Kurzdokumentation. EDI Bestellungen PICA/ACQ. UB Rostock

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1 Kurzdokumentation EDI Bestellungen PICA/ACQ UB Rostock Stand : / UB Rostock Bearbeitung : Abteilung IuK - UB Rostock Tel

2 Inhalt Seite 1. Begriffe Benötigte Parameter Schematische Darstellung des Versands von Bestellungen aus dem LBS/ACQ per EDI Erläuterungen s an den EDI-Verwalter Bestellungen mit fehlerhaften -adressen ILN (EAN) der Bibliothek ILN (EAN) des Lieferanten und VAT Benennung von Lieferantencodes Aufstellungen Lesen einer EDI-Bestellung Dokumentation/Hinweise der StUB Frankfurt Systemtechnischer Ablauf / Quellen A) Generierung und Versand der EDI-Bestellungen B) Generierung und Versand der Kontrolllisten C) PICA Parameterdateien Ansprech- und Testpartner

3 1. Begriffe EDI EDIFACT : Electronic Data Interchange :... for Administration, Commerce & Transport ( ) EDItEUR : THE EUROPEAN GROUP FOR ELECTRONIC COMMERCE IN THE BOOK AND SERIALS SECTORS ( ) 2. Benötigte Parameter Benötigt werden folgende Parameter : Bibliothek Lieferant Aufstellungscode (Bestimmungsort/Destination) und Umsatzsteuernummer Bibl. (acq62_lib_vatnr_spar_01.asc) Umsatzsteuernummer Lieferant (acq62_edi_vatnr_spar_01.asc) Lieferantencode (Suppliercode) (acq62_edi_vatnr_spar_01.asc) Subject (Betreff) (acq62_edi_spar_02.asc) EDI-Administrator adresse (ub-iuk@ub.uni-rostock.de) EDI-Verwalter adresse (eine oder mehrere Adressen) ACQ : ILN (EAN) ACQ-> Lieferanten - f liefera ACQ-> Aufstellung - f auf EDIFACT -adressen ACQ-> Lieferanten - f liefera Kundennummer ACQ-> Lieferanten - f liefera x (*****) x (***) - x (***) - x (****) (Bsp. EDItest) x - x - x (*) - x (**) x (***) - x (EDItest mit : ub-iuk@ub.unirostock.de) - x (*,**,***,****,***** : siehe 4. Erläuterungen) 3

4 3. Schematische Darstellung des Versands von Bestellungen aus dem LBS/ACQ per EDI Eingabe von Bestellungen im ACQ - Lieferant : EDI... - EDIFACT = YES Lieferant EDIname: - ILN (EAN) (opt.) - VAT - Kundennummer - EDI -adresse Bibliothek (Aufstellung) : - ILN (EAN) oder Lieferanschrift - VAT Beispiele (Test) : - Lieferant : EDItest - Bestellungen : , LBS ACQ BESTELLUNGEN nein Bestellstadium d = Eisliste? ( optional! (*) ) ja Freigabe durch Fachreferent? (frok) ja nein (Stadium = a) Manuelle Kontrolle o.k.? - automatische Liste per nein EDI-Bestellungen verarbeiten und senden - 2x MO-FR 12:00 und 16:00 ja Kontrolle des EDI-Versands per -benachrichtigung Systemadministrator - Unterstützung bei schwerwiegenden Problemen EDI Verwalter - Liste der versandten EDI-Bestellungen - Nacharbeiten der fehlerhaft versandten Bestellungen (*) optional = zusätzlicher Prozess, nur wenn Fachreferenten die Bestellungen überprüfen müssen! 4

5 4. Erläuterungen 4.1 s an den EDI-Verwalter a) Kontrolle Freigabe von Bestellungen (Stadium d) für den EDI-Versand (optional!) Der EDI-Verwalter bekommt täglich automatisch (ein oder mehrmals) per eine Liste aller Bestellungen zugeschickt, die sich im Stadium d=eisliste benden und durch den zuständigen Fachreferenten zur Bestellung freigegeben wurden (durch einen Vermerk : frok-datum im Feld Interne Bemerkungen der jeweiligen Bestellung) : EDI-ORDER : Bestellliste Stadium d / Fachreferent ok Thu Sep 27 10:02:49 MET DST lieferant bestellnummer EDItest s ord EDItest s ord (22 rows affected) Durch einfache Übernahme (Kopieren/Einfügen) der Befehlssequenz s ord Bestellnummer in das ACQ-System (WINIBW) werden vom EDI-Verwalter die Bestellungen kontrolliert und dann ggf. freigegeben (auf Bestellstadium a=wird bestellt gesetzt). b) Kontrolle der Generierung und des Versands von EDI-Bestellungen Desweiteren werden dem EDI-Verwalter täglich die Protokolle der Generierung und des Versands von EDI-Bestellungen zugestellt. Aus diesen können die Bestellnummern aller versandten Bestellungen entnommen werden. Im Fehlerfall sind die entsprechenden Bestellungen zu prüfen und deren erneute Versendung zu veranlassen. Rückfragen zu systembedingten Ursachen von Fehlern sind an den Systemadministrator zu richten. 1. Start der EDI-Prozesse EDI-ORDER : START GENERATE & SEND Fri May 17 16:00:00 MET DST 2002 Fri May 17 16:00:00 MET DST 2002 END OF EDI-ORDER : START GENERATE & SEND 5

