Nachberechnung Personaldaten

Transkript

1 Nachberechnung Personaldaten Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 4. Details 4.1. Nachberechnungen des Vorjahres 4.2. Rückwirkende Änderung der Beitragsgruppe von 6100 auf Rückwirkende Änderung der Beitragsgruppe von 6500 auf Rückwirkende Änderung für Zeiträume vor Wiedereintritt 4.5. Rückwirkende Änderung einer abweichenden Berufsgenossenschaft 4.6. Rückwirkende Änderungen der Betriebsstätte 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info erklärt, wie Sie für bereits berechnete Monate folgende Personaldaten rückwirkend ändern: Krankenkasse Personengruppe Beitragsgruppe Krankenversicherungsart (gesetzlich/freiwillig/privat) usw. Weitere rückwirkende Änderungen Info Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren. Info Nr Lohnsteuerbescheinigung ab Info Nr Nachberechnung Bezüge. 2. Voraussetzungen Änderungen Personaldaten Die Durchführung der Nachberechnung erfolgt für alle Änderungen in den Personaldaten gleichermaßen. Korrekturen für das Vorjahr Korrekturen sind bis Januar des Vorjahres durchführbar. Änderungen der Lohnsteuermerkmale Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Religion dürfen nicht mehr manuell in den Personaldaten des Arbeitnehmers geändert werden. Wenn sich die persönlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers durch Heirat, Geburt eines Kindes, Kircheneintritt bzw. -austritt ändern, werden die neuen Sachverhalte automatisch von der Wohnsitzgemeinde an das Finanzamt gemeldet. Das Finanzamt stellt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit. Wenn der Arbeitnehmer seine Lohnsteuermerkmale (z. B. Änderung der Steuerklasse von IV/IV auf III/V oder IV/IV mit Faktor, Eintragung eines Freibetrags usw.) anpassen lässt, muss er einen Antrag beim Finanzamt stellen. Das Finanzamt stellt bei Gewährung des Antrags ebenfalls einen ELStAM- Datensatz mit den geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmalen zum Abruf bereit.

3 Seite 3 3. Vorgehensweise Beispiel Krankenkassenwechsel Aktueller Abrechnungsmonat ist Mai. Die Arbeitnehmerin Berta Schnell wechselt zum ihre Krankenkasse. Sie teilt die Änderung im Mai dem Lohnsachbearbeiter mit. 1. Nachberechnung aufrufen 1.»Stammdaten I Personaldaten«. 2. Arbeitnehmer öffnen. 3. <Nachberechnung Personaldaten öffnen>.

4 Seite 4 2. Bereich»Historie«1. Bereits vorhandener Zeitraum Rückwirkende Änderung ab Zeitraum markieren: 2. Noch nicht vorhandener Zeitraum Rückwirkende Änderung zum Neuen Zeitraum anlegen:

5 Seite 5 3. Änderungen vornehmen 1. Änderungen für den markierten Zeitraum vornehmen. 2. <Schließen>. 3. <Ja> klicken. 4. Abfrage nach der Übernahme in den aktuellen Monat: <Ja>, wenn die Änderung bis zum aktuellen Monat übernommen werden soll (unser Beispiel). <Nein>, wenn die Änderungen nur den markierten Zeitraum betreffen.

6 Seite 6 4. Auswertungen 1. Lohnkonto»Allgemeine Auswertungen Aktueller Monat Lohnkonten«Auf dem Lohnkonto ist ersichtlich, wie der Abrechnungsmonat ursprünglich und mit den geänderten Personaldaten berechnet wird. 2. Beitragsabrechnungen/Beitragsnachweise»Allgemeine Auswertungen Aktueller Monat Beitragsabrechnungen«Nachberechnungen von Vormonaten sind mit»n«gekennzeichnet: 3. Meldungen»Allgemeine Auswertungen Aktueller Monat Meldungen«

7 Seite Details Nachberechnungen des Vorjahres Nr Lohnsteuerbescheinigung ab Rückwirkende Änderung der Beitragsgruppe von 6100 auf 6500 Befreiung in der Rentenversicherung rückwirkend erfassen Achtung Ändern Sie die Eingaben zuerst in den Personaldaten des aktuellen Monats. Tragen Sie das Datum für den Befreiungsantrag nicht über die Funktion»Nachberechnung Personaldaten«ein. Gehen Sie wie folgt vor: 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Arbeitnehmer öffnen. 3. Register»Meldewesen«: Datum des Befreiungsantrags eintragen. 4. Register»SV«: Beitragsgruppenschlüssel auf 6500 ändern. 5. Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten öffnen>. 6. Datum im Bereich»Gültigkeit ab«markieren oder neu anlegen. 7. Register»SV«: Beitragsgruppe auf 6500 ändern und speichern. 8. Abfrage nach Übernahme der Änderung bis in den aktuellen Monat mit <Ja> bestätigen.

