Unser Verhaltenskodex

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1 Unser Verhaltenskodex Lenzing Gruppe

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3 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe 3 Inhalt Unser Verhaltenskodex Anwendungsbereich 4 Verhaltensgrundsätze 5 01 Wir halten uns an Gesetze und Richtlinien 5 02 Wir bekennen uns zu den Grundsätzen nachhaltigen Handelns 5 03 Wir verpflichten uns zu fairen, respektvollen und sicheren Arbeitsbedingungen 6 04 Wir trennen Unternehmens- von Privatinteressen und achten dabei auf Transparenz 7 05 Wir setzen auf fairen Wettbewerb 8 06 Wir lehnen Korruption ab 9 07 Wir halten uns an die geltenden Kapitalmarktvorschriften 9 08 Wir kommunizieren verantwortungsvoll Wir schützen und verteidigen das Eigentum der Lenzing Gruppe und respektieren geistiges Eigentum Dritter Wir schützen personenbezogene Daten 11 Fragen 12 Meldungen von Fehlverhalten 12 Konsequenzen von Fehlverhalten 13

4 4 Anwendungsbereich Der Verhaltenskodex setzt die Eckpfeiler für unser eigenverantwortliches Handeln. Er gilt daher für alle Mitarbeiter von Gesellschaften der Lenzing Gruppe, an denen die Lenzing AG direkt oder indirekt mit zumindest 50% beteiligt ist oder bei denen sie an der Gesellschaft einen beherrschenden Einfluss ausüben kann. Allen anderen Gesellschaften, an denen die Lenzing AG direkt oder indirekt beteiligt ist, wird nachdrücklich empfohlen, diesen Verhaltenskodex durch eigenen Beschluss zu übernehmen. Jeder einzelne von uns ist für die Umsetzung und Einhaltung des Verhaltenskodex verantwortlich, Führungskräfte gehen als positive Vorbilder voran. Anweisungen von Vorgesetzten, welche dem Verhaltenskodex widersprechen sind nicht verbindlich und können nicht als Rechtfertigung für Fehlverhalten herangezogen werden. Unser Verhaltenskodex soll uns nicht nur in unserem täglichen Handeln unterstützen, sondern soll auch unseren Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden, etc.) zur Kenntnis gebracht werden. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht.

5 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe 5 Verhaltensgrundsätze 01 Wir halten uns an Gesetze und Richtlinien Wir halten uns an die bestehenden Gesetze, behördlichen Vorschriften und unternehmensinternen Richtlinien und informieren uns über die für unseren jeweiligen Verantwortungsbereich relevanten Vorschriften. Entscheidungen treffen wir auf Basis nachvollziehbarer Grundlagen. Um diese Entscheidungen für andere nachvollziehbar zu machen, achten wir auf eine entsprechende Dokumentation sowie auf die Einhaltung eines Vier-Augen-Prinzips, sofern dieses in Einzelfällen nicht ausdrücklich anders geregelt ist. Die Lenzing AG verpflichtet sich zur Einhaltung des Österreichischen Corporate Governance Kodex. In Übereinstimmung mit den bestehenden Gesetzen veröffentlicht die Lenzing AG jährlich einen Corporate Governance Bericht. 02 Wir bekennen uns zu den Grundsätzen nachhaltigen Handelns Wir streben nachhaltigen Erfolg durch das Verfolgen von drei wesentlichen Grundsätzen an: Wir verfolgen den Weg langfristiger Wertschöpfung und langfristigen Wachstums. Innovation, Qualität und langfristige Partnerschaften mit Lieferanten, Kunden und sonstigen Partnern sind dabei Kernelemente. Davon profitieren alle Stakeholder in einem fairen Ausmaß. Im Kernsegment Fibers produzieren wir ökologisch verantwortungsvolle Produkte aus dem nachwachsenden Rohstoff Holz. Umweltschutz und eine sichere Produktionsweise haben für uns mit unseren komplexen chemisch-technologischen Prozessen einen hohen Stellenwert.