6 2. Ende der EDI-Prozesse - Beenden der EDI-Prozesse - Ob EDI-Bestellungen verarbeitet wurden - Ob fehlerhafte Bestellungen aufgetreten sind, wenn ja, dann sind diese Bestandteil der Nachricht und müssen manuell nachgearbeitet werden! - Die Information über die Archivierung der verarbeiteten Bestellungen EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND Fri May 17 16:30:00 MET DST Stoppen der Prozesse GENERATE und SEND Es wurden EDI Bestellungen verarbeitet! Es folgen die Protokolle : Verarbeitung & Senden : EDI-Bestellung fuer Bestellnummer wurde erzeugt EDI-Bestellung fuer Bestellnummer wurde erzeugt. ACQP_EDI_GENERATE Programm Statistik Start Programm : :01 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 0 : 2 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 2 : 0 Gesamtzahl aktualis. Best.-Datum b. Lieferanten : 2 Gesamtzahl aktualisierte Bindungen : 2 Gesamtzahl aktualisierte Lieferungen : 2 Gesamtzahl aktualisierte Bestellungen : 2 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 2 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 3 : 2 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 0 Gesamtzahl elektr. Bestellungen formatiert : 2 Ende Programm : : EDI-Bestellung fuer Bestellnummer abgeschickt EDI-Bestellung fuer Bestellnummer abgeschickt. ACQP_EDI_SEND Programm-Statistik : Start Programm : :01 Gesamtzahl elektr. Bestellungen : 2 Gesamtzahl abgeschickte elektr. Bestellungen : 2 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 4 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 5 : 2 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 0 Ende Programm : : Check auf fehlerhafte Bestellungen in /pica/prod/edi/ error Keine fehlerhaften Bestellungen! 3. Archivieren der processed Bestellungen in /pica/hro/prt/ archiv -- archivieren als nummer : processed les loeschen... Fri May 17 16:31:31 MET DST 2002 END OF EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND 6

7 oder, falls keine elektronischen Bestellungen aufgegeben wurden : EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND Mon May 20 16:30:00 MET DST Stoppen der Prozesse GENERATE und SEND Es wurden KEINE EDI Bestellungen verarbeitet! Es folgen die Protokolle : Verarbeitung & Senden : ACQP_EDI_GENERATE Programm Statistik Start Programm : :01 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 0 : 0 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 2 : 0 Gesamtzahl aktualis. Best.-Datum b. Lieferanten : 0 Gesamtzahl aktualisierte Bindungen : 0 Gesamtzahl aktualisierte Lieferungen : 0 Gesamtzahl aktualisierte Bestellungen : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 2 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 3 : 0 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 0 Gesamtzahl elektr. Bestellungen formatiert : 0 Ende Programm : : ACQP_EDI_SEND Programm-Statistik : Start Programm : :01 Gesamtzahl elektr. Bestellungen : 0 Gesamtzahl abgeschickte elektr. Bestellungen : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 4 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 5 : 0 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 0 Ende Programm : : Mon May 20 16:31:31 MET DST 2002 END OF EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND oder, falls Fehler bei der Bestellung aufgetreten sind : EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND Tue Sep 18 12:30:00 MET DST Stoppen der Prozesse GENERATE und SEND Es wurden EDI Bestellungen verarbeitet! Es folgen die Protokolle : Verarbeitung & Senden : EDI-Bestellung fuer Bestellnummer wurde erzeugt EDI-Bestellung fuer Bestellnummer wurde erzeugt.... ACQP_EDI_GENERATE Programm Statistik Start Programm : :01 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 0 : 44 Gesamtzahl selektierte Bestellungen Status 2 : 0 7

8 Gesamtzahl aktualis. Best.-Datum b. Lieferanten : 44 Gesamtzahl aktualisierte Bindungen : 44 Gesamtzahl aktualisierte Lieferungen : 0 Gesamtzahl aktualisierte Bestellungen : 44 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 2 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 3 : 44 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 0 Gesamtzahl elektr. Bestellungen formatiert : 44 Ende Programm : : EDI-Bestellung fuer Bestellnummer abgeschickt EDI-Bestellung fuer Bestellnummer abgeschickt.... ACQP_EDI_SEND Programm-Statistik : Start Programm : :01 Gesamtzahl elektr. Bestellungen : 44 Gesamtzahl abgeschickte elektr. Bestellungen : 43 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 4 : 0 Gesamtzahl aktualisierte EDI-Records Status 5 : 43 Gesamtzahl Datenbankfehler : 0 Gesamtzahl uebrige Fehler : 1 Ende Programm : : Check auf fehlerhafte Bestellungen in /pica/prod/edi/ error ACHTUNG : FEHLERHAFTE EDI BESTELLUNGEN - MANUELL NACHARBEITEN : <address> ub-iuk@ub.uni-rostock.de (<- hier steht natürlich die -adresse eines Lieferanten!) </address> <orderid> </orderid> <body> UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+008: : : ORDE RS'UNH+125+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM 'DTM+137: :102'NAD+BY+++Fachbibliothek Mathematik+Schwaansche Strasse 3+Rostock 'RFF+API: 'RFF+VA:DE 'NAD+SU ::9'RFF+API:EDITEST'RFF+VA:DE 'CUX+2:DEM:9'LI N+1'PIA X:IB'IMD+L+010+:::Derwisch-Ottenberg'IMD+L+01 1+:::Gerald'IMD+L+050+:::Die Haftungsverhaeltnisse der Vor-G:mbH 'IMD+L+065+:::von Gerald Derwisch-Ottenberg'IMD+L+110+:::Berlin 'IMD+L+120+:::Duncker & Humblot'IMD+L+170+:::1988'IMD+L+180+:::1 34 S'IMD+L+182+:::24 cm'imd+l+190+:::schriften zum Wirtschaftsre cht'imd+l+191+:::59'imd+l+194+:::59'imd+l+220+:::#'qty+21:1'ftx+ LIN+++Bemerkg. fuer Lieferant - TEST EDIFACT - joerg simanowski 'PRI+AAE:0.01::SRP'RFF+LI: 'RFF+BFN:4mam01'UNS+S'CNT+2:1' UNT 'UNZ+1+125' </body> Verschieben der fehlerhaften Bestellungen in /pica/prod/edi/ tmp 3. Archivieren der processed Bestellungen in /pica/hro/prt/ archiv -- archivieren als nummer : 8 -- processed les loeschen... Tue Sep 18 12:30:10 MET DST 2001 END OF EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND 8

