Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Stadtrats von Zürich vom Human Resources Management, Projekt HR-Strategie Konstituierung HR-Gremien IDG-Status: öffentlich 1. Zweck der Vorlage Mit dieser Weisung sollen die Zielsetzung, die Zusammensetzung und die grundsätzlichen Regeln des Geschäftsablaufs des Gremiums HR-Delegation genehmigt werden. Gemäss Vorgehensplan des Projekts HR-Strategie sollen die HR-Gremien, die HR-Delegation und die HR-Konferenz im Herbst 2012 konstituiert sein, um ab Januar 2013 ihre operative Tätigkeit aufnehmen zu können. Die Weisung wurde durch die Begleitgruppe HR-Strategie erarbeitet, sie empfiehlt, dem vorliegenden Antrag zuzustimmen. 2. Ausgangslage: Neue HR-Gremien Mit Beschluss vom 11. Juli 2012 (STRB 898/2012) hat der Stadtrat den detaillierten Auftrag zur Entwicklung einer stadtweiten HR-Strategie erteilt. Zum Auftrag gehört, die zukünftige strategische und operative stadtweite HR-Steuerung an HR-Gremien in Analogie zur IT- Steuerung an eine HR-Delegation und an eine HR-Leitungskonferenz (im Folgenden HR- Konferenz genannt) zu übertragen. Der Stadtrat erteilte Human Resources Management (HRZ) und der aus Vertreterinnen und Vertretern der Departemente bestehenden Begleitgruppe HR-Strategie den Auftrag, den Entwurf einer Geschäftsordnung zuhanden der HR-Delegation zu erstellen, in welchem Rollen, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen (AKV), Zusammensetzung, Organisationsform und Arbeitsweise der neuen Gremien festgelegt werden. Der bisherige HR-Pool soll unter der neuen Bezeichnung HR-Forum weitergeführt werden als Informations- und Austauschplattform für operative HR-Themen. Er soll weiterhin allen HR-Fachpersonen der Stadt offenstehen. Struktur und Ziele der HR-Gremien werden in einer Geschäftsordnung festgehalten. Wichtige Zielsetzungen sind unter anderem: Verbesserte Klarheit und Transparenz der HR-Organisation, Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Teilung der Aufgaben in normative, strategische und operative HR-Arbeit Bessere Vernetzung der HR-Fachleute untereinander und optimierter Informationsfluss zwischen zentralen und dezentralen HR sowie der Linie. 3. Grundauftrag der HR-Delegation Im Verlauf des HR-Strategie-Entwicklungsprozesses hat sich klar gezeigt, dass sich eine HR-Delegation mit folgendem Auftrag empfiehlt: Angehen der wesentlichen HR-Themen unter Einbezug der Linie, da Personalthemen immer auch Führungsaufgabe sind. Mitwirkung und Mitverantwortung für Dienstchefinnen und Dienstchefs ermöglichen. Schaffung von Voraussetzungen für effektive Umsetzung der HR-Strategie. Steuerung von stadtweiten HR-Projekten. Vorprüfung und Beratung zu übergeordneten HR-Themen zuhanden des Stadtrats. 1386/

2 Die HR-Delegation befasst sich mit der Weiterentwicklung der HR-Arbeit in der Stadt Zürich. Sie übt dabei eine eher steuernde Funktion aus, während in der HR-Konferenz vorwiegend operative Themen behandelt und erarbeitet werden. Ein Fokus-Thema der HR-Delegation wird die Steuerung der Umsetzung der HR-Strategie sein. 4. Zusammensetzung der HR-Delegation Es wurde folgende Zusammensetzung der HR-Delegation erarbeitet: Vier Stadträtinnen bzw. Stadträte sowie neun Vertretungen der Departemente, dabei soll in erster Linie eine Dienstchefin oder ein Dienstchef delegiert werden. Dies aus der Überlegung, dass die Linie eine massgebliche Rolle in der Mitgestaltung und Entscheidung von HR-Themen spielt; sie soll ihre Führungserfahrung einbringen können. Möglich ist auch die Vertretung durch eine HR- Leiterin/einen HR-Leiter. Das Finanzdepartement ist in der HR-Delegation durch den Direktor HRZ vertreten, der als Vorsitzender der HR-Konferenz (bestehend aus HR-Leiterinnen und -Leitern) auch den Informationsfluss zwischen den beiden Gremien sicherstellt. Konkret wird folgende Zusammensetzung der HR-Delegation vorgeschlagen: Vertreterinnen und Vertreter Stadtrat Martin Vollenwyder Vorsteher Finanzdepartement (Vorsitz) FD