6 6 Verhaltensgrundsätze Wir fördern die persönliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter. Wir stehen im offenen Dialog mit allen Interessensgruppen und engagieren uns für das Wohl unseres gesellschaftlichen Umfeldes. 03 Wir verpflichten uns zu fairen, respektvollen und sicheren Arbeitsbedingungen Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Gut. Daher fördern wir ein Umfeld, das von Respekt und Toleranz füreinander geprägt ist. Wir begegnen einander mit Höflichkeit und Ehrlichkeit und respektieren die jeweiligen, individuellen Persönlichkeiten. Wir dulden kein diskriminierendes Verhalten, beispielsweise aufgrund von Herkunft, Religion, Geschlecht oder der Position im Unternehmen. Darüber hinaus tolerieren wir keine Form von sexueller Belästigung. Wir lehnen jede Form der Kinderarbeit bzw. Zwangsarbeit ab. Das Mindestalter unserer Mitarbeiter ist nicht geringer als jenes Alter, in dem die allgemeine Schulpflicht endet und in jedem Fall nicht geringer als 15 Jahre. Wir nehmen unsere gesellschaftliche Verantwortung hinsichtlich Gesundheit und Arbeitssicherheit wahr. Sicherheit für unsere Mitarbeiter und unser lokales Umfeld ist für uns ein Grundwert von höchster Bedeutung. Dabei fördern wir aktiv die Übernahme von Verantwortung und setzen Maßnahmen zur Steigerung des Sicherheitsbewusstseins, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.

7 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe 7 04 Wir trennen Unternehmens- von Privatinteressen und achten dabei auf Transparenz Im Zuge unserer beruflichen Tätigkeit können sich Situationen ergeben, in denen unsere persönlichen Interessen mit den Interessen der Lenzing Gruppe in Widerspruch geraten. Der daraus resultierende Interessenskonflikt kann zur Folge haben, dass Entscheidungen nicht mehr im Sinne der Lenzing Gruppe getroffen werden. Daher machen wir potentielle Interessenskonflikte umgehend transparent und melden diese unaufgefordert unserem Vorgesetzten. Interessenskonflikte können beispielsweise in folgenden Situationen entstehen: Geschäftstransaktionen mit Geschäftspartnern der Lenzing Gruppe, an denen direkte bzw. indirekte (durch Familienangehörige oder sonstige uns nahe stehende Personen) Beteiligungen bestehen. Geschäftstransaktionen mit Geschäftspartnern, deren Entscheidungs- oder Verhandlungspersonen nahe Angehörige oder sonst uns nahe stehende Personen sind. Vorgesetztenfunktion gegenüber Familienangehörigen oder anderen uns nahe stehenden Personen. Darüber hinaus bedürfen Nebentätigkeiten sowie Funktionen in Aufsichtsräten oder Beiräten vorab einer Genehmigung durch den Vorgesetzten, bei leitenden Angestellten der Lenzing AG durch deren Vorstand.

8 8 Verhaltensgrundsätze 05 Wir setzen auf fairen Wettbewerb Wir bekennen uns zum fairen Wettbewerb und sehen diesen als wesentlichen Bestandteil unseres langfristigen Unternehmenserfolgs. Daher setzen wir keine Aktivitäten, die den fairen Wettbewerb einschränken oder Verstöße gegen wettbewerbs- oder kartellrechtliche Vorschriften darstellen. Insbesondere achten wir auf die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen: Keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen Wir treffen keine Absprachen, die den Wettbewerb einschränken egal ob in schriftlicher oder mündlicher Form. In der Kommunikation mit Wettbewerbern tauschen wir daher keine vertraulichen Informationen aus, die geeignet sein könnten, den fairen Wettbewerb zu beeinträchtigen. Kein Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung Durch die hohe Qualität unserer Produkte, nehmen wir in Märkten teilweise eine sehr starke Position ein. Umso wichtiger ist es daher, dass wir eine solche Stellung nicht missbräuchlich, beispielsweise durch die Boykottierung von Kunden oder eine unangemesse Preispolitik, ausnutzen. Kontrolle bei Zusammenschlüssen Vor dem Zusammenschluss mit anderen Unternehmen prüfen wir die kartellrechtlichen Voraussetzungen und holen die gegebenenfalls erforderlichen Genehmigungen ein. Im Sinne eines fairen Wettbewerbs setzen wir auch keine unfairen Geschäftspraktiken ein, wie beispielsweise Aussagen zu Produkten, die zur Irreführung des Kunden oder Verbrauchers führen könnten, die Herabwürdigung von Mitbewerbern oder unzulässige Werbung.

