VERFAHREN ZUM STAMMDATENABRUF BEI

Transkript

1 Seite 1 Buhl Data Service GmbH Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen VERFAHREN ZUM STAMMDATENABRUF BEI DER DGUV AB (KUNDENINFORMATION) Stand: Beachten Sie: Die beschriebenen Funktionen stehen Ihnen ab Programmversion zur Verfügung! Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service GmbH ausdrücklich untersagt.

2 Seite 2 INHALT 1 Allgemeines zum Elektronischen Stammdatenabruf bei der DGUV Zeitlicher Ablauf für das Verfahren zum elektronischen Stammdatenabruf und Lohnnachweis Umsetzung in WISO Unternehmer Voraussetzungen für einen Stammdatenabruf mit WISO Unternehmer Anpassungen in der Betriebsstätte Datenhaltung in der Betriebstätte, wenn Mandanten nicht am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teilnehmen Assistent zur Durchführung des Stammdatenabrufes Abruf der Verarbeitungsquittungen und unterjährige Änderungen von Stammdaten Verarbeitung der abgerufenen Daten Ausweisung der Daten des Stammdatenabrufes in den Annahmestellen der Parameter Zeitliche Abgrenzung des Abrufes der Gefahrtarifstellen in den Abteilungen Datenhaltung in den Abteilungen, wenn Mandanten nicht am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teilnehmen Anhang Von Buhl Data Service in Zusammenhang mit Verfahren zum Stammdatenabruf bei der DGUV ab verwendete Begriffe Gesetzliche Grundlagen... 13

3 Seite 3 1 ALLGEMEINES ZUM ELEKTRONISCHEN STAMMDATENABRUF BEI DER DGUV Um den Anforderungen in Bezug auf das Verfahren zum Stammdatenabruf bei der DGUV ab gerecht zu werden, waren umfangreiche Anpassungen innerhalb des WISO Unternehmers erforderlich. Die Vorschriften des 165 Abs. 1 SGB VII, wonach die Unternehmer zum Lohnnachweis verpflichtet sind, wurde mit Wirkung vom durch das Fünfte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG) neu gefasst. Gleichzeitig wurde die Übermittlung der Daten im Lohnnachweisverfahren durch Einfügung der 99 bis 103 SGB IV näher geregelt. Ein grundsätzliches Erfordernis zur jährlichen Abgabe des elektronischen Lohnnachweises ist der ebenfalls jährlich durchzuführende Stammdatenabruf der Gefahrtarifstellen bei der DGUV. Dieser ist nur über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine Ausfüllhilfe möglich. 2 ZEITLICHER ABLAUF FÜR DAS VERFAHREN ZUM ELEKTRONISCHEN STAMMDATENABRUF UND LOHNNACHWEIS Ablaufplanung: Mit der Auslieferung des Updates mit dem Versionsstand 5631 stehen Ihnen die notwendigen Funktionen für den Stammdatenabruf bei der DGUV zur Verfügung. Die Stammdatenabfrage für 2016 ist laut Vorgabe ab dem möglich. Ab wird serverseitig der Stammdatenabruf für 2017 freigeschaltet werden. Beachten Sie, dass die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für 2016 den vorherigen Stammdatenabruf zwingend erfordert. Außerdem muss der Lohnnachweis bis spätestens übertragen werden. Sollten Sie Interesse an weitergehenden Informationen zum Thema haben, so finden Sie diese auf der Homepage der DGUV unter der Adresse:

