Neue Nachweise für umsatzsteuerbefreite Sendungen ins EU-Ausland ab

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1 Stefan Schwerdtle Neue Nachweise für umsatzsteuerbefreite Sendungen ins EU-Ausland ab Stefan Schwerdtle Manager Customer Technology

2 Inhalte Umsatzsteuerbefreite Sendungen ins EU-Ausland Dokumentationspflichten des Lieferanten Nachweisdokumente beim Versand mit FedEx Wie erhalte ich die Nachweisdokumente? Die neue FedEx Tracking-Lösung Tracking durch Unterschriftsnachweis EDI (= Electronic Data Interchange)

3 Umsatzsteuerbefreite Sendungen ins EU-Ausland Innergemeinschaftliche Lieferungen von Deutschland ins EU-Ausland sind im Herkunftsland von der Mehrwertsteuer befreit. Gemäß 6a Abs. 3 Satz 1 UStG muss der Unternehmer / Versender die Voraussetzungen der Steuerbefreiung für seine EU-grenzüberschreitendeLieferung nachweisen: Nachweis der physischen Warenbewegung von Deutschland ins EU-Ausland Die Umsatzsteuerbefreiung gilt für die versendete Ware, nicht für den Versand selbst 3

4 Dokumentationspflichten des Lieferanten 01. Januar 2012 Neue Dokumentationspflicht für Lieferungen zwischen EU- Mitgliedsstaaten: Zusätzlich zum Rechnungsdoppel muss deutschen Finanzbehörden eine Gelangensbestätigung vorgelegt werden 01. Oktober 2013 Gleichberechtigte, alternative Beweise / Belege des Spediteurs bzw. Kuriers: CMR Frachtbrief (mit Unterschrift des Empfängers) Kurierdienstprotokoll Andere handelsübliche Belege (z.b. Spediteursbescheinigung, Spediteursversicherung) Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2013 Steuerfreiheit für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen kann anhand der alten aber auch neuen Buch- und Belegnachweise nachgewiesen werden Ab 01. Januar a UStDV und die vorliegenden Erlassregelungen sind zwingend anzuwenden 4

5 Nachweisdokumente beim Versand mit FedEx FedEx Dokumente als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung 1 Kopie der Handelsrechnung Kopie des Luftfrachtbriefs (Air Waybill AWB) Track & Trace-Protokoll Weitere Versandpapiere (z.b. bei Gefahrgut) Online erstellten AWB abspeichern Kopie des ausgedruckten Luftfrachtbriefes Wichtige Angaben: Name und Adresse inkl. Land von Empfänger und Versender Versanddatum (Abholung) Zustelldatum Kann durch FedEx Frachtrechnung ersetzt werden, wenn sie alle folgende Angaben enthält: Versendername/ -adresse und Empfängername/ -adresse (inkl. Länderangaben) vollständiges Versand- und Zustelldatum 5

6 Wie erhalte ich die Nachweisdokumente? Track & Trace-Daten durch die neue FedEx Tracking- Lösung auf Wenn Sie ein höheres Versandvolumen haben und Tracking-Informationen für mehr als 30 Luftfrachtbriefnummern (AWB) abrufen möchten. Tracking mit Unterschriftsnachweis Wenn Sie ein geringeres Versandvolumen haben und Tracking-Informationen für weniger als 30 Luftfrachtbriefnummern (AWB) abrufen möchten. EDI (= Electronic Data Interchange) Für sehr große Versandvolumen 6

7 Die neue FedEx Tracking-Lösung Zum Abrufen von Tracking-Informationen von mehr als 30 Luftfrachtbriefnummern Übersicht aller Versendungen Versendungen von mehreren Kundennummern können gleichzeitig gezeigt werden Keine manuelle Eingabe von Luftfrachtbriefnummer notwendig Exportformate: CSV oder XML Möglichkeit, Daten zu filtern oder Spalten zu definieren Bei Versand mit FedEx Ship Manager at fedex.com oder FedEx ShipManager Lite sind die Daten 60 Tage verfügbar. Für sonstige Versendungen gilt 4 Tage nach Zustellung Registrierung für FedEx InSight erforderlich kostenlos 7

