Managing Business Intelligence. Wie Sie aus Ihren Daten einen Wettbewerbsvorteil realisieren

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1 Managing Business Intelligence Wie Sie aus Ihren Daten einen Wettbewerbsvorteil realisieren

2 2008 Dr. Pascal Sieber & Partners AG Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung, Bearbeitung, Übersetzung, Vervielfältigung und Verbreitung des Werks sowie dessen Teile oder Abbildungen in irgendeiner Form, z.b. durch Nachdruck, Fotokopie, Mikrofilm, Speicherung auf Datenträgern oder Herunterladen von Netzwerken ist nur mit Quellennachweis und vorgängiger schriftlichen Einwilligung des Herausgebers gestattet. Verkaufspreis: CHF exkl. MwSt. Lieferung: Im PDF-Format Bezug: Dr. Pascal Sieber & Partners AG Seite 2/66

3 Sponsoren: Partner: Seite 3/66

4 Inhalt 1 Vorwort 5 2 Management Summary 7 3 Einleitung Der Business Intelligence-Prozess Zu diesem Bericht Differenzierung der Ergebnisse 12 4 Motive und Herausforderungen Motive Investitionsbarrieren Herausforderungen 14 5 Elemente des Business Intelligence-Prozesses Quellen auswählen Aufbereiten der Quellen Analyse BI-Prozess Berichte Organisation Entscheidungskultur 39 6 Erfolg und Maturity von Schweizer BI-Unternehmen Maturity 43 7 Empfehlungen Empfehlungen an BI-Interessierte Investitionsentscheid Umsetzung Empfehlungen an BI-Optimierer 49 8 Zur Studie Zielsetzung der Studie Teilnehmergewinnung und Erhebungsmethode Beschreibung der Teilnehmer 52 9 Meinungen führender Dienstleister Hewlett-Packard (Schweiz) GmbH Microsoft (Schweiz) GmbH IT-Logix AG itelligence AG Schweiz D1 Solutions AG Business Decision ISolutions GmbH 65 Seite 4/66

5 1 Vorwort Die bessere Nutzung und Auswertung von internen und externen Informationen gehört weltweit zu den aktuell priorisierten strategischen Entscheidungen von Unternehmen, wie eine kürzlich vom Forschungsunternehmen Gartner durchgeführte Untersuchung Das Thema ist nicht neu, es gibt jedoch Entwicklungen bei der Umsetzung und der Popularität von Methoden. Wie erreichen Unternehmen dieses Ziel und welche Methoden stehen damit in Verbindung? In den vergangenen zehn Jahren endeten die Bezeichnungen der Methoden häufig mit sind einige Beispiele. Es geht hier in erster Linie um Informationen über Prozesse, um diese transparenter und steuerbarer zu machen. Diese Themen sind intensiv bearbeitet worden, so dass auch unterstützende Software- Tools weitgehend etabliert sind. Eine zweite, zur Zeit an Popularität zunehmende Serie von Bezeichnungen enden mit l- n- st. Diese Methoden haben weniger das unmittelbare Ziel, Prozesse steuerbarer zu machen, sondern neue Informationen zu entdecken. Der Intelligence-Prozess soll hier als eine systematische Vorgehensweise zum Sammeln, Bearbeiten, Entdecken und Vermitteln von Informationen verstanden werden. ssen gegeben werden (Wie sehen mich die Anderen?). geht es um eine systematische Bearbeitung von Informationen, die eine unternehmerische Entscheidung direkt beeinflussen. Zu diesem Zweck -Intelligence- ezeichnet werden. Viele dieser Tools untersuchen primär interne Informationssysteme. Nun stellt sich die Frage, welche Informationen entscheidungsrelevant sind und ob diese in den Intelligence-Prozess einbezogen werden sollten. Um ein integriertes Bild zu bekommen, müssten interne, externe, aber auch nach aussen gegebene Informationen berücksichtigt werden. diese Befragung durchgeführt. Wir wollten wissen, wie es verstanden wird und ob es bei der Implementierung Erfolge zu verzeichnen gibt. Der folgende Bericht fasst die Ergebnisse dieser Befragung zusammen. Er werden haben und ob sie die Implementierung als erfolgreich bewerten. Die Leser erhalten ausserdem Anhaltspunkte darüber, welche Informationen berücksichtigt werden. Zum Seite 5/66

6 Abschluss erhalten Unternehmen, die sich für das Thema interessieren, eine Empfeh- So viel kann vorweg schon gesagt werden: Die Ergebnisse zeigen, dass das Thema für Schweizer Unternehmen wichtig ist und dass bereits Erfolge verzeichnet wurden. Wir wünschen allen Lesern, die an Business-Intelligence-Projekten beteiligt sind oder waren und allen Interessierten eine spannende Lektüre! Prof. Dr. rer. nat. (USA) Rüdiger Buchkremer Leiter Forschungsbereich Business & Competitive Intelligence Schweizerisches Institut für Informationswissenschaft HTW Chur Seite 6/66