9 4.2 Bestellungen mit fehlerhaften -adressen Bestellungen mit fehlerhaften -adressen werden nur dem Administrator des Systems gemeldet der diese dann an den EDI-Verwalter zur manuellen Nachbearbeitung weiterleitet. 4.3 ILN (EAN) der Bibliothek (**) Eine 13-stellige ILN (EAN) für die Aufstellungen der Bibliothek ist nicht zwingend notwendig, wenn mit dem Lieferanten eine entsprechende Absprache getroffen wird, daß z.b. mit einer festen Kundennummer (eintragen beim Lieferant - f liefera) für eine feste Lieferanschrift (eintragen bei Aufstellungen - f auf) bestellt wird. Generell soll für jede autonom erwerbende Aufstellung eine ILN (EAN) verwendet werden. Zum Erwerb einer INL (EAN) ist ein Antrag zur Teilnahme am Internationalen Lokationsnummern- System (ILN) an die CCG (Centrale für Coorganisation GmbH) zu stellen. WEB-Adresse Lizenzvereinbarung CCG Kontakt : : : ILN (EAN) des Lieferanten und VAT (***) Jeder Lieferant sollte über eine ILN (EAN) und VAT verfügen. Die ILN (EAN) ist über die WINIBW (s liefera...) einzutragen. Die VAT ist vom Systemverwalter des LBS in die entsprechenden Dateien aufzunehmen und in die Datenbank einzulesen : Dateien : acq<iln>_edi_vatnr_spar_<seq>.asc Einlesen : doe inl_sys_param Ebenso wird jede erwerbende Einrichtung über eine VAT verfügen. Diese ist für jede erwerbende Aufstellung vom Systemverwalter des LBS in die entsprechenden Dateien aufzunehmen und in die Datenbank einzulesen : Dateien : acq<iln>_lib_vatnr_spar_<seq>.asc Einlesen : doe inl_sys_param 4.5 Benennung von Lieferantencodes (****) Zur besseren Unterscheidung empelt sich die Anlage von neuen Lieferanten- Stammdatensätzen, die der EDI-Bestellung vorbehalten bleiben. Die Lieferantencodes können maximal 7 Zeichen lang sein und sollten immer mit der Vorsilbe EDI beginnen : Bsp. : EDIlehm EDIeras EDIstar : EDI Lehmanns : EDI Erasmus : EDI Starkmann 9

10 4.6 Aufstellungen (*****) Für die Aufstellungen sollten bei Nichtverwendung einer ILN (EAN) unbedingt die korrekten Lieferadressen eingetragen werden (f auf...)! Ggf. sind mit dem Lieferanten Absprachen über eine generelle Lieferadresse in Abhängigkeit von einer bestimmten Kundennummer zu treffen. 5. Lesen einer EDI-Bestellung Für den Fall eines auftretenden Fehlers kann es notwendig sein, aus einer EDI-Bestellung die benötigten Daten auszulesen. Hier eine Erläuterung der wichtigsten enthaltenen Daten : Bestellende Aufstellung Fachbibliothek Mathe... deren VAT : DE (Umsatzsteuernummer) Titel Die Haft... Autor Derwisch... Verlag Duncker... Aufstellung 008 Kundennummer UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+008: : : ORDE RS'UNH+125+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM 'DTM+137: :102'NAD+BY+++Fachbibliothek Mathematik+Schwaansche Strasse 3+Rostock 'RFF+API: 'RFF+VA:DE 'NAD+SU ::9'RFF+API:EDITEST'RFF+VA:DE 'CUX+2:DEM:9'LI N+1'PIA X:IB'IMD+L+010+:::Derwisch-Ottenberg'IMD+L+01 1+:::Gerald'IMD+L+050+:::Die Haftungsverhaeltnisse der Vor-G:mbH 'IMD+L+065+:::von Gerald Derwisch-Ottenberg'IMD+L+110+:::Berlin 'IMD+L+120+:::Duncker & Humblot'IMD+L+170+:::1988'IMD+L+180+:::1 34 S'IMD+L+182+:::24 cm'imd+l+190+:::schriften zum Wirtschaftsre cht'imd+l+191+:::59'imd+l+194+:::59'imd+l+220+:::#'qty+21:1'ftx+ LIN+++Bemerkg. fuer Lieferant - TEST EDIFACT - joerg simanowski 'PRI+AAE:0.01::SRP'RFF+LI: 'RFF+BFN:4mam01'UNS+S'CNT+2:1' UNT 'UNZ+1+125' Bemerkungen fuer den Lieferanten Bestellnummer Budget : 4mam01 Lieferantencode EDITEST dessen VAT : DE (Umsatzsteuernummer) dessen ILN (EAN) - 13-stellig :

