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1 abas-erp / Automotive LEISTUNGSBESCHREIBUNG abas-erp / Automotive ABAS Software AG Stand: März 2007 Änderungen vorbehalten EDI Automotive

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung EDI Vertrieb-Automotive Rahmenaufträge Lieferabrufverwaltung Feinabrufverwaltung Preishistorie Versand-Automotive Versandabwicklung EDL- / LLZ- Abwicklung / Konsignationslager Behältermanagement / Packmittelverwaltung Fakturierung - Automotive Gutschriftsverfahren Nachfaktura Zahlungsavis Lieferantenanbindung im Einkauf Lieferabruf Lieferschein /20

3 1. Einführung Unter der Dachmarke abas-business-software werden die Produkte abas-erp für die Fertigung, abas-trade für Handels- und Dienstleistungsunternehmen und die ebusiness-lösung abas-eb zusammengefasst. Das Leistungsspektrum der abas-business-software umfasst neben Verkauf / Auftragswesen / Versand, Einkauf / Bestellwesen, Lagerwesen, Disposition, Logistik, Materialwirtschaft / WWS, Fertigung / PPS, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling, ebusiness auch die Funktion EDI. Speziell für Automobilzulieferer steht Ihnen optional abas-erp / Automotive zur Verfügung. Das hoch flexible ERP-System ist die Basis für viele Anwendungen in abas-erp / Automotive und punktet durch einfache Individualisierungs- und Erweiterungsmöglichkeiten egal, wie Ihre Anforderungen für die Zukunft aussehen, abas-erp / Automotive und die abas-business-software unterstützen Ihren Erfolg! Weitere Infos zu Funktionen entnehmen Sie bitte der separaten Leistungsbeschreibung zu abas-erp. 3/20

4 2. EDI Elektronischer Datenaustausch EDI (Electronic Data Interchange) ist der automatische Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen mehrerer Geschäftspartner über Medien der Telekommunikation. Der Einsatz von EDI bietet die volle Kontrolle des gesamten Waren-, Daten und Geldflusses. Dadurch ist ein flexibles Partnernetzwerk ganzheitlich steuerbar. Im Gegensatz zur Übermittlung von Geschäftsdokumenten per Post oder Fax, bei denen es durch den Transport und die Neuerfassung der Daten zu Zeitverlusten und Erfassungsfehlern kommen kann, werden mit EDI die Daten in sekundenschnelle und in elektronischer Form übermittelt. Mit Hilfe von EDI werden beispielsweise Bestelldaten vom ERP/PPS-System des Kunden direkt zum ERP/PPS-System des Lieferanten übertragen. 4/20

5 Die EDI-Funktionen im System unterstützen das Datenaustauschformat der deutschen Automobilindustrie VDA, ANSI X.12, EDIFACT-Subset der europäischen Automobilindustrie ODETTE (Organisation for Data Exchange and Tele Transmission Europe) und EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). So können beispielsweise Lieferabrufe und Feinabrufe nach VDA-Standard empfangen und Rechnungen und Lieferscheine in diesen Formaten abgeschickt werden. Geschäftsprozesse im Überblick Geschäftsprozesse VDA Odette EDIFACT ANSI X.12 Lieferabrufe 4905 DELINS DELFOR 830 Feinabrufe 4915 DELINS DELJIT 862 Lieferschein- / Transportdaten 4913 AVIEXP DESADV 856 EDL Abwicklung 4913 INVRPT Warenanhänger 4902 Label Label Warenbegleitschein 4912 Speditionsauftrag 4922 Rechnungen 4906 INVOIC INVOIC 820 Zahlungsavis 4907 Gutschriften 4908 INVOIC CREADV 820 Ladungsträger Kontoauszug 4927 EDI-Abwicklung und EDI-Datenbank Unabhängig davon, ob es sich bei einer EDI- Abwicklung um eingehende oder ausgehende Inhouse-Dateien handelt, ist die EDI- Datenbank die zentrale Stelle im System. Sie bietet vor allem eine komfortable Fehlerbearbeitung, ist aber auch eine Archiv-Stelle für alle ein- und ausgehenden Dateien. 5/20