8 Registrierung FedEx InSight Die Nutzung von FedEx Tracking ist nur möglich, nachdem Sie sich für FedEx InSight die kostenlose Online-Anwendung, mit der Sie den Status aller Ihrer Sendungen einsehen können registriert haben. Die FedEx InSight - Registrierung ist nur mit einer FedEx Kundennummer sowie einer vorhandenen fedex.com Kennung möglich. Für die Registrierung füllen Sie bitte alle Pflichtfelder der Registrierungsformulare für fedex.com und FedEx InSight vollständig und korrekt aus. Im Anschluss wird Ihnen die Anmeldung bestätigt. Nach erfolgreicher Registrierung für FedEx InSight kann man sich jederzeit mit seiner Benutzerkennung und seinem Passwort im Kundenbereich einloggen. 8

9 Demonstration der FedEx Tracking Funktionalität 9

10 Zugang zu FedEx Tracking 10

11 Bewegen Sie auf fedex.com/de die Maus auf Verfolgen, und klicken Sie im sich dann öffnenden Fenster auf Zugang zu FedEx Tracking. 11

12 Loggen Sie sich mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung und Ihrem Passwort ein. 12

13 Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Ihre Sendungsdaten aufgelistet werden. Ab dem Tag der Registrierung für FedEx InSight werden alle Versendungen, die zu der oder den registrierten Kundennummern für einen Kunden gehören, hier gelistet. FedEx Tracking zeigt alle Sendungen an, die für die eingegebene Kundennummer versandt oder berechnet wurden, ferner die Sendungen, die an oder von der Firma und Adresse gesendet wurden, die mit dieser Kundennummer verknüpft sind. 13

14 Filterung von Daten aller Sendungen aus Deutschland in andere EU-Länder 14

15 Die Daten können mittels verschiedener Filter gefiltert werden, z.b. nach Status (zugestellt, abgeholt, etc.), Absenderinformationen oder Empfängerinformationen. Klicken Sie hierzu auf Filter zeigen. 15

16 Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen unter Sendungsinformation die Kategorie Status. Wählen Sie dort den Status Zugestellt. 16

17 Fügen Sie einen weiteren Filter hinzu. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen unter Absenderinformation die Kategorie Absenderland. Wählen Sie dort DE für Deutschland. 17

18 Fügen Sie einen weiteren Filter hinzu. Klicken Sie auf Filter hinzufügen und wählen unter Empfängerinformationen die Kategorie Empfängerland. Wählen Sie dort die Länderkürzel der gewünschten Länder der Europäischen Union aus. 18

19 Nachdem alle Filter ausgewählt worden sind, zeigt sich das Ergebnis im unteren Bereich. 19

20 Ansicht und Ausgabe der Daten 20

21 Für die Ansicht und Ausgabe der Daten können individuell Spalten ausgewählt werden, wie z.b. Sendungsverfolgungsnummer, Versanddatum, Status, Zustelldatum, etc. Es können aber auch alle Spalteninformationen exportiert werden. Außerdem kann die aktuelle Ansicht gespeichert werden. 21

22 Export von Daten 22

23 Durch Anklicken des Buttons Export können die Daten exportiert werden. Da es sich um Textdateien handelt, sind die Datenmengen leicht exportier- und verarbeitbar. Verschiedene Parameter Sendung, Layout und Dateiformat stehen dabei für die individuelle Gestaltung der Ansicht und Ausgabe der Daten zur Verfügung. 0 23

24 Hier ein Beispiel für die Darstellung der Tracking-Daten im CSV-Format. Hinweis: Sollten nach dem Export die Daten in den Feldern Sendungsverfolgungsnummer oder Trackingnummer nicht richtig im Zahlenformat dargestellt werden, sollten Sie diese Felder als Zahlen ohne Dezimale formatieren. 24

25 Bei Formatierungsproblemen im Zusammenhang mit dem Öffnen der csv.-exportdatei in Excel müssen im Windows-Controlpanel Änderungen vorgenommen werden. Klicken Sie dazu im Windows-Controlpanel Region und Sprache auf Weitere Einstellungen, und wählen Sie als Dezimaltrennzeichen den Punkt, und als Listentrennzeichen das Komma. Wenn Sie die Textdatei mittels der Import-Funktion in Excel importieren, müssen Sie keine Einstellungsänderungen vornehmen. 25