11 6. Dokumentation / Hinweise der StUB Frankfurt : Voraussetzungen für EDI-Bestellungen: Lieferant: Beim Lieferanten muss eine -adresse eingetragen sein. Ein EAN-Code (ILN) sollte EDIFACTgemäß eingetragen werden, ist aber ACQ-seitig nicht (mehr) Pflicht. Der Lieferant muss als EDI-fähig gekennzeichnet sein (Feld "EDIFACT?" angehakt). Ein Eintrag im Feld "Kundennummer" wird von Pica nicht zwingend erwartet, eine Nichtbesetzung kann aber beim Lieferanten Schwierigkeiten bereiten. Bestellung: Das Feld "EDIFACT?" muss angehakt sein (wird bei den Benutzerdefaults ein EDI-fähiger Lieferant eingetragen, ist dies automatisch der Fall). Für die korrekte Konvertierung der beim EDI-Partner in dessen inhouse-system müssen Währung und Preiscode als ISO- bzw. EDIFACT-Code eingegeben werden. Darüber hinaus sind folgende Eintragungen vorgesehen: Aufstellung: Das Feld "EAN" sollte belegt sein. Wenn keine EAN eingetragen ist, wird für die Konvertierung die Adresse herangezogen. Dabei sollte beachtet werden, dass für den Namen der Institution das Feld "Name" herangezogen wird, nicht das Feld "Bezeichnung". Die VAT-Nummern für Lieferant und Bibliothek können mit den entsprechenden Parameterles eingelesen werden. Funktionsweise der Programme: Mit dem Abspeichern einer EDI-Bestellung wird diese Bestellung in den EDI-Status 0 (= Bestellung eingeführt) gesetzt dies wird nach dem Speichern in der Meldungszeile angezeigt. Bestellnummer, Status und Eingabedatum werden in der ACQ-Tabelle edi_update abgelegt. Läuft das Programm edi_generate, wird die Bestellung ins EDIFACT-Format konvertiert der Bearbeiter registriert dies beim Aufruf der entsprechenden Bestellnummer durch die Meldung "Elektronische Bestellung mit Status 3: Bericht fertig zum Versand". Die Zwischenstati 1 (Bestellung wird konvertiert) und 2 (Fehler beim Konvertieren) kommen praktisch nicht vor. Die konvertierten Bestellungen werden mit einem Header versehen, der die -adresse des Lieferanten enthält, und in das Verzeichnis /pica/prod/edi/out geschrieben ausserdem erhalten sie eine laufende Nummer, welche unabhängig von der Bestellnummer vom System vergeben wird (edi_trans_id in der Tabelle sequence_number). Läuft das Programm edi_send, wird das Out-Verzeichnis entsprechend den Parametereinstellungen gescannt und vorhandene EDI-Messages an die beim Lieferanten eingetragene - Adresse verschickt. Treten beim Versenden Fehler auf, werden die entsprechenden Messages in /pica/prod/edi/error verschoben ordnungsgemäß versandte Nachrichten landen in /pica/prod/edi/processed. Der EDI-Status wird dabei in der Tabelle edi_update entsprechend angepasst. Erfolgreich versandte Bestellungen erhalten den Status 5 (Bericht versandt) gab es einen Fehler, steht die Bestellung im Status 4 (Fehler beim Versenden). EDI-Stati im Überblick: 0 Bestellung eingeführt 1 Bestellung wird konvertiert 2 Fehler beim Konvertieren 3 Bestellung konvertiert 4 Fehler beim Versenden 5 Bestellung versandt Der EDI-Status einer Bestellung wird beim Aufrufen der Bestellung in der Meldungszeile angezeigt. Eine Bestellung im EDI-Status 3 wird vom Bestellstadium a (wird bestellt) nach e (bestellt) gesetzt damit ist sie der Bestellzettel-Druckroutine entzogen. 11

12 Tips und Tricks / Fehlerquellen (Stand ) Eine beim Lieferanten eingetragene EAN wird im Segment UNB nur dann übertragen, wenn auch bei der verwendeten Aufstellung eine EAN eingetragen ist, ansonsten erscheint nur der Aufstellungscode. "Richtig" ist das Segment UNB nur dann, wenn auf beiden Seiten EANs eingetragen sind. Änderungen an den Daten eines Aufstellungscodes werden während eines Programmlaufs von edi_generate bei der Konvertierung der Daten nicht nachvollzogen. Sollen die Änderungen wirksam werden, muss das Programm gestoppt und neu gestartet werden. Die in der Bestellung aus dem Produktnummernfenster ausgewählte Nummer wird nicht berücksichtigt. Übertragen wird immer die erste Produktnummernkategorie aus der Titelaufnahme. Die richtige Produktnummer muss ggf. in die Bemerkungen geschrieben werden, was allerdings lieferantenseitig bei der Konvertierung zu Problemen führen kann. Unter Umständen muß auch die Reihenfolge mehrerer ISBNs in der Titelaufnahme manipuliert werden, damit die gewünschte ISBN übertragen werden kann. Wird kein Preiscode eingegeben, setzt das Programm automatisch "SRP" in die Message ein. Ist der Preis = 0 (also auch bei Verwendung der Nullwährung), wird zu "NQT" konvertiert. Der Nicht-ISO-Code "NUL" wird anstandslos in die Message übernommen. Da dies lieferantenseitig zu Problemen führt, darf die Nullwährung nicht verwendet werden. Nur Bestellungen vom Typ "c" werden als Fortsetzungsbestellungen erkannt und im Segment BGM richtig bezeichnet. Als Rechnungsstelle/Fund Code wird in Segment BFN das Budget übertragen. 12

