vpbx Benutzer Anleitung

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1 iway AG Badenerstrasse 569 CH-8048 Zürich T F vpbx Benutzer Anleitung vpbx Heinz Aeberli Version 1.1 /

2 Inhalt Einleitung... 4 Ziel dieses Dokumentes... 4 Starten PBX Configurator... 4 PBX-Login... 4 Hauptmenu... 5 Detailbeschreibung der Einzelfunktionen... 6 Erfassen neuer Benutzer und Telefone... 6 Zuweisungen Telefon zu Rufnummern, Dialpläne erstellen... 7 Aufsetzen der Follow me - Option... 8 Erstellen von gesprochenen Steuermenus... 9 Aufbauen und Verwalten von Telefonkonferenzen Versand von PDF-Dateien an FaxEmpfänger Übersicht aller getätigten Verbindungen Seite 2 von 13

3 Zugriff auf PBX absichern Weitere Schaltflächen und Anzeigen Anzeige IP-Adresse der vpbx Weitere Einstellungen Seite 3 von 13

4 Einleitung Ziel dieses Dokumentes Dieses Dokument beschreibt den Funktionsumfang Ihrer virtuellen Telefonanlage (vpbx) und zeigt die Möglichkeiten eines Benutzers anhand von Beispielen auf. Starten PBX Configurator Unter Windows starten Sie das Programm durch Doppelklick auf das Ikon Für Mac und Linux Systeme stehen auch entsprechende Programme zur Verfügung. PBX-Login Auf dem folgenden Eingabefenster sind die bereitgestellten Angaben einzusetzen und mit einem Klick auf [Anmelden] zu bestätigen: Ein Klick auf eine der Fahnen wechselt die Darstellungssprache. Seite 4 von 13

5 Hauptmenu Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie zum Hauptmenu mit der Übersicht aller Funktionen. Es dient dazu, Ihnen alle Funktionen schnell und einfach zugänglich zu machen. Das Hauptmenu erlaubt Ihnen folgende Aufgaben durch Anklicken der Bilderknöpfe auszuführen: Einstellungen - Benutzer/Telefone: Erfassen neuer Benutzer und Telefone - Telefonnummern: Zuweisung Telefon zu Rufnummern, Dialpläne erstellen - IVR-Editor: Erstellen / Verwalten eigener Sprachmenus Funktionen - Telefonkonferenz: Aufbauen / Starten von Telefonkonferenzen - Fax versenden: Versand von PDF-Dateien an Fax-Empfänger Weiteres - Anrufliste: Übersicht aller getätigten Verbindungen - Passwort ändern: Zugriff auf PBX absichern Konfigurationssicherung und Sprachwahl sind neben Neustart und Beenden weitere Möglichkeiten. Seite 5 von 13

6 Detailbeschreibung der Einzelfunktionen Erfassen neuer Benutzer und Telefone Hier erfasst man durch Hinzufügen von Benutzernamen die einzelnen Telefone und setzt deren Optionen, passt intern verwendete Rufnummern und die Telefon-Anzeigen an. Benutzername: NUR Gross- und Klein-Alphabet plus Zahlen, keine Umlaute/Sonderzeichen! In der Spalte Online sind die Telefone, die sich an der vpbx registriert haben, ersichtlich. *Telefon automatisch konfigurieren: Diese Funktion ist als vpbx nicht nutzbar. Seite 6 von 13

7 Zuweisungen Telefon zu Rufnummern, Dialpläne erstellen In diesem Fenster werden unter Verwendungsart: einer Rufnummer die Funktion (Telefon / Konferenzraum / Faxanschluss) und die entsprechenden Dialpläne zugewiesen. Auch die Sprachbox- Aktivierung und weitere Optionen (z.b. Follow me-administration von extern, etc.) lassen sich setzen. Direkte Umleitung: Rufnummer wird direkt angerufen, daher keine Abarbeitung von Dialplänen mehr. Dialplan: Prinzip First Match (auf Kombination Zeit und Tag) in der Reihenfolge 1-10 der Pläne, danach zeilenweises Abarbeiten innerhalb des passenden Dialplans. Befüllen: Klick auf das Leerfeld unter Dauer(Sek.) / Teilnehmer 1, dann Klick auf der vordefinierten Werte oder Eingabe einer externen Rufnummer. zur Auswahl Sprachbox nach Ansage aktivieren: Ermöglicht nach der ausgewählten Ansage die Sprachbox zwecks zusätzlicher Nachrichtentgegennahme zu starten. -Adresse: Empfänger der aufgesprochenen Sprachbox-Nachrichten als WAV-Datei. *Optionen: Diese Funktion ist als vpbx nicht nutzbar. Seite 7 von 13