6 In der EDI-Datenbank werden alle ein- und ausgehenden Inhouse- Dateien als Datensätze gespeichert und auf Datenkonsistenz geprüft. Ist ein fehlerhafter Datensatz vorhanden, befindet sich z.b. in einem eingehenden Auftrag eine unbekannte Artikelnummer, wird der Fehler vom System gemeldet. Eingehende EDI-Nachrichten Das Empfangen einer EDI-Nachricht gliedert sich in zwei Etappen: Erstens die Übernahme der Nachricht (Auftrag, Gutschrift) in die EDI-Datenbank, und zweitens das Verarbeiten des EDI-Datensatzes. Verarbeiten des EDI-Datensatzes Was durch das Verarbeiten eines EDI-Vorgangs im System geschehen soll, ist abhängig von der eingehenden Nachricht. Bei eingehenden EDIFACT-ORDERS (Auftrag) wird beispielsweise ein Auftrag in der Verkaufs-Datenbank angelegt. Ausgehende EDI-Nachrichten Das Senden einer EDI-Nachricht gliedert sich in zwei Etappen: Erstens die Übernahme der Nachricht (Lieferschein, Rechnung) in die EDI- Datenbank, und zweitens das Senden des EDI-Datensatzes. 6/20

7 EDI-Zentrale (Automotive) Die EDI-Zentrale ist ein EDI-Überwachungswerkzeug, das Ihre EDI- Datenbank für den gewünschten Zeitraum prüft und die Ergebnisse auflistet. Das Infosystem "EDI-Zentrale" gibt einen Überblick über das Geschehen im Bereich EDI. Durch dieses Monitorwerkzeug wird dem Anwender mehr Transparenz über den Arbeitsablauf im Bereich EDI angeboten. Die Visualisierung der eingehenden und ausgehenden EDI-Nachrichten hilft u.a. bei der Fehlerbeseitigung. Hier kann der Anwender per Knopfdruck u.a. die Original-Nachrichten und Protokolle ausdrucken oder den EDI-Import und -Export sehr einfach konfigurieren. Die Darstellung der aktuellen Ergebnisse oder der Vergangenheitsdaten führt zu einer erheblichen Erleichterung bei der Informationsbeschaffung. 7/20

8 3. Vertrieb-Automotive Die Geschäftsprozesse der Automobilhersteller stellen höchste Anforderungen an die Lieferbereitschaft, Zuverlässigkeit, Qualität und Flexibilität ihrer Lieferanten. abas-erp / Automotive ist eine spezielle Komplettlösung für mittelständische Automobil-Zulieferer. Angepasst an die organisatorischen Bedürfnisse der Automobil-Zulieferer ist die ERP-Standard-Software flexibel und reagiert schnell auf aktuelle Marktanforderungen. abas-erp / Automotive unterstützt Unternehmen beim Management der Abwicklung in einer komplexen Zulieferkette und koordiniert alle vereinbarten logistischen Prozesse zwischen Zulieferer und Hersteller. Zudem stellt die Online-Integration der standardisierten EDI-Prozesse einen erheblichen Wettbewerbsvorteil dar. abas-erp / Automotive 8/20

9 3.1. Rahmenaufträge In abas-erp / Automotive werden die in der Automotive-Branche üblichen Rahmenkontrakte verwaltet. Zugrunde liegen Vereinbarungen über die Abnahmemenge von Artikeln zu festgelegten Konditionen zwischen Lieferanten und Kunden. Die Rahmenvereinbarungen werden in gesonderten Datenobjekten verwaltet, die das sogenannte Rahmenauftragsobligo bilden. In den Rahmenaufträgen werden die Fortschrittszahlen (bereits gelieferte Mengen, abgerufene Mengen und die Restbestände je Artikel) geführt. Eine Kontrolle und Überwachung der mit dem Kunden vereinbarten Verträge ist somit jederzeit möglich. Rahmenauftragsverwaltung im Überblick Erfassen der Abrufaufträge, Lieferabrufe, Feinabrufe usw. Überwachung der Rahmenaufträge, Preise, Mengen und Gültigkeitsdauer Fortschrittszahlenverwaltung im Rahmenauftrag Preishistorie Lieferhistorie Berücksichtigung der Lieferzeit in der Disposition Warnhinweis bei Über- /Unterschreitung bei Abrufmengendifferenzen Verwaltung der Konstruktionsänderungsstände Verwaltung von Packmittelstrukturen 9/20