13 Elektronische Bestellungen (EDI) Anleitung für Mitarb. StUB Frankfurt (Änderungen Rostock fett,kursiv,unterstrichen!) Ab dem kann die Bestellung bei den Lieferanten Lieferanten : Lehmanns, Starkmann, Erasmus per EDIFACT- erfolgen. Die Bestellungen werden weitgehend wie gewohnt eingegeben, einmal täglich (um 16 Uhr) ins EDIFACT-Format konvertiert und versandt. Ein Bestellzettel wird nicht ausgedruckt gleichzeitig mit dem Konvertieren wechselt das Bestellstadium von "a" (wird bestellt) auf "e" (bestellt). Bitte beachten Sie bei der elektronischen Bestellung folgendes: Für die "EDI-Lieferanten" wurde jeweils ein weiterer Stammdatensatz mit der Vorsilbe "EDI", der entsprechenden EAN und der -adresse für die elektronischen Bestellungen eingerichtet die Lieferanten wurden jeweils als EDI-fähig gekennzeichnet. Bitte benutzen Sie bei elektronischen Bestellungen künftig die Lieferantencodes EDIeras, EDIlehm, EDIstar. Dies soll der Übersichtlichkeit und der Vermeidung von Fehlern dienen. Wenn Sie bei Ihren Benutzerdefaults einen EDI-Lieferanten eingeben, ist beim Öffnen eines "Bestellung eingeben"-schirms automatisch das Feld "EDIFACT?" angehakt. Haben Sie gar keinen Lieferanten oder einen "Nicht-EDI-Lieferanten" eingestellt, vergessen Sie bitte nicht, dieses Feld selbst zu aktivieren (sonst geht die Bestellung den normalen Gang über den Drucker...). Grundsätzlich können alle Bestelltypen für EDI-Bestellungen verwendet werden, aber: Nur der Einzelbestelltyp "a" (Kauf/Einzelbestellung) und der Fortsetzungsbestelltyp "c" (Kauf/zur Fortsetzung) werden so konvertiert, dass der Lieferant aus der EDI-Nachricht entnehmen kann, welche Art von Bestellung vorliegt. Alle anderen Bestellarten müssen im Feld "Bemerkungen für den Lieferanten" möglichst eindeutig kommentiert werden! Bitte denken Sie daran, dass Texte und Überschriften, wie sie auf den gedruckten Bestellzetteln stehen (beispielsweise "Bestellung im Abonnement/zur Fortsetzung"), bei EDI-Bestellungen nicht vorhanden sind. Das Produktnummernfeld in der Bestellung bleibt leider für die elektronische Bestellung bedeutungslos. Für die EDI-Bestellung wird diejenige Nummer verwendet, die in der Titelaufnahme in der Kategorienabfolge als erstes erscheint (also auch immer die erste ISBN! - Sie müssen ggf., wie auch früher bei gedruckten Bestellzetteln, die Reihenfolge der ISBNs in der Titelaufnahme verändern, um die richtige ISBN in die EDI-Bestellung zu übertragen). Wenn Sie beispielsweise in den Titeldaten sowohl eine ISBN in Kategorie 2000 als auch eine Artikelnummer in Kategorie 2301 haben, wird die ISBN für die EDI-Bestellung herangezogen - unabhängig davon, welche Produktnummer Sie für die Bestellung auswählen! Bitte benutzen Sie nie die Nullwährung für EDI-Bestellungen! Die EDV-Systeme der Lieferanten erwarten ISO-Codes für Währungen. Ein Nicht-ISO-Code führt zu Fehlermeldungen beim Lieferanten, auch wenn Pica diese Währung für EDI-Bestellungen akzeptiert. Bei EDI-Bestellungen wird bei der Konvertierung ins EDIFACT-Format immer ein Preiscode verlangt. Wenn Sie keinen Preiscode eingetragen haben, setzt das System automatisch bei der Konvertierung (in der Bestellung nicht sichtbar!) den Preiscode "srp" (freier Preis) ein. Ansonsten wird der Preiscode verwendet, den Sie bei der Bestellung eingegeben haben. Einträge im Feld "Bindeart" werden ins EDIFACT-Format konvertiert. Sie können dem Lieferanten also auf diesem Wege zusätzliche Informationen über den gewünschten Titel zukommen lassen. Texte, die Sie ins das Feld "Text auf Bestellschein" eingeben, erscheinen in der EDI-Bestellung nicht. Wenn Sie dem Lieferanten etwas mitteilen wollen, schreiben Sie es bitte ausschließlich ins Feld "Bemerkungen für den Lieferanten" 13