7 2 Management Summary Der Leitgedanke von Business Intelligence (BI) geht davon aus, dass bessere Informationen einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Die wichtigsten Ursachen für den Bedeutungszuwachs der BI sind die Dynamisierung des Wettbewerbs, die stetig steigende Menge an elektronisch verfügbaren Daten sowie die Einsicht, dass überlegene Analysen zu neuen Erkenntnissen führen. BI-Lösungen unterstützen die Nutzung der Daten und Informationen, indem sie Funktionen umfassen, um Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen aufzubereiten, um diese zu verdichten und / oder zu analysieren, und um die Ergebnisse an die Entscheidungsträger zu berichten. 322 Entscheidungsträger in Schweizer Unternehmen haben von Juni bis September 2007 an unserer Onlinebefragung zum Thema BI teilgenommen. Sie repräsentieren die Meinung jener, die entweder bereits BI-Projekte umgesetzt haben oder dies ins Auge fassen. Was motiviert sie und was stellt sich ihnen in den Weg? Die Motive der BIerfahrenen Studienteilnehmer sind grob in zwei Dimensionen zu unterscheiden: Sie investieren in BI, um einerseits über die richtigen Hintergrundinformationen für Entscheidungen zu verfügen und um andererseits innerhalb kürzerer Zeit über diese Informationen zu verfügen. Die grössten Herausforderungen sind die Qualität der Daten und Informationen sowie die Integration der BI in den Arbeitsalltag. Die Erkenntnisse aus der BI können nur dann einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg bringen, wenn sie in der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden und adäquate Entscheidungsoptionen bestehen. Deshalb berücksichtigte diese Studie nicht ausschliesslich die technischen Aspekte der BI, sondern auch deren Einbettung in das Unternehmen (vgl. Abbildung 1). Abbildung 1 Der Business Intelligence-Prozess. Seite 7/66

8 Quellen auswählen: Mittels BI werden vor allem interne Quellen (bspw. Controlling und Marketing-Daten) ausgewertet. Viele Unternehmen bereiten aber auch externe Informationen (bspw. über Konkurrenten und potentielle Kunden) auf und nicht wenige Studienteilnehmer kontrollieren zusätzlich, welche Informationen über ihr Unternehmen nach aussen gelangen (bspw. über die Website). Aufbereiten: Die Daten und Informationen müssen aus den Quelldatenbanken exportiert und auf ihre Qualität kontrolliert werden. Die beste Qualität und Aktualität weisen die internen Daten auf, die am häufigsten in zentralen und die Analyse unterstützende Datenbanken gespeichert werden. Analysieren: Je vernetzter die Analysen sind, desto aufschlussreicher sind die daraus gewonnen Erkenntnisse. Ein Drittel der Studienteilnehmer kann alle Quellen in die Analysen einbeziehen, wenn dies einen Erkenntnisgewinn darstellt. BI-Prozess: Ein Vorteil von BI-Anwendungen liegt in der Automatisierung und der Vereinheitlichung der Berechnungen. Vor allem die internen Daten werden mit spezialisierten BI-Anwendungen automatisch verarbeitet. Berichten: Die häufigsten Adressaten sind das Top und Middle Management. Berichte lesen: Grundsätzlich werden alle Berichte häufig gelesen. Öfters gelesen werden Berichte a) aus Fachbereichen, die über etablierte Kennzahlen verfügen, und b) welche die öffentliche Wahrnehmung des Unternehmens aufzeigen. BI-Organisation: Koordiniert wird der BI-Prozess in allen Unternehmen von einem Mitglied der Geschäftsleitung. Ungefähr gleich viele Unternehmen haben sich für eine zentrale respektive dezentrale Aufteilung der BI-Organisation entschieden. Überprüft wird der BI-Prozess auf seine Zielentsprechung meist alle ein bis drei Jahre. Entscheiden und Entscheidungskultur: Damit BI zu besseren Entscheidungen führt, ist eine Entscheidungskultur zu fördern, die sich auf Fakten und Analysen abstützt. Nur wenige Unternehmen leben bereits eine analysebasierte Entscheidungskultur. In dieser Studie können wir zeigen, dass die Lesehäufigkeit der Berichte signifikant von der Datenqualität und -aktualität sowie der Entscheidungskultur abhängt. Zur Steigerung der Lesehäufigkeit der wichtigsten Kontrollgrösse für den Nutzen der BI bedarf es nicht nur der Berücksichtigung der technologischen sondern auch der organisationellen Einflussfaktoren auf die Datenqualität, Datenaktualität und Entscheidungskultur. Die Differenzierung der Studienteilnehmer anhand der BI-Zielerreichung zeigt einerseits die zukünftige Entwicklung der BI auf und bietet andererseits einen Anhaltspunkt für die Einschätzung ihres eigenen Unternehmens. Die besten Unternehmen verdichten, analysieren und berichten auch externe Informationen, haben Daten und Informationen von höherer Qualität, und prüfen, dokumentieren und geben die Kennzahlen (KPI) zentralisiert frei, verfügen über ein zentrales Data Warehouse und über OLAP-Datenbanken, verarbeiten Daten automatisiert durch spezifische BI-Anwendungen, leben eine faktenbasierte Entscheidungskultur. Seite 8/66

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