8 Seite Rückwirkende Änderung der Beitragsgruppe von 6500 auf 6100 Verzicht auf die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht rückwirkend erfassen Hinweis Es ist gesetzlich nicht zulässig, den gestellten Befreiungsantrag während eines laufenden Arbeitsverhältnisses zu widerrufen. Achtung Ändern Sie die Eingaben zuerst in den Personaldaten des aktuellen Monats. Löschen Sie das Datum für den Befreiungsantrag nicht über die Funktion»Nachberechnung Personaldaten«. 1.»Stammdaten Personaldaten«. 2. Arbeitnehmer öffnen. 3. Register»Meldewesen«: Datum des Befreiungsantrags löschen. 4. Register»SV«: Beitragsgruppenschlüssel auf 6000 ändern. 5. <Speichern>. 6. <Nachberechnung Personaldaten öffnen>. 7. Datum im Bereich»Gültigkeit ab«markieren oder neu anlegen. 8. Register»SV«: Beitragsgruppe auf 6100 ändern und speichern. 9. Abfrage nach Übernahme der Änderung bis in den aktuellen Monat mit <Ja> bestätigen Rückwirkende Änderung für Zeiträume vor Wiedereintritt 1. Wiedereintritt im aktuellen Monat Wenn der Wiedereintritt im aktuellen Monat vorgenommen wurde, können die Personaldaten für den früheren Beschäftigungszeitraum geändert werden. Beispiel 1. Beschäftigungszeitraum: Beschäftigungszeitraum: Aktueller Monat: März Lösung 1. Wiedereintritt löschen: Register»Adresse«+ <Wiedereintritt löschen>. 2. Personaldaten für den Zeitraum ändern. 3. Neue Personalnummer für den zweiten Beschäftigungszeitraum erfassen. 2. Wiedereintritt in Vormonaten Wurde der Wiedereintritt bereits in einem Vormonat erfasst, ist eine Änderung der Personaldaten für den früheren Beschäftigungszeitraum nicht möglich.

9 Seite Rückwirkende Änderung einer abweichenden Berufsgenossenschaft Rückwirkende Änderung in den Personaldaten erfassen Um die BG-Betriebsnummer für bereits abgeschlossene Zeiträume zu ändern, gehen Sie bei jedem Arbeitnehmer wie folgt vor: 1.»Personaldaten Arbeitnehmer öffnen«+ <Nachberechnung Personaldaten öffnen>. 2. Gültigkeitssatz öffnen oder anlegen, ab dem die Korrektur gelten soll. 3. Aktivieren Sie <Abweichende Berufsgenossenschaft zu den Mandanten-Programmdaten>. 4. Erfassen Sie die entsprechenden Daten.

10 Seite Rückwirkende Änderungen der Betriebsstätte Beitragsnachweise werden mit den Angaben der Betriebsstätte aus den Mandanten-Programmdaten versendet:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 1 Meldungen werden mit den Angaben der Betriebsstätte aus den Personaldaten versendet:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Firma«1. Fall: Falsche Betriebsstätte beim Arbeitnehmer verwendet 1. Richtige Betriebsstätte unter»stammdaten Betriebsstätten«anlegen. 2. Nachberechnung des Arbeitnehmers öffnen:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Schaltfläche: Nachberechnung Personaldaten Register: Firma«. 3. Zeitraum wählen oder neuen Zeitraum anlegen. 4. Richtige Betriebsstätte auswählen. Beitragsnachweise LOHN erstellt keine neuen Beitragsnachweise, da die bisherigen Beitragsnachweise mit den Angaben aus den Mandanten- Programmdaten übereinstimmen. Neue Beitragsnachweise können Sie über Austritt und rückwirkende Neuanlage des Arbeitnehmers auf einer neuen Personalnummer erstellen. Meldungen: Wenn Sie die Änderung im Eintrittsmonat des Arbeitnehmers vornehmen, erstellt Agenda LOHN automatisch eine Stornierung der alten Anmeldung und eine neue Anmeldung mit der geänderten Arbeitgeber-Betriebsnummer. Wenn Sie die Betriebsnummer nach dem Eintrittsmonat des Arbeitnehmers ändern, darf LOHN keine Sozialversicherungsmeldungen erstellen. Die Änderung der Betriebsstätte ist kein meldepflichtiger Tatbestand und darf keine Sozialversicherungsmeldungen auslösen. 2. Fall: Falsche Betriebsstätte als Hauptbetriebsstätte verwendet oder Betriebsstätte mit falscher Betriebsnummer als Hauptbetriebsstätte angelegt 1. Richtige Betriebsstätte unter»stammdaten Betriebsstätten«anlegen. 2. Richtige Betriebsstätte in den Mandanten-Programmdaten eintragen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register Allgemein«. 3. Bei jedem Arbeitnehmer Nachberechnung (siehe Fall 1) durchführen. Beitragsnachweise Alte Beitragsnachweise müssen storniert werden, da sie falsche Angaben zur Betriebsstätte enthalten und neue Beitragsnachweise müssen erstellt werden. Für Änderungen der Betriebsstätte werden keine neuen Beitragsnachweise in Agenda LOHN erzeugt. Erstellen und übermitteln Sie die Stornierungen und die neuen Beitragsnachweise mit sv.net. Meldungen Wenn Sie die Änderung im Eintrittsmonat des Arbeitnehmers vornehmen, erstellt LOHN automatisch eine Stornierung der alten Anmeldung und eine neue Anmeldung mit der geänderten Arbeitgeber-Betriebsnummer. Wenn Sie die Betriebsnummer nach dem Eintrittsmonat ändern, darf LOHN keine Sozialversicherungsmeldungen erstellen. Die Änderung der Betriebsstätte ist kein meldepflichtiger Tatbestand und darf keine Sozialversicherungsmeldungen auslösen.

11 Seite 11 1 In Agenda LOHN wird folgende Vereinfachungsregel automatisch angewendet A. Die Beitragsnachweise werden zusammengefasst und mit der Betriebsnummer der Hauptbetriebsstätte elektronisch übermittelt. Diese Vorgehensweise ist grundsätzlich von den Krankenkassen gewünscht, um den Verwaltungsaufwand zu verringern. B. Bei DEÜV-Meldungen wird immer die in den»personaldaten Register: Firma«zugeordnete Betriebsstätte zugrunde gelegt. Wenn Sie die Vereinfachungsregel nicht in Anspruch nehmen wollen: Nr Beitragsnachweise für mehrere Betriebsstätten 5. Wichtige Informationen Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr Beitragsgruppenschlüssel Nr Lohnsteuerbescheinigung ab Nr Nachberechnung Bezüge