Daniel Leupi Vorsteher Polizeidepartement PD Claudia Nielsen Vorsteherin Gesundheits- und Umweltdepartement GUD Gerold Lauber Vorsteher Schul- und Sportdepartement SSD Vertreterinnen und Vertreter Departemente (Dienstchefin/Dienstchef oder HR-Leiterin/HR-Leiter) Pius Landolt Departementssekretär PRD Departementssekretariat Oliver Sack Dienstchef HRZ FD Human Resources Management Christoph Hiller Departementssekretär PD Departementssekretariat Renate Monego Direktorin Städtische Gesundheitsdienste GUD Städtische Gesundheitsdienste Urs Pauli Direktor ERZ TED Entsorgung + Recycling Zürich Wiebke Rösler Häfliger Direktorin Amt für Hochbauten HBD Amt für Hochbauten Erich Mück Direktor Wasserversorgung DIB Wasserversorgung Marcel Bachmann Dienstchef Schulamt SSD Schulamt Erika Bachmann Direktorin SDS SD Support Sozialdepartement Für die delegierten Dienstchefinnen und Dienstchefs bzw. HR-Leiterinnen und HR-Leiter wird je eine feste Stellvertretung benannt. Diese Personen werden durch die delegierten Departementsvertretenden über Traktanden und Ergebnisse laufend informiert und in Prozesse mit einbezogen, damit sie jederzeit eine vollwertige Stellvertretung übernehmen können. Als Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter werden folgende Personen vorgeschlagen: Stellvertreterinnen und Stellvertreter Departemente Brigitte Rudolf Leiterin Personal PRD Departementssekretariat Richard Oehler Stv. Direktor HRZ FD Human Resources Management Philipp Hotzenköcherle Kommandant Stadtpolizei PD Stadtpolizei Bruno Hohl Direktor Umwelt- und Gesundheitsschutz GUD Umwelt- und Gesundheitsschutz Jan Capol Departementssekretär TED Departementssekretariat 1386/ /5

3 Cornelia Mächler Direktorin Immobilien-Bewirtschaftung HBD Immobilien-Bewirtschaftung Susanne Eberle Leiterin Zentrale Dienste DIB Departementssekretariat Marcello Keller HR-Leiter SSD SSD ZV, Departementssekretariat Yvonne Müller-von Arx Abteilungsleiterin Personal SD Support Sozialdepartement 5. Grundauftrag der HR-Konferenz Die HR-Konferenz soll primär folgende Aufgaben wahrnehmen: Umsetzung von Projekten aus der HR-Strategie Erarbeitung und Vorbereitung von HR-Themen Aufnehmen von HR-Anliegen aus den Departementen/Dienstabteilungen Qualifizierte Empfehlungen zu HR-Themen an die HR-Delegation Unterstützung der Umsetzung von HR-Themen in Zusammenarbeit mit den Linienverantwortlichen, insbesondere auch bei der Umsetzung der HR-Strategie. 6. Zusammensetzung der HR-Konferenz Für die HR-Konferenz wird eine Zusammensetzung gemäss unten stehender Tabelle vorgeschlagen. Dabei werden die Grösse des Departements und die Anzahl der grossen Dienstabteilungen berücksichtigt. Dept. Fachstellen/Behörden Anzahl Teilnehmende an HR-Konferenz* Headcount Dept. Anz. DA >400 MA PRD 2 ~ FD (inkl. HRZ) 2 ~ PD 3 ~ GUD 5 ~ TED 3 ~ HBD 2 ~ DIB 3 ~ SSD 4 ~ SD 3 ~ ZFG 1 BGV** 1 Total * Pro Departement eine Person plus eine Person pro DA >400 MA, mindestens aber zwei Personen pro Departement. Zusätzlich eine Vertretung der Fachstelle für Gleichstellung ** BGV: Behörden, Gemeinderat, allg. Verwaltung Mitglieder der HR-Konferenz sind HR-Leiterinnen oder HR-Leiter aus den Departementen und Dienstabteilungen sowie die Stadtschreiberin. Die Departementsvorstehenden delegieren die entsprechenden Personen und melden diese dem Direktor HRZ. 7. Organisation / Regeln des Geschäftsablaufs Geplant ist, dass sich die HR-Delegation jährlich zu vier regulären Sitzungen zu drei Stunden trifft. Zusätzlich werden zwei Reservetermine festgelegt, die nach Bedarf wahrgenommen werden. 1386/ /5