9 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe 9 06 Wir lehnen Korruption ab Wir legen großen Wert auf unsere Unabhängigkeit und Unbeeinflussbarkeit. Aus diesem Grund vermeiden wir Umstände, die unsere Unbefangenheit beeinflussen oder auch nur den Anschein einer Beeinflussung begründen könnten. Das bedeutet insbesondere, dass wir weder direkt noch indirekt Vorteile (z. B. Einladungen, unübliche Sonderkonditionen, etc.) gewähren oder versprechen bzw. annehmen oder fordern, die geeignet sind, Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder auch nur den Anschein einer solchen Beeinflussung entstehen zu lassen. Geringwertige Geschenke und Bewirtungen sind nur im Rahmen normaler geschäftsüblicher Gepflogenheiten und unter Einhaltung der landesspezifischen Gesetze zulässig. Jedenfalls unzulässig ist das Anbieten oder Annehmen von Geld oder geldwerten Vorteilen (z. B. Gutscheine). Corporate Sponsoring und Spenden dienen ausschließlich der Wahrnehmung der Marke Lenzing in der Öffentlichkeit bzw. unserer freiwilligen Verpflichtung zur Wahrung von Gesellschaftsinteressen. Wir behandeln diese Themen transparent und nachvollziehbar und wir halten uns bei der Vergabe an die dafür vorgesehenen Richtlinien. 07 Wir halten uns an die geltenden Kapitalmarktvorschriften Als börsenotiertes Unternehmen ist die Lenzing AG zur Einhaltung der Kapitalmarktvorschriften verpflichtet. Daher informieren wir unsere Aktionäre zeitnah nach dem Prinzip der Gleich-

10 10 Verhaltensgrundsätze behandlung über die Finanz- und Ertragslage sowie wichtige Unternehmensentwicklungen. Durch umfangreiche organisatorische Maßnahmen wie in der Emittenten-Compliance-Richtline festgelegt gewährleisten wir die Einhaltung aller Kapitalmarktvorschriften, insbesondere zur Vermeidung des Missbrauchs von Insiderinformationen. Entsprechend ist die missbräuchliche Verwendung oder Weitergabe von Emittenten-Compliance-relevanten Informationen strikt untersagt. 08 Wir kommunizieren verantwortungsvoll Oberstes Ziel der Unternehmenskommunikation ist es, das Vertrauen der Stakeholder zu festigen. Wir gewährleisten dies durch eine kontinuierliche, ehrliche und transparente Kommunikation. Um eine qualifizierte Information der Öffentlichkeit sowie die Wahrung der Reputation der Lenzing Gruppe sicherzustellen, werden Unternehmensinformationen ausschließlich durch die dafür vorgesehenen Stellen (insbesondere durch den Vorstand, Investor Relations, Corporate Communications sowie die ausdrücklich dafür befugten Kommunikatoren) veröffentlicht. Weder im privaten Umfeld noch in Social Media geben wir interne oder vertrauliche Unternehmensinformationen preis und tätigen auch keine unternehmensschädigenden Aussagen. Unternehmensschädigende Aussagen sind auch solche, die dazu geeignet sind, den Ruf der Lenzing Gruppe zu beeinträchtigen.