10 3.2. Lieferabrufverwaltung Die Komponente zur Verwaltung von Lieferabrufaufträgen bietet das Erstellen und Ändern von Abrufaufträgen über die Auftragsmaske im Dialog oder automatisch per EDI. Die übermittelten Planmengen werden durch das System automatisch in den Produktionsplan anhand von Schlüsselkriterien eingelastet. Die Visualisierung der aktuellen Abrufsituation wird in der Lieferabrufinformation dargestellt. Hier wird neben den aktuellen Einteilungen mit Fortschrittzahlen auch die Lieferfortschrittzahl, die Eingangsfortschrittzahl, sowie die Transitmenge (Unterwegsbestand) ausgewiesen. Lieferabruffunktionen im Überblick Erstellen von Lieferabrufaufträgen über die Schnellerfassungsmaske im Dialog Erstellen und Aktualisieren von Lieferabrufaufträgen automatisch per EDI Darstellung der Lieferabrufe (Liefereinteilung) im Abgleich Lieferabruf alt zu neu im Dialog Verwaltung von Rahmenaufträgen Berücksichtigung von Transitmengen (Unterwegsbestand) Lieferabrufhistorie 10/20

11 3.3. Feinabrufverwaltung Die per EDI eingehenden Feinabrufe werden automatisch im System an die Versandsteuerung zur Feinplanung übergeben. Hierbei wird neben dem Eintrefftermin auch die Eintreffzeit verwaltet und durch das System sichergestellt. Die Visualisierung der aktuellen Abrufsituation wird in der Feinabrufinformation dargestellt. Hier wird neben den aktuellen Einteilungen mit Fortschrittzahlen auch die Lieferfortschrittzahl, die Eingangsfortschrittzahl, sowie die Transitmenge (Unterwegsbestand) ausgewiesen. Mit Hilfe der Dialogmaske "Versandplanung aus Feinabrufen" wird ein weiteres Tool zur Verfügung gestellt, das den wachsenden Anforderungen der Automotive-Branche gerecht wird und die schnelle effiziente Bearbeitung bei der Versandplanung gewährleistet. Sonderprozesse, wie z. B. MAIS PUS von General Motors, sind integraler Bestandteil von abas-erp / Automotive. Feinabruffunktionen im Überblick Erstellen und Aktualisieren von Feinabrufen automatisch per EDI Darstellung der Feinabrufe (Liefereinteilung) im Abgleich Feinabruf alt zu neu im Dialog Verwaltung von Feinabrufen in den Rahmenaufträgen Berücksichtigung von Transitmengen (Unterwegsbestand) Feinabrufhistorie Sondergeschäftsprozesse (z. B. MAIS PUS von GM) 11/20

12 3.4. Preishistorie Bei Preisverhandlungen mit Kunden ist es wichtig, einen Überblick über alle bisher ausgehandelten Preise zu haben. Wenn die Preise über mehrere Jahre festgelegt worden sind, müssen bei der Auftragserfassung immer die richtigen Preise in Abhängigkeit des gewünschten Liefertermins einbezogen werden. Die abas-preishistorie zeigt Ihnen die Preise eines Artikels inklusive des Gültigkeitsdatums. Sie können die Gültigkeitsangaben der vorhandenen Preise ändern oder auch schon heute zukünftige Preise anlegen. Mit der abas-funktion Preishistorie verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über die Preisentwicklung eines bestellten Artikels. Preishistorie im Überblick Schnelle Information über historische oder zukünftige Artikelpreise eines Kunden Überblick über die Preisentwicklung eines Artikels Preisinformationen sind stets auf dem aktuellsten Stand Keine Verluste durch falsche Preisinformationen 12/20