4 Die/der Vorstehende des Finanzdepartements leitet die Sitzungen der HR-Delegation. HRZ bereitet die Sitzungen vor. Die Mitglieder der HR-Delegation sind verpflichtet, an den maximal sechs jährlichen Sitzungen teilzunehmen. Bei Verhinderung soll die benannte Stellvertretung entsendet werden. Die detaillierten Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten (AKV) und die Rolle der HR- Gremien (HR-Delegation, HR-Konferenz und HR-Forum) werden in einer Geschäftsordnung der HR-Gremien festgehalten. Diese soll von der HR-Delegation Anfang Jahr 2013 nach Vorprüfung durch den Rechtskonsulenten abgenommen werden. Die HR-Delegation konstituiert sich für die Dauer einer Amtsperiode (Legislaturperiode). Entstehen in dieser Zeit Vakanzen in diesem Gremium, ist die oder der jeweilige Departementsvorstehende für die Neubesetzung verantwortlich. Während der jetzigen, laufenden Legislatur werden Erfahrungen mit den neuen Gremien gesammelt. Auf die neue Amtsperiode hin werden der Geschäftsablauf und die Grösse der HR-Gremien auf ihre Praxistauglichkeit hin überprüft. Die HR-Delegation entscheidet über die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen (AKV) der HR-Konferenz. Diese werden in der Geschäftsordnung der HR-Gremien festgehalten. Geleitet wird die HR-Konferenz vom Direktor HRZ. 8. Übergangsorganisation Die bisherigen HR-Gremien und HR-Projektorganisationen behalten ihre Aufgaben bis zum Abschluss des HR-Strategieentwicklungsprozesses bzw. der Inkraftsetzung der neuen Gremien (STRB 898/2012). 9. Aufwand und Kosten für Sitzungsorganisation HRZ übernimmt die Sitzungsorganisation und den administrativen Support für die HR-Delegation und die HR-Konferenz zulasten des ordentlichen Budgets. Auf Antrag des Vorstehers des Finanzdepartements beschliesst der Stadtrat: 1. Der Organisation und den Aufgaben der drei Gremien HR-Delegation, HR-Konferenz und HR-Forum wird gemäss den Erwägungen zugestimmt. 2. Für den Rest der laufenden Amtsdauer wird die Besetzung der HR-Delegation wie folgt festgelegt: Mitglieder: Vertreterinnen und Vertreter Stadtrat Martin Vollenwyder Vorsteher Finanzdepartement (Vorsitz) FD Daniel Leupi Vorsteher Polizeidepartement PD Claudia Nielsen Vorsteherin Gesundheits- und Umweltdepartement GUD Gerold Lauber Vorsteher Schul- und Sportdepartement SSD Vertreterinnen und Vertreter Departemente (Dienstchefin/Dienstchef oder HR-Leiterin/HR-Leiter) Pius Landolt Departementssekretär PRD Departementssekretariat Oliver Sack Dienstchef HRZ FD Human Resources Management Christoph Hiller Departementssekretär PD Departementssekretariat Renate Monego Direktorin Städtische Gesundheitsdienste GUD Städtische Gesundheitsdienste Urs Pauli Direktor ERZ TED Entsorgung + Recycling 1386/ /5

5 Zürich Wiebke Rösler Häfliger Direktorin Amt für Hochbauten HBD Amt für Hochbauten Erich Mück Direktor Wasserversorgung DIB Wasserversorgung Marcel Bachmann Dienstchef Schulamt SSD Schulamt Erika Bachmann Direktorin SDS SD Support Sozialdepartement Stellvertreterinnen und Stellvertreter: Stellvertreterinnen und Stellvertreter Departemente Brigitte Rudolf Leiterin Personal PRD Departementssekretariat Richard Oehler Stv. Direktor HRZ FD Human Resources Management Philipp Hotzenköcherle Kommandant Stadtpolizei PD Stadtpolizei Bruno Hohl Direktor Umwelt- und Gesundheitsschutz GUD Umwelt- und Gesundheitsschutz Jan Capol Departementssekretär TED Departementssekretariat Cornelia Mächler Direktorin Immobilien-Bewirtschaftung HBD Immobilien-Bewirtschaftung Susanne Eberle Leiterin Zentrale Dienste DIB Departementssekretariat Marcello Keller HR-Leiter SSD SSD ZV, Departementssekretariat Yvonne Müller-von Arx Abteilungsleiterin Personal SD Support Sozialdepartement 3. Eine Geschäftsordnung HR-Gremien, welche die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der HR-Delegation, der HR-Konferenz und des HR-Forums festhält und die vor Verabschiedung durch die HR-Delegation vom Rechtskonsulenten geprüft wird, wird vom Stadtrat separat beschlossen. 4. Geschäftsablauf und Grösse der HR-Gremien werden auf die nächste Legislaturperiode hin gemäss Ziff. 7 der Erwägungen überprüft. 5. Mitteilung an die Departementsvorstehenden und Dienstabteilungen, die Stadtschreiberin, den Rechtskonsulenten und an die in Dispositiv Ziff. 2 genannten Personen. Für getreuen Auszug die Stadtschreiberin 1386/ /5