14 Wie geht es nach dem Abspeichern der Bestellung weiter? Wenn Sie eine EDI-Bestellung abgespeichert haben, wird dies mit der Meldung Elektronische Bestellung mit Status 0 Bestellung eingeführt quittiert. Dies bedeutet, dass beim nächsten Start der Pica-EDI-Programme (um 16 Uhr) die Bestellung konvertiert und verschickt wird. Jede Änderung, die Sie an der Bestellung vornehmen, muß also vor der Konvertierung erfolgt sein - Sie haben weniger Zeit als beim Zetteldruck-Bestellverfahren, um eventuelle Fehler zu korrigieren! Ob eine Bestellung schon konvertiert wurde oder nicht, sehen Sie, wenn Sie die Bestellung mit "s ord <Bestellnummer>" oder aus einer Kurzliste aufrufen: Elektronische Bestellung mit Status 3 Nachricht fertig zum Versenden bedeutet, dass die Bestellung konvertiert wurde und darauf "wartet", dass das Pica-Programm zum Versenden der EDI-Nachrichten gestartet wird, während Elektronische Bestellung mit Status 5 Nachricht versandt angibt, dass die Bestellung das Pica-System bereits verlassen hat. Sollten Sie auf eine der beiden Fehlermeldungen Elektronische Bestellung mit Status 2 Fehler beim Erzeugen der Nachricht Elektronische Bestellung mit Status 4 Fehler beim Versenden der Nachricht stoßen, wenden Sie sich bitte (an die LBS-Betreuer) an den EDI-Verwalter. Zur Zeit endet die Be- und Verarbeitung von EDI-Bestellungen bei der versandten . Alle weiteren Pica- Vorgänge (Reklamationen, Stornierungen, Rechnungsstellung, Lieferantenmeldungen) laufen wie gewohnt "per Papier" ab. Verschiedenes Rechnungscode Die EDI-Lieferanten müssen auf die gewohnten Rechnungscodes verzichten, da das Feld "Zusätzliche Nummer" für EDI-Bestellungen nicht herangezogen wird. Alle EDI-Lieferanten haben eine Konkordanz Kostenart - Rechnungscode bekommen. Da die Kostenart nicht immer eindeutig ist, kann es sein, dass unter Umständen eine Rechnung mehrere Teams betrifft (Beispiel: Kostenart "k" - Fachkontingente: kann sowohl S, S-F, S-HB, S-AV als auch S-MF betreffen). Bitte in solchen Fällen die Rechnung jeweils an das nächstbetroffene Team weiterleiten. Bestellnummern Jede EDI-Bestellung erhält in Pica neben der gewohnten Bestellnummer noch eine weitere Pica-interne fortlaufende Nummer, die Sie der Bestellung nicht ansehen können. Sollten Sie von einem Lieferanten mit einer solchen Nummer konfrontiert werden und nicht anderweitig (anhand des Titels o.ä.) in ACQ fündig werden, wenden Sie sich bitte an die LBS-Betreuer (den EDI-Verwalter). Aufstellung Sollten Sie - was selten vorkommt - einen neuen Aufstellungscode eingeben: Bitte tragen Sie auf jeden Fall die EAN der UB Rostock (13-stellig) : in das dafür vorgesehene Feld ein. Eine EDI- Bestellung, bei der ein Aufstellungscode ohne eingetragene EAN verwendet wird, erzeugt beim Lieferanten einen Fehler im System. 14

15 7. Systemtechnischer Ablauf / Quellen A) Generierung und Versand der EDI-Bestellungen 1. Starten smtp-daemon - hh:mm - crontab root, MO-FR, 15: * * 1-5 /pica/hro/com/smtp_ctrl/batch_start_smtpd 2. Starten EDI-Prozesse - hh:mm+2 bis crontab lbs_prod, MO-FR 16: * * 1-5 /pica/hro/com/bestell_edi/batch_edi_start - Programm /pica/hro/com/bestell_edi/batch_edi_start - 1 Minute sleep Funktion - Parameter : /pica/prod/com/batch_edi_ "62" "10" "N" "00:22" - Benachrichtigung ub-iuk@ub.uni-rostock.de und EDI-Verwalter über Start - beenden von SEND-Funktion 5 Minuten später (insgesamt also +30 min) #!/bin/ksh # # batch_edi_start # automatisches bereitstellung und senden von bestellscheinen # ueber cron / lbs_prod - hier start der GENERATE/SEND Prozesse # # stand : j.s. - ub hro # # Make sure this script is only executed from batch/crontab. # If so read.prole else stop execution #- tty 1>/dev/null 2>&1 if [ $? -eq 0 ] echo "This script can only be executed from batch/crontab mode!!" exit 1 else. ${HOME}/.prole 1>/dev/null 2>&1 # ******** hier variable parameter einstellen ************** ILN=062 ILN2=62 # Mail Benachrichtigung aktiv (Y/N) MAIL=Y # Mail Adresse # MAILTO="joerg.simanowski@ub.uni-rostock.de ub-iuk@ub.uni-rostock.de" MAILTO="ub-iuk@ub.uni-rostock.de" MAILFROM="ub-iuk@ub.uni-rostock.de" # ********************************************************** # ********* feste parameter ******************************** # FN von PICA erzeugter name FN="edi_order_????????????????.msg" FLG="batch_edi_start.log" DIR_PRT=/pica/prod/prt/ DIR_COM=/pica/prod/com/ DIR_EXE=/pica/prod/exe/ SITE_PRT=/pica/hro/prt/ SITE_COM=/pica/hro/com/ SITE_LOG=/pica/hro/log/ # ********* funktionen ************************************* MSG() { echo $1 >> $SITE_LOG$FLG echo $1 >> $SITE_LOG$FLG".mail" 15