8 Aufsetzen der Follow me - Option Mit geeigneten Telefonen (z.b. mit programmierbaren Funktionstasten) ist diese Option auch von extern einsetzbar. 1. Einrichtung - Unter Verwendungsart: Follow me auswählen - Unter Sicherheit Zugangscode setzen 2. Ausführen einer Umleitung: - Wahl der Follow me Verwaltungsrufnummer mit folgender Sequenz (die von Vorteil auf einer programmierbaren Taste eines Telefons abgelegt wird) Follow me-nr * Zugangscode * Quell-Nr * Ziel-Nr Follow me-nr. = Zugangscode = Quell-Nr. = Ziel-Nr. = Veraltungsrufnummer zur Verwaltung von Umleitungen Sicherheitscode für Zugriff auf Verwaltungsrufnummer Rufnummer, an die der Orginal-Anruf geht Rufnummer, auf die der Anruf weitergeleitet werden soll 3. Aufheben der Umleitung: - Wahl der Follow me Rufnummer mit folgender Sequenz Follow me-nr * Zugangscode * Quell-Nr 4. Kontrolle Die Aktivierung lässt sich durch Aufruf der Telefonnummern-Konfiguration und Anwahl des Rufnummern-Tabulators kontrollieren, wobei die Ziel-Nr. dann im untenstehenden Feld erscheint. Seite 8 von 13

9 Erstellen von gesprochenen Steuermenus Über die [Neu]-Schaltfläche kann als Erstes ein neues Steuermenu unter einem Namen erfasst werden, das dann als Ablaufbaum links im Editor ersichtlich wird. Dessen Konfiguration ist in weiteren Bereichen durch Untermenus, Sprachtext und Tastencodes anpassbar. Neue Ansage: Über das neue Fenster lässt sich nach Eingabe eines Namens und Auswahl des aufnehmenden Telefon mit [Starten] ein Anruf auf diesen Apparat auslösen. Nach dem Abnehmen wird der Text gesprochen und mit der Rautetaste # die Aufnahme beendet. Danach muss gewartet werden, bis das Gesprochene zur Kontrolle nochmals abgespielt wurde. Erst jetzt darf aufgelegt werden, sonst wird die komplette Aktion abgebrochen! Das benannte Steuermenu lässt sich dann bei Bedarf im Dialplan (siehe Zuweisungen Telefon ) unter der Spalte Teilnehmer1 auswählen bzw. einfügen. ACHTUNG: Alle eventuell nachfolgenden Zeilen in diesem Dialplan werden damit nicht mehr ausgeführt Seite 9 von 13

10 Aufbauen und Verwalten von Telefonkonferenzen Hier stellt der Konferenz-Manager im Telefon -Raum die aus internen und/oder externen Teilnehmer- Nr. bestehende Gruppe zusammen, die durch den [Starten]-Knopf alle gleichzeitig angerufen werden. Ein weiteres Aufrufen dieser Seite würde es ermöglichen, zusätzliche Teilnehmer anzurufen und die Konferenz zu erweitern. Für Konferenzen, bei der sich die Teilnehmer selbst einwählen (z.b. auf einen fixen Zeitpunkt) muss die eingestellte Konferenzraum-Rufnummer (siehe Zuweisungen Telefon ) und das ev. zur Einwahl nötige Kennwort entsprechend vorab an die Teilnehmer verteilt werden. Seite 10 von 13

11 Versand von PDF-Dateien an FaxEmpfänger Mit der Auswahl der eigenen Fax-Versender-Nr., der Angabe der Ziel-Nr. und über [Öffnen] zu wählenden PDF-Datei ist der Versand schnell erledigt. Seite 11 von 13

12 Übersicht aller getätigten Verbindungen Durch Selektion geeigneter Filter-Kriterien (Datumseingrenzung / Typ) und einen Klick auf [Aktualisieren] ist hier schnell eine gesuchte Verbindung gefunden. Seite 12 von 13

13 Zugriff auf PBX absichern Durch Eingabe des alten und zweimaligen Eintippen des neuen Passwortes ist eine Änderung möglich. Weitere Schaltflächen und Anzeigen Anzeige IP-Adresse der vpbx Hier wird die IP-Adresse der vpbx angezeigt, mit der Sie verbunden sind. Weitere Einstellungen 1. Das Anklicken der Fahnen bewirkt eine Umstellung der Anzeige auf die jeweilige Sprache. 2. Über die Backup-Knöpfe kann eine Speicherung der Konfiguration vorgenommen respektive diese wieder auf die vpbx zurückgespielt werden. 3. Hier kann ein allfälliger Neustart der vpbx gestartet werden. 4. Verlassen von PBX-Configurator. Seite 13 von 13

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