AKZEPTANZ FÜR DIE E-AKTE ALS UNTERSTÜTZUNGSWERKZEUG IN DER VERWALTUNG. Volker Scharfen Erzbistum Köln, Generalvikariat

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1 AKZEPTANZ FÜR DIE E-AKTE ALS UNTERSTÜTZUNGSWERKZEUG IN DER VERWALTUNG Volker Scharfen Erzbistum Köln, Generalvikariat 1

2 Agenda

3 Ausgangslage seit 2007 gibt es DMS-Projekte im EGV Zielsetzung: Dicke Bretter bohren, um Machbarkeit zu beweisen Fachlösungen entstanden, zumeist als 1:1 Abbild des IST-Zustands Vernetzungsgedanke wurde weitestgehend nicht mitgedacht Groß-Anwendungen wurden geschoben 3

4 Ausgangslage Heutige DMS-Lösungen: Kirchenrecht: Elektronische Verfügbarkeit und Recherchierbarkeit aller Dokumente zu Ehedispensen ab 1996; automatisierte Erstellung der Jahresjournale als Urkundenrolle Gremienarbeit: elektronische Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen von Verwaltungsgremien; online-verfügbarkeit in Sitzungen Gebäudemanagement: Erschließung und systematische Aufbereitung der für die Gebäude- und Immobilienbewirtschaftung relevanten Daten, Unterlagen und Informationen; Verknüpfung mit Bewirtschaftungsobjekten in LIS/FM zur begleitenden Dokumentation und Vorgangsunterstützung 4

5 Ausgangslage Heutige DMS-Lösungen: Historisches Archiv Kirchenbücher: Digitalisierung der historischen Kirchenbuch-Bestände im Historischen Archiv; Schaffung grundlegender und allgemeiner Recherchemöglichkeiten im Lesesaal des Historischen Archivs Historisches Archiv Rollfilme & Fotosammlung: Ziel des Gesamtprojektes ist die ion und Realisierung allgemeingültiger Verfahren für den Import, die Speicherung, Archivierung und Anzeige im Lesesaal für weiterer Bestände. 5

6 Ausgangslage Heutige DMS-Lösungen: Portalintegration: Aufbau einer dezentral ausgerichteten Content- Bewirtschaftung unter Beibehaltung einer zentralen Steuerungsmöglichkeit. Fokus ist die Errichtung eines Prozess- und Verwaltungsportals. Zusammenfassung: 5 produktive Verfahren mit ca. 90 aktiven Usern für ca User 6

7 Ausgangslage Heutige DMS-Projekte: elektronische Personalakte (epa) Elektronische Akte für die Zentralregistratur (eakte) (das) Expediatur unter MS Sharepoint: Zentraler Aufgabenkorb Zentrale Suche Entscheiderclient 7

8 Ausgangslage Leitlinien zur elektronischen Schriftgutverwaltung Vorlage der Bundeskonferenz der katholischen Archive in Deutschland, von der Deutschen Bischofskonferenz als Rahmenempfehlung angenommen und 2011 in den Amtsblättern des Diözesen veröffentlicht Als elektronische Schriftgutverwaltung oder behördliches Dokumentenmanagement wird die Verwaltung und Erfassung von Schriftgut, seine aktenmäßige Verwahrung und seine Bereitstellung zu (papiergebundener oder nichtpapiergebundener) Bearbeitung mittels eines einheitlichen Datenverarbeitungssystems bezeichnet. In ihrer vollen Ausbaustufe [ ] schließt sie die elektronische Vorgangsbearbeitung ein. Durch die Verwendung eines Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) werden die unterschiedlichen Informationsträger in ein System integriert. Da ohne Verwendung eines solchen Systems die Einbeziehung der elektronischen Bürokommunikations- und Speichermedien in die Schriftgutverwaltung nicht in sachgerechter Weise möglich ist, stellt dessen Einführung in den kirchlichen Verwaltungen, in der je nach Größe der jeweiligen Verwaltung geeigneten Weise, ein Erfordernis der Zeit dar. Juli 2013 Friedrich Wetter, Erzbistum Köln 2 8

9 Strategische Eckpunkte: Steuerbarkeit von Folgekosten verbessern größtmögliche Standardisierung (Zentralmandant) Integration von DMS-Fachanwendungen Dokument-Lebenszyklus abbilden (von der Genese bis in die Ewigkeit) Der informelle, unstrukturierte Ablage Bereich (z.b. Fileserver aus Registratur-Sicht) soll in die Lösung des Zentralmandanten integriert werden Nutzung von DMS im EGV in der Breite Schaffung zentraler Lösungen, an denen möglichst viele unmittelbar oder mittelbar arbeiten Schaffung von integrierten DMS-Fachapplikationen, welche mit DMS-Mitteln umgesetzt werden 9

10 Niederschwelligkeit des Zugangs einfache Bedienbarkeit, benutzergruppenspezifischer Zugang, Nutzung über verschiedene Tools / Geräte Verbesserung von Verfügbarkeit und Transparenz Ermöglichung gleichzeitigen, berechtigungsgesteuerten Zugriffs Google-Suche über alles Reduzierung des aktuellen administrativen und technischen Aufwands Konsolidierung der Serverumgebung Minimierung der administrativen Betreuung Schaffung von technischen Unterstützungstools 10

11 Schematische Darstellung Zentralmandant Informelle Dokumente Formelle Akten (Lanzeit-) Archiv 11

12 Upgrade / Versionswechsel der eingesetzten Software wird als Zeitraum der Veränderung gewählt Migration und Konsolidierung soweit möglich parallel, ansonsten sequentiell Anlehnung an ein ganzheitliches Changemanagement- Die hohe Bedeutung von DMS nutzen, denn es ist das vegetative Nervensystem einer Verwaltung 7 Prozesse der Organisationsentwicklung: Diagnose, Zukunftsgestaltung, Psycho-Soziales, Informationen, Lernen, Umsetzung (als solche) und gesamtheitliches Change-Management Vorgaben der Bundesebene nutzen 12

13 Ablösung von Fach-Verfahren (z.b. MS Access) Vor dem Erwerb neuer Softwareprodukte Prüfung, ob die Anforderungen nicht über das DMS abgedeckt werden können (z.b. Datenhaltung, Register, u.a.) Benutzergruppenspezifische Zugriffe (Clients vom User aus gedacht) Voll-Client Smart-Client Mobile-Client 13

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15 Kontaktdaten: Erzbistum Köln - Generalvikariat Volker Scharfen volker.scharfen@erzbistum-koeln.de 0221 /