13 4. Versand-Automotive 4.1. Versandabwicklung In der Versandabwicklung kommen unterschiedliche logistische Verfahren zum Einsatz, z.b. wenn es um die Just-in-time-Belieferung geht. Diese Verfahren stehen in abas-erp zur Verfügung. Aktuelle und übersichtliche Dialoginformationen der lieferfähigen Aufträge, deren Bearbeitungsstatus und der Zugriff zu Liefer- und Versandbedingungen sorgen dafür, dass Ihre Versandabteilung immer bestens informiert ist. Warenausgang / Lieferungen Im Bereich Warenausgang / Lieferungen übernimmt die abas-business- Software aufwändige Routinearbeiten: Kommissionierlisten, Tourenplanung, Gesamtlieferungen, Teillieferungen, Restlieferungen und Sammellieferungen sind über Dialogmasken schnell und einfach zu bearbeiten. Die Warenausgangsabwicklung nutzt die Bedarfsabwicklung und schlägt Versandaktivitäten vor. Damit werden alle Aktivitäten von der Versandvorschlagsliste mit Packmittelverwaltung über die Generierung der notwendigen Versandpapiere (z.b. Frachtbrief, Warenbegleitschein, Warenanhänger inkl. Barcode) bis zur elektronischen Ankündigung der Lieferung beim Kunden unterstützt. Die automatische Verbuchung im Lager gewährleistet stets aktuelle Lagerbestände. Lieferfunktionen im Überblick Erstellen von Kommissionierlisten Versandvorschlagsliste Gesamtlieferungen, Teillieferungen, Restlieferungen Sammellieferungen Umlagerungen mit internen Umlagerungsscheinen Lieferavis Drucken der Lieferscheine Drucken der Warenanhänger inkl. Barcode Frachtbriefe Warenbegleitschein Versandetiketten Rücknahmen Automatische Verbuchung im Lager Lieferobligo 13/20

14 4.2. EDL- / LLZ- Abwicklung / Konsignationslager Die Anlieferung der abgehenden Sendungen erfolgt nicht direkt beim Kunden (Automobilhersteller), sondern an einen externen Dienstleister (EDL). Auch die per EDI übermittelten Unterlagen, wie der DFÜ- Warenbegleitschein oder das Lieferavis werden direkt an den externen Dienstleister übermittelt. Der externe Dienstleister bietet sein Lager für die Abwicklung der Warenlieferungen an. Der Kunde wird nur durch den externen Dienstleister beliefert. Die Verwaltung von Konsignationslagern bei externen Dienstleistern für den Kunden wird in abas-erp nach VDA 4913 unterstützt. Dazu gehören beispielsweise die direkte Belieferung dieser Lager, die Abwicklung über Speditionen, die Bestandsführung und die Überwachung eingestellter Mindestbestände, sowie die Abrechnung nach der Entnahme mit dem Kunden. EDL - Funktionen Überblick Umbuchung und Verwaltung der Artikel und Packmittel auf das EDL-Lager Lieferschein/Lieferavis an EDL Rechnungsstellung an den Kunden nach der Entnahmemeldung durch den EDL Automatische Verarbeitung aller Vorgangsschlüssel nach VDA /20

15 4.3. Behältermanagement / Packmittelverwaltung In zahlreichen Branchen werden Materialien und Produkte in Mehrwegbehältern befördert. Die Verfügbarkeit geeigneter Behälter ist folglich die Bedingung für die Funktionsfähigkeit des Materialflusses. Mit dem Behältermanagement der abas-business-software können Sie Ihr Unternehmen organisieren und auf diese Weise nicht nur Ihre Kosten senken sondern darüber hinaus auch Ihre Versorgungsqualität steigern. 15/20

16 Durch den modularen Aufbau der Packmittelverwaltung von abas-erp werden komplexe Packmittelstrukturen, gemäß den Packmittelvorschriften der Automobilhersteller verwaltet. Diese Strukturen berücksichtigen beispielsweise: Innenverpackung, Deckel, Böden, Trennmittel, Rahmen, Kleinladungsträger, Paletten, Gitterboxen, etc.. Um ein hohes Maß an Flexibilität bei der Versandplanung zu gewährleisten, können Varianten von Packmittelstrukturen hinterlegt werden. Für jeden Kunden werden eigene Bestandskonten für die Packmittel geführt. Somit ist es möglich einen Bestandsabgleich nach VDA 4927 durchzuführen. Neben den aktuellen Beständen werden auch die einzelnen Bewegungen festgehalten. Funktionen der Packmittelverwaltung im Überblick Definition der Packmittelvorschriften der Kunden im Rahmenauftrag Vorschlag der Packmittelstruktur bei der Versandplanung Automatische Vergabe der Packstücknummern Brutto-/Nettogewichtberechnung Druck aller relevanten Warenanhänger gemäß VDA 4902 Packmittelbestandsführung Ladungsträger-Kontoauszug nach VDA /20