11 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe Wir schützen und verteidigen das Eigentum der Lenzing Gruppe und respektieren geistiges Eigentum Dritter Die von der Lenzing Gruppe bereitgestellten Betriebsmittel sowie die technische Ausstattung sind ausschließlich für die betriebliche Verwendung vorgesehen. Diese Betriebsmittel werden von uns so sorgfältig und zweckmäßig behandelt, als ob sie unser Eigentum wären. Eine Nutzung zu privaten Zwecken muss ausdrücklich durch die jeweils dafür zuständigen Stellen genehmigt werden. Der Schutz von geistigem Eigentum hat für uns höchste Priorität. In diesem Sinne stellen wir strengste Verschwiegenheit bezüglich unseres Know-hows sowie an Informationen, an denen unsere Vertragspartner ein Geheimhaltungsinteresse haben, sicher. Diese strenge Verpflichtung zur Verschwiegenheit bleibt auch nach einem Ausscheiden aus der Lenzing Gruppe aufrecht. Wenn unsere Rechte bedroht oder verletzt werden, verteidigen wir diese proaktiv. Wir treffen alle erforderlichen Maßnahmen, um elektronische sowie nicht-elektronische Daten vor internem und externem Missbrauch zu schützen. 10 Wir schützen personenbezogene Daten Die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Übertragung personenbezogener Daten unterliegen strengen gesetzlichen Regelungen. Daher stellen wir sicher, dass die Verwendung personenbezogener Daten ausschließlich im rechtlich zulässigen Rahmen erfolgt und die schutzwürdigen Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen nicht verletzt werden.

12 12 Fragen Nicht immer ist es einfach, Richtlinien nachzuvollziehen oder schwierige Entscheidungen richtig treffen zu können. Daher stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um in Zweifelsfällen Information und Unterstützung von folgenden Ansprechpartnern einzuholen: beim direkten Vorgesetzten oder beim lokalen Compliance Verantwortlichen oder bei der jeweiligen Unternehmensleitung oder beim Group Compliance Officer (z. B. per Meldungen von Fehlverhalten Im gemeinsamen Interesse wollen wir sicherstellen, dass die miteinander vereinbarten Verhaltensgrundsätze eingehalten und umgesetzt werden. Werden Verstöße gegen die Bestimmungen unseres Verhaltenskodex erkannt, sollte umgehend eine der folgenden Kontaktpersonen verständigt werden: der direkte Vorgesetzte oder der lokale Compliance Verantwortliche oder die jeweilige Unternehmensleitung oder der Group Compliance Officer (z. B. per Alle eingehenden Meldungen werden sorgfältig untersucht und auf Wunsch vertraulich und ohne Preisgabe der Identität des Auskunftsgebers bearbeitet.

13 UNSER VERHALTENSKODEX. Lenzing Gruppe 13 Konsequenzen von Fehlverhalten Ein Zuwiderhandeln gegen die Bestimmungen des vorliegenden Verhaltenskodex ist ausdrücklich untersagt. Bei jedem Verstoß werden im Einklang mit den nationalen anwendbaren Gesetzen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitnehmerverträgen disziplinarische Maßnahmen ergriffen. Die Lenzing Gruppe behält sich vor, gegen Zuwiderhandelnde straf- bzw. zivilrechtliche Verfolgung einzuleiten.

14 Herausgeber Lenzing Aktiengesellschaft 4860 Lenzing, Austria Redaktion Lenzing Aktiengesellschaft Corporate Communications Mag. Angelika Guldt Tel: +43 (0) Fax: +43 (0) Konzeption und Gestaltung ElectricArts GmbH Druck kb-offset Kroiss & Bichler GmbH & CoKG Fotos Fotostudio Manfred Lang GmbH Lenzing Aktiengesellschaft Lenzing, Austria. Tel.: +43 (0) Fax: +43 (0)

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