred Zimmermann 7/08

20 Wichtig ist: Die Balance zwischen Leistung, Gesundheit, Sinn und Kontakt Manfred Zimmermann 7/08

21 Mögliche Zeitsparpotenziale in der TD Schnittstellen klären Checklisten anwenden Redaktionsleitfaden einführen Terminologiedatenbank und Translationmemory einsetzen Redaktionssystem aufbauen? Manfred Zimmermann 7/08

22 Schnittstellen klären eine Riesenaufgabe Workflow PM, Marketing C-I Inhalte/Design Proof reading Ansprechpartner zeitliche Abläufe R&D ED extern SD Technische Redaktion Schulung SD Übersetzung Logistik Distribution Kunde TRADOS fremdsprach. Bildschirm meldungen Software/Online-Hilfe Lokalisierung? Screenshots, Softwaremeldungen, Terminologie Änderungsmanagement etc. Feedback Interne Klärung: Redaktionsleitfaden In Scope Manfred Zimmermann 7/08

23 Checklisten anwenden wann immer möglich Aus der Praxis der TD Fresenius Medical Care vom 10.Juli für die Erstellung der Gebrauchsanweisung benötigen wir folgende Zuarbeiten: Lastenheft Pflichtenheft Konstruktionszeichnungen auf CAD und Datenträger (PDF, CGM, PLT) Digitalbilder, die in Strichzeichnungen umgesetzt werden können Bereitstellung von Screenshots in PCX Format Bereitstellung eines Geräts für die Dauer der Doku-Erstellung Umfang und Fristen der Sicherheitstechnischen Kontrollen Benennung eines festen Ansprechpartners für technische Fragen Benennung eines Ansprechpartners für Handlingsfragen Aufzeichnung der relevanten Normen für das Gerät Die Vereinbarung muss einvernehmlich beschlossen und schriftlich fixiert werden! Manfred Zimmermann 7/08

24 Redaktionsleitfaden ( RLF ) einführen ein Muss RLF = Eine Anleitung zur Erstellung von Anleitungen = ein Nachschlagwerk für die gesamte TD. - Dokumentenarten, GA, THB, ETK etc. - Aufbau der Dokumente, Musterseiten - Sprache und Textgestaltung - Typografie und Seitenlayout - Gestaltung von Warnhinweisen - Abbildungen und Fotos einbinden - und vieles andere mehr... RLF = Ein effektives Werkzeug für Zeiteinsparung! Das Rad muss nämlich nicht ständig neu erfunden werden! Manfred Zimmermann 7/08-24-

25 Terminologiedatenbank und Translationmemory einsetzen Mehrfachbenennung ist ein erhebliches Zeit- und Kostenproblem! Konzentratpumpe Konzentratmischpumpe Konz-pumpe Acetat- / Säurepumpe Membranpumpe 23 Konzentrat-Pumpe Gruppenleiter X so und soviel Sprachen = Chaos Darum so früh wie möglich: Einvernehmlich Terminologie festlegen! ED Softwaremeldungen ED Appl Specialist Leiter TD TD Gruppenleiter ED Gruppenleiter Techn. Redakteur Manfred Zimmermann 7/08

26 Translationmemory und Terminologiedatenbank einsetzen Manfred Zimmermann 7/08-26-

27 Redaktionssystem aufbauen? Wir hatten reichlich Erwartungshaltung und sahen Optimierungsziele: Erstellungsprozesse standardisieren Übersetzungsprozess beschleunigen - einheitlicher Dokumentenaufbau - auf Modulebene - einheitliches Layout - keine Layoutnachbearbeitungen Freigabeprozess vereinfachen Publikationsprozesse automatisieren - auf Modulebene - keine zusätzlichen Layoutarbeiten - Sprachen parallel bearbeiten - zusätzl. Publikationsmöglichkeiten (online) Konnten wir Zeitsparpotenziale darunter entdecken? JA und NEIN! JA Übersetzungsmanagement Weniger Layoutnacharbeit Modularisierung/Wiederverwendung NEIN Zeitaufwändige Einführung Umstellung der Arbeitsweise MA überzeugen und schulen Redaktionssysteme sind aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Manfred Zimmermann 7/08

28 Quellen: Zusammenfassung: Zeitmanagement ist vorrangig eine Frage des persönlichen Verhaltens und weniger die Frage nach technischen Lösungen. Nutzen Sie die Motivation nach diesem Vortrag und fangen Sie gleich morgen damit an. Machen Sie zuerst eine Bestandsaufnahme, setzen Sie Prioritäten und planen Sie die wichtigsten Aufgaben vorne weg. Bleiben Sie beharrlich dran, lassen Sie sich durch anfängliche Fehlschläge nicht vom eingeschlagenen Kurs abbringen. Prüfen Sie aber von Zeit zu Zeit, ob Sie noch auf dem rechten Weg sind. - Wikipedia - Seiwert Institut - Fresenius Med. Care - Dr. Jörg Knoblauch Time/system Manfred Zimmermann 7/08-28-

29 Mit dem richtigen Kurs werden Sie Ihr Ziel zeitgerecht und sicher erreichen. Kontakt: Manfred Zimmermann Leonhard - Schwarz - Straße Maßbach Manfred Zimmermann 7/08-29-