17 5. Fakturierung - Automotive 5.1. Gutschriftsverfahren Durch das Gutschriftsverfahren wird die Fakturierungsabwicklung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden effizienter: Denn die Kunden sind direkt am Fakturierungsprozess beteiligt, es muss keine Rechnung gestellt werden. Fakturabelege werden vom Kunden vorbereitet und Sie vergleichen diese entweder mit Ihren eigenen bereits erstellten Rechnungen (Standard-Gutschriftsverfahren) oder verwenden Belege des Kunden (Gutschriftsverfahren mit Rechnungserstellung) für die Erstellung interner Rechnungen Nachfaktura Aufgrund der langen Laufzeiten von Lieferplänen kann sich der Preis eines Materials nach Fakturierung und Abrechnung ändern. In diesem Fall müssen die Fakturabelege mit dem neuen Preis umgewertet werden. Mit der Nachfaktura wird bei der Fakturierung eine neue Preisfindung durchgeführt und somit sichergestellt, dass alle Änderungen an Preisvereinbarungen berücksichtigt werden Zahlungsavis Das Zahlungsavis ist eine Mitteilung vom Kunden an den Lieferanten. Es enthält die Detailinformationen zu einer Eingangszahlung, die für die Zuordnung und den Ausgleich der offenen Posten benötigt werden. Die Informationen beziehen sich auf Zahlungen von Rechnungen bzw. Gutschriften. In abas-erp / Automotive können Zahlungsavise automatisch empfangen und ausgedruckt werden. So stehen Ihnen alle Angaben wie Zahlungsbetrag, Zahlungsdatum und weitere Informationen zu den bezahlten Positionen (z.b. Bruttobetrag, Nettobetrag, Skontobetrag) sofort zur Verfügung. Sie erhalten Informationen über die Differenzgründe sowie Angaben, die Sie zur Identifizierung des offenen Postens brauchen, wie z.b. Belegnummer, Referenznummer, Fakturanummer. Fakturierung im Überblick Automatischer Abgleich der Gutschriftdaten mit den intern Belegen (Lieferschein / Rechnung) Darstellung der Preis- / Mengen- / Aufrundungsdifferenzen von Gutschriften Darstellung der Preisdifferenzen für die Nachfaktura Abgleich der Zahlungsavisdaten mit den internen Belegen (Rechnung / Gutschrift) 17/20

18 6. Lieferantenanbindung im Einkauf 6.1. Lieferabruf Die Komponente zur Verwaltung von Lieferabrufbestellungen in abas-erp / Automotive ermöglicht das Erstellen und Senden von Abrufbestellungen über ein Infosystem im Dialog. Die von der Disposition übermittelten Bestellvorschläge werden durch das System automatisch im Infosystem dargestellt. Nach der Visualisierung der aktuellen Bedarfsituation werden die Bestellvorschläge in die Lieferabrufbestellungen umgewandelt und automatisch per EDI an den Lieferanten gesendet. Lieferabruffunktionen im Überblick Erstellen von Lieferabrufbestellungen über ein Infosystem im Dialog Senden von Lieferabrufbestellungen automatisch per EDI Verwaltung von Rahmenaufträgen 18/20

19 6.2. Lieferschein Der Lieferant sendet dem Kunden mit dem Warenausgang per EDI einen Lieferschein für die erfolgten Lieferungen und Leistungen. In abas-erp / Automotive werden die Daten aus dem EDI-Lieferschein im Wareneingangsvorschlag dargestellt, der die Menge und die Verpackungsstruktur berücksichtigt. Beim Wareneingang im Lager kann der Lagermitarbeiter online Liefermengen und Verpackungen modifizieren. Aus dem Wareneingangsvorschlag werden dann die Einkauf-Lieferscheine angelegt, die sich auf die jeweiligen Abrufbestellungen beziehen. Die Wareneingangsbewegung für Artikel und Packmittel erfolgt dann automatisch. Lieferschein im Überblick Erstellen von Lieferscheinen Darstellung von Daten aus EDI-Lieferscheinen im Wareneingangsvorschlag Onlinemodifizierung von Liefermengen und Verpackungen Erstellung von Einkauf-Lieferscheine aus Wareneingangsvorschlag Automatische Wareneingangsbewegung für Artikel- und Packmittel 19/20

20 ABAS Software AG Südendstraße Karlsruhe GERMANY Tel / Fax / Kennen Sie schon den monatlichen abas-newsletter? 20/20

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