26 Zusätzliche Kundennummern hinzufügen 26

27 Mit FedEx Tracking können die Sendungsinformationen, die mit mehreren, verschiedenen Kundennummern und/oder Adressen Ihrer Firma übereinstimmen, angezeigt werden. Zusätzliche Kundennummern können dabei leicht vom Anwender hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu zunächst auf Einstellungen. 27

28 Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. Dort klicken Sie auf den Button InSight starten. 28

29 Klicken Sie dann auf Weitere Sendungen hinzufügen. 29

30 Geben Sie dann die neunstellige FedEx Kundennummer ein, für die Sie die Sendungsinformationen auflisten möchten. Geben Sie die Angaben für diese Kundennummer möglichst so ein, wie sie in den FedEx Systemen hinterlegt sind. Sie können sich von Ihrem Namen oder Ihrer Adresse unterscheiden. Zum Schutz der Sicherheit der Sendungsinformationen in Verbindung mit dieser Kundennummer überprüft FedEx, ob Sie zur Anzeige dieser Sendungen befugt sind und schaltet dann die Anzeige frei. 30

31 Tracking mit FedEx Unterschriftsnachweis 31

32 Der FedEx Unterschriftsnachweis Geeignet zum Abrufen von Tracking-Informationen für weniger als 30 Luftfrachtbriefnummern Beinhaltet alle notwendigen Trackingdaten Alle Versendungen sind 18 Monate abrufbar Keine FedEx InSight Registrierung notwendig Daten abrufbar durch jeden, der die Luftfrachtbriefund Kundennummer besitzt Eingabe der FedEx Kundennummer und bis zu 30 Luftfrachtbriefnummern gleichzeitig Formate: PDF/ kostenlos Hinweis: Die Unterschrift selbst ist nicht notwendig als Nachweis bei Beweisführung durch Track & Trace 32

33 Um den Unterschriftsnachweis anzufordern, bewegen Sie auf fedex.com/de die Maus im Hauptmenü auf den Reiter Verfolgen und klicken dann in dem sich öffnenden Fenster auf Lieferbestätigung erhalten. 33

34 Auf der sich dann öffnenden Seite klicken Sie auf Zustellnachweis erhalten und wählen anschließend Zustellnachweis anzeigen. Sie können im Feld Frachtbriefnummern eingeben bis zu 30 Luftfrachtbriefnummern auch per Copy & Paste eingeben. Wählen Sie abschließend das gewünschte Datenformat aus. Die Daten werden Ihnen dann entsprechend zur Verfügung gestellt. 34

35 Um die Unterschrift und detaillierte Informationen zum Zustellnachweis zu sehen, geben Sie bitte die neunstellige FedEx Kundennummer des Versenders oder Zahlenden ein. Andernfalls wird nur eine Zusammenfassung ohne Unterschrift angezeigt. 35

36 Bei Eingabe mehrerer Luftfrachtbriefnummern sehen Sie zunächst eine Liste aller eingegebenen Luftfrachtbriefnummern, gefolgt von den individuellen Zustellnachweisen je Luftfrachtbriefnummer. 36

37 Jeder individuelle Zustellnachweis enthält Informationen zum Zustellstatus Zustellort Zustelldatum Versandservice Frachtbriefnummer Absender- und Empfängeradresse inkl. Länderangabe 37

38 FedEx EDI (= Electronic Data Interchange) Lösungen 38

39 EDI (= Electronic Data Interchange) EDI-Lösung Kunden, die mit einer FedEx EDI Lösung arbeiten, können die Tracking-Daten in Form einer.csv-datei zur Verfügung gestellt bekommen Diese Daten basieren auf Kundennummern, die für diese Datenübertragung speziell eingerichtet wurden Die Tracking-Daten müssen selbst durch den Kunden archiviert werden Bei Fragen zu EDI wenden Sie sich an Ihren FedEx Verkaufsberater. 39

40 Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie den FedEx Kundendienst Telefon (0049) (0) (20 Ct./Anruf aus dem dt. Festnetz; Mobilfunk höchstens 60 Ct./Anruf). 40

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