4 Seite 4 3 UMSETZUNG IN WISO UNTERNEHMER Inhalt dieser Dokumentation ist die Beschreibung des funktionalen Ablaufs des gesamten Verfahrens des Stammdatenabrufs bei der DGUV innerhalb von WISO Unternehmer. In einem weiteren Schritt ist der elektronische Lohnnachweis zu übertragen. Die hierfür notwendige Programmfunktionalität stellen wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt inkl. der notwendigen Beschreibung der Vorgehensweise zur Verfügung. 3.1 VORAUSSETZUNGEN FÜR EINEN STAMMDATENABRUF MIT WISO UNTERNEHMER Die Betriebsstätte/Betriebsstätten, zu der/denen der Stammdatenabruf durchgeführt werden soll, muss/müssen über eine Betriebsnummer und Mitgliedsnummer verfügen. Vor dem Stammdatenabruf muss Ihnen das Schreiben der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft vorliegen, welches das persönliche Identifikationskennzeichen enthält. Ohne Hinterlegung dieses Identifikationskennzeichens in der Betriebsstätte kann der Stammdatenabruf nicht ausgeführt werden. Ist bereits über ein anderes Entgeltabrechnungssystem oder über eine elektronische Ausfüllhilfe ein Stammdatenabruf durchgeführt worden, muss dieser zuvor storniert werden, damit ein Abruf aus WISO Unternehmer erfolgen kann. Der Abruf der Stammdaten muss immer durch die jeweilige meldende / die Abrechnung durchführende Stelle angestoßen werden. Diese Stelle wird nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Meldejahr registriert. 3.2 ANPASSUNGEN IN DER BETRIEBSSTÄTTE Um die Möglichkeit zu schaffen, die Gefahrtarifstellen auf jährlicher Basis zeitlich abzugrenzen, ist die Datenhaltung in den Parametern der Betriebsstätte angepasst worden (PERSONAL Registerkarte: START PARAMETER ABRECHNUNG BETRIEBSSTÄTTEN Register: Berufsgenossenschaft ). Die bisher vorhandene Ausweisung von Bestandsführende Berufsgenossenschaft / Unfallkasse (öffentliches Recht), Mitgliedsnummer, Ist öffentlicher Dienst und der Ausweisung der Veranlagte Gefahrtarifstellen bleibt erhalten und wird im oberen Bereich lediglich durch das Feld: Identifikationskennzeichen erweitert. Bei diesem Identifikationskennzeichen handelt es sich um die PIN (persönliche Identifikationsnummer), die Sie schriftlich von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten haben oder noch erhalten werden. Der gesamte Dialog unterliegt einer zeitlichen Abgrenzung. Diese wird durch ein Dropdown-Menü im Kopf des Registers: Berufsgenossenschaft realisiert. Zu beachten ist, dass es nicht möglich ist, ab dem Eintrag Gültig ab 2016 eine manuelle Änderung oder Hinterlegung von Gefahrtarifstellen vorzunehmen, da diese über den Stammdatenabruf zur Verfügung gestellt werden müssen. Durch die Installation des Programmupdates werden die bisher vorhandenen Gefahrtarifstellen von bis 2016 nach 2016 einmalig fortgeschrieben. Es erfolgt insofern eine Trennung in einen Zeitbereich vor und nach dem Stammdatenabruf der DGUV in Ab 2017 stehen, außer der über den Stammdatenabruf gelieferten Gefahrtarifstellen, keine selbst geführten Datensätze mehr zur Verfügung. Bei der Verarbeitung des Stammdatenabrufs erfolgt eine Prüfung, ob die von Ihnen zuvor verwendeten Gefahrtarifstellen noch immer zur Auswahl stehen. Dies minimiert den Pflegeaufwand in anderen Programmbereichen, die Zugriff auf die Gefahrtarifstelle nehmen (z.b. die Erfassung, die Abteilungen

5 Seite 5 oder die Hinterlegung der GTS in den Abrechnungsvorgaben). Beachten Sie, dass es an dieser Stelle in 2016 zu doppelten Einträgen kommen kann, wenn sich der verwendete Text der bisher eingetragenen GTS von der gelieferten unterscheidet. Dialog der Betriebsstätte: Die Grafik zeigt den neu gestalteten Dialog zur zeitlichen Abgrenzung der Berufsgenossenschaft/en in der Betriebsstätte und der dazugehörigen Gefahrtarifstellen. Die Wahl des Zeitbereichs erfolgt über das Dropdown-Menü im oberen linken Bildbereich. Die Funktionalität steht ebenfalls für Unternehmen

6 Seite 6 zur Verfügung, die im Bereich des öffentlichen Diensts tätig sind. Hierfür ist das Kennzeichen Ist öffentlicher Dienst und es wird auch eine zweite Berufsgenossenschaft gebraucht [ ] zu aktivieren. 3.3 DATENHALTUNG IN DER BETRIEBSTÄTTE, WENN MANDANTEN NICHT AM VERFAHREN ZUR ELEKTRONISCHEN DATENÜBERMITTLUNG TEILNEHMEN Nimmt der Mandant nicht am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil*, ist die manuelle Hinterlegung von Gefahrtarifstellen durch Sie nach wie vor möglich. Die bisher verwendeten Gefahrtarifstellen werden im Zuge eines Jahresabschlusses jeweils in das folgende Jahr fortgeschrieben. In diesem Fall erfolgt allerdings keine elektronische Übertragung des Lohnnachweises für das betreffende Kalenderjahr aus der Software heraus, da die Anforderung der Teilnahme am elektronischen Verfahren zur Datenübermittlung nicht erfüllt ist. * Die Hinterlegung erfolgt im Mandanten-Stamm auf dem Register: weitere Angaben. Hier steht die Option: Firma / Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil zur Verfügung. 3.4 ASSISTENT ZUR DURCHFÜHRUNG DES STAMMDATENABRUFES Den Assistenten zum Stammdatenabruf finden Sie unter PERSONAL Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN AUSWERTEN&ÜBERTRAGEN BERUFSGENOSSENSCHAFT Übertragen. Die Übertragung wird in einem Protokoll festgehalten, welches Sie über ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE einsehen können.