16 return 0 } # ********************************************************** # Mail-Log loeschen rm -f $SITE_LOG$FLG".mail" 2> /dev/null MSG "Subject : EDI-ORDER : START GENERATE & SEND" MSG "\nedi-order : START GENERATE & SEND (after one minute)" MSG " " MSG "`date`" # hier bereits end-message fuer reihenfolge -eingang MSG "`date`" MSG "END OF EDI-ORDER : START GENERATE & SEND" if [ "${MAIL}" = "Y" ] /usr/sbin/sendmail -f$mailfrom -t $MAILTO < $SITE_LOG$FLG".mail" sleep 60 # GENERATE UND SEND PROZESSE STARTEN FUER 25 MIN # /pica/prod/com/batch_edi_ "62" "10" "N" "00:22" # # pflege der logdatei - nicht groesser als 1000 zeilen z="`wc -l $SITE_LOG$FLG cut -c 1-10`" zmax=1000 if [ $z -gt $zmax ] z=`expr $z - $zmax` { echo "Automatische Logpflege `date +"%d.%m.%y-%h:%m"`" echo "Behalte max. $zmax Zeilen, Loesche $z Zeilen" echo sed -e "1,$z d" $SITE_LOG$FLG } > $SITE_LOG$FLG".tmp" rm -f $SITE_LOG$FLG cp $SITE_LOG$FLG".tmp" $SITE_LOG$FLG rm -f $SITE_LOG$FLG".tmp" exit 0 3. Stoppen EDI-Prozesse - hh:mm+32 - crontab lbs_prod, MO-FR, 16: * * 1-5 /pica/hro/com/bestell_edi/batch_edi_stop - Programm /pica/hro/com/bestell_edi/batch_edi_stop - Stoppen der EDI-Prozesse : /pica/prod/exe/assign group EDI_GENERATE_CONTINUE FALSE /pica/prod/exe/assign group EDI_SEND_CONTINUE FALSE - Kontrolle und Meldung, ob Bestellungen verarbeitet wurden - Check auf fehlerhafte Bestellungen - Archivieren der verarbeiteten (und der fehlerhaften) Bestellungen - Benachrichtigung ub-iuk@ub.uni-rostock.de und EDI-Verwalter #!/bin/ksh # # batch_edi_stop # stoppen und entladen der edi processe generate und send # ueber cron / lbs_prod - archivieren und benachrichtigen # # stand : j.s. - ub hro #

17 # Make sure this script is only executed from batch/crontab. # If so read.prole else stop execution #- tty 1>/dev/null 2>&1 if [ $? -eq 0 ] echo "This script can only be executed from batch/crontab mode!!" exit 1 else. ${HOME}/.prole 1>/dev/null 2>&1 # ******** hier variable parameter einstellen ************** ILN=062 ILN2=62 # processed Bestellungen PROC=N # anzahl der zyklisch aufzuhebenden versionen in prt/archiv ANZ=100 # Mail Benachrichtigung aktiv (Y/N) MAIL=Y # Mail Adresse # MAILTO="joerg.simanowski@ub.uni-rostock.de ub-iuk@ub.uni-rostock.de" MAILTO="ub-iuk@ub.uni-rostock.de andrea.rosche@ub.uni-rostock.de birgit.ermel@ub.uni-rostock.de" MAILFROM="ub-iuk@ub.uni-rostock.de" # ********************************************************** # ********* feste parameter ******************************** FN="*.msg" FLG="batch_edi_stop.log" GLOG="acqp_edi_generate.log" SLOG="acqp_edi_send.log" DIR_PRT=/pica/prod/prt/ DIR_EXE=/pica/prod/exe/ DIR_EDI=/pica/prod/edi/ DIR_LOG=/pica/prod/log/ SITE_PRT=/pica/hro/prt/ SITE_COM=/pica/hro/com/ SITE_LOG=/pica/hro/log/ # ********* funktionen ************************************* MSG() { echo $1 >> $SITE_LOG$FLG echo $1 >> $SITE_LOG$FLG".mail" return 0 } PROT() { MSG " " MSG "Es folgen die Protokolle : Verarbeitung & Senden :" MSG " " cat $DIR_LOG$GLOG >> $SITE_LOG$FLG".mail" cat $DIR_LOG$GLOG >> $SITE_LOG$FLG cat $DIR_LOG$SLOG >> $SITE_LOG$FLG".mail" cat $DIR_LOG$SLOG >> $SITE_LOG$FLG } # ********************************************************** # Mail-Log loeschen rm -f $SITE_LOG$FLG".mail" 2> /dev/null MSG "Subject : EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND" MSG "\nedi-order : STOP GENERATE & SEND" MSG " " MSG "`date`" 17