7 Seite 7 1. Aufruf des Assistenten: 2. Auswahldialog für die Art der versendenden Daten:

8 Seite 8 3. Zeitbereichsauswahl für die Übertragung: Das System gestattet vor der Übertragung die Auswahl des Zeitbereichs für den Stammdatenabruf. Beachten Sie, dass die Möglichkeit der Zeitraumauswahl durch den aktuellen Lohnabrechnungsmonat gesteuert wird. Außerdem wird die Bereitstellung des Abrufs serverseitig durch die DGUV bestimmt. 3.5 ABRUF DER VERARBEITUNGSQUITTUNGEN UND UNTERJÄHRIGE ÄNDERUNGEN VON STAMMDATEN Der durchgeführte Stammdatenabruf erzeugt bei der DGUV eine Verarbeitungsquittung. Um Informationen über die korrekte oder auch ggf. fehlerhafte Abfrage der Stammdaten zu erhalten, empfehlen wir diese im Anschluss abzurufen. Den hierfür zuständigen Assistenten finden Sie unter PERSONAL ÜBERGEBEN/AUSWERTEN AUSWERTEN&ÜBERTRAGEN Beitragsabrechnung Übertragen ). Zum Erhalt der Verarbeitungsquittung ist allein die Aktivierung des Kennzeichens Nachrichten der Annahmestelle abrufen notwendig. Die Übertragung wird außerdem im Systemprotokoll protokolliert (ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE). Unterjährige Änderungen der Stammdaten werden durch die DGUV bereitgestellt und auf dem GKV-Kommunikationsserver zum Abruf gespeichert. Diese sind ebenfalls über diesen Assistenten abzurufen und entsprechend zu verarbeiten.

9 Seite 9 Abrufdialog: 3.6 VERARBEITUNG DER ABGERUFENEN DATEN Nachdem die für Sie verfügbaren Gefahrtarifstellen über den Stammdatenabruf von der DGUV geliefert worden sind, sind diese noch zu verarbeiten. Erst nach dieser Verarbeitung werden die Daten in der Betriebsstätte/den Betriebsstätten ausgewiesen und stehen für Zuordnungen in den verschiedenen Programmbereichen zur Verfügung. Für diesen Zweck wurde der Assistent zur Verarbeitung der externen Meldungen angepasst (Registerkarte: START - PERSONAL STAMMDATEN MITARBEITER WEITERE Externe Meldungen verarbeiten ). Die Verarbeitung wird im Systemprotokoll protokolliert (ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE).

10 Seite 10 Verarbeitungsdialog: 3.7 AUSWEISUNG DER DATEN DES STAMMDATENABRUFES IN DEN ANNAHMESTELLEN DER PARAMETER Im UV-Meldeverfahren werden die Datensätze an die Betriebsnummer der UV-DAV adressiert. Diese lautet und ist unter PERSONAL Registerkarte: START PARAMETER EINZUGSSTELLEN ANNAHMENSTELLEN einzusehen. In der Annahmestelle selbst finden Sie das Register: Stammdatenabruf. Dort befindet sich im oberen Bereich der Stammdatenabruf-Ausgang. Dieser enthält genauere Informationen zur Übertragung der durchgeführten Stammdatenabrufe. Im unteren Bildbereich werden unter Stammdatenabruf-Eingang die Verarbeitungsquittungen gespeichert, die von der Gegenstelle geliefert worden sind, sofern Sie durch Sie abgerufen worden sind.

11 Seite 11 Annahmestellendialog: 3.8 ZEITLICHE ABGRENZUNG DES ABRUFES DER GEFAHRTARIFSTELLEN IN DEN ABTEILUNGEN In den Stammdaten der Abteilungen (PERSONAL STAMMDATEN ABTEILUNGEN) besteht die Möglichkeit, eine Zuordnung zwischen der Abteilung, den verwendeten Betriebsstätten und Gefahrtarifstellen herzustellen. In Abhängigkeit des durchgeführten Stammdatenabrufs wurde eine zeitliche Abgrenzung realisiert, die identisch mit der ist, die auch in der Betriebsstätte/den Betriebsstätten vorgenommen wurde.

12 Seite 12 Auswahldialog: 3.9 DATENHALTUNG IN DEN ABTEILUNGEN, WENN MANDANTEN NICHT AM VERFAHREN ZUR ELEKTRONISCHEN DATENÜBERMITTLUNG TEILNEHMEN Nimmt der Mandant nicht am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil (Register: weitere Angaben die Option: Firma / Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil im Mandanten), ist die manuelle Zuordnung von Gefahrtarifstellen, die Sie selbst in der Betriebsstätte hinterlegt haben, nach wie vor möglich. Die bisher verwendeten Gefahrtarifstellen werden im Zuge eines Jahresabschlusses jeweils in das folgende Jahr fortgeschrieben.

13 Seite 13 4 ANHANG 4.1 VON BUHL DATA SERVICE IN ZUSAMMENHANG MIT VERFAHREN ZUM STAMMDATENABRUF BEI DER DGUV AB VERWENDETE BEGRIFFE GTS Gefahrtarifstelle BG Berufsgenossenschaft DGUV Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung 4.2 GESETZLICHE GRUNDLAGEN 165 Abs. 1 SGB VII 5. SGB IV-ÄndG = Fünftes Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch 99 bis 103 SGB IV