18 # EDI GENERATE und SEND Prozesse stoppen und entladen # (50) StopZeit so einrichten, dass jetzt keine SEND Prozesse mehr laufen, # d.h. mindestens 5 min nach der StopZeit ausfuehren MSG "1. Stoppen der Prozesse GENERATE und SEND" /pica/prod/exe/assign group EDI_GENERATE_CONTINUE FALSE /pica/prod/exe/assign group EDI_SEND_CONTINUE FALSE # fuer protokollierung auf das ende der prozesse warten sleep 90 # wurden bestellungen processed? ls $DIR_EDI"processed/" > $DIR_EDI"tmp/processed.les" if [ -s $DIR_EDI"tmp/processed.les" ] PROC=Y MSG "Es wurden EDI Bestellungen verarbeitet!" PROT else PROC=N MSG "Es wurden KEINE EDI Bestellungen verarbeitet!" PROT MSG "`date`" MSG "END OF EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND" if [ "${MAIL}" = "Y" ] /usr/sbin/sendmail -t $MAILTO < $SITE_LOG$FLG".mail" exit 0 MSG "2. Check auf fehlerhafte Bestellungen in $DIR_EDI error" ls $DIR_EDI"error/" > $DIR_EDI"tmp/error.les" if [ -s $DIR_EDI"tmp/error.les" ] MSG "ACHTUNG : FEHLERHAFTE EDI BESTELLUNGEN - MANUELL NACHARBEITEN :" cd $DIR_EDI"error" # komplett in message aufnehmen! cat * >> $SITE_LOG$FLG cat * >> $SITE_LOG$FLG".mail" MSG "Verschieben der fehlerhaften Bestellungen in $DIR_EDI tmp" mv * $DIR_EDI"tmp" else MSG "Keine fehlerhaften Bestellungen!" # (90) archivieren der processed orders in einem le zusammenge'cat'et # Datei archivieren - zyklisch sichern # i - zaehler MSG "3. Archivieren der processed Bestellungen in $SITE_PRT archiv" i=1 archiv=false until [ "${archiv}" = "true" AND "${PROC}" = "Y" ] do if [ -f $SITE_PRT"archiv/bestell_062_edi_processed."$i ] i=`expr $i + 1` else # ascii und aufbereitete datei sichern MSG " -- archivieren als nummer : $i" cd $DIR_EDI"processed" cat $FN > $SITE_PRT"archiv/bestell_062_edi_processed."$i MSG " -- processed les loeschen..." rm -f $FN 2> /dev/null if [ $i -eq $ANZ ] i=1 else i=`expr $i + 1` if [ -f $SITE_PRT"archiv/bestell_062_edi_processed."$i ] 18

19 /dev/null done archiv=true rm -f $SITE_PRT"archiv/bestell_062_edi_processed."$i 2> # pflege der logdatei - nicht groesser als 1000 zeilen z="`wc -l $SITE_LOG$FLG cut -c 1-10`" zmax=1000 if [ $z -gt $zmax ] z=`expr $z - $zmax` { echo "Automatische Logpflege `date +"%d.%m.%y-%h:%m"`" echo "Behalte max. $zmax Zeilen, Loesche $z Zeilen" echo sed -e "1,$z d" $SITE_LOG$FLG } > $SITE_LOG$FLG".tmp" rm -f $SITE_LOG$FLG cp $SITE_LOG$FLG".tmp" $SITE_LOG$FLG rm -f $SITE_LOG$FLG".tmp" MSG "`date`" MSG "END OF EDI-ORDER : STOP GENERATE & SEND" if [ "${MAIL}" = "Y" ] /usr/sbin/sendmail -f$mailfrom -t $MAILTO < $SITE_LOG$FLG".mail" exit 0 4. Stoppen smtp-daemon - hh:mm+37 - crontab root, MO-FR, 12:35, 16: * * 1-5 /pica/hro/com/smtp_ctrl/batch_start_smtpd B) Generierung und Versand der Kontrolllisten (optional!) - crontab sybase, MO-FR, 4: * * 1-5 /pica/sybase/com/hro_acq_getdfrok_cron - Programm /pica/sybase/com/hro_acq_getdfrok /pica/sybase/com/hro_acq_getdfrok_cron /pica/sybase/com/hro_acq_getdfrok_sql - Kontrolle und Meldung, ob Bestellungen Status d=eisliste und Interne Bemerkung mit Vermerk des Fachreferenten frok - /pica/sybase/com/hro_acq_getdfrok #!/bin/ksh # # hro_acq_getdfrok # erstellen und senden der liste orders orderstatus_code = d # und local_remark enthaelt Zeichenfolge frok - fachreferent ok # # stand : j.s. - ub hro # MAIL=Y # Mail Adresse # MAILTO="joerg.simanowski@ub.uni-rostock.de ub-iuk@ub.uni-rostock.de" MAILTO="ub-iuk@ub.uni-rostock.de" MAILFROM="ub-iuk@ub.uni-rostock.de" # --- SITE_LOG="/pica/sybase/log/" FLG="hro_acq_getdfrok" #

20 # ********* funktionen ************************************* MSG() { echo $1 >> $SITE_LOG$FLG return 0 } # if [ "`whoami`"!= "sybase" ] echo "\n\tthis script can only be run by sybase" exit 1 if [ $# = 1 ] bla="${1}" MODE="batch" else echo "Enter the password of the SYBASE sa: \c" stty -echo read bla stty echo echo "" if [! -z "${bla}" ] break MODE="inter" $SYBASE/bin/isql -Usa -P$bla -i$home/com/test_sa_pw.login > $HOME/log/test_sa.ok found="`wc -l $HOME/log/test_sa.ok awk '{ print $1 } ' tr -d '[:space:]'`" rm $HOME/log/test_sa.ok if [ $found!= "0" ] echo "\n\twrong password for the SYBASE sa!!\n" exit else /pica/sybase/com/save_log hro_acq_getdfrok MSG "Subject : EDI-ORDER : Bestellliste Stadium d / Fachreferent ok" MSG "\nedi-order : Bestellliste Stadium d / Fachreferent ok" MSG " " MSG "`date`" MSG " " MSG "Bitte kontrollieren Sie die einzelnen Bestellungen und geben" MSG "diese, wenn in Ordnung, frei zu Bestellstadium a=wird bestellt." MSG " " case $MODE in 'inter') $SYBASE/bin/isql -Usa -P$bla -i${home}/com/hro_acq_getdfrok_sql tee -a ${HOME}/log/hro_acq_getdfrok 'batch') $SYBASE/bin/isql -Usa -P$bla -i${home}/com/hro_acq_getdfrok_sql >> ${HOME}/log/hro_acq_getdfrok *) echo "Invalid argument" exit 1 esac # --- exit MSG " " if [ "${MAIL}" = "Y" ] 20